REKISTERISELOSTE 1.8.2014 Sisältö REKISTERIN NIMI... 2 REKISTERINPITÄJÄ... 2 REKISTERIN VASTUUHENKILÖ... 2 REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ... 2 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS... 3 REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE... 3 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ... 3 REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET... 4 SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET... 5 REKISTERIN SISÄINEN KÄYTTÖ... 5 REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN... 5 REKISTERIN SUOJAAMINEN... 5 HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN... 6 REKISTERÖIDYN INFORMOINTI... 6 TARKASTUSOIKEUS... 6 TIEDON KORJAAMINEN... 6 KIELTO-OIKEUS... 7 SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS... 7
1 REKISTERIN NIMI Ypäjän Hevosopiston opiskelija- ja opetushallintojärjestelmä. Järjestelmä muodostuu seuraavista osarekistereistä: - opiskelijarekisteri - opintosuoritusrekisteri - opintosuunnitelmarekisteri - henkilöstörekisteri. 2 REKISTERINPITÄJÄ Ypäjän Hevosopisto Opistontie 9 32100 Ypäjä 3 REKISTERIN VASTUUHENKILÖ Jukka Kujala rehtori 4 REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ Toimistosihteeri Minna Eskola etunimi.sukunimi@hevosopisto.fi 040-8607635
5 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS Rekisterin käyttötarkoitus: Ypäjän Hevosopiston toisen asteen ammatillisen opetuksen ja aikuiskoulutuksen järjestäminen 6 REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE Rekisterin käyttö perustuu seuraavaan lainsäädäntöön: - Laki ammatillisesta koulutuksesta (630/1998) - Asetus ammatillisesta koulutuksesta (811/1998) - Laki ammatillisesta aikuiskoulutuksesta (631/1998) - Asetus ammatillisesta aikuiskoulutuksesta (631/1998) - Valtioneuvoston asetus toisen asteen oppilaitosten yhteishausta - Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) - Hallintolaki (434/2003) - Henkilötietolaki (523/1999). 7 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ Opiskelijarekisteri sisältää seuraavat tiedot: - opiskelijanumero - sukunimi, etunimet, kutsumanimi - henkilötunnus - yhteystiedot - äidinkieli - kansalaisuus - opiskelun päätoimisuus - saapumisryhmä ja hallinnollinen ryhmä - opintoala, tutkinto ja koulutusohjelma - läsnäolotieto - arvioitu opiskeluaika - tieto siitä saako opiskelijan tietoja käyttää oppilaitoksen julkaisuissa - tiedot poissaoloista - erityisopetusperuste - tieto erityisopetukseen kuulumisesta
- lukukausittainen historiatieto läsnäolosta (sähköinen päiväkirja) - huoltajien yhteystiedot. Opintosuoritusrekisterin tietosisältö: - tutkinto ja -nimike - tutkinnon laajuus - suunnitellut ja suoritetut opintokonaisuudet ja opintojaksot - suoritettujen opintojen arvioinnit, päivämäärät ja arvioijien nimet - hyväksiluettujen opintojen suorituspaikat, arvioinnit ja hyväksilukupäätökset tehneiden nimet - suoritetut opintoviikot ja pisteet Opetussuunnittelurekisteri sisältää opiskelijoiden henkilökohtaiset opintoohjelmat. Henkilöstörekisteri sisältää seuraavat tiedot: - toimipiste - henkilötunnus - sukunimi ja etunimet - sukupuoli - henkilöstötyyppi - toiminimike - yhteystiedot - läsnäolo. 8 REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET Opiskelijarekisterin tiedot hankitaan toisen asteen oppilaitosten Koulutayhteishakujärjestelmästä, opiskelijan ilmoittautumislomakkeelta sekä keskeyttämis- ja eroilmoituslomakkeilta. Opintosuoritusrekisteriä ylläpidetään opiskelijoiden opintosuoritusten kertymän perusteella.
9 SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET Henkilöpohjaiset opiskelijatiedot toimitetaan Tilastokeskukseen vuosittain. 10 REKISTERIN SISÄINEN KÄYTTÖ Rekisteriä käytetään toisen asteen ammatillisen opetuksen järjestämiseen. 11 REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN Tarvittaessa tiedonsiirto Kouluta-järjestelmään tai toisen oppilaitoksen tietojärjestelmään opiskelijan siirtyessä toisaalle sekä KELA:n tietopyyntöihin. 12 REKISTERIN SUOJAAMINEN Henkilörekisteri on suojattu palomuuriratkaisuilla, salasana ja käyttäjätunnus menetelmällä sekä verkkoteknisesti erottamalla hallintoverkko erilliseksi verkoksi. Työaseman ja palvelimen välinen tietoliikenne on salattu. Käyttäjät saavat henkilökohtaisen tunnuksen ja salasanan voidakseen kirjautua järjestelmään. Käyttäjällä on oikeus käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän työtehtävissään tarvitsee. Käyttöoikeus poistetaan henkilön siirtyessä pois tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu palvelussuhteen tai tehtävän päättymisen jälkeen.
13 HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN Tietojen säilytyksessä, arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä sekä ylläpitäjän arkistointisuunnitelmaa. 14 REKISTERÖIDYN INFORMOINTI Rekisteriseloste on nähtävillä oppilaitoksen www-sivuilla. 15 TARKASTUSOIKEUS Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Henkilö voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti tarkastusoikeuden toteuttamisesta vastaavalle henkilölle. Tiedot pyritään antamaan viivytyksettä ja pyydettäessä kirjallisina. Opiskelija voi tarkastaa hänestä rekisteröidyt henkilö-, läsnäolo-, opiskelu- ja yhteystiedot myös Wilma-järjestelmän avulla. Alaikäisen opiskelijan tarkastusoikeutta käyttää hänen huoltajansa. 16 TIEDON KORJAAMINEN Virheelliset tiedot korjataan automaattisesti niiden tullessa havaituksi. Arkistosäännön edellyttämät tiedot arkistoidaan Primus-rekisteriin.
17 KIELTO-OIKEUS Rekisteröity voi milloin tahansa kieltää henkilötietojensa luovutuksen suoramarkkinointiin, koulutusmarkkinointiin ja/tai Internetiin. 18 SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS Henkilöstöä koulutetaan tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä. Opetushenkilöstö toimii verkavastuullisesti henkilötietojen käsittelyssä salassapitovelvoitetta noudattaen.