1 (13) LUONNOS FINNA-HANKKEEN PROJEKTISUUNNITELMA LUONNOS... 1 FINNA-HANKKEEN PROJEKTISUUNNITELMA... 1 YLEISKUVA... 2 PROJEKTIN TAVOITE... 2 PROJEKTIN TEHTÄVÄT... 2 PROJEKTIN LOPPUTULOKSET... 3 PROJEKTIN RAJAUS... 3 PROJEKTIN YMPÄRISTÖ... 3 SIDOSRYHMÄT... 3 LOPPUTULOKSEN YMPÄRISTÖ... 4 RIIPPUVUUDET MUISTA PROJEKTEISTA... 4 PROJEKTIORGANISAATIO JA RESURSSIT... 5 OHJAUSMENETTELYT... 5 PROJEKTIORGANISAATIO KANSALLISKIRJASTOSSA... 5 PROJEKTIN SUORITUSTAPA JA TYÖMENETELMÄT... 6 DOKUMENTOINTI JA TYÖMENETELMÄT... 6 HALLINTO JA PÄÄTÖKSENTEKO... 6 VIESTINTÄ... 6 PROJEKTIN TYÖPAKETIT... 6 PROJEKTIN TYÖPAKETIT... 6 PROJEKTIN RISKIT JA NIIHIN VARAUTUMINEN, LUONNOS... 11 MUUT ASIAT... 13 LIITTEET... 13 TYÖPAKETTIEN TARKEMPI KUVAUS... 13 AIKATAULU... 13 LYHENTEET... 13
2 (13) Yleiskuva Projektin tavoite Kansallinen digitaalinen kirjasto (KDK) on opetus- ja kulttuuriministeriön toimialatasoinen sisältö- ja palvelukokonaisuus. Sen perustan muodostavat kirjastot, arkistot ja museot sekä kulttuuriperintöaineistoa säilyttävät muut organisaatiot ja näiden tietoteknisistä ratkaisuista vastaavat toimijat. Kansallisella digitaalisella kirjastolla on useita liittymäkohtia tutkimuksen tietoaineistoja tallentaviin, hallinnoiviin, välittäviin ja säilyttäviin organisaatioihin. Kansallinen digitaalinen kirjasto -hankkeen tavoitteena on varmistaa kulttuurin ja tieteen digitaalisten tietovarantojen tehokas ja laadukas hallinta, jakelu ja pitkäaikaissäilytys. Lisäksi hankkeessa edistetään kulttuuriperintö- ja asiakirja-aineistojen digitointia. Tavoitteiden saavuttamiseksi vakiinnutetaan Kansallisen digitaalisen kirjaston palvelujärjestelmät. Kansalliskirjasto vastaa Kansallisen digitaalisen kirjaston asiakasliittymän ylläpitämisestä toimialatasoisena palvelujärjestelmänä. Tieteen tietotekniikan keskus CSC vastaa digitaalisten kulttuuriperintö- ja asiakirjaaineistojen keskitetyn pitkäaikaissäilytysjärjestelmän suunnittelu- ja toteuttamishankkeesta 31.12.2013 saakka. Tämä projektisuunnitelma koskee KDK-asiakasliittymäpalvelua, Finnaa. Painopisteitä vuodelle 2012 ovat: Finna-konsortion muodostaminen ja konsortion toimintaperiaatteiden ja konsortioryhmän sääntöjen vahvistaminen sekä palvelusopimusten solmiminen. Asiakasorganisaatioiden ja Kansalliskirjaston välisen yhteistyön kehittäminen sekä asiakkaiden vaikutusmahdollisuuksien varmistaminen palvelun kehittämisessä Finna-järjestelmän kehittäminen ja tuotantokäytön aloitus 1-aallon organisaatioiden kanssa Sidosryhmäyhteistyön käynnistys (mm. OpenSource-kehittäjäryhmä) Vuodelle 2013 painopisteitä ovat asiakaskunnan laajentaminen ja toiminnallisuuden kehittäminen sekä palvelun lanseeraus suurelle yleisölle useamman organisaation kera. Palvelun kehittämisen kannalta keskeistä on kattavan ja yksityiskohtaisen projektisuunnitelman laatiminen vuosille 2012 ja 2013. Tässä työssä vaatimusmäärittelyn sisältämien asioiden tarkistus ja päivitys ovat ensimmäiset tehtävät. Tärkeätä on myös pitää huolta siitä että KDK-asiakasliittymähankkeen sovitut painopistealueet (Kansallisen digitaalisen kirjaston kokonaisarkkitehtuuri v1.0, http://www.kdk.fi/images/stories/kdk_kokonaisarkkitehtuuri.pdf), sekä KDK-johtoelimissä keväällä 2012 sovitut toiminnan painopisteet) ovat mukana koko ajan sekä suunnittelutyössä että toteutuksessa. Projektin tehtävät Vuodelle 2012 priorisoitavat tehtävät ovat: 1. Konsortion jäsenten kokoaminen vaiheistetusti (1.aalto, 2.aalto), yhteyshenkilöiden tarkistus ja kontaktointi sekä osallistujien roolitus kehitystyön tekoon liittyen ja yhteisen tavoitetilan luominen. 2. Projektisuunnitelman, työpakettien sekä vaatimusmäärittelyn tarkistus ja päivitys vuosille 2012 ja 2013: tehtävien vaiheistus (osa tehtävistä päällekkäisiä) ja resursointi (kuka tekee, milloin, kenen kanssa ja miten) tärkeimmät asiat. Alla olevien kohtien sisällöt ja aikataulut täsmennetään. 3. Finna-järjestelmän kehitystyön alkaminen/jatkaminen Scrum-ketterän kehitysmenetelmän mukaisesti sprintteinä/kehitysjaksoina yhden tai kahden Scrum-tiimin voimin. Kehityspäällikkö toimii konsortion jäsenten ja loppukäyttäjien edustajien kanssa Scrum product owner/tuoteomistajan roolissa. Tuoteomistaja priorisoi toteutettavat järjestelmän osat asiakkaiden ja loppukäyttäjien tarpeiden mukaan ja kommunikoi sidosryhmien Scrum kehitystiimin ja Scrum masterien kanssa. Kehityspäällikkö vetää kansallista OSSkehittäjäryhmää, jonka työ käynnistyy syyskauden alussa.
3 (13) 4. Hankkeessa käytettävän OSS:n VuFind:in kehitys- ja käyttäjäryhmiin tutustuminen ja niiden toimintaan osallistuminen. Samalla tehdään muiden VuFind:iä käyttävien tahojen kartoitus sekä benchmarking. 5. Finna-järjestelmän käytön testaus on käynnissä koko kehitysajan aiemmin sovittujen 1. aallon edustajien kanssa. Tavoitteena on tarjota tarpeeksi toiminnallisuutta järjestelmän eri osiossa, jolloin niiden käytöstä voi saada yleiskuvan. Yleiskuvan perusteella voi antaa palautetta esim. käytettävyydestä. Tällöin päästään käyttäjälähtöiseen sekä käyttäjiä osallistavaan kehittämistoimintaan. 6. Tuotantoon siirtyminen 1. aallon kanssa täytyy sopia elo-syyskuun vaihteessa. 7. Europeana-portaalia ja Formula-palvelua markkinoidaan kirjastoille, arkistoille ja museoille. Vuodelle 2013 priorisoitavat tehtävät olisivat: 1. Finna-järjestelmän kehitystyön etenemisestä riippuen aloitetaan vuoden 2012 lopussa ja 2013 alusta järjestelmän asiakkaiden, muiden taustajärjestelmien ja loppukäyttäjien lisääminen. Samalla kerätään palautetta laajemmalta foorumilta liittyen jo olemassa olevan toiminnallisuuden ja käytettävyyden testaukseen sekä uusien kehitysideoiden keräämiseen. 2. Järjestetään koulutusta ja tukea asiakasorganisaatioille. 3. Sovitaan missä vaiheessa, mitkä organisaatiot ja sisällöt sekä taustajärjestelmät ovat ensimmäisinä mukana suurelle yleisölle lanseerattavassa Finna-palvelussa. 4. Asiakasliittymän toiminnallisuuden laajentaminen samalla kun uusia organisaatioita liittyy konsortioon ja palveluun saadaan uusia aineistoja. 5. Europeana-portaalia ja Formula-palvelua markkinoidaan kirjastoille, arkistoille ja museoille. Suomalaisen materiaalin määrä Europeanassa kasvaa. Projektin lopputulokset Vuoden 2013 lopulla Finnan käyttäjinä ja konsortion jäseninä on kymmeniä kirjastoja, arkistoja ja museoita. Toimintatapoja asiakasorganisaatioiden kanssa kehitetään jatkuvasti, jotta varmistetaan asiakasorganisaatioiden ja Kansalliskirjaston välinen hyvä yhteistyö ja palvelun jatkuva kehittäminen. Kehittämisehdotusten koonti, käsittely ja valinta on muotoutunut. Kehittämisehdotuksia saadaan sekä asiakasorganisaatioilta että käyttäjiltä. Palvelun käyttäjien (kansalaiset, tutkijat, opettajat ym.) on integroitu palvelun kehittämiseen. Tutkimusyhteistyö eri sidosryhmien kanssa tuottaa lisäarvoa palvelun kehittämiselle. Europeanan yhteistyö on aktiivista. Formulan avulla asiakasorganisaatioiden metadataa välitetään Europeanaan. Projektin rajaus Projektisuunnitelmassa rajataan metadataan liittyvät kehittämisehdotukset eri sektoreiden metadata-projekteihin (Metiva, Museo 2015, AHAA) ja kirjastojärjestelmien kehittäminen Uusi Kirjastojärjestelmä-projektiin. Suunnitelma koskee vain KDK-asiakasliittymähanketta. Suunnitelma ei koske taustajärjestelmien kehitystä paitsi rajapintojen osalta. Suunnitelma ei myöskään koske asiakasorganisaatiossa tehtävää digitointia. Projektin ympäristö Sidosryhmät Finna-asiakasliittymän kehityksessä mukanaolevia sidosryhmiä ovat aineistontuottajat, loppukäyttäjät ja yhteistyökumppanit. Näihin kuuluvat tärkeimpinä kirjasto-, arkisto- ja museojärjestelmiä sekä niiden sisältöjä ylläpitävät organisaatiot, CSC infrastruktuurin toimittajana sekä teknologia-kumppanina, VuFind OSS-yhteisönä sekä erilaiset tutkimus- ja kehitystyötä tekevät tahot kuten mm. kirjastoalan tutkijat sekä kirjastopalveluiden loppukäyttäjät. Näillä sidosryhmillä on erilaisia rooleja ja erilaisia yhteistyön muotoja joita heidän kanssaan harjoitetaan mutta jokaisen sidosryhmän ja yhteistyökumppanin tarpeiden täyttäminen käyttäjälähtöisesti on koko asiakasliittymän
4 (13) onnistumisen kannalta tärkeää. KK:n rooli on tässä keskeisessä asemassa eritoten koordinoinnin ja viestinnän osalta. Yhteistyön muotoja on eri tahojen kanssa monia esimerkiksi: 1. Aallon KAM-organisaatiot osallistuvat etenkin sprintteinä tapahtuvaan kehitystyöhön palautteenantajina sprinttien loppukatselmuksessa Scrum product ownerin/tuoteomistajan kautta. Myös suoraan voi antaa palautetta mm. Jiran ja finna-posti@helsinki.fi kautta CSC on teknisen yhteistyökumppanin roolissa IT-infrastruktuurin toimittajana VuFind OSS-yhteisönä on tärkeä kumppani mm. kun teknisiä rajapintoja kehitetään Finna-asiakasliittymään. Lisäksi VuFind-verkosto varmasti toimii myös hyvänä esimerkkinä siitä millaisia palveluita (toiminnallisuuksia ja käyttöliittymiä) ja miten VuFindin kanssa voi (helposti) rakentaa. Jatkossa erilaiset koti- ja ulkomaiset tutkimustahot voisivat toimia apuna Finna-asiakasliittymää tehtäessä ja jatkokehiteltäessä eri rooleissa loppukäyttäjistä käyttöliittymien ja hakumoottorien kehittäjiksi. OKM ja KDK-hallintoelimet: kehittämisen strategiset linjaukset Lopputuloksen ympäristö Finna tarjoaa loppukäyttäjille palvelun, jonka rakenne on allaolevan mukainen. Kuva 1. Yleiskuva Finna-järjestelmästä, sen rakenteesta ja toiminnasta. Riippuvuudet muista projekteista Tällä projektilla on liityntäkohtia Kansalliskirjaston Metadata- ja UKJ-projekteihin. Lisäksi tämä palvelu sisältyy KDK:n toiminta-arkkitehtuurin palveluihin.
5 (13) Projektiorganisaatio ja resurssit Ohjausmenettelyt Kansalliskirjaston Finna-projektiryhmään kuuluvat: Kristiina Hormia-Poutanen, Aki Lassila, Tommi Jauhiainen, Heli Kautonen, Tapani Sainio ja Erkki Tolonen. Projektiryhmä kokoontuu vähintään kerran kuussa. Finna-projektin konsortioryhmä toimii projektin ohjausryhmänä. Konsortion koostumus löytyy: http://www.kiwi.fi/pages/viewpage.action?pageid=11504915 Konsortioryhmän tavoitteet, tehtävät ja työskentely kuvataan dokumentissa: http://www.kiwi.fi/pages/viewpage.action?pageid=11506268 ja linkki: Konsortioryhmän säännöt Finnan pitkäntähtäimen kehittämisehdotukset käsitellään KDK-hankkeeseen kuuluvissa johto- ja ohjausryhmässä, joista on kerrottu tarkemmin dokumentissa: http://www.hare.vn.fi/masiakirjojenselailu.asp?h_iid=17534&a_iid=168903 Yllä olevassa dokumentissa kerrotaan projektin taustasta ja tavoitteista sekä sieltä löytyy molempien ryhmien tehtävät ja jäsenet. Projektiorganisaatio kansalliskirjastossa Nimi Organisaatio/osasto/yksikkö Rooli/Vastuu Kristiina Hormia-Poutanen Johtaja, KVP KVP yksikön vetäjä Aki Lassila Kehittämispäällikkö Finna-projektin johto Tommi Jauhiainen Tietojärjestelmät, Tekninen kehitys ja resursointi Tietojärjestelmäpäällikkö Heli Kautonen Asiakkuuden hallinta, Palvelupäällikkö Konsortion koordinointi, käytettävyys, viestintä ja resursointi Ari Rouvari Tietojärjestelmäpäällikkö Keskitetty indeksi Bjarne Beckmann Tietojärjestelmät Tekninen kehitys, Axiell rajapinnat Johan Brunberg Tietojärjestelmät Tekninen kehitys, keskitetty indeksi Markku Heinäsenaho Tietojärjestelmät Tekninen kehitys, scrum master Erik Henriksson Tietojärjestelmät Tekninen kehitys, Admin panel Ville Hirvonen Tietojärjestelmät Tekninen kehitys, käytettävyys Timo Laine Tietojärjestelmät Tekninen kehitys, Admin panel Anne Luotonen Asiakkuuden hallinta Käytettävyys Ere Maijala Tietojärjestelmät Tekninen kehitys, pääsuunnittelija Tomi Mikkonen Tietojärjestelmät Tekninen kehitys, käyttöliittymät Heidi Partanen Asiakkuuden hallinta Viestintä Anna Pienimäki Tietojärjestelmät Tekninen kehitys, VuFind Kalle Pyykkönen Tietojärjestelmät Tekninen kehitys, scrum master Erkki Tolonen Tietojärjestelmät Tekninen kehitys, sisällöt, recor manager Tapani Sainio Asiakkuuden hallinta Konsortion koordinointi, viestintä ja Europeana Projektin joihinkin työpaketteihin osallistuu asiantuntijoida lisäksi muita Kansalliskirjaston kirjastoverkkopalveluiden (KVP) työntekijöitä. Kansalliskirjastossa toimii Finnan kehittämisryhmän lisäksi Kansalliskirjaston oman näkymän kehittämisryhmä Tutkimuskirjastossa.
6 (13) Projektin suoritustapa ja työmenetelmät Dokumentointi ja työmenetelmät Projektin ohjauksessa noudatetaan Asiakasliittymäkonsortion toimintaperiaatteet dokumenttiin kuvattua toimintatapaa http://www.kiwi.fi/display/finna/sopimukset+ja+toimintaperiaatteet Aiemmin mainituista KDK-projektiin kuuluvista johto- ja ohjausryhmästä sekä niiden on toiminnasta ja työmenetelmistä on kerrottu tarkemmin dokumentissa: http://www.hare.vn.fi/masiakirjojenselailu.asp?h_iid=17534&a_iid=168903 Alkuperäisten vaatimusmäärittelyiden muuttaminen käyttötapauksiksi tehtävälistaan (backlog). Asiakasorganisaatioiden kehitysehdotusten vastaanotto ja käsittely. Hallinto ja päätöksenteko Päätöksenteosta on kerrottu johto- ja ohjausryhmän osalta dokumentissa: http://www.hare.vn.fi/masiakirjojenselailu.asp?h_iid=17534&a_iid=168903 Päätöksenteosta on kerrottu konsortioryhmän osalta: http://www.kiwi.fi/display/finna/sopimukset+ja+toimintaperiaatteet Viestintä Finna-hankkeen viestintäsuunnitelma löytyy: http://www.kiwi.fi/pages/viewpage.action?pageid=14155787 Yllämainitussa dokumentissa käydään läpi viestinnän keskeiset tavoitteet, kohderyhmät, kanavat/välineet ja Finna-viestinnän toimenpiteet vuonna 2012. Projektin työpaketit Projektin työpaketit Työpaketti Nimi Vastaava TP 1 Projektin hallinnointi Aki Lassila TP 2 Asiakasliittymäkonsortion koordinointi Heli Kautonen TP 3 Käytettävyys Heli Kautonen TP 4 Asiakasliittymän tekninen kehitystyö ja ylläpito Aki Lassila TP 5 Kansallinen näkymä Aki Lassila TP 6 Keskitetty indeksi Ari Rouvari TP 7 Verkostot Aki Lassila TP 8 Viestintä Heli Kautonen TP 9 Koulutus ja tuki Aki Lassila
7 (13) TP 10 Europeana Aki Lassila TP 1 Nimi Projektin hallinnointi Resurssit Kristiina Hormia-Poutanen, Aki Lassila, Tommi Jauhiainen, Heli Kautonen, Tapani Sainio, NN, MM, LL Projektin hallinnointi tehtäviin kuuluu projektiin kuuluvien tehtävien hallinnointi, koordinointi sekä projektisuunnitelman teko ja sen ylläpitäminen. Olennaisena osana projektisuunnitelmaan liittyy riskien hallinta ja siihen liittyvät toimenpiteet. Lisäksi projektin hallintaan kuuluu projektiin liittyvien dokumenttien luominen ja ajan tasalla pitäminen. Aikataulu (tuotokset) Kehittämisideoiden ja palautteen vastaanotto ja hallinta Rajaus Strategiatyö Osaamisen hallinta ja kehitys Projektin hallintaan kuuluu myös säännöllinen raportointi johto- ja ohjausryhmälle sisältäen projektin etenemiseen liittyvien asioiden kuten mm. aikatauluihin, työmääriin, budjettiin ja riskienhallintaan läpikäynnin. Riskien hallinnan ja hyötyanalyysin päivitys Eri ryhmille raportointi, yhteydenpito: johtoryhmä, ohjausryhmä, käytettävyys ja kansallinen näkymä työryhmät, konsortioryhmä, 1. aallon ryhmä (mukaan tulo tuotantoympäristöön syksy 2012, kokoukset), 2. aallon ryhmä TP 2 Vastaava Heli Kautonen Nimi Asiakasliittymäkonsortion koordinointi Resurssit Tapani Sainio, Aki Lassila, Erkki Tolonen, Kristiina Hormia- Poutanen, NN, MM, LL Asiakasliittymäkonsortion koordinointi -työpaketissa huolehditaan asiakasliittymäpalveluun osallistuvien organisaatioiden (asiakkaiden) muodostaman konsortion hallinnollisista asioista ja yhteistyön toimintatapojen kehittämisestä. Tavoitteena on varmistaa osallistuvien organisaatioiden vaikutusmahdollisuudet asiakasliittymäpalveluun sekä lisätä sektorirajat ylittävää yhteistyötä asiakasliittymähankkeessa. Työpakettiin kuuluu myös Finnan sisältöihin, metadataan, tekijänoikeuksiin ja lisensseihin sekä palveluihin liittyvien kysymysten esiin tuominen ja ratkaisutapojen esittäminen hankkeen johdolle ja sidosryhmille. Konsortion toiminta; Kansalliskirjasto vastaa asiakasliittymäkonsortion sääntöjen ja toimintaperiaatteiden päivityksestä sekä konsortioryhmän kokoonpanon ja toiminnan käytännön tehtävistä. Sopimusten hallinta; Kansalliskirjasto hallinnoi Kansalliskirjaston ja Finnaan osallistuvien organisaatioiden välisiä palvelusopimuksia. Palvelusopimuksella organisaatio liittyy asiakasliittymäkonsortion jäseneksi. palvelusopimukset solmittu 1. aallon organisaatioiden kanssa 9/2012
8 (13) palvelusopimukset solmittu 2. aallon organisaatioiden kanssa 2. aallon projektin käynnistyttyä vuonna 2013. Asiakastietojen hallinta; Kansalliskirjasto tarjoaa järjestelmän, jolla hallitaan konsortion jäsenten yhteystietoja sekä Finna-palvelun organisaatiokohtaisten asioita. Asiakkaat pääsevät näkemään ja päivittämään oman organisaationsa tietoja. järjestelmän tarvemäärittely 2012, kehittäminen ja ylläpito 2013 tietojen ylläpito. Sisällöt Metadata Tekijänoikeudet ja lisenssit Palvelut (taustajärjestelmien palvelut ja Finnan palvelut, Linked Open Data) TP 3 Vastaava Heli Kautonen Nimi Käytettävyys Resurssit Ville Hirvonen, Anne Luotonen, Tomi Mikkonen, Aki Lassila, Anna Niemelä, NN, LL, MM Projektin käytettävyystyö sisältää palvelun ja sen käytön kokonaisvaltaisen määrittelyn ja suunnittelun, käytettävyystavoitteet, käytettävyyden kehittämisen ja arvioinnin sekä käytettävyyden vaikuttavuuden arvioinnin. Käytettävyystyön tavoitteena on edistää Finna-palvelun käytettävyyttä. Vuorovaikutuksen suunnittelu ja toteutus: Finnan käyttöliittymien suunnittelu Käytettävyystestit: käyttöliittymien layout, valintamahdollisuudet, hakumenetelmät jne. per hakunäkymä/käyttäjäryhmät => yhteenveto ja feedback kehitystiimille Käytön seuranta ja arviointi (tilastot ja kyselyt) Käytettävyystutkimukset Palvelukonsepti Käyttäjäryhmät Käytettävyystavoitteet Käytettävyyden vaikuttavuus Käytettävyystyön näkyvyys Käytettävyystyöryhmän työskentely; Osallistuvien organisaatioiden käytettävyyden ja käyttöliittymäsuunnittelun asiantuntijoiden muodostaman käytettävyystyöryhmän tehtävänä on tuoda KDK-asiakaskäyttöliittymän suunnittelu- ja toteutusprosessiin käyttäjälähtöisiä näkökulmia hankkeen eri vaiheissa. käytettävyyssuunnitelma ja sen ylläpito käytettävyystoimenpiteiden ideointi, koordinointi, seuranta ja arviointi. TP 4 Nimi Asiakasliittymän tekninen kehitystyö ja ylläpito Resurssit Tommi Jauhiainen, Erkki Tolonen, Markku Heinäsenaho, Kalle Pyykkönen, NN, MM, LL Tärkeimmät tehtävät syksy 2012: Finna tuotantoon, aikataulutus ja milestonet (1. aalto) Kehitystyö (Scrum, version hallinta, OSS yhteistyö) Taustajärjestelmien integrointi (rajapinnat taustajärjestelmiin)
9 (13) Käyttöliittymän/ien toteutus Tuotantoympäristö (CSC) Muita tärkeitä kehityskohteita VuFind, päivitys 2. versioon Admin-paneeli, tilastointitarpeiden läpikäynti sektorikohtaisesti ja OKM:n vaatimukset Organisaatioiden omat näkymät Admin paneelin avulla Mobiilikäyttöliittymä Keskitetyn indeksin integrointipalveluun Yleisten kirjastojen materiaalit, Axiell-rajapintojen toimivuus (Vaski, Kyyti) Tuki eri standardeille (mitä kaikkea tuetaan jo ja mitä jatkossa) Tuki monille kirjastokäyttäjän tileille: mitä järjestelmiä tuetaan nyt ja jatkossa Formula toteutus, materiaalin haravointi, formaattimuunnos (ESE ja EDM) sekä siirto halukkaiden organisaatioiden kesken Asiakastoiminnot (KAM-organisaatioiden tarjoamat): aineiston kommentointi, palautteen anto (metadatan korjausehdotukset) tunnistautuminen, oma tila (viitteiden tallennus/siirto), omat kirjastokortit, varaukset, tilaukset, rästimaksut tms. Kehittämisen hallinta: Vaatimusmäärittelyjen pohjalta saadut tehtävät ja toiminnallisuudet Kehitysehdotusten vastaanotto, käsittely ja priorisointi Tekninen toteutuksen hallinta: Päätasolla tehtävinä: Toiminnallisuuksien toteutuksen tekomäärien arviointi, Road mapin teko (milestonet ja tuotantoversion toiminnallisuudet) ja hallinta Järjestelmäarkkitehtuuri, laitteisto ja ohjelmistot: CSC:llä Tuotanto- ja testiympäristöt: CSC:llä Siirtyminen CSC-käyttöympäristöön TP 5 Nimi Kansallinen näkymä Resurssit Ville Hirvonen, Anne Luotonen, NN, MM, LL Kansallinen näkymä -työryhmä Aineistosisällön ja toiminnallisuuksien ja palveluiden määritteleminen Aineistotyyppien harmonisointi ja valinta Käyttöliittymä ja käytettävyyskehityssuunnitelman päivitys (Käytettävyystyöryhmä) Hakunäkymät: hakujen teko ja hakutulosten esitteleminen: 1 kansallinen, 3 sektori ja organisaatiokoht. JKL yliopisto/tutkijanäkymä, aineistonäkymä: kirjallisuus (sis. kirjastot, arkistot ja museo kirjat). Mobiiliversio(t) Sisällöt (metadata eri lähteistä, millä vähimmäismäärällä lähtö tuotantoon) Asiakastoiminnot: aineiston kommentointi, palautteen anto (metadatan korjausehdotukset) tunnistautuminen, oma tila (viitteiden tallennus/siirto), omat kirjastokortit, varaukset, tilaukset, rästimaksut tms. TP 6 Vastaava Ari Rouvari Nimi Keskitetty indeksi Resurssit Erkki Tolonen, NN, MM, LL
10 (13) Valitaan keskitetty metadata indeksi Finna-asiakasliittymään integroitavaksi, jotta voidaan hakea lisensoituja elektronisia aineistoja. Ennen valintaa testaillaan kolme tiedossa olevaa indeksiä: Ebscon Base Index, Ex Libriksen Primo Central Index ja Serials Solutionsin Summon Index. Keskitettyjä indekseistä tehdään esiselvitys, jossa niitä vertaillaan kolmesta näkökulmasta: 1) integrointi VuFindin kanssa 2) metadatan kattavuus ja 3) metadatan laatu. Kilpailutus: tarjouspyyntö, valinta ja hankinta, ks. http://www.kiwi.fi/display/finna/requirements+for+central+index+draft Integrointi Finnaan TP 7 Nimi Verkostot Resurssit Heli Kautonen, Anna Niemelä, NN, MM, LL Tähän liittyy sidosryhmien kanssa tapahtuvaan yhteistyöhön liittyvät toimet, kuten VuFind-kehittäjäorganisaation kanssa tehtävä kehitysyhteistyö. Loppukäyttäjät Tutkimusyhteistyö Oppilaitokset CSC VuFind, yms. OSS-ryhmät TP 8 Vastaava Heli Kautonen Nimi Viestintä Resurssit Heidi Partanen, Tapani Sainio, Aki Lassila, NN, MM, LL Viestintä kuuluu kaikkiin projektin osiin, ja projektin viestintä on osa KDK-hanketason viestintää sekä Kansalliskirjaston viestintää. Viestinnän tavoitteena on tukea asiakasliittymän tavoitteita ja suunnitelmissa kuvattujen osa-alueiden onnistumista. Tässä työpaketissa määritellään projektin viestinnän yhteiset periaatteet ja käytännöt sekä Finna-palvelun markkinointi. Viestintäsuunnitelman ylläpito ja kehittäminen tavoitteet kohderyhmät kanavat ja välineet vuosittaiset toimenpiteet. Viestintäkanavien ja -välineiden ylläpito ja kehittäminen, mm. Ulkoiset KDK web-sivut Kiwi-sivusto sosiaalinen media. Finnan ulkoinen tiedotus, mm. Sivallus-tiedote: prosessi, lähetyslista + Kiwiin 1. aallon ja 2. aallon tiedotus mediatiedotus. Markkinointi markkinointisuunnitelma (brändin rakentaminen) Finna-logo ja ulkoasu
11 (13) Finna-viestintämateriaalit sidosryhmätilaisuudet. TP 9 Nimi Koulutus ja tuki Resurssit Ari Rouvari, NN, MM, LL Tähän työpakettiin kuuluu asiakasorganisaatioiden koulutus ja tukitoimenpiteet. Koulutus Aikataulutus, sisältö ja pito 1. aallon organisaatioille Tukitoimet organisaatioille Finnan käyttäjäorganisaatioille tarjottava tuki ja neuvonta Tilastointi käytöstä (Käyttäjäorganisaatiot, OKM) TP 10 Nimi Europeana Resurssit Tapani Sainio, Ari Rouvari, Heidi Partanen, Heli Kautonen, Ere Maijala, NN, MM, LL Kansalliskirjasto on toteuttanut Formula-palvelun, jolla suomalaisia aineistoja voidaan viedä keskitetysti Euroopan digitaaliseen kirjastoon Europeanaan. Kansallisen aggregaattorin rooli sisältää myös muita tehtäviä, joilla tuetaan Europeanan näkyvyyttä Suomessa ja suomalaisten aineistontarjoajien tietämystä Europeanasta. Kansallisen aggregaattorin tehtävät ; Kansalliskirjasto toimii Suomen kansallisena aggregaattorina Europeanalle. Tehtävään liittyy Europeanan tunnetuksi tekemistä Suomessa ja Europeanaan liittyvien tilaisuuksien järjestämistä suomalaisille aineistontarjoajille. Europeanan ja Kansalliskirjaston workshop Helsingissä 11/2012 Kansalliskirjasto partnerina Europeana Awareness hankkeessa 2012-2014 Sopimukset DEA ja Formula Kansalliskirjasto on solminut Europeanan kanssa Data Exchange Agreementin (DEA). Formulan asiakkaiden kanssa solmitaan Formula-sopimus, joka kattaa DEA-sopimuksen sisällön sekä Formulan työnjakoon liittyvät asiat. Formula-sopimusten solmiminen sekä mahdollinen päivittäminen DEA-sopimuksen muutosten mukaisesti Formula tekninen kehitys Formulan tekninen ylläpito Formulan tuki Projektin riskit ja niihin varautuminen, luonnos KDK-asiakasliittymän riskianalyysi 2009. Luonnokseen poimittu kriittisimmiksi arvioidut riskitekijä. Riskianalyysiä työstetään Kansalliskirjastossa ja se tuodaan konsortioryhmän hyvääksyttäväksi.
12 (13) Nro Riskin kuvaus Toiminta ja vastuuhenkilö riskin toteutuessa Toimenpiteet vastuuhenkilöineen riskin toteutumisen ehkäisemiseksi Projektiriskit Projektin laajuuteen, vaiheistukseen ja yhteistyön onnistumiseen liittyvät riskit Kansalliskirjasto (Tulosaluejohtaja, Kehittämispäällikkö) Selkeät vastuut, viestintä, konsortio, näkemys tulevaisuuteen oltava Uuteen toimintamalliin liittyvät strategiset riskit Keskeisten toimijoiden liittyminen asiakas-liittymään OKM, Kansalliskirjasto Resurssit Visio projektinjälkeisestä elämästä Tulevan suunnittelu ennakoitava " päätökset, rahoitus, avustukset, työn resursointi Etujen ja hyötyjen riittävän selvä osoittaminen Kansalliskirjasto (kehittämispäällikkö, viestinnän vastaava) Selvitetään edut ja hyödyt asiakasorganisaatioon päätöksenteon avuksi " testataan asiakasrajapinnassa Proaktiivinen viestintä eri vaiheissa Pitkä aikajänne, positiiviset tulemat Tekijänoikeus-ratkaisuihin liittyvä riski OKM Kansalliskirjasto, konsortion jäsenet Sopimuslisenssien vauhdittaminen Maksulliset palvelut Rahoitus Ulkoiset riskit Rahoitusriski OKM Selkeä liiketoimintamalli Loppukäyttäjien epärealistiset odotukset Kansalliskirjasto (kehittämispäällikkö) Hyvä viestintä, pilotoinnissa huomioiminen, käytettäyvyystutk. Uudet innovaatiot ja teknologiat, aika ajaa ohi Kansalliskirjasto (kehittämispäällikkö) Valittu kehityskelp. järjestelmä, huolehditaan taustajärj. kehittämisestä, asiantuntemusta asiakasliittymätoimistoon
13 (13) Muuta Projektiin osallistuvilla henkilöillä ei jää suunnitelmien mukaisesti aikaa projektiin päivittäisletä työltään Axiell:in rajapinnat yleisten kirjastojen materiaaleihin ei toimi Esimies ja projektin tilaaja priorisoivat tehtäviä Otetaan huomioon aikataulussa Muut asiat Liitteet Työpakettien tarkempi kuvaus TP 1.1 Nimi Kehittämisideoiden ja palautteen vastaanotto ja hallinta Resurssit NN, MM, LL Tarkempi kuvaus alatason tehtävästä Aikataulu Lyhenteet