JÄRVENPÄÄN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 6/2013 Kirkkoneuvosto

JÄRVENPÄÄN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 6/2013 Kirkkoneuvosto AIKA: Torstai 11.4.2013 klo 13.00 13.16 PAIKKA: Kirkonkulman sali, 2. krs., Kirkkotie 6 Liite Asia 115 KOKOUKSEN AVAUS 156 116 LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS 156 117 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN JA ÄÄNTENLASKIJOIDEN VALINTA 156 118 TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN 156 119 VIESTINNÄN RESURSOINTI 157 120 liite TIEDOKSI 162 121 OIKAISUVAATIMUSOHJEET 163 122 KOKOUKSEN PÄÄTÖS 163

KIRKKONEUVOSTO 6/2013 AIKA: Torstai 11.4.2013 klo 13.00 13.16 PAIKKA: Kirkonkulman Sali, 2. krs, Kirkkotie 6 Jäsenet Muut osallistujat Heli Alaja Henry Berg Arne Graeffe Vesa Koivisto, puheenjohtaja Esko Lappalainen (POISSA) Pekka Luuk (POISSA) Brita Peltokoski (POISSA) Terttu Sihvola-Rauttu Liisa Tuovinen, varapuheenjohtaja Jukka Virkki Jarkko Åström Jouko Porkka, kirkkovalt. pj. (POISSA) Matti Auranen, kirkkovalt. vpj Kari J. Hietala, talousjohtaja, esittelijä Mikko Lundqvist, vt. hallintosihteeri Allekirjoitukset Vesa Koivisto Mikko Lundqvist puheenjohtaja sihteeri Pöytäkirjan Järvenpäässä / 2013 Järvenpäässä / 2013 tarkastus Terttu Sihvola-Rauttu Liisa Tuovinen Pöytäkirjan nähtävänä Pöytäkirja pidetään julkisesti nähtävänä 16.4. 3.5.2013 pitäminen viraston aukioloaikoina (ma ke klo 8 15.45, to klo 8 18 ja pe klo 8 13) kirkkoherranvirastossa, Kirkkotie 1 3. Todistaa Mikko Lundqvist vt. hallintosihteeri

Kirkkoneuvosto 6/2013 11.4.2013 156 Kirkkoneuvosto 11.4.2013 115 118 115 KOKOUKSEN AVAUS Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 13.00. 116 LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Kokouksen kutsuu koolle puheenjohtaja kirkkoneuvoston päättämällä tavalla. Seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. (KL 7:4). Esityslista on annettu postin kuljetettavaksi pe 5.4.2013. Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Kn 116 Päätös: Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 117 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN JA ÄÄNTENLASKIJOIDEN VALINTA Pöytäkirjan tarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi valitaan vuorojärjestelmän mukaisesti Pekka Luuk ja Terttu Sihvola-Rauttu. Kn 117 Päätös: Pöytäkirjan tarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi valittiin Terttu Sihvola-Rauttu ja poissa olleen Pekka Luukin tilalle Liisa Tuovinen. 118 TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN Esityslista hyväksytään kokouksen työjärjestykseksi. Kn 118 Päätös: Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi seuraavin lisäyksin: Tiedoksi Rakennuslupa seurakuntatalon katon muutostyöhön Tiedoksi Leiriniemen uusi esite

Kirkkoneuvosto 6/2013 11.4.2013 157 Kirkkoneuvosto 5.6.2012 178 Kirkkoneuvosto 5.2.2013 51 Kirkkoneuvosto 26.3.2013 110 Kirkkoneuvosto 11.4.2013 119 119 VIESTINNÄN RESURSOINTI Helena Lindqvistin hoitama päätoimisen osa-aikaisen (52 %) tiedottajan toimi tulee avoimeksi 1.9.2012 Helenan tultua valituksi tiedottajan virkaan kirkkoneuvoston päätöksellä 15.5.2012 156. Päätoimisen osa-aikaisen (52 %) tiedottajan toimea hoitaa nuorisotyönohjaaja Jari V. Niemi kokoaikaisena 19.9.2011 31.8.2012 Kirkkoneuvoston päätöksillä 9.8.2011 159 ja 4.10.2011 225. Jari V. Niemen kokoaikaistaminen on kustannettu 50 % jäädytetyllä johtavan nuorisotyönohjaajan viralla. Tiedotuksen resurssitarpeiden pidempiaikaisen tarkastelun ja sähköisen viestinnän kehitystarpeiden vuoksi olisi perusteltua, että Jari V. Niemi voisi jatkaa tehtävässä 100 % vielä 1.9.2012 31.8.2013. Tiedotuksen laatiman selvityksen mukaan kahden täysiaikaisen tiedottajan resurssit mahdollistaisivat seuraavat asiat: - Yhteinen suunnittelu ja kehittäminen, synergiaetu, saadaan monipuolisemmin näkökulmia sekä printti- että sähköiseen puoleen - Pystytään reagoimaan eri tilanteisiin /haasteisiin/tarpeisiin joustavasti - Läsnäolo sosiaalisessa mediassa mahdollistuu - Voidaan ottaa uusia viestintävälineitä käyttöön tarpeen mukaan (ajankohtaiset videot ja audioklipit nettisivuilla) - Eri kohderyhmien tavoittaminen - Sisäinen tiedonkulku paranee - Työn tuloksia ja vaikutusta voidaan arvioida ja kehittää viestintää arvioinnin pohjalta Kokemukset 19.9.2012 voimassa olleesta tilanteesta, jossa tilapäisesti on ollut kaksi täysiaikaista tiedottajaa, ovat olleet hyvät ja edellä listatut asiat ovat toteutuneet. Nuorisotyönohjaaja Jari V. Niemi on lupautunut hoitamaan toisen tiedottajan (nettipainotteinen) määräaikaisuutta kokoaikaisena edellä mainitun ajan. Kokoaikaistaminen voidaan kustantaa johtavan nuorisotyönohjaajan virasta säästyneistä palkkakuluista. Johtavan nuorisotyönohjaajan virka on päätetty jäädyttää toistaiseksi Kirkkoneuvoston päätöksellä 24.1.2012 28. Tiedottajan toimen kokoaikaistaminen tilapäisesti tukee myös omalta osaltaan nuorisotyötä. Nuorisotyön esimiestehtäviä hoitavan James Coxin mukaan ehdotettu suunnitelma käy nuorisotyölle ja Jari V. Niemelle on saatavissa sijainen avoinna ollutta nuorisotyönohjaajan virkaa hakeneista. Jari V. Niemelle myönnetään virkavapaus nuorisotyönohjaajan virasta 1.9.2012-31.8.2013. Niemi hoitaa em. määräajan tiedottajan tointa kokoaikaisesti.

Kirkkoneuvosto 6/2013 11.4.2013 158 Kn 178 Päätös: Esitys hyväksyttiin yksimielisesti. ------ Kirkkoneuvosto pyysi 17.1.2012 7 kokouksessaan selvitystä siitä, mitä seurakunnan kannalta merkitsee, jos seurakunnassa on tiedottajia a) yksi, b) puolitoista ja c) kaksi. Selvitys valmistui kirkkoneuvoston kokoukseen 15.5.2012 250 154 ja on liitteenä nro 51. Selvityksessä on arvioitu eri vaihtoehtojen vaikutuksista tiedotuksen työn laajuuteen ja sisältöön. Tiedotuksen resurssitarpeiden pidempiaikaisen tarkastelun ja sähköisen viestinnän kehitystarpeiden vuoksi kirkkoneuvosto on kokouksessaan 5.6.2012 178 päättänyt, että Jari V. Niemelle myönnetään virkavapaus nuorisotyönohjaajan virasta 1.9.2012-31.8.2013. Niemi hoitaa em. määräajan tiedottajan tointa kokoaikaisesti. Jari V. Niemi on ilmoittanut palaavansa hoitamaan vakituista nuorisotyönohjaajan virkaansa 1.9.2013 alkaen. Näin ollen päätoimisen osa-aikaisen (52 %) tiedottajan toimi tulee avoimeksi 1.9.2013. Talousarvion 2013 perusteluissa sivulla 15? (sivu täytyy tarkistaa onko tuo) linjataan, että vapautuvien virkojen ja toimien osalta tarkastellaan niiden tarpeellisuutta ja tehtäväkuvien ja johtosääntöjen muutostarpeita. Kaikkiin avautuviin tehtäviin haetaan täyttölupaa kirkkoneuvostolta. Kirkkovaltuusto on puolestaan kokouksessaan 16.10.2012 50 päättänyt, että suunnitelmakauden, vuosien 2013 2015, henkilöstökulusäästöjen tavoitteena on -10 % vuoden 2012 budjettiin verrattuna ja ensisijaisesti säästöjä haetaan kausityövoimasta. Kn 51 Päätös: ----- Kirkkoneuvosto keskustelee viestinnän resursseista ja päättää jatkotoimenpiteistä päätoimisen osa-aikaisen (52 %) tiedottajan toimen suhteen. Asiasta käytiin keskustelu, jonka lopputuloksena neuvoston yksimielinen kanta oli, että vähintään nykyiset tiedotuksen resurssit pidetään sekä selvitetään mahdollisuudet tiedottajan osa-aikaisen toimen yhdistämisestä johonkin toiseen osa-aikaiseen toimeen. Järvenpään seurakunnan viestinnässä on vuodesta 2007 työskennellyt kaksi tiedottajaa, joista toinen on kokoaikainen ja toinen osa-aikainen. Kokoaikainen virka tuli eläkkeelle lähdön vuoksi avoimeksi 1.11.2011, ja osa-aikainen tiedottaja Helena Lindqvist siirrettiin avoimeksi tulleeseen tiedottajan virkaan 19.9.2012 alkaen (kn 15.5.2012 156). Päätoimisen osa-aikaisen (52 %) tiedottajan tointa on hoitanut nuorisotyönohjaaja Jari V. Niemi kokoaikaisena 19.9.2011 31.8.2012 (kn 9.8.2011 159 ja 4.10.2011 225).

Kirkkoneuvosto 6/2013 11.4.2013 159 Kokemukset voimassa olleesta tilanteesta 1.9.2011 31.8.2013, kun tilapäisesti on ollut kaksi täysiaikaista tiedottajaa, ovat olleet hyvät. Näin on pystytty hoitamaan täysipainoisesti viestinnän koko kenttää ja saavuttamaan seurakunnalle erinomaista näkyvyyttä. Järvenpään seurakunta sijoittuu 25 suurimman seurakunnan joukkoon (Kotimaa 2012, läsnä olevat 2011). Viestinnän painopiste on verkkoviestinnässä, mutta myös ns. printtipuolen tuottamiseen ja kehittämiseen on edelleen vahva tarve. Ajankohtainen haaste on tavoittaa viestinnällä myös ne kaupunkilaiset, joita ei vielä tavoiteta. Järvenpään seurakunnan viestinnän tehtävänä on mm. vahvistaa seurakuntayhteyttä ja seurakuntalaisten tietoisuuden lisäämistä siitä mitä jäsenyys tarkoittaa. Taloudesta ja hallinnosta tiedottaminen on tärkeää, sillä veronmaksajina seurakuntalaisilla on oikeus tietää, mitä heidän rahoillaan tehdään. Viestintä tukee eri työmuotoja, johtamista ja suunnittelua sekä luo edellytyksiä vuorovaikutukselle seurakunnan ja ympäröivän yhteiskunnan välillä. Seurakunnan toimintaympäristön ja siinä tapahtuvien muutosten tulee osaltaan ohjata viestintää. (Järvenpään seurakunnan viestintästrategia.) Seurakunta viestii tehtävästään ja toiminnastaan vuorovaikutteisesti sekä omille jäsenilleen että kaikille kaupunkilaisille. Käytössä on monipuolisesti eri välineitä, jotta viesti vaikuttaa mahdollisimman moneen ja luo myönteistä kuvaa kirkosta, seurakunnasta ja sen sanomasta. (Järvenpään seurakunnan toimintalinjaus 2010 2015.) Kirkkoneuvosto on kokouksessaan 5.2.2013 ( 51) käynyt keskustelun, jonka lopputuloksena neuvoston yksimielinen kanta oli, että vähintään nykyiset tiedotuksen resurssit pidetään. Tiedottajien laatiman selvityksen mukaan puolentoista tiedottajan resurssit mahdollistavat seuraavat asiat verrattuna tilanteeseen, jossa työskentelee vain yksi tiedottaja: Työnjako on mahdollinen ja sijaistaminen helpottuu. Nettiin voidaan panostaa laajemmin. Nettisivuja voidaan kehittää jossain määrin ja voidaan tuottaa mietitympiä nettisisältöjä satunnaisesti eli enemmän kuin pelkkää tapahtumatietoa. Viesti-palvelu pystytään päivittämään viikottain. Myös on resursseja tehdä sisällöltään monipuolinen Toimintaa ja tapahtumia -kausiesite. Näillä resursseilla pienimuotoista on sen sijaan viestinnän tavoittavuuteen ja tehokkuuteen tähtäävän suunnittelun kehittäminen. Eri haasteisiin ja tilanteisiin ei pysytä reagoimaan joustavasti ja nopeasti. Läsnäolo sosiaalisessa mediassa jää nykyistä vähemmälle. Uusien viestintävälineiden käyttöönotto (video, audioklipit mm.) ei onnistu. Viestinnän vaikutuksen arvioiminen ja työn kehittäminen sen pohjalta on vähäistä. Kokonaisuuden hallitsee vain kokoaikainen, sillä osa-aikainen on raamityöntekijä ja paikalla vain 19 t/vko. Työ viestinnässä sisältää kirkkovuoden rytmissä tapahtumien viestinnän suunnittelua, kehittämistä ja toteuttamista yhdessä työmuotojen kanssa. Järvenpään seurakunnan viestinnän keskeiset tehtävät ovat viestinnän johtosäännön (28.2.2012) mukaan: Seurakunnan viestinnän suunnittelu yhdessä kirkkoherran/seurakunnan johdon kanssa ja siihen liittyvä vastuu talousarvion ja toimintakertomuksen laadinnasta

Kirkkoneuvosto 6/2013 11.4.2013 160 Kriisiviestinnän tehtävät Verkkosivujen sisällöntuotanto, kehittäminen ja päivittäminen sovitun työnjaon mukaan Viikoittaisen seurakuntapalstan ilmoitusten toimittaminen paikallislehtiin, julisteiden ja kausi- sekä muiden esitteiden tuottaminen Viestintämateriaalien suunnittelu eri kohderyhmille yhdessä työmuotojen kanssa Kirkon sanomasta ja toiminnasta kertovien erillispalstojen ja juttujen toimittaminen lehtiin Hallintoelinten päätöksistä tiedottaminen yhdessä hallintosihteerin kanssa Sisäinen viestintä Työmuotojen tukeminen viestinnän kysymyksissä Yhteydet mediaan, seurakuntaa koskevan uutisoinnin seuranta, leikekirjan ylläpito sekä median avustaminen seurakuntaa, kirkkoa ja kristillistä uskoa koskevien kysymysten käsittelyssä. Tiedottajien keskinäinen työnjako sovitaan erikseen. Osa-aikaisen tiedottajan tehtäviin on kuulunut muun muassa: Vastaa sisäisestä tiedotuksesta Vastaa seurakunnan verkkosivujen ja muun sähköisen viestinnän sisällöntuotannosta, sivujen kehittämisestä ja päivittämisestä työalojen kanssa sovitun työnjaon mukaan. Pitää yhteyttä ylläpitoon. Konsultoi/opastaa päivitystyökalun käytössä ja sisällöntuotannossa Toimii intranet-sivujen pääkäyttäjänä ja sovitun työnjaon mukaan hoitaa päivityksen ja sisällöntuotannon. Tiedottajan tehtävä edellyttää hyvää/laajaa viestinnän tuntemusta/ymmärtämystä, hyvää suullista ja kirjallista ilmaisu-, neuvottelu- ja esiintymistaitoa, julkaisu- ja kuvankäsittelyohjelmien sekä julkaisujärjestelmien hallintaa, verkkoviestinnän osaamista, hyviä yhteistyötaitoja ja valmiuksia tiimityöhön. Tehtävän hoitamiseen tarvitaan hyvää viestinnän alan tuntemus, tehtävään soveltuva opistotasoinen tutkinto, kirkollisen kentän hyvä tuntemus ja vankka alan työkokemus. Avoinna oleva toimi on tarkoitus täyttää 1.9.2013 alkaen. Toimeen valitun on esitettävä hyväksyttävä lääkärintodistus. Valinnassa noudatetaan 4 kuukauden koeaikaa. Rekrytointisuunnitelman mukaan hakuaika on 2. 25.4.2013, haastattelut tehdään viikolla 18 ja kirkkoneuvosto tekee päätöksen kokouksessaan 14.5.2013. Päätoimisen osaaikaisen (52 %) tiedottajan toimen hakuilmoitus on liitteenä nro 110. Viestinnän johtosääntö ja selvitys kirkkoneuvostolle viestinnän resursseista lähetettiin kirkkoneuvoston jäsenille kokousasiakirjojen yhteydessä. Kirkkoneuvosto päättää 1) julistaa päätoimisen osa-aikaisen (52 %) tiedottajan toimen haettavaksi (toimi täytetään 1.9.2013 alkaen) edellä esitetyn mukaisesti kirkkoverkon ja

Kirkkoneuvosto 6/2013 11.4.2013 161 työvoimatoimiston rekrytointipalvelussa sekä seurakunnan kotisivuilla ja ilmoitustaululla 2) asettaa haastatteluryhmän, johon nimetään kirkkoherra Vesa Koivisto, tiedottaja Helena Lindqvist ja kolme kirkkoneuvoston nimeämää edustajaa 3) valita neuvoston edustajat (3) haastatteluryhmään. Kn 110 Päätös: Asia palautettiin yksimielisesti valmisteluun. Kirkkoneuvosto pyytää diakoniajohtokunnalta kannanottoa yhteiskuntatyön sihteerin ja tiedottajan ositettuun toimenkuvaan riippumatta siitä, miten yhteiskuntatyön sihteerin viran käsittely muutoin etenee. ------ Diakoniajohtokunta on 2.4.2013 13 antanut kirkkoneuvostolle seuraavan lausunnon: Tiedottaja - yhteiskuntatyön sihteerikombinaatio sisältäisi useita hankalia ongelmia. Viran toinen puolikas olisi työajaton ja toinen työajallinen. Näiden kahden erilaisen toimenkuvan yhteen liittäminen on vaikeaa, ellei mahdotonta. Sellaisenaan tehtävää on hankalaa hoitaa. Työn tekeminen kahdessa vaativassa, keskenään hyvin erilaista osaamista edellyttävässä työssä, on käytännössä ylivoimaista. Viran vaativuustason ja sen myötä palkan määrittäminen on hyvin hankalaa. Kyseisellä työntekijällä olisi myös kaksi esimiestä mikä ei organisatorisesti ole perusteltua. Tällaisen tehtävän edellyttämää osaamista tuskin on kenelläkään kirkossa. Eikä sellaista yhdistelmää liene ainuttakaan koko Suomen kirkossa. Hakuaika on 12 26.4.2013, haastattelut tehdään viikolla 18 tai 19 ja kirkkoneuvosto tekee päätöksen kokouksessaan 14.5.2013. Kirkkoneuvosto päättää 1) julistaa päätoimisen osa-aikaisen (52 %) tiedottajan toimen haettavaksi (toimi täytetään 1.9.2013 alkaen) edellä esitetyn mukaisesti kirkkoverkon ja työvoimatoimiston rekrytointipalvelussa sekä seurakunnan kotisivuilla ja ilmoitustaululla 2) asettaa haastatteluryhmän, johon nimetään kirkkoherra Vesa Koivisto, tiedottaja Helena Lindqvist ja kolme kirkkoneuvoston nimeämää edustajaa 3) valita neuvoston edustajat (3) haastatteluryhmään. Kn 119 Päätös: Esitys (kohdat 1 3) hyväksyttiin yksimielisesti. Kirkkoneuvoston edustajiksi haastatteluryhmään valittiin Jouko Porkka, Terttu Sihvola-Rauttu ja Liisa Tuovinen. Pöytäkirja tarkastettiin tämän päätöksen osalta kokouksessa.

Kirkkoneuvosto 6/2013 11.4.2013 162 Kirkkoneuvosto 11.4.2013 120 120 TIEDOKSI 1. KIERTOKIRJEET Kirkkohallituksen yleiskirjeet 6 7/2013 6/2013 Seurakuntien valmiussuunnittelu vuosina 2013 2014 7/2013 Uudet virkamiesoikeudelliset säännökset voimaan 1.6.2013 Lisätietoja aiheesta löytyy osoitteesta: http://sakasti.evl.fi/sakasti.nsf kohdasta Yleiskirjeet 2013. 2. SAAPUNEET PÖYTÄKIRJAT JA MUISTIOT Diakoniajohtokunta 2.4.2013 Kokouksen avaus Laillisuus ja päätösvaltaisuus Pöytäkirjan tarkastajien valinta Työjärjestyksen hyväksyminen Lausunto avoimeksi tulevan yhteiskuntatyön sihteerin viran täyttämisestä Tiedoksi Muut mahdolliset asiat Oikaisuvaatimus-/valitusosoitus Kokouksen päätös 3. MINNA LAIRIN MATKARAPORTTI Lähetyssihteeri Minna Lairin laatima matkaraportti ja -ohjelma Kambodzhaan ja Thaimaahan 15. 27.2.2013 suuntautuneesta virkamatkasta lähetettiin kirkkoneuvoston jäsenille kokousasiakirjojen yhteydessä, liite nro 120/3. 4. RAKENNUSLUPA SEURAKUNTATALON KATON MUUTOSTYÖHÖN Seurakuntatalon tasakaton muuttamiseksi loivaksi pulpettikatoksi ja sadevesijärjestelmän uusimiseen on myönnetty rakennuslupa 4.4.2013. 5. LEIRINIEMEN UUSI ESITE Esite jaettiin kirkkoneuvoston jäsenille kokouksessa. Merkitään tiedoksi ja todetaan, ettei kirkkoneuvosto siirrä otto-oikeuden piirissä olevia listalle merkittyjä johtokunnan päätöksiä käsiteltäväkseen. Kn 120 Päätös: Esitys hyväksyttiin yksimielisesti.

Kirkkoneuvosto 6/2013 11.4.2013 163 Kirkkoneuvosto 11.4.2013 121 122 121 OIKAISUVAATIMUSOHJEET Kn 121 Liitettiin pöytäkirjaan oikaisuvaatimusohjeet (KL 24 ja 25 luvut). 122 KOKOUKSEN PÄÄTÖS Kn 122 Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 13.16.