KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/2009 1 tarkastusta varten 07.10.2009 AIKA 07.10.2009 klo 16:30-19:15 PAIKKA Kaupungintalo, kokoushuone Brahe KÄSITELLYT ASIAT Otsikko Sivu 37 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 4 38 Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen 5 39 Esityslistan hyväksyminen 6 40 Tilintarkastajien esittely 7 41 Talouskatsaus 8 42 Kirjanpitovirheen toteaminen 9 43 Kouluverkkoselvityksen esittely 11 44 Sisäisen valvonnan yleisohje 12 45 Tarkastuslautakuntien koulutuspäivä 13 46 Kajaani -kaupunkikonsernin hallinnon ja talouden tarkastuksen yhteensovittaminen 14
KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/2009 2 OSALLISTUJAT Nimi Tehtävä Lisätie dot Päätöksentekijät Enroth Paavo jäsen Mikkonen Ritva jäsen Ahlqvist Pertti jäsen Tolonen Markku jäsen Törrö Leena jäsen Muut osallistujat Kurkinen Osmo va. talousjohtaja Saari Mikko vs. sivistysjohtaja Hellen-Toivanen Paula vastuulinen tilintarkastaja Kääriäinen Antti tilintarkastaja Suutari Eero valtuuston puheenjohtaja Okkonen Arto hallituksen puheenjohtaja Huttunen Seija sihteeri ALLEKIRJOITUKSET Paavo Enroth Puheenjohtaja Seija Huttunen Pöytäkirjanpitäjä KÄSITELLYT ASIAT :t 37-46 PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS 4.11.2009 Paavo Enroth Ritva Mikkonen Pertti Ahlqvist Markku Tolonen Leena Törrö PÖYTÄKIRJA YLEISESTI NÄHTÄVILLÄ 5.11.2009 Kaupungintalo, Neuvokki Seija Huttunen, pöytäkirjanpitäjä
KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/2009 3
KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/2009 4 37 07.10.2009 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus TARK12 37 Sihteerin ehdotus: Tarkastuslautakunta toteaa kokouksen laillisesti kokoonkutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Tarkastuslautakunta: Hyväksyi.
KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/2009 5 38 07.10.2009 Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen TARK12 38 Käydään läpi 2.9.2009 pidetyn kokouksen pöytäkirja. Sihteerin ehdotus: Hyväksytään 2.9.2009 pidetyn kokouksen pöy täkirja, jon ka jälkeen kaikki tarkastuslautakunnan jäsenet allekirjoit tavat pöytä kirjan. Tarkastuslautakunta: Hyväksyi.
KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/2009 6 39 07.10.2009 Esityslistan hyväksyminen TARK12 39 Sihteerin ehdotus: Hyväksytään esityslistan mukainen asiain käsittelyjärjestys. Tarkastuslautakunta: Hyväksyi muutoksella, että esityslistalla käsitellään kohtana 6 Kirjanpitovirheen toteaminen ja näin ollen esityslistan asiat numeroidaan tästä eteen päin 7-10.
KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/2009 7 40 07.10.2009 Tilintarkastajien esittely TARK12 40 (Valm. Seija Huttunen) Kaupunginhallitus on tarkastuslautakunnan esityksestä tehnyt 11.8.2009 185 täytäntöönpanopäätöksenä yhden vuoden sopimuksen KPMG Kunta Oy kanssa kaupungin ulkoisen tilintarkastuksen hoitamisesta vuodelta 2009. Sopimuksen mukaisesti vastuullisena tilintarkastajana toimii JHTT Paula Hellen-Toivanen ja avustavina tarkastajina JHTT, KHT Antti Kääriäinen, JHTT Aarne Pohjola ja JHTT, KHT Katri Hokkanen. Vastuullinen tarkastaja Paula Hellen-Toivanen ja avustava tarkastaja Antti Kääriäinen ovat ilmoittaneet tulevansa esittäytymään tarkatuslautakunnan kokoukseen. Samalla he esittävät tarkastussuunnitelman tilintarkastuksen painopistealueista, ajoituksesta ja toteuttamistavasta. Lisätietoja asiasta antaa sisäinen tarkastaja Seija Huttunen. puh. 6155 2846 tai 044-7100 846. Sähköposti muodossa etunimi.sukunimi@kajaani.fi. Puheenjohtajan ehdotus: Teen päätösehdotukseni kokouksessa. Tarkastuslautakunta: Puheenjohtaja esitti, että tilintarkastajien esittämät tilintarkastussuunnitelma 2009-2012 ja työohjelma 2009 merkitään tiedoksi. Lautakunta hyväksyi puheenjohtajan tekemän esityksen.
KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/2009 8 41 07.10.2009 Talouskatsaus TARK12 41 (Valm. Seija Huttunen) Va. talousjohtaja Osmo Kurkinen on pyydetty kokoukseen kertomaan vuoden 2009 verotulojen ja talousarvion toteutumasta. Lisätietoja asiasta antaa sisäinen tarkastaja Seija Huttunen puh. 6155 2846 tai 044-7100 846. Sähköpostiosoite muodossa etunimi.sukunimi@kajaani.fi. Puheenjohtajan ehdotus: Tarkastuslautakunta merkitsee saadut talousarvion toteumatiedot tiedoksi. Tarkastuslautakunta: Hyväksyi.
KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/2009 9 42 07.10.2009 Kirjanpitovirheen toteaminen TARK12 42 Valm. Seija Huttunen Kajaanin kaupungin tilintarkastajat ovat tarkastaessaan kaupungin tilinavausta 1.1.2009 todenneet, että avaavaan taseeseen tilille 182605 sisältyvät seuraavat erät, jotka laaditussa tase-erittelyssä on nimetty eläkemaksusaataviksi: Kaupungin tilinavaus 1.1.2009 havainnot Tilille 182605 sisältyvät saatavaerät KuEL eläkemenoperusteinen saldo 31.12.2008 tililtä 258823 1 374 833 Varhe -maksu saldo 31.12.2008 tililtä 258877 78 196 Kajaanin Mamselli KuEL ennakko 2008 63 214 Kajaanin AMK KuEL ennakko 63 041 Kajaanin Mamselli KuEL-eläkep.ennakko 2008 270 747 2007 KuEL-laskusta osa, merkinnällä "kirjaamatta", siirretty tililtä 258823 2 885 912 Kainuun maakunta 2006 lopullinen 153 191 Kainuun Ammattiopisto 2006 lopullinen 92 569 Työttömyysvakuutusmaksusaatavat 137 829 Vuoden 2007 KuEL palautus (29 593) Yhteensä 5 089 939 Tilikaudella 2009 maksettavaksi tulevat vuoden 2008 tasauslaskut Kuntien eläkevakuutusvakuutuksen eläkemenoperus teinen tasauslasku vuodelta 2008 98 620 Työttömyysvakuutus tasauslaskut 85 128 Keva taloudellisen tuen maksuosuus 22 271 Varhe tasauslasku 2008 31 906 Yhteensä 237 924 Maakunta kuntayhtymältä ja Kainuun ammattiopistolta edelleen laskutettavat Maakunta eläkemenoperusteinen 2008 336 079 Maakunta Varhe-maksut 173 739 Kainuun ammattiopiston osuus vuodelta 2007 122 263 Kainuun ammattiopiston osuus vuodelta 2008 147 721 Yhteensä 779 803 Vuodelle 2009 kohdistuvat aikaisempien vuosien oi kaisut yhteensä nettomääräisesti 4 548 060 Voimassa olevien kuntien eläkemaksujen kirjanpitosäännösten mukaan eläkemaksut kirjataan maksuperusteisesti. Tämä tarkoittaa, että kalenterivuoden kuluksi kirjataan ko. vuoden ennakkomaksut ja
KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/2009 10 edellisen vuoden lopullinen maksu. Tilintarkastajat ovat suositelleet 7.10.2009 antamassaan raportissa, että aiheettomat saatavat oikaistaan jo kuluvan tilikauden aikana ennen tilinpäätöstä. Tältä osin tarkastuslautakunta tehnee esityksen kaupunginhallitukselle. Tarkastuslautakunnassa asian käsittelyn aikana läsnä olivat kaupunginvaltuuston puheenjohtaja Eero Suutari ja kaupunginhallituksenpuheenjohtaja Arto Okkonen. Kaupunginhallituksen puheenjohtaja Arto Okkonen antoi asiasta selvityksen ja ilmoitti, että asian selvitys on aloitettu ja asianosaisilta on mm. pyydetty lausunnot eläkemaksujen kirjauskäytännöistä. Tarkastuslautakunta: Laajan ja monipuolisen keskustelun jälkeen puheenjohtajan esityksesta lautakunta merkitsi asian tiedoksi kaupunginhallituksen ryhtyneen jo toimenpiteisiin asian johdosta.
KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/2009 11 43 07.10.2009 Kouluverkkoselvityksen esittely TARK12 43 (Valm. Seija Huttunen) Vs. sivistysjohtaja Mikko Saari on keväällä 2009 laatinut luonnoksen perusope tuksen ja varhaiskasvatuksen kehittämisohjelmaksi vuosik si 2010-2020 kouluverkko-osuuden. Kehittämisohjelmaluonnos erillisenä liitteenä. Vs. sivistysjohtaja Mikko Saari on pyydetty kokoukseen kertomaan laatimastaan kehittämisohjelmasta. Lisätietoja antaa sisäinen tarkastaja Seija Huttunen, puh. 6155 2846 tai 044-7100 846. Sähköposti muodossa etunimi.sukunimi@kajaani.fi. Puheenjohtajan ehdotus: Tarkastuslautakunta merkitsee vs. sivistysjohtaja Mikko Saaren antaman selvityksen tiedoksi. Tarkastuslautakunta: Päätti siirtää asian käsittelyn seuraavaan ko koukseen 4.11.2009.
KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/2009 12 44 07.10.2009 Sisäisen valvonnan yleisohje TARK12 44 (Valm. Seija Huttunen) Voimassa oleva sisäisen valvonnan yleisohje on vuodelta 2003 (khall 31.3.2003 80). Vuosien kuluessa on tapahtunut toimintakäytänteissä, -organisaatiossa ja -ympäristössä muutoksia, joi den johdosta on tar peellista uudistaa sisäisen valvonnan ohjetta. Muutoksista mainittakoon mm. selonteko sisäisestä ja konsernivalvonnasta, toi mintojen liikelaitostamiset, maakuntahallinto ja kuntaliitos. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta ovat kaupunginhalli tuksen, tilivelvollisten toimielinten ja viran haltijoiden kes keinen vastuualue. Valvontatoimet kattavat koko organisaation, sen kaikki tasot ja toiminnot. Valvontatoi menpi teiden valinta riip puu mm. tavoitteis ta, toiminnon riskeistä, tuottei den ja palve luiden luonteesta. Sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa voidaan kuvata prosessiksi, jolla kaupunginhallitus ja kaupunginjohtaja sekä muut vastuuhenkilöt johtavat toimintaa ja pyrkivät hallitsemaan tavoitteiden saavuttamista uhkaavia riskejä, varmistavat päätöksenteon perusteiden oikeellisuutta ja muutosten onnistunutta toteuttamista. Sisäisen valvonnan yleisohjetta valmisteltaessa on kuultu toimialo jen ja liikelaitosten tilivelvollisia. Kajaanin kaupungin sisäisen valvonnan yleisohje, erillinen liite. Lisätietoja asiasta antaa sisäinen tarkastaja Seija Huttunen, puh. 6155 2846 tai 044-7100 846. Sähköposti muodossa etunimi.sukunimi@kajaani.fi. Puheenjohtajan ehdotus: Teen päätösehdotukseni kokouksessa. Tarkastuslautakunta: Puheenjohtaja esitti, että ohjeluonnos merkitään tiedoksi ja ohjeen valmistelua jatketaan edelleen. Lautakunta hyväksyi puheenjohtajan tekemän esityksen.
KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/2009 13 45 07.10.2009 Tarkastuslautakuntien koulutuspäivä TARK12 45 (Valm. Seija Huttunen) FCG Efeko järjestää tarkastuslautakunnan koulutuspäivän seuraavilla paikkakunnilla: 3.11.2009 Helsinki 4.11.2009 Salo 10.11.2009 Mikkeli 12.11.2009 Seinäjoki ja 13.11.2009 Oulu Koulutuspäivässä käydään lävitse kuntatalouden tämänhetkinen tilanne, valtion budjetti vuodelle 2010 ja valtionosuusuudistus. Toisena teemana on arviointityön suunnittelu ja toteuttaminen sekä sosiaali- ja terveystoimen arviointi. Osallistumismaksu on 250 +alv 22%/henkilö sisältäen opetuksen, oppimateriaalin ja ohjelmassa mainitut ateriat. Koulutuspäivän ohjelma erillisenä liitteenä Lisätietoja asiasta antaa sisäinen tarkastaja Seija Huttunen, puh. 6155 2846 tai 044-7100 846. Sähköposti muodossa etunimi.sukunimi@kajaani.fi. Puheenjohtajan ehdotus: Teen päätösehdotukseni kokouksessa. Tarkastuslautakunta: Puheenjohtaja esitti, ettei edellä esitettyihin tarkastuslautakuntien koulutuspäiviin osallistuta. Lautakunta hyväksyi puheenjohtajan esityksen.
KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/2009 14 46 07.10.2009 Kajaani -kaupunkikonsernin hallinnon ja talouden tarkastuksen yhteensovittaminen TARK12 46 (Valm. Seija Huttunen) Kajaanin kaupungin konserniohjeen mukaan tarkastuslautakunnan tehtäväksi on kuntalain 71 2 momentin mukaan annettu huolehtia kaupunkikonsernin hallinnon ja talouden tarkastuksen yhteensovittamisesta. Tämä tarkoittaa kaupunkikonsernin tilintarkastuspalvelujen kilpailuttamisen järjestämistä koskien muun muassa tarjouspyyntöä, tarjousvertailua ja tilintarkastajaehdokkaiden nimeämistä konserniyhteisöihin. Kajaanin kaupunginvaltuusto on 31.3.2009 37 valinnut Kajaanin kaupunki -konsernin tilintarkastusyhteisöksi vuosille 2009-2012 KPMG Kunta Oy:n. Oy Audiator Ab on 20.4.2009 markkinaoikeudelle toimittamallaan hakemuksella hakenut muutosta kaupunginvaltuuston tekemään hankintapäätökseen. Kajaanin kaupunginhallitus on 11.8.2009 185 tehnyt täytäntöönpanopäätöksenä yhden vuoden sopimuksen KPMG Kunta Oy:n kanssa kaupungin ulkoisen tilintarkastuksen hoitamisesta vuodelta 2009. Koska tilintarkastusyhteisön valinta viivästyi tytäryhtiöiden keväällä pidetyille yhtiökokouksille annettiin ohje valita entiset tarkastusyhteisöt, jottei yhtiöille synny sellaista tilannetta, ettei niillä ole tilintarkastajia ja ne jostain syystä tarvitsisivat tilintarkastajien palveluja. Kaupungin tytäryhtiöt ovat valinneet kevään yhtiökokouksissa tilintarkastajat. Kajaanin tytäryhtiöistä Kajaanin Teknologiakeskus Oy:n, Vuolijoen Teollisuuskylä Oy:n, Kajaanin Elokuvakeskus Oy:n ja Measurepolis De velopment Oy:n edustajat ovat ilmoittaneet pitävänsä ylimääräisen yhtiökokouksen syksyn aikana ja valitsevansa tilintarkastusyhteisöksi KPMG Kunta Oy:n. Kajaanin tytäryhtiöistä Kiinteistö Oy Kajaanin Pietarin, Kiinteistö Oy Vuolijoen Vuokratalojen ja Kiinteistö Oy Lohtajan Palvelukeskuksen edustaja on ilmoittaneet, että Kajaanin kaupungin tulee pyytää yhtiön hallituksilta ylimääräisen yhtiökokouksen koolle kutsumista tilintar kastajien uudelleen valitsemiseksi. Lisäksi valinnan yhteydessä tu lee esittää syy, miksi muutos tehdään. Jos muutospäätös aiheuttaa yhtiöitä kohtaan tulevia korvausvaatimuksia, tulee omistajan vastata niistä. Perusteluina tytäryhtiöiden tilintarkastajavaihdoista voidaan esittää seuraavia asioita:
KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/2009 15 Tilintarkastuslain (459/13.4.2007) 6 :n mukaan tytäryhtiön tilintarkastajaksi on valittava vähintään yksi emoyrityksen (tai emoyhteisönä olevan kunnan tai kuntayhtymän) tilintarkastaja. Edellä sanotusta voidaan poiketa vain perustellusta syystä. Kuntapuolelle tuli myös vuonna 2008 pakolliseksi täydellisen konsernitilinpäätöksen laadinta eli tilinpäätös sisältää sekä tulos-, rahoitusettä taselaskelmat. Kuntalain 73 :n nojalla tilintarkastajien on tar kastettava mm. - onko kunnan tilinpäätös ja sii hen kuuluva konserniti linpäätös laadittu tilin päätöksen laatimista koskevien säännösten ja määräysten mu kai sesti sekä - antavatko ne oikeat ja riittävät tiedot ti likauden toi min nas ta, taloudesta, taloudelli sesta kehi tyksestä ja ta loudellisista vas tuista ja - onko kunnan sisäinen valvonta ja konsernivalvonta järjestetty asianmukaisesti. Konserniin kuuluvan peruskunnan tilintarkastajan on siis varmistuttava siitä, että konserniin kuuluvien yritysten tilintarkastajat ovat suoritta neet konserniyritysten tilintarkastuksen asiamukaisesti.jos tarkastajat kuuluvat eri tilintarkastusyhteisöihin, tilanne voi aiheuttaa vastuukysymyksiä ja ylimääräistä työtä. Lisätietoja asiasta antaa sisäinen tarkastaja Seija Huttunen, puh. 6155 2846 tai 044-7100 846. Sähköposti muodossa etunimi.sukunimi@kajaani.fi. Puheenjohtajan ehdotus: Teen päätösehdotukseni kokouksessa. Tarkastuslautakunta: Puheenjohtaja esitti, että tarkastuslautakunta pyytää Kajaanin kaupungin tytäryhtiöitä Kiinteistö Oy Kajaanin Pietari, Kiinteistö Oy Vuolijoen vuokratalot ja Kiinteistö Oy Lohtajan Palvelukeskusta ryhtymään toimenpiteisiin ylimääräisen yhtiökokouksen koollekutsumiseksi tilintarkastusyhteisön vaihtamseksi konserniohjeen mukaiseksi. Lautakunta hyväksyi puheenjohtajan esityksen.
KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/2009 16 OIKAISUVAATIMUS 7.10.2009 Kunnallisasiat Oikaisuvaatimusoikeus Oikaisuvaatimuksen saa tehdä se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen) sekä kunnan jäsen. Tarkastuslautakunnan päätöksiin, pykälä 45 tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Oikaisuvaatimusta ei saa tehdä päätöksestä, joka koskee valmistelua tai täytäntöönpanoa KuntaL 91, pykälät 37-44 ja 46. Oikaisuvaatimusviranomainen Oikaisuvaatimus tehdään Kajaanin tarkastuslautakunnalle osoitteella PL 133, Pohjolankatu 13, 87101 Kajaani tai sähköpostiosoitteella kajaani@kajaani.fi. Oikaisuvaatimusaika ja sen alkaminen Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon kun pöytäkirja on asetettu yleisesti nähtäväksi. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä, saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana. Pöytäkirja on nähtävänä 5.11.2009. Oikaisuvaatimuksen sisältö ja toimittaminen Oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimus perusteineen ja se on tekijän allekirjoitettava. Oikaisuvaatimus on toimitettava oikaisuvaatimusviranomaiselle ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä.