Tekes: Korjaamisen kehittäminen -ryhmähanke VUOLUKIVENTIEN ALLIANSSIHANKE; HELSINGIN YLIOPISTO Teppo Salmikivi, HY, Henri Jyrkkäranta, Rakennuttajatoimisto HTJ Oy ja Antti Piirainen, Vison Alliance Partners Oy 13-14.3.2013 Jani Saarinen ja Antti Piirainen
Tausta ja tavoitteet
Teppo Salmikivi Helsingin yliopisto Rakennuttajapäivät 24.1.2013 Vuolukiventien allianssihanke Pieniä asuntoja ja majoitustoimintaan kansainvälisille opiskelijoille ja tutkijoille Vanhan rakennuksen peruskorjaus ja lisäasuntoja Täydennysrakentaminen tontin reunalle Tavoitekustannus 18,3 milj. euroa Peruskorjattava osa: 14 770 brm2 12 porrasta 59 auton halli Paljon käyttämätöntä kellaritilaa Rakennusvuosi 1968 Lisärakennus Kaavassa lisärakennus-oikeutta n. 1000 kem2 Tilat majoitustoiminnan ja palvelujen käyttöön
Teppo Salmikivi Helsingin yliopisto Rakennuttajapäivät 24.1.2013 Vuolukiventien allianssihanke Toiminnalliset tavoitteet Asuntoja ja majoitustiloja kansainvälisten vierailijoiden käyttöön, sekä vuokraus- ja majoitustoimintaan Asuntojen ja julkisivujen täydellinen peruskorjaus Vajaakäyttöisten kellaritilojen käytön tehostaminen, mahdollisimman paljon lisäasuntoja Lisärakennus majoitustoiminnan käyttöön Energiatalouden ja -tehokkuuden parantaminen 5v takuu, kestävät ratkaisut, 30-40 v käyttöikätavoite Pääosa asunnoista käytössä korjaustyön aikana
Teppo Salmikivi Helsingin yliopisto Rakennuttajapäivät 24.1.2013 Vuolukiventien allianssihanke Yhteistyömallille asetettuja tavoitteita Suunnittelu- ja toteutusorganisaatioiden tiiviimpi kytkeminen yhteen jo tarjousvaiheessa Avoin kustannusrakenne ja kaikille yhteinen budjetti, pyritään yhdessä pysymään tavoitteessa Toteutusmuodon (allianssin) soveltuvuus peruskorjauskohteisiin Uusien menettelytapojen kehittäminen aliurakoitsijan valintaan Toteutusmuodon käyttöön liittyvien juridisten edellytysten selvittäminen Kiinteistön käyttäjien turvallisuuden varmistaminen rakentamisen aikana ja asukkaiden muuttojen hoitaminen Menettelytapoja uudelle toteutusmuodolle, jossa jaetaan positiiviset ja negatiiviset vastuut suunnittelun ja toteutuksen ratkaisuista
Teppo Salmikivi Helsingin yliopisto Rakennuttajapäivät 24.1.2013 Vuolukiventien allianssihanke Miten hankkeessa toimittiin eri tavalla kuin yleensä Allianssin kasaus: Osallistumishakemuksessa yritykset tarjosivat päätoteuttajan ja pääsuunnittelijan muodostamaa konsortiota Neuvotteluvaiheessa konsortiot täydentyivät muilla suunnittelijoilla ja tilaaja testasi tiimien kanssa yhteistyön toimivuutta ja ongelmaratkaisuvaihtoehtoja Prosessissa testattiin tilaajan integroitumista konsortioon parhaan mahdollisen allianssin muodostamiseksi
Hankintaprosessi
Allianssin muodostaminen - valintaprosessi
Valintaprosessien kestojen vertailu Allianssi -prosessi Perinteinen prosessi
Infotilaisuus tarjoajille 4.8.2011 Allianssimallin esittely Allianssimallin pääperiaatteet ja vaiheet ja tausta Allianssin muodostaminen Allianssin kaupallinen malli Johtaminen allianssissa Yhteenveto Kysymyksiä ja vastauksia Hankkeen esittely Tutustuminen kohteeseen
Allianssin muodostaminen
Allianssin muodostaminen - valintaperusteet
Allianssin muodostaminen - neuvottelut Neuvottelu I ½ pv Esittäytyminen Vetäjä Tarjouspyynnön esittely Tilaaja Keskustelua tarjoajan konsortioista, sen kyvyistä ja sisäisestä yhteistyöstä Tarjoajat Alustavan tarjouspyynnön tarkentaminen Tarjoajat Kaupallisen mallin simulointi, keskustelu kaupallisesta mallista Vetäjä Jatkotoimenpiteet neuvottelutilaisuuksien jälkeen Tarjoajan puheenvuoro Tilaajan puheenvuoro
Allianssin muodostaminen - neuvottelut Neuvottelu II koko pv Tilaisuuden avaus: Käytännön asiat, esittäytyminen Vetäjä Tilaajan puheenvuoro Tilaisuuden tavoitteet ja avaintuloksista sopiminen Työpaja Mikä motivoi, huolestuttaa, mitkä kyvykkyydet ja odotukset Johdatus työskentelytapaan Työpaja Allianssin kehitysvaiheen organisaatio Toiminnan pelisäännöt, avainhenkilöt sekä tehtäväkuvaukset Ylläpitokustannusten hallinta- ja energiatehokkuus Työpaja Ongelmanratkaisutehtävä Työpaja Kaupalliset neuvottelut Sopimuksen läpikäynti Korvattavien kustannusten läpikäynti Kaupallisen mallin parametrit ja palkkiomalli
Allianssin muodostaminen - neuvottelut Neuvottelu III koko pv Tilaisuuden avaus: Käytännön asiat, tavoitteet ja avaintulokset Vetäjä Avaintulosalueet, mittarit ja suoritustasot Työpaja Ehdotussuunnitelmien työstäminen Työpaja Työmaan kehitys- ja toteutusvaiheen projektisuunnitelman ideoiminen ja työstäminen Työpaja Tarkennuksia korvattaviin kustannuksiin ja vapaa keskustelu Vetäjä Tilaisuuden päätös Tilaaja
Allianssin muodostaminen Miten neuvotteluprosessi näkyi tarjouksissa Arvoa rahalle Suunnitelmaehdotukset Korjausaste Toiminnallisuus Arkkitehtuuri Asuntomäärät Vuokrattavien neliöiden maksimointi Suunnitelman kaavan mukaisuus Energiakustannukset Ratkaisut ja niiden toteutettavuus Vaikutus nykytilanteeseen verrattuna Kustannusarvio Suunnitelmaratkaisut annetun budjetin puitteissa Kustannusasiantuntija laski hinnan tarjoussuunnitelmille Mahdollisia avaintulosalueita
Allianssin muodostaminen Miten neuvotteluprosessi näkyi tarjouksissa Yhteistoimintaosaaminen Projektisuunnitelma Hankkeen tavoitteiden tunnistaminen Riskien tunnistaminen Aikataulun realistisuus, muuttopäivien pitävyys, porraskohtaisen läpivienti ajan optimointi Allianssiorganisaatio Kuvaus resurssoinnista: johtoryhmä, projektiryhmä Uudet roolit yhteisessä organisaatiossa Yhteistoimintakyky neuvotteluissa Tarjottujen henkilöiden työskentely tiiminä Tehtävien organisointi Saavutetut ratkaisut
Tarjousten vertailuperiaatteet
Tarjousten vertailuperiaatteet Arviointiasteikko
Tarjousten vertailuperiaatteet Projektisuunnitelman arviointi
Kehitysvaihe
Organisaatio
Kehitysvaihe mitä tehtiin Kehitettiin suunnitelmaa Arkkitehtuuri, toiminnallisuus Lisää asuntoja Energiaratkaisut, käyttötalous Kustannustehokkuus Vaihtoehtoratkaisujen vertailu Tehtiin toteutussuunnitelma Toteutussuunnittelu & aikataulutus Määritettiin avaintulosalueet ja suorituskykytavoitteet Avaintulosalueista sopiminen Avaintulosaluekohtaiset suoritustavoitteet ja mittarit Tasojen -100 -tason, 0 -tason = tavoitetaso ja + 100 tason määrittäminen Sovittiin tavoitekustannus
Yhteistoiminta kehitysvaiheessa Perustettiin projektitoimisto Työmaalle yhteinen toimisto: urakoitsija + tilaaja työskentelivät yhdessä Suunnittelutoimistot tekivät työtään omissa toimistoissaan Yhteiskokoukset (allianssi = tilaaja, suunnittelutoimistot, urakoitsija) Kohdekäynnit yhdessä Riskivarauksen asettaminen yhdessä Ajatusmaailma: yhteisesti haetaan toteuttamiskelpoisia ratkaisuja EIKÄ NIIN, että suunnittelijat tekevät ratkaisun ja toteuttaja sanoo, että ei näin voi tehdä TOIMINTAPERITAATE kustannustehokkaasti
Kaupallinen malli tavoitekustannuksen ylitys/alitus
Kaupallinen malli bonuspooli Maksimibonus 300 000 euroa = erinomaisesta suoritustasosta (+100 taso) jaettuna kahteen yhtä suureen osaan (a 150 000), joista toinen jaetaan toteutusvaiheen ja toinen takuuvaiheen päätteeksi Tavoitteiden saavuttaminen = ei bonusta ei sanktiota Maksimisanktio palveluntuottajan palkkion suuruinen = suoritustasosta, jota ei voida hyväksyä Järkyttävä tapahtuma Rikollinen toiminta (saanktio sopimatta)
Avaintulosalueet
Toteutusvaihe työmaan arki - ongelmaratkaisu
Toteutusvaihe työmaan arki - ongelmaratkaisu Ongelma Asukkaiden reagointi työmaahäiriöihin haittaa opiskelua Valituksia runsaasti HOASille ja sieltä työmaalle Meluavat työt, käyttökatkokset, Mitä tehtiin Allianssi (tilaaja + urakoitsija) piti pikapalaverin työmaalla Tulos Parempi tiedottaminen meluavista työvaiheista ja työmaa-alueen ulkopuolella tehtävistä töistä Oma työnsuunnittelu paremmin: käyttökatkosten minimointi ja tiedottaminen paremmaksi Asukasillan järjestäminen (projektin esittely ja työmaakäynti, jossa esiteltiin uudet valmistuneet asunnot) Tulos Asukasvalitukset vähenivät
Mitä opittiin mitä kehitettävää
Teppo Salmikivi Helsingin yliopisto Rakennuttajapäivät 24.1.2013 Vuolukiventien allianssihanke Kokemuksia yhteistyöstä 6-12/2011 1-5/2012 6/2012 12/2013 1/2014 12/2018 Kilpailutusvaihe Kehitysvaihe Rakennusvaihe Takuuvaihe Vei aikaa ja rahaa Tarjoajat erittäin motivoituneita Hyvät tarjoukset ja tarjoussuunnitelmat Hyvä valmius nopeaan käynnistykseen Opittiin uusia rooleja Suunnittelu tiiminä Toteutuskelpoiset suunnitelmat Hyvä valmius päätöksentekoon Hyvä yhteishenki Vaikeampaa oppia uusia rooleja Joustavuutta muutoksiin ja Kehittämiseen Hyvä aikataulun ja kustannusten hallinta Avaintulosalueet toimivat Aliurakoitsijoiden valinta suorituskyvyn perusteella Allianssi tulee vastaamaan 5 vuoden takuuvaiheesta sekä huollosta ja kunnossapidosta =>????
Teppo Salmikivi Helsingin yliopisto Rakennuttajapäivät 24.1.2013 Vuolukiventien allianssihanke Mitä uutta opittiin ja sisäistettiin Oma organisaatio Suunnittelu- ja toteutusorganisaation muodostamiseen uusi, yhteistyötä korostava malli Oma rooli muuttuu tilaajasta osapuoleksi Muu allianssiorganisaatio Tarjousvaiheen suunnittelijoiden ja urakoitsijan yhteistyö tuotti vaihtoehtoisia ratkaisuja Suunnittelijat ja pääurakoitsija lähempänä toisiaan Toteutusvaiheessa ongelmaratkaisukyky lisääntyy Kaikkien rooli muuttumassa yhteistyötä korostavaksi Yhteinen tavoite ja pitkä vastuu kannustaa yhteistyöhön
Teppo Salmikivi Helsingin yliopisto Rakennuttajapäivät 24.1.2013 Vuolukiventien allianssihanke Mitä haasteita kohdattiin Oma organisaatio Varsin työläs hankintaprosessi, edellytti useilta henkilöiltä usean päivän työpanoksen Suunnitteluprosessiin osallistumisen ja suunnitelmiin vaikuttamisen pelisäännöt epäselviä Muu allianssiorganisaatio Työläs hankintaprosessi ja vain yksi konsortio valittiin Tarjouspalkkio ei kattanut kustannuksia Tarjoussuunnitelmien muuttuminen kehitysvaiheessa Roolien muuttamisen haasteet Päätöksenteon vastuu ja suhde
Teppo Salmikivi Helsingin yliopisto Rakennuttajapäivät 24.1.2013 Vuolukiventien allianssihanke Mitä kehitysajatuksia Hankintaprosessin yksinkertaistaminen Lisää aikaa isoille päätöksille ja pienet päätökset entistä tehokkaammin - päätöksenteon selkeyttäminen Aliurakointimenettelyjen kehittäminen Roolimuutokset ilman organisaation kasvua
ASIANTUNTIJAPALVELUA AMMATTILAISILLE