Sisällysluettelo, tallenteet 1. Yliopiston ohjesääntöjen säätelemät tallenteet Esittely- ja kokousmenettelyohjeen mukaiset tallenteet s. 2 Yhteistoimintasopimuksen säätelemät tallenteet s. 3 2. Tiedekunnan suunnittelu- ja seuranta-asiakirjojen valmistelu s. 4 Yksikkökohtaisten suunnittelu- ja seuranta-asiakirjojen valmistelu s.5 Kokoukset, työryhmät, lausunnot s. 6 Henkilöstöhallinnon tallenteet s. 7 Yksikkökohtaiset henkilöstöhallinnon tallenteet s. 7 Opintohallinnon tallenteet s. 9 Tutkimuksen tallenteet s. 11 1
Yliopiston ohjesääntöjen säätelemät tallenteet http://www.uku.fi/hallinto/johtosaannot.shtml Esittely- ja kokousmenettelyohjeen mukaiset tallenteet http://www.uku.fi/hallinto/johtosaannot.shtml kokous - pöytäkirja - toimituskirjat Esittelijät laativat esityslistat, hallinto kokoaa ja toimittaa listat. Kokouksen jälkeen jokaiseen esityslistaan merkitään päätös ja päätökset kootaan erilliseen pöytäkirjaan. Hallinto laatii pöytäkirjan, jonka esittelijät ja dekaani allekirjoittavat. Hallinto laatii päätöksistä tiedottamista varten toimituskirjat, jotka esittelijä ja Esittelijä/ hallinto Nimittäminen, tehtävään ottaminen Dekaanin päätösvaltaan kuuluvat asiat Laitoksen johtajan päätökset, jotka tehdään esittelymenettelystä Kiintiökokous (professorikiintiö, keskikiintiö) - nimittämiskirja tai työsopimus dekaani allekirjoittavat.. Osasto tai hallinto laatii nimitysasiakirjan nimitysmuistion/päätöksentekijän ohjeiden perusteella. - dekaanin päätös Dekaanin toimivalta määritelty hallintojohtosäännön 34-35 :ssä sekä delegointisäännössä. Esittelijät valmistelevat päätökset. Ohjeet tiedekunnan esittelijät ja esittelyvastuut - päätöksessä. - laitoksen johtajan päätös Laitosjohtajan toimivalta määritelty hallintojohtosäännön 39 :ssä. Esittelijät valmistelevat päätökset. Ohjeet tiedekunnan esittelijät ja esittelyvastuut - päätöksessä. - pöytäkirja Hallintopäällikkö kutsuu koolle, puheenjohtaja, ja pöytäkirjan tarkastajat valitaan kokouksessa. Nimittävä viranomainen esittelijä Laitoksen johtaja/esittelijä puheenjohtaja/ isesta isesta nimityksestä. Dekaani Hall Kuvattu hallintojohtosään nön 44-52 :ssä. into arkistoi tiedekunnan kansliassa 2 v, sen jälkeen kirjaamossa. Laitoksen henkilöstöasioita hoitava osasto/hallintosihte eri. Ed. kokouksen pöytäkirja esityslistan Pöytäkirjat tdk:n nettisivuilla kuluvan lukuvuoden ajan. Toimituskirjoihin merkitään jakelu. Tiedotetaan tiedekuntaneuvosto n esittelylistan tiedotusosiossa. Dekaani Esittelijä esityslistojen Laitoksen johtaja Esittelijä Kehittämiskohde. Pöytäkirjan tarkastajat tarkistavat, puheenjohtaja Hallinto Tulee tiedoksi tiedekuntaneuvosto n esittelylistoilla kun asia on 2
Yliopiston ohjesääntöjen säätelemät tallenteet http://www.uku.fi/hallinto/johtosaannot.shtml Noudatetaan soveltaen esittely- ja kokousmenettelyohjetta. hyväksyy. käsitelt y. Yhteistoimintasopimuksen säätelemät tallenteet http://www.uku.fi/hallinto/johtosaannot.shtml Yt-kokous tiedekuntatasolla Yt-kokous laitostasolla Yt-kokous henkilön tasolla - pöytäkirja Neuvottelukutsu vähintään 5 ennen toimintayksikön kokousta, dekaani kutsuu koolle ja toimii puheenjohtajana. Kokouksessa valitaan, 2 pöytäkirjan tarkastajaa ja 2 ääntenlaskijaa. - pöytäkirja Neuvottelukutsu vähintään 5 ennen toimintayksikön kokousta, laitosjohtaja kutsuu koolle, puheenjohtaja, ja pöytäkirjan tarkastajat valitaan kokouksessa. - pöytäkirja Ohje neuvottelukutsusta ja pöytäkirjasta yhteistoimintasopimuksessa 10. Puheenjohtaja/ Puheenjohtaja/ Esimies T kokouksesta (vähintään 2 kertaa vuodessa). ehdään joka Pöytäkirjan tarkastajat tarkistavat, puheenjohtaja hyväksyy. Pöytäkirjan tarkastajat tarkistavat, puheenjohtaja hyväksyy. Neuvotteluosapu olet tarkastavat ja allekirjoittavat pöytäkirjan. Hallinto Osasto Neuvotteluosapuolilla. Kampusnetin sivuilla kuluvan vuoden. Laitos määrittelee. Toimitetaan ao. henkilön luottamusmiehelle tiedoksi. 3
Suunnittelu- ja seuranta-asiakirjojen valmistelu Tiedekunnan strategia - valmisteluasiakirjat - muistiot kokouksista Kuvattu tdk:n laatukäsikirjassa. Tulossopimus ja talous- ja toimintasuunnitelma, toimintakertomus - valmisteluasiakirjat - tulosneuvotteluraportti - tulosneuvottelun muistio Kuvattu tdk:n laatukäsikirjassa. Tarkistetaan puolivälissä strategiakautta. Tarkistetaan/ laaditaan vuosittain. Tiedekuntaneuvosto hyväksyy lausunnot ja raportit, dekaani tarkistaa muistiot Lausunnot ja raportit tiedekuntaneuvost on esittelylistan liitteenä, arkistoi muistiot. Lausunnot ja raportit tiedekuntaneuvosto n esittelylistoilla, muistiot jaetaan osallistujille ja tiedotetaan Kampusnetissä. Kuten strategia. Kuten strategia. Kuten strategia. Tts-työryhmän kokoukset - muistio Hallintopäällikkö laatii muistion ja allekirjoittaa sen. Tulosneuvottelu - muistio Yliopiston hallinto antaa tulosneuvottelun ajankohdan ja sisällön. Hallintopäällikkö toimii nä ja laatii muistion, jonka rehtori hyväksyy.. Rehtori/. Dekaani hyväksyy ennen kuin jaellaan. Hallintopäällikkö Tehdään vuosittain. Rehtori. Hallintopäällikkö Jaetaan sähköpostilla kokouksen osallistujille sekä tiedotetaan päätöksistä Kampusnetissä. Lähetetään neuvotteluun osallistuneille. 4
Johdon katselmukset - raportti Kuvattu tdk:n laatukäsikirjassa. Tiedekuntaneuvosto Hallintopäällikkö Kampusnetissä ja henkilöstöpäivässä Voimavarojen jako - valmisteluasiakirjat - päätökset Laboraattori valmistelee tiedekuntaneuvoston hyväksymän mallin perusteella, dekaani hyväksyy. Yksikkökohtaiset suunnittelu- ja seuranta-asiakirjat Sisäiset auditoinnit - raportti KuY:n sisäiset auditoinnit kuvattu yliopiston päälaatukäsikirjassa. Raportit käsitellään tdk:n laatutiimissä ja johdon katselmuksissa. Ulkoiset auditoinnit ja arvioinnit - raportti Tdk:n yksiköihin voidaan tehdä ulkoisia auditointeja, jotka toteutetaan auditoinnin toteuttajan ohjeistojen mukaisesti laboraattori Tehdään vuosittain. Dekaani Paper iversio laboraattorilla, tiedekuntaneuvoston Tiedekuntaneuvost on tiedotusasioissa, lähetetään laitoksille ja talousosastolle tiedoksi. Pääauditoija Pääauditoija. Ao. yksikössä Kampusnetissä / henkilöstöpäivässä johdon katselmuksen yhteydessä Auditoija Auditoija Ao. yksikössä Kampusnetissä / henkilöstöpäivässä johdon katselmuksen yhteydessä Palautteet Poikkeamahallinta - lomake, muistio, pöytäkirja tms. - muistio, pöytäkirja, poikkeamaraportti tms. Kuvattu tdk:n ja laitosten laatukäsikirjoissa. Kuvattu yliopiston päälaatukäsikrijassa. Ko. toimintaalueen vastuuhenkilö Ko. toimintaalueen vastuuhenkilö Ko. toimintaalueen vastuuhenkilö. Ko. toimintaalueen vastuuhenkilö. Ao. yksikössä. Ao. yksikössä. Laitos- ja opetuskokouksissa, viestiryhmissä. Ko. toiminta-alueen kokoukset, viestiryhmät. 5
Kokoukset, työryhmät, lausunnot Lausuntopyynnöt - lausunto Menettely kuvattu tdk:n laatukäsikirjassa. Laitosjohtajien kokous Laatutiimin kokoukset FLK:n johtoryhmän kokoukset Koulutussuunnittelutoimikunnat - muistio kokoaa asialistat, laatii muistion ja allekirjoittaa sen. - muistio Hallintopäällikkö kutsuu koolle, valitaan kokouksessa, laatii muistion ja lähettää sähköpostilla hallintopäällikölle. - pöytäkirja Kokoontuu puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan kutsusta. Ohjeet Kuopion yliopiston farmaseuttisen lääketutkimuskeskuksen, kliinisen tutkimuskeskuksen ja elintarvikkeiden tutkimuskeskuksen hallintosäännössä. dekaani/ / FLK:n johtaja/kokouksen - muistio Toimikunnan laatii muistion. Puheenjohtaja/ Laaditaan pyynnöstä. dekaani/ tai opintoasiainpäällikkö. Tiedekuntaneuvosto tai dekaani Dekaani hyväksyy ennen kuin jaellaan. Hallintopäällikkö tarkistaa muistion ennen kuin jakelee. esityslistan liitteenä ja Esittelijällä. Hallintopäällikkö Hallintopäällikkö arkistoi Tiedotetaan tiedekuntaneuvosto n esityslistojen Jaetaan sähköpostilla kokouksen osallistujille, päätöksistä tiedotetaan Kampusnetissä. Hallintopäällikkö jakelee laatutiimin jäsenille sähköpostilla, ja tiedottaa tarvittaessa henkilökunnalle. Johtaja. Johtaj alla. Tarpeen mukaan. Puheenjohtaja Sihteer i Sähköpostilla. 6
Opiskelijavalintatoi mikunta - muistio Toimikunnan laatii muistion. Puheenjohtaja/ Henkilöstöhallinnon tallenteet Professorin tai muun viran virantäyttötyöryhmi en kokoukset Toimikuntiin ja työryhmiin nimeäminen - muistio Dekaani asettaa työryhmän ja määrää puheenjohtajan ja n. - dekaanin/ tiedekuntaneuvoston päätös Menettely kuvattu tdk:n laatukäsikirjassa. Yksikkökohtaiset henkilöstöhallinnon tallenteet Henkilöstön koulutus - koulutusrekisteri, CV Koulutuksesta sovitaan esimiehen kanssa kehityskeskusteluissa. Oppimiskeskus pitää rekisteriä siellä suoritetusta opettajien PDkoulutuksesta. Kukin työntekijä pitää itse yllä koulutusrekisteriä tai cv:tä. Ohjeita KuY:n henkilöstöoppaassa ja tdk:n perehdytyskansiossa Puheenjohtaja/ Tehdään toimikunnan toimikaudeksi. Puheenjohtaja Sihteer i Sähköpostilla. Puheenjohtaja tarkistaa muistion, allekirjoittaa. tai opintoasiainpäällikkö Tiedekuntaneuvosto tai dekaani. Työntekijä. Työntekijä ja esimies. esityslistoilla tiedotusasioissa, esittelijällä. Oppimiskeskus, työntekijä Sihteeri lähettää muistion jäsenille sähköpostilla, tarvittaessa tiedotetaan viran hakijoille (esim. vastineet huomautuksiin). Jakelu nimeämispäätökse ssä, tiedotetaan tiedekuntaneuvoston esityslistojen Työntekijä ja esimies. 7
Kehityskeskustelut - muistio Esimies ja alainen käyvät kehityskeskustelun vähintään kerran vuodessa yliopiston ohjeiden mukaan, alainen laatii muistion. Esimies kehityskeskustel ujen käymisestä/ alainen muistion laatimisesta. Perehdyttäminen - lomake Kuvattu tdk:n laatukäsikirjassa. Pereh dyttäjä Uusi jokaiselle henkilölle. hyväksytään yhdessä. Alainen Perehdyttäjä Yksikössä esimiehellä tai työntekijällä. Työntekijä ja esimies. Työntekijä ja esimies. Rekrytointi - hakukuulutukset - hakemusasiakirjat - valmisteluasiakirjat Kuvattu henkilöstöoppaassa. Esittelijä osasto- tai hallinto Kuvattu hallintojohtosäännössä. Kirjaamo, yksikön kanslia. Kuvattu henkilöstöoppaassa. Opettajien työsuunnitelmat (1600 h suunnitelmat) - taulukko Ohjeet tulevat hallintokeskuksesta vuosittain. Näiden perusteella opettajat laativat oman suunnitelmansa. Osasto kokoaa laitoksen opettajien suunnitelmat yhteen taulukkoon. Laitoksen johtaja/ opettajat/ osasto Tehdään lukuvuosittain. Laitoksen johtaja Laitoksen kanslia Hallintokeskus. Riskienarvioinnit, työpaikkaselvitykset, työpisteisiin liittyvät tarkistukset, Tyhy - toiminta - raportti Asiakohtaisesti. Esimies ja työntekijä - Esimiehellä ja työntekijällä Esimiehellä ja työntekijällä 8
Opintohallinnon tallenteet Henkilökohtainen HOPS opintosuunnitelma Opintojakson suorittaminen - merkintä opintorekisterissä Opiskelija laatii, opettajatuutorit avustavat tarvittaessa. Opintojaksojen suoritustapa kuvattu kunkin opintojakson opintojaksokuvauksessa. Opiskelija. Jokai opintojakson johtaja/ osasto nen opiskelija tekee kerran, voidaan muuttaa tarvittaessa (opiskelija laatii uuden HOPSin). isesta opintosuorituksesta Farmaseuttien HOPSit hyväksyy opintoasiainpäällikkö, proviisorien ja filosofian maisterien HOPSit oppiaineen vastuuhenkilö. Opintojakson suorittamisen hyväksyy opintojakson johtaja. Opintoasianpäälliköllä, maisteriohjelmien osalta laitoksella. Kirjautuu opintorekisteriin. Paperituloste 5 v:n välein Opiskelijalle jää oma kappale, proviisorien HOPSit menevät tiedoksi opintoasioiden osastolle. Opiskelija Opinnäytetyöt, farmaseutti - päätös - merkintä opintorekisterissä Ohjaaja hyväksyy, merkintä opinnäytetyöhön. Ohjaaja/ laitoksen osasto Tehdään uusi jokaisesta opinnäytetyöstä. Ohjaaja Kirjaut uu opintorekisteriin. Opiskelija Pro gradu työ - päätös - merkintä opintorekisterissä Ohjeita pysyväismääräyksessä, arviointiohjesäännössä ja laitosten opinnäytteiden arviointitaulukossa (laitoksen opetuksen laatukäsikirjassa). Opintoasiainpäällikkö/ hallinto (päätös)/ opintoasiainosasto (kirjus) Tehdään uusi jokaisesta opinnäytetyöstä. Dekaani Kirjaut uu opintorekisteriin, päätös tiedekunnan kansliassa. Toimituskirja opiskelijalle, tiedekuntaneuvoston esityslistojen 9
Opetusapteekkien valinta Tutkinnon suorittaminen - päätös - sopimus Hakemuksen perusteella. - todistus Todistus laaditaan opintoasioiden osastolla hakemuksen perusteella ja lähetetään tiedekuntaan allekirjoitettavaksi. Opintoasioiden osasto. Voimassa kunnes apteekkari vaihtuu. Dekaani Opintoas opintoasiainpäällikkö allekirjoittavat. opintoasiainpäällikkö iainpäällikkö, niin kauan kuin päätös voimassa. Opintoasioiden osastolla. Toimituskirja apteekille, tiedekuntaneuvoston esityslistan tiedotusasioissa, apteekkiharjoittelu - opintojakson kotisivulla. Opiskelija, yliopiston viestintä ja opiskelijan luvalla lehdistölle. Jatko-opiskelijaksi ottaminen. Väitöskirjan hyväksyminen - hakemus - ilmoittautuminen tieteelliseen jatkokoulutukseen - esitys henkilökohtaiseksi jatkokoulutusohjelmaksi - dekaanin ja tiedekuntaneuvoston päätökset ja toimituskirjat - tiedekuntaneuvoston päätös ja toimituskirja - merkintä opintorekisterissä Ohjeet tiedekunnan tieteellisen jatkokoulutuksen opinto-oppaassa ohjeessa "tieteelliseen jatkokoulutukseen liittyvät hallinnolliset toimenpiteet sekä niiden valmistelusta vastaavat hallintoelimet". Ohjeet tieteellisen jatkokoulutuksen opinto-oppaassa ja tiedekunnan väitösohjeissa Määritelty ohjeessa. / opintoasioiden osasto Määritelty ohjeessa. esityslistoilla. Tiedekuntaneuvosto esityslistalla. Kirjautuu opintorekisteriin. esityslistoilla, toimituskirjoissa jakelu Toimituskirja opiskelijalle. esityslistoilla. 10
Yksikkökohtaiset tutkimuksen tallenteet Tutkimusluvat Eettisen toimikunnan päätökset Kuvattu laatukäsikirjassa. johtaja/tutkija Tutkimusluvat Koe-e läinluvat Kuvattu laatukäsikirjassa. johtaja/tutkija Kuopion yliopiston ja Kuopion yliopistollisen sairaalan tutkimuseettinen toimikunta, Valtakunnallinen terveydenhuollon eettinen neuvottelukunta, Etene (monikeskustutki muksissa) MMM:n asettama eläinkoelautakunt a johtaja tai tutkija, pysyvä säilytys johtaja tai tutkija, pysyvä säilytys palaveri palaveri Sopimukset sopimus Asiakohtaisesti, kuvattu Kuopion yliopiston sopimusoppaassa. Projektin perustaminen johtaja/asiakohtai sesti. perustamisasiakirja T aloussäännön mukaisesti. johtaja Tapauskohtaises ti yliopiston rehtori, laitosjohtaja tai tutkimusryhmän johtaja Laitosjohtaja, tutkimusryhmän johtaja johtaja Taloussäännön mukaisesti. Laitoskohtaisesti. Taloussäännön mukaisesti. 11
Raportointi projektin osapuolille Raportti Kuvattu laatukäsikirjassa. johtaja tai projektin johtaja Tutkimustulokset Julkai su Kuvattu laatukäsikirjassa. johtaja tai jatkoopiskelijan ohjaaja johtaja tai projektin johtaja Julkaisufoorumi, tiet. lehti tms. Tutkimusryhmäkoh taisesti JULKI, pysyvä säilytys palaveri JULKI 12