PÖYTÄKIRJA Toimielin Kokouspäivä Sivu Tekninen lautakunta 3/09 09.03.2009 1 Kokousaika 09.03.2009, klo 17.00 18.03 Kokouspaikka Kunnantoimisto, Vretantie 19, Kemiö Läsnä Jäsenet Börje Ström Brita Drugge Gustav Ekholm Veronica Heikkilä Kristian Lindroos Eva Magnusson-Tamminen Ralf Lindroos Kerstin Lindholm varapuh.johtaja vara, Kauko Pietikäisen tilalla kunnanhallituksen edustaja Poissa Jörgen Törnqvist puheenjohtaja Kauko Pietikäinen Silja Puranen Muut läsnä olevat Lars Nummelin tekninen johtaja Thomas Ginlund kiinteistöpäällikkö Pykälät 50-55 Allekirjoitus Puheenjohtaja Pöytäkirjanpitäjä Börje Ström Tarkistus, paikka Kemiön kunnantoimisto 13.3 2009 ja aika Pöytäkirjantarkastaja Lars Nummelin Pöytäkirjantarkastaja Gustav Ekholm Kristian Lindroos Pöytäkirja pidetty nähtävänä, paikka ja aika Kunnantoimistossa Kemiössä 23.3.2009 Vakuuttaa, allekirjoitus virka-asema Lars Nummelin, tekninen johtaja Otteen oikeaksi todistaa paikka, aika ja virka-asema
Tekninen lautakunta 50-55 09.03.2009 2 Kokousaika 09.03.2009, klo 17.00 18.03 Kokouspaikka Asia nro Kunnantoimisto, Vretantie 19, Kemiö Asia 50. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 51. Pöytäkirjantarkastajien valinta 52. Västanfjärdin koulun ruokalarakennuksen peruskorjauksen ja Sofia päiväkodin peruskorjauksen ja laajennustöiden urakoitsijoiden valitseminen 53. Kemiön kunnantoimiston keskirakennuksen perusparannustöiden urakoitsijan valitseminen 54. Sähkönhankinnan puitesopimus 55. Muut asiat Pöytäkirja on nähtävänä, aika ja paikka 23.3.2009, kunnantoimistossa Kemiössä Puheenjohtaja Varapuheenjohtaja Börje Ström Tämä kokouskutsu on julkaistu julkisten kuulutusten ilmoitustaululla Vakuuttaa
Tekninen lautakunta 50-55 09.03.2009 3 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Tekn: 50 VALMISTELU (tekninen johtaja) Lautakunta päätti kokouksessaan 3.3.2009, 43 kutsua koolle jatketun kokouksen 9.3.2009, klo 17.00. Kokous kutsutaan koolle tällä päätöksellä ja erillistä kokouskutsua ei lähetetä. Poissaolevia varsinaisia iä informoidaan kokouksesta. Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Pöytäkirjantarkastajien valinta Tekn: 51 Kunnan hallintosäännön mukaan pöytäkirjanpitäjä pitää pöytäkirjaa puheenjohtajan johdolla. Puheenjohtaja allekirjoittaa pöytäkirjan ja se vahvistetaan pöytäkirjanpitäjän nimikirjoituksella. Pöytäkirja on vahvistettava siten kuin toimielin päättää. EHDOTUS (tekninen johtaja): Tekninen lautakunta päättää valita kaksi pöytäkirjantarkastajaa tarkastamaan pöytäkirjan. Gustav Ekholm ja Kristian Lindroos ovat vuorossa tulla valituiksi pöytäkirjantarkastajiksi. Gustav Ekholm ja Kristian Lindroos valittiin yksimielisesti pöytäkirjantarkastajiksi
Tekninen lautakunta 50-55 09.03.2009 4 Västanfjärdin koulun ruokalarakennuksen peruskorjauksen ja Sofia päiväkodin peruskorjauksen ja laajennustöiden urakoitsijoiden valitseminen Käsittely 3.3.2009 Tekn: 43 VALMISTELU (tekninen johtaja ja kiinteistöpäällikkö Thomas Ginlund) Västanfjärdin kunnanhallitus hyväksyi 14.1.2008 koko Västanfjärdin kouluprojektin luonnospiirustukset, käsittäen koulurakennuksen peruskorjauksen ja lisärakennuksen, ruokalarakennuksen peruskorjauksen, Sofia päiväkodin peruskorjauksen ja pienemmän lisärakennuksen sekä voimistelusalin. Projekti käynnistyi elokuussa 2008 niin että koulurakennuksen peruskorjaus ja lisärakennus aloitettiin. Suunnitelman mukaisesti on nyt aloitettava toinen vaihe, ruokalan/puutyösalinrakennuksen peruskorjaus ja kolmas vaihe Sofia päiväkodin peruskorjaus ja pienempi lisärakennus. Kaikki kolme vaihetta suunnitellaan niin että tilat voidaan ottaa käyttöön syyslukukauden 2009 alkaessa. Investointibudjetissa ruokalarakennuksen peruskorjaus ja Sofia päiväkodin peruskorjaus ovat kaksi eri projektia. Nämä on kuitenkin lyöty yhteen urakkaprojektiin jotta saataisiin urakka-aluevastuu toimimaan koska rakennukset ovat samalla pihalla. Peruskorjaus on suunniteltava Sofia päiväkodin toiminnan mukaan ja vaatii näin olleen täsmällistä aikataulua sekä niin vähän rakennusyrityksiä kuin mahdollista. Hankinta koskee rakennusteknistä urakkaa joka samalla toimii pääurakoitsijana ja alistettuna sivu-urakoina sähkö- ja LVI-työt. Urakka ylittää rakennusurakoiden kansallista kynnysarvoa (100 000 ) joten hankinnasta on ilmoitettu virallisten hankintojen nettisivuilla, Hilmassa. Tarjoukset on pyydetty 2.3.2009 klo 12.00 mennessä. Hankinnan laajan julkistamisen jälkeen tarjouskysely muine hankinta-asiakirjoineen on lähetetty 40 yritykselle. Kokouksessa esitetään peruskorjaussuunnitelmat ja jätettyjen tarjousten kooste, liite13. EHDOTUS (tekninen johtaja): Tekninen lautakunta päättää valita kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset koskien - rakennusteknisiä töitä - sähkötöitä - LVI-töitä Ehdotus annetaan kokouksessa.
Tekninen lautakunta 50-55 09.03.2009 5 Esittelijä muutti ehdotuksensa asian käsittelyn aikana seuraavasti: MUUTETTU EHDOTUS (tekninen johtaja): Asia palautetaan uuteen valmisteluun. Ennen kuin asia päätetään, käydään urakkaneuvottelut halvimman rakennusteknisen/pääurakka-antajan edustajien kanssa, jossa tarkistetaan että tarjous ja hankinta-asiakirjat on ymmärretty samalla tavalla Esittelijän muutettu ehdotus hyväksyttiin. Lautakunta päätti pitää jatketun kokouksen 9.3.2009, klo 17.00. Kokous kutsutaan koolle tällä päätöksellä ja erillistä kokouskutsua ei lähetetä. Poissaolevia varsinaisia iä informoidaan kokouksesta. Asia käsitellään lautakunnan kokouksessa 9.3.2009. Käsittely 9.3.2009 Tekn: 52 VALMISTELU (tekninen johtaja ja kiinteistöpäällikkö Thomas Ginlund) Urakkaneuvottelu on pidetty Ab Rekrum Oy:n kanssa joka antoi rakennusteknisten töiden halvimman tarjouksen. Neuvotteluihin osallistuivat kunnan puolesta kiinteistöpäällikkö, tekninen johtaja sekä rakennusinsinööri Frej Werner, Ramboll Finland Oy:stä, joka tulee toimimaan hankkeen valvojana. Rakennusyritystä edustivat sen TJ ja hallituksen puheenjohtaja. Neuvotteluista laadittiin urakkaneuvottelupöytäkirja, liite 1. Neuvottelut pidettiin hyvässä hengessä ja asiat käytiin tarkasti läpi. Osapuolet olivat samaa mieltä hankintaasiakirjojen sisällöstä ja tulkinnoista. Tarjousvertailu, liite 2 EHDOTUS (tekninen johtaja) Tekninen lautakunta päättää: 1. Hylätä seuraavien yritysten antamat tarjoukset, sen perusteella että kyseiset yritykset eivät ole liittäneet tarjoukseensa päteviä todistuksia yhteiskuntavelvoitteensa hoidosta, eli verovelkatodistusta, sosiaalivakuutusmaksu- ja eläkevakuutusmaksutodistusta (urakkaohjelma kohdat 15.1 ja 16.2): Rakennusliike Nousu Oy, KH-Company Oy, Airiston Putkityö Oy, Turun Rakennusputki Oy, Hangon Sähkö Oy, Vesijohtoliike Reiman Oy, VT-Ilmastointi Oy, El-Sähkö JMV Ab Oy, El Sjöholm, Sähkö Lindroos Oy.
Tekninen lautakunta 50-55 09.03.2009 6 2. Jätettyjen tarjousten perusteella, jossa halvin hyväksyttävä tarjous on valintakriteerinä, valita seuraavat yritykset; Rakennusteknisten töiden suorittajaksi ja pääurakoitsijaksi Ab Rekrum Oy Putki- ja ilmastointitöiden suorittajaksi VVS-Sanvatek Ab Sähkötöiden suorittajaksi Strandells Ab 3. Tarkistaa tämän pykälän välittömästi. Ehdotus hyväksyttiin
Tekninen lautakunta 50-55 09.03.2009 7 Käsittely 3.3.2009 Kemiön kunnantoimiston keskirakennuksen perusparannustöiden urakoitsijan valitseminen Tekn: 44 VALMISTELU (tekninen johtaja ja kiinteistöpäällikkö Thomas Ginlund) Kemiönsaaren kunnan järjestelytoimikunta hyväksyi syksyllä 2008 luonnospiirustukset koskien Kemiön kunnantoimiston itäistä siipeä ja keskirakennusta. Urakkahankinta tehtiin kesällä 2008 mutta katsottiin toimintaa ajatellen asianmukaiseksi ottaa mukaan vain itäinen siipi hankintaan. Projekti aloitettiin syksyllä 2008. Suunnitelman mukaisesti nyt on aloitettava keskirakennuksen peruskorjaus. Keskirakennukseen tulee palveluneuvonnan palvelut ja peruspalvelun hallinto sekä laajennettu kahvilatila. Hankinta käsittää rakennusteknistä urakkaa joka samalla toimii pääurakoitsijana. Sähkö- ja LVI-töitä on hyvin vähän ja pääurakoitsija voi hoitaa ne. Hankinnan on katsottu alittavan rakennusurakoiden kansallista kynnysarvoa. Hankinnan laajan julkistamisen jälkeen tarjouskysely muine hankinta-asiakirjoineen on lähetetty 16 yrittäjälle. Kokouksessa esitetään peruskorjaussuunnitelmat ja jätettyjen tarjousten kooste, liite14. EHDOTUS (tekninen johtaja): Tekninen lautakunta päättää valita kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen koskien rakennusteknisiä töitä Ehdotus annetaan kokouksessa. Esittelijä muutti ehdotuksensa asian käsittelyn aikana seuraavasti: MUUTETTU EHDOTUS (tekninen johtaja): Asia palautetaan uuteen valmisteluun. Ennen kuin asia päätetään, käydään urakkaneuvottelut halvimman rakennusteknisen/pääurakka-antajan edustajien kanssa, jossa tarkistetaan että tarjous ja hankinta-asiakirjat on ymmärretty samalla tavalla Esittelijän muutettu ehdotus hyväksyttiin. Asia käsitellään lautakunnan kokouksessa 9.3.2009.
Tekninen lautakunta 50-55 09.03.2009 8 Käsittely 9.3.2009 Tekn: 53 VALMISTELU (tekninen johtaja ja kiinteistöpäällikkö Thomas Ginlund) Urakkaneuvottelu on pidetty Casaneera Oy:n kanssa joka antoi rakennusteknisten töiden halvimman tarjouksen. Neuvotteluihin osallistuivat kunnan puolesta kiinteistöpäällikkö, tekninen johtaja sekä rakennusinsinööri Jerker Fagerholm, Fagerholm & Kalenius Ab Oy, joka tulee toimimaan hankkeen valvojana. Rakennusyritystä edustivat sen TJ ja työnjohtaja. Neuvotteluista laadittiin urakkaneuvottelupöytäkirja, liite 3. Neuvottelut pidettiin hyvässä hengessä ja asiat käytiin tarkasti läpi. Osapuolet olivat samaa mieltä hankintaasiakirjojen sisällöstä ja tulkinnoista. Tarjousvertailu, liite 4 EHDOTUS (tekninen johtaja) Tekninen lautakunta päättää: 1. Hylätä seuraavien yritysten antamat tarjoukset, sen perusteella että kyseiset yritykset eivät ole liittäneet tarjoukseensa päteviä todistuksia yhteiskuntavelvoitteensa hoidosta, eli verovelkatodistusta, sosiaalivakuutusmaksu- ja eläkevakuutusmaksutodistusta (urakkaohjelma kohdat 15.1 ja 16.2): Oy Contrak Ab, Rakennus Salama Oy. 2. Hylätä Rakennuspala Oy antama tarjous, sen perusteella että se sisältää osatarjouksen ja/tai omia ehtoja (urakkaohjelma kohta 15.1) 3. Jätettyjen tarjousten perusteella, jossa halvin hyväksyttävä tarjous on valintakriteerinä, valita rakennusteknisten töiden suorittajaksi ja pääurakoitsijaksi Casaneera Oy 4. Tarkistaa tämän pykälän välittömästi. Ehdotus hyväksyttiin
Tekninen lautakunta 50-55 09.03.2009 9 Käsittely 3.3.2009 Sähkönhankinnan puitesopimus Tekn: 45 VALMISTELU (tekninen johtaja) Kunta on solminut konsulttisopimuksen Skapat Oy nimisen yhtiön kanssa sähkönhankintaa suorittamaan. Yhtiö kuuluu alallaan suurimpiin ja arvostetuimpiin yrityksiin. Hankintatehtävä käsittää koko Kemiönsaaren kunnan sähkönhankintaa, noin 5824 MWh, ja Kemiönsaaren seurakunnan sähkönhankintaa. Sähkönhankintatehtävä maksaa kunnalle 0,95 /MWh vuosittain. Skapatin kanssa solmittu sopimus on vuodeksi kerrallaan mutta tarkoitus on että sopimuksesta tulisi pitempiaikainen, koska sähkönhankinta on vaikea ala jossa asiantuntemus puuttuu omassa organisaatiossamme. Sähkönhankinnan puitesopimus on ensisijaisesti sopimus jossa sovitaan hintamekanismista ja marginaalista. On tarkoitus tehdä puitesopimus 1.4.2009 31.3.2013väliselle ajanjaksolle. Tämä on sähkönhankinnan ensimmäinen osa, eli sähkönmyyntiyhtiön valitseminen tarjouskilpailun perusteella jonka Skapat Oy:n on kunnan puolesta järjestänyt. Tarjouskilpailun valintaperusteet ovat, hinta 98 % painotuksella ja taloudelliset ja tekniset edellytykset 2 % painotuksella. Hankinta ylittää EU hankintojen kynnysarvon (206 000 ) ja hankinta on ollut esillä julkisten hankintojen nettisivulla, Hilmassa. Sähkönhankinnan toinen osa käsittää Skapat Oy:n suosituksen perusteella tehtävä hinnan kiinnittäminen määrätyn päivän markkinahintaan joka perustuu Nordpoolin sesonki- tai markkinatilanteeseen. Tämä kiinnitys tulee tehdä yhden tai kahden vuorokauden sisällä. Skapat Oy antaa viikko- ja kuukausitiedotteet yleisetä hinnan kehityksestä sähköstä, öljystä, maakaasusta ja muista energialähteistä sekä katsaus vesivarantotilanteesta Pohjoismaisella tasolla. Sähkönhankinnan tarjouskilpailu on ollut vireillä vuoden alusta ja tarjoukset on pyydetty 4.3, klo 12.00 mennessä. EHDOTUS (tekninen johtaja) Tekninen lautakunta päättää valtuuttaa teknisen johtajan päättämään Skapat Oy:n alustuksen perusteella: 1. sähkönmyyntiyhtiön valitseminen, suoritetun kilpailutuksen perusteella ja puitesopimuksen allekirjoittaminen 2. hintakiinnityksen tekeminen sellaiseen markkinahintaan joka sisältyy puitesopimuksen hintamekanismiin
Tekninen lautakunta 50-55 09.03.2009 10 Esittelijä muutti ehdotuksensa asian käsittelyn aikana seuraavasti: MUUTETTU EHDOTUS (tekninen johtaja): Asia palautetaan uuteen valmisteluun koska hankinta aineisto saadaan 4.3.2009. Asia käsitellään lautakunnan kokouksessa 9.3.2009 Esittelijän muutettu ehdotus hyväksyttiin Käsittely 9.3.2009 Tekn: 54 VALMISTELU (tekninen johtaja) Hankinta-asiakirjat ja Skapat Oy:n suositus liite 5. Tarjouksia on jätetty kaikkiaan 6 kpl. Konsulttiyritys Skapat Oy suosittelee että Kemiönsaaren kunta valitsee Turku Energia sähkön toimittajaksi. EHDOTUS (tekninen johtaja): Tekninen lautakunta päättää: 1. Skapat Oy:n suosituksen mukaisesti valita Turku Energia Oy sähköntoimittajaksi 2. valtuuttaa teknisen johtajan päättämään hintakiinnityksestä, Skapat Oy:n alustuksen perusteella, sellaiseen markkinahintaan joka sisältyy puitesopimuksen hintamekanismiin 3. Tarkistaa tämän pykälän välittömästi. Ehdotus hyväksyttiin
Tekninen lautakunta 50-55 09.03.2009 11 Muut asiat Tekn 55 Muita asioita ei ollut