COLGATE-PALMOLIVE CODE OF CONDUCT (EETTINEN OHJEISTO) Arvomme ympäri maailman 1/30
Colgaten eettinen ohjeisto sisältää periaatteet, joiden mukaisesti teemme työtä työtoveriemme, muiden yritysten, kuluttajien, hallitusten, paikallisten yhteisöjen ja osakkeenomistajien kanssa. Ohjeisto muistuttaa meitä jatkuvasti siitä, että yhteistyön edellä mainittujen tahojen kanssa tulee perustua rehellisyyteen, reiluuteen ja inhimillisyyteen. Colgaten eettinen ohjeisto ilmestyi ensimmäisen kerran vuonna 1987, ja sen jälkeen sen sisältöä on päivitetty säännöllisesti. Ohjeisto päivitettiin viimeksi tammikuussa 2000, minkä jälkeiset yritysmaailman tapahtumat muistuttavat meitä eettisen liiketoiminnan tärkeydestä. Eettisessä yhtiössä jokaisen on toimittava liiketoimintamme ihanteiden mukaisesti. Sen vuoksi Colgate jakaa ohjeiston kaikille 38 000 työntekijälleen ja edellyttää, että yli 3 000 ylempää johtajaa ympäri maailman sitoutuu noudattamaan sitä. Käsillä olevassa uudessa ohjeistossa on uusi luku, Suhteemme yhtiön hallitukseen. Tällä halutaan korostaa hyvän hallintotavan tärkeää roolia eettisen käyttäytymisen ohjaamisessa. Me Colgatella olemme onnekkaita, sillä hallituksessamme istuu erinomaisia osaavia miehiä ja naisia, jotka noudattavat menestyksemme takaavia toimintatapoja ja käytäntöjä. Kun olet tutustunut päivitettyyn eettiseen ohjeistoomme, muista ilmoittaa esimiehellesi ohjeiston kanssa mahdollisesti ristiriidassa olevat tilanteet. Voit ottaa yhteyttä myös korkeampaan johtoon tai Colgate Global Hotlineen, anonyymisti jos haluat, ilmoittaaksesi tapauksista, jotka eivät noudata eettistä ohjeistoa, arvojamme tai Managing with Respect -periaatteitamme. Colgaten maine on meidän jokaisen käsissä. Noudattamalla eettistä ohjeistoa voimme yhdessä taata työntekijöidemme, tuotteidemme, innovaatioidemme ja yhteisöjemme jatkuvan kunnioituksen. Reuben Mark Hallituksen puheenjohtaja ja pääjohtaja 2/30
COLGATE-PALMOLIVEN EETTINEN OHJEISTO SISÄLLYSLUETTELO Suhteemme toisiimme Onnistuneet työsuhteet perustuvat keskinäiseen kunnioitukseen ja luottamukseen - Suhteet muihin työntekijöihin - Suhteet alaisiin kommunikaatio/kuunteleminen - Suhteet esimieheen Henkilöstö on parasta voimavaraa - Colgate on sitoutunut huolehtimaan henkilöstöstään erilaisilla ohjelmilla Suhteemme yhtiöön Eturistiriidat Liikesalaisuudet ja yhtiön tiedot Vastaaminen lehdistön ja muiden kyselyihin Yhtiön kirjaukset ja raportit Colgaten varojen suojeleminen IT-resurssien käyttö Suhteemme yhtiön hallitukseen Itsenäisyys ja asiantuntemus Valiokunnat Suora yhteys johtoon Erinomainen hallintotapa Suhteemme muihin yrityksiin Eettinen toiminta alihankkijoiden ja asiakkaiden kanssa Lahjojen antaminen tai vastaanotto Muiden luottamuksellisen tiedon kunnioittaminen - Toisen yrityksen patentit, tavaramerkit, tekijänoikeudet ja muut immateriaalioikeudet - Kilpailutieto Suhteemme kuluttajiin Sitoutuminen korkeisiin laatuvaatimuksiin Kuluttajien kuunteleminen Rehellinen mainonta Kuluttajan yksityisyys Suhteemme hallitukseen ja lakeihin Antitrustilakien noudattaminen Turvallisuuslakien noudattaminen Colgate ei sekaannu poliittiseen toimintaan Eettinen toiminta hallitusten kanssa Kirjanpidon säilytys Yhdysvaltain lakien noudattaminen kansainvälisessä kaupankäynnissä ja liiketoimissa 3/30
Suhteemme yhteiskuntaan Osallistuminen paikallisiin keräyksiin ja vapaaehtoistyöhön Työskentely paikallisten ja kansallisten hallitusten kanssa Laittoman ja epäinhimillisen työllistämisen vastustaminen Sitoutuminen yleisiin ihmisoikeuksiin Sitoutuminen elämän ja omaisuuden suojeluun Suhteemme ympäristöön Ympäristötakuu Jätteiden vähentäminen Ympäristö olennaisena osana Colgaten liiketoimintaa Suhteemme osakkeenomistajiin Hyvä hallintotapa Tilintarkastusohjelmat Osakkeenomistajille tiedottaminen Noudattamisvelvollisuus Kommunikaatio ja avoimuus Business Practices Department - Rikkomuksista ilmoittaminen - Miten saa apua ja neuvontaa - Colgate Global Hotline - Rangaistustoimenpiteet Ohjeiston soveltuvuus 4/30
SUHTEEMME TOISIIMME Kanssakäymisemme tulisi perustua vastavuoroiseen, luottamukseen ja velvollisuuksiemme täyttämiseen työtovereita ja yhtiötä kohtaan. Olemme velvollisia kohtelemaan toinen toistamme kunniallisesti ja arvoa antaen sekä itsemme että yhtiömme tähden. Onnistuneet työsuhteet perustuvat luottamukseen Colgatella arvostetaan työntekijöiden voimakasta henkilökohtaista sitoutumista ja niitä ansiokkaita saavutuksia, joita sitoutuminen tuo mukanaan. Mutta tämäntasoinen yhteistyö voidaan ainoastaan saavuttaa ilmapiirissä, jossa vallitsee luottamuksellisuus ja vastavuoroinen kunnioitus. Kaiken kanssakäymisen henkilökuntanne kanssa - olkoot nämä sitten vertaisianne, alaisianne tai ylemmän tahon edustajia - tulisi perustua kumppanuuteen, jossa jokaisen yksilön käyttäytymistä ohjaa lannistumaton sitoutuminen Colgaten menestymiseen. Suhteenne työtovereihinne pitäisi olla kuin voittajajoukkueen jäsenyyden. Tasapainoisesti työskentelevät kollegat, jotka keskittyvät yhteisiin tavoitteisiin, muodostavat liiketoimintaa edistävän voimatekijän. Työskenneltäessä tällaisessa dynaamisessa tiimissä jokaisen on täytettävä omat velvollisuutensa - ja oltava varma siitä, että muutkin tekevät niin. Tämä merkitsee sitä, että joka tasolla on annettava tarvittavaa tukea toisille, jotta työ saadaan päätökseen. Minkään yksilön tai liiketyöryhmän omat edut eivät saa ohittaa yhtiön etuja. Oman suhteenne työtovereihinne tai alaisiinne tulee toisten kohtelussa olla esimerkkinä kohtuullisuudesta, reiluudesta ja loukkaamattomuudesta. Johtaja on vastuussa siitä, että työsuoritusten vaatimustaso määritellään tarkasti, ja että työpaikalle luodaan ilmapiiri, joka on edullinen tiimityölle. Kommunikoikaa avoimesti ja rehellisesti Rohkaiskaa luovaan ja innovatiiviseen ajatteluun, ja kohdelkaa alaisianne yksilöllisesti antaen heille vapauden suorittaa työtehtävät omalla tavallaan. Tehkää ehdotuksia työnteon parantamiseksi. Suhteenne johtajaan tulee perustua molemminpuoliseen kunnioitukseen ja luottamukseen. Te ja johtajanne muodostatte ryhmän, jolla on yhteinen päämäärä saavutettavana omassa, yhtiöön kuuluvassa yksikössänne. Olette johtajanne lailla vastuussa siitä, että kommunikaatio välillänne on avointa ja rehellistä. Tehkää aloitteita niin usein kuin mahdollista. Olkaa innovatiivisia ongelmien ratkaisussa. Yhteistoiminta ja luovuus ovat olennaisia sekä oman yksikön että yhtiön päämäärien tavoittamiseksi. Henkilöstö on parasta voimavaraa Se, että Colgate on sitoutunut välittämään ihmisistä yleensä, tuodaan selvästi ilmi työpaikoilla monenlaisina ohjelmina, joiden tarkoituksena on tukea ja palkita yksilöiden ja ryhmien aikaansaamia saavutuksia. Teitä rohkaistaan menemään niin pitkälle kuin voitte yhtiön menestymisen takaamiseksi. Loppujen lopuksi juuri lahjakas ja pätevä henkilöstömme ympäri maailman tekee liiketoimintamme menestymisen mahdolliseksi. Erityisesti henkilöstöasioita koskevaa politiikkaamme on: Valita, sijoittaa ja palkata henkilöstöä työhön tarvittavan pätevyyden perusteella; siis katsomatta rotuun, uskontoon, kansalliseen tai etniseen alkuperään, ihonväriin, sukupuoleen, ikään, 5/30
kansallisuuteen, sukupuoliseen suuntautumiseen, veteraanistatukseen, aviosäätyyn tai muuhun epäkelpoisuuteen, jolla ei ole vaikutusta viranhoitovaatimuksiin. Olla käyttämättä lapsityövoimaa. Lapsityövoimaksi luokitellaan kunkin maan laissa työikäiseksi määriteltyä nuoremman henkilön työllistäminen. Emme kuitenkaan koskaan tietoisesti työllistä alle kuusitoista (16)-vuotiasta henkilöä. Saavuttaa ansiota houkutellen ja ottamalla yhtiön palvelukseen erilaisen taustan omaavia henkilöitä. Järjestää harjoittelua, koulutusta ja myyntiä edistäviä tilaisuuksia, jotka lupaavat Colgaten henkilöstölle parannuksia kehitykseen ja uranluomiseen. Toteuttaa työsuoritusten arviointia puolueettoman ja tarkan palautteen saamiseksi. Rohkaista työntekijöitä antamaan lausuntoja ja keskustelemaan asioista, ja antaa korkeamman tason johdon tarkistaa uudelleenarvioinnit. Maksaa saavutuksista ja antaa tunnustusta sekä palkkiota yksilöiden tai tiimien aikaansaamista parannuksista, jotka ylittävät heidän normaalit työvelvollisuutensa, ohjelmien kuten puheenjohtajan You Can Make A Difference avulla. Kieltää Colgaten henkilöstön seksuaalinen tai muunlainen ahdistelu jokaiselta henkilöltä työpaikalla tai muualla yhtiön liikeasioiden yhteydessä. Yhtiön politiikan ja menettelytapojen mukaisesti välttää suosikkijärjestelmää tai sen ilmaantumista työpaikalla. Kunnioittaa henkilökunnan yksityiselämää ja omanarvontuntoa, sekä vaatia ja säilyttää ainoastaan toiminnan tehokkuuden, yrityksen tai lain edellyttämät henkilökohtaiset tiedot. Pitää tällaiset tiedot salaisina henkilötietojen suojaukseen liittyvien Yhdysvaltain ja muiden maiden lakien mukaisesti. Tehdä parhaamme mahdollisten riskien poistamiseksi työpaikalta, ja järjestää turvallinen ja terve työympäristö Colgaten henkilöstölle, ja noudattaa kaikkia sovellettavissa olevia työturvallisuutta ja terveyttä koskevia lakeja ja normeja. Auttaa luomaan turvallinen, terveellinen ja tuottava työympäristö koko henkilöstölle ja muille ihmisille kieltämällä huumeiden käytön tai myynnin yhtiön ajalla tai tiloissa; kieltämällä työskentelyn alkoholin vaikutuksen alaisena; kieltämällä aseiden hallussapidon tai käytön yhtiön tiloissa mukaan lukien ajoneuvot tai muu yksityinen omaisuus, jota käytetään Colgaten työn suorittamiseen yhtiön toimintatapojen mukaisesti; sekä ilmoittamalla alkoholin tai huumeiden väärinkäytöstä ja aseiden hallussapidosta johdolle välittömästi. SUHTEEMME YHTIÖÖN 6/30
Colgaten edustajina pyrimme noudattamaan Colgaten antamia suuntaviivoja ja tavoitteita ja tekemään parhaamme yhtiön tuloksien parantamiseksi. Arvostamme sitä vastuuta ja luottamusta, joka meille on annettu, ja toimimme lahjomatta ja rehellisesti kaikissa tilanteissa säilyttääksemme tämän vastuun ja luottamuksen. Täten vältämme eturistiriidat ja muut tilanteet, jotka voisivat olla yhtiölle vahingollisia. Eturistiriidat ja arviointikyky Arviointikykynne on arvokkaimpia käyttövarojanne. On parasta yrittää välttää toimintaa ja yhteyksiä, jotka ovat tai tuntuvat olevan ristiriidassa yhtiön parhaiden etujen mukaisen riippumattoman arvioinnin kanssa. Ristiriitoja voi syntyä monissa eri tilanteissa. On mahdotonta kartoittaa niitä kaikkia tässä, eikä asianmukaisen ja sopimattoman toiminnan erottaminen toisistaan olekaan aina helppoa. Kyseenalaisissa tapauksissa on hyvä pohtia asiaa johtajan tai yksikön lakimiehen kanssa ennen toimintaan ryhtymistä. Seuraavat suuntaviivat soveltuvat käytäntöön useimmissa, tavallisissa ristiriitatapauksissa: Älkää tehkö sellaista sijoitusta, joka saattaisi vaikuttaa liikepäätöksiinne. Yhtiöpolitiikkaan sisältyy kielto, jonka mukaan henkilöstö ei saa omistaa osakkeita tai olla omistuksellisessa hyötysuhteessa yhtiöön, jonka kanssa Colgatella on liikeyhteyksiä tai jonka kanssa se kilpailee. Jos olette tehneet tällaisia sijoituksia jo ennen yhtiöön tuloanne, ilmoittakaa se yhtiönne lakimiehelle. Tätä kieltoa ei sovelleta, jos omistus on hyvin pieni määrä yleisillä osakemarkkinoilla olevan yhtiön osakkeista. Selvittäkää asia johtajanne kanssa ja hankkikaa lupa yksikkönne tai liiketoimintaryhmänne johtajalta ja lakimieheltä ennen kuin rupeatte tekemään kauppoja Colgaten puolesta minkään sellaisen yrityksen kanssa, jonka toiminta saattaa tuottaa hyötyä teille tai lähisukulaisellenne. Älkää työskennelkö alihankkijan, asiakkaan tai kilpailijan hyväksi ollessanne Colgatella työssä, tai älkää tehkö työtä tai avustako mitään kolmatta osapuolta, jolla voi olla vastakkainen vaikutus työssä tekemiinne suorituksiin tai arvioihin. Älkää käyttäkö yhtiön aikaa, huoneistoja tai materiaaleja ulkopuoliseen työhön, jolla ei ole mitään tekemistä Colgate-toimen kanssa ilman yksikkönne tai liiketoimintaryhmänne johtajan lupaa. Pitäkää mielessä, että joku taloutenne jäsen voisi harjoittaa sellaista liiketoimintaa, josta voisi syntyä tai näyttää syntyvän eturistiriita. Jos tällainen tilanne syntyy, asiasta on neuvoteltava johtajan tai yksikön lakimiehen kanssa. Hanki lupa pääjohtajalta ja yhtiön lakimieheltä ennen kuin suostut toisen yhtiön hallituksen jäseneksi. Työhön liittyvän, voittoa tavoittelemattoman organisaation hallituksen jäsenyyteen vaaditaan yksikön tai liiketoimintaryhmän johtajan hyväksyntä etukäteen. Lisätietoja eturistiriitojen huomioimisesta voi lukea julkaisusta Colgate-Palmolive Guidelines on Conflicts of Interest and Related Issues (Colgate-Palmoliven suuntaviivat eturistiriita- ja vastaaviin asioihin), joka liittyy yhtiön Company s Business Practices Guidelinesiin (Liikekäytännön ohjeet) ja joka on saatavissa Business Practices Departmentilta. Meidän on suojeltava yhtiösalaisuuksia 7/30
Colgaten liikesalaisuudet, omistusta koskevat tiedot ja suuri osa kansainvälisiä tietoja ovat arvokasta omaisuutta. Näiden tietojen suojeleminen, mukaan luettuna niiden salaisina säilyttäminen, on tärkeä osa jatkuvaa kasvuamme ja kilpailukykyämme. Colgaten omistusta koskevat tiedot ja liikesalaisuudet saattavat sisältää kaavoja, suunnittelua, keksintöjä ja tietoja, joita käytetään kaupankäynnissämme ja jotka tarjoavat Colgatelle tilaisuuden päästä kilpailijoiden edelle. Pelkästään ollakseen omistusta koskevia tietoja ja liikesalaisuuksia, ei tietoja tarvitse patentoida, mutta ne eivät voi olla yleisiä ja yleisessä tietoudessa. Colgaten liikesalaisuuksia ja omistussuhdetietoja koskevat, kunnioitettavat velvollisuutenne ovat: Näitä tietoja ei saa paljastaa Colgaten ulkopuolisille henkilöille. Näitä tietoja ei saa käyttää omaksi hyödykseen tai Colgaten ulkopuolisen henkilön hyväksi. Näitä tietoja ei saa paljastaa muille Colgaten palveluksessa oleville muulloin kuin silloin, kun se on aivan välttämätöntä, ja silloinkin vahvasti tähdentäen, että tieto on Colgaten liikesalaisuus. Colgaten liikesalaisuudet ja omistusta koskevat tiedot eivät aina ole tekniikkaluonteisia. Sellaisia tietoja saattavat myös olla liiketutkimustyö, uudet tuotesuunnitelmat, strategiset tavoitteet, jokainen julkaisematon finanssi- ja hintatieto, työntekijä, asiakas ja myyntiluettelo; vaillinaisenakin luettelo osoittaa laajan määrän erilaisia tietoja, joiden salaisuus on turvattava. Lähtiessänne Colgaten palveluksesta sitoumuksenne suojella Colgaten liikesalaisuuksia ja omistusta koskevia tietoja jatkuu siihen asti, kunnes tiedot julkistetaan tai kun Colgate ei enää pidä näitä liikesalaisuuksina tai omistussuhteenaan. On myös muistettava, että kirjeenvaihto, julkaisut, asiakirjat ja kaikenlaiset pöytäkirjamerkinnät, erityiset prosessitiedot, menettelyt, erityiset Colgaten tekotavat - olkoot ne luottamuksellisia vai eivät - ovat kaikki yhtiön omaisuutta, ja ne on jätettävä Colgaten haltuun. Tietenkin henkilökohtaisesti työssä opitut tai parannetut taidot ovat palveluksesta lähtevän yksilön henkilökohtaista omaisuutta. Jos olette epätietoinen siitä, onko tieto omistusta koskeva tieto tai liikesalaisuus, on otettava yhteys patenttiosastoon tai yksikkönne lakimieheen. Lisätietoja yhtiön luottamuksellisia tietoja koskevista suuntaviivoista saa julkaisuista Colgate- Palmolive Guidelines on Securities Trading and Confidentiality of Information (Colgate- Palmoliven kaupallisen turvallisuuden ja tiedon salassapitovelvollisuuden suuntaviivat) ja Colgate- Palmolive Guidelines on Preserving Company Proprietary Information and Respecting the Proprietary Information of Others (Golgate-Palmoliven yhtiöomistusta koskevien tietojen suojelemisen ja toisten omistussuhdetietojen kunnioittamisen suuntaviivat), jotka liittyvät ohjekirjaan Company s Business Practices Guidelines, jonka voi tilata Business Practices Departmentilta. Meidän on noudatettava yhtiön politiikkaa vastatessa lehdistön ja muihin kyselyihin Median, lehdistön, rahalaitosten tai viranomaisten rahoitusta ja liikeasioita koskevat tietopyynnöt on ohjattava esitettäviksi Corporate Communications -osaston (Yhtiön tiedotusosasto) varapuheenjohtajalle tai Investor Relations -osaston (Sijoittajasuhteiden osasto) varapuheenjohtajalle. Securities and Exchange Commissionin, New Yorkin pörssin ja muiden 8/30
valvovien viranomaisten tekemät tieto- ja muut yhteyspyynnöt on ohjattava esitettäviksi yksikkönne lakimiehelle tai organisaation lakiasiainosastolle (Corporate Legal Deparment). On erittäin tärkeää, ettei henkilöstö itse vastaa edellä mainittuihin kysymyksiin tai yhteydenottoihin, koska mikä tahansa sopimaton tai epätarkka vastaus, jopa siitä kieltäytyminen tai tietojen kieltäminen, saattaa johtaa kielteiseen kannanottoon tai muuten vahingoittaa vakavasti yhtiön oikeudellista asemaa. Tätä politiikkaa ei noudateta, kun kyselyt koskevat jo julkaistuja finanssitietoja, kuten vuosikertomuksia ja osavuosikatsauksia, tai yhtiön myyntiä edistävää, julkista toimintaa. Organisaation tiedotusosaston tai tutkimusosaston johtajan on etukäteen tarkastettava ja hyväksyttävä pyyntö haastatella yhtiön palveluksessa olevaa henkilöä yhtiötä tai sen liikeasioita koskevista asioista, tai yhtiön henkilöstön tehdessä julkaisuja mihin tahansa lehteen. Lisäksi on yhtiön aloituksesta tehtävät haastattelut etukäteen hyväksyttävä, ennen kuin ne sovitetaan median aikatauluun. Yhtiön kirjaukset ovat luottamuksellisia Yhtiön liiketoimien tuloksista ja taloudellisista tilanteista on pidettävä kirjaa lakisääteisesti ja yleisesti hyväksyttyjen kirjanpitoperiaatteiden mukaisesti. Yhtiön politiikan sekä lainvaatimusten mukaista on, että pöytäkirjamerkinnät, kirjaukset ja tilitykset tehdään niin, että ne kohtuullisen yksityiskohtaisesti kuvaavat tarkasti ja rehellisesti liiketoimia ja yhtiön käyttövaroja. Yhtiön tilityksen ja taloudellisten pöytäkirjamerkintöjen luottamuksellisuus perustuu yhtiön tilikirjoihin tehtyjen perustietojen tarkkuuteen ja täydellisyyteen. Kaikki sellaisten tietojen luomisessa, tulostuksen ja kirjauksen parissa työskentelevät henkilöt ovat vastuussa luottamuksellisuudesta. Jokaisen tilityksen ja kirjauksen on tarkoin vastattava sitä tukevaa tietoa. Se ei saa sisältää johdon tai yhtiön sisäisen tai yksityisen tilintarkastajan tekemää tiedonsalailua. Yhdenkään yhtiön suorittaman maksun yhteydessä ei pidä olla hyväksyttyä tai mitenkään ymmärrettävää, että osa maksusta käytettäisiin muuhun tarkoitukseen kuin asiakirjassa mainittuun tarkoitukseen. Yhtiön tilikirjoihin ei saa mistään syystä merkitä virheellisiä tai harhauttavia merkintöjä, eikä yhtiö saa perustaa, hankkia tai ylläpitää mitään rahastoa, omaisuutta tai tiliä mihinkään tarkoitukseen, ellei rahasto, omaisuus tai tili tule selvästi esiin kirjanpidosta ja pöytäkirjaan tehdyistä merkinnöistä. Mitään organisaation rahastoa tai omaisuutta ei pidä käyttää laittomaan tai sopimattomaan tarkoitukseen. Sen lisäksi johtajien ja muiden vastuuhenkilöiden on vakuutettava taloudellisten tietojen valmistelun yhteydessä, että Colgaten organisaation talouspolitiikkaa on noudatettu. Tulot ja menot on selvitettävä täydellisesti tietyin väliajoin. Käyttövarat ja maksuvelvollisuudet on vietävä oikein kirjoihin ja arvioitava asianmukaisesti. Lisäksi henkilöiden, jotka toimittavat tai ovat vastuussa tiedon toimittamisesta Securities and Exchange Commissionille (SEC) tai muulle elinkeinoelämälle, on varmistettava, että kyseiset tiedot ovat täydellisiä, oikeita, täsmällisiä, ajankohtaisia ja ymmärrettäviä. Jos tietoonne tulee mahdollinen laiminlyönti, väärennys tai virheellisyys tilityksessä tai kirjauksessa, kirjanpitoa tukevassa perustiedossa, Colgaten SEC:lle toimittamissa raporteissa tai muussa viestinnässä, tai häiriö sisäisessä tarkastuksessa, siitä on välittömästi tiedotettava johtajalle tai yksikön lakimiehelle. Voit myös ottaa yhteyttä yhtiön Business Practices Departmentiin anonyymisti ja luottamuksellisesti sivulla 37 annettujen ohjeiden mukaisesti. Meidän on suojeltava Colgaten käyttövaroja 9/30
Yhtiön varoja, laitteita ja palveluja saa ainoastaan käyttää laillisiin, asianmukaisiin ja hyväksyttyihin tarkoituksiin. Colgaten laitteistoja, järjestelmiä, huoneistoja, organisaation luottokortteja ja hankintoja ei saa käyttää muuhun kuin Colgaten liikeasioiden hoitoon tai johdon myöntämiin tarkoituksiin. Olette velvollinen henkilökohtaisesti suojelemaan Colgaten teille luottamaa omaisuutta ja myös yleensä auttamaan yhtiön varojen suojelua. Teidän on oltava varuillanne joka tilanteessa ja tapauksessa, joka saattaa johtaa yhtiön omaisuuden menettämiseen, väärinkäyttöön tai varastamiseen. Kaikki tällaiset tapaukset on ilmoitettava organisaation turvallisuusosastolle ja johtajallenne heti asian todettuanne. Vain tietyillä henkilöillä ja ylemmän tason henkilöstöllä on lupa tehdä yhtiön omaisuutta koskevia sitoumuksia. Sitoumuksia yhtiön omaisuudesta ei pidä tehdä, ellette ole siihen oikeutettu. Jos teillä on tarve selvittää omaa tai toisen henkilön oikeutta tehdä sitoumuksia yhtiön puolesta, tiedustelkaa tätä yksikkönne tai jaostonne talousjohtajalta. Colgaten IT-resursseja on käytettävä harkitusti. Colgaten IT-resursseja on käytettävä vastuullisesti ja eettisen ohjeiston sekä kaikkien muiden yhtiön ohjesääntöjen mukaisesti. Muut ohjesäännöt koskevat erityistä tietokoneteknologiaa, tiedon suojelua, luottamuksellista tietoa ja immateriaalioikeuksia. Colgaten IT-resursseihin kuuluvat kaikki Colgaten omistamat, vuokraamat ja leasing-sopimuksilla käyttöönotetut tietokonelaitteet fyysisestä olinpaikasta riippumatta, mukaan lukien mutta ei rajoittuen seuraaviin laitteisiin: PC:t, kannettavat tietokoneet, palvelimet, internet-yhteys, Colgaten intranet sekä laitteet, joilla voi lukea sähköpostia. Lisäksi siihen sisältyvät ääniviesti- ja muut äänijärjestelmät, faksilaitteet sekä internetistä ja Colgaten intranetistä saatu tai ladattu tai niiden kautta levitetty tieto. IT-resursseihin kuuluu lisäksi pääsy Colgaten verkkoon ja sähköpostiin tietokoneelta, joka ei ole Colgaten omistama, liisaama tai vuokraama (ts. kotitietokoneet). Kaikki Colgaten IT-resurssit ovat Colgaten omaisuutta. Siihen sisältyy Colgaten IT-resurssien avulla luotu, tallennettu tai välitetty tieto. Ainoa tieto, jonka ei katsota olevan yhtiön omaisuutta on tieto, joka on saatu Colgaten IT-resurssien rajoitetulla henkilökohtaisella käytöllä tai tieto, joka ei voimassa olevien lakien ja säädösten mukaisesti ole yhtiön omaisuutta. Colgaten IT-resursseja tulee käyttää liiketoiminnallisiin tarkoituksiin. Seuraava käyttö on kiellettyä: Ahdistelevat, syrjivät, loukkaavat, häpäisevät, petolliset tai uhkaavat viestit, mukaan lukien rotua, sukupuolta, ikää, seksuaalista suuntautuneisuutta, uskontoa, poliittista mielipidettä, kansallisuutta, invaliditeettia, veteraanin asemaa tai muuta lain suojaamaa ominaisuutta koskevat hyökkäävät viestit. Colgaten luottamuksellisen tai liikesalaisuuksia sisältävän tiedon luvaton levitys. Turvallisuusrikkomuksen tai tietoverkon hajottamisen aiheuttaminen tai salliminen, minkä tahansa tietokoneen, verkon, sovelluksen tai muun teknologian käyttöoikeuden varmistuksen tai turvallisuuden kiertäminen ja/tai salasanan paljastaminen muille tai salasanan antaminen muiden käyttöön. Tekijänoikeudella, liikesalaisuudella, patentilla tai muulla immateriaalioikeudella tai vastaavilla lailla ja säädöksillä suojattujen henkilöiden tai yhtiöiden oikeuksien loukkaaminen. Yhdysvaltain ja muiden maiden lakien suojaaman yksityisyyden oikeuden loukkaaminen. 10/30
Luvaton kaupittelu kaupallisista, uskonnollisista tai poliittisista syistä, muiden organisaatioiden lukuun tai luvattomat hankkeet, joista aiheutuu henkilökohtaista hyötyä. Colgate varaa oikeuden, paitsi siten kuin voimassa olevissa laeissa on rajoitettu, tarkkailla laitteita, järjestelmiä ja verkkotoimintaa mukaan lukien mutta ei rajoittuen seuraaviin: sähköposti, ääniviesti, internetin käyttö ja kaikki tallennettu tieto tarpeen vaatiessa ja voimassa olevien lakien mukaisesti. Lisäksi toimintojen ylläpitoon, turvallisuuteen, liiketoimintaan, lakiin tai säädöksiin liittyvien vaatimusten mukaisesti valtuutetulla henkilökunnalla ja palveluita tuottavilla kolmansilla osapuolilla voi olla rajoittamaton pääsy Colgaten IT-resurssien tietoon lain sallimissa rajoissa. Colgate varaa oikeuden lakkauttaa käyttäjän pääsyn Colgaten IT-resursseihin milloin tahansa joko ilmoittamalla tai ilmoittamatta siitä etukäteen. 11/30
SUHTEEMME YHTIÖN HALLITUKSEEN Olemme onnekkaita, koska hallituksessamme istuu merkittäviä yksilöitä, jotka neuvovat, ohjaavat ja johtavat yhtiötämme jatkuvaan menestykseen. Hallituksemme jäsenillä on kokemusta liiketoiminnasta, koulutuksesta ja julkisista palveluista; heillä on kansainvälistä kokemusta, koulutuksellisia saavutuksia, moraalisia ja eettisiä ominaisuuksia, joten hallituksemme kykenee tehokkaasti valvomaan yhtiömme liiketoimintaa. Meillä on itsenäinen hallitus Itsenäisyys edistää rehellisyyttä ja vastuuta. Colgaten politiikan mukaisesti hallitus koostuu pääasiassa ulkopuolisista itsenäisistä johtajista. Colgaten hallitus on lähes 15 vuoden ajan koostunut ulkopuolisista itsenäisistä johtajista, ainoastaan pääjohtaja tulee talon sisältä. Johtajat, jotka toimivat tilintarkastusta, palkkioita ja hallintotapaa valvovissa valiokunnissa, eivät yhtiön politiikan mukaisesti saa yhtiöltä konsultointipalkkioita tai muita palkkioita, jotka eivät liity johtajan tehtävään. Edistämme yhtiön johdon ja hallituksen välistä avointa kommunikaatiota Colgaten johtajat ovat usein suoraan yhteydessä yhtiön johtoon, sekä hallituksen kokoontuessa että muutoinkin. Ylempi johto osallistuu säännöllisesti hallituksen kokouksiin ja epämuodollisiin tapaamisiin. He keskustelevat yhdessä avoimesti monista liiketoimintaan liittyvistä asioista. Hallituksen kokousten välillä johtajat voivat ottaa yhteyttä ylempään johtoon ja asettaa kysymyksiä ja antaa ehdotuksia. Avoimuuden ja vilpittömyyden ilmapiiri kuvastaa Colgaten yrityskulttuuria ja auttaa hallitusta yhtiön liiketoimintastrategian aktiivisessa kehityksessä ja ohjauksessa. Olemme sitoutuneet hyvään hallintotapaan Colgaten hallitus on ollut johtavassa asemassa tukemassa hyvään hallintotapaan liittyviä aloitteita. Colgate oli kilpailijoidensa joukossa yksi ensimmäisistä, joka otti käyttöön kaikkea liiketoimintaansa koskevan eettisen ohjeiston ja kehitti hallituksen ja valiokuntien perustamiskirjat. Colgate onkin viimeisten kymmenen vuoden aikana ottanut käyttöön hyvän hallintotavan käytäntöjä, joita jatkuvasti kehitetään ja hienosäädetään. Colgaten hallituksella on kyseisten käytäntöjen osalta keskeinen rooli, ja se uskookin, että hyvä hallintotapa auttaa yhtiötä menestymään pitkällä aikavälillä. Colgaten hallintotapaohjelmasta saat lisätietoja yhtiön kotisivuilta asiakirjasta Colgate-Palmolive Company Board Guidelines on Significant Corporate Governance Issues. 12/30
SUHTEEMME MUIHIN YRITYKSIIN Olemme kaikki vastuussa siitä, millaisina hankkijat ja asiakkaat näkevät meidät. Sen tähden rehellisyyden ja reilun liiketoimen maine ryhmien parissa onkin olennaisen tärkeää. Kohtelemme tavaroiden toimittajia ja asiakkaita eettisesti oikein Hankintatoimissa päämäärämme on varmistaa jatkuvat luotettavat hankintalähteet. Sekä asiakkaiden että tavaroiden toimittajien rehellinen kohtelu on edellytys hyvien ja kestävien suhteiden luomiselle. Joten pidämmekin hankkijoitamme kumppaneinamme, ja oletamme heidän saavan kohtuullisen voiton. Käsittelemme oikein ja yhdenmukaisesti kaikkia mahdollisia tavaroidemme toimittajia. Päätökset perustuvat objektiivisiin hinta- ja laatuarvioihin ja sen lisäksi myyjän luotettavuuteen ja lahjomattomuuteen. Kaikenlainen välityspalkkioiden, lahjusten tai vastaavien maksujen antaminen ja vastaanotto on kielletty. Päätöksenteon vaikuttamiseksi tarkoitetun lahjan antaminen tai vastaanotto on kiellettyä. Jos aiot antaa tai vastaanottaa lahjan, jonka arvo on suurempi kuin nimellinen, ota yhteyttä yhtiön lakimieheen. Jos olisi noloa olla vastaanottamatta lahjaa, jonka arvo ylittää nimellisarvon, lahjan hyväksymisestä tulee ilmoittaa yhtiön lakimiehelle. Lakimies auttaa asian selvittelyssä. Älkää suostuko tai salliko, että lähisukulainen hyväksyy lahjoja, lainaa tai etuoikeuksia miltään Colgaten liikeyhteydeltä. Toimikaa näin: älkää ottako vastaan lahjaa tai palvelua, jos se saattaa tai voisi saattaa teidät huonoon valoon. Tällaisena ei pidetä liikeateriaa, joka voi olla vastavuoroista tai nimellisarvoista lahjaa. Lisätietoja tämänaiheisista suuntaviivoista voitte lukea julkaisusta Colgate- Palmolive Guidelines on Conflicts of Interest and Related Issues, joka sisältyy yhtiön liikekäytännön ohjekirjaan ja on saatavissa Business Practices Departmentilta. Jokaisen on hyvä tietää, että on olemassa erityiset säännökset oikealle menettelylle, kun ollaan liikeyhteyksissä valtion, kunnan ja ulkomaiden virastoihin, ja nämä eroavat menettelyohjeista, jotka koskevat yksityisiä yrityksiä. Yleensä ei ole lupa tarjota tai toimittaa julkisille viranomaisille mitään lahjoja, palkkiota tai arvoesinettä, mukaan luettuna ateriat ja matkat, joita voidaan hyväksyä yksityisten yritysten yhteydessä. Lähempiä tietoja julkisista liikeyhteyksistä voit lukea julkaisusta Colgate-Palmolive Guidelines on Business Relationships with Government Entities (Colgate- Palmoliven julkishallintoa koskevien liikesuhteiden suuntaviivat), joka sisältyy yhtiön liikekäytännön ohjekirjaan ja on saatavissa Business Practices Departmentilta. Emme osoita asiakkaille henkilökohtaisia suosionosoituksia hintojen, myyntiä edistävien hyvitysten, markkinointiavustusten tai vastaavien muodossa; samat liike-ehdot koskevat jokaista asiakastamme. Liikeyhteydet asiakkaisiin ja hankkijoihin kuuluvat antitrustilakien piiriin, joista puhutaan ohjekirjan antitrustilakien alaisia velvollisuuksia käsittelevässä kappaleessa. Colgaten eettinen ohjeisto lähetetään alihankkijoille ja myyjille. Työskennellessään kanssamme heidän on noudatettava ohjeistoa. Muussa tapauksessa liikesuhteemme voi katketa. Kunnioitamme toisten salaisuuksia, immateriaaliomaisuutta ja luottamuksellisia tietoja Kunnioitamme toisten patenttioikeuksia, tavaramerkkejä ja tekijänoikeuksia. Colgaten politiikan mukaista on, ettemme tieten tahtoen kajoa toisten immateriaalioikeuksiin. 13/30
Yhtiön politiikan mukaista on siis kunnioittaa toisten liikesalaisuuksia ja omistusta koskevia tietoja. Tämä on erityisen keskeistä, jos tiedossamme on entisen työntekijän liikesalaisuuksia tai omistusta koskevia tietoja. Jos olette epätietoinen tämän alan asioista, ottakaa yhteyttä patenttiosaston (Patent Department) juridiseen neuvonantajaan. Jos ulkopuoliset kääntyvät puoleenne esitelläkseen keksinnön, havainnon tai idean, on tärkeää suojella yhtiötä tulevilta oikeudenloukkaus- tai taloudellisilta kannevaatimuksilta, erityisesti niissä tapauksissa, jolloin meidän omat tai konsulttiemme pyrkimykset ovat aikaisemmin tuottaneet samoja keksintöjä, havaintoja tai ideoita, ja me haluamme käyttää keksintöämme, havaintoamme tai ideaamme yhtiömme uuteen tuotteeseen. Siis älkää antako ulkopuolisen paljastaa keksintöänsä, havaintoansa tai uuden ideansa yksityiskohtia. Kaikki tiedot, joita ei ole pyydetty, on toimitettava niitä katsomatta Consumer Affairs -osastolle, joka käsittelee ne yhtiön toimintaohjeiden mukaisesti. Patentoidut keksinnöt osoitetaan patenttiosastolle. Jos haluatte lisätietoja toisten tietojen suojelemisesta, katsokaa ohjeita yhtiön liikekäytännön ohjekirjan kappaleesta Colgate-Palmolive Guidelines on Preserving Company Proprietary Information and Respecting the Proprietary Information of Others. Ohjekirjan saa Business Practices Departmentilta. 14/30
SUHTEEMME KULUTTAJIIN Maineemme perustuu tuotteidemme latuun ja turvallisuuteen. Laatu- ja turvallisuusseikat ovat välttämättömiä yhtiön jatkuvalle kasvulle ja onnistumiselle. Tuotteillemme asetetaan korkeimmat mahdolliset laatuvaatimukset Olemme sitoutuneet varmistamaan, että asiakkaat voivat jatkuvasti luottaa Colgaten tuotteisiin ja niiden luotettavuuteen, laatuun ja erinomaiseen tehoon. Sen lisäksi meidän on palveltava miljardeja ihmisiä markkinoilla, joilla käymme kauppaa, meidän on jatkuvasti pyrittävä varmistamaan tuotteemme mitä tehokkaimmin, jotta mahdollisimman suurella asiakaskunnalla olisi varaa ostaa niitä. Colgaten myymien tuotteiden ei ainoastaan tarvitse täyttää kaikkia lakisääteisiä turvallisuusnormeja vaan myös yhtiön asettamat, usein näitä korkeammat vaatimukset. Otamme osaa ohjelmiin auttaaksemme välittömästi kuluttajia, jos havaitaan tuotteiden väärennystä tai väärinkäyttöä. Panostamme kaikkein eniten kuluttajien terveyteen, turvallisuuteen ja hyvinvointiin. Kuuntelemme kuluttajia Koska kaupankäyntimme perustuu kulutustavaroihin, olemme riippuvaisia kuluttajien tyytyväisyydestä, luottamuksesta ja heidän antamasta goodwill-arvosta. Voimme parhaiten saavuttaa tavoitteemme ja tyydyttää kuluttajien tarpeet toimien jatkuvasti reilun ja luottamusta sekä asiakaskontakteja edellyttävän ohjelman mukaisesti. Myönnämme, että on erittäin tärkeää osata ennakoida ja varmistaa kuluttajien tarpeet ja tuotteidemme suosituimmuus. Uskomme myös, että yhtiön saamat tiedot kuluttajien mielipiteistä, ongelmista sekä kyselyt tuotetarkkailusta ovat tärkeitä tiedonlähteitä. Kuluttajien tarpeet muuttuvat koko ajan, joten meidän on jatkuvasti kuunneltava, mitä ihmiset haluavat ja käyttävät, ja käytettävä luovuuttamme tyydyttääksemme nämä muuttuvat tarpeet. Kuluttajan ilmaistessa tyytymättömyytensä paneudumme ongelmaan välittömästi, kohteliaasti ja avoimesti tehden parhaamme palauttaaksemme kuluttajan myönteisen asenteen tuotteitamme kohtaan, niin että hän jatkossakin ostaa Colgaten tuotteita. Mainontamme on rehellistä Tärkeimpiä liiketoimiamme on mainonta. Mainonnan on oltava luovaa ja kilpailevaa, mutta samalla rehellistä ja harhaanjohtamatonta. Mainontamme on myös vältettävä luomasta yksilöistä stereotyyppejä, jotka samaistetaan sellaisiin tekijöihin kuten rotu, uskonto, kansallinen tai etninen alkuperä, ihonväri, sukupuoli, ikä, kansallisuus, sukupuolinen suuntautuminen, veteraanistatus, siviilisääty tai invaliditeetti. Mainonta saa aikaan enemmänkin kuin tuotteen imagon. Se luo maineemme siitä, kuinka luotettavia ja uskottavia olemme. Sitä paitsi valitsemme huolellisesti ohjelmat, joiden yhteydessä televisiomainoksemme näytetään. Emme hyväksy, että mainoksemme näytetään sellaisten ohjelmien yhteydessä, joissa käytetään aiheetonta ja liiallista väkivaltaa ja seksiä tai jotka ovat epäsosiaalisia tai osoittavat huonoa makua. 15/30
Otamme huomioon hyvät kaupalliset mainontatavat, käyttäen ja valiten mainokset ja tavaramerkit, niin että tuotteemme menestyvät oman laatunsa ja maineemme voimalla mieluummin kuin, että jäljittelemme tai teemme kauppaa kilpailijoiden kustannuksella. Hyvä kauppatapa merkitsee: Paikallisten lainsäädäntöjen noudattamista kunnioittaen tavaramerkin koskemattomuutta ja välttäen epäreilua kilpailua. Tunnettujen monikansallisten yhtiöiden alueenne ulkopuolella käyttämien tavaramerkkien, iskulauseiden, mainosteemojen ja grafiikan jäljittelyn välttämistä. Yhtiön mainontaohjeita käsitellään yksityiskohtaisemmin julkaisuissa Colgate-Palmolive Advertising Guidelines (Colgate-Palmoliven mainonnan suuntaviivat) ja Colgate-Palmolive Advertising Placement Policy Statement (Julkilausuma Colgate-Palmoliven mainoksien sijoittamispolitiikasta), jotka löytyvät käsikirjasta Company s Business Practices Guidelines, joka on saatavissa Business Practices Departmentilta. Kunnioitamme kuluttajan yksityisyyttä Kunnioitamme kuluttajiemme yksityisyydensuojaa. Colgaten politiikan mukaisesti keräämme kuluttajien henkilötietoja ainoastaan laillisiin tarkoituksiin ja teemme kaiken tarvittavan kyseisten tietojen suojaamiseksi. Kuluttajat voivat ilmoittaa yhtiölle tiettyjä henkilötietojaan, kuten nimiä, osoitteita ja sähköpostiosoitteita, kun he ovat yhteydessä Colgateen esim. pyytäessään tuotetietoja tai osallistuessaan yhtiön sponsoroimiin kilpailuihin. Käytämme kyseisiä tietoja ainoastaan siihen tarkoitukseen, mihin ne on toimitettu, ellei kuluttaja anna lupaa muuhun käyttöön, sekä tarvittaessa tilastollisiin tarkoituksiin. Emme luovuta kuluttajiemme henkilötietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme kuluttajien henkilötietoja kolmansille osapuolille ainoastaan, jos voimme sen avulla tuottaa palveluita kuluttajille, ja jos kyseinen kolmas osapuoli sitoutuu pitämään kyseiset henkilötiedot salassa. Noudatamme myös henkilötietojen salassapitoa koskevia paikallisia lakeja. Colgatelle perheen yksityisyys on äärimmäisen tärkeää. Yhtiö noudattaa lasten henkilötietojen keräämiseen ja käyttämiseen liittyviä Yhdysvaltojen ja muiden maiden lakeja. 16/30
SUHTEEMME HALLITUKSEEN JA LAKEIHIN On itsestään selvää, että noudatamme kaikkia Colgaten liiketoimia koskevia lakeja. Politiikkamme menee jopa lakeja pidemmälle ottaen varteen sen hengen. Olemme ottaneet tavaksemme käyttää hyväksi lakimiehiämme aina ollessamme asioista epävarmoja. Noudatamme antitrustilakeja Reilu kilpailu on vapaan markkinatoimen peruskivi. Colgate tukee lakeja, jotka estävät säännöstelytoimenpiteet, taloudellisen ylivallan käytön tai väärinkäytön. USA:n antitrustilait ja muiden maiden vastaavat lait on tarkoitettu estämään sellaisten yhtiöiden väliset sopimukset, joissa sovitaan hinnoista, jaetaan markkinat, rajoitetaan tuotantoa tai muuten estetään tai pilataan markkinoiden voimakeinot. On parasta pitäytyä näiden lakien sanassa ja hengessä. Eräs vakavimmista antitrustivastuksista on kilpailijoiden tekemät sopimukset rajoitetun elinkeinovapauden yhteydessä, esimerkiksi sopimukset hintojen jäädyttämisestä tai asiakkaiden, myyntialueiden tai markkinoiden jaosta. Jokainen tällainen sopimus - kirjoittamattomanakin, epävirallisena yhteisymmärryksenä - saattaa olla laiton sen kaupallisesta kohtuullisuudesta huolimatta. Tämän riskin rajoittamiseksi mahdollisimman pieneksi on yhteydet kilpailijoihin rajoitettava ehdottomaan minimiin. Kauppayhdistysten jäsenyys on luvallista yksikkönne lakimiesten suostumuksella. Monet antitrustikiellot voivat myös koskea asiakkaisiin ja hankintaliikkeisiin solmimiamme suhteita, erityisesti kun on kyse asiakkaiden pyrkimyksistä rajoittaa jälleenmyyntiä hintojen voimassapitoehdoilla. Muita antitrustiongelmia aiheuttavia toimintoja ovat muun muassa asiakkaille tarjottujen maksuaikojen ja palvelujen diskriminointi, yksinomaissidonnaisuus ja kytkentämyynti. Colgatelle ja sen henkilöstölle saattaa antitrustilakien noudattamatta jättämisestä koitua erittäin vakavia seurauksia Colgatelle ja sen henkilöstölle. Joidenkin antitrustisäännösten rikkominen on USA:ssa törkeä rikos, josta voidaan tuomita sakkoja ja vapausrangaistus sekä yhtiölle huomattavasti raskaammat sakot. Kaiken lisäksi voi siviiliantitrustikanteesta, jopa syyttäjistön poissa ollessa, koitua hvomattavat vahinkojen sekä asianajajakulujen korvaukset. Milloin tahansa epäilette sitä, voisiko jokin aiottu toiminta antaa aiheen haasteeseen antitrustilakien mukaisesti, on otettava yhteyttä oman yksikön lakimiehiin. Lisätietoja antitrustihaasteista löytyy julkaisusta Colgate-Palmolive Antitrust and Trade Regulation Guidelines (Colgate-Palmoliven antitrustia ja kaupan säännöstelyä koskevat suuntaviivat), joka sisältyy yhtiön Business Practices Guidelinesiin, joka on saatavissa Business Practices Departmentilta. Noudatamme turvallisuuslakeja Saatatte sattumalta tietää Colgatesta tai muista Colgaten kanssa liikeyhteyksissä tai neuvotteluvaiheessa olevista yrityksistä asioita, jotka eivät ole julkisia - toisin sanoen ei julkisuuden tiedossa olevia - kuten väliaikaisia ansiotuloksia, mahdollisia hankintoja tai luopumisia, markkinointisuunnitelmia tai uusia tuote-esittelyjä. Tieto ei ole julkinen siihen asti. Kun se on paljastettu julkisuuteen, ts. tiedon paljastuksen on oltava esillä tarpeeksi pitkän ajan, niin että arvopaperimarkkinat ehtivät harkita sitä. Jos julkistamaton 17/30
tieto on materiaalinen - ts. jos se saattaisi vaikuttaa päätökseen ostaa, myydä tai pitää tiettyä osaketta tai vaikuttaa sen osakkeen markkinointiin - tällöin USA:n arvopaperilakien mukaisesti yhtiön politiikka on: Yrityksen (Colgaten tai muiden) osakkeita, obligaatioita tai muita arvopapereita, joita materiaalinen julkistamaton tieto koskee, ei saa myydä tai ostaa. Tällaista julkistamatonta tietoa ei saa käyttää hyväksi oman tai toisen henkilökohtaisen hyödyn tavoittelemiseksi. Tällaista julkistamatonta tietoa ei saa paljastaa Colgaten ulkopuoliselle henkilölle. Tällaista julkistamatonta tietoa ei saa tarpeettomasti pohtia Colgaten sisäisten henkilöiden kanssa. Julkistamattoman tiedon omaavien Colgaten henkilöstön jäsenien on käyttäydyttävä äärimäisen huolellisesti pitääkseen tiedon salassa, ja he eivät saa ostaa tai myydä Colgaten tai jonkin muun asianomaisen yhtiön osakkeita, obligaatioita tai muita arvopapereita, ennen kuin julkistamaton tieto on julkistettu, ja siitä on kulunut kohtuullinen aika. Jos lähdette Colgaten palveluksesta, olette velvollisia pitämään julkistamattomat tiedot salassa, kunnes tiedot ovat riittän yriittävän yleisesti julkistettu. Jos olette epätietoisia siitä, onko julkistamatonta tietoa paljastettu tarpeeksi julkisuudelle, kysykää neuvoa yksiönne lakimiehiltä tai organisaation lakiasiainosastolta, ja olkaa tekemättä kauppoja asianomaisista arvopapereista, ja älkää paljastako tietoa, kunnes olette varmoja siitä, ettei tieto ole materiaalinen tai että se on julkistettu ja harkinta-aika on ohi. Lähempiä tietoja arvopapereiden kaupustelun rajoituksista ja julkistamattoman tiedon käytöstä löytyy julkaisusta Colgate-Palmolive Guidelines on Securities Trading and Confidentiality of Information (Colgate-Palmoliven kauppaturvan ja tietosalaamisen suuntaviivat), joka sisältyy ohjekirjaan Company s Business Practices Guidelines, jonka voi tilata Business Practices Departmentilta. Yhtiö ei sekaannu poliittiseen toimintaan Yhtiön rahastoja tai varoja ei saa käyttää poliittisten, amerikkalaisten tai ulkomaisten puolueiden tai ehdokkaiden rahoitukseen, ei valtiollisten - eikä paikallisvaalien yhteydessä. Tämä kielto koskee suorien avustuksien lisäksi myös välillisiä avustuksia tai tukia esim. ostamalla pääsylippuja poliittisiin varainhankintatilaisuuksiin tai hankkimalla tavaraa, palveluja tai laitteistoja poliittisiin varainhankintatilaisuuksiin tai kampanjoihin. Kielto koskee vain organisaation rahastojen tai varojen hyväksikäyttöä, eikä sillä ole tarkoitus estää teidän omia avustuksianne valitsemallenne puolueelle tai ehdokkaalle. Yhtiö on estetty korvaamasta tai hyvittämästä Colgaten henkilöstölle tai henkilölle, jolla on yhteyksiä yhtiöön (ulkopuoliset edunvalvojat mukaan luettuna), suoraan tai välillisesti, muodossa tai toisessa tehtyjä poliittisia avustuksia, joita tämä henkilö aikoo antaa tai on jo antanut. 18/30
Liittovaltion vaalilaki kieltää yhtiön tekemät rahoitusavustukset liittovaltion vaalien yhteydessä. Valtioilla ja muilla alemmilla poliittisilla jaostoilla saattaa olla samanlaisia kieltoja. Poliittinen avustus koostuu sekä suorista (ts. rahasta) ja välillisistä avustuksista. Välilliset rahoitusavustukset käsittävät lipunostot varainhankintatilaisuuksiin, tuoteavustukset, Colgate-henkilöstön vapaaehtoiset työpanokset normaalina työaikana ja Colgaten tilojen käytöt varainhankintaan tai poliittiseen tarkoitukseen. Jos teillä on kysyttävää välittömästä avustuksesta, ottakaa yhteyttä yksikkönne lakimieheen. Colgaten työntekijä voi yksityisenä ihmisenä vapaasti avustaa valitsemaansa ehdokasta tai puoluetta. Henkilökohtainen avustus on jokaisen oma velvollisuus ja taakka. Colgate ei tunne mitään vastuuta tai velvollisuutta henkilökohtaisten avustusten osalta. Samoin ei pidä antaa henkilökohtaista avustusta tarkoituksenaan avustaa Colgatea tai sen vaikutuspiirissä olevaa yhtiötä liiketoimien saannissa tai ylläpidossa. Kohtelemme hallituselimiä eettisesti oikein Hallituksen henkilökunnan arvioihin ei pidä koettaa vaikuttaa tai ohjata niitä lupaamalla lahjoja tai lainoja, tai muulla laittomalla vaikuttimella. Joten on erittäin tärkeää, ettei kukaan anna lahjoja, huvituksia tai muuta arvokasta hallituksen virkailijoille puhumatta asiasta etukäteen oman yksikön lakimiehen kanssa. Määrätyt lobbaussäännöt voivat sitä paitsi edellyttää, että yhtiö ja/tai sen henkilöstö lobbaajana on merkittävä muistiin ja asiasta on raportoitava, jos Colgatea edustava henkilö on yhteydessä hallitusvirkailijaan tarkoituksenaan vaikuttaa lainsäädäntöön tai muuhun määrättyyn yleiseen toimintaan. Jos teillä on aikomus ryhtyä sentapaiseen toimintaan, asiasta on ilmoitettava yksikkönne lakimiehelle. Se, että Colgate on luvannut kohdella hallituksia laillisesti ja eettisesti oikein, pätee globaalisesti. Yhtiön politiikka ja laki kieltävät henkilöstöä ja heidän agenttejaan antamasta tai tarjoamasta rahaa tai muuta arvokasta - rahassa tai muussa muodossa suoraan tai välillisesti toisten kautta - millekään ulkomaiselle virkamiehelle suostuttaakseen tätä virkamiestä vaikuttamaan hallinnolliseen toimeen tai päätökseen näin avustaakseen yhtiön liiketoimien saantia tai ylläpitoa. Varmistuaksemme siitä, ettei tätä standardia rikota, yhtiön politiikkaa onkin, että lukuun ottamatta laillisia mandaattimaksuja (esim. vaadittavat lupa- ja lisenssimaksut) ulkomaisille virkamiehille ei yhtiön toiminnan yhteydessä anneta rahaa tai lahjoja suoraan tai välillisesti, ellei yksikkösi lakimies ole sitä etukäteen myöntänyt USA:n ja muiden lakien mukaisena tekona. Ollessa kosketuksissa hallituksen henkilökuntaan on aina oltava välitön ja rehellinen. Mikä tahansa tieten tahtoen tehty tai tahallinen väärä tiedonanto hallituksen henkilökunnalle (suullisesti tai kirjallisesti), ja etenkin jokainen valan alaisena annettu väärä lausunto, saattaa merkitä huomattavia sakkoja yhtiölle ja sen asianomaisille työntekijöille. Yksityiskohtaisempaa opastusta tältä alalta löytyy julkaisuista Colgate-Palmolive Guidelines on the U.S. Foreign Corrupt Practices Act (Colgate-Palmoliven USA:n ulkosuhteiden korruptiokäytännön suuntaviivat) ja Colgate-Palmolive Guidelines on Business Relationships with Government Entities, 19/30
jotka molemmat sisältyvät käsikirjaan Company s Business Practices Guidelines ja jotka voi tilata Business Practices Departmentilta. Säilytämme pöytäkirjamerkinnät lainmukaisesti Pöytäkirjamerkinnät säilytetään lakien ja säännöksien mukaisesti. Julkaisu The Company s Records Retention Program (Yhtiön pöytäkirjamerkintöjen säilyttämisohjelma) ilmaisee yhtiön pöytäkirjamerkintöjen säilytystä koskevat asenteet ja menettelyt, joita koskevia ohjeita koko henkilökunnan on noudatettava. Julkaisun The Company s Records Retention Program voi tilata organisaatiojaostosta nimeltä Legal Department (Lakiosasto). Neuvotellen yksikkönne lakimiesten tai talousosaston kanssa saatte lähempää opastusta oman yksikkönne pöytäkirjojamerkintöjen sopivaan säilyttämiseen. Mikäli saatte tiedotuksen haasteesta tai uhkaavasta hallituksen tekemästä tutkimuksesta, ottakaa välittömästi yhteyttä yksikkönne lakimiehiin. Tällaisessa tapauksessa on kaikki tutkimusta koskevat tai haasteeseen vastaavat pöytäkirjamerkinnät säilytettävä huolimatta siitä, mitä Yhtiön pöytäkirjamerkintöjen säilyttämisohjelmassa määrätään. Ollessanne epätietoinen siitä, koskeeko pöytäkirjamerkintä tutkimusta tai haastetta, kysykää asiaa yksikkönne lakimiehiltä ennen kyseisen asiakirjan poisheittoa. Kansainvälisessä kaupankäynnissä ja liiketoimissa noudatamme USA:n lakeja Hoitaessamme niin kotimaisia kuin ulkomaisia liiketoimintoja yhtiö noudattaa täydellisesti kaikkia soveltuvia USA:n tuontia, vientiä ja liikemenettelyjä koskevia lakeja Yhdysvaltojen ulkopuolisissakin yhteyksissä. Nämä lait sisältävät rajoituksia tietyntyyppisten tuotteiden maahantuonnille ja niiden tuontitavat. Niissä kielletään myös vienti määrättyihin maihin, ja etenkin sinne suunnatut liiketoimet, samoin kuin yhtyminen tai osallistuminen sellaisten maiden ulkomaiseen boikottiin, joita USA ei boikotoi. Lähempää opastusta näistä laeista ja niitä koskevista maista löytyy julkaisusta Colgate-Palmolive International Business Activities Guidelines (Colgate- Palmoliven kansainvälisen kaupankäynnin suuntaviivat), joka sisältyy käsikirjaan Company Business Practices Guidelines, joka on tilattavissa Business Practices Departmentilta. 20/30
SUHTEEMME YHTEISKUUNTAAN Yhtiön pyrkimyksenä on ottaa osaa globaaliseen yhteiskuntaan. Asetumme jokaisen sellaisen paikkakunnan asukkaaksi, jossa toimimme, yksityisten asukkaiden tapaan, samalla omaksuen kansalaisvelvollisuuden yhteiskunnan terveyden, koulutuksen ja hyvinvoinnin tukemiseksi. Colgate osallistuu paikallisiin keräyksiin ja vapaaehtoistyöhön Kaikkialla maailmassa päämäärämme on ottaa osaa paikallisyhteiskunnan hyvinvoinnin parantamiseen. Tällaisiin projekteihin lasketaan osallistuminen hyväntekeväisyyskampanjoihin, ja kansallisen tuhon tapahtuessa vastuunottaminen köyhien, loukkaantuneiden ja kodittomien auttamisesta. Keskitymme etupäässä nuorisoon. Colgate olettaa, että tänään lapsiin tehty sijoitus tuo voittoa vastaisuudessa. Sen tähden yhtiö sponsoroi yleisurheilukilpailuja ja muuta nuorisotoimintaa kaikkialla maailmassa. Tällaiset pyrkimykset synnyttävät nuorissa kilpailu- ja kunnostautumishenkeä. Yhtiö rohkaisee myös omia työntekijöitään vapaa-aikanaan osallistumaan valitsemaansa paikalliseen hyväntekeväisyystoimintaan. Toimimme hallintoelimiä tukien kaupantekoomme vaikuttavissa asioissa Yhtiöllä on tytäryhtiöitä ja sivukonttoreita yli 100 maassa. Politiikkaamme on toimia yhteistyössä paikallisten ja kansallisten hallintoelimien kanssa. Silloin tällöin tulee esiin päätösehdotuksia, jotka vaikuttavat toimintaamme. Yhtiö esittää hallintoelimille huolellisesti harkiten näkökantansa ja suosituksensa tiettyihin päätöksiin liiketavoitteemme ja tarpeidemme tukemiseksi. Colgate vastustaa työvoiman hyväksikäyttöä ja epäinhimillisyyttä Colgate vastustaa laitonta ja epäinhimillistä työvoimakäytäntöä. Colgate vastustaa lapsityövoiman laitonta käyttöä, lasten hyväksikäyttöä ja kaikkea sellaista työvoiman kohtelua, mitä ei voi hyväksyä. Colgaten politiikkaan kuuluu sen lisäksi olla ryhtymättä yhteistyöhön sellaisen alihankkijan tai urakoitsijan kanssa, jonka tiedetään kohtelevan työntekijöitään kohtuuttomasti, esim. harjoittaen lasten hyväksikäyttöä, ruumiillisia rangaistuksia, naisten väärinkäyttöä, pakkotyötä tai muita väärinkäytön muotoja. Yhtiö ei hyväksy lasten tai työvoiman hyväksikäyttöä missään muodossa, ja jos yhtiön tietoon tulee, että tätä periaatetta on rikottu, liikeyhteys katkaistaan välittömästi sillä perusteella. Colgate on lupautunut noudattamaan yleisiä ihmisoikeuksia Colgate on lupautunut noudattamaan ihmisoikeuksia kaikkialla maailmassa. Tämän tavoitteen vuoksi Colgate harjoittaa ja yrittää päästä yhteistyöhön sellaisten työkumppanien kanssa, jotka kannattavat seuraavia periaatteita: Henkilöstölle annetaan yhtäläiset mahdollisuudet kaikilla tasoilla kunnioittaen kunkin ihonväriä, rotua, sukupuolta, ikää, etnistä tai uskonnollista asentautumista. Työpaikan on oltava turvallinen ja terveellinen ihmisten terveyden ja ympäristön suojelemiseksi. Palkansaajille maksetaan sellaista palkkaa, että se riittää ainakin perustarpeisiin, ja työntekijöille annetaan mahdollisuus parantaa taitojaan ja kykyjään. Työntekijät saavat vapaasti liittoutua. 21/30