1 ESITTELYSTÄ PÄÄTÖKSEEN 1. KIRJAAMINEN DIAARIIN Hallintoelimen käsittelyyn menevät asiat kirjataan diaariin heti niiden saavuttua tai asian valmistelun alkaessa. Kirjaaminen yhdistää asiat, asiakirjat ja toimenpiteet. Kirjaamisen avulla 1) voidaan seurata asioiden käsittelyä, mikä palvelee sisäistä ja ulkoista tietopalvelua 2) edistetään julkisuusperiaatteen ja hyvän hallintomenettelyn toteuttamista 3) voidaan varmistaa asiakirjan saapumis- ja lähettämisajankohta, mikä on tärkeää oikeusturvan kannalta 2. VALMISTELU JA ESITTELY On asioita, jotka on vietävä esiteltäväksi ja päätettäväksi lain tai muiden säännösten nojalla taikka jotka ovat muutoin välttämättömiä. Joissain asioissa esittelijä voi harkita, viekö asian päätettäväksi tai ainakin missä aikataulussa sen tekee. Esittelijä ei luonnollisestikaan saa tahallaan jättää tarpeellisia asioita käsittelemättä. Vireillä olevat asiat on vietävä esiteltäväksi ja päätöksentekoon kohtuullisessa ajassa. Sen pituuteen vaikuttavat lait ja säännökset sekä asian luonne ja sisältö, valmistelun laajuus ja valmistelijoiden aikaresurssit. Valmistelussa ja esittelyn laatimisessa on noudatettava hallinnon oikeusperiaatteita: yhdenvertaisuutta eli tasapuolisuutta o Viranomaisen on kohdeltava hallinnossa asioivia tasapuolisesti. o Harkinnan kohteena olevia seikkoja arvioidaan samankaltaisissa tapauksissa samoin perustein. o Säännönmukaisesta käytännöstä poikkeaminen perustuu tapauksen erityislaatuun. o Vakiintunutta käytäntöä muutettaessa päätöstä on perusteltava normaalitilannetta laajemmin. tarkoitussidonnaisuutta o Viranomaisen on käytettävä toimivaltaansa yksinomaan lain mukaan hyväksyttäviin tarkoituksiin. o harkintavallan väärinkäytön kielto o Saa edistää vain niitä tarkoitusperiä, jotka kuuluvat viranomaisen tehtäväpiiriin ja sisältyvät sovellettavan lain tavoitteisiin.
2 objektiviteettia o Viranomaisen päätöksenteon ja toiminnan on oltava puolueetonta ja objektiivisesti perusteltavissa. o Pohdittava, päätyisikö joku muu samankaltaisessa tilanteessa ja samoilla tiedoilla samanlaiseen ratkaisuun. suhteellisuutta o Viranomaisen toimien on oltava oikeassa suhteessa tavoiteltuun päämäärään nähden. o Toimen oltava asianmukainen, tarpeellinen ja oikein mitoitettu tavoitteen kannalta, johon pyritään. o Toimi mitoitetaan alimmalle tasolle, jolla saavutetaan tarvittava vaikutus. luottamuksensuojaa o Merkitsee yksilön suojaa julkista valtaa vastaan. o Viranomaisten toimien on suojattava oikeusjärjestyksen perusteella oikeutettuja odotuksia eli suojeltavan luottamuksen on oltava asiallisesti perusteltu ja lain mukainen. o Yksilön on voitava luottaa viranomaisen toiminnan oikeellisuuteen ja virheettömyyteen sekä hallintopäätösten pysyvyyteen ja toiminnan johdonmukaisuuteen. Viranomaisella on valmistelussa laaja selvittämisvelvollisuus, johon liittyy myös asianosaisen kuulemisvelvollisuus. Esittelyiden muoto voi olla seuraava: a) Lyhyt johdanto / tiivistelmä - liitetään esittelyyn harkinnan mukaan riippuen esittelytekstin pituudesta ja toisaalta eri toimielimien asiasisältöjen tarpeen mukaan - lihavoidulla tekstillä, jotta erottuu b) Esittelyteksti Esittelytekstissä on oleellista vastata selkeästi seuraaviin kysymyksiin: Onko asiaan liittyviä aikaisempia (periaate)päätöksiä? Mitä ja miten tehdään? Miksi tehdään? (tarve, hyöty, tavoite) Mikä puhuu puolesta, mikä vastaan? Onko vaihtoehtoja? Milloin tehdään? Kuinka paljon maksaa? Mitä seurauksia on? Esittelytekstissä on hyvä käyttää väliotsikointia. Jos yhteiselle kirkkovaltuustolle valmisteltavaa asiaa käsitellään useamman kerran yhteisessä kirkkoneuvostossa, on jokaiseen esittelytekstiin koottava kaikki aiemmissa käsittelyissä esille tullut. Näin meneteltäessä viimeinen esittelyteksti voidaan suoraan siirtää yhteisen kirkkovaltuuston esityslistalle. c) Valmistelija Jos esittelyä on valmistellut joku muu kuin esittelijä, merkitään esittelytekstin jälkeen valmistelijan nimi ja yhteystiedot: Valmistelija virkanimike n.n. (yhteystiedot)
3 d) Liitteet ESITTELYN LIITTEET tai yhteisen kirkkoneuvoston esittelyssä Valmistelija / esittelijä x johtokunnassa virkanimike n.n. Jos esittelyssä on liitemateriaalia, siitä mainitaan isoilla kirjaimilla kirjaimoidussa liiteluettelossa esittelytekstin ja mahdollisen valmistelijatiedon jälkeen: A. Asiakirja x B. Asiakirja y C. Asiakirja z Jos liitteitä on vain yksi, sekin numeroidaan A-kirjaimella. e) Päätösesitys Päätös on hyvä jakaa osiin, kun se sisältää useita asioita. Esittelijän virkanimike: Hallintoelin päättää a) b) c) f) Tiedoksi antaminen TIEDOKSI Hakija x Esittelijä merkitsee, kenelle päätös on annettava tiedoksi. Sihteerille tämä on samalla kehotus pöytäkirjan otteen toimittamisesta. Päätöksen saattamisesta asianosaisille tiedoksi vastaa viime kädessä sihteeri. 3. ESTEELLISYYS 27 Esteellisyys Virkamies ei saa osallistua asian käsittelyyn eikä olla läsnä sitä käsiteltäessä, jos hän on esteellinen. Mitä virkamiehen esteellisyydestä säädetään, koskee myös monijäsenisen toimielimen jäsentä ja muuta asian käsittelyyn osallistuvaa sekä tarkastuksen suorittavaa tarkastajaa. Esteellisyydellä (jääviys) tarkoitetaan sitä, että luottamushenkilö tai viranhaltija on sellaisessa suhteessa valmisteltavaan tai päätettävään asiaan tai asianosaisiin, että se saattaa hänen puolueettomuutensa kyseenalaiseksi. Esteellisyydestä säädetään laissa. Jos esteellinen on mukana asian valmistelussa tai käsittelyssä, päätöksentekoprosessiin tulee menettelyvirhe ja peruste päätöksen kumoamiselle. Kirkkovaltuuston jäsenen esteellisyys Kirkkovaltuuston jäsenen esteellisyydestä säädetään kirkkolaissa (7 luku 5 1 mom.) Kirkkovaltuuston jäsen on esteellinen ottamaan osaa päätöksen tekemiseen, jos päätös koskee häntä henkilökohtaisesti, hänen lähisukulaistaan tai siihen rinnastettavaa henkilöä (nämä hallintolain mukaan).
4 Kirkkovaltuustossa esteellisyyskynnys on korkeampi kuin muissa toimielimissä. Esteellisen valtuutetun ei tarvitse poistua kokoustilasta, vain siirtyä yleisön joukkoon. Esteellisyys hallintolain perusteella Muiden toimielinten jäsenten sekä viranhaltijoiden esteellisyydestä kirkkolaissa viitataan hallintolain säännöksiin (27-30 ). 28 Esteellisyysperusteet Virkamies on esteellinen: 1) jos hän tai hänen läheisensä on asianosainen; 2) jos hän tai hänen läheisensä avustaa taikka edustaa asianosaista tai sitä, jolle asian ratkaisusta on odotettavissa erityistä hyötyä tai vahinkoa; 3) jos asian ratkaisusta on odotettavissa erityistä hyötyä tai vahinkoa hänelle tai hänen 2 momentin 1 kohdassa tarkoitetulle läheiselleen; 4) jos hän on palvelussuhteessa tai käsiteltävään asiaan liittyvässä toimeksiantosuhteessa asianosaiseen tai siihen, jolle asian ratkaisusta on odotettavissa erityistä hyötyä tai vahinkoa; 5) jos hän tai hänen 2 momentin 1 kohdassa tarkoitettu läheisensä on hallituksen, hallintoneuvoston tai niihin rinnastettavan toimielimen jäsenenä taikka toimitusjohtajana tai sitä vastaavassa asemassa sellaisessa yhteisössä, säätiössä, valtion liikelaitoksessa tai laitoksessa, joka on asianosainen tai jolle asian ratkaisusta on odotettavissa erityistä hyötyä tai vahinkoa; 6) jos hän tai hänen 2 momentin 1 kohdassa tarkoitettu läheisensä kuuluu viraston tai laitoksen johtokuntaan tai siihen rinnastettavaan toimielimeen ja kysymys on asiasta, joka liittyy tämän viraston tai laitoksen ohjaukseen tai valvontaan; tai 7) jos luottamus hänen puolueettomuuteensa muusta erityisestä syystä vaarantuu. Läheisellä tarkoitetaan 1 momentissa: 1) virkamiehen puolisoa ja virkamiehen lasta, lapsenlasta, sisarusta, vanhempaa, isovanhempaa ja virkamiehelle muuten erityisen läheistä henkilöä samoin kuin tällaisen henkilön puolisoa; 2) virkamiehen vanhempien sisarusta sekä hänen puolisoaan, virkamiehen sisarusten lapsia ja virkamiehen entistä puolisoa; sekä 3) virkamiehen puolison lasta, lapsenlasta, sisarusta, vanhempaa ja isovanhempaa samoin kuin tällaisen henkilön puolisoa sekä virkamiehen puolison sisarusten lapsia. Läheisenä pidetään myös vastaavaa puolisukulaista. Puolisoilla tarkoitetaan aviopuolisoita sekä avioliitonomaisissa olosuhteissa ja rekisteröidyssä parisuhteessa eläviä henkilöitä. Esim. seurakuntayhtymän tai seurakunnan yhdessä toimielimessä asian käsittelyyn osallistunut luottamushenkilö ei ole esteellinen osallistumaan toisessa toimielimessä saman asian käsittelyyn. Esteellisyyden toteaminen Toimielin päättää jäsenensä, esittelijän tai muun läsnäoloon oikeutetun esteellisyydestä (se, kenen esteellisyyttä arvioidaan, ei saa itse osallistua tähän päätöksentekoon, paitsi jos toimielin ei olisi ilman häntä päätösvaltainen eikä hänen tilalleen ole ilman huomattavaa viivytystä saatavissa esteetöntä henkilöä) Esteellisyyttä koskevaan päätökseen ei saa hakea erikseen oikaisua eikä muutosta valittamalla. Käytännössä: esteellisyytensä tietävä ilmoittautuu esteelliseksi. Virkamies (valmistelutehtävissä) ratkaisee itse kysymyksen esteellisyydestään. Esteellisen virkamiehen tilalle on viipymättä määrättävä esteetön virkamies. Virkamies saa kuitenkin käsitellä kiireellisen asian, jonka ratkaisuun esteellisyys ei voi vaikuttaa. Kun valitaan jäseniä päätöksiä valmisteleviin toimikuntiin ja työryhmiin, on tärkeätä ottaa esteellisyysnäkökohta huomioon.
5 4. KÄSITTELYN KIRJAAMINEN Hallintoelinten pöytäkirjat ovat päätöspöytäkirjoja, joihin ei pääsääntöisesti kirjata keskustelua. Asian käsittelyyn kirjataan: - esittelijän kokouksessa suullisesti tekemät muutokset esittelyyn tai päätösesitykseen - esteelliseksi itse ilmoittautuneen tai toimielimen toteaman poistuminen asian käsittelyn ajaksi sekä esteellisyyden peruste - tehdyt ehdotukset ja niiden kannatukset - äänestykset (äänestysjärjestys ja -tapa) - päätösesityksestä poikkeavan päätöksen perustelut, mikäli niitä esitetään - eriävä mielipiteen jättäminen ja mahdolliset perustelut - valmisteltavaksi palauttamisen perusteet ja evästykset, jos toimielimen jäsen antaa ne kirjallisena ja toimielin hyväksyy ne kirjattavaksi pöytäkirjaan tai jos ne puheenjohtajan johdolla muotoillaan kirjattavaksi - mahdolliset muut käsittelyn kannalta olennaiset seikat, puheenjohtajan linjauksesta 5. PÄÄTÖKSEN KIRJAAMINEN Päätös on perusteltava, paitsi kirkkolain 25 luvun 5 :n 3 momentissa säätämissä poikkeustapauksissa. Mikäli päätös on esittelyn mukainen, perustelut ovat esittelytekstissä. Jos päätös poikkeaa päätösesityksestä, tarpeellista on erikseen kirjata pöytäkirjaan päätöksen perustelut. a) Jos päätös tehdään esitetyssä muodossa ja ilman äänestystä, päätöskohtaan kirjataan: Yksimielisesti esityksen mukainen b) Jos päätöksestä on äänestetty, mutta se on tehty esitetyssä muodossa, päätöskohtaan kirjataan: Äänestyksen jälkeen esityksen mukainen c) Jos esityksen mukaisesta päätöksestä on jätetty eriävä mielipide, päätöskohtaan kirjataan: Esityksen mukainen N.N. jätti eriävän mielipiteen: d) Jos päätös tehdään yksimielisesti tai äänestyksen jälkeen päätösesityksestä poikkeavasti, kirjataan yleensä päätöskohtaan tehty päätös kokonaisuudessaan. e) Päätökseen liittyvä pöytäkirjan liite merkitään päätöksen jälkeen seuraavasti:
6 PÖYTÄKIRJAN LIITEET A. Asiakirja X B. Asiakirja Y Kts. kohta 11 6. ASIAN POISTAMINEN ESITYSLISTALTA JA PÄÄTÖSESITYKSEN PERUUT- TAMINEN Asian poistaminen esityslistalta: Kokouksen työjärjestystä käsiteltäessä toimielin voi poistaa asian esityslistalta. Tällöin asiaa ei merkitä lainkaan käsitellyksi kokouksessa. Päätösesityksen peruuttaminen: Esittelijä voi päätöksen tekemiseen asti peruuttaa päätösesityksensä. Tällöin asia poistetaan eikä sitä merkitä lainkaan käsitellyksi kokouksessa. Useissa kuntien hallintosäännöissä on päätösesityksen peruuttamisesta johtuvan asian poistamisen osalta ehtona: ellei toimielin toisin päätä. Tämä sisältää sen mahdollisuuden, että toimielin voi tällöin halutessaan ratkaista asian puheenjohtajan tekemän ehdotuksen pohjalta, siis ilman esittelyä. 7. ASIAN PALAUTTAMINEN JA PÖYDÄLLEPANO Asian palauttaminen valmisteltavaksi Asia tuodaan myöhemmin uudelleen toimielimen käsiteltäväksi, kun sitä on ensin tutkittu ja selvitetty lisää. Uudelleen käsittelyn ajankohta on esittelijän ratkaistavissa, jollei toimielin ole määritellyt sitä. Palauttamisen perusteet ja evästykset lisävalmistelulle voidaan tarvittaessa kirjata pöytäkirjaan (kts. kohta 4). Palautettua asiaa uudelleen esiteltäessä on tarpeellista mainita aikaisempi käsittely ja palauttamisen perusteet. Asian paneminen pöydälle Asia tuodaan myöhemmin uudelleen toimielimen käsiteltäväksi ilman, että sille on tehty mitään siinä välissä. Jos on kuitenkin ilmennyt uusia näkökohtia, ne voidaan tuoda esille uuden käsittelyn myötä. Ehdotus asian palauttamisesta tai pöydälle panemisesta on käsiteltävä ja siitä on äänestettävä ennen muita asiaa koskevia ehdotuksia. Kannatetun käsittelyn keskeyttämistä koskevan ehdotuksen jälkeen puheenvuorojen on kohdistuttava tähän menettelykysymykseen.
7 Aloite 8. ALOITTEET JA PONNET Jos (yhteisen) kirkkovaltuuston jäsen haluaa saattaa jonkin asian valtuuston käsiteltäväksi, on hänen tehtävä siitä kirjallinen esitys kirkkovaltuuston puheenjohtajalle, jonka on viivytyksettä toimitettava se kirkkoneuvoston valmisteltavaksi (KJ 8:4 ) (valtuustoaloite). Jos (yhteisen) kirkkoneuvoston tai seurakuntaneuvoston jäsen haluaa saattaa jonkin asian neuvoston käsiteltäväksi, hänen on annettava asiasta kirjallinen esitys puheenjohtajalle, jonka tulee ottaa asia esille neuvoston seuraavassa kokouksessa. Kokouksessa voi aloitteen tehdä suullisestikin (KJ 9:2 ). Aloite kirjataan pöytäkirjan loppuun. Aloite valmistellaan virkamiestyönä käyttäen siihen tarpeellisen ajan. Toimivaltainen taho tekee aloitteen pohjalta mahdollisesti tarvittavan päätöksen. Päätös ja/tai toimenpiteet tuodaan joka tapauksessa tiedoksi sille toimielimelle, jonka jäsen aloitteen on tehnyt. Ponsi Ponsi on kannanotto tai valmistelutoive, joka ei ole sitova päätös, mutta antaa kuitenkin painavan ohjeen asian jatkotoimissa. Jos ponnen toteuttaminen on mahdotonta tai epätarkoituksenmukaista, sitä ei ole pakko toteuttaa. Toimielin hyväksyy ponnen yksimielisesti tai äänestyksen jälkeen liitettäväksi päätökseen. Ponsi kirjataan kyseisen asian päätöskohdaksi. Ponnen sisältämä asia valmistellaan tai otetaan huomioon valmistelussa virkamiestyönä käyttäen siihen tarpeellisen ajan. Toimivaltainen taho tekee ponnen asiasta mahdollisesti tarvittavan päätöksen. Päätös ja/tai toimenpiteet tuodaan joka tapauksessa tiedoksi ponnen hyväksyneelle toimielimelle. 9. ÄÄNESTÄMINEN Päätöksestä äänestetään, jos kokouksessa on tehty yksi tai useampia kannatettuja ehdotuksia, jotka poikkeavat esittelijän päätösesityksestä. Henkilöä valittaessa ehdotuksen ei tarvitse saada kannatusta. Äänestäminen on toimitettava julkisesti. Henkilövaalissa kuitenkin äänestys suoritetaan suljettuna lippuäänestyksenä yhdenkin toimielimen jäsenen sitä vaatiessa. Äänestystapa voi olla nimenhuuto tai muu puheenjohtajan määräämä tapa (esim. kädennosto). Vaadittaessa on äänestettävä nimenhuudon mukaan. Äänestysjärjestys on parlamentaarinen. Ensin asetetaan vastakkain ne kaksi ehdotusta, jotka ovat kauimpana pohjana olevasta ehdotuksesta eli esittelijän päätösesityksestä. Voittanut ehdotus asetetaan seuraavaa vastaan, kunnes viimeiseksi äänestetään yhdestä ehdotuksesta esittelijän päätösesitystä vastaan. Jos on tehty päätösesityksen hylkäävä ehdotus, vasta viimeiseksi äänestetään aikaisemmissa äänestyksissä voittaneen kannan ja hylkäävän välillä. Määräenemmistöä edellyttävästä päätöksestä äänestettäessä voi olla tarpeen aivan viimeiseksi mittauttaa tarvittavan määräenemmistön olemassaolo.
8 Henkilövaalissa ääni annetaan sille henkilölle, jonka valinnan suorittavan toimielimen jäsen haluaa valittavaksi. Jäsenellä on oikeus äänestää kaikkia vaalikelpoisia henkilöitä, ei ainoastaan esittelyssä tai keskustelussa esille tuotuja. Vaalia toimitettaessa ei mukana ole vastaehdotuksia. Jollei kirkkoherran välillisessä vaalissa kukaan ole saanut yli puolta annetuista äänistä, toimitetaan samassa kokouksessa uusi vaali kahden eniten ääniä saaneen välillä. Tässä vaalissa eniten ääniä saanut tulee valituksi. Jos äänet kappalaisen vaalissa tai kirkkoherran välillisen vaalin ratkaisevassa äänestyksessä ovat menneet tasan, tuomiokapituli antaa viranhoitomääräyksen jollekin eniten ääniä saaneista hakijoista. 10. ERIÄVÄ MIELIPIDE Eriävän mielipiteen päätöksestä voi jättää sekä esittelijä että toimielimen jäsen. Eriävä mielipide vapauttaa sen esittäjän juridisesta vastuusta kyseisen päätöksen osalta. Se voi olla myös kanava tuoda esiin päätöksestä poikkeava näkemys ja sen perustelut. Eriävä mielipide voidaan merkitä pöytäkirjaan perusteluineen tai ilman. Edellytyksenä eriävän mielipiteen jättämiselle on: esittelijän osalta, että päätös poikkeaa esittelijän päätösesityksestä; toimielimen jäsenen osalta, että jäsen on joko äänestänyt vastoin päätösesitystä tai tehnyt kannattamattoman vastaehdotuksen, josta ei ole seurannut äänestystä. Eriävän mielipiteen jättämisestä on ilmoitettava kokouksessa. Jos sen perustelujen muotoiluun tarvitaan aikaa, mielipiteen voi toimittaa pöytäkirjaan liittämistä varten lyhyessä ajassa (asiasta riippuen, enintään parissa päivässä) kokouksen jälkeen, kirkkojärjestyksen mukaan viimeistään pöytäkirjaa tarkastettaessa. Eriävä mielipide kirjataan pöytäkirjaan päätöksen jälkeen. 11. PÖYTÄKIRJAN ALKUTEKSTIT Pöytäkirjan alussa voidaan mainita ilman pykälöintiä seuraavassa järjestyksessä: a) Kokouksen alkamis- ja päättymisaika Kokouksen alkamis- ja päättymisajan merkitseminen on olennaista luottamushenkilöiden kokouspalkkion maksamisen kannalta. Kokouspalkkio maksetaan kokouksessa vähintään puolen tunnin ajan läsnä olevalle luottamushenkilölle. Yli kolme tuntia kestävästä kokouksesta maksetaan palkkio 50 %:lla korotettuna. (Luottamushenkilöiden palkkio- ja matkustussääntö 2, sääntökokoelma H 1). Työaikalainpiiriin kuuluvat saavat kokouksista työaikakorvauksen. Mikäli kokousaika korvataan esimiehen erillisellä ja kirjallisella määräyksellä lisä- tai ylityönä, vaativuusryhmässä 601 ja tätä korkeammassa olevat saavat aina korvauksena tunnin tunnista. Työaikalain piiriin kuulumattomille viranhaltijoille (viraston johtavat viranhaltijat ja hengellisen työn tekijät) maksetaan Kirkon yleisen virka- ja työehtosopimuksen 62 ja 64 :ien mukaisesti. b) Kokouspaikka
9 c) Läsnäolijat Läsnäolijat merkitään seuraavassa järjestyksessä: 1. puheenjohtaja 2. varsinaiset jäsenet 3. varajäsenet Tähän kohtaan jätetään riviväli, jonka yläpuolelle jäävät siten äänivaltaiset kokoukseen osallistujat. 4. esittelijät 5. läsnäolo- ja puheoikeutetut 6. sihteeri Tähän kohtaan henkilön kohdalle merkitään kokouksen aikana saapuminen tai poistuminen. Syytä on merkitä sekä pykälä, jonka käsittelyn aikana henkilö saapui tai poistui, että kellonaika. d) Poissaolevat varsinaiset jäsenet e) Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Puheenjohtaja avasi kokouksen ja totesi, että kokous oli kutsuttu koolle määräajassa x ja että läsnä oli y jäsentä ja z varajäsentä. Puheenjohtaja totesi kokouksen laillisesti kokoonkutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. f) Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Jäsenille oli lähetetty esityslista x / xxxx liitteineen. (Lisäksi pöydille oli jaettu lisäasiat y ja z.) Hallintoelin hyväksyi työjärjestykseksi esityslistan (muutoksineen / ja lisäasiat). Asian poistaminen esityslistalta ja/tai esittelijän päätösesityksen peruuttaminen kirjataan vain tähän kohtaan. Koko asiaa ei kirjata näkyviin muualla pöytäkirjassa, koska sitä ei ole lainkaan käsitelty kokouksessa. Mikäli kokouksen työjärjestystä muutetaan kesken kokouksen, on tällainenkin muutos käytännöllistä kirjata tähän kohtaan. g) Pöytäkirjan tarkastajien valitseminen 12. ESITYSLISTAN JA PÖYTÄKIRJAN LIITTEET Esittelytekstit ja päätösesitykset olisi hyvä mahdollisuuksien mukaan laatia siten, että pöytäkirjan liitteitä ei tarvita. Asiaan liittyvien asiakirjojen olennaisen sisällön pitäisi näkyä esittelytekstissä. Esityslistan liitteet Esiteltävän asian viite- ja taustatiedoksi voidaan liittää aineistoa, jota ei liitetä pöytäkirjaan.
10 Jos jonkin asiakirjan tai muun liitteeksi aiotun sisältö on kohtuullisen helposti kirjoitettavissa esittelytekstiin, sitä ei kannata laittaa liitteeksi. Pöytäkirjan liitteet Kaikki mahdolliset tiedot on sisällytettävä esittelytekstiin ja päätökseen, jotta pöytäkirjaan ei tulisi liitteitä. Pöytäkirjan liitteellä tarkoitetaan erillistä asiakirjaa, joka on olennainen osa pöytäkirjaa ja siinä olevaa päätöstä ja jota ilman päätöstä ei voida ymmärtää. a) Pysyvästi säilytettävä liiteasiakirja mainitaan päätöksessä. b) Muutoin vain määräajan säilytettävä liiteasiakirja tulee fyysiseksi osaksi pöytäkirjaa. 13. PÖYTÄKIRJAN TARKASTAMINEN Toimielin päättää pöytäkirjan tarkastamistavasta, jollei tarkastamisesta ole määrätty ohje- tai johtosäännössä. Toimielin voi itse tarkastaa pöytäkirjan tai valita pöytäkirjan tarkastajat. Pöytäkirjaa ei lähetetä postitse pöytäkirjantarkastajille tarkastettavaksi, vaan pyydetään heidät paikalle tarkastamaan pöytäkirja. Käytännöllistä on lähettää pöytäkirjateksti edeltä käsin sähköpostitse tarkastajalle luettavaksi. Näin mahdolliset muutokset pöytäkirjaan voidaan tehdä ennen allekirjoittamiskäyntiä. Mikäli tarkastaja ei hyväksy pöytäkirjan tekstiä eikä asiasta päästä yksimielisyyteen, toimielin tarkastaa pöytäkirjan seuraavassa kokouksessaan. 14. PÄÄTÖKSEN TIEDOKSIANTAMINEN Tavallinen tiedoksianto: kirje postitse tai sähköposti Todisteellinen tiedoksianto: postitse saantitodistusta vastaan, jos se koskee velvoittavaa päätöstä, jonka tiedoksisaannista alkaa kulua muutoksenhakuaika tai muu vastaanottajan oikeuteen vaikuttava määräaika tai jos se on muusta syystä tarpeen asianosaisen oikeuksien turvaamiseksi. luovuttaminen suoraan tiedoksiannon vastaanottajalle tai tämän edustajalle Tiedoksiannosta on tällöin laadittava kirjallinen todistus, josta on käytävä ilmi tiedoksiannon toimittaja ja vastaanottaja sekä tiedoksiannon ajankohta. haastetiedoksianto oikeudenkäymiskaaren 11 luvun mukainen soveltuvin osin, voi toimittaa myös valtion tai kunnan viranomaisen palveluksessa oleva virkamies tai viranhaltija, joka eri määräyksellä on oikeutettu toimittamaan haastetiedoksiantoja viranomaisen toimialaan kuuluvassa asiassa. Pöytäkirja sellaisesta toimielimen (kirkkovaltuusto, kirkkoneuvosto, seurakuntaneuvosto) tai viranhaltijan päätöksestä, josta seurakunnan jäsen saa tehdä oikaisuvaatimuksen tai valituksen, on pidettävä siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen tarkistamisen jälkeen yleisesti nähtävänä siten, kuin siitä on seurakunnan tai seurakuntayhtymän ilmoitustaululla ennakolta ilmoitettu. Pöytäkirja tai päätös on pidettävä yleisesti nähtävänä vähintään oikaisuvaatimuksen tai valituksen tekemiselle varatun ajan.
11 Vaalin tuloksen vahvistamista koskeva hiippakunnan vaalilautakunnan tai tuomiokapitulin pöytäkirja siihen liitettyine valitusosoituksineen pidetään yleisesti nähtävänä tuomiokapitulin ilmoitustaululla. Alistus- ja valitusviranomaisen päätös siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään yleisesti nähtävänä samalla tavalla kuin kirkkoneuvoston pöytäkirja. Asianosaiselle (sille, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa) lähetetään päätöstä koskeva tiedoksianto (pöytäkirjanote tai ilmoituskirje) oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen. Kirjeitse tiedoksi annetusta päätöksestä asianosaisen katsotaan saaneen tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei tiedoksiannon näytetä tapahtuneen myöhemmin. Lainvoimaisuusaika lasketaan seuraavasti: pöytäkirjanotteen lähetyspäivä + 7 päivää + oikaisuvaatimus- tai valitusaika= päätös lainvoimainen. Päätös voidaan antaa sähköpostitse tiedoksi, mikäli asianosainen on suostunut siihen. Suostumukseksi voidaan katsoa sähköpostiosoitteen ilmoittaminen. Tällöin tiedoksiannon katsotaan tulleen asianosaisen tietoon kolmantena päivänä tiedon lähettämisestä. Valitusaika Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa tiedoksisaannista. Valitusaika (yhteisen) kirkkovaltuuston päätöksistä, (yhteisen) kirkkoneuvoston ja seurakuntaneuvoston oikaisupäätöksistä on 30 päivää tiedoksisaannista. Asianosaisen kohdalla valitusaika alkaa kulua yksilöllisestä tiedoksisaannista. (Yhteisen) kirkkovaltuuston, (yhteisen) kirkkoneuvoston ja seurakuntaneuvoston päätökset tulevat päätöksestä riippuen lainvoimaisiksi joko 14 tai 30 päivän kuluttua nähtävilläoloajan alkamisesta. 15. PÖYTÄKIRJAN OTE JA ILMOITUSKIRJE Allekirjoitetun ja tarkastetun pöytäkirjan ote voidaan lähettää virallisena tiedoksiantona. Pöytäkirjan otteen liitteenä lähetetään oikaisuvaatimusohje, valitusosoitus tai ilmoitus valituskiellosta. kun on kysymys esimerkiksi valinnasta virkaan tai työsuhteeseen tai hankinnasta, voidaan hakijoille tai tarjouskilpailuun osallistuneille lähettää välittömästi päätöksen tekemisen jälkeen ilmoituskirje, johon liitetään oikaisuvaatimusohje tai valitusosoitus. Näin muutoksenhakuaika saadaan nopeasti kulumaan. 16. PÄÄTÖKSEN LAINVOIMAISUUS Päätökset tulevat lainvoimaisiksi oikaisuvaatimukselle tai valitukselle varatun ajan kuluttua umpeen, mikäli päätökseen ei haettu muutosta. Valitusportaan yläpäässä on Korkein hallinto-oikeus, jonka päätöksestä ei voi enää valittaa. Päätös voidaan panna täytäntöön, vaikka se ei ole vielä lainvoimainen, jollei siitä oikaisun vaatiminen tai valittaminen käy hyödyttömäksi täytäntöönpanon johdosta tai jollei valitusviranomainen kiellä täytäntöönpanoa.
12 17. PÄÄTÖKSIÄ KOSKEVA OIKAISUVAATIMUS- JA VALITUSOIKEUS Kun päätökseen voidaan vaatia oikaisua, (yhteisen) kirkkoneuvoston, johtokuntien ja viranhaltijoiden päätöksistä oikaisuvaatimus voidaan tehdä (yhteiselle) kirkkoneuvostolle kirkkoherran ja seurakuntaneuvoston päätöksestä oikaisuvaatimus voidaan tehdä seurakuntaneuvostolle. tuomiokapitulin viranhaltijan päätöksestä oikaisuvaatimus voidaan tehdä tuomiokapitulille Oikaisupäätöksestä voidaan tehdä kirkollisvalitus hallinto-oikeuteen. Hallinto-oikeuden päätöksestä on jatkovalitusoikeus korkeimpaan hallinto-oikeuteen. (Yhteisen) kirkkovaltuuston päätöksistä voidaan valittaa laillisuusperusteella hallinto-oikeuteen. Poikkeuksena ovat alistettavat päätökset, joihin voidaan hakea muutosta valittamalla tuomiokapituliin. Alistettavista päätöksistä voidaan valittaa myös tarkoituksenmukaisuusperusteella. Tuomiokapitulin päätöksestä voidaan edelleen valittaa hallinto-oikeuteen. Hankintoja koskeviin päätöksiin voidaan hakea muutosta hankintaoikaisulla ja valituksella markkinaoikeuteen, mikäli hankinta ylittää kansallisen kynnysarvon. Kansallisen kynnysarvon alittaviin hankintoihin voi hakea muutosta hankintaoikaisun lisäksi oikaisuvaatimuksella ja kirkollisvalituksella. Kirkon yleisen virka- ja työehtosopimuksen määrittämiä palvelussuhteen ehtoja koskeviin päätöksiin ei voi hakea oikaisua eikä niistä voi valittaa. Oikaisuvaatimuksen ja valituksen tekemiseen oikeutetut Oikaisuvaatimuksen ja kirkollisvalituksen saa aina tehdä asianosainen. Seurakunnan päätökseen voi vaatia oikaisua tai siitä valittaa myös seurakunnan jäsen sekä seurakuntayhtymän viranomaisen päätöksestä myös seurakuntayhtymän jäsenseurakunta. 18. JOHTOKUNTIEN JA VIRANHALTIJOIDEN PÄÄTÖKSIIN KOHDISTUVA SIIRTO- OIKEUS (Yhteinen) kirkkoneuvosto ja seurakuntaneuvosto tai niiden puheenjohtaja voivat siirtää johtokunnan tai viranhaltijan tekemän päätöksen (yhteisen) kirkkoneuvoston tai seurakuntaneuvoston käsiteltäväksi. Kysymys ei ole alistamis- ja vahvistamismenettelystä. Johtokuntien ja viranhaltijoiden päätökset ovat itsessään oikaisuvaatimuskelpoisia. Jos päätös siirretään yhteisen kirkkoneuvoston käsiteltäväksi, kyseessä on uusi käsittely, joka kumoaa aikaisemman. Täytäntöönpanossa on syytä ottaa huomioon päätöksen siirtomahdollisuus. Tuomiokapitulin puheenjohtaja tai jäsen voi työjärjestyksessä määrätyn ajan kuluessa siirtää viranhaltijan päättämän asian tuomiokapitulin ratkaistavaksi. Viranhaltijan päätökset, jotka voidaan siirtää tuomiokapitulin ratkaistavaksi, päivätään ja annetaan ensimmäisenä arkipäivänä, jona päätöstä ei voida siirtää tuomiokapitulin ratkaistavaksi. 19. KOKOUSTEN JA ASIOIDEN JULKISUUS JA SALASSAPITO Seurakunnallisten toimielinten kokousten julkisuutta säännellään kirkkolaissa (KL 7:6 ). (Yhteisen) kirkkovaltuuston kokoukset ovat julkisia, jollei valtuusto jonkin asian kohdalla päätä toisin. Muiden toimielinten kokoukset eivät ole julkisia. Tästä seuraa, että kokousten pöytäkirjat ovat
13 päätöspöytäkirjoja. Oikeusoppineiden esittämän tulkinnan mukaan keskustelut kokouksissa ovat luottamuksellisia, mutta eivät varsinaisesti salassa pidettäviä. Asioiden julkisuutta ja salassapitoa säännellään laissa viranomaisten toiminnan julkisuudesta eli julkisuuslaissa. Viranomaisen käsittelemät asiat ovat lähtökohtaisesti julkisia. Asia voi olla salassapidettävä julkisuuslain 24 :ssä säädetyllä tai muun lain perusteella. Olennaista on, että salassa pidettäväksi määrittelemiselle täytyy aina olla julkisuuslaissa mainittu peruste. Jos asia laillisella perusteella arvioidaan salassa pidettäväksi, peruste on merkittävä asian yhteyteen. Esityslistan julkisuus Esityslistan julkisuus on harkinnanvaraista. Kokouksen esityslista on luonteeltaan sisäinen viranomaisselvitys (asian valmistelua), kunnes se tulee julkiseksi kokouksen pöytäkirjan allekirjoittamisen jälkeen. Varsin yleinen käytäntö julkishallinnossa on, että esityslistat julkistetaan ennen kokousta niiltä osin, kuin asioiden luonne sallii ja vältetään niiden käsittelyn vaarantuminen. Hyvä käytäntö on, että esityslistoja on kahdenlaisia, julkisia ja ei-julkisia. Ei-julkiselle esityslistalle tulevat sekä salassapidettävät asiat että sellaiset asiat, jotka tulevat päätöksen tekemisen jälkeen julkisiksi ja julkiseen pöytäkirjaan. Viimeksi mainittuja asioita ovat tyypillisesti hankinnat. Ei-julkinen esityslista lähetetään ainoastaan kokoukseen osallistuville henkilöille tai jopa vain toimielimen jäsenille. Pöytäkirjan julkisuus Hyvä käytäntö on, että pöytäkirjoja on kahdenlaisia, julkisia ja salaisia. Julkisen pöytäkirjan asiat ovat kaikki julkisia. Julkiset pöytäkirjat tiedotetaan ja julkaistaan avoimesti. Poikkeuksena ovat yksittäisen työntekijän yksityisyyteen liittyvät, esim. virkavapauksia tai sivutoimia koskevat päätökset, joita ei julkaista ulkoisessa tietoverkossa. Tällaiset päätökset ovat kyllä sinänsä julkisia, mutta tietosuojavaltuutetunkin kannan mukaan niitä ei ole asiallista julkaista Internetissä. Asianhallintasovellusta käytettäessä pöytäkirja julkaistaan asiakohtaisesti, joten jonkin päätöksen julkaisematta jättäminen ei aiheuta ongelmia. Salaiseen pöytäkirjaan tulevat salassa pidettävät asiat. Salainen pöytäkirja, kuten myös ei-julkiset esityslistat, säilytetään erillään julkisista. Salassa pidettävää viranomaisen asiakirjaa tai sen kopiota tai tulostetta ei saa näyttää eikä luovuttaa sivulliselle (mutta kylläkin asianosaiselle) ei saa antaa teknisen käyttöyhteyden avulla tai muulla tavalla sivullisen nähtäväksi tai käytettäväksi. Viranomaisen on annettava tieto salassa pidettävästä asiakirjasta toiselle viranomaiselle, kun tiedon antamisesta tai oikeudesta tiedon saamiseen on laissa erikseen nimenomaisesti säädetty; suojattava antaa suostumuksen tiedon antamiseen; asiakirja on tarpeen käsiteltäessä esim. viranomaisen päätöksestä tehtyä muutoksenhakua; tieto on tarpeen viranomaiseen kohdistuvan yksittäisen valvonta- tai tarkastustehtävän suorittamiseksi.