Vapaa-ajanjaosto/Fritidssektio nen Sivistysvaliokunta/ Bildningsutskottet Kunnanhallitus/Kommunstyrel sen 80 20.10.2015 71 24.11.2015 17 02.02.2016 Uudenmaan kuntien yhteinen kirjastojärjestelmä ja asiakasliittymä / Gemensam biblioteksdatabas och gemensamt kundgränssnitt för kommunerna i Nyland 1289/12.03.02/2015 VAPJAOS 80 Vapaa-ajanjaosto/Fritidssektionen 20.10.2015 Valmistelija / Beredare: kulttuuri- ja vapaa-aikapäällikkö/kultur- och fritidschef Anne Laitinen, anne.laitinen(at)sipoo.fi Uudenmaan yleiset kirjastot ovat lokakuusta 2014 lähtien "Uudenmaan kirjastojen yhteistyö" -hankerahoituksen tuella kartoittaneet yhteisiä kehittämisalueita, joista tärkein on yhteisen tietojärjestelmän aikaan saaminen. Kirjastot (pois lukien Helmet-kirjastot eli Helsingin, Espoon, Kauniaisten ja Vantaan kirjastot) päättivät 15.6.2015 yhteisen kirjastojärjestelmähankkeen valmistelusta. Tavoitteena on avoimeen lähdekoodiin pohjautuvan Koha-kirjastojärjestelmän ja Kansalliskirjaston ylläpitämän Finna-asiakasliittymän käyttöönotto vaiheittain vuosina 2016-2018. Päätös perustuu Uudenmaan yleisten kirjastojen ja muualla Suomessa käytössä olevien tietojärjestelmien käyttökokemuksiin, faktojen ja kustannusten vertailuun, vireillä oleviin hankkeisiin ja yleisten kirjastojen toiminnan ja talouden kehittämistarpeisiin. Uudenmaan kirjastojärjestelmähankkeen valmisteluissa on mukana 15.6. tehdyn päätöksen mukaisesti 22 kuntaa: Askola, Hanko, Hyvinkää, Järvenpää, Karkkila, Kerava, Kirkkonummi, Lapinjärvi, Lohja, Loviisa, Myrskylä, Mäntsälä, Nurmijärvi, Pornainen, Porvoo, Pukkila, Sipoo, Siuntio, Tuusula ja Vihti. Lisäksi mukana ovat Hausjärvi ja Riihimäki. Uudenmaan kunnista hankkeen ulkopuolelle ovat jättäytyneet Raasepori ja Inkoo. Valmisteluvaiheeseen ilmoittautuneet kunnat/kaupungit tekevät päätökset varsinaiseen kirjastojärjestelmäyhteistyöhön liittymisestä syksyn 2015 aikana. Todennäköisesti osa kunnista tulee liittymään kirjastojärjestelmäyhteistyöhön myöhemmin. Hanketta isännöi Porvoon kaupunginkirjasto - Uudenmaan maakuntakirjasto. Kohan ylläpitäjänä ja kehittäjänä tullee toimimaan mukana olevien kuntien omistama osakeyhtiö Koha-Suomi Oy. Yhtiötä valmistelee Kohti Kohaa -hanke, johon osallistuvat Mikkelin kaupunginkirjasto - Etelä-Savon maakuntakirjasto, Kouvolan kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto/kyyti-kirjastot, Oulun

kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto/outi-kirjastot, Rovaniemen kaupunginkirjasto - Lapin maakuntakirjasto/lapin kirjastot ja Turun kaupunginkirjasto - Varsinais-Suomen maakuntakirjasto. Mikkelin kaupunginkirjasto - Etelä-Savon maakuntakirjasto toimii vastuuorganisaationa ja hankkeen on rahoittanut Itä-Suomen aluehallintovirasto. Asukkaita em. hankkeessa mukana olevissa kunnissa on yli 1,5 miljoonaa. Mikäli em. Uudenmaan kirjastot liittyvät Kohaan, asiakaspohja nousee kahteen (2) miljoonaan. Kohan käyttöönotto Uudellamaalla toteutetaan maakunnallisena hankkeena, jossa vastuukuntana toimii Porvoo. Porvoon maakuntakirjasto vastaa käyttöönottoprojektista, konversiosta sekä koulutuksesta yhteistyössä Koha-Suomi Oy:n ja Uudenmaan kirjastojen kanssa. Palvelinratkaisussa pyritään kokonaistaloudelliseen ratkaisuun mahdollisesti yhteistyössä muiden Kohaa käyttävien alueiden kanssa. Koha-kirjastojärjestelmän kansallisesta ylläpidosta ja kehittämisestä tulee jatkossa vastaamaan Koha-Suomi Oy. Kohan käyttöönoton investointina on kuntien yhtiöön sijoitettava osakepääoma. Käyttöönottokustannukset muodostuvat nykyisten järjestelmien datan ulosluvusta ja hankkeen henkilöstökuluista (n. 12,25 htv 3 vuoden aikana), matkakuluista, vuokrista, laitteista, koulutuksista sekä kirjastojen henkilöstökuluista (noin 1 htv /v/kunta tai nykyinen kimppa) sisältäen työryhmiin osallistumisen ja paikallisen yhteyshenkilön. Osa palveluista ostetaan mahdollisesti ostopalveluna. Laskelmat ovat alustavia ja tarkentuvat suunnitelmien valmistuessa. Käyttökustannukset muodostuvat Koha-Suomi Oy:n vuosimaksuista sekä maakunnallisen yhteistietokannan ja Finnan ylläpidon kustannuksista (käyttöjaksolla maakunnallisesti 1-2 htv/v.) oheiskuluineen. Alustavat kuntakohtaiset laskelmat käyttöönotto- ja käyttökustannuksista kunnittain on lähetetty kirjastojen johtajille 9.6.2015. Kuntakohtaiset laskelmat ovat liitteenä. Niitä päivitetään tarvittaessa, kun Koha-Suomen talousarviot ja maakunnallinen hallintomalli ja muut suunnitelmat ovat valmiina. Vertailtujen kirjastojärjestelmien toiminnallisuuksissa ei ole merkittäviä eroja lukuun ottamatta osakohteiden käsittelyä. Osa kirjastojärjestelmistä vaatii työasemalle asennettavan asiakasohjelman (client) ja osa toimii selainpohjaisesti, mikä on tärkeää sen yksinkertaisemman päivitettävyyden ja erilaisilla laitteilla sekä käyttöjärjestelmillä käytön takia. Tärkeimmät perusteet avoimen lähdekoodin valintaan ovat kirjastojen mahdollisuudet vaikuttaa järjestelmän kehittämiseen ja oman tietokannassa olevan datan hallintaan sekä julkisen hallinnon

tiedon avoimuuteen ja yhteen toimivuuteen. Myös avoimet rajapinnat mahdollistavat laajemman liitettävyyden erilaisiin palveluihin, jolloin toiminta tehostuu ja tulee taloudellisesti edullisemmaksi. Uudenmaan kirjastojen seuraava järjestelmäkokous on 9.10.2015. Projekti etenee hankeaikataulun mukaisesti. Kohan kehittäminen ja ylläpito tapahtuvat jatkossa kansallisesti Koha-Suomi Oy:ssä, Valtionvarainministeriön tuotteenhallintamallin mukaisesti. Kirjastojärjestelmäyhteistyön vastuukunta hoitaa alueen kuntien ja Koha-Suomen välistä yhteistyötä ja tukipalveluja sekä osallistuu järjestelmän ja maakunnallisen toiminnan sekä maakunnallisen tietokannan kehittämiseen. Kirjastojen rooli ei poikkea merkittävästi nykyisestä. Paikalliset pääkäyttäjät osallistuvat järjestelmän ylläpitoon ja kehittämiseen yhteistyössä vastuukunnan kanssa. Lisäksi alueen kunnat osallistuvat kirjastojärjestelmäyhteistyön hallintoon, tietojen antoon ja sovittuihin kehittämisryhmiin. Tärkeimmät lähiajan toimenpiteet ovat kuntien budjetointi kirjastojärjestelmää varten ja Koha-Suomi Oy:n osakkeiden ostaminen. Yhtiön perustamisen valmistelut ovat vireillä. Asiakirjat toimitetaan kunnille niiden valmistuttua. Päätös maakunnalliseen kirjastojärjestelmähankkeeseen ja sen kustannuksiin sitoutumisesta tulee tehdä lokakuun 2015 aikana. Kustannukset jakautuvat osallistujakuntien kesken kuntien asiakasluvun perusteella. Vastuukuntamallisopimus maakunnallisesta yhteisjärjestelmästä toimitetaan kunnille allekirjoitettavaksi. Asiakasliittymä Finnan käyttöönotosta laaditaan palvelusopimus Kansalliskirjaston kanssa alkuvuodesta 2016. Porvoon kaupunki on kaupunginvaltuuston päätöksellä hyväksynyt Koha-yhteistyöhankkeen Uudenmaan osalta niin, että Porvoon kaupunginkirjasto maakuntakirjastona toimii hankkeen vetäjänä ja vastuutahona, sekä hyväksynyt Koha-Suomi Oy:n osakkeiden merkinnän. Porsse kirjastokimppa (Porvoon, Sipoon, Pornaisten ja Askolan kirjastot ) ovat alustavasti suunnitelleet uuden kirjastojärjestelmän käyttöönoton vuonna 2016. Liitteet: 1. Uudenmaan kirjastojärjestelmän hallintomalli. Sopimus Uudenmaan kirjastojen kirjastojärjestelmästä. Luonnos 25.8.2015 2. Kirjastojärjestelmä- ja asiakasliittymähankkeen alustava aikataulu 2015-2020. Luonnos 25.8.2015

3. Uudenmaan kirjastojen kirjastojärjestelmä- ja asiakasliittymä 8.10.2015 (taustamateriaalia) 4. Kuntakohtaiset investointikustannukset Tuusula vuositasolla 5.10.2015 5. Kuntakohtaiset käyttökustannukset Tuusula 8.10.2015 6. Kohan liiketoimintasuunnitelma, luonnos, 20.5.2015 EI JULKISUUTEEN, LUOTTAMUKSELLINEN 7. Koha-kirjastojärjestelmän tuotteenhallintamalli, luonnos 16.8.2015 EI JULKISUUTEEN, LUOTTAMUKSELLINEN 8. Kirjastojärjestelmän hankinta- ja käyttöönottokustannusarviot 13.8.2015. EI JULKISUUTEEN, LUOTTAMUKSELLINEN 9. Käyttökustannusarviot, koko Uusimaa. EI JULKISUUTEEN, LUOTTAMUKSELLINEN Asiakirjoihin voi tutustua ennen kokouksen alkua. Lisätietoja: Hankkeen valmistelu Porvoossa: kulttuuri- ja vapaa-aikajohtaja Merja Kukkonen 040 489 1754 tai merja.kukkonen@porvoo.fi, kirjastopalveluiden päällikkö Asko Rossi 040 489 9737 tai asko.rossi@porvoo.fi ja projektisuunnittelija Maarit Tuomisto 040 489 5775 tai maarit.tuomisto@porvoo.fi Miettinen, Ville: Kirjastot ottavat tietojärjestelmät omaan haltuunsa (Kuntalehden artikkeli) http://kuntalehti.fi/kuntauutiset/sivistys/kirjastot-ottavat-tietojarjestelm at-omaan-haltuunsa/ Kulttuuri- ja vapaa-aikapäällikön ehdotus Jaosto esittää Sivistysvaliokunnalle, että Sipoon kunta /Sipoon kunnankirjasto osallistuu Koha-tietojärjestelmäyhteistyöhön ja sen kustannuksiin yhdessä muiden Porsse-kirjastojen kanssa. Jaosto esittää, että Koha-Suomi Oy:n osakkeiden merkinnän osalta asia siirretään edelleen kunnanhallituksen hyväksyttäväksi. Kultur och fritidschefens förslag Sektionen föreslår för Bildningsutskottet att Sibbo kommun/ Sibbo kommunbibliotek deltar i samarbetet och kostnaderna som hänför sig till Koha- biblioteksdatabasen tillsammans med de andra Porsse-biblioteken. Sektionen föreslår att ärendet förs vidare till kommunstyrelsen för teckning av aktier vid Koha-Suomi Oy. Päätös Esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Beslut Föredragandens förslag godkändes enhälligt.

SIVVLK 71 Sivistysvaliokunta/Bildningsutskottet 24.11.2015 Valmistelija/Beredare: sivistysjohtaja/bildningsdirektör Kurt Torsell, kurt.torsell(at)sipoo.fi Päätös maakunnalliseen kirjastojärjestelmähankkeeseen ja sen kustannuksiin sitoutumisesta tulee tehdä mahdollisimman pian. Valmistelussa mainittu lokakuun 2015 loppuun mennessä ei kuitenkaan ole ollut realistinen tavoite. Sivistysjohtajan ehdotus Sivistysvaliokunta päättää hyväksyä vapaa-ajanjaoston päätöksen ja esittää kunnanhallitukselle, että Sipoon kunta merkitsee Koha-Suomi Oy:n osakkeita suunnitelman mukaisesti. Bildningsdirektörens förslag Bildningsutskottet beslutar godkänna fritidssektionens beslut och föreslår för kommunstyrelsen att Sibbo kommun tecknar aktier i Koha-Suomi Oy enligt planen. Päätös Sivistysvaliokunta hyväksyi yksimielisesti esittelijän ehdotuksen. Beslut Bildningsutskottet godkände enhälligt föredragandens förslag. KH 17 Kunnanhallitus / Kommunstyrelsen 2.2.2016 Valmistelija / Beredare: talous- ja hallintojohtaja / ekonomi- och förvaltningsdirektör Pekka Laitasalo Koha-Suomi Oy on tarkoitus perustaa kevään 2016 aikana. Prosessi etenee Mikkelin luottamusmieselinten kautta maalis-huhtikuussa. Yhtiön yhtiöjärjestys ja osakassopimus ovat vielä luonnosvaiheessa. Osakkeiden merkintähinnaksi on päätetty 0,11 /asukas. Tästä 0,01 kirjataan osakepääomaan ja 0,10 sijoitetun vapaan oman pääoman (svop) rahastoon. Sipoolle tämä merkitsee n. 2 150 osakkeiden kokonaismerkintähintaa. Koha-Suomi Oy:n juoksevia kustannuksia syntyy vuosien 2016-2020 aikana 260.000-310.000 vuosittain, aluksi n 0,26 /asukas/vuosi. Sipoon osalta tämä merkitsee n. 5 050 /vuosi. Mukaan tulevat Uudenmaan kunnat tulevat tekemään sopimuksen kirjastojärjestelmäyhteistyöstä. Käyttöönoton osalta vuonna 2016 syntyy Uudellamaalla kertakustannus arviolta 270 000, josta

Sipoon asukasluvun mukainen osuus on n. 27.000. Uudenmaan kuntien tullessa mukaan Kohan juoksevat kustannukset/asukas laskevat jonkin verran (0,02 ). Uudenmaan organisaation kautta syntyy myös juoksevia kustannuksia välillä 0,27-0,90 /asukas/vuosi. Juoksevien kulujen määrä/asukas vaihtelee riippuen mukaan tulevien kuntien asukkaiden määrästä. Todennäköinen kustannus Uudenmaan organisaatiosta on 0,38 /asukas/vuosi. Yhteenlasketut juoksevat kustannukset Sipoolle olisivat näin 0,64 /asukas/vuosi, yhteensä n. 12 400 /vuosi. Kertakustannuksen kokonaismäärä olisi 29 150. Takaisinmaksuaika hankinnalle on n. 2,5 vuotta. Nykyiset kirjastojärjestelmän kustannukset ovat n. 24.000 /vuosi eli 1,24 /asukas/vuosi. Kunnanjohtajan ehdotus Kunnanhallitus tekee periaatepäätöksen siitä, että Sipoon kunta merkitsee Koha-Suomi Oy:n osakkeita hintaan 0,11 /asukas. Kunnanhallitus valtuuttaa kunnanjohtajan hoitamaan merkintään liittyvät toimenpiteet yhtiön perustamisen jälkeen. Kommundirektörens förslag Kommunstyrelsen fattar ett principbeslut om att Sibbo kommun tecknar aktier i Koha-suomi Oy till ett pris på 0,11 /invånare. Kommunstyrelsen befullmäktigar kommundirektören att sköta till teckningen hörande åtgärder efter att bolaget grundats. Päätös Kunnanhallitus hyväksyi yksimielisesti esittelijän ehdotuksen. Beslut Kommunstyrelsen godkände enhälligt föredragandens förslag.