Henkilötietolain (523/99) 10 :n mukainen rekisteriseloste ja 24 :n mukainen informointi tietojenkäsittelystä (tietosuojaseloste) Päivitetty 8.9.2016 Opiskeluhuollon kuraattorien asiakasrekisteri (Aura) NIMI REKISTERIEN PITÄJÄ REKISTERIEN VASTUUHENKILÖT Opiskeluhuollon kuraattorien asiakasrekisteri asiakastietojärjestelmä Aura Espoon kaupunki Opetus- ja varhaiskasvatuslautakunta PL 1 02070 ESPOON KAUPUNKI Tulosyksikkötasolla: opiskeluhuollon vastuualuepäällikkö Merja von Schantz Suomenkielisen opetuksen tulosyksikkö PL 31 02070 ESPOON KAUPUNKI Yksikkötasolla: Kukin kuraattori vastaa omien asiakkaidensa tietojen käsittelystä, rekisteröidyn informoinnista, tarkastusoikeuden toteuttamisesta, tiedon korjaamisesta ja tietojen luovuttamisesta. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT Vastuuhenkilöiden lisäksi rekisteriasioita hoitavat pääkäyttäjänä olevat kaksi kuraattoria sekä tekninen pääkäyttäjä. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS Opiskeluhuollon kuraattoripalvelut perustuvat oppilas- ja opiskelijahuoltolain (opiskeluhuoltolaki) 5 :ään. Rekisterin käyttötarkoitus liittyy kuraattoritoiminnan toteutukseen Espoossa sijaitsevissa esiopetusyksiköissä, peruskouluissa, lukioissa ja ammatillista peruskoulusta antavissa oppilaitoksissa (opiskeluhuoltolaki 9 ). Rekisterin tarkoitus on asiakasasiakirjojen laatiminen ja pitäminen asiakassuhteen hoitoa varten (henkilötietolaki 8 4 ja 5 kohdat) sekä tilastollinen käyttö Espoon kaupungin omaa seurantaa varten (henkilötietolaki 15 ). Rekisterin tietoja käytetään, kun oppilaan/opiskelijan, jonka kotikunta ei ole Espoo, kotikuntaa laskutetaan opiskeluhuollon kuraattori- ja psykologipalvelujen käytöstä (laki kunnan peruspalvelujen valtionosuudesta 41 a ). Kuraattorit ovat sosiaalihuollon ammattihenkilöistä annetun lain (817/2015) 2 :n mukaan sosiaalihuollon ammattihenkilöitä. Asiakastietojen kirjaamiseen sovelletaan sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista annetun lain (254/2015) säännöksiä. Asiakastietojen käsittelyyn sovelletaan lisäksi sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain (159/2007) ja sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (812/2000) säännöksiä.
REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ Rekisterissä on seuraavia tietoja: 2 työntekijän nimi asiakkaan henkilö- ja perhetiedot - nimet ja henkilötunnus, sukupuoli - yhteystiedot - äidinkieli, muu kieli, kansalaisuus - huoltajuus - huoltajien yhteystiedot koulunkäyntitiedot - koulun nimi, luokka-aste, oppivelvollisuus, luokkamuoto - tieto erityisen tuen päätöksestä sekä henkilökohtaisen opetuksen järjestämistä koskevasta suunnitelmasta (HOJKS) yhteistyötahot - aiemmat - nykyiset asiakaskertomus - yhteydenottaja - asiakkaaksi tulon syy - tapaamiset, neuvottelut, konsultaatiot, läsnä olleet - suunnitelmat, toimenpidesuositukset - yhteenvedot, lausunnot, lähetteet, tutkimustulokset - arviointi asiakirjaliikenne - asiakirjan luovutus: merkinnän tehneen työntekijän nimi, päivämäärä, asiakkaan suostumus, asiakirjan nimi, kohde, luovutuksen peruste (asiayhteys/asiakkaan pyyntö/lakiin perustuva) - saadut asiakirjat: saapumisajankohta, lähde
3 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET Rekisteriin kirjattavia tietoja saadaan asiakkaalta (oppilas, opiskelija) ja huoltajalta. Suomenkielisen opetuksen opiskelijarekisteristä (Primus - kouluhallintojärjestelmä) saadaan asiakkaan perustiedot. Opiskelijan yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseen ja toteuttamiseen osallistuvilla on salassapitovelvollisuuden estämättä oikeus saada toisiltaan ja luovuttaa toisilleen sekä opiskeluhuollosta vastaavalle viranomaiselle sellaiset tiedot, jotka ovat välttämättömiä yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseksi ja toteuttamiseksi. (opiskeluhuoltolaki 23.2 ) Jos opiskelija siirtyy toisen koulutuksen järjestäjän koulutukseen, aikaisemman koulutuksen järjestäjän on pyydettävä opiskelijan taikka, jollei hänellä ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, hänen huoltajansa tai muun laillisen edustajansa suostumus siihen, että uudelle koulutuksen järjestäjälle voidaan siirtää opiskeluhuollon asiakasrekisteristä sellaiset salassa pidettävät tiedot, jotka ovat tarpeellisia opiskeluhuollon jatkuvuuden kannalta. (opiskeluhuoltolaki 23.3 ) Oppilaan oppilashuoltotyöhön osallistuvilla on oikeus saada toisiltaan oppilaan opetuksen asianmukaisen järjestämisen edellyttämät välttämättömät tiedot. (perusopetuslaki 40 2 mom., lukiolaki 32 2 mom.) Rekisteröidyn, oppilaan huoltajan tai muun laillisen edustajan yksilöidyllä kirjallisella suostumuksella voidaan tietoja saada myös muilta tahoilta. Tietoja voidaan saada, jos tiedon antamisesta ja oikeudesta tiedon saamiseen on laissa erikseen nimenomaisesti säädetty. (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 26 ) Kuraattori kirjaa oppilashuoltotyössä käsiteltyjä tietoja kuraattorin asiakasrekisteriin siltä osin kuin se on tarpeen esim. sovittujen toimenpiteiden osalta.
SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE Rekisterin henkilötiedot ovat salassa pidettäviä. Opiskelijan yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseen ja toteuttamiseen osallistuvilla on salassapitovelvollisuuden estämättä oikeus saada toisiltaan ja luovuttaa toisilleen sekä opiskeluhuollosta vastaavalle viranomaiselle sellaiset tiedot, jotka ovat välttämättömiä yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseksi ja toteuttamiseksi. (opiskeluhuoltolaki 23.2 ) 4 Jos opiskelija siirtyy toisen koulutuksen järjestäjän koulutukseen, aikaisemman koulutuksen järjestäjän on pyydettävä opiskelijan taikka, jollei hänellä ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, hänen huoltajansa tai muun laillisen edustajansa suostumus siihen, että uudelle koulutuksen järjestäjälle voidaan siirtää opiskeluhuollon asiakasrekisteristä sellaiset salassa pidettävät tiedot, jotka ovat tarpeellisia opiskeluhuollon jatkuvuuden kannalta. (opiskeluhuoltolaki 23.3 ) Oppilaan oppilashuoltotyöhön osallistuvilla on oikeus luovuttaa toisilleen sekä oppilaan opettajalle, rehtorille ja perusopetuslain mukaisesta opetuksesta ja toiminnasta vastaavalle viranomaiselle oppilaan opetuksen asianmukaisen järjestämisen edellyttämät välttämättömät tiedot. (perusopetuslaki 40 2 mom.) Oppilashuollosta vastaavat henkilöt saavat antaa toisilleen sekä koulutuksesta vastaaville viranomaisille opiskelun asianmukaisen järjestämisen edellyttämät välttämättömät tiedot. (lukiolaki 32 2 mom.) Rekisteröidyn, oppilaan huoltajan tai muun laillisen edustajan yksilöidyllä kirjallisella suostumuksella voidaan tietoja antaa myös muille tahoille. Tietoja voidaan luovuttaa, jos tiedon antamisesta ja oikeudesta tiedon saamiseen on laissa erikseen nimenomaisesti säädetty. (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 26 ) Kuraattori kirjaa oppilashuoltotyössä käsiteltyjä tietoja kuraattorin asiakasrekisteriin siltä osin kuin se on tarpeen esim. sovittujen toimenpiteiden osalta. Tietojen luovutuksesta tehdään aina merkintä, josta ilmenee luovuttajan nimi, päivämäärä, kenelle tieto on luovutettu, peruste tietojen luovuttamiseen. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietojen salassapidosta on säännökset opiskeluhuoltolain 22 :ssä, perusopetuslain 40 :ssä, lukiolain 32 :ssä ja ammatillisesta peruskoulutuksesta annetun lain 42 ja 43 :ssä, sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeudesta annetun lain 14 :ssä sekä viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 24 :ssä. Salassa pidettävien ja arkaluonteisten tietojen suojaamiseen kiinnitetään erityistä huomiota mm. työprosessien kuvaamisissa ja käyttöoikeuksien luovutuksissa. Tietojen käsittelyä sääntelee henkilötietolaki ( mm. huolellisuusvelvoite, tietojen käyttötarkoitussidonnaisuus, tarpeellisuusvaatimus, virheettömyysvaatimus, rekisteröidyn oikeudet). Järjestelmä sijaitsee keskitetysti ulkoisen palveluntoimittajan tiloissa. Työntekijä on siihen yhteydessä intranetin välityksellä. Työaseman ja palvelimen välillä oleva tietoliikenne on suojattu. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Jokainen työntekijä voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään. Kuraattorit eivät pääse toistensa rekistereihin. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Järjestelmä rekisteröi virheelliset sisään kirjoittautumiset ja kaiken järjestelmässä suoritetun tietojen käsittelyn ja katselun. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, mikä jatkuu työntekijän palvelussuhteen päätyttyä. Asiakasasiakirjatietoja ei yhdistetä muihin henkilörekistereihin. Manuaalisia asiakirjoja säilytetään lukituissa työpisteissä ja lukituissa kaapeissa.
REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan suomenkielisen opetuksen tulosyksikön arkistonmuodostussuunnitelmaa/ tiedonohjaussuunnitelmaa sekä arkistolaitoksen kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä. 5 Henkilökohtaiset muistiinpanot hävitetään, kun tiedot siirretään varsinaiseen asiakaskertomukseen. Asiakirjoja hävitettäessä huolehditaan siitä, että ne eivät joudu sivullisen käsiin. REKISTERÖIDYN INFORMOINTI REKISTERÖIDYN TARKASTUSOIKEUS Tietosuojaseloste on nähtävänä Espoon kaupungin internet-sivuilla: http://www.espoo.fi/fi- FI/Asioi_verkossa/Rekisteriselosteet/Henkilorekisteriselosteet sekä järjestelmää käyttävissä asiakastyöpisteissä. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot (henkilötietolaki 26 ). Huoltajalla on oikeus tarkastaa lastaan koskevat tiedot, ellei yksittäistapauksessa ole lakiin perustuva syy tarkastusoikeuden ja tietojen antamisen epäämiseen. Tarkastuspyynnön voi esittää henkilökohtaisesti tai kirjallisesti asianomaiselle kuraattorille tai opiskeluhuollon ja erityisen tuen vastuualuepäällikölle. Tiedot pyritään antamaan viivytyksettä ja pyydettäessä kirjallisina. Tiedot antaa asianomainen työntekijä. Rekisteröidyn henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkastetaan ennen tietojen antamista. Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä. Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa (henkilötietolaki 27, opiskeluhuoltolaki 18, laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeudesta 11, laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 11 2 mom.). Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. http://www.tietosuoja.fi/ TIEDON KORJAAMINEN Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (henkilötietolaki 29 ). Rekisteröity voi vaatia tiedon korjaamista. Korjauspyyntö tehdään kirjallisesti. Korjausta tehtäessä vanha tieto jää näkyviin. Korjauksen tekemisestä jää merkintä korjausajankohdasta, kuka korjannut ja miten korjattu. Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Todistuksesta ilmenevät syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. http://www.tietosuoja.fi/ KIELTO-OIKEUS Asiakasasiakirjoissa olevat tiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä ei luovuteta, ellei tietoa pyytävällä ole lakiin perustuvaa oikeutta tiedon saamiseen. Rekisteröidyn ei siis tarvitse esittää nimenomaista tietojen luovutuskieltoa.