KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/2009 1 tarkastusta varten 04.11.2009 AIKA 04.11.2009 klo 16:30-19:00 PAIKKA Kokoushuone Brahe KÄSITELLYT ASIAT Otsikko Sivu 47 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 4 48 Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen 5 49 Esityslistan hyväksyminen 6 50 Kaupunginjohtaja Jari Tolosen katsaus 7 51 Kouluverkkoselvityken esittely 8 52 Sisäisen valvonnan yleisohje 9 53 Vuoden arviointikertomukseen -seminaariin osallistuminen 54 Kajaanin kaupunkikonsernin tilintarkastuspalvelujen kilpailuttaminen 10 11
KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/2009 2 OSALLISTUJAT Nimi Tehtävä Lisätie dot Päätöksentekijät Enroth Paavo jäsen Mikkonen Ritva jäsen Ahlqvist Pertti jäsen Tolonen Markku jäsen Törrö Leena jäsen Muut osallistujat Tolonen Jari kaupunginjohtaja poistui 50 käsittelyn jälkeen klo 17:05 Saari Mikko vs. sivistysjohtaja poistui 51 käsittelyn jälkeen klo 18:00 Hellen -Toivanen Paula tilintakastaja poistui 53 käsittelyn jälkeen klo 18:20 Kääriäinen Antti tilintarkastaja poistui 53 käsittelyn jälkeen klo 18:20 Huttunen Seija sihteeri ALLEKIRJOITUKSET Paavo Enroth Puheenjohtaja Seija Huttunen Pöytäkirjanpitäjä KÄSITELLYT ASIAT :t 47-54 PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS 2.12.2009 Paavo Enroth Ritva Mikkonen Pertti Ahlqvist Markku Tolonen Leena Törrö PÖYTÄKIRJA YLEISESTI NÄHTÄVILLÄ 3.12.2009 Kaupungintalo, Neuvokki Seija Huttunen, pöytäkirjanpitäjä
KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/2009 3
KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/2009 4 47 04.11.2009 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus TARK12 47 Sihteerin ehdotus: Tarkastuslautakunta toteaa kokouksen laillisesti kokoonkutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Tarkastuslautakunta: Hyväksyi.
KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/2009 5 48 04.11.2009 Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen TARK12 48 Käydään läpi 7.10.2009 pidetyn kokouksen pöytäkirja. Sihteerin ehdotus: Hyväksytään 7.10.2009 pidetyn kokouksen pöytä kirja, jon ka jälkeen kaikki tarkastuslautakunnan jäsenet allekirjoitta vat pöytä kirjan. Tarkastuslautakunta: Hyväksyi.
KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/2009 6 49 04.11.2009 Esityslistan hyväksyminen TARK12 49 Sihteerin ehdotus: Hyväksytään esityslistan mukainen asiain käsittelyjärjestys. Tarkastuslautakunta: Hyväksyi.
KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/2009 7 50 04.11.2009 Kaupunginjohtaja Jari Tolosen katsaus TARK12 50 (Valm.Seija Huttunen) Kaupunginjohtaja Jari Tolonen on pyydetty kokoukseen kertomaan kaupungin kaupungin toiminnasta ja valottamaan ensi vuoden näkymiä. Lisätietoja antaa sisäinen tarkastaja Seija Huttunen puh. 6155 2846 tai 044-7100 846. Sähköpostiosoite muodossa etunimi.sukunimi@kajaani.fi. Puheenjohtajan ehdotus: Tarkastuslautakunta merkitsee kaupunginjohtaja Jari Tolosen antaman selonteon tiedoksi. Tarkastuslautakunta: Hyväksyi.
KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/2009 8 51 04.11.2009 Kouluverkkoselvityken esittely TARK12 51 (Valm. Seija Huttunen) Vs. sivistysjohtaja Mikko Saari on keväällä 2009 laatinut luonnoksen perusopetuksen ja varhaiskasvatuksen kehittämisohjelmaksi vuosiksi 2010-2020 kouluverkko-osuuden. Vs. sivistysjohtaja Mikko Saari on pyydetty kokoukseen kertomaan laatimastaan kehittämisohjelmasta. Lisätietoja antaa sisäinen tarkastaja Seija Huttunen puh. 6155 2846 tai 044-7100 846. Sähköposti muodossa etunimi. sukunimi@kajaani.fi. Puheenjohtajan ehdotus: Tarkastuslautakunta merkitsee vs. sivistysjohtaja Mikko Saaren antaman selvityksen tiedoksi. Tarkastuslautakunta: Hyväksyi.
KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/2009 9 52 04.11.2009 Sisäisen valvonnan yleisohje TARK12 52 (Valm. Seija Huttunen) Vuosien kuluessa on tapahtunut toimintakäytänteissä, -organisaatioissa ja -ympäristössä muutoksia, joiden johdosta on tarpeellista uudistaa sisäisen valvonnan ohjetta. Muutoksista mainittakoon mm. selonteko sisäisestä ja konsernivalvonnasta, liikelaitostamiset, maakuntahallinto ja kuntaliitos. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta ovat kaupunginhallituksen, ti livelvollisten toimielinten ja viranhaltijoiden keskeinen vastuualue. Valvontatoimet kattavat koko kaupunkikonsernin, sen kaikki tasot ja toiminnot. Valvontatoimenpideiden valinta riippuu mm. tavoitteista, toimintojen riskeistä, tuotteiden ja palvelujen luonteesta. Sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa voidaan kuvata prosessiksi, jolla kaupunginhallitus ja kaupunginjohtaja sekä muut vastuuhenkilöt johtavat toimintaa ja pyrkivät hallitsemaan tavoitteiden saavuttamista, uhkaavia riskejä, varmistavat päätöksenteon perusteiden oikeellisuutta ja muutosten onnistunutta toteuttamista. Sisäisen valvonnan yleisohjetta valmisteltaessa on kuultu toimialojen ja liikelaitosten tilivelvollisia. Kajaanin kaupungin sisäisen valvonnan yleisohje, erillinen liite. Lisätietoja asiasta antaa sisäinen tarkastaja Seija Huttunen, puh. 6155 2846 tai 044-7100 846. Sähköposti muodossa etunimi.sukunimi@kajaani.fi. Puheenjohtajan ehdotus: Teen päätösehdotukseni kokouksessa. Tarkastuslautakunta: Keskustelussa esille nousseiden lisäysten johdosta puheenjohtaja esitti, että asia palautetaan edelleen valmisteltavaksi. Tarkastuslautakunta hyväksyi yksimielisesti puheenjohtajan te ke män esi tyksen.
KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/2009 10 53 04.11.2009 Vuoden arviointikertomukseen -seminaariin osallistuminen TARK12 53 (Valm. Seija Huttunen) PricewaterhouseCoopers Oy (PwC) ja PwC Julkistarkastus Oy järjestävät Miten laadit "Vuoden Arviointikertomuksen" -seminaarin 10.-11.11.2009Marina Congress Centerissä Helsingissä. Seminaarin aiheina ovat mm. tarkastuslautakunnan rooli ja työskentely, mitä arviointi on ja mitä se ei ole, tarkastuslautakunnan työn kehittäminen ja kuntien tilintarkastuksen tulevaisuusnäkymät. Seminaarin osallistumismaksu on 490 euroa (+alv 22%) ja se laskutetaan seminaarin jälkeen. Maksu sisältää osallistumisen tilaisuuteen, tarjoilut ja sähköisen materiaalin. Seminaarin osanottajat varaavat majoituksensa itse suoraan hotellista ja huonehinnat ovat: 121 /yhden hengen huone/yö ja 156 /kahden hengen huone/yö. Seminaarin ohjelma erillisenä liitteenä Lisätietoja asiasta antaa sisäinen tarkastaja Seija Huttunen, puh. 6155 2846 tai 044-7100 846. Sähköposti muodossa etunimi.sukunimi@kajaani.fi. Puheenjohtajan ehdotus: Teen päätösehdotukseni kokouksessa. Tarkastuslautakunta: Päätti, että Vuoden arviointikertomus- seminaariin osallistuvat puheenjohtaja Paava Enroth ensimmäisenä päivänä (10.11.2009) ja jäsenet Pertti Ahlqvist, Markku Tolonen ja Lee na Tör rö osal listuvat seminaariin molempina päivinä (10.- 11.11.2009). Merkitään pöytäkirjaan, että tilintarkastajat Paula Hellen-Toivanen ja Antti Kääriäinen poistuivat tämän asian käsittelyn jälkeen.
KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/2009 11 54 04.11.2009 Kajaanin kaupunkikonsernin tilintarkastuspalvelujen kilpailuttaminen TARK12 54 (Valm. Seija Huttunen) Kajaanin kaupunginvaltuusto on 31.3.2009 27 valinnut Kajaanin kaupungin tilintarkastusyhteisöksi vuosille 2009-2012 KPMG Kunta Oy:n. Oy Audiator Ab on 20.4.2009 markkinaoikeudelle toimittamallaan hakemuksella hakenut muutosta kaupunginvaltuuston tekemään hankintapäätöksen. Markkinaoikeus on 8.10.2009 tekemällään päätöksellä kumonnut Kajaanin kaupunginvaltuuston päätöksen 31.3.2009 37 Kajaanin kaupungin tilintarkastajan valinnasta ja kieltänyt hankintayksikköä tekemästä sanotun päätöksen perusteella hankintasopimusta tai panemasta päätöstä muutoinkaan täytäntöön. Markkinaoikeus on katsonut, että hankintamenettely on perustunut sisällöltään epäselvään ja virheelliseen tarjouspyyntöön, joka ei ole ollut omiaan tuottamaan yhteismitallisia ja vertailukelpoisia tarjouksia. Markkinaoikeus on katsonut, ettei hankintamenettelyn virheelli syyttä ole mahdollista korjata muulla tavalla kuin järjestämällä han kinnasta kokonaan uusi tarjous kilpailu. ottaen huomioon, mitä pää töksessä on todettu. Markkinaoikeuden päätös erillisenä liitteenä. Edellä sanotun perusteella Kajaanin kaupungin tulee valmistella uusi kilpailutuskierros tilintarkastuspalveluja koskevasta hankinnasta vuosille 2010-2012 joko yksin tai yhdessä muiden kuntien kanssa. Lisätietoja asiasta antaa sisäinen tarkastaja Seija Huttunen puh. 6155 2846 tai 044 7100 846. Sähköpostiosoite muodossa etunimi.sukunimi@kajaani.fi- Puheenjohtajan ehdotus: Teen päätösehdotukseni kokouksessa. Tarkastuslautakunta: Keskustelussa esille nousseiden ehdotusten pe rus teella puheenjohtaja esitti, että uutta tarjouskilpailua valmistellaan seuraa vin perustein:kajaanin kaupunki kilpailuttaa tilintarkastus palvelut omana yksikkönään, valintakriteereinä käytetään se kä hin taa et tä laatutekijöitä ja tarjouspyyntö valmisteltaan mahdollisimman yksi se lit teisen selkeäksi. Koska markkinaoikeuden päätös ei ole vie lä lain voimainen, niin lopullinen tarjouspyyntö valmistellaan edellä olevien valmisteluohjeiden mukaisesti päätettävksi seuraavaan kokoukseen. Lautakunta hyväksyi yksimielisesti puheenjohtajan tekemän esityksen.
KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/2009 12
KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/2009 13 OIKAISUVAATIMUS 4.11.2009 Kunnallisasiat Oikaisuvaatimusoikeus Oikaisuvaatimuksen saa tehdä se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen) sekä kunnan jäsen. Tarkastuslautakunnan päätökseen, pykälä 53 tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Oikaisuvaatimusta ei saa tehdä päätöksestä, joka koskee valmistelua tai täytäntöönpanoa (KuntaL 91, pykälät 47-52 ja 54. Oikaisuvaatimusviranomainen Oikaisuvaatimus tehdään Kajaanin tarkastuslautakunnalle osoitteella PL 133, Pohjolankatu 13, 87101 Kajaani tai sähköpostiosoitteella kajaani@kajaani.fi. Oikaisuvaatimusaika ja sen alkaminen Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon kun pöytäkirja on asetettu yleisesti nähtäväksi. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä, saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana. Pöytäkirja on nähtävänä 3.12.2009. Oikaisuvaatimuksen sisältö ja toimittaminen Oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimus perusteineen ja se on tekijän allekirjoitettava. Oikaisuvaatimus on toimitettava oikaisuvaatimusviranomaiselle ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä.