A0. Koulutusohjelmasuunnittelu
Käyttäjätarinat Sidosryhmä (työelämä yms.) ilmaisee uuden koulutusohjelman tarpeesta ammattikorkeakoululle joko suullisesti tai kirjallisesti. AMK perustaa uutta koulutusohjelmaa valmistelevan työryhmän, jossa on asiantuntijaopettajia, työelämän edustajia sekä opiskelijaedustus. Työryhmä valmistelee koulutuksesta vastaava johdolla uutta koulutusohjelmaa selvitellen ko. koulutuksen tarjontaa alueellisesti, valtakunnallisesti ja kartoittaa koulutustarpeen ja työllistymismahdollisuudet sekä laatii koulutusohjelmaesityksen AMK:n johtoryhmälle. Johtoryhmä käsittelee uuden koulutusohjelman esityksen. Rehtori laatii esityksen uudesta koulutusohjelmasta AMK:n hallitukselle. Hallitus käsittelee esityksen ja päättää uuden koulutusohjelman esittämisestä OPM:lle. OPM tekee päätöksen TASO-neuvottelujen jälkeen Hyväksytty uusi koulutusohjelma tallennetaan ProAMK-järjestelmään.
A1. Opetussuunnittelu
Käyttäjätarinat Osa 1 Opetussuunnitelmasta vastaava käynnistää opetussuunnitelmatyön hyväksyttyjen koulutusohjelmien osalta ja vastaa siitä, että opetussuunnitelmatyötä tekevillä on käytettävissään ajantasainen ohjeistus. OSP-vastaava vastaa ja määrittelee yhteistyössä opettajien, opiskelijoiden ja sidosryhmien edustajien kanssa koulutusohjelmassa kehittyvän osaamisen, jonka perusteella syntyy koulutusohjelmakohtainen osaamiskartta. OPS-vastaava syöttää osaamiskartan ProAMK-tietojärjestelmään. OPS-vastaava määrittelee yhdessä opettajien kanssa koulutusohjelmakohtaiset opintokokonaisuudet ja opintojaksot sekä niiden laajuudet ja valinnaisuuden. tuloksena syntyy OPS-matriisi, josta ilmenee tutkinnon rakenne, opintojaksot ja kokonaisuudet. OPSvastaava syötää OPS-matriisin ProAMk-tietojärjestelmään.
Osa 2 OPS-matriisin perusteella asiantuntijaopettajat laativat opintojaksokuvaukset edeltävine opintoineen ja syöttävät opintojaksokuvaukset ProAMK-tietojärjestelmään. OPS- vastaava laatii koulutusohjelman kuvauksen. Asiantuntijaopettaja tekee esityksen opintojakson ajoituksesta huomioiden edeltävien opintojen ajoituksen. Opettajien esitysten perusteella OPS-vastaava laatii opintojen ajoitus- ja mitoitussuunnitelman koko koulutusohjelman osalta sekä eri lukuvuosille ja lukukausille. OPS-vastaava syöttää suunnitelmat ProAMK-tietojärjestelmään. Sidosryhmät antavat lausunnot opetussuunnitelmista. OPS-hyväksyjä hyväksyy ja tekee päätöksen hyväksynnästä tai palauttaa korjattavaksi. Hyväksytty opetussuunnitelma syötetään ProAMK-tietojärjestelmään.
A2. Opetustarjonta
Käyttäjätarinat Koulutusohjelmavastaava laatii opintovuoden opetustarjontaluonnoksen huomioiden edellisten toteutusten opintojaksopalautteet, taloudelliset ja muut reunaehdot sekä ProAMK:sta löytyvät opiskelijoiden HOPS:eista tulevat valinnat. Opettajatiimi tekee ehdotukset opintojaksojen opettajista. Esimies hyväksyy suunnittelukauden opetustarjonnan, joka syötetään ProAMk-tietojärjestelmään. Koulutusohjelmavastaava tekee esityksen opintojaksojen opettajista ja tarvittavista resursseista esimiehelle, joka tekee päätökset opintovuoden toteutussuunnitelmasta. Päätökset syötetään ProAMk-tietojärjestelmään. Opiskelijat ilmoittautuvat läsnä oleviksi/poissaoleviksi ja opintojaksojen toteutuksille. Tiedot syötetään ProAMk-tietojärjestelmään. Koulutusohjelmavastaava vastaa opintovuodelle suunniteltujen opintojaksojenn toteutumisesta.
A3. Opintojaksototeutus
Käyttäjätarinat Osa 1 Opettaja laatii opintojakson toteutussuunnitelmaluonnoksen ProAMK-tietojärjestelmästä saatavien aikaisempien opintojaksojen palautteiden perusteella. Toteutussuunnitelmaluonnoksessa huomioidaan tilatarpeet, tarvittava kirjallisuus, laitteet yms. muut tarvittavat resurssit. Opetuksesta vastaava hyväksyy toteutussuunnitelman tai palauttaa sen korjattavaksi. Hyväksytty opintojakson toteutussuunnitelma syötetään ProAMK-tietojärjestelmään, jolloin se on työjärjestysten suunnittelijoiden, kirjaston yms. käytettävissä. Opettaja esittelee hyväksytyn toteutussuunnitelman opiskelijoille ja tekee mahdolliset opiskelijoiden toivomat tarkennukset. Opettaja päivittää ProAMK:ssa olevan opintojakson toteutussuunnitelman. Opiskelija sitoutuu opintojakson toteutukseen. Opiskelija suorittaa opintojakson. Suoritus syötetään ProAMk-tietojärjestelmään.
Osa 2 Opettaja toteuttaa opintojakson hyväksytyn toteussuunnitelman mukaisesti. Opettaja arvioi yhdessä opiskelijan kanssa osaamisen sekä oppimisen ja antaa arvosanan. Arvosana syötetään ProAMKtietojärjestelmään. Opiskelija tekee itsearvioinnin oman suorituksen ja osaamisen osalta sekä toimittaa sen tiedoksi opettajalle. Opiskelija antaa palautteen opintojaksosta ProAMk-tietojärjestelmään. Opettaja käsittelee ja analysoi palautetta sekä toimittaa sen opetuksesta vastaavalle kehityskeskusteluja varten. Opintojaksojen yhteenvetoanalyysi syötetään ProAMK-tietojärjestelmään. Opetuksesta vastaava käsittelee ja analysoi palautteen yhdessä opettajan kanssa. Opettaja käsittelee opintojaksopalautteen yhdessä opiskelijoiden kanssa. Opetuksesta vastaava kehittää toimintaa palautteen perusteella yhdessä opettajan kanssa.
A4. Opettajan työaikasuunnittelu
Käyttäjätarinat Esimies käynnistää opettajien työaikasuunnitelmien tekemisen huomioiden sovitut ja ajantasaiset laadinnan periaatteet ja reunaehdot. T&K-hankkeet ja muut tehtävät huomioidaan työaikasuunnitelman laadinnassa. Opettaja tekee ehdotuksen omaksi työaikasuunnitelmakseen. Esimies päättää opettajan työaikasuunnitelmasta kokonaisuus huomioiden. Hyväksytyn työaikasuunnitelman allekirjoittavat esimies ja opettaja. Hyväksytty työaikasuunnitelma syötetään ProAMKtietojärjestelmään, jolloin se on työjärjestyssuunnitelijoiden, palkanlaskennan yms. käytössä. Palkanlaskenta tallentaa tiedot taloushallinnon järjestelmin ja arkistoi suunnitelman. Opettaja pitää työajan seurantaa. Opettaja työaikasuunnitelmaan tehdään tarvittaessa tarkennuksia yhdessä esimiehen kanssa. Esimies ajantasaistaa ja tarkentaa ProAMK:ssa oleva opettajantyöaikasuunnitelman. Tarkennettu työaikasuunnitelma allekirjoitetaan uudestaan.
B1. Opiskelijat
Käyttäjätarinat B1.1 Opiskelija aloittaa Uusi opiskelija on saanut opiskeluoikeuden ja perustiedot on siirretty tyypillisesti jostain valintajärjestelmästä ProAMK:iin. IT-hallinto tai "sihteeri" varmistaa, että järjestelmistä saadaan opiskelijan käyttäjätunnus salasanoineen ProAMK-kantaan. Ko. sanapariin on samalla liitetty mm. sähköpostialias. Tutor/opinto-opetajat luovuttavat tunnuksen salasanoineen opiskelijalle. Luovutustapahtuman yksityiskohdat voi kukin AMK toteuttaa haluamallaan tavalla. Oleellista on kuitenkin opiskelijan henkilöllisyyden tarkistaminen ja sen varmistaminen, että opiskelija ymmärtää tunnukseen liittyvät vastuut. ProAMK huolehtii muiden käyttäjähallintoon kuuluvien ohjelmistojen kanssa mm. siitä, että HAKA-käytäjähallinnon edellyttämät toimet tulevat tehdyksi. Opiskelija vaihtaa salasanan sovittujen ehtojen rajoissa haluamakseen samalla, kun hän ottaa tunnuksen haltuunsa. Käyttäjähallinto pidetään ajantasalla.
B1.2. Päivittää tietojaan
B1.2 Päivittää tietojaan Opiskelija voi vaihtaa sovittuja tietojaan (esim. osoitteet, puhelinnumerot, tms.) joko itsepalveluna tai toimittamalla tarvittavat asiakirjat opintoasiainhoitajalle. Asiakirjat luonnollisesti tarkistetaan ja täydennetään ennen kuin tiedot muutetaan ProAMK-kantaan. Jos opiskelija vaihtaa tietojaan itsepalveluna, hän kirjautuu omalla tunnuksellaan ProAMK-järjestelmään, joka siis näin luottaa tietojen antajan olevan juuri opiskelija itse. Opiskelija muuttaa tietonsa suoraan ProAMK-kantaan. ProAMK-järjestelmästä tiedot tarvittaessa päivitetään automaattisesti muihin käyttäjähallinto-ohjelmiin.
B1.3. Opiskelija lopettaa
B1.3 Opiskelija lopettaa Opiskelija saa muuttuneen läsnäolo/opiskeluoikeuden, rooli muuttuu (kts. prosessi D2). Tarvittaessa "sihteeri" muuttaa roolin manuaalisesti. ProAMK huolehtii automaattisesti, että käyttäjähallinto pysyy ajan tasalla, mm. tunnusten käyttö estetään sovitulla viiveellä. Noudatetaan HAKA-käyttäjähallinnon mukaista menettelyä. Opiskelija saa ilmoituksen (esimerkiksi email ja/tai SMS) tunnuksen sulkeutumisesta ja saa mahdollisuuden ottaa henkilökohtaiset tiedostot haltuunsa.
B2.1. Uusi työntekijä aloittaa
Käyttäjätarinat B2.1. Uusi työntekijä aloittaa Amk:n organisaatioyksikkö (koulutusohjelma, muu hallinnollinen yksikkö) päättää palkata uuden työntekijän, koska toiminta vaatii niin tekemään. Luonnollisesti hallintomuodollisuudet ja esim. rahoitus ja henkilövalinnat on järjestetty valmiiksi/tehty. Toimisto, tai uuden työntekijän esimies suoraan itse, valmistelee ja laatii palkkaukseen liittyen työsopimuskaavakkeen ja/tai käyttäjätunnuslomakkeen (sähköinen). Työntekijälle muodostuvat tämän perusteella palkkaukseen ja käyttäjätunnushuoltoon liittyvät määritteet eri tietojärjestelmiin ja työntekijä saa pääsyn työtehtävissä tarvittaviin järjestelmiin ja tietoverkon palveluihin.
B2.2. Päivittää tietojaan
B2.2. Päivittää tietojaan Työntekijä voi itse vaihtaa salasanansa sekä esim. puhelinnumeron, osoitteen, tittelin. Myös käyttäjätunnushuollosta vastaava voi raportoida ja ylläpitää työntekijöiden tunnuksiin liittyviä tietoja. Esimies voi päivittää työntekijöidensä työsuhteiden tietoja ja siten vaikuttaa järjestelmiin ja palveluihin pääsyä (vrt. myös roolit).
B2.3. Työntekijä lopettaa
B2.3. Työntekijä lopettaa Työntekijä ja työnantaja sopivat työsuhteen päättymisestä. Esimies (tai muu hallinnollinen henkilö) tekee tarvittavat merkinnät tietojärjestelmään. Näiden merkintöjen perusteella kyseisen työntekijän pääsyoikeudet järjestelmiin ja tietoverkon palveluihin lakkaavat sovittuna ajankohtana. Työntekijä palauttaa työnantajan työvälineet sekä oheislaitteet. Tarvittaessa työntekijän roolissa voi tapahtua muutos esim. alumnitoiminnan mukaan.
B3.1. Uusi jäsen
B3.2. Sähköinen asiointi
Käyttäjätarinat Opiskelijakunta lähettää tiedotteen jäsenyydestä / asettaa tietyn tuotteen myyntiin / ilmoittaa tapahtumasta, johon voi ilmoittautua. Yhteystiedot opiskelijakunta noutaa Proamkista ja merkitsee sinne samalla tuotteen tai auki olevan tapahtuman. Opiskelija vastaanottaa tiedotteen ja kirjautuu Proamkin verkkokauppaan. Siellä hän tilaa ja maksaa tuotteen, esim. kurssikirjan. Jos tuote ei ole maksullinen, tekee hän vain tilauksen. Tuotteen maksusta kirjautuu tieto pankin järjestelmään, josta se kirjautuu Proamkin maksutietoihin. Opiskelijakunta näkee maksu- ja tilaustiedot Proamkista ja laittaa tilauksen tarvittaessa eteenpäin tuotteen toimittajalle. Tuotteen toimittaja ilmoittaa tuotteen saapumisesta / toimittaa tuotteen suoraan opiskelijakuntaan. Opiskelijakunta merkkaa tiedon tuotteen saapumisesta Proamkiin. Proamk ilmoittaa tuotteen saapumisesta opiskelijalle. Opiskelija noutaa tuotteen opiskelijakunnalta.
B3.3. Vaalit
B3.4. Jäsentietojen hallinnointi
Käyttäjätarinat Opintotoimisto voi tarvittaessa hallinnoida opiskelijan tietoja Proamkissa ja tehdä muutoksia opiskelijatietoihin. Näitä muutoksia opiskelijan statuksessa voivat olla esimerkiksi ilmoittautuminen läsnä olevaksi opiskelijaksi, tieto opiskelijan koulusta eroamisesta tai opiskelijan valmistumisesta koulusta. Opiskelijan opiskelijatiedot päivittyvät reaaliajassa Proamkissa. Opintotoimistolla on mahdollista saada Proamkista ajantasaisia tietoja opiskelijan jäsenyydestä opiskelijakunnassa. Opintotoimisto voi tarvittaessa tarkistaa opiskelijan jäsentiedot opiskelijakunnassa turhien opiskelutodistusten tulostamisen välttämiseksi. Opiskelijakunnan on mahdollista tarvittaessa ottaa listaus opiskelijoista tarvittavin hakuehdoin. Opiskelijakunta tekee käyttövaltuuksiensa mukaisia muutoksia opiskelijan tietoihin esimerkiksi jäsenyydestä koulutusalajärjestössä, toimimisesta opiskelijakunnan toimielimessä, tehdä merkintöjä lisätietoihin tai tulostaa haluamansa raportin määritellyin listausehdoin. Proamkiin rekisteröityy tieto raportin tulostamisesta. tai Opiskelijakunnan tekemät muutokset opiskelijan tietoihin tallentuvat Proamkiin.
B4.1. Alumniksi ilmoittautuminen
Käyttäjätarinat B4.1. Alumniksi ilmoittautuminen Valmistumisvaiheessa opiskelija voi ilmoittautua alumniksi joko ilmoittamalla asiasta "sihteerille" tai kertomalla toiveensa suoraan ProAMK-ohjelmistolle. Jos sihteeri saa ilmoitautumisen, hän kirjaa sen ProAMK:iin. Riippumatta ilmoittautumistavasta ProAMK lisää opiskelijalla alumni-roolin ja huolehtii käyttäjähallinnon ajantasaisuudesta. Alumneille voidaan tarjota korkeakoulun itsensä päättämiä alumnipalveluita. Tällainen voi olla esimerkiksi sähköpostin kääntöpalvelu. ProAMK toimittaa alumnille palveluihin liittyvät tiedot. Myös "sihteeri" voi tällaisia tietoja toimittaa opiskelijalle (SMSviestinä tms.). Kuvattua alumniksi ilmoitautumismenettelyä voidaan soveltaa myös mahdollisille muille vastaaville sidosryhmille.
B5.1. Kumppanitunnuksen luominen
Käyttäjätarinat B5.1. Kumppanitunnuksen luominen Lyhytkurssille, avoimeen tai vastaavaan asiointiin halukas henkilö tekee itselleen käyttäjätunnuksen antamalla nimensä, osoitteensa, email, GSM ym. tietonsa ProAMK-järjestelmälle. Järjestelmä tarkistaa, ettei tule kahta samaa tunnusta (tai antaa määrämuotoisen tunnuksen). Henkilö saa paluusähköpostissa email-linkin, valitsee riittävän vahvan salasanan ja saa näin itselleen käyttäjätunnuksen ja salasanan. Henkilön identiteettiä ei tässä vaiheessa siis ole vielä todennettu (ja se on järjestelmän tiedossa), mutta se tehdään myöhemmin. Roolilla on vain rajatut käyttöoikeudet tässä vaiheessa. Henkilö voi annetulla tunnuksella kirjautua järjestelmään ja esim. ilmoittautua avoimen ammattikorkeakoulun opintojaksoille tai lyhytkursseille. Henkilö todistaa henkilöllisyytensä jossain (kanslia, opintosihteeri, opettaja) esittämällä henkilöllisyystodistuksen ja henkilöllisyyden tarkistaja kirjaa järjestelmälle tiedon henkilöllisyyden tarkistuksesta. Tarkistuksen aikaleima ja tarkistaja kirjautuu järjestelmään. Tällöin käyttäjä saa enemmän käyttöoikeuksia ja hänen roolinsa muuttuu "tunnistetuksi". "Tunnistettu" käyttäjä voi asioida roolille annettujen käyttöoikeuksien puitteissa ja hänelle voidaan esim. luovuttaa kurssitodistus. ProAMK-järjestelmästä käyttäjätunnus- ja salasanatiedot päivittyvät käyttäjätunnusten hallinnointijärjestelmään (LDAP ym.) automaattisesti.
B5.2. Salasanan uusiminen
Käyttäjätarinat B5.2. Salasanan uusiminen (recovery) Käyttäjätunnuksen omistaja tunnistautuu vahvalla sähköisellä tunnisteella (esim. pankkitunnisteella) järjestelmään ja vaihtaa oman salasanansa. Tämä edellyttää kytkentää pankkitunnisteen ja ProAMK-tunnisteen välillä (henkilötunnus tms.), joka on annettava ja tarkistettava B5.1 kohdassa henkilöllisyyttä tarkistettaessa. Tämä voidaan tehdä siis etänä (itsepalveluna) ilman henkilökunnan apua. Käyttäjätunnuksen omistaja menee ProAMK-hallinnoijan (opintosihteeri, opettaja tms) luo, jolla on oikeus salasanan muuttamiseen. Hallinnoija tarkistaa käyttäjätunnuksen omistajan henkilöllisyyden (ajokortti, passi tms. virallinen asiakirja) ja arpoo uuden salasanan. ProAMK-järjestelmään kirjautuu aikaleima ja muuttajan tunnistetiedot. ProAMK-järjestelmästä käyttäjätunnus- ja salasanatiedot päivittyvät käyttäjätunnusten hallinnointijärjestelmään (LDAP ym.) automaattisesti.
C1. Koulutustarjonnan julkistaminen
Käyttäjätarinat Opetusministeriön ja ammattikorkeakoulun välisissä tavoitesopimusneuvotteluissa sovitaan koulutusaloittain nuorten aloituspaikkamääristä sekä aikuisten vuosiopiskelijamääristä. Aloituspaikoista sovitaan raamit kolmeksi vuodeksi kerrallaan ja niitä täsmennetään vuosittaisissa tavoitesopimusneuvotteluissa. Neuvottelujen tulokset kirjataan AMKOTA -järjestelmään. Ammattikorkeakoulun johto päättää tavoitesopimukseen kirjattujen paikkojen koulutusohjelmakohtaisesta jaosta aloituspaikoiksi sekä tarjonnan ajankohdan (syksy / kevät / muu). Amk:n koulutusyksikkö laatii ohjelmakuvaukset ja kirjaa tarjonnan AMKOPAS järjestelmään. Amk tuottaa samojen tietojen pohjalta oman hakijan oppaansa julkaistavaksi haluamallaan tavalla. Avoimen amk:n tarjonta julkaistaan myös amk:n haluamalla tavalla. Arene ry: koulutusalakohtaiset valintaperustetyöryhmät valmistelevat vuosittain valintaperustesuosituksen. Amk johto ottaa kantaa valintaperustesuositukseen ja päättää joko noudattaa sitä tai laatii omat valintaperusteensa. Valintaperusteet kirjataan AMKOPAS järjestelmään. Opetushallitus julkaisee koulutustarjonnan verkossa sekä painetussa valintaoppaassa. Amk:n omaan järjestelmään ei tarvitse välttämättä tuoda lainkaan hakuprosesseihin liittyviä tietoja silloin kun kyseessä on valtakunnallinen yhteishaku.
C2.1.Yhteishaku
Käyttäjätarinat Opetushallituksen ylläpitämä yhteishakujärjestelmä tuottaa kaiken tarvittavan tiedon hakijoista ja valinnoista. Amk:n omaan järjestelmään siirretään opiskelijoiksi valitut.
C2.2. Suorahaku tutkintokoulutukseen
Käyttäjätarinat Hakija täyttää sähköisen halulomakkeen ja lomakkeen tiedot tallentuvat amk:n järjestelmään käsittelyä varten. Erityistilanteissa hakija voi lähettää paperisen hakulomakkeen, jolloin amk:n hakutoimisto tallettaa hakemuksen järjestelmään. Hakutoimisto tarkistaa saapuneet hakemukset ja tallettaa hakijan tiedot AMKOREK järjestelmään. Hakutoimisto pisteittää hakukelpoiset hakemukset ja toimittaa hakijaluettelon valintapäätöksen tekijälle. Valintapäätöksen tekijä määrittää pisterajan (raja voi olla myös 0), jonka ylittävät hakijat kutsutaan valintakokeisiin. Hakutoimisto merkitsee valintakokeeseen kutsuttavat hakijat ja lähettää heille valintakoekutsun. Hakutoimisto julkaisee järjestelmän tuottaman hakijatilaston.
C2.3. Suorahaku muu
Käyttäjätarinat Hakija täyttää sähköisen halulomakkeen ja lomakkeen tiedot tallentuvat amk:n järjestelmään käsittelyä varten. Erityistilanteissa hakija voi lähettää paperisen hakulomakkeen, jolloin amk:n hakutoimisto tallettaa hakemuksen järjestelmään. Hakutoimisto tarkistaa saapuneet hakemukset. Hakutoimisto pisteittää hakukelpoiset hakemukset ja toimittaa hakijaluettelon valintapäätöksen tekijälle. Valintapäätöksen tekijä voi päättää kutsua osan hakijoista suoraan koulutukseen ja osan valintakokeisiin. Valintapäätöksen tekijä määrittää pisterajan (raja voi olla myös 0), jonka ylittävät hakijat kutsutaan valintakokeisiin. Hakutoimisto merkitsee järjestelmään valintakokeeseen kutsuttavat hakijat ja lähettää heille valintakoekutsun. Hakutoimisto merkitsee järjestelmään suoraan valittavat. Hakutoimisto julkaisee järjestelmän tuottaman hakijatilaston.
C3.1.Valintakokeet
Käyttäjätarinat Järjestelmä tuottaa valintakokeita varten kaikki tarvittavat valvontaluettelot jaoteltuina koetilojen mukaisesti. Kokeen valvoja merkitsee valvontaluetteloon osallistujat. Hakutoimisto kirjaa valintakoetulokset (= osallistuminen kokeeseen) joko yhteishakujärjestelmään tai suorahaussa omaan järjestelmään. Yhteishaussa järjestelmä tekee valintaesityksen ja amk päättää valinnasta sekä kirjaa valintapäätöksen yhteishakujärjestelmään. Suorahaussa amk tekee valintapäätöksen ja kirjaa sen omaan järjestelmään. Hakutoimisto siirtää yhteishaussa valitut hakijat omaan järjestelmään hakijoiksi (ei välttämätöntä, jos yhteishaun tuottamat hakijaraportit riittävät amkille).
C3.2. Valinnan tulos
Käyttäjätarinat Hakutoimisto tulostaa hakijalle valinnan tuloksen hakutavasta riippuen joko yhteishaun järjestelmästä tai amk:n omasta järjestelmästä. Hakija päättää paikan vastaanotosta (ottaa vastaan / peruuttaa). Tutkintokoulutuksessa hakutoimisto kirjaa päätöksen yhteishaun järjestelmään. Hakutoimisto siirtää yhteishaun järjestelmästä paikan vastaanottaneet opiskelijoiksi amk:n järjestelmään. Hakutoimisto raportoi lopulliset hakuraportit (tilastot) amk:ssa tiedon tarvitsijoille.
D1. Opiskeluoikeuden hallinta
Käyttäjätarinat Opintosihteeri perustaa järjestelmään saapumisryhmän jokaiselle hakukohteelle (tutkinnot, erikoistumisopinnot, avoin väylä). Opintosihteeri siirtää hakijajärjestelmästä paikan vastaanottaneet hakijat pääopiskelijoiksi ja kirjaa heidät koulutusohjelmakohtaiseen saapumisryhmään. Opiskelijasta ylläpidetään järjestelmässä opiskelutietoja (mm. koulutusohjelma, käytettävä opetussuunnitelma, opiskeluaika), lukuvuoden läsnäolotietoja (läsnä / poissa) sekä henkilötietoja. Opintosihteeri voi tarvittaessa perustaa erilaisia ryhmiä ja kirjata niihin joukon opiskelijoita esimerkiksi lukujärjestyksiä varten. Opiskelija voi saada myös sivuopiskelijan opinto-oikeuden (esim. avoin amk), johon tarvittavat tiedot saadaan järjestelmän omalla sähköisellä hakulomakkeella. Opintosihteeri kirjaa nämä opiskelijat sivuopiskelijoiksi siihen tarkoitukseen perustettuun saapumisryhmään. Opintosihteeri luovuttaa tarvittavat käyttäjätunnukset ja salasanat opiskelijalle sen jälkeen kun opiskelija on todentanut henkilöllisyytensä ja allekirjoittanut HAKA - konsortion mukaisen käyttöoikeussopimuksen. (HAKA-infrastruktuuri on Suomen yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen yhteinen käyttäjien tunnistusjärjestelmä, johon liittyneiden korkeakoulujen loppukäyttäjät pääsevät yhdellä käyttäjätunnuksella korkeakoulusektorin palveluihin). Opintosihteeri seuraa lukukausittain opiskelijoiden läsnäolotietojen ajantasaisuutta sekä opiskeluoikeusajan kulumista ja ylläpitää niitä tarvittaessa. Opintosihteeri lähettää järjestelmästä saatavan tiedon pohjalta tutkinto-opiskelijalle ilmoituksen lähestyvästä opiskeluajan päättymisestä. Opiskelija voi tehdä lisäaikahakemuksen opintojensa loppuun saattamiseksi tai pyytää palauttamaan aiemmin menettämänsä opiskeluoikeuden. Koulutusohjelmasta vastaava tekee päätöksen opiskeluoikeuden jatkamisesta tai palauttamisesta amk:ssa noudatettavien normien mukaisesti ja opintosihteeri päivittää opiskeluoikeuden päätöksen mukaisesti. Koulutusohjelmista vastaavat voivat seurata noudatettua päätöspolitiikkaa järjestelmästä. Opiskelijan opiskeluoikeus voi jonkin rikkomuksen seurauksena päättyä määräaikaiseen erottamiseen. Opintosihteeri kirjaa opiskeluoikeuden menetetyksi päätetyksi ajaksi. Lähiomaisen tai viranomaisen ilmoittama tieto opiskelijan kuolemasta johtaa myös opinto-oikeus- ja läsnäolotietojen ylläpitoon.
D2. Opiskelutietojen muutos
Käyttäjätarinat Opiskelija ilmoittautuu sähköisellä lomakkeella avoimen amk:n opiskelijaksi. Opintotoimisto kirjaa hänet avoimen amk:n opiskelijaksi ja antaa hänelle määräaikaisen opinto-oikeuden (ellei hänellä ole aiempaa maksuhäiriötä, jolloin opiskelijalle ilmoitetaan syy opintooikeuden epäämiseen). Tutkinto-opiskelija ilmoittautuu määräaikaan mennessä vuosittain läsnä olevaksi tai poissa olevaksi. Opintosihteeri voi ennen määräajan loppumista poimia järjestelmästä vielä ilmoittautumattomien sähköpostiosoitteet ja lähettää heille muistutusviestin ilmoittautumisvelvollisuudesta. Määräajan päättymisen jälkeen opintotoimisto lähettää ilmoittautumisvelvollisuutensa laiminlyöneille kirjeen opinto-oikeuden menetyksestä. Opiskelija voi toimittaa opintotoimistoon allekirjoittamansa eroamisilmoituksen henkilökohtaisesti tai postitse. Opintosihteeri kirjaa opiskelijan eronneeksi. Opiskelija voi itse muuttaa yhteystietojaan järjestelmään tai tehdä ilmoituksen muutoksesta opintotoimistoon, jossa muutos kirjataan järjestelmään. Opiskelijan opinto-oikeustiedot siirtyvät amk:n käyttäjähallintajärjestelmään sekä opiskelijakunnan erilliseen jäsenrekisteriin. Opintoimisto julkaisee järjestelmän tuottamat opiskelijamääräraportit lukukausittain ja pyydettäessä. Raportilla on opiskelijamäärät (miehet, naiset, yhtensä) eriteltynä seuraavasti: koulutusohjelma, koulutus (nuoret / aikuiset / erikoistumisopinnot / avoin / vaihto), läsnä olevien määrä ja poissa olevien määrä eriteltynä käytettyjen läsnäolokausien mukaan. Henkilöpohjaiset opiskelijatiedot siirretään syyskuussa Tilastokeskuksen järjestelmään ja eron syyt tammikuussa AMKOTA järjestelmään.
D3. Opiskelija-asiointi
Käyttäjätarinat Opiskelija voi katsella ja tulostaa omia opiskelutietojaan opiskelijaliittymällä. Tarvitessaan virallista opiskelutodistusta tai opintosuoritusotetta, hän kirjaa tilauksen järjestelmään. Opintotoimisto saa viestin tilauksesta ja toimittaa opiskelijalle tilatun todistuksen tai otteen. Kun opiskelija pyytää avoinkorttia, kulkulupaa tai muuta amk:n tarjoamaa palvelua, opintotoimisto tarkistaa järjestelmästä opiskelijan oikeuden saada ko. palvelu ja kirjaa järjestelmään annetun palvelun. Järjestelmässä on mahdollista ilmoittautua erilaisiin tapahtumiin ja järjestelmä tuottaa tapahtuman osallistujaluettelot. Opintosihteeri voi poimia järjestelmästä opiskelijoiden sähköpostiosoitteita monilla kriteereillä (esim. tietty koulutusohjelma, tietyssä opintojen vaiheessa, tietyt opinnot suoritettuna jne.) ja lähettää erilaisten toimeksiantajien viestejä halutulle joukolle.
D4. Opintotuki
Käyttäjätarinat Kela toimittaa määrävälein amk:lle opintotukea saavan opiskelijan käyttämien tukikuukausien määrän (tavoite, ei todellisuutta vuonna 2007). Opiskelija täyttää Kelan opintotukihakemuslomakkeen sekä täyttää sähköisesti sen liitteeksi opiskelusuunnitelmansa. Opintotukisihteeri käsittelee hakemuksen ja tekee opiskelijan antamien tietojen sekä järjestelmästä saatavien tietojen perusteella tilannearvion sekä pyytää opiskelijalta tarvittaessa lisätietoja. Myös Kela voi pyytää lausuntoa opiskelijan opintojen edistymisestä. Mikäli tapaus tulee opintotukilautakunnan päätettäväksi, opintotukisihteeri kirjaa asian opintotukilautakunnan esityslistalle. Järjestelmään sisältyy opintotukiasian hallintajärjestelmä. Opintotukilauta saa käsiteltävien tapausten esityslistan, johon on koottu kaikki päätöksen tekoon tarvittavat tiedot (mm. opiskeluaika, keskimäärin suoritetut opintopisteet kutakin tukikuukautta kohden, haettu tukiaika, haetun ajan opiskelusuunnitelma, sihteerin mahdollisesti lisäämät selvitykset sekä päätösehdotus). Opintotukilautakunnan päätös kirjataan järjestelmään reaaliaikaisesti. Opintotukisihteeri saa järjestelmästä Kelalle lähetettävän lausunnon sekä arkistoitavan päätöspöytäkirjan. Järjestelmä lähettää opiskelijalle kopion Kelalle lähetettävästä lausunnosta. Opintotukisihteeri poimii järjestelmästä Kelalle kerran kuukaudessa toimitettavat opiskelijoiden läsnäolotiedot sekä kerran vuodessa (heinäkuussa) toimitettavat tuen saajien opintopistekertymän / opiskelija.
E1. Urasuunnittelu
Käyttäjätarinat Opiskelun alettua opiskelija hakee amk:n antamaan määräaikaan mennessä aiemmin suorittamiensa opintojen hyväksi lukua. Hyväksi luvuista päätetään amk:ssa säädetyllä tavalla ja ne kirjataan järjestelmään. Opiskelija laatii koko opiskeluaikansa opiskelusuunnitelman ja HOPS -prosessista vastaava kommentoi ja hyväksyy suunnitelman. Opiskelija voi sisällyttää suunnitelmaansa myös amk:n ulkopuolisia opintoja, jotka HOPS -prosessista vastaava hyväksyy osaksi opintoja. Nämä opinnot raportoidaan vuosittain AMKOTA järjestelmään. Opiskelija tarkentaa opiskelusuunnitelmaansa lukukausittain määräaikaan mennessä ja koulutussuunnitteluprosessi voi ottaa huomioon opiskelijoiden suunnitelmat opintojaksojen toteutussuunnittelussa. Opiskelija voi kirjata järjestelmään myös urasuunnitelman sekä kansainvälistymissuunnitelman, jota HOPS -prosessista vastaava voi myös kommentoida.
E2. Osallistuminen opintojakson toteutukselle
Käyttäjätarinat Koulutusohjelmasta vastaava ja/tai opettaja laatii/päivittää opintojaksokuvausta amk:ssa sovitulla tavalla. Opettaja laatii opintojakson toteutussuunnitelman. Järjestelmä lähettää viestin sovitulle henkilölle puuttuvasta päivityksestä. Opiskelija ilmoittautuu toteutuksille oman HOPSinsa mukaisesti. Koulutusohjelmasta vastaava voi seurata ilmoittautumistilannetta ja tarvittaessa perustaa lisätoteutuksia tai peruuttaa toteutuksia. Opintosihteeri muuttaa ilmoittautumisajan päätyttyä ilmoittautumiset hyväksytyiksi osallistumisiksi tutkintosäännön mukaisesti. Opiskelija voi seurata omaa osallistumistilannettaan. Järjestelmä tuottaa opettajille osallistujaluettelon (sisältäen myös jonottajat) sekä sähköposti- ja SMS osoitelistat. Opettaja ylläpitää osallistujaluetteloa toteutuksen aloitusviikolla poistamalla siitä poisjääneet opiskelijat sekä lisäämällä jonosta tulleet. Toteutuksen osallistujaluettelo sisältää nyt vain todelliset osallistujat (paikan varanneet opiskelijat ovat vahvistaneet osallistumisensa). Opintosihteeri käynnistää osallistumistietojen perusteella avoimen amk:n opiskelijoiden laskutusprosessin (ellei amk:ssa ole laskutettu jo ilmoittautumisvaiheessa). Opettaja kirjaa tutkintosäännössä määritellyn aikarajan puitteissa opiskelijoiden suoritukset järjestelmään. Järjestelmä lähettää opettajalle (ja hänen esimiehelleen) huomautuksen puuttuvasta kirjauksesta. Opiskelija voi seurata suoritustilannettaan reaaliaikaisesti. Opiskelija voi antaa toteutuksesta palautetta järjestelmään. Sen perusteella voidaan tehdä esim. kuormittavuus- ja muita laaduntarkkailuun liittyviä raportteja koulutusjohdon käyttöön. Järjestelmä tuottaa koulutusjohdon käyttöön opiskelijan ja ryhmän suoritusraportteja sekä edistymisen seurantaraportteja. Järjestelmä tuottaa AMKOTAan toimitettavat raportit vieraskielisen opetuksen määrästä, osallistumisista kielten opetukseen, virtuaaliopetukseen, avoimen amk:n opetukseen sekä avoimen amk:n suorituksista.
E3. Sopimuspohjaisiin ulkopuolisiin opintoihin hakeutuminen
Käyttäjätarinat Koulutusohjelmasta vastaava kirjaa järjestelmään ulkopuolisiin opintoihin käytettävät varat. Järjestelmä tuottaa ajantasaisen raportin varojen käytöstä. Opiskelija tekee järjestelmään hakemuksen amk:n ulkopuolisiin opintoihin (esim. virtuaaliamk tai toinen korkeakoulu). Opiskeluoikeuden myöntäjä tarkistaa haettujen opintojen sopivuuden opiskelijan HOPSiin sekä ulkopuolisiin opintoihin varattujen varojen riittävyyden ja joko puoltaa tai hylkää hakemuksen. Päätös kirjataan järjestelmään. Opiskelija saa järjestelmästä viestin hakemuksensa kohtalosta. Saatuaan puollon hän ilmoittautuu ulkopuolisiin opintoihin niiden järjestäjän edellyttämällä tavalla. Vastaanottava korkeakoulu voi vielä evätä opiskeluoikeuden (esim. jos toteutuksella ei ole enää tilaa). Vastaanottava korkeakoulu lähettää laskun aloitetuista opinnoista ja toimittaa sähköisesti järjestelmään opiskelijan suoritustiedot (myös hylätty arvosana halutaan). Amk:n taloushallinto tarkistaa järjestelmästä saapuneen laskun aiheellisuuden ja merkitsee laskun saapuneeksi ja maksetuksi. Järjestelmä tuottaa halutulta aikaväliltä raportin amk:n ulkopuolella suoritetuista opinnoista. Järjestelmä tuottaa Amkotaan vuosittain siirrettävän tiedoston virtuaaliopinnoista.
E4. Uusintakokeeseen tai tenttiin ilmoittautuminen
Käyttäjätarinat Opiskelija ilmoittautuu järjestelmään nimetyn opettajan uusintakokeeseen tai tenttiin. Opettaja tarkistaa tarvittaessa opiskelijan oikeuden osallistua ko. kokeeseen ja järjestelmä lähettää viestin opiskelijalle, mikäli osallistumisoikeutta ei ole. Opettaja tallettaa opiskelijakohtaisesti koetehtävät järjestelmään. Koetilaisuuden hallinnoija varaa osallistujaluettelon (= hyväksytyt ilmoittautumiset) perusteella tarvittavat koetilat ja valvojat sekä tulostaa koetehtävät opiskelijoittain ja toimittaa ne valvojalle. Järjestelmä lähettää valvojalle muistutusviestin valvontatehtävästä ja valvoja tulostaa valvomansa koetilaisuuden osallistujaluettelon sekä kirjaa suoraan järjestelmään opiskelijan osallistumisen. Valvoja toimittaa koevastauksen opettajalle, joka arvioi sen ja kirjaa tuloksen järjestelmään.
E5. KVliikkuvuus
Käyttäjätarinat Amk neuvottelee ulkomaisten korkeakoulujen kanssa opiskelijavaihdon puitesopimukset ja järjestelmään talletetaan voimassa olevista sopimuksista sopimusjärjestelmä, vaihtopaikat, ym. Lähtevä vaihto-opiskelija tai opettajalähtöä harkitseva opiskelija/opettaja tutustuu aiempien vaihto-opiskelijoiden laatimiin järjestelmään talletettuihin raportteihin ja tekee oman vaihto-opiskelupaikkahakemuksensa järjestelmään learning agreement/teaching agreement -muotoon. Kv-vastuuhenkilö hyväksyy learning agreementin/ teaching agreementin ja toimittaa sen vaihto-oppilaitokseen hyväksyttäväksi ja allekirjoitettavaksi. Kv-vastuuhenkilö kirjaa hyväksytyn opiskelija/opettajavaihdon tiedot järjestelmään. Opiskelija/opettaja täyttää vaihdon apurahahakemuksen järjestelmään, joka lähettää saapuneesta hakemuksesta viestin kvvastuuhenkilölle. Kv-vastuuhenkilö käsittelee hakemuksen ja kirjaa myönnetyn apurahan budjetin seurantaan taloushallintoa varten. Vaihdon päätyttyä opiskelija/opettaja toimittaa vaihtoraportin kv-vastuuhenkilölle, joka hyväksyy sen ja tallettaa järjestelmään. Opiskelija tuo mukanaan opintosuoritusotteen ja suoritukset kirjataan järjestelmään prosessin E1 mukaisesti. Saapuvat vaihto-opiskelijat / opettajat Kv-vastuuhenkilö hyväksyy learning agreementin/ teaching agreementin ja kirjaa sen järjestelmään. Kv-vastuuhenkilö kirjaa hyväksytyn opiskelija/opettajavaihdon tiedot järjestelmään. Vaihdon päätyttyä opiskelija/opettaja toimittaa vaihtoraportin kv-vastuuhenkilölle, joka hyväksyy sen ja tallettaa järjestelmään. Opiskelija saa opintosuoritusotteen mukaansa toimitettavaksi kotikorkeakoululleen. Järjestelmä tuottaa vuosittain Cimoon toimitettavat vaihtojen tyypit ja määrät.
E6. Harjoittelu
Käyttäjätarinat Opiskelija ilmoittautuu järjestelmään aikovansa suorittaa harjoittelun tietyllä aikavälillä. Harjoittelun vastuuhenkilö saa viestin ilmoittautumisesta, käsittelee sen käyttäen apunaan opiskelijan järjestelmään talletettuja suoritustietoja ja mikäli harjoittelun aloittamiseen ei ole esteitä (esim. puuttuu pakollisia opintoja), hyväksyy ilmoittautumisen. Opiskelija saa viestin käsitellystä ilmoittautumisesta. Sote-ala: Työnantaja tarjoaa harjoittelupaikat ja harjoittelun vastuuhenkilö jakaa paikat opiskelijoille. Muut alat: Opiskelija etsii itselleen sopivan harjoittelupaikan ja neuvottelee työnantajan kanssa harjoittelusopimuksen, jonka tiedot (yhteystiedot, tehtävät, harjoittelun kesto ym.) hän tallettaa järjestelmään. Harjoittelun vastuuhenkilö hyväksyy järjestelmään esitetyt työtehtävät koulutusohjelman harjoitteluksi kelpaaviksi, nimeää harjoittelun ohjaajan ja järjestelmä lähettää asiasta opiskelijalle viestin. (HUOM. harjoittelusopimus on eri kuin työsopimus, jonka opiskelija tekee työnantajan kanssa.) Harjoittelun ohjaaja ohjaa harjoittelua amk:ssa noudatetuin käytännöin ja kirjaa järjestelmän harjoittelun seurantaan harjoittelukäynnit sekä niissä työnantajan ja opiskelijan kanssa sovitut asiat. Opiskelija laatii harjoittelun päätteeksi raportin, jonka myös työnantaja hyväksyy ja antaa harjoittelusta palautetta. Harjoittelun ohjaaja hyväksyy raportin ja arkistoi sen järjestelmään, josta tulevat harjoittelijat voivat tutustua harjoittelukohteisiin. Ohjaaja myös kirjaa harjoittelun suoritetuksi järjestelmään.
E7.Opinnäyte
Käyttäjätarinat Opiskelija ilmoittautuu järjestelmään opinnäytetyön tekijäksi. Opinnäytetöiden vastuuhenkilö (koordinoija) saa viestin ilmoittautumisesta ja tarkistaa opiskelijan oikeuden ryhtyä opinnäytetyön tekoon. Opiskelija saa viestin käsitellystä ilmoittautumisesta. Opiskelija etsii/on saanut työlleen toimeksiantajan ja sopii tämän kanssa opinnäytetyöstä. Opinnäytetöiden vastuuhenkilö (koordinoija) hyväksyy opinnäytetyön aiheen ja nimeää sille ohjaan tallettaen opinnäytetyön tiedot järjestelmään. Opinnäytetyön ohjaaja saa järjestelmältä viestin uudesta ohjattavasta, ohjaa työtä, arvioi työn (mahdollisen toimeksiantajan lausuntoa hyväksi käyttäen) ja tallettaa järjestelmään sekä kypsyysnäytteen että opinnäytetyön suoritustiedot. Opiskelija toimittaa valmiin opinnäytetyön ja sen tiivistelmän arkistoitavaksi. Järjestelmä tuottaa AMKOTAan vuosittain siirrettävän opinnäytetyöraportin.
E8.Valmistuminen
Käyttäjätarinat Opiskelija hakee tutkintotodistusta tallettamalla järjestelmään hakemuksen kun hän on mielestään suorittanut kaikki vaaditut opinnot. Opintosihteeri tai muu vastaava saa viestin hakemuksesta ja tarkistaa, että kaikki valmistumisen edellytykset ovat oikein ja merkitsee hakemuksen seuraavaan vaiheeseen. Todistuksen myöntäjä tarkistaa tutkintovaatimusten täyttymisen ja kirjaa hakemuksen hyväksytyksi. Opintosihteeri tulostaa, allekirjoituttaa todistuksen ja sen liitteet sekä merkitsee opiskelijan valmistuneeksi ja mahdollisesti myös alumnirekisteriin. Mahdollisista stipendeistä päättävä taho saa järjestelmästä luettelon valmistuneista opiskelijoista halutulla aikavälillä paremmuusjärjestyksessä. Järjestelmä tuottaa tarvitsijoiden käyttöön valmistumisraportit sekä siirtotiedostot toimitettaviksi viranomaisten järjestelmiin.
F1. Laadunvarmistuksen tuki (yleinen malli)
F1.1. Opintojaksopalaute
F1.2. Valmistumispalaute
F2. Raportointi
G1. Innovaatio- T&K-prosessit
G1.1. T&K-toiminta
G2. T&K-raportointi
G3. Hankehallinto