Kansalliskirjasto, Linnea2-ohjausryhmä ja Linnea2-yleiskokous 24.4.2012 Linnea2-konsortio vuonna 2011 Toimintojen kehittäminen Uuden kirjastojärjestelmän valmisteluryhmä Linnea2-konsortio oli mukana perustamassa sektorirajat ylittävää uuden kirjastojärjestelmän valmisteluryhmää (UKJ). Valmisteluryhmän ohjausryhmänä toimivat Linnea2-konsortion ohjausryhmä, AMKIT-konsortion johtoryhmä, Yleisten kirjastojen neuvoston työvaliokunta, Erikoiskirjastojen neuvoston työvaliokunta sekä Kansalliskirjasto. Valmisteluryhmä järjestäytyi 15.6.2011 ja kokoontui sen lisäksi kolmesti raportointivuonna. Valmisteluryhmä perusti kokouksessaan 9.9. useita työryhmiä työstämään lopullista projektisuunnitelmaa. Ryhmistä kuusi pyrkii kuvaamaan uuden kirjastojärjestelmän tarpeet käyttäen kokonaisarkkitehtuurimenetelmää. Työ on lähtenyt hyvin käyntiin, ja kaikki kirjastosektorit ovat aktiivisesti mukana valmisteluryhmän toiminnassa. Kansalliskirjastosta on osallistuttu valmisteluryhmän sekä kaikkien valmistelun työryhmien toimintaan. Työryhmien tuotokset yhdistetään projektisuunnitelmaksi, jonka tavoiteaikataulu on 31.12.2012. Voyager-järjestelmän ylläpito ja kehittäminen Voyager-testiympäristön uusiminen Testiympäristön siirtämistä vanhenevalta palvelimelta kirjastojen tuotantopalvelimelle omaksi domainikseen on mietitty siitä saakka kun nykyinen tuotantopalvelin otettiin vuonna 2007 käyttöön. Sille perustettiin heti testikäyttöön libtest-domain, mutta sitä tarvittiin silloin Aleph-kirjastojärjestelmän testaus- ja koulutuskäyttöön. Alephin osalta tarve ei ole poistunut, eikä toisaalta ole keksitty hyvää tapaa hyödyntää samaa testidomainia myös Voyagerin tarpeisiin. Palvelimella ei ole myöskään ollut vapaata tilaa toiselle testidomainille. Aivan alkuun vapaita resursseja oli, mutta aikaa myöten Nellidomain on vaatinut kaksinkertaiset resurssit alkuperäiseen nähden. Linnea2-domainin lakkauttamisen jälkeen vapaata tilaa taas syntyi. Puolet siitä meni Nellin reserviksi, toista puolta tarvitsi CSC omiin testauksiinsa ennen kesällä 2011 tehtyä kirjastopalvelimen käyttöjärjestelmän päivitystä. Elokuussa vapautuneesta kapasiteetista muodostettiin uusi testidomain libtest2. Ex Librikseltä tilattiin testikantojen asennus, joka tapahtui tammikuussa 2012. Asiakasliittymäohjelmiston vaikutukset Voyagerin ylläpitoon ja kehittämiseen Primo-ohjelmiston pilotoinnin aikana havaittiin, että ohjelmisto ei sisältänyt kaikkia tarjottuja ja pakollisia ominaisuuksia. Loppuvuodesta päädyttiin siihen ratkaisuun, että hankintasopimus puretaan. 1
Vaikka valitun asiakasliittymäohjelmiston pilotointi päättyi sopimuksen purkuun, on vuonna 2011 tehty paljon työtä, jota voidaan hyödyntää jatkossa. Asiakasliittymän toiminnalliset piirteet on kuvattu, ja kirjastot, arkistot ja museot pitävät niiden noudattamista tärkeänä. Kirjastojen, arkistojen ja museoiden (KAM) omiin järjestelmiin on rakennettu rajapintoja, joita voidaan hyödyntää myös jatkossa. Erityisen tärkeää on ollut osaamisen jakaminen pilottien kesken. Yhteistyö on kehittynyt ja aktivoitunut KAMverkostossa, eri sektoreiden toimintatapoja opittu tuntemaan ja erilaisten formaattien tuntemus on parantunut. Linnea-työryhmien ohjauksen ja yhteistyön kehittäminen Linnea-työryhmät vuosina 2010-2011 olivat Hankinta- ja luettelointityöryhmä, Lainausja kaukopalvelutyöryhmä ja Sys-OPAC-työryhmä. Työryhmille järjestettiin helmikuun alussa 2011 yhteinen tapaaminen, johon osallistuivat myös AMKIT-konsortion johtoryhmän ja Linnea2-ohjausryhmän edustajat. Todettiin, että työryhmien työ laajaalaisissa ryhmissä oli vaikeampaa kuin esimerkiksi erillisissä hankinnan ja luetteloinnin ryhmissä. Sys-Opac-työryhmään kuuluneen sisällönkuvailutyön katsottiin kuuluvan paremmin SYNin sisällönkuvailun asiantuntijaverkostolle. Syksyllä päätettiin nimetä ryhmät Voyager-työryhmiksi 2012 alkaen. Ryhmäjako on seuraava: 1) Systeemi (ja käyttöliittymät), 2) Lainaus, 3) Luettelointi, 4) Hankinta 5) Kaukopalvelu. Ryhmien kooksi suositellaan noin kuutta jäsentä. Päätettiin, että vielä tässä vaiheessa työryhmiin ei pyydetä yleisten kirjastojen edustajia mukaan sen laajemmin kuin tähän mennessä on pyydetty. SYNin sisällönkuvailun asiantuntijaverkostoa hyödynnetään edelleen sisällönkuvailuasioissa. Siihen on kutsuttu sittemmin kaikkien kirjastosektoreiden edustajat. Myös tulevaisuuteen katsovissa UKJtyöryhmissä on kaikkien kirjastosektoreiden edustus. Työryhmät pitävät yhteyttä UKJtyöryhmiin, joissa osaksi on mukana samoja asiantuntijoita. Korkeakoulukirjastojen rakenteellisen kehittämisen vaikutus Linnea2- tietokantoihin Saimaan ammattikorkeakoulu on tullut 17.6.2011 alkaen Linnea2-konsortion jäseneksi ja mukaan Linda-tietokantaan, kun Saimaan AMK:n ja Lappeenrannan teknillisen yliopiston kirjastot yhdistyivät Lappeenrannan tiedekirjastoksi ja Saimaan AMK:n kirjaston aineisto siirrettiin Wilma-tietokantaan. Vaikuttavuus Kaikkien Voyager-kirjastoluetteloiden yhteenlaskettu hakukäyttö kaudella 1.10.2010 30.9.2011 oli 30,4 milj. hakua. Hakujen trendi oli lievästi aleneva ja hakujen määrä oli kuluneen tilastointijakson aikana yhteensä 1,2 % pienempi kuin edellisellä 12 kuukauden jaksolla. Hakujen laskeva trendi on linjassa korkeakoulukirjastojen koti- ja lukusalilainojen vähenemisen kanssa: koti- ja lukusalilainat ovat vähentyneet yhtäjaksoisesti vuodesta 2003 lukien ja lasku on ollut voimakasta. 2
Ainakin yksi Voyager-hakujen ja lainauksen alenevaan trendiin saattaa olla verkkoaineistojen kasvavassa käytössä. Kirjaston asiakkaat saavat tarvitsemansa aineiston yhä useammin verkosta, jolloin heidän ei tarvitse yhtä usein tehdä hakuja kirjastotietokannoissa eivätkä he enää ole yhtä riippuvaisia kirjastojen paikallisista kokoelmista. Taulukossa 1 on vertailtu Linnea2-kirjastojen ja Amk-kirjastojen kokoelmatietokantoihin kohdistuvien hakujen määrän muutosta 2009-2011, jolta ajalta KITT-yhteistilastosta on saatavissa luotettavimmat vertailukelpoiset luvut. Vuoden 2011 lukuja ei ole vielä vahvistettu (poimittu KITTistä 18.4.2012). Erityisesti Amk-kirjastojen tietokantojen hakumäärän jyrkkä lasku selittyy pitkälti sillä, että osa Amk-kirjastoista on vuodesta 2010 alkaen yhteiskirjastojen kautta Linnea2-kirjastojen luvuissa. Yhteiskirjastojen yhteenlasketut luvut olivat v. 2010 n. 2,1 milj. hakua ja v. 2011 n. 2,6 milj. hakua. Tiedonhakujen määrä 2009 2010 2011 Linnea2 -kirjastot 22 097 962 21 238 807 (-3,9%) 21 906 877 (+3,1%) Amk-kirjastot 9 262 132 8 280 583 (-10,6%) 6 795 103 (-17,9%) Yhteensä 31 360 094 29 519 390 (- 5,9 %) 28 701 980 (- 2,8 %) Taulukko 1: Linnea2- ja-kirjastojen kokoelmatietokantoihin tehdyt haut Taulukossa 2 on tiedot Lindan ja Arton www-hakukäytön kehityksestä. Näissä luvuissa tilastokausi 1.10. 30.9, eli poikkeaa KITT-luvuista, jotka ovat kalenterivuodelta. Lindan ja Arton hakujen määrän kasvua selittää tietokantojen vapaa hakukäyttö vuoden 2010 alusta. Tiedonhakujen määrä 1.10.08 30.9.09 1.10.09 30.9.10 1.10.10 30.9.11 Linda: www-haut 1 249 038 2 207 380 (+76,7%) 2 274 771 (+3,1%) Arto: www-haut 926 973 1 169 441 (+26,2%) 1 501 879 (+28,4%) Taulukko 2: Lindan ja Arton www-haut Lindan laatutyö Linnea2-konsortion alaisena toiminut Linda-laaturyhmä laati kaukopalvelua ja luettelointia koskeneen alustavan kustannus-hyötyanalyysin. Kyselyn tulokset ovat pienestä otoksesta johtuen suuntaa antavia, mutta tulosten mukaan poiminta voi parhaimmillaan säästää yli puolet alkuperäisluettelointiin käytettävästä työajasta. Kaukopalvelukyselyn otannassa olleista teoksista yli 70% löytyi Lindasta, jota puolestaan voidaan pitää kaukopalvelun joutuisuutta ajatellen hyvänä tuloksena. Laaturyhmän työn todettiin olleen hyödyllistä Lindan kokonaisvaltaisessa kehittämisessä. Ryhmän työ päättyi vuoden 2011 lopussa. Tietokannan laatua on parannettu vähentämällä tuplatietueita 35 000 kappaletta. Tietokantahuollon osittaisen automatisoinnin mahdollistavien työkalujen kehittäminen on myös aloitettu. 3
Erillisen luettelointityökalun teknisiä ratkaisuja on kehitetty, ratkaisu valmistuu 2012. Uusi työkalu korvaa nykyiset kaksi luettelointityökalua vuoden 2012 aikana, ja sen odotetaan nopeuttavan luettelointia. Metatietovarannon ohjausjärjestelmä Metatietovarannon ohjausjärjestelmää kehitetään osana kirjastojen yhteisten palveluiden ohjausjärjestelmää. Valmistelu ohjausjärjestelmän tarkistuksesta on käynnistynyt. Osana hanketta luodaan projektiorganisaatio, joka varmistaa asiakkaiden vaikutusmahdollisuudet hankkeen suunnittelussa ja toteutuksessa. Kaukopalvelusovelluksen hankinta ja kaukopalvelun kehittäminen Relais-kaukopalveluohjelmiston pilotointia ja testausta oli tehty jo vuoden 2010 alusta alkaen. Huolimatta ponnisteluista ohjelman puutteiden ja toimimattomuuden korjaamiseksi Kansalliskirjasto päätyi esittämään ohjelmiston käyttöönotosta luopumista. Linnea2-konsortio päätti luopumisesta syksyn yleiskokouksessa. Pilottikirjastoille tämä oli taloudellisestikin raskasta, koska jo maksettujen kustannusten jakamisesta konsortion sisällä ei ollut sovittu eikä sitä enää tässä vaiheessa voitu toteuttaa. Linnea2-konsortion perustama kokoelmapoliittinen työryhmä järjesti yhteistyössä Kansalliskirjaston kanssa 2.11.2011 kaukopalvelua koskeneen tiedotus- ja keskustelutilaisuuden. Tilaisuudessa keskusteltiin kaukopalvelun yhteisistä pelisäännöistä, maksuasioista ja kaukopalvelujuridiikasta. Tilaisuudessa esiteltiin myös Voyagerin yhteislainausta (UB) ja Oulun yliopiston kirjastossa kehitettyä Kake-ohjelmaa kaukopalvelun apuvälineinä. Työryhmän laatimat kaukopalvelusuositukset hyväksyttiin marraskuun yleiskokouksessa pienin muutoksen otettavaksi käyttöön konsortion yhteisinä suosituksina v. 2012 alusta. Konsortio päätti myös ehdottaa suosituksia yhteisiksi suosituksiksi AMKIT-konsortion kirjastojen kanssa. Laitteisto ja järjestelmän toiminta Kirjastokonsortioiden yhteiseen käyttöön hankittiin vuoden 2007 syksyllä uusi palvelin, Sun M9000. Palvelin on nyt siis ollut käytössä 4,5 vuotta ja on yleisesti ottaen toiminut erittäin hyvin. Se on ollut kapasiteetiltaan riittävä ja on osoittautunut toimintavarmaksi ja joustavaksi järjestelmäksi. Palvelin on rautatasolla jaettu 8 loogiseen osaan (domain). Palvelimessa on yhteensä 32 prosessoria ja 352 Gt keskusmuistia ja sen lisäksi 32 kpl 73 Gt SAS-levyä käyttöjärjestelmäasennusta varten, 8 kpl neljän portin ethernet-korttia verkkoyhteyksille ja 16 kpl kahden portin kuitukorttia levyjärjestelmäyhteyksiä varten. Vuoden 2010 tukipyyntöjen lukumäärän selvän kasvun jälkeen palattiin vuonna 2011 takaisin suunnilleen vuoden 2009 tasolle jolloin avattiin yhteensä 332 tukipyyntöä. Laatupalaverit CSC:n kanssa koskien järjestelmän toimintaa on vuoden 2011 aikana pidetty vuonna 2008 aloitetun tavan mukaan yhdessä muiden kirjastokonsortioiden kanssa. Laatupalavereja pidettiin neljä kertaa. 4
Kustannukset Ohjelmistotukimaksujen sekä laitteistoon liittyvien kustannusten jaossa noudatettiin v. 2005 sovittuja periaatteita: - Voyagerin tukimaksussa perusmaksu 20 % - Loppuosa Voyager-tuesta sekä kaikki laitteistomaksut perustuvat kirjastojen henkilökunnan määrään (50 %) sekä niteiden (25 %) ja nimekkeiden (25 %) määrään. Edellä mainitut tiedot tarkistetaan vuosittain: henkilökunnan määrä KITTyhteistilastosta ja tietokannan kokoa koskevat tiedot suoraan palvelimelta. Vuodesta 2011 alkaen Kansalliskirjasto maksaa keskitetysti aikaisemmin konsortion kesken jaettuihin Voyager-tukimaksuihin sisältyneen Aleph-tukimaksun ja CSCkustannusten Aleph-osuuden. Tästä syystä Ex Librikselle maksettavat Voyagertukimaksut olivat laskeneet edellisestä vuodesta keskimäärin 5,3 % (US-dollareissa). CSC-tukimaksut olivat laskeneet edellisvuodesta n. 23 %, mikä johtuu osin myös palvelimen huotosopimuksen hinnan laskusta. Kustannuksia nosti toisaalta CSC:n kautta laskutettu lisämuistin hankinta palvelimelle. Ohjausryhmän toimintakertomus Ohjausryhmän kokoonpano 2011 Tiina Järvinen, Maanpuolustuskorkeakoulu Vuokko Palonen, Tritonia (pj) Jarmo Saarti, Itä-Suomen yliopisto Kaisa Sinikara, Helsingin yliopisto Pentti Vattulainen, Varastokirjasto (vara-pj) Kristiina Hormia-Poutanen, Kansalliskirjasto Kuno Öhrman, Svenska handelshögskolan (IT-johtajien edustaja) valmistelijat: Nina Hyvönen, Kansalliskirjasto ja Tommi Jauhiainen, Kansalliskirjasto (24.11.2010-) sihteeri: Lassi Lager, Kansalliskirjasto Ohjausryhmä kokoontui neljä kertaa vuonna 2011: 18.1., 21.3., 17.6 ja 21.10. Kokouksissaan ohjausryhmä on käsitellyt mm. seuraavia asioita: Linnea2- ja AMKIT-konsortioiden yhteiset työryhmät Uuden kirjastojärjestelmän valmisteluryhmän perustaminen Lindan kustannushyötyanalyysi Voyager.versiopäivitys v. 2012 Relais-kaukopalveluohjelmiston hankinta Yleiskokousten valmistelu Tarkemmat tiedot löytyvät kokousten pöytäkirjoista, http://www.kansalliskirjasto.fi/kirjastoala/linnea2/konsortio/ohjausryhma.html 5