T-76.115 SEPA-päiväkirja Juha Kaarlas 49473U Aihe: Sivu 1 of 13
Dokumentin Historia Revisio Historia Revision Numero Revision Päiväys Yhteenveto muutoksista Revision tekijä 1.0 25.10.2004 Ensimmäinen versio Juha Kaarlas 1.1 6.11.2004 Päiväkirjan päivitys Juha Kaarlas 1.2 9.1.2005 Dokumentin rakennetta muutettu Esa Mommo 1.3 27.1.2005 Päivitetty kuluneiden viikkojen aatoksia Juha Kaarlas 1.4 6.2.2005 Viikon 5 kokemuksia Juha Kaarlas 1.5 6.2.2005 Korjattu lauserakenteita vähemmän hämmentäviksi. Juha Kaarlas 1.6 7.2.2005 Viime hetken kokemuksia Juha Kaarlas 1.7 1.3.2005 Päivitetty viime viikkojen aatoksia Juha Kaarlas 1.8 13.3.2005 Yhteenveto Juha Kaarlas Hyväksyjät Tämä dokumentti vaatii seuraavien henkilöiden hyväksymiset Nimi Juha Kaarlas Tehtävä Projektipäällikkö Jakelu Tämä dokumentti jaetaan seuraaville henkilöille Nimi Projektiryhmä Kurssi Tehtävä Tiedoksi Arviointi Aihe: Sivu 2 of 13
Sisällysluettelo 1. Esittely...5 2. Käytännön soveltaminen...6 2.1 Seuranta ja kontrolli...6 2.1.1 Raportointi...6 2.1.2 Kontrolloivat toimenpiteet...6 2.2 Kommunikaatio...6 2.2.1 Sisäinen...6 2.2.2 Ulkoinen...6 3. Kokemuksia ja muutoksia...7 3.1 Projektin suunnittelu...7 3.2 Implementaatio 1...7 3.3 Implementaatio 2...7 3.4 Viimeistely ja toimitus...7 4. Päiväkirja...8 4.1 PP-iteraatio...8 4.1.1 Viikot 40-42...8 4.1.2 Viikko 43...8 4.1.3 Viikko 44...8 4.1.4 Viikko 45...9 4.2 I1-iteraatio...9 4.2.1 Viikko 46...9 4.2.2 Viikko 47...9 4.2.3 Viikko 48...9 4.2.4 Viikko 49...9 4.3 I2-iteraatio...10 4.3.1 Viikko 2...10 4.3.2 Viikko 3...10 4.3.3 Viikko 4...10 4.3.4 Viikko 5...10 4.4 FD-iteraatio...11 4.4.1 Viikko 6...11 4.4.2 Viikko 7...11 4.4.3 Viikko 8...11 4.4.4 Viikko 9...12 4.4.5 Viikko 10...12 Aihe: Sivu 3 of 13
5. Yhteenveto...13 Aihe: Sivu 4 of 13
1. Esittely SEPA-harjoitukseni aiheena on edistymisen seuranta ja kontrollointi höystettynä kommunikaatiokäytännöillä. Valitsin aiheen, koska olen kiinnostunut arviointi- ja seurantamenetelmistä erityisesti ketterissä projekteissa ja hajautuneissa tiimeissä. Kommunikaation otin mukaan, koska se on eräs avaintekijä myös seurannassa varsinkin kun projektiryhmä on hajautunut. Olen tutustunut aiheeseen projektien suunnittelu ja ohjaus sekä ohjelmistoprojektin hallinta kursseilla. Kirjallisuutena mainittakoon Artto, Karlos. Managing business by projects. Helsinki University of Technology, 2002. Hughes, Bob and Cotterell, Mike. Software project management 3rd edition. McGraw-Hill, 2002. Aihe: Sivu 5 of 13
2. Käytännön soveltaminen 2.1 Seuranta ja kontrolli 2.1.1 Raportointi Käyttämämme SEMS-ohjelmistokehitysmalliin kuuluvat ns. sykäykset, jotka määritetään projektille sopivaksi. Pienin aikaväli on vuorokausi ja se sopisi täysipäiväisesti samoissa tiloissa työskentelevälle tiimille. Viikon väli on jo hieman SEMS-ideologiaa vastaan ja koin, että siinä homma saattaisi karata helposti käsistä. Lopputuloksena raportointi tapahtuu kaksi kertaa viikossa: maanantaina ja perjantaina. Raportointipäivinä kukin ryhmän jäsen lähettää projektipäällikölle lyhyen sähköpostin päivittää tuntinsa ryhmän sykäysraporttiblogiin [. Sykäysraportti sisältää kaikessa lyhykäisyydessään seuraavat asiat: mitä tein ja kuinka kauan mitä tehtäviä on jäljellä ja niiden aika-arviot mahdolliset ongelmat Kirjallisen raportin lisäksi kukin päivittää tuntinsa Trapoliin. Projektipäällikö päivittää raporttien perusteella tehtävälistaa ja suorittaa ohjaavia toimenpiteitä kuten ongelmien ratkomista, tehtävien priorisointia ja uusien tehtävien antamista. 2.1.2 Kontrolloivat toimenpiteet Yleistä ohjenuoraa ohjaaviin toimenpiteisiin on vaikea kirjoittaa. Poikkeuksena on riskien toteutuminen, jolloin edetään riskienhallintasuunnitelman mukaisesti. 2.2 Kommunikaatio 2.2.1 Sisäinen Yleisenä kommunikaatiokanavana toimii ryhmän sähköpostilista. Sähköpostiviestin otsikko-kentän alussa on tagi [AgilElephant] postien helppoa tunnistamista varten. Posteissa esitetyt kysymykset tulee kuitata arkipäivisin 24 h kuluessa. Vaihtoehtoinen media on ryhmän oma IRC-kanava (#norsu @ irc.bannedwagon.net:8000). IRC-kanavalla kannattaa sopia kiireellisistä asioista varsinkin isommalla porukalla. Ryhmä on jakautunut töiden ja SEPA-aiheiden osalta pareihin (poislukien projektipäällikkö). Parit järjestävät kommunikaationsa parhaiten katsomallaan tavalla. Kokouksia koko ryhmälle järjestetään tarpeen mukaan. Ennaltanähtäviä kokouksia ovat iteraatioiden seuranta- ja suunnittelupalaverit. 2.2.2 Ulkoinen Yhteydenpito asiakkaaseen, mentoriin, kurssiin ja vertaisryhmään on oletusarvoisesti projektipäällikön tehtävä. Hänen vastuullaan on pitää tarvittavat sidosryhmät ajan tasalla toimittamalla materiaalia ja tiedottamalla tärkeistä asioista. Aihe: Sivu 6 of 13
3. Kokemuksia ja muutoksia 3.1 Projektin suunnittelu Raportoinnin ajankohdaksi idealistisesti valittu virka-aika ei oikein sopinut joten päätin, että riittää jos kukin raportoi saman vuorokauden aikana. Muuten käytäntö tuntuu hyvältä. 3.2 Implementaatio 1 Raportointikäytäntöä muutettu niin, että kaikki näkevät kaikkien raportit ja jutut kirjoitetaan Wikissä olevaan blogiin. Tuntui, että blogista jäivät helpommin puuttumana blogista kuin sähköpostista, mutta tämä voi johtua myös taisteluväsymyksestä. Muutaman raportin puuttuminen kostautui iteraation lopussa, koska resursseja ei käytetty tehokkaasti. Raporttien näkyvyys ja hallittavuus on ollut ehdottomasti parempi. Tehtävien suunnittelussa ja seurannassa käytetty myös Exceliä. 3.3 Implementaatio 2 Ei muutoksia. Sykäysraporttien seurantaan yritetty kiinnittää tarkempaa huomiota. 3.4 Viimeistely ja toimitus Siirryimme käyttämään omaa järjestelmää. Sykäysraportit kirjataan silti Wikiin ja tunnit duplikoidaan Trapoliin varmuuden vuoksi. Aihe: Sivu 7 of 13
4. Päiväkirja 4.1 PP-iteraatio 4.1.1 Viikot 40-42 Ehdottomasti hankalinta on ollut yrittää järjestää tapaamisia, koska ryhmän aikataulut ovat olleet erittäin tiukkoja. Kokosin kaikkien mahdolliset läsnäolot poikkeuksineen Excel-muotoiseen kalenteriin, jonka toimitin myös asiakkaalle. Tämä auttoi seuraavien tapaamisten suunnittelussa. Koitin huolehtia, että kaikki pysyvät aiheesta ajan tasalla. Sähköpostikommunikointi ei tunnu parhaalta mahdolliselta keinolta. Perustin IRC-kanavan vaihtoehdoksi, mutta se ei ole oikein ottanut tuulta alleen. Olisin toki voinut olla siellä itsekin aktiivisemmin. Kuin ihmeen kaupalla sain järjestettyä kaikille sopivan ajan mentor-tapaamiseen. Tunneista ja edistyksestä päätellen tuntuu, että projektimme on hyvässä alussa. Luottamus ryhmään on suuri. 4.1.2 Viikko 43 Vaatimusmäärittelydokumentti toimitettu asiakkaalle. Heidän kommenttejaan ja priorisointiaan odotellessa yritin keksiä muuta tekemistä, ettei olla aivan tyhjäkäynnillä. Ympäristön asentelua, dokumentointia, SEPA-dokkareiden kirjoittelua. Onneksi ryhmässä on oma-aloitteisia ihmisiä sillä unohdin, että vaatimusmäärittelydokumentti ei ole aivan valmis vaan tietyt kappaleet vaativat vielä sisältöä. Jotta vastaavaa ei tapahdu jatkossa minun täytyy ryhtyä pitämään tarkempaa tehtävälistaa. Trapoli ei oikein tunnu kätevältä aivan kaikkeen, ehkä teen rinnalle oman Excel-taulukon tms. Vielä tässä vaiheessa tehtävälistojen teko ja ylläpito tuntuu todella hankalalta. Myöskään dokumentaation arviointi ei ole ollut mitenkään eksaktia. Vaatimusten aukikirjoittamiseen kului huomattavasti vähemmän aikaa kuin oletin. Kaksi kertaa viikossa tapahtuva raportointi tuntuu toimivan ainakin minun mielestäni. Voi olla, että ensi iteraatiossa noista tehdään julkisia, toivoisin että se auttaa porukkaa pysymään ajan tasalla myös toistensa tekemisistä. Yhteiset tilannekatsaukset olisivat myös Scrum- ja SEMS-mallien mukaisia. Niitä olisi mukava kokeilla esim. IRCissä mahdollisuuksien mukaan. Kaikkein mieluiten tietysti kasvotusten. Tämä viikko meni omalta osaltani hieman huonosti, koska olin todella kiireinen muiden asioiden kanssa. En saanut omistettua projektille tarpeeksi aikaa. Onneksi erittäin kiireellisiä tehtäviä ei ollut ja jokaisella oli myös henkillökohtaisia valmisteluita työn alla. 4.1.3 Viikko 44 Tällä viikolla oli kaksi tapaamista jolloin kaikki pääsivät paikalle. Se oli mukavaa. Ensin ryhmän mentor ohjeisti meitä ja sen perusteella perustimme blogin kokouspöytäkirjoja varten. Palaverin jälkeen Heikiltä tuli hyvä ehdotus taskien ylläpitoon -> ylläpidän varsinaisen työlistan excel-tiedostossa kuten jo hieman suunnittelinkin ja Trapoliin kirjataan valmistuneet tehtävät. Pitäisi vähentää overheadia huomattavasti ja tarjota paremmat mahdollisuudet seurantaan. Asiakastapaaminen keskiviikkona sujui mutkattomasti ja saimme tarkennettua monia asioita sekä asiakkaan kommentit vaatimusmäärittelystä. Tehtävien jako oli suoraviivaista, koska iteraation loppu lähestyi ja dokumentit piti saada valmiiksi. Katselmointipäiväksi sovittiin seuraava maanantai. Aihe: Sivu 8 of 13
4.1.4 Viikko 45 Viikko kului palautuksien ja projektikatselmuksen valmistelussa. Palautukset menivät suunnitelmasta poiketen viime tinkaan. Tämä vaikutti myös projektikatselmukseen joka olisi voitu valmistella paremmikin. Päätettiin muuttaa raportointikäytäntöä niin, että seuraavassa iteraatiossa kaikki pistävät tuntinsa yhteiseen blogiin. Sovittiin suunnittelupalaverista asiakkaan kanssa. 4.2 I1-iteraatio 4.2.1 Viikko 46 Uusi iteraatio alkoi suunnittelupalaverilla ja yhteisten tavoitteiden laatimisella. Muuttuneesta raportointikäytännöstä ei vielä kokemuksia. Käyttötapausten kirjoittaminen tuntui sujuvan hyvin. 4.2.2 Viikko 47 Tärkeimpänä tavoitteena oli saada aikaan HTML-prototyyppi. Tehtävien jakaminen kuitenkin viivästyi, minkä takia myös niiden valmistuminen viivästyi. Yleisesti ottaen suurimpaan osaan tehtävistä on kulunut huomattavasti arvioitua vähemmän aikaa. Toistaiseksi aikataulussa on pysytty melko hyvin. Buildijärjestelmän parantamiseen on kulunut huomattavasti suunniteltua enemmän aikaa. Toivottavasti tulokset ovat siihen sijoitetun vaivan arvoisia. Itse raportointikäytännöstä: sähköpostien määrä on vähentynyt ja raportteja on ilmestynyt blogiin melko hyvin. Raporttien muotoa pitää vielä yhtenäistää. 4.2.3 Viikko 48 Tällä viikolla tehtävien jakaminen tuntuu hankalalta, koska minulla ei ole Hibernatesta ja tarvittavasta ohjelmointityöstä tarpeeksi hyvää käsitystä. Näyttää myös siltä, että tehtäviin tarvittava aika on pahasti yliarvioitu. Tunteja ei ole kertynyt suunnitellulla tavalla, onneksi tehtävät ovat sentään valmistuneet suunnilleen suunnitellusti. Loppuviikosta tuli kyllä pirunmoinen kiire ja tuntuu siltä, että demon valmistumisen pelastavat lähinnä sankariteot. Alkuvaiheessa tunteja käytettiin todellakin aivan liian vähän ja ihmisillä oli liian vähän tehtävää. Jatkossa tehtävien riippuvuudet pitää miettiä tarkemmin ja rinnakkaiseen suoritukseen panostaa enemmän. 4.2.4 Viikko 49 Ei erityisiä huomioita. Demo onnistui todella hyvin ja kaikki vaikuttivat tyytyväisiltä Aihe: Sivu 9 of 13
4.3 I2-iteraatio 4.3.1 Viikko 2 Iteraatio pamahti käyntiin pienellä tilannekatsauksella ja brainstormauksella. Joululoman aikana asiakkaan edustajat olivat miettineet, monta asiaa uusiksi ja näiden määrittelemiseen kului suhteellisen suuri osa ajasta. Joulukuussa ei saatu tehtyä hommia aivan tavoitteiden mukaisesti. Tentit ja juhlapyhät häiritsivät työntekoa huomattavasti. Tuntui myös siltä, että porukkaa oli vaikea motivoida ja sähköpostin ollessa ainoa yhteydenpito ei yhteydenpitokaan ollut helppoa, kuten useamman päivän vastausviiveet posteihin osoittivat. 4.3.2 Viikko 3 Viikon suurin haaste oli tuntisuunnitelman uudistaminen vastaamaan osin muuttuneita tavoitteita. Arkkitehti-Raulista oli tässäkin apua ja lopulta syntyi melko yksityiskohtainen ja hyvänoloinen suunnitelma. Toivottavasti arviot eivät ainakaan ylity. Suurin ongelma oli CruiseControlin mystinen hajoaminen, joka ei selvinnyt aivan heti. 4.3.3 Viikko 4 Suht normaali viikko. Jokaisella on nyt paljon tehtävää ja tunteja tuntuu kasautuvan suunnilleen kohtuullisesti. Poikkeuksiakin on: Heikin muutto häiritsee hänen työskentelyään. CruiseControlin vika ei tahdo selvitä. Lopulta sain järjestelmän taas toimimaan, tosin yksikkötesteissä on vielä jotain häikkää. Javadocit julkaistu webbiin. Trapolia päivitetty tehtävien osalta. 4.3.4 Viikko 5 Demottiin uusia toiminnallisuuksia ja niiden protoja asiakkaalle. Taas tuli paljon lisää ehdotuksia parannuksia ja uusia toiminnallisuuksia varten. Varsinaista koodausaikaa feature complete virstanpylvääseen ei ole enää paljon jäljellä, joten haasteena on neuvotella asiakkaan kanssa mitä toteutetaan ja mitä ei. Järjestelmän ominaisuuksien osalta, näyttäisi siltä että päästään iteraation tavoitteeseen. Tuotteella on nyt myös hieno logo. Tällä viikolla on tullut paljon lisää toiminnallisuutta ja ryhmän toiminta on ollut hyvinkin tehokkaan oloista. Testaus on päässyt vauhtiin ja bugejakin on löydetty kiitettävästi. Tunteja ei ole kertynyt aivan yhtä paljon kuin muille ryhmille. Tätä kirjoitettaessa koko projektin tuntimäärämme on noin 90% mediaanista ja olemme saaneet kiitettävästi toiminnallisuutta aikaan joten mielestäni mitään hävettävää ei ole. Seurannasta opin tällä kertaa sen verran, että olen seurannut enemmän tuntimäärien keskiarvoja ja varmaankin liian vähän henkilökohtaisia tunteja joten hajontaa on päässyt syntymään. Pitää katsoa miten suurimpia vajeita voidaan paikata. En ihan heti keksi syytä hajontaan, sillä koitin alusta alkaen kysellä ja varmistaa että kaikilla on riittävästi tekemistä. Ilmeisesti ainakin tiukempi piiskaus on tarpeen jatkossa. Juttelin vertaisryhmän projektipäällikön kanssa testauksesta. Päätettiin tavata demojen jälkeen. Viikon loppupuolella olen yrittänyt keskittää resursseja dokumentointiin ja testaukseen, koska projektikatselmus lähestyy ja päivitettävää on. Aihe: Sivu 10 of 13
4.4 FD-iteraatio 4.4.1 Viikko 6 Demosta saatiin taas paljon palautetta ja iteraatiosuunnittelussa yritimme karsia asiakkaan ehdottamia muutoksia jonkin verran, koska aikaa niiden toteuttamiseen on vain noin kaksi viikkoa. Päätimme myös ryhtyä käyttämään omaa järjestelmäämme. Tehtävien jako oli tässä vaiheessa koko projektin helpoin. Itse taskien kirjaaminen systeemiin oli todellinen ilo, koska oma järjestelmä tuntui yllättävän hyvältä käytössä. Vielä kun ne parannusehdotukset saadaan toteutettua niin AgilElephant alkaa näyttämään jo melko varteenotettavalta. 4.4.2 Viikko 7 Melko rutiininomainen viikko. Lisäsin systeemiin muutaman tehtävän lisää, samalla tiimi tarkensi alkuperäisiä arvioita. Systeemin käytössä ei uusia ongelmia. Hommat tuntuvat sujuvan rutiinilla. Olemme näköjään laatupalkinnon finalistilistan varasijalla. Ihmetyttää hiukan miten jokin ryhmä on vedellyt koko ajan täysiä pisteitä. 4.4.3 Viikko 8 Hommat tuntuvat etenevän tasaisesti, ainakin jos burndowniin on uskomista. Ennustamalla projektin päättymistä käyrää ekstrapoloimalla näyttäisi, että mennään aikarajan yli. Tarvittaisiin siis hieman kovempaa tahtia. Työn kirjaaminen on kuitenkin meidän ryhmässämme sen verran diskreettiä, että en ole tässä vaiheessa huolissani kunhan kaikki vaaditut ominaisuudet saadaan demoon. Deadlinen lähestyessä tämä viikko oli toistaiseksi iteraation aktiivisin. Aihe: Sivu 11 of 13
4.4.4 Viikko 9 Uusien parannuksien ansiosta AgilElephantin käyttö tuntuu entistäkin mukavammalta. Menossa on asiakkaan hyväksymistestaus ja viikon loppupuolella vertaistestaus. 4.4.5 Viikko 10 Tällä viikolla tehtävänä on jokunen bugikorjaus ja projektin päättäminen (lähinnä dokumentoimalla). Vertaistestauksesta tuli ihan hyvää palautetta. Tehtävien seuranta AgilElephantilla on edelleen mutkatonta vaikka välillä tuntisummia pitääkin katsoa Trapolista (lähinnä koko projektin osalta) Ei kriisejä, softasta tuli hyvä ja aurinko paistaa projektille. Burndown-käyräkin näyttää lupaavalta: Aihe: Sivu 12 of 13
5. Yhteenveto Yhteenvetona voin sanoa, että valitsin SEPA-aiheeni ehdottomasti oikein. Tehtävien säntillinen suunnittelu, antaminen ja seuranta ovat kaikki erittäin tärkeitä projektin onnistumisen kannalta. Alkuvaiheessa kokemattomuuteni näyttäytyi liian ylimalkaisena suunnitteluna. Samalla myös tehtävien jakamisessa oli turhaa viivettä joka vaikutti työn kasautumiseen. Edellisestä viisastuneena projektin edetessä otin käyttöön erilaisia apuvälineitä kuten Excelin. Sykäysraporttien seuraaminen Wikistä oli hyvä asia, mutta vaati huomattavasti enemmän tarkkuutta kuin olin olettanut. Samalla opin, että projektia ei hallita yksistään työkaluilla ja universaalia hallintaohjelmistoa ei varmasti ole olemassa, mutta toisaalta oikeanlainen projektinhallintaohjelmisto on elintärkeä Tiesin etukäteen olevani hieman teknokraattinen johtajatyyppi ja jatkossa osaan käyttää tätä puolta riittävästi hyödyksi antamatta sen hallita liikaa. Implementointitehtävien suunnittelua vaikeutti se, etten ollut juurikaan tekemisissä koodin kanssa. Tässä kohtaa Raulin asiantuntemus ja kokemus olivat suureksi avuksi ja häneltä tulikin erityisesti I1- ja I2- vaiheissa paljon inputtia siitä mitä implementointipuolella pitäisi tehdä tavoitteiden saavuttamiseksi. Mieluiten olisin tietysti ottanut koko ryhmän kasaan suunnittelemaan jokaista iteraatiota, mutta hajautuneisuudesta ja tiukista kalentereista johtuen tämä ei kerta kaikkiaan ollut mahdollista. Seuranta ja projektinhallinta helpottuivat tasaisesti loppua kohden ja FD-vaiheessa kaikki sujui jo lähes rutiinilla. Tästä voitaneen vetää johtopäätös, että huomattavaa oppimista on tapahtunut. Kaiken kaikkiaan projekti ja SEPA olivat arvokasta kokemusta ohjelmistoprojektin hallinnasta. Aihe: Sivu 13 of 13