Ohjeet osaamisen johtamisen työkalujen laatimiseksi OSAAMISKARTOITUKSEN TEKEMISTÄ OHJAAVAT PERIAATTEET Osaamiskartoituksen taustalla on kokonaisvaltainen käsitys ammatillisesta osaamisesta. Alan ammattilaiset osallistuvat kartoitukseen, sillä he osaavat määrittää työnsä vaatimat osaamisalueet tarkemmin kuin muut. Kaikki oikein suoritetut tehtävät vaativat tiettyjä tieto, taito henkilökohtaisia ominaisuuksia. Osaamiskartoissa ei käytetä seuraavia tietoperustaan liittyviä ilmaisu: tietää, tuntee, ymmärtää, on sisäistänyt. Osaamiskarttaan kirtaan vain osaaminen niihin liittyvät konkreettiset, arvioitavissa olevat työtehtäväkokonaisuudet. Osaaminen arvioidaan työtehtäväkokonaisuuksien arvioinnin kautta. Työn perustana olevan tiedon hallintaa ei arvioida. Tiedon hallinnassa olevat puutteet tulevat näkyviin, jos työntekijä ei osaa suorittaa työtehtäväkokonaisuuksia tai suoriutuu niistä puutteellisesti. Näitä osaamisaukko voidaan käsitellä esimerkiksi esimies-alaiskehityskeskusteluissa. Osaamisen kartoitusprosessi työkalut Kokonaisnäkemys ammatillisesta osaamisesta Ammatillinen osaaminen= Työprosessien hallinta käyttäen oikeita menetelmiä, materiaale työkalu työturvallisuusasiat huomioon ottaen Yleiset työelämävalmiudet Henkilökohtaiset taidot Osaamiskartoituksen suorittaminen joko ammattiryhmälle, kullekin osastolle tai prosessille Henkilökohtaisen osaamisen arviointilomakkeen laatiminen Osaamiskartta = yhdelle A4:lle mahtuva kokonaisuus, josta tekee näkyväksi tarvittavan osaamisen työtehtävät Henkilökohtaisen osaamisen arviointilomake tehdään osaamiskartan pohlta. Lisäksi tarvitaan arviointikriteerit työprosessien hallinnan henkilökohtaisten taitojen arvioimiseksi sekä yleisten työelämävalmiuksien arvioimiseksi Osaamismatriisin laadinta Osaamismatriisi näyttää esimiehelle tai prosessin omistalle osaamisen tason osaamisaukot koko vastuualueellaan Henkilökohtaisen osaamisen kehittämissuunnitelmien laadinta Henkilökohtaiset kehittymissuunnitelmat laaditaan yhteistyössä esimiehen kanssa esimerkiksi esimies-alaiskehityskeskusteluiden aikana Henkilökohtaisen palkan lisän määrittäminen Työkalujen avulla on helpompi määrittää henkilökohtaista palkanlisää.
Osaamisen johtamisen työkalut syntyvät siten, että Oha käyttää kolme neljä tuntia yhteistyössä osaston tai prosessin henkilöstön kanssa työtehtävien vaadittavan osaamisen tunnistamiseen. Oha käyttää kaksi kolme tuntia osaamiskartan tarkentamiseen yhteistyössä esimiehen/prosessin omistan henkilöstön kanssa. Oha käyttää tarvittaessa kaksi kolme tuntia henkilökohtaisen osaamisen itsearvioinnin harjoitteluun kartan tarkentamiseen myös sitä kautta. Oha laatii osaamismatriisit kirjoituspöytätyönä. Esimiehet harjoittelevat myös henkilökohtaisten keskustelujen käymistä osaamisesta osaamistavoitteista. OSAAMISKARTAN LAADINTAPROSESSI Oha 1/3 esimiestason edustajia 2/3 työntekijöitä Alan ammattilaisten kokoaminen työryhmäksi Työtehtävien tunnistaminen ryhmittely työtehtäväkokonaisuuksiksi Mitä työtehtäviä kuuluu alan ammattilaisille? Vaadittavan osaamisen tunnistaminen: Mitä osaamista työtehtäväkokonaisuudet vaativat? Osaamisalueiden työtehtäväkokonaisuuksien ryhmittely työprosesseihin, yleisiin työelämävalmiuksiin henkilökohtaisiin taitoihin Tulosten arviointi Puuttuuko jotain oleellista? Osaamiskartan viimeistely arviointikriteereistä sopiminen Henkilökohtaisen osaamisen arviointilomakkeen laadinta Mar-Leena Savonen Osaamiskartta tehdään useimmiten yhteistyössä työyhteisön kanssa. Jos yrityksessä tai organisaatiossa on jo olemassa työnkuvaukset, nopeuttavat ne osaamiskartan. Tällöin osaamiskarttaluonnos voidaan tehdä kirjoituspöytätyönä tarkentaa tuotos yrityksen tai organisaation edustan kanssa. Seuraavalla sivulla on ohje, kuinka työtehtävät tunnistetaan ryhmittelyn avulla.
TYÖTEHTÄVIEN TUNNISTAMINEN RYHMITTELYTEKNIIKAN AVULLA PÄÄOTSIKOT RYHMÄ RYHMITTELY LAPUT 1. Kootaan työryhmä, joka edustaa monipuolisesti ko. ammattiryhmää Työryhmän optimikoko on 4-6 henkilöä. Jos henkilöitä enemmän, niin toteutus soveltaen parityönä. 2. Muotoillaan kysymys: Millaisia työtehtäviä sinulla on? Mitä teet? 3. Jokainen työryhmän jäsen kirjoittaa ensin yksittäiselle paperille omia työtehtäviään. Sen jälkeen jokainen kirjoittaa lapuille tussilla HILJAISUUDESSA niin monta työtehtäväänsä kuinvain mieleen tulee. (n 20-25 minuuttia) Huom! - JOKAINEN LAPPU SISÄLTÄÄ VAIN YHDEN TYÖTEHTÄVÄN TAI TYÖTEHTÄVÄKOKONAISUUDEN! - ÄLÄ KÄYTÄ VAIN YHDEN SANAN ILMAISUJA. KÄYTÄ MIELUITEN 3-7 SANAA. - KIRJOITA TYÖTEHTÄVÄT TEKEMISEN MUODOSSA, ESIM LASTAAN KONTTEJA 4. Työryhmän jäsenet kiinnittävät lappunsa seinälle. Lappujen järjestyksellä ei ole vielä tässä vaiheessa väliä. Jos sama tekijä on mainittu useassa eri lapussa, ylimääräiset laput otetaan pois seinältä. 5. Työryhmän jäsenet järjestävät toisiinsa liittyvät työtehtävät ryhmiin HILJAISUUDESSA. Tavoitteena on saada aikaiseksi työtehtäväkokonaisuuksia useiden pienien lappuryhmien avulla, esim. 4-7 kpl. Jos ryhmän jäsenet ovat eri mieltä, saa lappu siirtää, mutta ei saa puhua. Ryhmittely on valmis, kun yksikään lappu ei enää siirry. 6. Työryhmä luo pääotsikot ryhmille. SAA PUHUA! Pääotsikko on lyhyt, mutta kiteyttää työtehtäväkokonaisuuksien sisällön, sen oltava ymmärrettävä yksinkin. 7. Oha kerää laput kokoaa niistä osaamiskartan. Jos työnkuvauksia on olemassa, oha hyödyntää niitä osaamiskarttaa laatiessaan. Oha kerää myös tiedot vaadittavasta kielitaidosta sekä teknologian tietotekniikan hallitsemiseen dokumentteihin liittyvästä osaamisesta. 8. Oha tarkentaa osaamiskartan yrityksen edustan kanssa laatii henkilökohtaisen osaamisen arviointilomakkeen sekä osaamismatriisin.
ESIMERKKI OSAAMISKARTASTA Laatuammattilaisen osaamiskartta Osaamisalueet 1 2 3 4 5 6 A Osaa suunnitella, ohta, arvioida kehittää strategian laadintaprosesse Työtehtäväkokonaisuudet, jotka liittyvät osaamisalueeseen yleisstrategian henkilöstö-strategian tieto- viestintästrategian ympäristöstrategian Arvioi kehittää strategioiden laadinta prosesse B Osaa soveltaa prosessiattelua käytäntöön Tunnistaa ydin- tukiprosessit Tunnistaa avainprosessit Suunnittelee prosessimittareita Asettaa yhteistyössä prosessin omistan kanssa tavoitteita Oha arvioi prosesse yhteistyössä C Osaa kuvata organisaation toimintaa Kuvaa prosessit prosessikaavioiden avulla Laatii toiminta- työohjeita Rakentaa laatujärjestelmän Kirjoittaa CAF perusteisen kuvauksen Kirjoittaa EFQM perusteisen kuvauksen D Osaa arvioida kehittää organisaation toimintaa Suunnittelee itsearviointiprosessin Vetää itsearviointipäivän Toimii ulkoisena arvioina Laatii arviointiraportin Oha parantamisalueiden priorisointia Kehittää toimintaa yhteistyössä työyhteisön kanssa E Osaa käyttää laatutyökalu hyödyntää palautejärjestelmiä Laatii tiedonkeruulomakkeita hyödyntää palautejärjestelmiä Käyttää arviointityökalu Käyttää tilastollisia laadun ohusmenetelmiä Käyttää kvalitatiivisia ongelmanratkaisutekniikoita Käyttää strategisen suunnittelun työkalu Käyttää benchmarking työkalua PDCA ympyrää G Osoittaa yleisiä työelämävalmiuksia Vuorovaikutus- taidot Viestintätaidot Yhteistyötaidot Ongelmanratkaisutaidot Oppimistaidot Eettiset esteettiset taidot H Osoittaa henkilökohtaisia taito Laadukas asiakaslähtöinen toiminta mukaan lukien sis.yrittäjyys Kansainväliset valmiudet Työsuojelusta työterveydestä huolehtiminen Toimintaohjeiden yhteisten pelisääntöjen noudattaminen Projekti-osaaminen Teknologian tietotekniikan hyödyntäminen ESIMERKKI HENKILÖSTÖN KEHITTÄMISPROSESSISTA ALAINEN ESIMIES toiminnan vaikuttavuutta HENKILÖSTÖ- OSASTO Käynnistää esimiesalaiskehitys keskustelut Päivittää osaamiskartan arviointilomakkeen Arvioi osaamistaan Täyttää henkilökohtaisen osaamisen arviointilomakkeen Arvioi alaisen osaamista täyttää arviointilomakkeen Käyvät arviointikeskustelun yhteen sovittavat näkemykset osaamisesta sekä sopivat osaamisen kehittämisestä Päivittävät täyttävät kehittymissuunnitelmalomakkeen Ylläpitää kehittää ammatillista osaamistaan, Toimii kehittymissuunnitelmansa mukaisesti Kira alaisten osaamistiedot osaamismatriisiin Saa kehittymissuunnitelmat osaamismatriisit käyttöönsä Suunnittelee, tarjoaa käynnistää koulutusta Ylläpitää koulutusrekisteriä Arvioivat henkilöstön osaamisen kehittämistä Tavoitteet: Henkilöstön ammatillisen osaamisen ylläpito kehittäminen Yrityksen kilpailukyvyn kasvattaminen Mittarit: * Henkilöstötyytyväisyys * Kouluttautumistiedot * Taloudelliset tulostiedot
ARVIOINTIKRITEERIT ARVIOINTIASTEIKKO TYÖPROSESSIEN HALLINNAN JA HENKILÖKOHTAISTEN VALMIUKSIEN ARVIOINTIA VARTEN 5 4 3 2 1 ASIANTUNTIJA osaa käyttää objektiivista tietoa intuitiivinen, kehittäjä kokemusta hilista tietoa / osaa opettaa toisia TAITAVA TYÖNTEKIJÄ hallitsee rutiinit osaa käyttää tietoan taitoan uusissa tilanteissa ymmärtää osaamisen kokonaisvaltaisesti PÄTEVÄ TYÖNTEKIJÄ pystyy arvioimaan mikä on tärkeää pystyy työskentelemään itsenäisesti, tekemään suunnitelmia pohtimaan erilaisia vaihtoehto työtehtävän suorittamiseen KOHTUULLINEN KOKEMUS JA TAITO osaa soveltaa sääntöjä ohjeita osaa ottaa huomioon työpaikan erityispiirteitä tarvitsee vielä tukea työtehtävien suorittamisessa NOVIISI (uusi tehtävässään) noudattaa sääntöjä ohjeita tutuissa vuorovaikutustilanteissa osaa käyttää oppimiaan tieto taito harjoitelluissa tilanteissa arviointikriteerit: Vuorovaikutustaidot 1. Kykenen toimivaan vuorovaikutussuhteeseen erilaisten ihmisten kanssa työtehtävieni edellyttämällä tavalla. Ymmärrän toimivan vuorovaikutuksen olennaiseksi osaksi omaa koko työyhteisön tuloksellista toimintaa. 3. Osaan toimia luontevasti erilaisissa vuorovaikutustilanteissa, esimerkiksi neuvottelutilanteissa. Osaan katsoa asioita myös muiden ihmisten näkökulmasta hyväksyn vaihtoehtoiset näkökulmat. Osaan toimia empaattisesti hienotunteisesti työtovereitani kohtaan otan huomioon yksilöiden erilaisuuden. 5. Osaan tarttua vaikeisiinkin vuorovaikutustilanteisiin ratkaista niitä eri osapuolia kunnioittavalla tavalla. Osaan analysoida vaativia vuorovaikutustilanteita luoda tilanteisiin sopivia ratkaisuvaihtoehto. Kannustan omalla esimerkilläni myös työtovereitani avoimeen vuorovaikutukseen. Kirllinen viestintä 1. Osaan tehdä työhöni kuuluvia kirllisia tehtäviä sovittujen käytäntöjen mukaisesti. Osaan toimia työhöni liittyvien kirllisten ohjeiden mukaan. 3. Osaan laatia omaan työhöni liittyviä kieliasultaan moitteettomia asiakirjo. Osaan kirjoittaa sujuvasti erilaisten kohderyhmien, viestintätilanteiden välineiden edellyttämää tekstiä. 5. Osaan laatia työhöni liittyviä vaativia kiinnostavia kirllisia esityksiä hyödyntäen erilaisia teknisiä viestintäratkaisu. Osaan suunnitella luoda viestintää tukevaa materiaalia erilaisilla apuvälineillä. 0. Minulla ei vielä ole tämän alueen osaamista
Suullinen viestintä esiintyminen 1. Osaan ilmaista itseäni suullisesti selkeästi ymmärrettävästi työtehtävieni edellyttämällä tavalla. Ymmärrän ilmeiden, eleiden ulkoasun merkityksen osana viestintää. 3. Otan esiintymisessäni huomioon erilaiset kohderyhmät viestintätilanteet. Osaan muuttaa esiintymistyyliäni tilanteen mukaan. Tunnistan itselleni tyypilliset persoonalliset sanattoman viestinnän keinot. 5. Otan esiintyä vakuuttavasti asiantuntevasti. Olen sinut esiintymisen kanssa. Saan välitettyä viestini erilaisissa vaativissakin esiintymistilanteissa. Osaan vahvistaa esiintymistäni sanattomilla tehokeinoilla (esim. tilanteisiin sopivat eleet ilmeet) osaan kehittää niitä. 0. Minulla ei vielä ole tämän alueen osaamista Tietotekniikan käyttötaidot viestinnässä 1. Osaan käyttää tavallisimpia työssäni tarvitsemia tietokoneohjelmia perustasolla. Osaan hankia sekä välittää tietoa ATK-avusteisesti esim. sähköpostin avulla internetistä. 3. Osaan hyödyntää työssäni monipuolisesti tietotekniikan mahdollisuuksia. Osaan käyttää sujuvasti työssäni tarvitsemiani ohjelmia ratkaista niihin liittyviä tavallisimpia ongelmatilanteita. 5. Osaan opastaa muita tietotekniikan käytön ongelmatilanteissa. Osaan kehittää työkäytäntöjä tietotekniikkaa hyödyntäen. Yhteistyötaidot 1. Osaan toimia organisaation käytäntöjä noudattaen yhteistyössä muiden työntekijöiden, asiakkaiden eri sidosryhmien kanssa. Tiedän keskeiset yhteistyötahot osaan ottaa tarvittaessa yhteyttä. 3. Osaan ylläpitää kehittää hyviä suhteita eri yhteistyötahoihin. Osaan toimia rakentavasti tiimi- ryhmätyötilanteissa. Ymmärrän yhteistyön merkityksen myös työssäksamisen kannalta. 5. Osaan tunnistaa mahdollisia uusia yhteistyökumppaneita luoda toimivia yhteistyösuhteita verkosto. Toimiessani ryhmässä vaikutan myönteisesti ryhmän tuloksellisuuteen toiminnan kehittämiseen. 0. Minulla ei ole vielä tämän alueen osaamista. Ongelmanratkaisutaidot 1. Selviydyn työssäni kohtaamistani ongelmatilanteista siten. että noudatan sovittu ohjeita työyhteisön toimintatapo. Osaan uskallan pyytää apua toisilta epäselvissä tilanteissa. 3. Kykenen päätöksentekotilanteissa vertailemaan muutamia vaihtoehtoisia toimintatapo valitsemaan niistä tilanteeseen sopivimman. Kykenen itsenäiseen ongelmanratkaisuun säilytän rauhallisuuteni vaativissakin tilanteissa. 5. Osaan toimia työssäni joustavasti uusia ratkaisu luoden. Pystyn ennakoimaan mahdollisesti myös ehkäisemään ongelmatilanteiden syntymistä. 0. Minulla ei ole vielä tämän alueen osaamista.
Oppimistaidot 1. Suhtaudun myönteisesti oppimiseen tunnistan tarpeeni oppia uusia asioita. Ymmärrän, että työt toimintaympäristö muuttuvat tkuvasti, tämä vaatii oman ammatillisen osaamiseni päivittämistä. 2. Osaamiseni on 1 3 välillä 3. Osaan arvioida kriittisesti osaamistani kehitystarpeitani. Tunnistan hyödynnän eri elämänvaiheiden tuomia oppimismahdollisuuksia. Osaan ideoida, kehittää kokeilla uusia ratkaisu omiin työyhteisöni työskentelytapoihin. 5. Osaan arvioida oman ammattialani tietoa kriittisesti soveltaa sitä monipuolisesti työssäni. Annan oman osaamiseni muidenkin hyödynnettäväksi. kannustan työpaikallani muita aloitteellisuuteen oman osaamisen kehittämiseen sekä ideoimaan kehittämään vaihtoehtoisia ratkaisu toimintamalle. 0. Minulla ei ole vielä tämän alueen osaamista. Eettiset taidot 1. Autan tarvittaessa työtovereitani. Noudatan työssäni ammattietiikkaa, kuten asiakkaita koskevaa vaitiolovelvollisuutta, tietosuoa kuluttasuosäädöksiä. 3. Osaan toimia vastuullisesti, oikeudenmukaisesti tehtyjen sopimusten mukaisesti. Osaan arvioida omien ratkaisujeni toimintatapojeni vaikutuksia työtovereihini. Otan esille yhteisöllisiä asioita kiinnitän säännöllisesti muidenkin huomiota ammattieettisiin asioihin. 5. Arvioin omaa organisaationi toimintaa teen kehittämisehdotuksia yhteisesti sovittujen arvojen toteuttamiseksi. Esteettiset taidot 1. Pukeudun siististi työtilanteeseen sopivalla tavalla. Käyttäydyn huomaavaisesti pidän työpisteeni yhteiset tilat järjestyksessä. Työni tulos on siistiä. 3. Saan omalla esimerkilläni muutkin näkemään esteettisten arvojen merkityksen yleisessä työssä viihtymisessä. Pyrin lisäämään työpaikkani esteettistä viihtyvyyttä. 5. Osaan nähdä erilaisia mahdollisuuksia, joilla voin vaikuttaa koko organisaation henkilöstön viihtyvyyteen. Osaan kehittää organisaation ulkoista ympäristöä sekä asiakkaiden että työntekijöiden näkökulmasta. Dreyfus, H. & Dreyfus, S. 1984. Putting Computers in Their Proper Place: Analysis versus Intuition in the Classroom, Mykrä, T. 2002. Työpaikkaoha oppimisen edistäjänä työssäoppimisen ohaminen arviointi työyhteisön arjessa. Euroopan sosiaalirahasto, Helsinki. Hätönen, H., 2004, Työpaikkaohan osaamiskartta, Educa-Instituutti Oy. Lue myös aiheeseen liittyvä Hanna Valkosen opinnäytetyö Osaamiskartoitus osaamisen johtamisen välineenä Dacum-analyysimenetelmän soveltaminen toimihenkilöiden osaamisen kartoittamisessa. Lahden ammattikorkeakoulu 2005.