HALLITUSTEN, HALLITUSTEN JÄSENTEN, TOIMIKUNTIEN JA TOIMISTON TEHTÄVÄT SEKÄ VASTUUALUEET VUOSI 2017 Hyväksytty GG Oy ja GG Ry hallitusten kokouksissa 18.1.2017
2 JOHDANTO Jäljessä on kuvattu yksityiskohtaisesti hallituksen jäsenten ja toimikuntien sekä palkatun henkilöstön tärkeimmät tehtävät. Tehtävissä käytettyjen verbien määrittely on liitteessä 1. SISÄLTÖ OSA A GUMBÖLE GOLF OY s. 3 1. Hallituksen kokoonpano 2. Hallituksen tehtävät ja toiminta 2.1. Lakisääteiset yleistehtävät 2.2. Yhtiöjärjestyksessä määrätyt erityiset tehtävät 2.3. Hallituksen päätöstä edellyttävät muut asiat 2.4. Raportointi hallitukselle 2.5. Hallituksen toiminta ja kokoukset 2.6. Ongelmatilanteisiin puuttuminen 2.7. Hallituksen puheenjohtajan erityistehtävät 2.8. GG Oy:n hallituksen jäsenet 2.9. Kenttätoimikunta OSA B. GUMBÖLE GOLF RY s. 7 1. Hallitus 1.1. Hallituksen kokoonpano 1.2. GG Ry:n hallituksen puheenjohtaja 1.3. GG Ry:n varapuheenjohtaja 1.4. Kapteeni 1.5. Naisten kapteeni 2. GG Ry:n toimikunnat ja niiden vastuualueet 2.1. Toimikuntien yleiset tehtävät 2.2. Kilpailutoimikunta 2.3. Klubitoimikunta 2.4. Juniori- ja miditoiminta 2.5. Senioritoimikunta 2.6. Sääntötoimikunta ja kurinpitojaosto OSA C. PALKATTU HENKILÖSTÖ s. 10 1. Toimitus-/toiminnanjohtaja 2. Vastaava kenttämestari 3. Head caddiemaster LIITE 1: Termistö s. 14
3 A. GUMBÖLE GOLF OY 1. Hallituksen kokoonpano Hallitukseen kuuluu yhtiökokouksen valitsema puheenjohtaja ja vähintään 4 ja enintään 6 muuta varsinaista jäsentä. Hallituksen jäsenten toimikausi on valintaa seuraava tilikausi. 2. Hallituksen tehtävät ja toiminta 2.1. Lakisääteiset yleistehtävät Hallituksen tehtävänä on osakeyhtiölain mukaan huolehtia yhtiön hallinnosta ja sen toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Hallitus vastaa siitä, että yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Hallitus tai hallituksen jäsen ei saa noudattaa yhtiökokouksen tai hallituksen tekemää päätöstä, joka on osakeyhtiölain tai yhtiöjärjestyksen vastaisena pätemätön. Hallitus ohjaa ja valvoo toimitusjohtajan toimintaa ja hyväksyy toimitusjohtajan toimitusjohtajasopimuksen sekä sen palkka- ja muut ehdot. 2.2. Yhtiöjärjestyksessä määrätyt erityiset tehtävät Yhtiöjärjestyksen mukaan hallitukselle kuuluvat seuraavat erityiset tehtävät: a) Yhtiön hallitus myöntää pelioikeudet ja valvoo pelioikeuksien käyttöä yhtiön hallitsemalla golfkentällä b) Yhtiön hallitus määrää hoito- ja rahoitusvastikkeiden sekä rahoitusvelkaosuuksien maksuajan ja maksutavan 2.3. Hallituksen päätöstä edellyttävät muut asiat Hallitus laatii vuosittain yhtiökokoukselle esityksen seuraavan tilikauden talousarvioksi, joka käsittää toiminta- ja investointibudjetin. Hallituksen on seurattava talousarvion toteutumista ja kutsuttava kokoon ylimääräinen yhtiökokous, mikäli on syytä pelätä, että syntyy merkittävän paljon talousarviosta poikkeavaa alijäämää. Erityisesti seuraavat asiat on alistettava hallitukselle päätettäviksi: 1. Toimitusjohtajan toimitusjohtajasopimus ja sen muutokset, vuosilomien ajankohdat sekä toimitusjohtajan luottamustoimet 2. Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastaminen ja allekirjoittaminen 3. Osakesiirtojen merkinnät osake- ja osakasrekistereihin sekä suostumuksen antamiset uusille osakkaille 4. Yhtiökokouksen tai hallituksen hyväksymiin investointeihin liittyvät yli 5.000 suuruiset yksittäiset hankinnat sekä muut yli 3.000 suuruiset yksittäiset hankinnat, paitsi, jos päätöksen alistamisesta hallitukselle aiheutuisi yhtiölle olennaista haittaa 5. Pankkilainojen ehdot ja muutokset niihin 6. Henkilökunnan rekrytoinnit pysyviin työsuhteisiin 7. Organisaation muutokset 8. Alueen muiden yhtiöiden ja kiinteistönomistajien kanssa tehtävät merkittävät sopimukset
9. Rakennusluvat ja kaava-asiat sekä kannanotot yhtiön hallitsemaa aluetta ja sen lähialueita koskeviin kaava- yms. suunnitelmiin ja ehdotuksiin 10. Vakuutusten päivitykset ja vakuutusten riittävyys 11. Riita-asiat, joista voidaan olettaa syntyvän oikeudenkäynti tai yli 5.000 suuruiset kulut 12. Työehtosopimuksen ylittävät palkankorotukset ja lisät sekä vapaaehtoiset eläkevakuutussopimukset 13. Strategian ja Vision luominen 2.4. Raportointi hallitukselle Toimitusjohtaja raportoi hallitukselle erityisesti seuraavista asioista: 1. Tilintarkastajien raportit 2. Likviditeetti joka kokouksessa 3. Erikseen sovittavin välein kuluvan tilikauden tuloslaskelma ja tase ja niiden vertailu budjettiin 4. Investointien seuranta, toteutuminen ja vertailu budjettiin 5. Työehtosopimuksen mukaiset palkankorotukset 6. Henkilökunnan rekrytoinnit, määräaikaiset (kesätyöntekijät) 7. Vuosittain työeläkeyhtiön lopullinen palkka- ja eläkemaksulaskelma 8. Vuosittain lopullinen veroilmoitus 9. Vuosittain kiinteistöverotus 10. Verotarkastukset ja verotarkastuskertomukset 11. Merkittävät riita-asiat 12. Palotarkastukset ja niihin liittyvät tarkastushavainnot 13. Terveysviranomaisten tarkastukset ja niihin liittyvät tarkastushavainnot 14. Pelioikeuksien käyttö ja jakauma 15. Pelikierrosten määrä kuukausittain 16. Mahdolliset ennakonpidätyksiä, sosiaaliturvamaksuja ja arvonlisäveroja koskevat oleelliset virheet, puutteet tai myöhästymiset 17. Golfkenttien hoitoon ja kuntoon liittyvät ongelmat 18. Sairauslomat tai muut yhtiön toimintaa vaikeuttavat henkilöstöasiat. 2.5 Hallituksen toiminta ja kokoukset Hallituksen tulee kaikessa toiminnassaan edistää yhtiön ja kaikkien osakkeenomistajien etua sekä toimia voimassa olevan hyväksytyn strategian toteuttamiseksi. Hallitus kokoontuu tarvittaessa puheenjohtajan kutsusta. Hallituksen tulee pääsääntöisesti kokoontua 8-10 kertaa vuodessa, ellei olosuhteista muuta johdu. Hallituksen tulee kokoontua viimeistään 3 viikkoa ennen sääntömääräistä kevät- ja syyskokousta. Kokouksen asialista sekä muu oleellinen kokousaineisto tulee toimittaa hallituksen jäsenille vähintään viikkoa ennen kokousta (tavoite), ellei asian kiireellisyys muuta edellytä. Hallituksen kokouksista laaditaan pöytäkirja, jonka kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri allekirjoittavat. Edellisen kokouksen pöytäkirja toimitetaan hallituksen jäsenille mahdollisimman pian kokouksen jälkeen. Kokous voidaan myös pitää puhelin- tai sähköpostikokouksena. 4
5 2.6. Ongelmatilanteisiin puuttuminen Hallituksen jäsenten on, havaitessaan yhtiön toimintaan liittyviä ongelmia, ensisijaisesti huomautettava asiasta toimitusjohtajalle. 2.7. Hallituksen puheenjohtajan erityistehtävät Hallituksen puheenjohtajalle kuuluvat erityisesti seuraavat tehtävät: 1. Hallituksen kokouksen kutsuminen koolla ja hallituksen työskentelyn johtaminen 2. Laatia yhteistyössä toimitusjohtajan kanssa esityslista hallituksen kokouksia varten 3. Vastata hallituksen kokousten pöytäkirjan laatimisesta ja allekirjoittamisesta 4. Yhteyden pitäminen hallituksen kokousten välissä sekä toimitusjohtajaan että hallituksen jäseniin sekä hallituksen jäsenten informointi vireillä olevista tai vireille tulevista asioista 5. Vastata siitä, että hallituksen työskentelyssä noudatetaan tämän työjärjestyksen määräyksiä 6. Vastata GG Oy:n kokonaisvaltaisesta hallinnosta ja kehittämisestä yhtiöjärjestyksen ja osakeyhtiölain edellyttämällä tavalla osakaskunnan hyväksymien periaatteiden ja yhtiökokousten mukaisesti 7. Vastata osakaskunnan edunvalvonnasta, oikeudenmukaisuudesta ja tasapuolisuudesta eri asioissa 8. Yhtiön suhdetoiminnan ja yhteydenpidon organisoiminen SGK:n ja muiden yhtiöön toimintaan liittyvien organisaatioiden kanssa yhdessä toimitusjohtajan kanssa 9. Toimia toimitusjohtajan henkilöesimiehenä ja hyväksyy hänen matka- ja kululaskunsa sekä huolehtii toimitusjohtajasopimuksessa sovittujen asioiden toteutumisesta 2.8 Varapuheenjohtaja Toimii puheenjohtajana varsinaisen hallituksen puheenjohtaja ollessa estyneenä. 2.9 GG Oy:n hallituksen jäsenet - vastaavat omalla panoksellaan GG Oy:n johtamisesta hallituksen jäseninä 2.10. Kenttätoimikunta Toimikunnan puheenjohtaja - vastaa klubin strategiseen suunnitelmaan liittyvän kentän kehittämissuunnitelman laatimisesta yhteistyössä toimitusjohtajan kanssa. Suunnitelman hyväksyy Oy:n hallitus - laatii kentän hoidon laatukriteerit ja valvoo niiden toteutusta yhteistyössä toimitusjohtajan kanssa. Laatukriteerit hyväksyy Oy:n hallitus - toimii GG Oy:n osakkaiden ja GG Ry:n jäsenistön edustajana kentänhoidon tasoon, kentänparannustoimenpiteisiin sekä noudatettavaan ympäristöjärjestelmään liittyvissä asioissa sekä kenttään ja peliolosuhteisiin liittyvissä asioissa, joista toimitusjohtaja vastaa yhdessä vastaavaksi nimetyn kenttämestarin kanssa, kuten o kentän avaaminen ja sulkeminen ja mm. mailakärryjen käyttörajoitukset o siirtosäännön toimeenpano o kentän rajat ja muut merkinnät sekä paikallissäännöt o kentän peliturvallisuus
6 o toimenpiteet, joilla huolehditaan pelinopeudesta o kentänhoidolliset toimenpiteet, joilla kenttä saatetaan kilpailukuntoon o väylien muotoilu ottaen huomioon eri pelaajaryhmien tarpeet o kentän mittojen oikeellisuus, väyläopas ja tuloskortti o kentän course rating ja slope määritysten ajantasaisuus ja se, että kentällä on tarkistetut ja ajantasaiset hcp-määritykset ja niitä vastaava tuloskortti o kentänhoidollisten asioiden tiedottaminen - pyytää jäseniltä aloitteita kentän kehittämiseksi
7 OSA B: GUMBÖLE GOLF RY 1. Hallitus 1.1. Hallituksen kokoonpano Hallituksen jäsenet valitsee yhdistyksen syyskokous. Hallitukseen kuuluu puheenjohtaja, seuran kapteeni sekä vähintään kolme (3) ja enintään viisi (5) muuta jäsentä, kukin kalenterivuodeksi kerrallaan. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä keskuudestaan tai ulkopuolelta sihteerin ja rahastonhoitajan ja näille varamiehen. 1.2. GG Ry:n hallituksen puheenjohtaja vastaa seuran kokonaisvaltaisesta hallinnosta ja kehittämisestä sääntöjen ja yhdistyslain edellyttämällä tavalla jäsenistön hyväksymien periaatteiden mukaisesti on vastuussa jäsenistön edunvalvonnasta, oikeudenmukaisuudesta ja tasapuolisuudesta eri asioissa vastaa hallituksen työn johtamista ja organisoinnista vastaa seuran suhdetoiminnan organisoimisesta eri sidosryhmiin vastaa Gumböle Golfin pitkäjänteisestä kehittämisestä vastaa yhteydenpidon organisoimisesta SGL:n ja sen alaisiin organisaatioihin kaikissa em. asioissa hän toimii yhdessä GG Ry:n toiminnanjohtajan kanssa 1.3. GG Ry:n varapuheenjohtaja vastaa GG Ry:n puheenjohtajan estyneenä ollessa puheenjohtajan tehtävistä 1.4. Kapteeni luo toiminnallaan ja esimerkillään seurahenkeä, yhteenkuuluvuutta ja viihtyvyyttä vaalii klubihenkeä auttamalla erityisesti uusien jäsenten kontakteissa niin pelitoiminnan kuin myös muun klubitoiminnan suhteen välittää toivomuksia ja näkemyksiä hallituksen ja toimitusjohtajan tietoon vastaa golfin sääntöjen ja hyvän käytöksen - golfetiketin noudattamisesta sekä kentällä että klubilla sekä puuttuu kaikkiin GG Ry:n jäsenten sääntö- ja etikettirikkeisiin myös muiden seurojen kentillä. Kapteeni voi rikkeen tapahduttua o neuvoa ja opastaa pelaajaa o antaa huomautuksen o poistaa rikkeen tekijän kentältä o antaa kurinpitojaoksen päätöksellä määräaikaisen peli-, oleskelu- tai kilpailukiellon o ehdottaa hallitukselle jäsenen erottamista GG Ry:n jäsenyydestä jakaa kiitoksia vastaa siitä, että kaikki pelaajat noudattavat turvallista, toiset pelaajat huomioon ottavaa ja kenttää säästävää pelitapaa vastaa pukeutumisohjeiden ja pelinopeuden valvonnasta sekä vastaa peli- ja sääntökoulutuksesta yhdessä toimitusjohtajan kanssa pitää yhteyttä SGL:n Uudenmaan alueen seurojen kapteeneihin ja osallistuu kapteenikokouksiin
8 1.5. Naisten kapteeni (jos valittu) - vastaa naisiin liittyvistä GG Ry:n kapteenin tehtävistä - johtaa naistoimikuntaa - pitää yhteyttä SGL:n Uudenmaan alueen seurojen naisten kapteeneihin ja osallistuu kapteenikokouksiin 2. GG Ry:n toimikunnat ja niiden vastuualueet 2.1. Toimikuntien yleiset tehtävät - vastaa oman toimialan vuotuisen toimintasuunnitelman ja talousarvioehdotuksen laatimista toimitusjohtajalle - vastaa hyväksytyn toimintasuunnitelman toimeenpanosta, seurannasta ja raportoinnista - vastaa oman toimikuntansa toimintakertomuksen laatimisesta toimitusjohtajalle - pitää pöytäkirjaa kokouksistaan ja lähettää yhden kappaleen tiedoksi toimitusjohtajalle - vastaa toimintansa riittävästä tiedottamisesta - pitää aktiivisesti yhteyttä SGL:n Uudenmaan alueen seurojen vastaaviin toimikuntiin ja raportoi hallitukselle kokousten päätöksistä - vastaa oman toimintansa kehittämisestä ja toimintaansa liittyvien menettelytapaohjeiden laatimisesta. 2.1. Kilpailutoimikunta Toimikunnan puheenjohtaja - osallistuu klubin strategiseen suunnitelmaan liittyvän kilpailutoiminnan kehittämissuunnitelman laatimiseen yhteistyössä juniori- ja senioritoimikuntien sekä valmentajien kanssa - valmistelee alkavan kauden kilpailukalenterin hallituksen hyväksyttäväksi yhdessä toimitusjohtajan kanssa - laatii seuran kilpailujen kilpailumääräykset yhteistyössä toimitusjohtajan kanssa - vastaa, että seuralla on riittävä määrä koulutettuja kilpailunjohtajia ja tuomareita - valitsee kilpailuorganisaation, kilpailunjohtajan ja tuomarit seuran kilpailuihin - vastaa seuran edustuspelaajien ja -joukkueiden valinnasta - vastaa edustuspelaajien valmennuksen puitteiden luomisesta - vastaa muusta sääntö- ja pelaajakoulutuksesta - vastaa avoimien kilpailujen kohdalla o palkintojen jakamisesta kilpailukohtaisesti o kilpailukohtaisista sääntötulkinnoista, jos kilpailulle ei ole erikseen määrätty tuomaria o kentän laittamisesta kilpailukuntoon yhdessä kenttätoimikunnan kanssa, mm. lippujen ja tiiden paikat, yms. 2.2. Klubitoimikunta Toimikunnan puheenjohtaja - vastaa klubitapahtumien järjestämisestä - vastaa klubitoimikunnan kilpailujen kohdalla o palkintojen jakamisesta kilpailukohtaisesti yhdessä toimiston kanssa
o kilpailukohtaisista sääntötulkinnoista, jos kilpailulle ei ole erikseen määrätty tuomaria o kentän laittamisesta kilpailukuntoon yhdessä toimitusjohtajan ja toimiston kanssa, mm. lippujen ja tiiden paikat, yms. - järjestää kevät- ja tarvittaessa syystalkoot yhdessä kenttätoimikunnan kanssa - osallistuu tarvittaessa klubirakennuksen sisätilojen kunnostamiseen 2.3. Juniori- ja miditoiminta Toimintojen vastuuhenkilö - johtaa ao. toimintaa - ohjaa junioreita / midejä oikeaan käyttäytymiseen kentällä ja klubilla - laatii juniori-/midi-toiminnan toimintasuunnitelman - vastaa juniori-/midi-kilpailujen järjestämisestä - vastaa junioreiden/midien valmennuksesta yhteistyössä vastuuvalmentajan kanssa - valitsee yhdessä kilpailutoimikunnan kanssa junioreiden/midien edustusjoukkueen 2.4. Senioritoiminta - vastaa senioreihin kohdistuvan toiminnan aktivoimisesta - vastaa seniorikilpailujen järjestämisestä - vastaa yhteydenpidosta Suomen Golfseniorit ry:hyn 2.5. Sääntötoimikunta ja kurinpitojaosto (toimitusjohtaja, kapteenit ja puheenjohtaja) - vastaa SGL:n tasoitusmääräysten noudattamisesta - määrittää GG Ry:n jäsenen tarkan tasoituksen ja ylläpitää tasoitusluetteloa yhdessä toimiston kanssa - päättää kapteenin esityksestä tarvittavista kurinpitotoimenpiteistä ja niiden toimeenpanosta 9
10 OSA C. PALKATTU HENKILÖSTÖ 1. Toimitus-/toiminnanjohtaja (tässä dokumentissa yleisesti myös toimitusjohtaja) Gumböle Golf Oy:n toimitusjohtaja toimii Gumböle Golf Ry:n toiminnanjohtajana. Hänen henkilöesimiehenä toimii Gumböle Golf Oy:n hallituksen puheenjohtaja. Toimitusjohtaja vastaa GG:n hallinnollisten asioiden käsittelystä. Hän on toimistohenkilöstön henkilöstöesimies. Hän ohjeistaa toimikuntien ja toimiston yhteisten asioiden käsittelyä sekä koordinoi henkilöstön, toimikuntien, valmentajien ja ravintolan päivittäistä toimintaa. Toimitusjohtajan estyneenä ollessa hänen sijaisenaan toimii ensisijaisesti head caddie master. Toimitusjohtaja johtaa: - toimiston operatiivista toimintaa - hallinnon strategisen suunnitelman ja ympäristöjärjestelmän laatimisen - toimiston toimintasuunnitelman ja tulostoimintasuunnitelman ja henkilöstön tulostavoitteiden ja tehtävien laatimisen - GG Oy:n ja Ry:n talousarvioiden toimeenpanon - kilpailujen toimeenpanoa - vakituisen ja tilapäisen henkilöstön palkkauksen - ympäristöohjelman toteutusta - käyttösuunnitelmiin liittyvien hankintojen valmistelut - hallitusten kokousten valmistelut - toimiston viikkopalaverit - syys- ja kevätkokousten valmistelut Toimitusjohtaja vastaa: - hallitusten tekemien päätösten toimeenpanosta - toimintakertomuksen laatimisesta - vuosikokousten valmistelusta - henkilöstön työsuhteen ehdoista ja niiden kehittämisestä - henkilökunnan sijaisuuksien järjestämisestä - henkilökunnan palkkojen maksuista yhdessä tilitoimiston (vast.) kanssa - eläke-, lakisääteisistä ja muista vakuutuksista yhdessä tilitoimiston (vast.) kanssa - toimistolle asetettujen tehtävien suorittamisesta ja tulostavoitteiden saavuttamisesta - toimiston hallinnollisten asioiden käsittelystä ja toimistopalvelusta - työjärjestyksen laadinnasta ja ylläpidosta sekä toimiston toimintamenetelmien kehittämisestä - toimintamenojen määrärahojen käytön suunnittelusta ja suunnitelman mukaisesta käytöstä - yritystapahtumien (vast.) sijoittamisesta ja järjestelyistä kilpailu- ja tapahtumakalenteriin - avoimien kilpailujen toimittamisesta liiton kilpailukalenteriin - palkintojen hankinnasta - kilpailujen toteuttamisesta yhteistyössä mahdollisen yhteistyökumppanin kanssa - hallitusten tärkeimpien päätösten tiedottamisesta - www.gumbolegolf.fi kotisivun ylläpidosta ja kehittämisestä - seuran ja yhtiön ATK järjestelmien ja ohjelmien kehittämisestä - klubin järjestyksen, viihtyvyyden ja hyvä etiketin säilymisestä - kiinteistön ja omaisuuden kunnossapidosta - henkilöstön ammattitaidon kehittämisestä ja kouluttamisesta - klubin palkintojen hoidosta
11 - vastaa klubin kiinteistöistä Oy:n hallitukselle - laatii klubin strategiseen suunnitelmaan liittyvän klubin rakennusten ja piha-alueen kehittämissuunnitelman - laatii Oy:n hallitukselle toimintasuunnitelman rakennusten ja piha-alueen sekä muiden tilojen muutoksista ja korjauksista - laatii ehdotukset kaluston uudistamisesta ja hankkimisesta - vastaa hyväksyttyjen suunnitelmien täytäntöönpanosta - vastaa yhteydestä kaupungin viranomaisiin rakennusten ulkokorjausten osalta - vastaa yhteyksistä kaupungin viranomaisiin kaavoitus kysymysten osalta - vastaa klubirakennuksen vedensaantiin, viemäröintiin ja lämmitykseen liittyvistä korjaushankkeista - vastaa paikoitusalueiden järjestelyistä Toimitusjohtaja hyväksyy - hankinnat hallitusten linjausten mukaisesti - GG:n ostolaskut - henkilöstön lomasuunnitelman ja vapaat Toimitusjohtaja osallistuu: - GG:n strategisen suunnitelman (pitkän tähtäimen kehittämisen) laatimiseen - GG Ry:n ja GG Oy:n hallitusten kokouksiin toimien GG Oy:n kokousten sihteerinä - toimintasuunnitelman, talousarvion, käyttösuunnitelman ja toimintakertomusten laatimiseen - SGL:n, SGL:n Uudenmaan alueen, SGK:n ja FGMA:n yhteistyöhön - yhteydenpitoon SGL:on ja muihin golfseuroihin - yhteistyön kehittämiseen valmentajien kanssa - ravintolan valvontaan ja yhteistyön kehittämiseen Toimitusjohtaja koordinoi - GG:n kilpailukalenterin toteuttamisen - GG:n lisäkenttien pelaamisen ehdot GG:n hallitusten ja lisäkenttien vastaavien johtajien kanssa Toimitusjohtaja pitää hallitusten puheenjohtajat tietoisena sellaisista asioista, jotka vaikuttavat GG:n toimintaan. Toimitusjohtaja voi antaa tilapäisen luvan poiketa pelaamista koskevista tasoitusmääräyksistä ja kellonajoista koskien yksittäistä lähtöä. 2. Vastaava kenttämestari (tai muu GG Oy:n hallituksen määrittelemä taho) Kentänhoidosta vastuussa oleva palveluyritys nimeää sopimuksen mukaan vastaavan kenttämestarin (tai useampia), jonka GG Oy:n hallitus vahvistaa. Kenttämestari on kentän hoitoon, kunnostamiseen ja kehittämiseen liittyvien asioiden asiantuntija. Hänen estyneenä ollessaan hänen sijaisenaan toimii palveluyrityksen nimeämä sijainen. Kenttämestari johtaa Gumbölen osalta - kentänhoidon päivittäisen organisoinnin, toteutuksen ja valvonnan - kentän kilpailukuntoon saattamisen
12 Kenttämestari vastaa GG Oy:lle palveluyrityksen kanssa laaditun sopimuksen nimissä - kentän hoidon laatukriteerien toteutumisesta - kenttätoimikunnan ja toimitusjohtajan kenttää koskevien päätösten toteutuksesta - kenttähenkilöstön tehtävien suunnittelusta ja seurannasta sekä työaikakirjanpidosta - ympäristöjärjestelmän toteutumisesta ja sen ylläpidosta - kentän kunnon sekä siisteyden ja kentän/kentänhoidon välineiden, laitteiden ja koneiden jatkuvasta seurannasta - asianmukaisesta kiinteistönhoidosta ja sen vaatimista toimenpiteistä - kenttämerkinnöistä, reikien vaihdosta, reikäkarttojen suunnittelusta ja tekemisestä yhdessä toimitusjohtajan kanssa - harjoitusalueiden hoidosta - säätilojen seurannasta - tarvittavista luvista koskien kentän- tai ympäristönhoidollisia toimenpiteitä Kenttämestari osallistuu - toimiston operatiivisiin kokouksiin kutsun saatuaan - pyydettäessä kenttätoimikunnan työskentelyyn asiantuntijana Kenttämestari vastaa, että kenttätoimikunnan puheenjohtaja ja toimitusjohtaja ovat tietoisia sellaisista asioista, jotka vaikuttavat GG:n toimintaan. 3. Head caddiemaster / palvelupäällikkö Head caddiemaster on jäsenasioiden hoitoon, pelaajien palveluun, kilpailujen tulospalveluun sekä päivittäisen rahaliikenteeseen liittyvien asioiden asiantuntija. Hän on caddiemastereiden tiimin vanhin. Head caddiemasterin estyneenä ollessa, hänen sijaisenaan toimii toimitusjohtaja. Head caddiemaster johtaa - caddiemastereiden toimintaa - caddiemastereiden opastuksen tehtäviinsä - yhdessä caddiemasterien kanssa yritystapahtumien valmistelut, kilpailut ja niiden tulospalvelut Head caddiemaster esittelee - suunnitellut ylityöt toimitusjohtajalle - toteutuneet työaikalistat toimitusjohtajalle - hankinnoista syntyneet tarkistetut laskut toimitusjohtajalle Head caddiemaster vastaa - yhteydenpidosta jäsenasioissa GG Ry:n sihteeriin - GG Ry:n jäsenrekisteristä ja tasoitusrekisteristä - asiakkaiden kassatoiminnoista ja pelaamisen laskutuksesta - caddiemastereiden työvuoroista ja vapaista ja lomista - maksupalveluasioista ja niihin liittyvästä kirjanpidosta, laskujen valmistelusta ja maksuunpanosta - laskutuksesta, rahaliikenteestä ja käteiskassasta - toimistopalvelusta - toimistotarvikkeiden hankinnasta
13 - yleisestä aulan ja klubin siisteydestä - ilmoitustaulujen ja kilpailukansioiden tiedotteista - materiaalin kopioinneista ja painatuksista - klubin siivouksesta siltä osin, kun se ei ole sovittu ulkopuolisen tahon vastuulle - mailakaappien vuokrauksesta ja laskutuksesta - liputuksesta Head caddiemaster osallistuu - nettisivujen ylläpitoon ja kehittämiseen Head caddiemaster on caddimasterin sijainen ja toimitusjohtajan 1. sijainen Head caddiemaster pitää toimitusjohtajan tietoisena sellaisista asioista, jotka vaikuttavat GG:n toimintaan.
14 GG:n työjärjestys LIITE 1 Työjärjestyksessä esiintyvien tehtävää kuvaavien käsitteiden määritelmiä Vastata tai olla vastuussa Pitää huolta tehtävän, toimenpiteen tai asiakokonaisuuden toteuttamisesta. Vastuussa olevalta edellytetään johtamista, ohjaamista, koordinointia sekä toimenpiteiden tekemistä. Johtaa Pitää toteuttajajoukon esimiehenä huolta siitä, että joukon tehtävät tulevat suoritetuiksi. Johtamisprosessiin kuuluvat aina suunnittelu ja ratkaisun tekeminen tai esittely ylemmälle taholle, ratkaisun edellyttämien toimenpiteiden toteuttamisesta huolehtiminen ja toimenpiteiden tuottamien tulosten seuranta sekä tarvittavien korjaus- tai kehitystoimenpiteiden toteuttaminen. Johtamiseen kuuluu osallistuminen prosessin kaikkiin vaiheisiin. Ohjata Osallistua Antaa menettelytapaohjeita tai muita normeja, perusteita, suuntaviivoja, tavoitteita ja puitemääräyksiä. On toiminnassa mukana aktiivisena jäsenenä Koordinoida Määrittää tärkeysjärjestys tai tehtäväjako. Ratkaista Tehdä päätös. Päätös sisältää asian hyväksynnän "Kyllä" tai hylkäämisen "Ei". Päätös voi myös sisältää esittelystä poikkeavan kannan "Kyllä, mutta...". Esitellä Hakea ratkaisu ylemmältä taholta. Ellei muuta ole määrätty ratkaisu haetaan suoranaiselta esimieheltä. Käsitellä Tehdä asian hoitamiseksi vaadittavat käytännön toimenpiteet.