Tutkijan identifiointi -ohjausryhmän kokous Aika: Tiistaina 13.1.2015 klo 9-11 Paikka: OKM, Väinämöinen, Meritullinkatu 10 Osallistujat: Olli Poropudas, opetus- ja kulttuuriministeriö, puheenjohtaja Immo Aakkula, opetus- ja kulttuuriministeriö Matti Hartikainen, Tampereen ammattikorkeakoulu Ilmari Hyvönen, opetus- ja kulttuuriministeriö Jyrki Ilva, Kansalliskirjasto Aija Kaitera, Helsingin yliopisto Panu Kalliokoski, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy Jukka Lindeman, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos Mikael Linden, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy Ari Lindqvist, Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiri Antti Mäki, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy Anu Nuutinen, Suomen Akatemia Irma Pasanen, Aalto-yliopisto Jussi-Pekka Pispa, Tampereen teknillinen yliopisto Hanna-Mari Puuska, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy, sihteeri Tuija Raaska, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy Asiat 1. Kokouksen avaus, läsnäolijoiden toteaminen ja työjärjestyksen hyväksyminen Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 10. Todettiin läsnäolijat ja hyväksyttiin työjärjestys. 2. Edellisen kokouksen pöytäkirja Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja 3. ORCIDin sopimusmallit ORCIDin uusittu sopimusmalli oli lähetetty ohjausryhmälle sähköpostilla. Hanna-Mari Puuska esitteli ORCIDin uusittua sopimusmallia. Uudessa mallissa kansallinen ja konsortiojäsenyys on sulautettu yhdeksi ryhmäjäsenyydeksi, jossa hinta määräytyy osallistuvien organisaatioiden mukaan. Keskusteltiin, onko hinnan kannalta merkitystä sillä, valitsevatko organisaatiot perus- vai premiumjäsenyyden. Todettiin, että ryhmäjäsenyydessä kaikki osallistuvat organisaatiot saavat automaattisesti
premium-jäsenyyden, mutta vaikka pelkkä perusjäsenyys tarvittaisiin, ryhmäjäsenyys on joka tapauksessa halvempi, jos jäsenorganisaatioita on vähintään 10. Nostettiin esille kotimaiset kustantajat, jotka mahdollisesti haluaisivat integroida ORCIDin omaan järjestelmäänsä. Todettiin, että asiaa täytyy vielä selvittää. Todettiin, että raporttiin tulisi lisätä malli siitä, miten kansallinen ryhmä organisoitaisiin ja mitä tehtäviä kansallisella toimijalla olisi. 4. Tietosuoja-asiat Materiaaleja: - Tapaaminen tietosuojavaltuutetun toimistossa 24.11.2014 (muistiinpanot https://confluence.csc.fi/download/attachments/48924645/orcid- tapaaminen%20tietosuojavaltuutetun%20toimistossa%2024-11- 2014.pdf?version=1&modificationDate=1420462171364&api=v2 ) - ORCID ja tietosuojakysymyksiä (MIkael Linden 16.12.2014) https://confluence.csc.fi/download/attachments/48924645/tutkijan%20identifiointi%20 -tietosuojakysymyksist%c3%a4%20mikael%20linden%2016-12- 2014.docx?version=1&modificationDate=1420462278468&api=v2 - ORCID Certification Letter http://orcid.org/sites/default/files/ckfinder/userfiles/files/orcid%20certification%20le tter%2012-16-14.pdf Mikael Linden esitteli CSC:ssä tehtyä selvitystä ORCIDiin liittyvistä tietosuojakysymyksistä. Todettiin, että selvitys on tehty ilman oikeustieteen tutkintoa ja pätevyyttä ja ohjausryhmä voi päättää, tarvitaanko asiasta vielä varsinaisen tietosuoja-asioihin perehtyneen juristin näkemystä. Selvityksessä on huomioitu myös tietosuojavaltuutetun tapaamisessa 24.11.2014 esiin nousseet asiat. Kerrottiin, että tietosuojavaltuutettu oli kiinnittänyt erityistä huomiota asian poliittiseen puoleen, ja erityisesti tietokannan luomiseen suomalaisista tutkijoista Yhdysvaltoihin. Ohjausryhmä keskusteli mahdollisuudesta saada kysymyksiin kirjallista ratkaisua tietosuojavaltuutetulta. Todettiin kuitenkin, että tavallisesti lausunnon saaminen voi kestää jopa vuoden eikä valtuutettu toisaalta yleensä anna yksiselitteistä ratkaisua. Kysyttiin, onko asiaa pohdittu muissa maissa, joissa tunniste on otettu käyttöön (esim. Portugali, Tanska, Norja, Ruotsi). Kommentoitiin, että näyttäisi siltä, ettei asiaa ole juuri pohdittu muualla. Ruotsin Chalmersi yliopiston juristin lausunnon mukaan oikeus luovuttaa tietoja perustuu siihen, että rekisterinpitäjä (Chalmers) on arvioinut ORCIDin tietosuojan tason olevan riittävä. Tietosuojavaltuutetun kanssa käydyn keskustelu perusteella sama perustelu (Henkilötietolain 22 ) ei todennäköisesti toimisi Suomessa. Ohjausryhmä totesi, ettei ongelmaa synny, kun tutkija vapaaehtoisesti luo tunnisteen, vaan silloin, kun työnantaja tekee sen tutkijan puolesta tai edellyttää työntekijää luomaan tunnisteen itse työnantajan direktio-oikeutta käyttämällä. Kommentoitiin, että ohjausryhmän pitäisikin tehdä linjaus siitä peruskysymyksestä, onko ORCID jatkossa tutkijoille pakollinen vai luovutaanko täyden kattavuuden vaatimuksesta. Tulisi ottaa kantaa siihen, tavoitellaanko ennemmin 100 %:n kattavuutta vai sitä että tunniste tuli-
si aidosti osaksi tutkimustyötä. Mikäli ORCIDia ei edellytettäisi pakollisena, se selkiyttäisi viestintää, markkinointia ja tietosuoja-asioita. Mainittiin, että 5-10 vuoden kuluttua voitaisiin olla tilanteessa, jossa ORCID-tunnisteet kulkeutuisivat julkaisujen mukana ja tutkijat olisivat omaksuneet ne osaksi tutkijaidentiteettiään. Todettiin, että ohjausryhmälle tulisi tehdä vaihtoehtoinen kuvaus siitä, miten OKM:n tiedonkeruun tarpeet voitaisiin toteuttaa ilman pakollisuusvaatimusta. Kommentoitiin, että tahtotilasta olisi hyvä sopia esimerkiksi UNIFIn kanssa. Kommentoitiin, että ORCID-tunnisteen luomisen pakollisenluonteisuus on melko tulkinnanvaraista, jos tutkijan oma organisaatio ei sitä edellytä, vaan se on yleinen edellytys työn tekemiselle (vrt. viestinnän ammattilaisilla Twitterin käyttö). Kommentoitiin lisäksi, että ORCIDin luominen ei toisi nykytilanteeseen suurta muutosta, sillä jo nykyisin hoitaakseen työtehtäväänsä ja julkaistakseen tutkijan tulee lähettää tietojaan tieteellisiin lehtiin, jotka voivat sijaita esimerkiksi Yhdysvalloissa. Toisaalta tulee kuitenkin pitää mielessä, että vaikka tiedeyhteisö vaatii tunnistetta, tämä ei synnytä automaattisesti työnantajalle (tai OKM:lle) oikeutta sitä vaatia. Mainittiin, että tietojen luovuttaminen Yhdysvaltoihin on kuitenkin se erityiskysymys, joka tekee asiasta ongelmallisen. Esimerkiksi ISNI-tunnistejärjestelmä perustuu siihen, että henkilön tietoja (esim. syntymävuosi) luovutetaan täysin ilman tämän lupaa. ISNIn palvelin kuitenkin sijaitsee kuitenkin Hollannissa, jolloin tietojen luovuttaminen ei ole ongelmallista. Kysyttiin EU:n vuonna 2017 voimaan tulevaksi arvioidusta uudesta tietosuoja-asetuksesta ja sen vaikutuksista asiaan. Kerrottiin, että ehdotetun asetuksen mukaan EU:n lainsäädäntöä sovellettaisiin EU:n ulkopuolisiin toimijoihin, kun ne tarjoavat palveluja EU-maissa oleville henkilöille. Asetus toisi näin ollen myös ORCIDin eurooppalaisen lainsäädännön piiriin, mikä helpottaisi tilannetta tietojen luovuttamisen suhteen. ORCID:in tuleminen eurooppalaisen lainsäädännön piiriin ei kuitenkaan vaikuttaisi sen peruskysymyksen arviointiin, tuleeko tutkijan kotikorkeakoulu luovuttaneeksi henkilötietoja ORCIDyhdistykselle, kun tutkija luo tai hänelle luodaan ORCID-tunniste. Asetus ei myöskään ratkaisisi tunnisteen käyttöönoton edistämiseen liittyvää poliittista näkökulmaa. Kommentoitiin, että tietosuojaselvityksessä mainittu henkilötietojen käsittely henkilökohtaisiin tarkoituksiin viittaa esim. siihen, että yksityishenkilö ylläpitää puhelimessaan henkilöiden tietoja, ei niinkään omien tietojen luovuttamiseen. Kysyttiin, voisiko lakia yksityiselämän suojasta työelämässä soveltaa tähän. Mainittiin, että laki koskee yleensä tapauksia, joissa työnantaja kerää tietoja työntekijöistään muualta kuin työntekijältä itseltään, esimerkiksi ORCID-palvelusta. Tietojen keräämiseen työntekijä voi antaa luvan. Mainittiin, että OKM:n tiedonkeruu perustuu yliopisto- ja ammattikorkeakoululakeihin. Laeissa ei ole suoraan säädetty, mitä rekistereitä korkeakoulut saavat ylläpitää, vaan OKM päättää tarvittavat tiedot, jotka määrittävät tietojen rekisteröintiä korkeakouluissa. Mainittiin yhtenä vaihtoehtoisena ratkaisuna lainsäädännön muuttaminen esimerkiksi siten, että työantaja voisi työsopimuksessa sopia työntekijän kanssa tutkijatunnisteen luomisesta. Todettiin, että lainsäädännössä voisi olla tarpeen esimerkiksi laajentaa korkeakoulujen tietovarannon konseptia julkaisutie-
topalveluun tietojen hyödyntämiseksi erilaisissa yhteyksissä. Kommentoitiin, että nykyinen lainsäädäntö sallii tilastoinnin, mutta esimerkiksi JUULIn käyttötarkoitus on eri ja sen lainmukaisuus pitäisi selvittää. Todettiin, että JUULI muodostaa jo nyt henkilörekisterin, sillä se sisältää tekijöiden nimiä, eikä ORCIDtunnisteiden julkaiseminen muuta asiaa. Kommentoitiin, että henkilö ei voi tällä hetkellä muuttaa siellä olevia virheellisiä tietojaan. Mainittiin, että JUULIlla on tietty analogia kirjastojen tietokantoihin ja pohdittiin, mihin henkilötietojen luettelointi kirjastoissa perustuu. Mainittiin, että aikanaan keskusteltua on käyty erityisesti kansallisbibliografiaan liittyen, mutta lopulta päädyttiin tietosuojavaltuutetun kanssa siihen, että syntymävuodet saadaan julkaista. Ohjausryhmä totesi, että tietosuoja-asioiden ja riskien selvittäminen on olennaista sekä juridisesta näkökulmasta että akateemisen yhteisön ja yleisen julkisuuden kannalta. Todettiin, että tietosuojavaltuutetun ehdottama riskianalyysi on hyvä tehdä ja miettiä mahdolliset seuraukset, vaikkeivät ne välttämättä olisikaan haitallisia. Riskien kannalta tulee huomioida, että ORCIDin tiedot ovat joka tapauksessa julkisia, jolloin palvelimen sijainnin merkitys on vähäinen. Mainittiin kuitenkin, että ORCID todennäköisesti kerää lisäksi tietoa siitä, mistä tutkija kirjautuu palveluun, joten sen lokeista voidaan jäljittää esimerkiksi yritykset, missä henkilö työskentelee ja mihin palveluihin hän ORCID-tunnisteellaan kirjautuu. 5. Selvitysraportti Hanna-Mari Puuska esitteli ensimmäistä luonnosversiota: https://confluence.csc.fi/download/attachments/48924645/selvitys%20orcidin%20k%c3%a4ytt%c3% B6notosta%20luonnos%209-1-2015.docx?version=2&modificationDate=1420821940309&api=v2 Ohjausryhmä kommentoi, että raportin alussa tulisi selkiyttää, että tutkijan identifioinnin lähtökohtana ovat hyödyt tutkimukselle, eikä niinkään tutkimustoiminnan analysointi. Kommentoitiin, että tekstiä tulisi revisioida selkokielisemmäksi siten, että tekniset termit suomennettaisiin. Todettiin, että raporttiin lisätään selkeä ja tiivistetty suositusluku, jossa kuvataan - Vaihtoehtoiset organisoitumis- ja rahoitusmallit - Vapaaehtoisuuteen ja pakollisuuteen perustuvat toimintamallit - Vaihtoehtoiset tekniset ratkaisut - Tulevaisuusvisio (missä pitäisi olla 5 vuoden kuluttua?) Selvityksen lopputuloksena tulisi syntyä selkeä toimintasuositus ja konkreettinen etenemisohjelma pitkällä tähtäimellä. Sovittiin, että raportin seuraavaa versiota käsitellään ohjausryhmän seuraavassa kokouksessa. 6. Muut asiat -
7. Seuraavat kokoukset Ti 10.2.2015 klo 9-12 (OKM, Väinämöinen, Meritullinkatu 10) Huom. pidentynyt kokousaika! Ti 10.3.2015 klo 9-11 (OKM, Väinämöinen, Meritullinkatu 10) Pe 27.3.2015 klo 9-12 (OKM, Väinämöinen, Meritullinkatu 10) 8. Kokouksen päätös Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 11.