Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö Itä-Suomen aluehallintovirastoon sijoitettu valtakunnallinen erikoistumisyksikkö Yksikön päällikkö Merja Koponen 25.9.2014 Itä-Suomen aluehallintovirasto, Merja Koponen, Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö 1
Valtakunnallinen Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö Yksikkö aloittanut toimintansa 2010 Tehtävien keskittämisellä ja ohjaustehtävissä olevien resurssien kokoamisella pystytään kehittämään ja koordinoimaan valtakunnallisesti yhtenäistä maistraattiverkostoa sekä ohjaamaan maistraatteja tehokkaammin. Yksikön tehtävänä on hoitaa valtakunnallisesti maistraattien ohjaus-, valvonta- ja kehittämistehtävät. Yksikkö toimii maistraattiorganisaation edustajana, ja sen tavoitteena on edistää tehokkaasti, taloudellisesti ja tuloksellisesti toimivaa maistraattiorganisaatiota Yksikön vahvuus 8 + 3 Merp-projekti htv.. Itä-Suomen aluehallintovirasto, Merja Koponen, Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö 2
Maistraattien kehittämishankkeita Asiakaspalvelu 2014 hanke Maistraattien palveluverkon supistaminen Toimitilastrategia Etäpalvelupilotti hanke ja yhteispalvelun edistäminen Valtion vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelman ydintoimintoanalyysin ehdotukset Patentti- ja rekisterihallinnon paikallisviranomaisten verkoston uusiminen Vesikulkuneuvorekisterin siirto Trafille Kokonaisarkkitehtuurihanke Kieku -hanke (talous- ja henkilöstöhallinto), organisointi Maistraateissa Perhelehtien digitointihanke Toiminnan tehostaminen ja kehittäminen Maistraattien asianhallinta-, toiminnanohjaus- ja diaarijärjestelmä Itä-Suomen aluehallintovirasto, Merja Koponen, Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö 3
Maistraatin kehittämishankkeet Maistraattien organisoituminen prosessinomaiseksi organisaatioksi Maistraattien esimiestyön kehittäminen Kaiku-hanke Asiakastyytyväisyyskysely Maistraattien laatutyö (CAF) Organisoidaan keskitettävät ja erikoistumiseen liittyvät tehtävät Esim. muuttoilmoitukset, nimiasiat, perhelehtien tietopalvelu ja muu tietopalvelu Henkilöstöstrategia Osaamisen kehittämisen strategia Maistraattien ikäohjelma Inhimillisen pääoman suunnitelma Riskienhallintapolitiikka Itä-Suomen aluehallintovirasto, Merja Koponen, Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö 4
Maistraattien resurssit Itä-Suomen aluehallintovirasto, Merja Koponen, Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö 5
Maistraattien toimintamenot ja tulot vuonna 2013 TOIMINNAN KULUT EUROA Aineet ja tarvikkeet 679 004 Palkat 35 327 757 Vuokrat 5 745 065 Palvelut 2 906 566 Muut kulut 320 617 Satunnaistet tuotot ja kulut 9 708 Rahoitustuotot ja kulut - 33 418 Yhteensä 44 955 299 TOIMINNAN TUOTOT Tulot suoritteista Yhteiskunnan tietohuoltopalvelut 3 596 825 Holhoustoimen edunvalvontapalvelut 6 710 225 Kuluttajaneuvontapalvelut 89 445 Yhteisöoikeudelliset palvelut 2 545 947 Todistajapalvelut, vihkiminen ja parisuhteen rekistöröintipalvelut 2 063 507 Henkilö-, perhe- ja perintö-oikeudelliset palvelut 1 705 686 Sisäinen hallinto ja tukipalvelut 64 629 Yhteensä 16 776 264 Nettomenot 28 179 034 Tulorahoitus 37 % Budjettirahoitus 63 % Itä-Suomen aluehallintovirasto, Merja Koponen, Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö 6
Maistraattien henkilötyövuodet 2013 ja 2014 Maistraatti Henkilötyövuodet 2013 Henkilötyövuodet 2014 Helsinki 86 84 Häme 49 46,0 Itä-Suomi 84,5 82,0 Itä-Uusimaa 83,5 80,5 Kaakkois-Suomi 43,5 42,0 Lappi 41,5 40,5 Lounais-Suomi 94 88,5 Länsi-Suomi 55,5 52,0 Länsi-Uusimaa 47,5 46,5 Pohjois-Suomi 67,5 65,0 Sisä-Suomi 93 90,5 Yhteensä 745,5 717,5 Itä-Suomen aluehallintovirasto, Merja Koponen, Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö 7
Asiakaspalvelu 2014-hanke Itä-Suomen maistraatti, Pirkko Anttila 8
Valtiovarainministeriö valmistelee Suomeen koko maan kattavaa lakisääteistä julkisen hallinnon yhteisten asiointipisteiden verkkoa. Yhteisen asiakaspalvelun järjestämisestä vastaavat hankkeen ehdotuksen mukaan kunnat. Valtion palveluntuottajat korvaavat kunnille niille valtion palveluiden antamisesta aiheutuvat kustannukset. Lakisääteisten yhteisten asiointipisteiden lisäksi voi olla myös sopimusperusteisia asiointipisteitä. Itä-Suomen maistraatti, Pirkko Anttila 9
Julkisen hallinnon yhteiseen asiakaspalveluun osallistuvat toimijat ovat jo kehittäneet ja tulevat myös jatkossa kehittämään voimakkaasti sähköistä asiointiaan. Sähköisen asioinnin kehittämisen on ennustettu vähentävän näiden toimijoiden käyntiasiointimääriä keskimäärin noin 54 % vuodesta 2011 vuoteen 2019. Käyntiasiointimäärien vähentyessä toimijat ovat myös karsineet ja suunnittelevat edelleen karsivansa merkittävästi omaa toimipisteverkkoaan. Itä-Suomen maistraatti, Pirkko Anttila 10
Valtion viranomaisten (poliisi, TE-toimistot, Verohallinto, maistraatit) omien suunnitelmien mukaan toimipisteiden määrä vähenisi kaiken kaikkiaan nykyisestä noin 385 toimipisteestä noin 250 pisteeseen vuoden 2019 loppuun mennessä. Todellinen vuoden 2019 loppuun mennessä lakkautettavien ja asiakkailta suljettavien toimipisteiden yhteismäärä saattaa olla vielä edellä sanottua suurempi, koska osa toimijoista voi tehdä toimipisteverkkopäätöksiä vielä jatkossa. Osa toimijoiden omista toimipisteistä on auki vain rajoitetusti. Osa toimijoiden omista toimipisteistä tullaan sulkemaan käyntiasiakkailta yhteisten asiointipisteiden aloittaessa toimintansa. Itä-Suomen maistraatti, Pirkko Anttila 11
Maistraattien toimipisteverkon supistamista selvittänyt työryhmä ehdottaa loppuraportissaan, että maistraattien toimipisteverkkoa supistettaisiin nykyisestä 41 yksiköstä 25 yksikköön. Itä-Suomessa ehdotetaan lakkautettaviksi Iisalmen, Varkauden ja Juuan yksiköt. Juuan yksikkö lakkautetaan tehdyn päätöksen mukaan 1.6.2015. Kelan osalta on tehty päätökset kymmenen toimipisteen asiakaspalvelun korvaamisesta yhteispalveluilla tai lähitoimistojen palveluilla vuoden 2014 aikana. Kelan toimipisteverkkoa tullaan myös tulevina vuosina tarkastelemaan vuosittain ottaen huomioon mm. asiointitarpeet ja määrät. Julkisen hallinnon yhteinen asiakaspalvelu antaa valtion viranomaisille ja Kelalle mahdollisuuden palvella vähenevää käyntiasiakkaiden määrää yhteistyössä eri puolilla maata entistä tehokkaammin ja taloudellisemmin. Itä-Suomen maistraatti, Pirkko Anttila 12
Hankkeen jatkovalmistelutyöryhmän loppuraportti valmistui kesäkuussa 2014. Raporttiin sisältyy luonnos hallituksen esitykseksi laiksi julkisen hallinnon yhteisestä asiakaspalvelusta. Työryhmä kuitenkin ehdottaa, että hallituksen esitys annetaan eduskunnalle vasta syksyllä 2015, kun yhteisen asiakaspalvelun syksyllä 2014 alkavasta pilotoinnista on ensin saatu kokemuksia. Lain on tarkoitus tulla voimaan vuoden 2016 alussa. Hankkeen jatkovalmistelutyöryhmä ehdottaa, että lakisääteisiä yhteisiä asiakaspalvelupisteitä perustetaan 144 kuntaan eri puolille Suomea. Siirtymisen yhteiseen asiakaspalveluun on suunniteltu toteutuvan maakunnittain vuosien 2016-2019 aikana. Palvelupisteverkon laajuus selviää lopullisesti hallituksen esityksen käsittelyn yhteydessä syksyllä 2015. Itä-Suomen maistraatti, Pirkko Anttila 13
2016 Lappi Varsinais-Suomi Keski-Suomi Pohjois-Pohjanmaa 2017 Etelä-Savo: Juva, Kangasniemi, Mäntyharju, Pieksämäki, Puumala, Savonlinna ja Sulkava Pohjois-Savo: Iisalmi, Juankoski, Kiuruvesi, Lapinlahti, Leppävirta, Pielavesi, Rautavaara, Siilinjärvi, Suonenjoki ja Varkaus Etelä-Pohjanmaa Pirkanmaa Satakunta Itä-Suomen maistraatti, Pirkko Anttila 14
2018 Uusimaa Keski-Pohjanmaa Kainuu 2019 Kanta-Häme Päijät-Häme Kymenlaakso Etelä-Karjala Pohjanmaa Pohjois-Karjala: Ilomantsi, Juuka, Kitee, Kontiolahti, Lieksa, Liperi, Nurmes ja Outokumpu Itä-Suomen maistraatti, Pirkko Anttila 15
Etelä-Savo Kangasniemi Hirvensalmi Pertunmaa Mäntyharju Pieksämäki Joroinen Rantasalmi Juva Sulkava Puumala Heinävesi Enonkoski Mikkeli: Anttola, Haukivuori, Keskusta, Ristiina, Suomenniemi Savonlinna: Kerimäki, Punkaharju ja Savonranta Etäpalvelulaitteet ASPA-kunta Maistraatin yksikkö Itä-Suomen maistraatti, Pirkko Anttila 16
Julkisen hallinnon yhteisen asiakaspalvelun pilotointi alkoi 23.9.2014. Asiointipisteessä voi hoitaa yhdellä käynnillä monia asioita, jotka muuten vaatisivat asiointia useiden viranomaisten kanssa. Kokeilupaikkakunnat ovat Oulun Kiiminki, Mikkeli, Saarijärvi, Parainen ja Pelkosenniemi. Näillä viidellä paikkakunnalla testataan ja kehitetään muun muassa yhteisen asiakaspalvelun toiminta- ja rahoitusmallia, toimitiloja sekä käyttöön tulevia laitteita ja järjestelmiä. Itä-Suomen maistraatti, Pirkko Anttila 17
Uusista Asiointipisteistä saa aina vähintään Poliisin lupahallinnon, Verohallinnon, maistraatin, työ- ja elinkeinotoimiston ja kunnan palveluja. Kansaneläkelaitos, Maanmittauslaitos ja muut valtion viranomaiset sopivat kuntien kanssa erikseen palvelujensa tarjoamisesta asiointipisteissä. Myös yksityiset palveluntuottajat ja kolmas sektori voivat tarjota palvelujaan samoissa tiloissa yhteisen asiakaspalvelun kanssa. Itä-Suomen maistraatti, Pirkko Anttila 18
Asiakasta palvelevat palveluneuvojat ja viranomaisten omat asiantuntijat. Asiantuntijat palvelevat asiakasta oman toimialansa asiantuntemusta vaativissa asioissa joko etäyhteyden välityksellä tai paikan päällä asiakaspalvelupisteessä. Asiointipisteissä on käytössä asiakaspäätteitä, joilla asiakas voi käyttää sähköisiä palveluja joko itsenäisesti tai palveluneuvojan tukemana. Kokeilupaikkakuntien asiakaspalaute ja muut kokemukset vaikuttavat siihen, millainen palvelusta tulee valtakunnallisesti. Itä-Suomen maistraatti, Pirkko Anttila 19
Lisätietoja Asiakaspalvelu 2014 -hankkeesta http://www.vm.fi/asiakaspalvelu2014 Itä-Suomen maistraatti, Pirkko Anttila 20