Valtionavustuksen asianmukainen käyttö Opetustoimen henkilöstökoulutuksen Kick off 12.5.2014, Opetushallitus
Valtionavustuslaki (688/2001) Valtionavustuslaki on yleislaki, jossa säädetään niistä perusteista ja menettelyistä, joita noudatetaan valtionavustuksia haettaessa, myönnettäessä ja niiden käytössä sekä valtionavustustoiminnan seurannassa, valvonnassa ja arvioinnissa. Lakia sovelletaan nyt haettavissa opetustoimen henkilöstökoulutuksen avustuksissa.
Opetushallituksen vastuut valtionapuviranomaisena Päätöksenteko Prosessivastuu Valvontavastuu Vaikuttavuuden arviointi
Valtionavustusta saaneen toimijan vastuu Valtionavustuksen kohdentaminen päätöksen mukaiseen toimintaan Kirjanpidon seurannan järjestäminen (Audit trail) Päätöstietojen toimittaminen taloushallintoon, jotta he pystyvät kohdentamaan saadun avustuksen oikealle seurantakohteelle! Käyttämättä jääneen avustuksen palauttaminen Raportointi- ja selvitysvastuu
Opetushallituksen yleisohje valtionavustuksen hakijoille ja käyttäjille Valtionavustuksen hakijoille ja käyttäjille laadittu lyhyt ohje löytyy OPH:n internet-sivuilta kohdasta Rahoitus/valtionavustukset http://www.oph.fi/rahoitus/valtionavustukset
Hankesuunnitelma vs. kustannukset Hankeen sisällöllisen kuvauksen ja kustannusarvion tulee vastata toisiaan. Ne ovat toisiaan tukevia osioita. Hankesuunnitelman olennaiset muutokset tulee hyväksyttää OPH:ssa
Kustannusarvio / rahoitus hakemuksella Yhteishankkeen koordinoinnista aiheutuneet kustannukset. Koulutusten suunnittelusta aiheutuneet kustannukset. Varsinaisen koulutuksen kustannukset. Esim. koulutushankkeessa tehtävä arviointi ja palautekyselyt. Esim. loppuraporttien ja muiden kirjallisten julkaisujen tekeminen. Koulutuksen tiedotukseen, viestintään ja markkinointiin liittyvät henkilöstökustannukset. Muut tehtävät voivat olla esim. taloushallinnon palkkakustannuksia, mahdollisesta yhteishankkeesta aiheutuneita yhteistyökumppaneiden hallinnon palkkakustannuksia.
Kustannusarvio / rahoitus hakemuksella Mahdolliset palvelujen ostot eritellään kohdassa Lisätietoja Muut menot -kohtaan voidaan esittää esimerkiksi puhelinkuluja, atk-kuluja tms. yleiskustannuksia, jotka voidaan esittää välittöminä kustannuksina, ja jotka eivät kuulu muihin menoryhmiin. Yksilöidään kohdassa Mitkä? Ei laite hankintoja!
Kustannusten hyväksyttävyys Erityisavustusta saa käyttää avustuksen saajalle avustuskohteesta aiheutuviin ja siihen kohdistuviin menoihin. Nämä tulee pystyä osoittamaan kirjanpidosta. Kustannusten tulee olla tarpeellisia ja määrältään kohtuullisia. Kohtuullisuutta arvioidaan esim. pyytämällä tarjous hankittaessa tuotteita tai palveluja. Hintatiedustelu jos hankinta jää alle hankintalain raja-arvojen.
Kustannusten hyväksyttävyys Kohtuulliset palkkakustannukset ovat työ- ja virkaehtosopimuksen mukaisia palkkoja. Yleiskustannuksia voidaan hyväksyä siltä osin, kun ne voidaan esittää hankkeelle välittöminä kustannuksina. Esim. toimitilojen vuokrat, taloushallinnon palkkakustannukset, puhelinkustannukset ALV on hyväksyttävä kustannus silloin, kun se jää avustuksen saajalle lopulliseksi kustannukseksi. Tällöin sisällytetään kustannusarvioon, ja mainitaan hakemuksella kohdassa Lisätietoja.
Kustannusarvio / rahoitus hakemuksella
YHTEISHANKKEET
YHTEISHANKE Opetushallitus Hankehakemus, päätös Seuranta, raportointi Päähakija (koordinaattori) Yhteistyösopimukset, seuranta, raportointi, jne. Yhteistyö kumppani Yhteistyö kumppani Yhteistyö kumppani HANKE
Valtionavustusten käyttö ja seuranta Yhteishanke Valtionavustus myönnetään hakijalle Koordinaattorin tehtävänä on tehdä yhteistyökumppaneiden kanssa sopimukset ja toimittaa niistä kopiot Opetushallitukseen 1 kk kuluessa rahoituspäätöksestä. Yksi yhdessä tehty väli- ja loppuraportti. Valtionavustuksen saaja vastaa hankkeesta myös yhteistyökumppaneiden osalta.
Valtionavustusten käyttö ja seuranta Yhteishanke Valtionavustuksen saajan on valtionavustuslain (688/2001) 7 :n 2 momentin mukaisesti: tehtävä sopimus valtionavustuksen käytöstä, käytön valvonnasta ja niiden ehdoista hanketta tai toimintaa toteuttavan kanssa.
KIRJANPITO, HANKINNAT, MUUTOSHAKEMUS
Avustuksen maksaminen Jos myönnetty avustus on 60 000 euroa tai alle maksetaan se yhdessä erässä noin kahden kuukauden kuluttua rahoituspäätöksen hyväksymisestä. Jos myönnetty avustus yli 60 000 maksetaan avustus kahdessa erässä. Ensimmäisen erän suuruus on 60 % avustuksesta. Toinen erä maksetaan kun väliraportti on hyväksytty.
Hankkeen kirjanpidon järjestäminen Ilmoitus taloushallintoon saadusta rahoituksesta. Pyydetään heitä avaamaan hankkeelle oma kustannuspaikka kirjanpitoon. Tiliöidään hankkeesta aiheutuneet hyväksyttävät kustannukset ko. kustannuspaikalle. HUOM! Myös palkkakustannukset! Ilmoittakaa kirjanpitoon, että hankkeen menot käsitellään suoriteperusteisesti (ei maksuperusteisesti).
Hankkeen kirjanpidon järjestäminen Ilmoittakaan mitä kustannuksia voidaan kohdentaa hankkeelle ja mitä ei. Hankkeen kustannusten toteutumista pystytään seuraamaan kirjanpidon raportilta koko ajan, koska sillä on oma kustannuspaikka kirjanpidossa. Raporttia tarvitaan myös hankkeen loppuraportoinnissa. Toimittakaa taloushallintoon kopio saadusta päätöksestä sekä Opetushallituksen yleisohje valtionavustuksen hakijoille ja käyttäjille.
Palvelujen ostot Lakia julkisista hankinnoista (348/2007) sovelletaan myös yksityisten yhteisöjen hankintoihin silloin, kun hankinnan tekemistä varten on saatu avustusta yli puolet hankinnan arvosta. Lain alle jäävissä hankinnoissa on myös syytä tehdä hintatiedusteluja (menon oltava kohtuullinen). Huomioikaa myös mahdollinen oman organisaationne hankintasääntö!
Käyttötarkoituksen ja ehtojen muuttaminen Opetushallitus voi avustuksen saajan hakemuksesta erityisestä syystä muuttaa avustuksen käyttötarkoitusta ja ehtoja. Tätä koskeva hakemus on tehtävä siten, että päätös käyttötarkoituksen muutoksesta voidaan tehdä ennen avustuksen käyttöä. Hankkeen tarkastuksessa käytetään aina kirjallista päätöstä! Suulliset sopimukset eivät ole voimassa.
PALAUTUS, TAKAISINPERINTÄ, TARKASTUS
Valtionavustuksen palauttaminen Valtionavustuslain (688/2001) 20 :n nojalla avustuksen saajan tulee viipymättä palauttaa virheellisesti, liikaa tai ilmeisen perusteettomasti saamansa avustus tai sen osa tai, jos avustusta tai sen osaa ei voida käyttää avustuspäätöksessä edellytetyllä tavalla. Lisäksi avustuksen saaja on velvollinen viipymättä palauttamaan avustuksen tai osan siitä, jos avustusta ei ole käytetty sen ajan kuluessa, jolloin se on avustuspäätöksen mukaan käytettävä, mikäli Opetushallitus ei ole hakemuksesta myöntänyt avustuksen käytölle lisäaikaa.
Valtionavustuksen palauttaminen Valtionavustuslain 24 :n nojalla avustuksen saajan on maksettava palautettavalle määrälle avustuksen maksupäivästä korkolain (633/1982) 3 :n 2 momentin mukaista vuotuista korkoa lisättynä kolmella prosenttiyksiköllä. Jos palautettava määrä on enintään 10 euroa, se saadaan jättää palauttamatta.
Valtionavustuksen takaisinperintä Opetushallituksella on velvollisuus periä jo maksettu valtionavustus takaisin, jos valtionavustuksen saaja ei ole palauttanut käyttämättä jäänyttä osuutta tai on käyttänyt sen oleellisesti muuhun tarkoitukseen kuin se on myönnetty tai antanut Opetushallitukselle väärää tai harhaanjohtavaa tietoa, jolla olisi ollut vaikutusta määrärahan saantiin tai muutoin oleellisesti rikkonut säännöksiä tai ehtoja
Tarkastusoikeus Opetushallituksella on oikeus suorittaa avustuksen maksamisessa ja käytön valvonnassa tarpeellisia saajan talouteen ja toimintaan kohdistuvia tarkastuksia. Opetushallitus voi valtuuttaa toisen viranomaisen tai ulkopuolisen hyväksytyn tilintarkastajan tekemään tarkoitettuja tarkastuksia. Ulkopuolinen asiantuntija voi avustaa tarkastuksessa
Kiitos! Opetushallitus Marita Tupala PL 380 (Hakaniemenranta 6) 00531 Helsinki marita.tupala@oph.fi puh. 029 533 1246