Kati Mattinen Työmatkakustannukset käytännönläheisesti Helsingin seudun kauppakamari
Taitto Heljä Silvennoinen Kansi Heljä Silvennoinen Kannen kuva istockphoto ja Shutterstock Helsingin seudun kauppakamari / Helsingin Kamari Oy ja Kati Mattinen ISBN 978-952-246-081-3 Edita Prima 2010
Alkusanat Työmatkoista johtuvat kustannukset ja niistä maksettavat korvaukset aiheuttavat paljon kysymyksiä ja tulkintaongelmia niin verotuksen kuin työoikeudenkin kannalta. Tämä kirja on syntynyt käytännön neuvontatyöni ja pitämäni koulutuksen pohjalta. Olen koonnut kirjaan paljon oikeustapauksia, poiminut otteita työehtosopimuksista sekä kirjoittanut esimerkkejä, jotka selventävät säännösten soveltamista käytännön tilanteisiin. Kirjoittamiseen olen saanut paljon tukea verohallinnon erinomaisista ohjeista sekä ystävällisestä neuvonnasta. Lämmin kiitos myös kollegoilleni arvokkaasta avusta. Toivon kirjasta olevan käytännön hyötyä kaikille, jotka työskentelevät näiden asioiden parissa. Helsingissä heinäkuun 16. päivänä 2010 Kati Mattinen
Sisällys Johdanto 9 1 Yleistä työstä aiheutuneiden kustannusten korvaamisesta... 11 1.1 Työstä välittömästi aiheutuneet kustannukset 11 1.2 Hyvittämistavat 12 1.3 Esimerkkejä erilaisista kustannuksista 12 1.3.1 Työvälinekulut 12 1.3.2 Edustuskulut 13 1.3.3 Työasu 13 1.3.4 Koulutus 14 2 Työmatkakustannusten korvaamisen perusteista... 16 2.1 Verohallinnon kustannuspäätös ja työehtosopimukset 16 2.2 Työpaikan käsitteitä 18 3 Varsinainen työpaikka... 19 3.1 Varsinaisen työpaikan muodostuminen 19 3.2 Kodin ja varsinaisen työpaikan väliset matkakustannukset 23 3.2.1 Pääsääntönä veronalaisuus 23 3.2.2 Yhteiskuljetus 23 3.2.3 Hälytysluonteiset käynnit 24 3.2.4 Kustannusten vähentäminen työntekijän verotuksessa 24 3.2.5 Liikenteenharjoittajan palveluksessa olevat 25 3.3 Työsuhdematkalippu 26 3.4 Työasuntovähennys 28 3.5 Muuttokustannukset 29 4 Toissijainen työpaikka... 32 4.1 Toissijaisen työpaikan muodostuminen 32 4.2 Matkakustannusten korvaukset 33 4.3 Varsinainen vai toissijainen työpaikka 34 5 Työmatka... 36 5.1 Työmatkan alkaminen ja päättyminen 36 5.2 Viikonloppumatka 37 5.3 Komennusluonteinen työ, jossa ei ole varsinaista työpaikkaa 38
5.4 Komennusluonteinen työ, jossa on varsinainen työpaikka 41 5.5 Tilapäinen työskentely 42 5.5.1 Määritelmä lainsäädännössä 42 5.5.2 Määräajan laskemisesta 42 5.5.3 Pääasiallinen työskentelypaikka 43 5.5.4 Kahden vuoden määräaika 44 5.5.5 Kolmen vuoden määräaika 44 5.5.6 Työskentelyn jatkuminen ennakoimattomista syistä 45 5.5.7 Määräajan laskeminen alusta 46 5.6 Erityiset alat 47 5.7 Etätyö 50 5.8 Koulutustilaisuuteen liittyvät matkat 51 5.9 Terveystarkastukset 52 6 Matkakustannusten korvaukset... 54 6.1 Matkustamiskustannusten korvaukset 54 6.1.1 Yleistä matkustamiskustannuksista 54 6.1.2 Kilometrikorvaukset 54 6.1.3 Autoetu ja kilometrikorvaukset 55 6.2 Päiväraha 56 6.2.1 Päivärahan maksamisedellytykset 56 6.2.2 Aterioiden vaikutus päivärahaan 58 6.2.3 Koulutusristeily 60 6.2.4 Päiväraha matkalaskulla 61 6.3 Ulkomaan päiväraha 61 6.3.1 Päivärahojen vahvistaminen 61 6.3.2 Ulkomaanpäivärahan määräytyminen 62 6.3.3 Aterioiden vaikutus ulkomaanpäivärahaan 63 6.4 Rajanylitysraha 64 6.5 Ateriakorvaus 64 6.6 Majoittumiskustannukset ja yömatkaraha 65 7 Matkakustannusten korvaukset muussa kuin työsuhteessa... 66 7.1 Yrittäjät ja palkkionsaajat 66 7.2 Työhaastattelu 68 7.3 Työharjoittelu 69 7.4 Työkorvaus 69 7.5 Freelancer 69 7.6 Yleishyödylliset yhteisöt 70
8 Ulkomaantyöskentelyyn liittyvät korvaukset... 72 8.1 Ulkomaantyötulon verotuksesta 72 8.2 Matkakustannukset 74 8.3 Muuttokustannukset, tavanomainen lasten koulutus ja palveluhenkilöstö 75 8.4 Passi ja viisumi 76 8.5 Rajoitetusti verovelvolliset Suomessa 76 9 Selvitykset matkakustannuksista... 79 9.1 Matkalasku 79 9.2 Vuosi-ilmoitus 80 10 Työmatkan ja muun matkan rajanvetoa... 82 10.1 Työmatka vai virkistysmatka 82 10.2 Puolison matka 84 10.3 Lahjaksi annettu matka 85 10.3.1 Yleistä työnantajalta saadun lahjan veronalaisuudesta 85 10.3.2 Työnantajalta saatu lahjamatka 87 10.4 Edustus- ja kongressimatka 89 11 Veronalaiseksi tuloksi katsottavia korvauksia... 91 11.1 Bonuspisteet 91 11.2 Sakko 92 12 Verotarkastus ja seuraamukset... 93 12.1 Verotuksen oikaisemisesta 93 12.2 Luottamuksensuojasta 94 13 Palkanlaskennan erityiskysymyksiä... 96 13.1 Työpaikalle paluun estyminen 96 13.2 Palkan ulosmittaus ja kuittaus 96 13.2.1 Ulosmittaus 96 13.2.2 Kuittaus 97 13.3 Onko kyseessä eläketyöansio? 97 13.4 Korvausten vanheneminen 98 14 Matka-ajan korvaus... 99 15 Tapaturma työmatkalla... 101 Liite 1 Vuosi-ilmoitus 2010 105 Liite 2 Verohallinnon päätös verovapaista matkakustannusten korvauksista 2010 106
Johdanto Työmatkakustannukset käytännönläheisesti -teos on nimensä mukaisesti tarkoitettu käytännönläheiseksi apuvälineeksi sekä työmatkakustannusten korvausten saajille että maksajille. Kirjassa keskitytään erityisesti työmatkakustannusten verotuskohtelun selvittämiseen, mutta huomioon otetaan myös työoikeudellinen ja palkkahallinnon näkökulma. Kirjassa on paljon esimerkkejä ja oikeustapauksia, jotka auttavat selventämään osin monimutkaisiakin asioita. Alussa käydään yleisesti läpi, millaisia työstä aiheutuneita kustannusten korvauksia työnantaja voi maksaa. Tämän jälkeen selvitetään, mihin työmatkakustannusten korvaaminen perustuu. Luvussa kolme käsitellään varsinaisen työpaikan muodostumista ja kodin ja varsinaisen työpaikan välisten matkojen korvaamista. Pääsääntöisesti työnantaja ei voi korvata niitä verovapaasti, mutta voi esimerkiksi järjestää yhteiskuljetuksen työpaikalle tai antaa työntekijälle työsuhdematkalipun. Luvussa käydään myös lyhyesti läpi matkakustannusten vähentäminen työntekijän omassa verotuksessa. Neljännessä luvussa selvitetään toissijaisen työpaikan käsitettä ja korvauksia. Viidennessä luvussa perehdytään erilaisiin työmatkoihin, tilapäisen työskentelyn määrittelyyn sekä tiettyihin erityistapauksiin, kuten etätyöhön. Kuudennessa luvussa käsitellään yksityiskohtaisesti erilaisia matkakustannusten korvauksia. Luku sisältää paljon esimerkkejä varsinkin päivärahojen laskemisesta. Vaikka kirjassa puhutaan yleensä yksinkertaisuuden vuoksi työntekijästä, työmatkakustannuksia voidaan korvata myös eräille muille palkan- tai palkkionsaajille näitä tapauksia käsitellään luvussa seitsemän. Kahdeksannessa luvussa keskitytään ulkomaantyöskentelyyn liittyviin korvauk siin. Luvun alussa käydään lyhyesti läpi ulkomaantyötulon verotusta ja tämän jälkeen erilaisia työmatkaan liittyviä korvauksia, kuten muuttokustannuksia ja passin hankkimista työntekijälle työmatkaa varten. Luvussa yhdeksän käsitellään työmatkakustannuksiin liittyvää dokumentaatiota eli matkalaskua ja verottajan vuosi-ilmoitusta. Kirjassa käydään läpi myös työmatkan ja muun matkan rajanvetoa sekä eräitä erityistapauksia, kuten työmatkasta kertyneiden bonuspisteiden käyttämistä työntekijän lomamatkoihin. Omassa luvussaan selvitetään vielä virheellisin perustein verovapaasti maksettujen kustannusten oikaisemista verotarkastuksen seurauksena. Kirjan loppuosassa luvusta 13 lähtien keskitytään muihin kuin verotukseen liittyviin aiheisiin. Työntekijä saattaa jumiutua poikkeuksellisen luonnontapahtuman vuoksi työmatkalle ulkomaille, jolloin joudutaan miettimään, makse taanko 9
Johdanto työntekijälle palkkaa ja korvataanko hänelle aiheutuneita ylimääräisiä kustannuksia. Palkanlaskennassa voi tulla vastaan tilanne, että työntekijän palkkaa ulosmitataan ja joudutaan selvittämään, miten matkakustannusten kanssa toimitaan. Työmatkasta aiheutuneiden kustannusten korvaamisen lisäksi työntekijälle saatetaan maksaa matka-ajalta palkkaa, vaikka pääsääntöisesti varsinainen matkustamisaika ei ole työaikaa. Lopuksi perehdytään vielä työntekijälle työmatkalla sattuneisiin tapaturmiin. Oikeuskäytännön avulla selvitetään, milloin kyseessä on työnantajan ottaman tapaturmavakuutuksen perusteella korvattava työtapaturma ja milloin tapaturman katsotaan sattuneen työntekijän vapaa-aikana. 10