Avustustoiminta KÄYTTÖ- JA RAPORTOINTIOPAS

Avustustoiminta KÄYTTÖ- JA RAPORTOINTIOPAS 2011 1

Ulkoasu: Dynamo Taitto: Grafiksi/Pauliina Sjöholm Julkaisija: RAY Voimassa 1.1.2011 31.12.2011 2

Sisältö 1. Johdanto...5 2. Avustuksen nostaminen...6 2.1 Perustietoja avustusten maksamisesta...6 2.1.1 Rakennus- ja peruskorjaushankkeet (B)...6 2.1.2 Toimitila- ja asuntohankkeet (B)...7 2.2 Maksatuksen käynnistyminen...7 2.2.1 Pankkiyhteystietojen vahvistaminen...7 2.2.2 Talousarvion ja toimintasuunnitelman tarkentaminen..7 2.3 Maksusuunnitelman laatiminen...7 2.4 Maksupyynnön tekeminen...8 2.4.1 Viimeisen maksupyynnön laatiminen...9 2.4.2 Tiedonsaanti maksutapahtumasta...9 2.4.3 Toteutuneiden kulujen selvittäminen...10 3. Avustuksen käyttöaika ja sen pidentäminen...10 3.1 Toiminta-avustuksen (Ay, Ak) käyttöaika...11 3.2 Erityisavustuksen (B, C) käyttöaika...11 3.3 Käyttöajan pidentäminen...12 4. Avustuksen hyväksyttävä käyttö...13 4.1 Avustuksella katettavat hyväksyttävät kulut...14 4.1.1 Erilliskulut ja -tuotot...14 4.1.2 Erillis- ja järjestämiskulut lomatoiminnassa...15 4.1.3 Hallintokulut ja muut yhteiskulut...16 4.1.4 Toimitilakulut...16 4.1.5 RAY-avustuksella tehtävät hankinnat...17 4.1.6 Henkilöstökulut ja ulkopuoliset palvelut...17 4.1.7 Poistot ja muut laskennalliset tai arvioon perustuvat erät...18 4.1.8 Varainhankinnan tuotot ja kulut...18 4.1.9 Rahoituskulut ja -tuotot...19 4.1.10 Arvonlisävero...19 4.2 Investointiavustuksen (B) käyttäminen...19 4.2.1 Hankkeen perustamismenot...19 4.2.2 Omarahoitus rakennushankkeissa...20 3

5. Vuosiselvitys avustuksen käytöstä...20 5.1 Oikeat ja riittävät tiedot...22 5.2 Vuosiselvityksen toimittamatta jättäminen...22 5.3 Kirjanpitovelvollisuus...22 5.4 Kirjanpitomateriaalin säilyttäminen...23 5.5 Tilintarkastusvelvollisuus...23 5.5.1 Yhdistyksen tilintarkastusvelvollisuus...23 5.5.2 Säätiön tilintarkastusvelvollisuus...24 6. Avustusehtojen muuttaminen, avustuksenpalauttaminen ja takaisinperintä...25 6.1 Avustuksen käyttötarkoituksen muutos...25 6.2 Avustuksen siirto...25 6.2.1 Toiminnan antaminen muun kuin avustuksensaajan järjestettäväksi...25 6.3 Avustuksen palauttaminen...26 6.4 Velvollisuus avustuksen takaisinperintään...26 6.5 Avustuksen harkinnanvarainen takaisinperintä...28 6.6 Palautettava ja takaisinperittävä määrä investointiavustuksissa...29 6.7 Investointiavustusten vanhenemisajat ja takaisinperintä...30 6.8 Korko ja viivästyskorko...30 6.9 Takaisinperinnän kohtuullistaminen tai siitä luopuminen...30 6.10 Omaisuuden käyttöajan lyhentäminen takaisinperinnästä luopumisen muotona...31 6.11 Avustuksensaajien yhteisvastuullisuus...31 6.12 Takaisinperinnän määräaika...31 7. Muita ohjeita...32 7.1 Asiakkaiden valinta loma- ja kurssitoiminnassa...32 7.2 Avustuksella hankitun omaisuuden vakuuttaminen...32 7.3 Avustuksensaajan tiedonantovelvollisuus...32 7.4 RAY:n tiedonsaantioikeus...33 7.5 RAY:n tarkastusoikeus...33 7.5.1 Tarkastuksen suorittaminen...33 7.6 RAY:lle toimitettujen asiakirjojen julkisuus...34 7.7 RAY:n oikeus luovuttaa tietoja...34 Lomakeluettelo...35 Sanasto...36 4

1. Johdanto Raha-automaattiyhdistyksellä (RAY) on Suo messa yksinoikeus raha-automaatti- ja kasinopeli toimintaan. Vuosittain liiketoiminnan voitosta lähes 300 miljoonaa euroa jaetaan avustuksina sosiaali- ja terveysjärjestöjen 1 toimintaan, projekteihin ja investointeihin. Raha-automaattiavustusta voi käyttää vain siihen tarkoitukseen, mihin se on myönnetty, ja avustuksella voi kattaa vain hyväksyttäviä kuluja. Nostetuista avustuksista on annettava RAY:lle vuosittain selvitys huhtikuun loppuun mennessä. Lisäksi päättyvästä projektista tai investoinnista on annettava loppuselvitys. RAY seuraa ja valvoo myönnettyjen avustusten käyttöä sekä toiminnan tuloksia ja vaikutuksia ja tekee tarkastuksia avustusta saavien järjestöjen toimintaan. Avustusten myöntämistä, maksamista, käyttöä ja käytön valvontaa sekä palauttamista ja takaisinperintää ohjaa laki rahaautomaattiavustuksista (1056/2001) 2. RAY:n avustustoimintaa ohjaa ja valvoo sosiaali- ja terveysministeriö. Tähän oppaaseen on koottu avustusten nostamiseen, käyttämiseen ja käytön raportointiin liittyvät keskeiset ohjeet. Opas ei syrjäytä voimassa olevaa lainsäädäntöä, viranomaisen antamia päätöksiä tai ohjeita taikka RAY:n yksittäistapauksessa antamia päätöksiä tai ohjeita. Opas päivitetään vuosittain. RAY pidättää oikeuden muutoksiin. Oppaassa mainitut lomakkeet löytyvät RAY:n verkkosivuilta osoitteesta Ray.fi Muut oppaat ja ohjeet Avustuksen käyttöajan pidennysohje Avustusten selvitys- ja kirjausohje Kassavirtalaskelmamalli Sopimusohje raha-automaattiavustuksen siirrosta ja käytöstä Taloussääntömalli Tilintarkastuksen muistilista 1 Avustusta saavista oikeuskelpoisista yleishyödyllisistä yhteisöistä ja säätiöistä käytetään tässä oppaassa yleisnimitystä järjestö. 2 Laista käytetään tässä oppaassa nimitystä avustuslaki. 5

2. Avustuksen nostaminen 2.1 Perustietoja avustusten maksamisesta Valtioneuvosto päättää avustuksista vuosittain, yleensä helmikuun alkuun mennessä. Ennen tätä avustusvuodelle esitettyjä avustuksia ei voida maksaa. RAY maksaa ensimmäiset avustuserät välittömästi jakopäätöksen jälkeen. Yleisavustukset (Ay) ja kohdennetut toimintaavustukset (Ak) maksetaan ilman erillistä maksupyyntöä neljässä tasasuuruisessa erässä yleensä helmikuun, toukokuun, elokuun ja marraskuun alkupäivinä, mikäli avustuspäätöksessä ei muuta mainita. RAY voi poikkeustapauksissa maksaa yleisavustukset ja kohdennetut toiminta-avustukset tavanomaista nopeammassa tai hitaammassa aikataulussa, mikäli se on perusteltua avustetun toiminnan kulut, toiminnan ajoittuminen tai muuttuminen huomioon ottaen. Maksatus voidaan tässä tapauksessa muuttaa joko maksusuunnitelman tai maksupyynnön mukaan tapahtuvaksi (ks. tarkemmin luvut 2.3 Maksusuunnitelman laatiminen ja 2.4 Maksupyynnön tekeminen ). Maksupyynnön mukaan tapahtuva maksaminen voi tulla kyseeseen myös silloin, kun edellisvuoden avustusta on jäänyt runsaasti käyttämättä. Tässä tapauksessa avustuspäätöksen käyttötarkoitustekstiin on yleensä lisätty maksutapaa tarkentava lausuma. Investointi- ja projektiavustukset maksetaan joko järjestön maksupyynnön perusteella tai maksusuunnitelman mukaan (ks. tarkemmin luvut 2.3 Maksusuunnitelman laatiminen ja 2.4 Maksupyynnön tekeminen ). 2.1.1 Rakennus- ja peruskorjaushankkeet (B) Investointihankkeiden maksatus on porrastettu vaiheittain. Avustusta maksetaan erilliskuluihin seuraavasti: Ohjelmointivaiheessa maksetaan suunnittelusta aiheutuvia kuluja. Investoinnin ohjelmointivaihe on yleensä hyväksytty, kun avustus on myönnetty. Urakkavaiheessa maksetaan rakentamisesta aiheutuvia urakkaeriä ja muita rakennuskuluja. Järjestön tulee hyväksyttää urakkavaiheen asiakirjat RAY:llä ennen urakoiden maksamista. Viimeinen avustuserä maksetaan, kun loppuselvitys on hyväksytty. RAY ilmoittaa ohjelmointi-, urakka- ja loppuselvitysvaiheiden hyväksymisestä järjestölle kirjallisesti. Hyväksytä hanke RAY:llä ohjelmointi-, luonnospiirustus-, pääpiirustus-, urakkatarjous- ja loppuselvitysvaiheessa. Toimita urakkavaiheen hyväksymisen yhteydessä myös selvitys hankkeen kokonaisrahoituksesta ja käyttötalouskulujen rahoituksesta. Hankkeen rahoitussuunnitelmalla järjestö osoittaa, miten hanke aiotaan rahoittaa. Suunnitelmasta on selvittävä rahoittajatahot, onko rahoitus jo varmistettu ja omarahoitusosuuden hankkimistapa. Käyttötalouslaskelmalla selvitetään tiloissa järjestettävästä toiminnasta aiheutuvat kulut ja niiden rahoitus. Siitäkin on käytävä ilmi eri rahoittajatahot ja heidän sitoutumisensa rahoitukseen, esimerkiksi ostopalvelusopimuksella tai vastaavalla. Uudisrakennushankkeissa ja suurehkoissa peruskorjauksissa avustuksen maksamisen edellytyksenä on, että RAY on hyväksynyt hankkeen rakennussuunnitelmat ja piirustukset. Asuntojen rakentamista tai peruskorjaamista koskevaa avustusta maksetaan ainoastaan suunnittelumenoja vastaan, kunnes järjestö on esittänyt hankkeen muusta rahoituksesta hyväksyttävän selvityksen. Usein muu rahoitus tarkoittaa ARAn 3 asuntolainaa tai korkotukea. 3 ARA = Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus. 6

2. AVUSTUKSEN NOSTAMINEN Jos hankkeen rakennussuunnitelmat on määrätty ARAn tai muun viranomaisen hyväksyttäväksi, RAY maksaa avustusta vasta, kun hyväksyminen on saatu. Loppuselvityksen on perustuttava rakennusaikaiseen kirjanpitoon ja sitä on voitava vaivatta verrata rakennusaikaiseen taseeseen, joka toimitetaan RAY:lle loppuselvityksen yhteydessä. ARAn lainaa saaneiden hankkeiden loppuselvitys on toimitettava myös ARAn hyväksyttäväksi. 2.1.2 Toimitila- ja asuntohankkeet (B) Toimitilojen tai asuntojen hankintaan myönnetty avustus maksetaan, kun RAY on hyväksynyt hankintahinnan ja -suunnitelman. Esitä samalla hankkeen rahoitus- ja käyttötaloussuunnitelmat. Älä allekirjoita kauppakirjaa ennen kuin RAY on hyväksynyt kaupan ehdot. 2.2.2 Talousarvion ja toimintasuunnitelman tarkentaminen Jos avustuspäätös poikkeaa olennaisesti hakemuksessa esitetystä, RAY pyytää järjestöltä tarkennetun talousarvion ja toimintasuunnitelman tammikuun aikana, kuitenkin ennen ensimmäisen maksuerän suorittamista. Olennaisena voidaan pitää noin 25 prosentin poikkeamaa haetusta määrästä. Sitä pienemmätkin prosentuaaliset muutokset voivat olla olennaisia suurissa, yli 200 000 euron projekteissa. Tarkistustarpeen voi myös aiheuttaa muun muassa se, että hakemuksessa esitettyä suunnitelmaa on rajoitettu avustuspäätöksessä. Avustusta on esimerkiksi haettu kahden henkilön palkkaukseen, mutta sitä on myönnetty vain yhden henkilön palkkamenoihin. Mikäli poikkeama koskee yleisavustusta (Ay), järjestön koko talousarvio ja toteuttamis- tai toimintasuunnitelma on tarkistettava. Kohdennetussa toiminta-avustuksessa (Ak) tarkennus koskee kyseisen toiminnan toteuttamissuunnitelmaa ja talousarviota. Kun poikkeama koskee yksittäistä investointi- (B) tai projektiavustusta (C), RAY pyytää investointihankkeen tarkennetun toteuttamissuunnitelman ja kustannusarvion tai projektin tarkennetun toimintasuunnitelman ja talousarvion. 2.2 Maksatuksen käynnistyminen 2.2.1 Pankkiyhteystietojen vahvistaminen Avustuksen nostamista varten järjestön on ilmoitettava RAY:lle ajantasaiset pankki- ja tilitietonsa. Uusien avustuksensaajien on vahvistettava pankkiyhteystiedot kirjallisesti tammikuun loppuun mennessä. Muut avustuksensaajat ilmoittavat kirjallisesti vain muuttuneet pankkiyhteystietonsa. Liitä ilmoitukseen pankin varmennus tilinomistajasta. Jäljennös pankin tiliotteesta tai tilisopimuksesta riittää. Avustukset voidaan maksaa myös kohdekohtaisille pankkitileille. Vahvista samassa yhteydessä myös valtuutukset maksupyyntöjen allekirjoituksiin, mikäli katsot sen tarpeelliseksi. 2.3 Maksusuunnitelman laatiminen RAY voi maksaa avustuksia ennalta sovitun maksusuunnitelman mukaisesti, mikäli avustetun toiminnan kulujen ajoittuminen sitä edellyttää. Täytä lomakkeet Maksusuunnitelma (RAY3744) Liitä mukaan Tarpeelliset liitteet oikeiden ja riittävien tietojen varmentamiseksi Toimita allekirjoitettu lomake liitteineen osoitteeseen RAY, Avustusten maksatus, PL 32, 02601 Espoo. Hae maksusuunnitelman mukaista maksatusta erillisellä maksusuunnitelmalomakkeella. Esitä hakemuksessa riittävä selvitys poikkeavalle rahoi tustarpeelle sekä toivotut maksupäivämäärät ja maksumäärät. Perustele toiminnan ja siitä johtuvan rahoitustarpeen olennaiset vaihtelut vuoden aikana. Esi- 7

merkiksi maksuvalmiusongelmat eivät ole riittävä peruste poikkeavalle maksuaikataululle. RAY päättää hakemuksessa esitetyn maksusuunnitelman hyväksymisestä tai hylkäämisestä. 2.4 Maksupyynnön tekeminen Maksupyynnön mukaisissa maksuissa avustus maksetaan toteutuneisiin kuluihin, jotka perus tuvat hankkeen kustannuspaikan tuloslaskelmaan. Ennakkoa voidaan maksaa enintään kolmen seuraavan kuukauden aikana toteutuviin hyväksyttäviin kuluihin. Täytä lomakkeet Maksupyyntö (RAY3741) Tarvittaessa täytä myös Erittely maksuun haettavista ennakoista (RAY3742) Rakennushankkeen loppuselvitys (RAY3729) Projektin loppuselvitys (RAY3739) Suunnittele maksujen haku ajoissa, sillä RAY maksaa avustukset kahden viikon kuluessa maksupyynnön saapumisesta avustusosastolle. Jos haluat nostaa avustusta ennakkoon, täytä myös maksuun haettavien ennakoiden erittelylomake. Erittele haettava avustusennakko riittävän yksityiskohtaisesti. Avustusennakosta on käytävä ilmi vähintään se, mihin rahat käytetään ja mille ajalle kulut jaksottuvat (esim. palkat, vuokrat, toimistokulut). Erittele lomakkeelle myös ennakoiden hakuajalle toteutuvat erillistuotot; tarvittaessa arvioi ne. Täytä lomakkeiden eurokentät kokonaislukuina yhden euron tarkkuudella. Jos haet ennakkoa huhti-kesäkuun kuluihin ja olet jo aiemmin hakenut ennakkoa tammi-maaliskuun kuluihin, selvitä samalla tammi-helmikuun toteutuneet kulut. Anna kaikki avustuksen maksamisen kannalta tärkeät lisätiedot erillisellä selvityksellä maksupyynnön yhteydessä. Tärkeitä lisätietoja voivat olla esimerkiksi toiminnassa tapahtuneet muutokset. Liitä mukaan Tarpeelliset liitteet oikeiden ja riittävien tietojen varmentamiseksi Toimita allekirjoitetut lomakkeet liitteineen osoitteeseen RAY, Avustusten maksatus, PL 32, 02601 Espoo. Hae maksatusta maksupyyntölomakkeella. Kokoa maksupyyntölomakkeelle yhteenveto kaikista maksuun haettavista avustuksista. Täytä lomakkeeseen mm. avustuskohde, myönnetty avustusmäärä ja avustuksen maksatusprosentti (koskee lähinnä B-avustuksia, sillä muissa avustuksissa maksatusprosentti on useimmiten 100). Nämä tiedot löydät avustuspäätöksestä. Myös kohteen käyttötarkoitusteksti on kirjattu avustuspäätökseen. Nostamatta olevan avustuksen määrä käy ilmi maksatuskirjeestä, jonka RAY on lähettänyt edellisen maksun jälkeen. 8

2. AVUSTUKSEN NOSTAMINEN Muistilista Osoita maksupyyntö avustusten maksatukselle, älä yksittäiselle työntekijälle. Näin varmistat, että maksupyyntö käsitellään RAY:ssä viivytyksettä. Postita maksupyynnöt kirjeessä, jossa ei ole muuta postia RAY:lle. Toimita asiapaperit A4-koossa. Älä liitä maksupyynnön mukana tuleviin asiakirjoihin niittejä tai paperiliittimiä; ne vaikeuttavat papereiden skannaamista tietojärjestelmään. Selvitä toteutuneet tuotot ja kulut kyseiseltä aikaväliltä kirjanpidon yhteenvedoilla (kustannuspaikkakohtainen tuloslaskelma tai investoinneissa pääkirjaerittely). Älä liitä maksupyyntöön tositekopioita tai alkuperäisiä tositteita. Voit hyödyntää maksupyyntöjen ja selvitysten tekemisessä Projektipottitaulukkosovellusta, joka on kehitetty avustuskohteen toteutuneiden kulujen ja tuottojen seurantaan ja raportointiin. Sovellus on ladattavissa RAY:n verkkosivuilta Ray.fi Mikäli käytät Projektipottia, lähetä sen ohessa myös tuloslaskelma, jotta numeroiden johtaminen Projektipottiin voidaan asianmukaisesti todentaa. Suunnittele projektin tai hankkeen rahoi tus järjestelyt niin, että avustuksia haetaan maksuun korkeintaan 4 6 kertaa vuodessa. RAY ei maksa avustusta pienissä erissä, ellei ole kyse viimeisestä avustuserästä. Muista, että RAY maksaa avustukset aina täysinä euroina. 2.4.1 Viimeisen maksupyynnön laatiminen Laadi maksupyyntö myös viimeisestä maksuerästä. Toimita samassa yhteydessä myös projektin loppuselvityslomakkeet. RAY maksaa projektiavustuksen loppuun vasta saatuaan tarvittavat selvitykset. RAY jättää noin 1 5 prosenttia projektille myönnetyistä avustuksista odottamaan loppuselvityspapereita, enintään kuitenkin 10 000 euroa. Tee projektin loppuselvitys omalla lomakkeellaan. Toimita varsinainen loppuraportti joko loppuselvityslomakkeen yhteydessä tai myöhemmin. Myös investointiavustuksen viimeinen maksuerä voidaan maksaa vasta, kun loppuselvitys on hyväksytty RAY:ssä. Liitä loppuselvityksen mukaan kirjanpidon tulosteet toteutuneista kuluista. 2.4.2 Tiedonsaanti maksutapahtumasta Järjestö saa RAY:ltä kirjeen maksusuunnitelman tai -pyynnön perusteella suoritetuista maksutapahtumista. Siinä kerrotaan, mitä avustuksia järjestön tilille on maksettu. Ota yhteyttä järjestösi tarkastajaan RAY:ssä, mikäli kirjeen tiedot eivät täsmää kirjanpitoonne. Kirjeessä on avustuskohteen yksilöintitiedot: kohdetunnus (esim. C2), avustuksen käyttötarkoitusteksti ja myöntämisvuosi. Kirjeessä voi olla myös muita maksupyyntöön liittyviä viestejä. Siinä voidaan pyytää lisäselvitystä joihinkin kulueriin, kertoa mitä kuluja RAY ei ole avustuskohteelle hyväksynyt tai esittää perustelut sille, miksi RAY on maksanut vähemmän kuin mitä maksupyynnössä haettiin. Maksutapahtumakirjeen sisältö Maksettu Euro -rivillä kerrotaan nyt maksettu määrä. Nostamaton saldo maksun jälkeen kertoo, paljonko avustuskohteella on vielä nostama-tonta avustusta tämän maksun jälkeen. Jälkiselvitettävää avustusta maksun jälkeen kertoo, paljonko kohteelta on maksettu avus-tuksia tämä maksu mukaan luettuna enem-män kuin järjestö on raportoinut toteutuneita, avustuksella katettavaksi hyväksyttäviä nettokuluja kyseiselle kohteelle (siirtovelkaa RAY:lle). Jos avustuskohteelle on määritetty avustus-osuus, Jälkiselvitettävää avustusta maksun jälkeen kertoo, kuinka paljon avustusmäärää pienemmät raportoimanne kulut ovat, kun otetaan huomioon 9

3. kohteen avustusosuus. Jos avustuskohteella on esimerkiksi 70 prosentin avustusosuus, ja jälkiselvitettävää avustusta on 17 000 euroa, kuluja on raportoitu 24 285 euroa vähemmän kuin maksetut avustukset edellyttäisivät (24 285 * 70 % = 17 000). Yliselvitettyä avustusta tositeyhteenvedon jälkeen kertoo, että järjestö on raportoinut toteutuneita avustuksella katettavaksi hyväksyttäviä nettokuluja kyseiselle kohteelle enemmän kuin tämä maksu mukaan luettuna on avustuksia maksettu. Jos avustuksesta ei ole maksettu mitään, mutta järjestö on toimittanut raportin toteu-tuneista nettokuluista, kirjeessä rivi Jälkiselvitys Euro ilmoittaa määrän, joka on lisätty kohteen toteutuneisiin nettokuluihin. 2.4.3 Toteutuneiden kulujen selvittäminen Kun selvität hankkeen toteutuneita kuluja RAY:lle, ota huomioon edellisessä maksatuskirjeessä lähetetyt ohjeet ja toimi niiden mukaisesti. Huomioi maksatuskirjeen ohjeet erityisesti loppu vuonna maksetuissa ennakoissa. Vuosiselvitys ei korvaa maksatukseen liittyvää toteutuneiden kulujen selvitystä. Rakennushankkeissa, hankinnoissa ja muissa taseeseen kirjattavissa investoinneissa voidaan käyttää rakennusaikaista tasetta ja/tai pääkirjaerittelyä niistä tileistä, joille avustettavia menoja on kirjattu. Jos toteutuneiden erilliskulujen ja -tuottojen yhteenvedosta ei selviä kulujen laatu tai kulujen liittyminen avustuspäätökseen, liitä yhteenvetoon riittävä selvitys asiasta ja korjaa kirjanpito RAY-vaatimusten tasolle ensi tilassa. Käytännössä RAY-toimintojen ja projektien pääkirjoihin on hyvä kirjata selitteet. Lisätietoja kulujen selvittämisestä on luvuissa 4 Avustuksen hyväksyttävä käyttö ja 5 Vuosiselvitys avustuksen käytöstä. Avustuksen käyttöaika ja sen pidentäminen Toiminta-avustus (Ay, Ak) Toiminta-avustuksia voi käyttää avustuksen myöntämisvuoden ja sitä seuraavan kalenterivuoden aikana syntyviin kuluihin tai menoihin. Erityisavustus (B, C) Erityisavustuksia voi käyttää avustuksen myöntämisvuoden ja sitä seuraavan kalenterivuoden aikana syntyviin kuluihin ja menoihin sekä myöntämisvuotta edeltävänä vuonna syntyneisiin kuluihin tai menoihin, kun ne ovat aiheutuneet avustuspäätöksessä tarkoitetusta hankkeesta. Avustuksen käyttöaika on yleensä kaksi vuotta, myöntämisvuosi ja sitä seuraava vuosi. Toimita maksupyyntö RAY:lle viimeistään avustuksen myöntämisvuotta seuraavan vuoden loppuun mennessä (31.12.), muutoin avustus vanhenee (ks. avustuslain 34 ). Käytännössä riittää, että maksupyyntö on lähetetty ennen vuodenvaihdetta (esim. postileima ja faksin tai sähköpostiviestin lähetysajan varmentava tieto). Avustettavaksi esitettävien kulujen on oltava avustuksen käyttöaikana toteutuneita, ts. viimeistään myöntämisvuotta seuraavan vuoden kuluja tai menoja. 10

3. AVUSTUKSEN KÄYTTÖAIKA JA SEN PIDENTÄMINEN Esimerkki: Vuonna 2010 myönnettyä avustusta voidaan käyttää vain sellaisiin kuluihin ja menoihin, jotka hyvän kirjanpitotavan mukaan kirjataan viimeistään vuoden 2011 kuluiksi. Jos tehdyt hankinnat ja työmatkat sekä ostetut palvelut ja muut työsuoritukset on otettu vastaan ennen vuodenvaihdetta, niistä syntyneet kulut kirjataan vuodelle 2011, vaikka laskun eräpäivä olisi seuraavan vuoden puolella. Avustuksen myöntämistä edeltävä vuosi Avustuksen käyttöaika toiminta-avustuksissa Avustuksen myöntämisvuosi Seuraava vuosi Vanhentumisajankohdan jälkeiseen aikaan kohdistuvia avustusennakoita ei voida maksaa vanhentuneesta avustuksesta. Siksi meneillään olevalle tilikaudelle kuuluvia, mutta seuraavalla tilikaudella maksettavia kuluja varten nostettava avustus on haettava ajoissa eli viimeistään vuoden loppuun mennessä. 3.1 Toiminta-avustuksen (Ay, Ak) käyttöaika Toiminta-avustusta (Ay, Ak) voi käyttää avustuksen myöntämisvuoden ja sitä seuraavan kalenterivuoden aikana syntyviin kuluihin tai menoihin. Toiminta-avustusta ei voi käyttää avustuksen myöntämisvuotta aikaisemmin syntyneisiin kuluihin, menoihin ja alijäämiin, jollei avustuspäätöksestä näin ilmene. Järjestön on katettava Ay- ja Ak-avusteisesta toiminnasta syntyneet alijäämät muista varoistaan, minkä vuoksi hankkeiden budjetointiin tulee kiinnittää erityistä huomiota. Jos C-avustuksella rahoitettua toimintaa jatketaan uuden Ak-avustuksen turvin, avustusta ei voi käyttää edellisvuoden alijäämän kattamiseen, ellei avustuspäätöksestä muuta ilmene. Esimerkki: Kolmena peräkkäisenä vuonna, esimerkiksi vuosina 2010 2012, myönnetys tä avustuksesta voidaan ensimmäisenä vuonna maksaa vuosina 2010 2011 toteu tuneita kuluja. Vastaavasti viimeisen vuoden avustusta voidaan käyttää vielä vuonna 2013, jos kulut tai menot ovat aiheutuneet avustuspäätöksessä tarkoitetusta toiminnasta tai hankkeesta (ks. tarkemmin luku 3.3 Käyttöajan pidentäminen ). 3.2 Erityisavustuksen (B, C) käyttöaika Erityisavustusta (B, C) voi käyttää avustuksen myöntämisvuoden ja sitä seuraavan kalenterivuoden aikana syntyviin kuluihin ja menoihin. Erityisavustusta voidaan käyttää myös ennen myöntämisvuotta syntyneisiin kuluihin tai menoihin silloin, kun kulut tai menot ovat aiheutuneet avustuspäätöksessä tarkoitetusta hankkeesta. Tämä saattaa tulla sovellettavaksi esimerkiksi investointihankkeiden suunnittelukuluissa. Tästä johtuen erityisavustusten käyttöajan sanamuoto poikkeaa hieman toiminta-avustusten vastaavasta. B- ja C-avustuksetkin pyritään mitoittamaan siten, että avustus riittää myöntämisvuoden tai sitä edeltävän vuoden kuluihin. Jos kuitenkin hankkeen aikataulu viivästyy, avustusta voidaan käyttää vielä seuraavanakin vuonna toteutuviin kuluihin. Seuraavana vuonna myönnettävällä projekti- tai investointiavustuksella on taas kahden vuoden käyttöaika. 11

Avustuksen myöntämistä edeltävä vuosi Avustuksen käyttöaika erityisavustuksissa Avustuksen myöntämisvuosi Seuraava vuosi Esimerkki: Projektille kolmena peräkkäisenä vuonna, esimerkiksi vuosina 2010 2012, myönnetystä avustuksesta voidaan ensimmäisenä vuonna maksaa vuosina 2009 2011 toteutuneita kuluja. Vastaavasti viimeisen vuoden avustusta voidaan käyttää vielä vuonna 2013, jos kulut tai menot ovat aiheutuneet avustuspäätöksessä tarkoitetusta hankkeesta (ks. luku Käyttöajan pidentäminen). 3.3 Käyttöajan pidentäminen RAY voi järjestön pyynnöstä erityisestä syystä pidentää edellä käsiteltyä avustuksen käyttöaikaa korkeintaan kahdella vuodella (ks. avustuslain 36 ). Sitä pidemmästä jatkoajasta päättää sosiaali- ja terveysministeriö (STM). Jos RAY on jo kertaalleen pidentänyt käyttöaikaa vuodella, toisen lisävuoden pidentämispäätöksen tekee edelleen RAY. Jos avustuksen käyttöaikaa on jo aiemmin pidennetty vähintään kahdella vuodella, hakemus toimitetaan STM:lle. Selvitä ja perustele hakemuksessa, mille avustukselle käyttöajan pidennystä haetaan, miksi ja kuinka pitkäksi aikaa. Käyttöajan pidennykselle on oltava painavat perustelut. Perusteluksi ei riitä, että hanke on viivästynyt, vaan hakemuksessa on kerrottava, miksi hanketta ei ole voitu toteuttaa suunnitellussa aikataulussa. Lähetä hakemus RAY:lle hyvissä ajoin ennen viimeisen käyttövuoden loppua (31.12.). Käytännössä riittää, että pidennyshakemus on lähetetty ennen vuodenvaihdetta (esim. postileima tai faksin tai sähköpostiviestin lähetysajan varmentava tieto). Myös STM:lle toimitettavasta hakemuksesta on selvittävä, mille avustukselle käyttöajan pidennystä haetaan, miksi ja kuinka pitkäksi aikaa. Hakemus STM:lle on vapaamuotoinen, mutta siinä voi käyttää apuna RAY:n käyttöajan pidentämistä koskevaa lomaketta. Täytä lomakkeet Käyttöajan pidennys (RAY 3749) Liitä mukaan Tarpeelliset liitteet oikeiden ja riittävien tietojen varmentamiseksi Toimita pidennyshakemus liitteineen avustuksen viimeisen käyttövuoden loppuun (31.12.) mennessä osoitteeseen: RAY, Avustusten maksatus, PL 32, 02601 Espoo. 12

4. Avustuksen hyväksyttävä käyttö Yleisavustus (Ay) Voi käyttää avustuspäätöksen mukai seen, järjestön sääntöjen mukaisesta yleishyödyllisestä, avustettavasta toiminnasta aiheutuviin kuluihin. Ei voi käyttää varainhankinnan tai liiketoiminnan kuluihin eikä poistoihin tai muihin laskennallisiin kuluihin. Ei voi käyttää toimintaan, johon on myönnetty erillistä kohdennettua avustusta (Ak, B tai C). Ei voi käyttää sellaisiin irtaimen käyttö-omaisuuden hankintamenoihin, jotka aiheutuvat toimintayksikön perustamisesta, laajentamisesta, uudelleenjärjestämisestä tai perusparannuksesta. Ei voi käyttää rahoitustoiminnan kuluihin. Kohdennettu toiminta-avustus (Ak) Voi käyttää vain avustuspäätöksen mukaisesta toiminnasta aiheutuviin erilliskuluihin. Ei voi käyttää varainhankinnan tai liiketoiminnan kuluihin eikä poistoihin tai muihin laskennallisiin kuluihin. Ei voi käyttää toimintaan, johon on myönnetty erillistä kohdennettua avustusta (Ak, B tai C). Ei voi käyttää rahoitustoiminnan kuluihin. Investointiavustus (B) Voi käyttää vain avustuspäätöksen mukaisen hankkeen perustamismenoihin mukaan lukien toiminnan käynnistämisen kannalta tarpeelliset irtaimisto- ja huoneistohankinnat. Rakennus- ja peruskorjausmenot sisältävät varsinaisten urakkasopimuksiin perustuvien menojen lisäksi rakennuttamis- ja suunnittelukulut sekä rakennusaikaiset rahoituskulut. Ei voi käyttää maa-alueen hankintamenoihin tai sen rakennusaikaiseen vuokraan. Projektiavustus (C) Voi käyttää vain avustuspäätöksen mukaisten hankkeiden toiminnallisiin kuluihin sekä toiminnan kannalta välttämättömien työvälineiden hankintaan. Tulkintaa avustuksella katettavista hyväksyt tävistä kuluista ohjaavat avustuslaki, valtio neuvoston vahvistama avustuspäätöksen käyttötarkoitusteksti ja päätöksessä olevat rajaukset, järjestön tekemä avustushakemus ja sen mukana lähetetty toimintasuunnitelma ja talousarvio sekä niiden tarkennukset. Avustushakemuksessa esitetty käyttötarkoitus, talousarvio ja toimintasuunnitelma ovat avustuksen maksun ja hyväksyttävän käytön perustana, jollei avustuspäätöksessä muuta todeta. Avustusta ei kuitenkaan voi käyttää sellaisiin kuluihin, joita sillä ei voi avustuslain mukaan kattaa huolimatta siitä, että kulut on budjetoitu hakemuksessa erikseen. Avustuksensaaja on vastuussa muun muassa siitä, että avustus käytetään avustuspäätöksen käyttötarkoituksen mukaiseen toimintaan tai hankintaan toiminta tai hanke vastaa avustushakemusta (toiminta- tai projektisuunnitelma, talousarvio ja niiden mahdolliset tarkennukset avustuspäätöksen jälkeen). avustuspäätökseen liittyviä ehtoja ja rajauksia noudatetaan avustuslakia noudatetaan muuta lainsäädäntöä, kuten kirjanpitolakia, tilintarkastuslakia ja hankintalakia noudatetaan. 13

Toiminta, johon avustusta on myönnetty, saattaa muuttua tai suuntautua uudelleen hankkeen kuluessa. Ota muutoksista aina yhteyttä RAY:hyn. Avustettavan hankkeen tai toiminnan muodoissa ja keinoissa voidaan perustelluista syistä hyväksyä vähäisiä muutoksia. Muutokset eivät kuitenkaan voi olla olennaisia tai suuria. Avustusehtojen ja avustuksen käyttötarkoituksen muuttamisesta päättää STM järjestön hakemuksesta. 4.1 Avustuksella katettavat hyväksyttävät kulut Avustuslain 11 14 :ssä säädetään hyväksyttävistä kuluista. Hyväksyttäviksi kuluiksi katsotaan avustuspäätöksen mukaisesta toiminnasta tai hankkeesta johtuvat tarpeelliset ja määrältään kohtuulliset kulut. Lain 11 :ssä säädetään kaikkia avustuslajeja koskevista ehdoista ja lain 12 14 :t sisältävät avustuslajikohtaisia säännöksiä. RAY ottaa huomioon kullekin vuodelle hyväksyttävinä kuluina ne kulut, jotka kirjanpitolain (1304/2004) 3 luvun 3 :n 1 momentin 5 kohdan mukaan on merkittävä kyseiseltä tilikaudelta laadittavaan tilinpäätökseen hyvän kirjanpitotavan mukaisesti (suoriteperuste). Tämä tarkoittaa sitä, että tilikauden aikana syntyneet kulut kirjataan tilikauden kuluksi ja tuotot tilikauden tuotoiksi huolimatta siitä, että lasku maksetaan tai maksu suoritus saadaan vasta seuraavana vuonna (ks. luku 4.1.7 Poistot ja muut laskennalliset tai arvioon perustuvat erät ). Kulujen tarpeellisuutta arvioidaan siitä lähtökohdasta, kuinka välttämätön kulu on toiminnan tai hankkeen toteutumisen kannalta. Vaikka jokin kulu katsottaisiin ehdottoman tarpeelliseksi, voi olla, että se on kohtuuton suhteessa hankkeen kokonaiskustannuksiin. Tällaisia kuluja voivat olla esimerkiksi tietyt budjetoimattomat hankinnat tai sellaiset ulkopuolelta ostettavat palvelut, jotka voitaisiin suorittaa myös omalla henkilöstöllä ja joita ei ole ilmoitettu avustushakemuksessa. Erilaisten matkakulujen korvaamisessa avustusrahoituksella on syytä olla tarkkana erityisesti silloin, kun kulut ovat määrältään suuria. Tällaisia ovat esimerkiksi ulkomaanmatkat, jotka kannattaa aina hyväksyttää etukäteen RAY:llä. Tulkinnanvaraisissa asioissa ota yhteyttä RAY:n avustusosastolle järjestönne tarkastajaan, joka viime kädessä hyväksyy toiminnan ja hankkeiden kulut. 4.1.1 Erilliskulut ja -tuotot Järjestö voi käyttää kohdennettua toimintaavustusta (Ak), investointi (B)- ja projektiavustusta (C) vain toiminnan erilliskuluihin vähennettynä toiminnan erillistuotoilla. Erilliskuluilla tarkoitetaan sellaisia kuluja, joita ei syntyisi, jos kyseistä toimintaa ei toteutettaisi. Vastaavasti erillistuotot ovat tuottoja, joita ei saataisi, jos toimintaa ei toteutettaisi. Käytetty avustusmäärä lasketaan vähentämällä erillistuotoista erilliskulut (nettoperiaate). Tyypillisiä erillistuottoja ovat asiakasmaksut ja erilaiset osallistujamaksut, julkaisumaksut sekä muut julkiset avustukset. Esimerkki: Projektin erilliskulut ovat yhteensä 60 000 euroa ja toiminnan erillistuottoina kertyy osallistumismaksuja 10 000 euroa ja muita tuottoja 5 000 euroa, jolloin avustettavaksi hyväksytään 45 000 euroa. Järjestön on kustannuspaikkakohtaisessa raportissaan eriteltävä aina sekä erillistuotot että -kulut. Yleisavustukseen ei sovelleta nettoperiaatetta, vaan käytetyn avustuksen määrä lasketaan niistä järjestötoimintaan kohdistuvista bruttokuluista, joihin ei ole saatu muuta RAY-avustusta. Yleisavustusta voi käyttää järjestön sääntöjen mukaisesta toiminnasta aiheutuviin kuluihin (varsinaiset toiminnan kulut) ottaen huomioon avustuspäätöksestä ilmenevät rajoitukset. Yleisavustuksella voi myös kattaa toiminnasta aiheutuvia vähäisiä irtaimen käyttöomaisuuden hankintoja. 14

4. AVUSTUKSEN HYVÄKSYTTÄVÄ KÄYTTÖ 4.1.2 Erillis- ja järjestämiskulut lomatoiminnassa Kurssi-, leiri- ja lomatoimintaan myönnettyjä avustuksia on mahdollista käyttää kurssista, leiristä tai lomasta aiheutuvien erilliskulujen (majoitus- ja ruokailukulut sekä erilliset ohjelmaan sisältyvät luennoitsijoiden ja muun erityishenkilöstön kulut, avustajien palkkiot jne.) lisäksi myös toiminnan järjestämisestä aiheutuviin kuluihin, kuitenkin enintään 10 prosenttia avustuksesta. Tällaisia kuluja ovat esimerkiksi kurssi- tai lomajaksojen järjestämisestä aiheutuvat tiedotus-, toimisto- ja hallintokulut sekä ohjelmakulut. Avustettaviksi esitettävien järjestämiskulujen on perustuttava todellisiin kuluihin ja ne on esitettävä eriteltyinä ja perusteltuina. Koska järjestämiskulut ovat samantyyppisiä kuin kulut, joihin voitaisiin käyttää yleisavustusta, järjestämiskulujen hyväksymismenettely on koskenut pääasiassa sellaisia järjestöjä, jotka eivät saa yleisavustusta. Järjestämiskulujen määrä lomatoiminnassa lasketaan siten, että ensin kohteen erilliskuluista vähennetään kohteen erillistuotot, jolloin saadaan ns. hyväksyttävät avustettavat nettokulut. Käytetyn avustuksen määrään voi sisältyä maksimissaan 10 % järjestämiskuluja, joten saadut nettokulut jaetaan 90 %:lla, jotta päästään hyväksyttävien lomatoiminnan järjestämiskulujen määrään. Koska järjestämiskuluina hyväksytään kuitenkin ainoastaan kirjanpitoon kirjatut ja todellisuudessa toteutuneet kulut, edellä mainitun laskukaavan mukaiset järjestämiskulut ovat RAYavustuksella katettavien järjestämiskulujen enimmäismäärä. Jos toteutuneita järjestämiskuluja on kirjanpidossa vähemmän, kirjanpidon mukainen pienempi järjestämiskuluerä hyväksytään RAY:n avustamaan lomatoimintaan. Oheinen esimerkki havainnollistaa järjestämiskulujen laskemista: 3 473 437 lomien hinta 0 muut erilliskulut 3 473 437 yhteensä 1 334 226 asiakasmaksut 467 085 muut tuotot 1 672 126 käytetty avustus ennen järjestelykuluja 153 812 hyväksytyt järjestelykulut 1 825 937 käytetty avustus Järjestämiskulujen maksimimäärä saadaan seuraavasti: käytetty avustus ennen järjestelykuluja (1 672 126 euroa/0,9 )*0,1=185 792 euroa. Ko. erä on kuitenkin suurempi kuin kirjanpitoon kirjatut järjestelykulut, joten kuluiksi hyväksytään kirjanpidon mukainen 153 812 euroa. Niinpä avustuksen käytön laskelmaksi saadaan seuraava: 2 354 000 käytettävissä oleva avustus 1 825 937 käytetty avustus 528 063 siirtovelka 15

4.1.3 Hallintokulut ja muut yhteiskulut Järjestöillä, jotka eivät saa yleisavustusta, Akja C-avustusten erilliskuluksi voidaan hyväksyä erilaisia toimisto-, kirjanpito- ja hallintokuluja. Kulujen on oltava selkeästi ja perustellusti kohdennettuja, hankkeen talousarvion mukaisia ja pysyttävä koko vuoden samanperusteisina. Perustele hallintokulujen kohdentaminen kirjallisesti kirjanpitoaineistoon joko suoraan tositteeseen tai sen liitteeksi. Käy hallintokulujen jako läpi vuosittain. Ota jakoperusteista tarvittaessa yhteyttä avustuspäätöksessä mainittuun RAY:n tarkastajaan. ne tuloslaskelmassa esitetäänkin toiminnoille ositettuna. Järjestöt näyttävät usein kyseiset erät erillään omana kuluryhmänään. Yleisavustusta saavien järjestöjen on katettava hallinto- ja tukitoimintojen kulut yleisavustuksellaan. 4.1.4 Toimitilakulut Vuokrakuluihin hyväksytään pääsääntöisesti vain sellaiset toiminnan käytössä olevat tilat, joita avustuksen saajalla ei ollut käytössään ennen kyseisen toiminnan aloittamista. Järjestön omistuksessa olevan toimiston laskennallinen vuokra ei ole hyväksyttävä kulu. Esimerkki: Palkkahallintokulut voidaan jakaa henkilömäärien suhteessa, kirjanpitokulut tositemäärien suhteessa, henkilöstökulut tuntikirjanpidon tai muun työajanseurannan avulla sekä posti-, puhelin- ja kopiointikulut käytön mukaan. Tilintarkastuskulut voidaan jakaa samoin perustein kuin kirjanpitokulut. Hyväksyttäviä tilintarkastuskuluja ovat vain RAY:n avustushankkeiden tarkastusta koskevat kulut. Järjestöt jyvittävät usein eri toimintojensa kustannuspaikoille myös keskushallinnon ja toimiston sisäisiä laskennallisia kuluja, joihin ei sisälly rahaliikennettä. Järjestö voi menetellä näin kirjanpidossaan ja tilinpäätöksessään, jos se haluaa seurata kunkin toiminnan aiheuttamia todellisia kuluja. Menettely on RAY-avustuksissa hyväksyttävää vain, jos siirrot (ositukset) on tehty näkyvästi niin, että kuluerät voidaan vähentää avustuksella katettavista hyväksyttävistä kuluista. Näytä tuloslaskelmassa selkeästi, mitkä kuluerät ovat ositettuja. Näitä kulueriä ei edellä todettuja poikkeuksia lukuun ottamatta hyväksytä kohdennetun toiminta-avustuksen tai projektin erilliskuluiksi, mutta ne voidaan hyväksyä yleisavustuksen (Ay) avustettavaksi kuluksi, vaikka Esimerkki: Järjestö antaa projektityöntekijälleen tilat omista toimitiloistaan sen sijaan, että vuokraisi ne ulkopuoliselle. Tätä ei hyväksytä hankkeen kuluksi, vaan se katsotaan järjestön hankkeelle antamaksi omarahoitusosuudeksi, joka on otettu huomioon avustusvalmistelussa. Edellä mainitusta voidaan poiketa siinä tapauksessa, että järjestöllä ei ole vuosittain muuta kuin RAY-avusteista toimintaa eikä järjestölle myönnetä erikseen RAY:n yleisavustusta. Näissä tapauksissa voidaan käyttää erilliskuluarviointia eli sitä, olisiko näitä vuokratiloja käytössä, jos hanketta ei toteutettaisi. Tulkintaa voi soveltaa ainoastaan RAY:n hyväksynnällä. Mikäli avustettu toiminta tapahtuu tiloissa, joiden rakentamiseen tai hankintaan on saatu RAY-avustusta, erilliskuluksi hyväksytään tiloista maksettava hoitovastike. Korjausvastiketta ja rahoitusvastiketta ei hyväksytä erilliskuluiksi. Kun järjestö saa useampaa RAY-avustusta, vuokra tai yhtiövastike ja tilojen ylläpitokulut voidaan jakaa eri toiminnoille käytettyjen neliöiden mukaan. Yleisavustusta saavan järjestön on kirjattava toimitilojen edelleen vuokraamisesta saamansa tuotot kulujen oikaisuksi yleisavustuksen kustannuspaikalle, jos toimitilavuokrat katetaan yleisavustuksesta. Tämä sen vuoksi, että yleisavustuksen käyttöön ei sovelleta nettoperiaatetta. 16

4. AVUSTUKSEN HYVÄKSYTTÄVÄ KÄYTTÖ 4.1.5 RAY-avustuksella tehtävät hankinnat Kohdennetut toiminta- ja projektiavustukset ovat toiminnallisesti ja ajallisesti rajattuja kokonaisuuksia. Ne on tarkoitettu ensisijaisesti toiminnallisiin kuluihin ja niillä voi tehdä vain vähäisiä hankintoja. Suuriin hankintoihin on haettava aina investointiavustusta (B). Ak- ja C-avustuksilla hankittavien kalusteiden ja laitteiden käyttöiän ei pitäisi olennaisesti poiketa projektin tai avustuspäätöksessä rajatun toiminta-avustuksen kestosta. Projektiavustuksella hankintoja voi tehdä vain projektin käynnistysvuonna, ei sen jälkeen. Hankintojen on perustuttava avustushakemuksessa esitettyihin tietoihin. Projektiavustuksella hankittuun omaisuuteen liittyy 10 vuoden palautusehto (ks. avustuslain 9 ). Jollei avustettu toiminta vakinaista asemaansa järjestön toiminnassa projektin päätyttyä, projektissa hankitun irtaimiston tulee jäädä palvelemaan järjestön muuta käyttöä. RAY-avustuksilla tehtäviin hankintoihin sovelletaan julkisista hankinnoista annettua lakia (348/2007). Laki julkisista hankinnoista velvoittaa valtion ja kuntien lisäksi myös järjestöjä ja säätiöitä muun muassa silloin, kun hankinnan tekemistä varten on myönnetty julkista tukea yli puolet (50 %) hankinnan arvosta. Julkinen tuki käsittää RAY-avustusten lisäksi mm. valtion ja kuntien avustukset (ks. myös hankintalain 4 ). Hankinta määritellään laissa varsin laajasti. Sillä tarkoitetaan muun muassa tavaroiden ja palveluiden ostamista, vuokraamista ja siihen rinnastettavaa toimintaa sekä urakalla teettämistä. Esimerkiksi urakoiden pilkkominen osiin hankintarajojen alittamiseksi on kiellettyä. Hankintalakia ei sovelleta kansalliset kynnysarvot alittaviin hankintoihin, vaikka avustuksen saaja olisi saanut hankinnan tekemistä varten tukea yli puolet hankinnan arvosta. Kynnysarvo tarkoittaa yksittäisen hankinnan suurinta mahdollista ennakoitua arvoa ilman arvonlisäveroa. Ennakoitu arvo määrittelee myös sen, kuuluuko hankinta lain piiriin. Kansallisista kynnysarvoista riippumatta RAY edellyttää, että kaikki vähänkin suuremmat tavara- ja palveluhankinnat kilpailutetaan, jotta kustannukset pysyvät kurissa. Tämä voidaan tehdä pyytämällä tarjouksia useammalta kuin yhdeltä tavaran- tai palveluntoimittajalta. Pyydetyt tarjoukset on sisällytettävä järjestön kirjanpitoaineistoon. Hankintalain kansalliset kynnysarvot ovat 1.6.2010 alkaen. Hankintalaji euroa Tavara- ja palveluhankinnat 30 000 Käyttöoikeussopimukset Suunnittelukilpailut Hankintalain liitteen B 100 000 mukaiset terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut (ryhmä 25) ja eräät työvoimahallinnon koulutuspalvelut yhteishankintana 4 Rakennusurakat Käyttöoikeusurakat 150 000 4.1.6 Henkilöstökulut ja ulkopuoliset palvelut Henkilöstökuluja aiheutuu joko vakituisesti tai määräaikaisesti työskentelevien koko- tai osaaikaisten henkilöiden palkoista ja lakisääteisistä sekä vapaaehtoisista palkan sivukuluista. Sivukulujen osuus on noin 22 % bruttopalkasta. Henkilöstökuluihin voi huomioida lounassetelit ja lakisääteisen työterveyshuollon, mutta ei vapaaehtoista eläkevakuutusta tai muita kuluja, jotka eivät ole lakisääteisiä. Avustettavia erilliskuluja ovat tiettyä toimintaa varten erikseen palkatun henkilöstön palkkakulut. Kohdennetulla toiminta-avustuksella ja projektiavustuksella ei voi kattaa sellaisia kuluja, joita avustuksen saajalla oli jo ennen avustetun toiminnan aloittamista. Mikäli järjestön palkkalistoilla olevat vakituiset työntekijät tekevät tavanomaisen työaikansa ja palkkansa puitteissa töitä myös Ak- tai C-avustuksella tuettuun toimintaan tai hankkeeseen, näitä palkkauskuluja ei pidetä erilliskuluina. Jos projektiin tai kohdennettuun toimintaan palkattu henkilö käyttää tilapäisesti osan 4 Ks. tarkemmin http://www.finlex.fi/fi/laki/ ajantasa/2007/20070348 17

työ ajastaan järjestön muihin tehtäviin, hänen palkkakulunsa kohdistetaan tältä osin kyseiselle toiminnalle. Jos vakituinen työntekijä siirtyy työskentelemään kohdennetulla toiminta-avustuksella rahoitettuun toimintaan tai projektiin, hänen palkkakulunsa voidaan hyväksyä erilliskuluiksi vain, jos hänen aiempaan tehtäväänsä palkataan toinen henkilö. Tällaisena poikkeuksena voidaan pitää tilannetta, jossa järjestö voi selkeästi osoittaa, että sen vakituinen työntekijä on hankkeen kannalta järkevin tai ehdoton valinta siinäkin tapauksessa, että hänen tilalleen ei palkata uutta työntekijää. Edellä mainittu poikkeus voidaan toteuttaa vain RAY:n luvalla. Ulkopuolelta vuokratut tai ostetut asiantuntijapalvelut eivät kuulu henkilöstökuluihin, vaan ne ovat ulkopuolisia palveluita. Työpanoksen ostaminen ulkopuolelta voidaan sallia, jos asiasta on ilmoitettu avustushakemuksessa ja hankkeen budjetissa. Yksilöi hakemuksessa tai projektisuunnitelmassa mitä, mihin hintaan ja keneltä työpanosta ostetaan. Kerro lisäksi, miksi omaa henkilöstöä ei voida käyttää, vaan työpanos on ostettava järjestön ulkopuolelta. Jos järjestö joutuu irtisanomaan henkilöstöään tuotannollisista tai taloudellisista syistä, RAYavustuksilla voi kattaa ainoastaan palkkakuluja, joita vastaan on työntekovelvoite eli jota vastaan tehdään todellisia työsuoritteita avustetulle hankkeelle. RAY-avustuksilla ei voi myöskään kattaa työsuhdeasioihin liittyviä oikeudenkäyntikuluja tai oikeuden langettamia korvauksia, vaan ne on maksettava järjestön omista varoista. Ota tulkinnallisissa tapauksissa aina yhteyttä RAY:hyn. 4.1.7 Poistot ja muut laskennalliset tai arvioon perustuvat erät Hyväksyttäviä ovat vain todelliset kulut eli kulut, jotka on rahalla maksettu tai joiden maksamiseen on syntynyt velvoite, ja joiden määrä pystytään luotettavasti osoittamaan. Hyväksyttäviä kuluja eivät siten ole poistot, arvonvähennykset, vuokra-arvot ja sellaiset varaukset tai laskennalliset erät, jotka eivät perustu jo toteutuneisiin kuluihin tai menetyksiin. Tilinpäätöksessä kuluksi ja lomapalkkavelaksi kirjattavat henkilöstökulut (palkat ja sivukulut) lomapäivineen hyväksytään sen tilivuoden kuluksi, jona ne kirjanpitolain mukaan kuluksi kirjataan, vaikka ne maksettaisiin vasta seuraavana tilikautena, koska niiden maksamiseen on syntynyt lakiin perustuva velvoite. Sen sijaan erilaiset kirjanpitolaissa mainitut varaukset eivät ole hyväksyttäviä kuluja, koska niiden tarkkaa määrää tai toteutumisajankohtaa ei pystytä määrittelemään. Kirjaa projekti- ja toiminta-avustuksilla hankittu irtaimisto, kuten matkapuhelimet ja tietokoneet, suoraan kuluksi tuloslaskelmaan, jolloin ne voidaan hyväksyä hankintavuonna projektin erilliskuluiksi. Sisällytä tuloslaskelmaan kirjatut hankinnat myös kalustoluetteloon. Yleisavustuksella tehtävät hankinnat hyväksytään avustettaviksi riippumatta siitä, kirjataanko ne suoraan kuluksi tuloslaskelmaan vai aktivoidaanko ne taseeseen. Jos käytät avustusta taseeseen aktivoituun menoon, siirrä vastaava osa yleisavustuksesta taseeseen hankintamenon vähennykseksi, koska poistot eivät ole RAY-avustuksella katettavia hyväksyttäviä kuluja (ks. Avustusten selvitys- ja kirjausohje Ray.fi). 4.1.8 Varainhankinnan tuotot ja kulut Erittele varainhankinnan tuotot ja kulut selkeästi sekä osana järjestön omaa että RAY-avusteista kustannuspaikkakohtaista tuloslaskelmaa siten kuin kirjanpitoasetuksen 3 :ssä säädetään. Varainhankinnan tuotot eivät ole avustuslain mukaisia erillistuottoja, eivätkä varainhankinnan kulut avustuslain mukaisia erilliskuluja. Varainhankinnan kuluja ei myöskään lasketa osaksi yleisavustuksella katettavia hyväksyttäviä kuluja. Varainhankinnan käsitettä ei ole määritelty kirjanpitolaissa. Vakiintuneen käytännön mukaan varainhankinnalla tarkoitetaan niitä toimenpiteitä, joiden avulla pyritään hankkimaan yhteisölle varsinaisen toiminnan rahoittamiseen tarvittavia varoja. Tyypillisiä varainhankinnan eriä ovat jäsenmaksuista ja erilaisista keräyksistä saatavat tuotot, lahjoitukset, ilmoitus- ja mainoskulut sekä liike- ja palvelutoiminnan tuotot ja kulut. Ilmoita varainhankinnan kuluina varainhankinnasta aiheutuneet kulut ja huolehdi siitä, että 18

4. AVUSTUKSEN HYVÄKSYTTÄVÄ KÄYTTÖ kaikki varainhankinnan tuottoja vastaavat kulut on esitetty osana varainhankintaa. Varainhankintaa, liiketoimintaa tai palvelutoimintaa pääasiallisesti hoitavien työntekijöiden palkkamenot eivät ole RAY-avustuksella katettavia hyväksyttäviä kuluja, kuten eivät muutkaan varainhankinnasta yms. tulonhankinnasta aiheutuvat kulut. Maksullisen materiaalin välittämisestä saatavat tuotot ovat projektille ja Ak-toiminnalle kohdistettavia erillistuottoja projektin keston ajan. Projektin jälkeen saatavat tuotot kuuluvat varainhankintaan, joten esimerkiksi tarvikevälityksen materiaalikuluja ei käsitellä varsinaisen toiminnan materiaalikuluissa, vaan osana varainhankinnan kuluja. 4.1.9 Rahoituskulut ja -tuotot Erittele rahoituskulut ja -tuotot RAY-avusteisen hankkeen kustannuspaikalla niin, että niiden hyväksyttävyys voidaan selkeästi todeta ja arvioida hankkeen tuloslaskelmalta. Rahoituskulut eivät ole toiminnallisissa avustuksissa (Ay, Ak ja C) avustuksella katettavia erilliskuluja, eikä rahoitustuottoja käsitellä toiminnallisten avustusten erillistuottoina. Hyväksyttäviä kuluja ovat ainoastaan avustuslain 14 :ssä tarkoitetut rahoituskulut, ellei avustuspäätöksestä muuta ilmene. Säännös koskee rakennusaikaisia korkokuluja, jotka avustuskäytännössä luetaan perustamismenoihin. Perustamismenoihin hyväksytään rakenta mistai peruskorjaushankkeen rahoittamiseksi otettujen lainojen korko- ja muita rahoituskuluja urakkasopimuksen allekirjoituspäivän ja urakoiden vastaanottamispäivän väliseltä ajalta. Hanketta varten nostettujen lainojen ja avustusennakoiden pääomille kertyneet rakennusaikaiset korkotuotot tulee vähentää rakennusaikaisista korkokuluista. Kohtuullisiksi korkomenoiksi on avustuskäytännössä hyväksytty korkeintaan 5 prosenttia hankkeen rakennus- ja peruskorjausmenoista. Korkokulut ja rakennusaikaiset rahoituskulut hyväksytään vain sillä edellytyksellä, että velan ottaminen on ollut välttämätöntä. Jos järjestö olisi voinut rahoittaa perustamismenoja omin varoin tai avustusennakoin, korkomenoja ei hyväksytä. Rakennuksen valmistumisen jälkeen syntyneitä kuluja ei hyväksytä perustamismenoiksi. Niin ikään lainojen lyhennykset eivät ole hyväksyttäviä kuluja. Asuntojen rakentamiseen liittyviä rahoituskuluja ei erikseen hyväksytä avustettavaksi, koska ne sisältyvät ARA:n hyväksymään asuntojen hintaan. ARA käsittelee yleensä asuntojen rakennussuunnitelmat. 4.1.10 Arvonlisävero Jos järjestö on toiminnastaan osittain tai koko naan arvonlisäverovelvollinen ja käyttää maksamansa arvonlisäverot vähennyksenä arvonlisä verotuksessaan, ei arvonlisävero ole hyväksyttävä kulu, vaan tulkitaan kuluvähennykseksi. Arvonlisävero hyväksytään avustettavaksi kuluksi vain, jos se jää järjestön lopulliseksi kuluksi. Arvonlisäveron hyväksyttävyyteen voidaan joutua puuttumaan takautuvastikin, esimerkiksi silloin, kun järjestö ryhtyy harjoittamaan arvonlisäverollista toimintaa avustetuissa toimitiloissaan. Jos järjestö on investointihankkeessaan esittänyt maksamansa arvonlisäverot avustet tavana menona ja hakee myöhemmin verottajalta takaisin osaa tai kaikkia maksamiaan arvonlisäveroja, järjestön on palautettava RAY:lle avus tusosuutta vastaava osuus arvonlisäveropalautuk sista. 4.2 Investointiavustuksen (B) käyttäminen 4.2.1 Hankkeen perustamismenot Rakennus- ja peruskorjaushankkeissa avustusta saa käyttää hankkeen perustamismenoihin. Perustamismenot määritellään avustusosastolla rakennustarkastusmenettelyn yhteydessä ja ne eritellään avustuspäätökseen. Perustamismenot ovat kokonaisuus, joka voi sisältää kiinteistön tai sen osan hankintamenon, varsinaiset rakentamismenot, rakennusaikaiset lainan korot ja muut lainan nostosta aiheutuneet kulut sekä irtaimistohankintoja. 19

5. Esimerkki: Järjestö on ostanut vanhan rakennuksen 100 000 euron kauppahinnalla. RAY:n rakennustarkastus on hyväksynyt sen peruskorjausmenoksi 500 000 euroa. Lisäksi RAY on hyväksynyt lisärakennuksen rakennusmenoksi 300 000 euroa. Kaluste- ja muiden irtaimistohankintojen määräksi on hyväksytty 80 000 euroa ja rakennusaikaisiksi rahoituskuluiksi on hyväksytty 30 000 euroa. Hyväksyttävät perustamismenot ovat yhteensä 1 010 000 euroa. Rakennus- ja peruskorjausmenot sisältävät varsinaisten urakkasopimuksiin perustuvien menojen lisäksi rakennuttamisen ja suunnittelun. Perustamismenoihin hyväksytään vain toiminnan käynnistämisen kannalta tarpeelliset irtaimistohankinnat. Irtaimistohankinnat tulee hyväksyttää RAY:ssä ennen hankintapäätösten tekoa. Kohtuullisiksi irtaimistomenoiksi on hyväksytty enintään 10 prosenttia kalustettavien tilojen rakennus- tai peruskorjausmenoista. Asuntojen kalustaminen ei sisälly hyväksyttäviin menoihin. Vähennä perustamismenoihin sisältyvät mahdolliset arvonlisäveropalautukset hyväksyttävistä menoista (ks. luku 4.1.10 Arvonlisävero ). Avustusta ei yleensä voi käyttää maa-alueen hankintamenoihin tai sen rakennusaikaiseen vuokraan. ARA:n avustuksissa maapohjakustannukset sisältyvät lainoituksen perustana olevaan hankinta-arvoon. Niihin sisältyvät maa-alueen hankintatai vuokrakulut ja liittymismaksut (vesi, jätevesi, sähkö, tv, kaukolämpö jne.). Liittymismaksut hyväksytään myös RAY-avustuksilla katettaviksi. 4.2.2 Omarahoitus rakennushankkeissa Varaudu rakentamishankkeissa tilapäisrahoitukseen, koska investointiavustukset jaksotetaan usealle vuodelle ja niissä vaaditaan aina myös järjestön omarahoitusosuutta. Osa avustuksista maksetaan vasta hankkeen valmistumisen jälkeen, kun loppuselvitys on hyväksytty. Huomioi myös se, että hankkeen valmistumisen jälkeiset korkokulut on katettava käyttötalouden tuotoilla. Vuosiselvitys avustuksen käytöstä Toimita vuosiselvitys nostettujen avustusten käytöstä RAY:lle avustuksen nostamisvuotta seuraavan vuoden huhtikuun loppuun mennessä. Täytä lomakkeet Selvitys raha-automaattiavustuksen käytöstä (RAY3751) Selvitys toiminnasta ja tilinpäätös - tiedoista (RAY3752) (myös rinnakkaisorganisaa tioiden) Kohdekohtaiset lomakkeet käytetyistä avustuksista avustuslajeittain (RAY 3755, 3757 ja 3758) Täytä tarvittaessa myös Selvitys kotipalvelutoiminnasta (RAY3765) Selvitys sopeutumisvalmennustoimin nasta (RAY3768) Selvitys lomatoiminnasta (RAY3779) Liitä mukaan vähintään Toimintakertomus ja/tai vuosikertomus (myös rinnakkaisorganisaatioiden) Tilinpäätös liitetietoineen sisältäen myös tase-erittelyt riittävässä laajuudessa (myös rinnakkaisorganisaatioiden) Tilintarkastuskertomus ja tilintarkas - tajan muistiot (myös rinnakkaisorganisaati oiden) Konsernitilinpäätös sekä konsernin toimintakertomus (jos sellainen laaditaan vapaaehtoisesti tai lain velvoittamana). Vuosiselvitysvelvoite koskee avustuksensaajia, jotka ovat edellisvuonna nostaneet RAY-avustusta tai jotka ovat käyttäneet jo aikaisemmin nostettuja avustuksia. 20