Rahastonhoitajan tietopankki 2014/2015
2 Sisällysluettelo Rahastonhoitajan valinta... 3 Raho-koulutus ja ohjeistus... 3 Joukkueiden pankkitilit... 3 Kenttävuorojen hinnat... 5 Jäsenmaksut... 5 Lisenssi- ja vakuutusmaksu sekä pelaajasiirrot... 6 Jalmari... 6 Kirjanpito ja tilinpäätös... 7 Valmentajien korvaukset... 8 Pelaajien maksurästit... 8 RAHASTONHOITAJAN VUOSIKELLO... 9
3 Rahastonhoitajan valinta Rahastonhoitaja eli raho valitaan aina yhdeksi toimintakaudeksi kerrallaan. Seuran toimintakausi on 1.11.- 31.10., joka on myös tilikausi. Uudesta valinnasta ilmoitetaan viipymättä Hongan toimistoon ja samalla toimitetaan seuraavat tiedot: rahastonhoitajan nimi, katuosoite, sähköpostiosoite ja henkilötunnus Raho-koulutus ja ohjeistus Raho-koulutus järjestetään syys-lokakuun aikana. Tarvittaessa on mahdollisuus saada yksityisopetusta tai muuta ohjeistusta seurasihteeriltä myös muuna ajankohtana. Lisäksi toimistolta lähetetään sähköpostilla ohjeita ja muistutuksia hoidettavista asioista ja kotisivulle on kerätty keskeisimmät tiedot. Kotisivulta seura-valikon alta (http://www.fchonka.org/seura/ ): - ohjeita yleisimmin kysyttyihin asioihin - päivitetyt matkalaskupohjat - rahastonhoitajan tietopankki - kalenteri vapaista harkkavuoroista ja neukkarista. Kun joukkue ei pääse treenaamaan omalla vuorollaan voi myydä oman vuoron tätä kautta sitä tarvitsevalle joukkueelle, ja siis myös ostaa vuoron toiselta joukkueelta. Neukkaria saa käyttää joukkueen palavereihin veloituksetta. Varaus tapahtuu kalenterin kautta jojolle annetuilla tunnuksilla. Kotisivun etusivu (http://www.fchonka.org/ ): - toimiston aukioloajat ja niihin liittyvät poikkeukset. Huom! Seurasihteeri ei ole töissä joka päivä. - yhteystiedot - tiedotteita Joukkueiden pankkitilit - Tilisopimus Honka on tehnyt Nordean kanssa tilisopimuksen, jonka mukaan seura voi hallinnoida kaikkia Hongan joukkueiden Nordeassa olevia tilejä. Mahdollisten väärinkäytösten estämiseksi seura hoitaa rahastonhoitajan vaihtumisesta johtuvat ilmoitukset ja muutokset pankille sekä poistaa tarpeettomat pankkitilit. Kun joukkueen tili on seuran tilin alaisuudessa, katsotaan se seuran viralliseksi tiliksi, eikä kenenkään yksityiseksi. - Tiliä avattaessa sekä tilin käyttäjän vaihtuessa rahastonhoitajan tulee ilmoittaa siitä seuran toimistoon. Tarvitsemme uuden käyttäjän nimi, osoite ja sotu sekä yhteystiedot puh. numero ja sähköposti, mitkä hän voi itse ilmoittaa meille. - Seura avaa tilille tunnuksen ja Nordea toimittaa tilinkäyttäjälle pin-koodin ja tunnuslukulaitteeseen kortin ja tarvittaessa tunnuslukulaitteen. Laite antaa vain tunnuslukusarjoja. Sisäänkirjautuminen: https://solo.nordea.com/nsc/engine?langua ge=fi&country=fi.
4 - Vain IBAN-muodossa olevat tilinumerot toimivat. - Tililtä ei voi nostaa käteistä rahaa. Haluttu summa on siirrettävä jonkun yksityistilille, joka käy sen nostamassa. - Tililtä ei voi maksaa verkkopankki maksuja, kuten esim. pelaajalisenssejä, joten tulosta lasku ja maksa tilisiirtona. Jokaisesta kulusta pitää olla tosite kirjanpidossa. Tosite voi olla lappu, johon on kirjoitettu kenelle maksettu ja miksi. - Käyttäkää viitenumeroa laskuissa ja maksuissa, koska ne ovat kustannukseltaan huomattavasti halvempia kuin tekstit. Jalmarin kautta laskuttaessa saatte laskuihin viitenumerot automaattisesti. - Tilin käytössä kannatta huomioida, että jokaiselta kuukaudelta tulostetaan itse tiliote kirjanpitoa varten. - Tilin lopetus ilmoitetaan myös seuran toimistolle. Sitä kautta tieto menee pankkiin. - Mikäli nettipankki ei toimi kunnolla, kannattaa kokeilla eri nettiselainta. - Pankin toivomukset yhteydenotot pankkiin hoidetaan Hongan toimiston kautta. Näin väärät henkilöt eivät saa vahingossa pankkitietoja. Talousarvio Joukkueenjohtaja ja rahastonhoitaja tekevät joukkueelle yhdessä talousarvion toimikauden alkaessa. KIINTEÄT KULUT Jäsenmaksut Lisenssi + vakuutus Harjoitustilamaksut (talvi/kesä) Valmentajakorvaukset Valmentajavarusteet Valmentajien täydennyskoulutus Pelinohjaajat/tuomari JOUKKUEKOHTAISET: Maalivahtivalmennus Fyysinen valmennus Futsal, talvisarjat yms. Ulkomaan matkat Kotimaan turnaukset Leirit, Sami Hyypiä -akatemia Pelaajien ja taustojen varustetäydennys vuosittain Ensiapupakkauksen täydennys, viirit KAIKKI YHTEENSÄ / pelaajamäärä = pelaajan osuus
5 Kenttävuorojen hinnat Kenttävuorojen hinnat (sloti = alue, usein 1/3 kenttää. Laskutuksessa huomioidaan, jos se on jaettu useamman joukkueen kesken): 1.10. 30.4. Hallit: EA (Ratiopharm), Laaksolahti ja EJ-arenan (A-Link ), 50 /t/sloti. Tekonurmet: 20 /t/sloti Koulu- ja punttisalit: 10 /kerta. 1.5. - 30.9. Tekonurmet ja nurmet: 20 /t/sloti Hiekkakentät: ilmainen Liikuntapaikkojen vuokra-avustukset Espoon kaupungin liikuntapaikkojen vuokra-avustuksesta ajalta 1.1.- 30.6. ja 1.7.-31.12. - Alle 20 vuotiaiden joukkueille - Tämä koskee vain joukkueen itse hankkimia kovan rahan vakioharjoitusvuoroja, ei siis yksittäisiä vuoroja, eikä seuran jakamia vuoroja. - Kauniaisten tekonurmi-vuoroista ei saa korvauksia. - Täyttäkää http://www.espoo.fi/fi- FI/Kulttuuri_ja_liikunta/Liikunta/Liikuntapaikkojen_varaus/Lomakkeet -linkissä oleva Liikuntatilojen vuokra-avustuslomake mahdollisimman tarkasti ja liittäkää mukaan laskujäljennökset sekä maksukuitit. - Toimiston ollessa suljettu, hakemuksen voi jättää TUPin pukukopin seinällä olevaan FC Honka ry:n postilaatikkoon, ensimmäinen laatikko kadulta päin. - Seurasihteeri tekee koontihakemuksen ja toimittaa sen kaupungille. Jäsenmaksut Toimintakauden jäsenmaksun maksaa joukkue yhdessä erässä joulukuussa käyttäen laskussa olevaa viitettä. Jäsenmaksun suuruus päätetään vuosikokouksessa marraskuun alussa. Todennäköisesti kaudelle 2014/2015 jäsenmaksu on sama kuin 2013/2014: Varsinainen jäsen syntynyt 2005 tai aikaisemmin (E10 ja vanhemmat): 1. jäsen 150 euroa 2. jäsen 125 euroa Nappulajäsen syntynyt 2006 tai myöhemmin (F9 ja nuoremmat): 1. jäsen 100 euroa 2. jäsen 80 euroa Sisaruksista vanhin maksaa aina 1. jäsenen maksun ja muut 2. jäsenen maksun Seuran toimisto lähettää joukkueille avoimen laskun, jonka viitettä ehdottomasti käytetään joukkueen maksaessa jäsenmaksua seuralle. Samaa viitettä käytetään jäsenmaksuissa myös, jos joukkueeseen tulee lisää pelaajia myöhemmin kauden aikaessa. Jäsenmaksujen eräpäivä on joulukuussa. Samalla jokainen joukkue toimittaa maksaneista jäsenistä listan (kopio Jalmarista ok) toimisto@fchonka.org.
6 Lisenssi- ja vakuutusmaksu sekä pelaajasiirrot Joukkueenjohtaja/rahastonhoitaja ostaa nippupassina pelipassit ja vakuutukset jokaiselle pelaajalle SPL:n Palloverkosta, https://palloverkko.palloliitto.fi/live/fsiplayerregistration/registration.aspx. Toimistolta lähetään kaikille rahastonhoitajille käyttäjätunnus sekä salasana sivustolle. Rahastonhoitaja kerää ensin hetut ja lisenssi-/vakuutusmaksut joukkueen tilille, ja ostaa vasta sitten passit. Lisenssi on voimassa kalenterivuoden. Muistakaa laittaa uusille pelaajille vanhempien sähköpostiosoitteet ja katuosoitetiedot. Sikäli kuin pelaajalla on jo voimassa vastaavanlainen, varmasti ko. kilpailutoiminnan kattava vakuutus, rahastonhoitaja kerää sellaiselta pelaajalta ainoastaan lisenssiosuuden maksusta. Vanhemman lähettämä sähköposti, jossa hän kertoo vakuutuksen olemassa olon, on riittävä kirjallinen todistus asiasta. Tieto on oltava kirjallisesti tai joukkue joutuu korvausvelvolliseksi, mikäli vakuutusta ei ole. Tarkempi ohje nippupassin ostamiseksi: http://www.palloliitto.fi/palloliitto/seurapalvelut/palloverkko/palloverkon-kayttoohje. Siirto toiseen seuraan/toisesta seurasta Mikäli siirtotarve on toiseen seuraan, asiasta keskustellaan oman joukkueen johtajan kanssa ja toisen seuran joukkueenjohtajan kanssa. Vähintään 18 vuotias pelaaja tai alle 18 vuotiaan pelaajan vanhemmat aloittavat siirron Palloverkossa http://www.palloliitto.fi/palloliitto/seurapalvelut/palloverkko. Sen jälkeen vanha seura hyväksyy siirron. Siirron voi tehdä vasta, kun kaikki velvoitteet vanhaan joukkueeseen on hoidettu. Sen takia seuran toimistolta yleensä tarkistetaan joko joukkueenjohtajalta tai rahastonhoitajalta pelaajan siirtokelpoisuus. Uusi seura saa automaattisesti tiedon Palloverkkoonsa seuraan siirtyvästä pelaajasta. Ennen hyväksymistä seuran toimistolla täytyy olla tieto, että uusi joukkue on valmis ottamaan pelaajan riveihinsä. On hyvä laittaa Palloverkon lisätietoihin uuden joukkueen nimi siirtopyyntöä tehdessä. Pelaajasiirtoja nopeuttaa, jos joukkueenjohtajat ilmoittavat toimistolle siirtyvistä pelaajista. Joukkueeseen tulevien siirtolasku lähetetään joukkueenjohtajalle, joka voi joko välittää sen maksettavaksi joko vanhemmille tai rahastonhoitajalle. Joukkue saa itse päättää, maksaako pelaaja itse siirron suoraan vai kiertääkö maksu joukkueen kautta. Useimmat joukkueet ovat päätyneet hoitamaan maksun, koska valvontavastuu maksamisesta on kuitenkin jojolla. Yleensä vielä joukkue odottaa saavansa rahat siirrosta ennen kuin maksavat laskun. Siirto on voimassa vasta laskun maksamisen jälkeen. Palloverkko-ohjelmasta ollaan luopumassa. Tilalle on tulossa vastaava ohjelma. Jalmari Jalmarin tiedot ovat erittäin tärkeitä. Sen lisäksi, että se on jäsenrekisteri, käytämme sitä laskutukseen ja sähköpostiosoitteita tiedottamiseen yms. Se on siis hallinnon monityökalu. Suosittelen laskutuksen tekemistä Jalmarin kautta. Uutena ominaisuutena on toistuvan laskun tekeminen, jolloin esimerkiksi kuukausimaksuista lähtevät laskut automaattisesti valittuna päivänä. Tarkempi ohje Jalmarin kautta laskuttamisesta on lopussa (Liite 1). Jalmarin etusivulla on ohje joukkueen tilinumeron lisäämisestä laskuun. Ohjelmaan täytyy toistaiseksi syöttää vanhan mallinen tilinumero. Sen saa helpoimmin IBAN-tilinumerosta niin, että jättää vain alusta neljä merkkiä pois (esim. FI27) ja laittaa vanhan tilinumeron kohdalle loput, mutta ilman välilyöntejä.
7 Jalmarin laskut saattavat ensimmäisellä kerralla ohjautua roskapostiksi joissakin sähköpostiohjelmissa, mikäli suodatin on asetettu tarkaksi, koska Jalmarin kautta lähetetään paljon laskuja. Sen takia on hyvä ilmoittaa ensimmäisellä kerralla erikseen sähköpostilla, että on lähettänyt laskun. Rahastonhoitaja saa seuralta kauden aikana mm. jäsen- ja harjoitustilalaskuja, jotka on tehty Jalmarin kautta. Sähköpostissa on linkki, josta saa koko laskun auki ja sen voi tulostaa kirjanpitoon. Kirjanpito ja tilinpäätös Koska FC Honka on rekisteröity yhdistys, jokainen joukkue on velvollinen laatimaan kirjanpitonsa niin, että joukkuekohtaiset tiedot voidaan viedä seuran kirjanpitoon lain ja asetuksen edellyttämällä tavalla. Siksi joukkueiden tulee laatia ja pitää kirjanpitonsa seuraavasti: - Kirjanpito: - Kunkin joukkueen tulee tehdä kirjanpito seuran lähettämään Kirjanpito joukkue - exceliin kuukausittain. Oikean tilikauden pohjaa on käytettävä, koska se helpottaa joukkuekohtaisten tietojen siirtämistä seuran kirjanpitoon. - Excelissä on tarkemmat ohjeet ekalla sivulla. - Matkakulukorvauksien maksamisista pitää olla tositteena matkalasku ja laivalipuista yms. lasku tai kuitti. Matkalaskupohja löytyy http://www.fchonka.org/seura/ohjeita-ja-lomakkeita/lomakkeita/. Matkalaskujen perusteet pitää olla selvitetty matka mistä/mihin ja päivärahan maksutapauksissa alku ja loppu kellonaika, jotta päivärahan maksuperuste voidaan todentaa. - Kuukausikohtaiset tilitapahtumat järjestetään mappiin. Tiliotteen perään laitetaan kuitit samaan järjestykseen kuin ne ovat tiliotteella. Tiliotteet tulostetaan itse. Kuluista pitää olla kuitti. Jos ei muuta kuittia ole, pitää kirjoittaa paperille kenelle maksettu, paljonko ja miksi. Tiliotteen tapahtumat numeroidaan juoksevasti joko tilikauden alusta tai kuukausittain ja kuitteihin laitetaan sama numero. - Kuukauden lopussa tilit lasketaan yhteen. Tarkistusosassa tulojen ja menojen erotus täsmäytetään pankkitilin saldoon. - Tilinpäätös: - Kuukausikohtaiset tulo- ja menotilit summataan tilikohtaisesti tilikauden päättyessä erilliseen tilikausi yhteensä -välilehdelle. Sivulla on kaavat, mutta niihin on saattanut tulla virheitä. Syytä tarkistaa huolella! - Joukkueiden tulee toimittaa viimeistään 24.11.2014 Kirjanpito -excel sähköpostilla Hongan toimistoon. - Paperimateriaali toimitetaan seuran toimistoon 15.12.2014 mennessä. Siis jokaisen kuukauden tiliote ja kaikki tositteet järjestyksessä sekä päällimmäisenä tulostettuna Kirjanpito excelin kaikki kuukaudet sekä tilikausi yhteensä sivu, jossa on rahastonhoitajan allekirjoitus ja päivämäärä
8 Valmentajien korvaukset Valmentajille on mahdollista suorittaa korvauksia valmennuskorvauksen tai kulukorvauksen muodossa. Jos valmentaja harjoittaa valmennustoimintaa toiminimen kautta ja tämä toiminimi on merkitty suoritusta maksettaessa ennakkoperintärekisteriin, voi valmentaja laskuttaa valmennuskorvaukset sitä kautta. Muussa tapauksessa valmentajille suoritettavat korvaukset voidaan lähtökohtaisesti suorittaa kulukorvauksen muodossa edellyttäen, että korvauksen saaja esittää maksajalle selvityksen tehdystä matkasta päivärahan ja muun matkakustannuksen korvauksen maksamista varten eli matkalaskun. Päivärahat ovat saajalleen verovapaata tuloa enintään 20 päivältä kalenterivuodessa ja matkakustannukset ilman euromääräistä rajoitusta, kun matkat tehdään julkisella kulkuvälineellä tositetta vastaan tai omalla autolla 2.000 euroon asti kalenterivuodessa. Matkalaskulomakepohjia saa toimistolta. Jos valmentajalle päiväraha- tai matkakustannusten muodossa maksettu korvaus ylittää edellä mainitut rajat, suorituksen maksajan ei tarvitse kuitenkaan toimittaa ylimenevästä osasta ennakonpidätystä. Kulukorvauksesta ei tarvitse suorittaa työnantajan sosiaaliturvamaksua eikä muitakaan veronluonteisia maksuja kuten työeläkevakuutusmaksuja, tapaturmavakuutusmaksuja tai työttömyysvakuutusmaksuja. Kalenterivuoden aikana (huom. ei tilikauden aikana) valmentajille maksetuista kulukorvauksista - ei siis toiminimen laskuista - tulee antaa yhteenvetotiedot vuosiilmoituslomakkeella (VEROH 7801, lomake liitteenä) seuran toimistoon kalenterivuoden päättymistä seuraavan tammikuun 15. päivään mennessä eli kalenterivuonna 2014 maksetut korvaukset tulee ilmoittaa 15.1.2015. mennessä. Maksajaksi merkitään FC Honka ry/joukkueen nimi ja maksajan Y-tunnukseksi 010 1279-1. Matkakustannusten korvaukset ilmoitetaan kohdissa 50 56 omalla suorituslajillaan, joka on H5. Verovapaiden enimmäismäärien yli menevää osaa ei tarvitse eritellä veronalaisiin kustannusten korvauksiin. Siinä poikkeuksellisessa tapauksessa, jossa korvauksen maksajalle on maksettu rahapalkkaa, tieto ilmoitetaan kohdassa 14. Seura ilmoittaa nämä tiedot edelleen verohallinnolle tammikuun loppuun mennessä. Pelaajien maksurästit Maksurästeihin kannattaa reagoida nopeasti. Harjoitus- ja pelikielto ovat tavat, joilla yritetään nopeuttaa rästien maksamista. Vaikeissa tapauksissa kannattaa kertoa, että seurasta ei anneta pelaajasiirtolupaa toiseen seuraan, mikäli maksuja on rästissä. Varmistamme yleensä ennen hyväksymistä, että pelaaja on hoitanut maksunsa. Meidän pitää hyväksyä pelaajasiirrot viikon kuluessa siirron käynnistämisestä, jos ei ole estettä hyväksymiselle. Jos epäilet, että joukkueesta on maksurästillinen pelaaja lähdössä, kannattaa ilmoittaa sähköpostilla toimistolla, että siirtolupaa ei saa antaa ennen kuin maksujen tila tarkistettu.
RAHASTONHOITAJAN VUOSIKELLO 9
10 Liite 1 Jalmari Ohje laskuttamiseen Tilinumeron lisäämisestä on ohjeet Jalmarin etusivulla. 1. Jäsentietojen ylläpidosta ruksataan kenelle kaikille halutaan lähettää lasku. Kannattaa valita ne kaikki, joille lähettää samanlaisen laskun. 2. Valitaan oikealta yläkulmasta vapaamuotoinen lasku. 3. Lasku tulee näkyville ja siitä voi tarkistaa, kenelle on sitä lähettämässä klikkaamalla "näytä valitut jäsenet". Hyvä valinta sähköpostilla lähettämiseen on "Huoltajan osoitteeseen jos on, muuten jäsenen osoitteeseen." 4. Tilinumero valitaan kohdassa 2. Vaihda joukkueen tilinumero tähän. 5. Kohdassa 3 kannattaa kirjoittaa sekä sähköpostiviestin otsikko että Lisätietoa maksusta, vaikka kopiomalla saman tekstin. Osa näkymistä näyttää vain toisen tiedon. Viitenumeroa kannattaa käyttää. Kuukausittainen joukkuemaksu saattaa olla kätevä laittaa kiinteällä viitenumerolla, mutta muihin menoihin kannattaa valita "Luo uusi viitenumero jokaiselle...". Viitteen aluksi voi laittaa kirjanpidossa käytettävän tilin tunnuksen. 6. Kohdassa 4 kirjoitetaan laskutettavat tiedot. 7. Ennen lähettämistä voi vielä katsoa, miltä lasku näyttää klikkaamalla "Laskun esikatselu". Vasta "Lähetä sähköpostitse" lähettää laskun kaikille valituille vastaanottajille ja muodostaa siitä laskun. ("Tulostettavat laskut" tulostaa laskun ja muodostaa siitä laskun.) 8. Jäsentietojen ylläpidosta "Listaa maksulomakkeet" kautta näkee tehdyt laskut. Ruksit voi muuttaa laskun tultua: maksettu, osittain maksettu tai hyvitetty. Oikeassa laidassa on laskujen kohdalla punainen huutomerkki, josta laskun voi lähettää uudestaan. Voit kokeilla ensimmäisen laskun itsellesi. Muutat sen sitten kohdan 8 mukaisesti hyvitetyksi, jos jotain menee pieleen. TOISTUVALASKUTUS 1. Perustietojen ylläpidosta Luo uusi laskutusryhmä. 2. Joukkuelistalta valitaan ruksaamalla, ketkä kuuluvat laskutusryhmään. Oikeasta yläkulmasta valitaan Lisää valitut laskutusryhmään, ja valitaan oikea ryhmä. 3. Jäsentietojen ylläpidosta valitaan Toistuvat laskut. 4. Uusi toistuva lasku painikkeella pääset laskujen muodostamiseen.
5. Valitse laskutusryhmä ja tilinumero, kirjoita laskun nimi, valitse eräpäivämäärä ja laskutusajankohta, kirjoita sähköpostin otsikko, valitse erä/kk, viitenumeron alkuun voi laittaa tilikartan tilinumeron. lisätietoja maksusta näkyy sähköpostilla ja laskulla. Laskun riveihin mitä laskutetaan, a-hinta ja määrä. Laskua voi esikatsoa ennen kuin painaa Tallenna toistuva lasku. 11