Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 1/2009 1 (6) KONSORTIORYHMÄN PÖYTÄKIRJA Aika 12.2.2009 klo 10.20 13.30 Paikka Läsnä Asiantuntijat Fabianian kokoushuone, Yliopistokatu 1, 2. krs Mirja Iivonen, ylikirjastonhoitaja, Tampereen yliopiston kirjasto, puheenjohtaja Sinikka Luokkanen, tietopalvelupäällikkö, Hämeen ammattikorkeakoulu Minna Liikala, tietopalvelun ryhmäpäällikkö, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos Pirjo Lipasti, informaatikko, Helsingin kaupunginkirjasto Ulla Ohvo, tietopalvelupäällikkö, Etelä-Karjalan ammattikorkeakoulu Mervi Pekkala, palvelupäällikkö, Oulun kaupunginkirjasto Ulla Nygren, kirjasto-tietopalvelun johtaja, Turun Kauppakorkeakoulun kirjasto Arja Tuuliniemi, erikoissuunnittelija, Kansalliskirjasto Liisa Ekebom, projektisihteeri, Kansalliskirjasto, sihteeri Paula Mikkonen, suunnittelija, Kansalliskirjasto Ari Rouvari, pääsuunnittelija, Kansalliskirjasto Kaisa Tamminen, taloussuunnittelija, Kansalliskirjasto Poissa Jukka Lindeman, informaatikko, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos Maria Schröder, kirjastonjohtaja, Svenska Handelshögskolan Esityslista 1. Kokouksen avaus, osallistujien toteaminen ja esityslistan hyväksyminen Hyväksyttäneen esityslista. Puheenjohtaja Mirja Iivonen avasi kokouksen klo 10.20. Hyväksyttiin esityslista.
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 1/2009 2 (6) 2. FinELibin toimintakertomus vuodelta 2008 FinELibin suunnittelijat esittelevät toimintakertomuksen. Konsortioryhmä keskustelee esityksestä ja tekee tarvittavat muutokset. Käytiin läpi FinELibin toimintakertomus vuodelta 2008. Arja Tuuliniemi kertoi palveluyksikön käyttäneen työajasta suurimman osan aineistoneuvotteluihin: sopimusten uusintaneuvotteluihin, uusien aineistojen ja uusien organisaatioiden neuvotteluihin sekä toimintaympäristön muutoksista johtuviin, erityisesti organisaatioiden yhdistymisistä johtuviin neuvotteluihin. Konsortioryhmä piti neuvoteltujen aineistojen keskimääräistä hinnankorotusta (5 %) hyvänä tuloksena. FinELibin verkkoviestintään panostettiin ja verkkosivu-uudistus saatiin valmiiksi. Haltin toiminnallisuuteen liittyviä parannuksia suunniteltiin vuoden 2008 aikana ja valtaosa niistä toteutetaan vuoden 2009 aikana. FinELib nousi Tutkimuksen infrastruktuurin kartoitus -projektin loppuraportissa kansallisen tason tutkimusinfrastruktuuriksi ja järjestelmäarkkitehtuurihanke kansalliselle tiekartalle. FinELib-konsortion aineistojen käyttö on edelleen kasvanut vuodesta 2007 vaikka lisensioitujen aineistojen määrissä ei ole tapahtunut merkittäviä muutoksia. Kokotekstiartikkeleita käytettiin vuonna 2008 31 % enemmän kuin vuonna 2007. Artikkelilatausten määrä koko konsortiossa oli vuonna 2008 11 miljoonaa. Tiedonhakujen määrä väheni edellisvuodesta 19 % tilastointitavan muutoksesta johtuen. Konsortioryhmässä esitettiin, että vuoden 2009 tilastoja raportoitaessa otettaisiin huomioon myös aineistomäärissä mahdollisesti tapahtuneet muutokset. Ari Rouvari totesi, että Moodle-oppimisympäristöön on nyt mahdollista tuoda aineistoja Nellistä ja tätä uutta mahdollisuutta tulisi markkinoida opettajille. Aineistojen siirto Nellistä edellyttää, että OmaNelli on organisaatiossa käytössä. Nelliin on tehty myös muita parannuksia, kuten RSS-syötteiden ja viitteidenhallintajärjestelmä Zoteron käyttöönotto. Syksylle 2009 on valmisteltu kansainvälistä ExLibriskäyttäjien kokousta. Nelli-tiimi on lisäksi työskennellyt vuonna 2008 KDKhankkeen parissa. Kaisa Tamminen kertoi FinELib-konsortion taloudesta. Talouden käsittelyn läpinäkyvyys toimintakertomuksessa sai kiitosta samoin kuin onnistunut kuluissa säästäminen. Keskusteltiin siirtyvistä määrärahoista, joista 28000 budjetoidaan Haltin kehittämiseen ja loput kohdennetaan osana Kansalliskirjaston vuosibudjetointia Kansalliskirjaston muihin menoihin. Todettiin, että FinELibin ohjausryhmän aiempi FinELibin siirtomäärärahoja koskeva kirje Kansalliskirjaston johtokunnalle ei ole aiheuttanut toimenpiteitä. Konsortioryhmä ei pitänyt hyvänä sitä, että FinE- Libille vuodelta 2008 jääneitä säästöjä kohdennetaan Kansalliskirjaston muihin menoihin. Keskustelun aiheesta toivottiin jatkuvan.
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 1/2009 3 (6) Päätettiin tehdä toimintakertomukseen seuraavat muutokset ja lisäykset. Lisätään raportin taulukko-osaan kokouksessa todetut Nelli-portaaliin liittyvä toiminta. Tarkennetaan yleisten kirjastojen etäkäyttöä koskevaa tekstiä. Lisätään asiakaskyselyn raportointiin tietoa Halti-tietokannan tunnettuudesta asiakasryhmittäin. Nelli-tilastojen kirjautumisten osalta selvitetään, miten on tulkittava tilastossa se, että kaksi organisaatiota esiintyy tilastossa kahteen kertaan. Lisätään Taulukkoon 11. Kohdennettu viestintä Turun ja Tampereen/Jyväskylän korkeakoulukirjastojen ja korkeakoulujen johdon yhteistyö. Muutetaan raportin luku 7.3.2. niin, että aineiston hankinnan kuluja tarkastellaan ilman keskitetyn määrärahan osuutta. Tarkennetaan Budjetti/toteuma 2008 taulukon alaviitetekstiä. Liitteenä toimintakertomus ja budjetti/toteuma 2008, joihin on tehty konsortioryhmän esittämät muutokset (Liiteet 1,2). Lisäksi konsortioryhmä päätti ilmaista kantansa siitä, ettei se pidä hyvänä sitä, että FinELibille jääneitä säästöjä kohdennetaan toistuvasti Kansalliskirjaston muihin menoihin. 3. FinELibin toiminta- ja taloussuunnitelma vuodelle 2009 FinELib-konsortion vuoden 2009 suurimpia haasteita on konsortion toimintaympäristön muutoksiin vastaaminen. Vuonna 2008 korkeakoulujen rakenteellinen kehittäminen näkyi FinELib-konsortion toiminnassa ammattikorkeakoulujen yhdistymisinä. Organisatoriset muutokset painottuvat vuonna 2009 yliopistoihin. Vuoden 2009 aikana FinELib-palveluyksikkö neuvottelee aineistosopimukset kolmelle uudelle yliopistolle, jotka aloittavat toimintansa 1.1.2010. FinELib-konsortion on varauduttava yliopistolainsäädännön uudistukseen ottamalla huomioon organisaatiomuutosten lisäksi lainsäädännön vaikutukset yliopistojen opetukseen ja tutkimukseen, taloushallintoon ja maksuvalmiuteen. Palveluyksikkö selvitti toimintaympäristön muutoksia vuonna 2008 jäsenorganisaatioiden kirjastoille suunnatulla kyselyllä. Kyselyn tulokset vahvistivat sen, että FinELibin jäsenorganisaatiot toivovat nykyistä räätälöidympää aineistohankintaa. Kyselyn tuloksia hyödynnetään vuonna 2009 kun FinELib-konsortio laatii lisensioinnin toimintamallin, mallin soveltamisen aikataulun sekä määrittää keskitetyn ja paikallisen hankinnan työnjaon. Lisensioinnin toimintamallin määrittely on osa opetusministeriön asettamaa Rakenteellisen kehittämisen hanketta. Voimakas kansainvälistyminen koulutuksessa ja tutkimuksessa edellyttää, että kirjastot pystyvät tarjoamaan kansainvälisesti korkeatasoiset palvelut ja tietoaineistot opetukseen ja tutkimukseen. Vuoden 2008 lopussa valmistui kansallinen tutkimuksen infrastruktuurien kartoitus- ja kehittämishanke, jossa tunnistettiin 24 hanketta merkittäviksi kansallisen tason infrastruktuureiksi Suomessa. FinELib on yksi näistä infrastruktuurista. Muistiorganisaatioiden järjestelmäarkkitehtuurihanke, joka palvelee myös lisensioitujen aineistojen tarjonnan käytettävyyden parantamisessa, on hyväksytty uusien infrastruktuurien tiekartalle. Yleisille kirjastoille elektronisen aineiston hankinnan ja käytön esteitä ovat olleet niukka suomenkielinen yleisten kirjastojen asiakkaille soveltuva aineisto ja käyttäjien vähäinen aineistojen tuntemus. Kirjastojen verkkopalvelujen yleistyminen on johtanut siihen, että yleisissä kirjastoissa ei enää riitä, että sähköisiä aineistoja voi käyttää kirjastoissa. Nyt edellytetään, että lisensioituja aineistoja voidaan käyttää myös kotoa. Etäkäytön edellytyksenä on, että aineistosopimukset sallivat etäkäy-
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 1/2009 4 (6) tön yleisten kirjastojen asiakkaille ja että kirjasto pystyy etäkäytön teknisesti toteuttamaan. FinELib-palveluyksikkö neuvottelee konsortion jäsenorganisaatioille vuonna 2009 aineistosopimukset noin 80 aineistosta. Nykyisten sopimusten uusintaneuvottelujen lisäksi vuonna 2009 aloitetaan neuvottelut myös kirjastojen ehdotusten perusteella konsortioneuvotteluihin otetuista uusista aineistoista. Vuoden 2009 aikana tehdään Kansallisen digitaalisen kirjaston (KDK) asiakasliittymähankkeen EU-kilpailutus ja ohjelmiston valinta, käynnistetään asiakasliittymän rakentaminen pilottihankkeena ja jatketaan hankkeen markkinointia kirjastoverkolle. FinELibin suunnittelijat esittelevät toiminta- ja taloussuunnitelman vuodelle 2009. Konsortioryhmä keskustelee esityksestä ja tekee tarvittavat muutokset. Käytiin läpi toimintasuunnitelma vuodelle 2009. Arja Tuuliniemi kertoi, että vuonna 2009 tärkeitä kysymyksiä tulevat olemaan toimintaympäristön muutoksiin vastaaminen, kansainvälisyys ja muun muassa yleisten kirjastojen etäkäytön edistäminen. Konsortioryhmässä toivottiin, että konsortion jäsenille tiedotetaan, milloin sektoreiden tulee tehdä esitykset uusista FinELibin konsortio-, ohjaus- ja asiantuntijaryhmien jäsenistä. Tuuliniemi totesi, että konsortioon on liittynyt kolme uutta jäsentä vuoden 2009 alusta. Ari Rouvari kertoi Nellin osalta, että keskeisiä tehtäviä vuonna 2009 tulee olemaan KDK:n käyttöjärjestelmän kilpailutus. Konsortioryhmässä tiedusteltiin, korvaako Nelli julkaisujärjestelmien käyttöliittymät. Tähän ei Ari Rouvarilla ollut vielä vastausta. Konsortioryhmässä todettiin, että Nellin ylläpito ja kehittämistyön jatkuminen on tärkeää mainita toimintasuunnitelmassa. Katsottiin, että IP-pohjaista tunnistusta ja autentikointia olisi selvitettävä, jotta aineistojen lisensiointi esim. osaorganisaatioille olisi mahdollista. Keskusteltiin verkkoaineistojen käyttöön perustuvien hinnoittelumallien mahdollisuudesta ja siitä, miten paljon ne tosiasiassa vaikuttaisivat aineistojen hintoihin. Todettiin, että asiantuntijaryhmiä on ohjeistettu aineistoesitysten suhteen, jotta neuvotteluun otettaviin aineistoihin saataisiin riittävästi tilaajia. Keskusteltiin mahdollisuuksista kehittää aineistokoulutuksia (esim. koko päivän kestävien tilaisuuksien järjestämistä tai etäseurannan mahdollistamista osallistujamäärien kasvattamiseksi). Arja Tuuliniemi kertoi, että kirjastoverkkopalveluissa koordinoidaan nyt kaikkia koulutuksia yhteisesti. Kaisa Tamminen esitteli taloussuunnitelman. Todettiin, että kohta muut kulut tulee eritellä tarkemmin ja toivottiin käyttösuunnitelmaa vielä budjetoimattomalle rahalle. Ehdotettiin, että kohdentamattomia varoja voisi mahdollisuuksien mukaan käyttää aineistoihin.
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 1/2009 5 (6) Päätettiin lisätä Nellin ylläpito ja kehittäminen vuoden 2009 toimintasuunnitelmaan. Todettiin, että FinELib-konsortion tulee jättää lausunto korkeakoulukirjastojen rakenteellisen kehittämisen hankkeen raporttiin, joka lähtee lausuntokierrokselle huhtikuussa 2009. Eritellään budjetin 2009 kohta muut kulut. Liitteenä toimintasuunnitelma ja budjetti 2009, joihin on tehty konsortioryhmän esittämät muutokset (Liiteet 3,4). 4. Toimintaympäristön muutoksista johtuvat lisensioinnin muutokset 5. Tiedotusasiat Osana opetusministeriön rakenteellisen kehittämisen hanketta FinELibin palveluyksikkö organisoi kyselyn kirjastojen elektronisten aineistojen lisensiointiin kohdistuvista muutostarpeista. Kyselyn tulosten pohjalta FinELibin palveluyksikössä laaditaan suunnitelma FinELib-konsortion lisensioinnin toimintamalliin tehtävistä muutoksista. Suunnitelmassa otetaan huomioon kyselyn tulosten lisäksi toimintaympäristöön vaikuttava muu valmistelutyö, mm. uusi yliopistolainsäädäntö. Arja Tuuliniemi esittelee palveluyksikön laatimia alustavia suunnitelmia lisensiointiin. Keskustellaan luonnoksesta. Päätettiin, että asian käsittely siirretään RAKE-seminaariin. 5.1. Henkilöstöasiat 6. Muut asiat 7. Seuraava kokous Arja Tuuliniemi kertoi, että FinELibiin tulossa kaksi suunnittelijan sijaisuutta (5 kk ja 4 kk). Sinikka Luokkanen toi esille ammattikorkeakoulujen näkemyksen siitä, että kirjastoverkkopalvelujen järjestämien seminaarien suureen määrään tulisi kiinnittää huomiota ja seminaarien/tilaisuuksien ohjelmissa on voitava välttää päällekkäisyydet. Hän kertoi kokoukselle myös ammattikorkeakoulujen näkemyksen siitä, että Nelliprojektipäällikkökokousten luonnetta ei voi muuttaa esitetyn mukaisesti. Seuraava kokous pidetään RAKE-seminaaripäivänä 3.4.2009. Tätä seuraava kokous pidetään perjantaina 15.5. klo 10.15 13.15. Palveluyksikkö selvittää mahdollisuutta Connect Pron käyttöön tulevien kokousten järjestämisessä. 8. Puheenjohtaja Mirja Iivonen päätti kokouksen klo 13.30. LIITTEET
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 1/2009 6 (6) Liite 1: Kertomus FinELibin toiminnasta 2008 Liite 2: FinELibin budjetti ja toteuma 2008 Liite 3: FinELib-konsortion toimintasuunnitelma 2009 Liite 4: Liite 5: FinELibin budjetti 2009