MATKUSTUSTUS- OHJE JOHTORYHMÄ 7.3.2014 HEKE-TIIMI 20.3.2014 YT-RYHMÄ 27.3.2014 1
HALLITUS 15.5.2014 2
Koulutusyhtymän palveluksessa olevien viranhaltijoiden ja työntekijöiden matkakustannusten korvaukset on määritelty Kunnallisen yleisen virka- ja työehtosopimuksen liitteessä 16 sekä vuosittaisessa verohallinnon ohjeessa. Mahdollisissa tulkintatilanteissa noudatetaan KVTES:n alkuperäistä tekstiä. Kunnallisessa yleisessä virka- ja työehtosopimuksessa on kerrottu päivärahat, kilometrikorvaukset ja muut korvaukset. Kunnallinen työmarkkinalaitos vahvistaa kalenterivuosittain muuttuvat korvausten summat. Ajan tasalla olevat korvaussummat löytyvät intranetistä kohdasta Matkustus. Alla viranhaltijalla tarkoitetaan myös työsopimussuhteista työntekijää ja päinvastoin. Virkamatkalla ja virantoimitusmatkalla tarkoitetaan myös työntekijöiden vastaavia matkoja. Virkamatka Virkamatka perustuu esimiehen antamaan matkamääräykseen, joka on henkilökohtainen. Matkamääräyshakemus (matkasuunnitelma) ja -päätös on tehtävä Populuksessa ennen matkaa, jotta kuntayhtymän työntekijöilleen ottama lakisääteinen tapaturmavakuutus on voimassa matkan aikana ja matkasta voidaan maksaa päiväraha. Virkamatka ei kuulu tavanomaiseen virkatoimintaan/tavanomaisiin työtehtäviin (vrt. virantoimitusmatka). Virkamatka edellyttää matkustamista virkapaikan ulkopuolelle. Koulutusyhtymän eri yksiköt kuuluvat koulutusyhtymän toiminta-alueeseen ja kukin näistä käsitellään näin virkapaikkana. Virkamatka alkaa kotoa ja päättyy kotiin, ellei henkilö lähde työpaikalta tai palaa työpaikalle. Virkamatkoja ovat esim. seminaarit ja koulutukset. Virantoimitusmatka Virantoimitusmatkassa matkustaminen on virkatehtäviin/työtehtäviin liittyvänä tavanomaista eli päivittäistä, viikoittaista tai muutoin toistuvaa, josta ei makseta päivärahaa. Virantoimitusmatkasta ei tarvitse tehdä viranhaltijapäätöstä, ellei esimies sitä edellytä. Virantoimitusmatkoja ovat esim. kokoukset ja muu koulutusyhtymän sisäinen toiminta sekä ohjauskäynnit opiskelijoiden työharjoittelu- ja työssäoppimispaikoilla. Poikkeukset: Opinto-ohjaajien erilaisille koulutusmessuille suuntautuvat, tavanomaisiin työtehtäviin kuuluvat matkat on koulutusyhtymässä tulkittu virkamatkoiksi. Opettajien opintokäynnit opiskelijaryhmän mukana on tulkittu yleensä virkamatkoiksi, jos ne suuntautuvat lähipaikkakuntia kauemmaksi. Virkamatkan ja virantoimitusmatkan kustannukset Virka- ja virantoimitusmatka on tehtävä niin lyhyessä ajassa ja vähin kokonaiskustannuksin kuin on mahdollista ja tarkoituksenmukaista. Huomioon otetaan matkakustannukset, päivärahat ja työajan käyttö. Lähtökohtana on, että korvausta ei makseta enempää kuin olisi maksettava, jos matka olisi tehty koulutusyhtymälle edullisimmalla tavalla. Matkamääräyksen antaja ja matkasuunnitelman hyväksyjä harkitsee, mikä on kokonaistaloudellisin matkustustapa (esim. lentokoneen käyttö tai muu poikkeuksellinen menettely). 3
Oman auton käytöstä on sovittava virkamatkahakemuksessa erikseen. Oman auton käytöstä virantoimitusmatkoilla on pidettävä ajopäiväkirjaa. Laskutettavat, ajopäiväkirjan mukaiset kilometrit on esitettävä enintään kahden kuukauden jaksoissa. Jos henkilö haluaa mennä omalla autolla sellaiselle paikkakunnalle, jonne pääsee junalla tai muulla julkisella kulkuneuvolla kohtuullisin järjestelyin, voidaan maksaa oman auton käytöstä julkisten kulkuneuvojen kustannusten suuruinen korvaus. Tämä menettely ei saa nostaa virkamatkan muita kustannuksia, esim. lisätä maksettavien päivärahojen määrää. Saman kalenterivuoden aikana 5000 km:n jälkeen oman auton käytöstä maksettava korvaus pienenee. Kodin ja työpaikan välisiä työmatkoja ei korvata. Mikäli työntekijä joutuu joko aamulla tai illalla tai molempina matkustamaan muuhun kuin vakinaiseen työpisteeseen, korvataan kuitenkin kustannusten erotus eli normaalia työmatkaa suuremmat kustannukset. Työpäivän sisällä työpaikalta käsin tapahtuva matkustaminen kuuluu kokonaisuudessaan korvattaviin kustannuksiin. (Kunnallisen työmarkkinalaitoksen tulkintakirje 8.12.1998) Taksin kohtuullisesta käytöstä on pyrittävä sopimaan etukäteen. Helsinki-Vantaan lentokentältä siirryttäessä Helsingin keskustaan käytetään julkisia kulkuvälineitä, kuten lentokenttäbussia. Erityisesti pääkaupunkiseudulla pyritään julkisen liikenteen käyttöön. Auton parkkimaksu (lentokentällä, rautatieasemalla, hotellissa) korvataan tositetta vastaan. Virantoimitusmatkasta ei yleensä makseta päivärahaa. 6 2 mom. mukaisesti mikäli työntekijä joutuu poikkeuksellisesti tai työnantajan määräyksestä yöpymään muualla kuin asunnossa, maksetaan päiväraha kuten virkamatkasta. Vähintään 10 tuntia kestävästä virantoimitusmatkasta vähintään 150 kilometrin päähän, maksetaan osapäivärahan suuruinen korvaus. Koulutusyhtymän omiin yksiköihin suuntautuvista matkoista ei makseta päivärahaa, koska eri yksiköt kuuluvat koulutusyhtymän toiminta-alueeseen. Virkamatkasta maksetaan päiväraha, jos virkamatka ulottuu yli 15 km etäisyydelle asunnosta ja työpaikasta. Päivärahan laskeminen Perusteena on matkavuorokausi, joka alkaa kun viranhaltija lähtee työpaikaltaan tai asunnostaan ja päättyy hänen palaamiseensa työpaikalleen tai asuntoonsa. Osapäiväraha maksetaan yli kahdeksan tuntia kestäneestä virkamatkasta. Kokopäiväraha maksetaan yli 12 tuntia kestäneestä virkamatkasta. Kun virkamatka on kestänyt enemmän kuin yhden matkavuorokauden ja viimeinen täysi matkavuorokausi ylittyy yli kahdella tunnilla, tältä vajaalta matkavuorokaudelta maksetaan osapäiväraha. Jos viimeisen matkavuorokauden ylitys on enemmän kuin 12 tuntia, maksetaan tältä vajaalta matkavuorokaudelta kokopäiväraha. Jos varsinaisen virkamatkan jälkeen jää esim. sukuloimaan, päivärahojen laskennassa käytetään virkamatkan päättymisaikana sitä aikaa, jolloin olisi ollut kotona, jos olisi matkustanut normaalisti. Samoin, jos lähtee virkamatkalle esim. jo viikonloppuna omien asioiden vuoksi, lähtöajaksi päivärahojen laskennassa katsotaan aika, jolloin olisi lähtenyt normaalisti virkamatkalle. Edellä mainituissa tapauksissa matkasuunnitelma ja -päätös tehdään päivärahojen maksun takia varsinaisille virkamatkapäiville, mutta matkasuunnitelmassa on vakuutuksen voimassaolon vuoksi syytä mainita lisätietona todelliset lähtö- ja paluuajat. Koulutusyhtymän vakuutus on voimassa esim. junamatkan ajan. 4
Alennettu päiväraha: jos viranhaltija on jonakin matkavuorokautena saanut maksuttoman lounaan ja päivällisen, päiväraha maksetaan tältä matkavuorokaudelta 50 %:lla alennettuna, osapäivärahan alentamiseen riittää yksikin ateria. Päivärahaa ei alenna hotelliaamiainen, päivä- tai iltakahvi. Majoittumiskorvaus KVTES:ssa on määritelty majoittumiskorvausten enimmäismäärät, jotka voidaan ylittää vain erityisestä syystä matkamääräyksen antajan päätöksellä. Hotellia varattaessa on ilmoittava, että majoittuu virkamieshinnalla (virkaehtosopimuksen mukainen enimmäishinta). Laskutettaessa lasku on pyydettävä Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymälle, viitteenä oma yksikkö ja oma nimi. Yömatkaraha (ns. kukkaraha ) maksetaan, jos hotellin sijasta yöpyy sukulaisten tai tuttavien luona. Ulkomaille tehtyjen virkamatkojen kustannusten korvaaminen Laivaseminaareista sekä kokous- ja koulutusristeilyistä maksetaan päivärahaa kotimaan matkojen säännösten mukaisesti. Päiväraha määräytyy sen maan mukaan, missä matkavuorokausi päättyy. Jos matkavuorokausi päättyy laivalla tai lentokoneessa, päiväraha määräytyy sen maan mukaan, josta laiva tai lentokone on viimeksi lähtenyt tai Suomesta lähdettäessä ensiksi saapuu. Viimeisen täyden matkavuorokauden ylittävältä ajalta maksetaan päivärahaa seuraavasti: 1. 35 % viimeisen ulkomailla päättyneen täyden matkavuorokauden mukaisesta päivärahasta, jos ylittävä aika on yli kaksi tuntia 2. 65 % viimeisen ulkomailla päättyneen täyden matkavuorokauden mukaisesta päivärahasta, jos ylittävä aika on yli 12 tuntia 3. kotimaassa päättyvän täyden matkavuorokauden ylittävältä ajalta kotimaan päivärahaa koskevien määräysten mukaisesti. Maksuton ateriointi alentaa ulkomaan päivärahaa kuten kotimaassakin. Virkamatkasta aiheutuvina kuluina korvataan lisäksi mm. viisumimaksut sekä tarpeelliset, kohdemaassa vaadittavien lääkkeiden ja rokotusten kustannukset. Matkatavaravakuutuksen vakuutusmaksu korvataan enintään 840,94 euron vakuutusmäärästä tai koko vuoden ajaksi otetun matkustajavakuutuksen enintään 50,46 euron vakuutusmaksu (katso tarkemmin 21 Erinäisten kulujen korvaaminen). Koulutusyhtymällä on ulkomaanmatkoja varten matkustajavakuutus, johon sisältyy matkatavara-, matkavastuu- ja oikeusturvavakuutus. Matkatavaroina olevaa irtainta omaisuutta korvataan enintään 1000 euroa. Lisätietoja vakuutusturvasta saa mm. intran toimintakäsikirjasta kohdasta 4.3.1.Kansainvälinen toiminta Vakuutusinfo. Omasta toimipaikan matkustusasioita hoitavalta henkilöltä saa vakuutuskortin, jolla voi vahinkotapauksessa osoittaa vakuutuksen olemassaolon. (Huom! 1000 euron korvaussumma ei riitä kameroiden, kännyköiden ja kannettavien tietokoneiden korvaamiseen. Matkustaja voi halutessaan ottaa omia tavaroita varten erillisen vakuutuksen itse.) Matkasuunnitelma Matkasuunnitelma tehdään aina ennen matkaa omalle esimiehelle Populus-järjestelmässä. Lisätietoihin merkitään matkustustapa, mahdollinen kurssimaksu, majoituskustannukset ja muut olennaiset asiat (kustannuspaikka). Perustele matkan syy. Mahdollinen Tilaisuuden ohjelma skannataan ja liitetään matkasuunnitelmaan. 5
Virkamatkapäätös Esimies tekee Dynastyyn päätökset kaikista ulkomaanmatkoista. Lisäksi Dynastylla tehdään päätökset sellaisiin koulutuksiin osallistumisesta, joihin kuuluu merkittäviä kurssimaksuja (yli 500 ). Populukseen työntekijä tekee aina matkasuunnitelmailmoituksen esimiehelleen poistuessaan omalta toimialueelta. Esimiehen päätös on edellytyksenä kustannusten korvaamiselle. Matkojen tilaaminen Matkaennakko Matkalasku Jokaisessa toimipaikassa on yhteyshenkilö, joka huolehtii matkalippujen tilaamisesta. Matkasuunnitelma tulee olla hyväksyttynä (Populus) ennen lippujen tilaamista. Ennen ulkomaan matkan tilaamista tehdään Dynasty-päätös. Toimipaikoilla on oma VR:n matkatili, joka mahdollistaa e-lippujen ostamisen suoraan VR:n verkkokaupasta. Toimipaikkojen yhteyshenkilöt tilaavat matkaliput käyttäen niitä palveluja ja tahoja, joihin koulutusyhtymä on tehnyt sopimukset. Käytännössä matkaennakoita on maksettu pidemmistä ulkomaan matkoista. Matkaennakon tarpeesta on ilmoitettava hyvissä ajoin ennen matkaa. Tästä tulee tehdä esimiehen/rehtorin/talous- ja hallintojohtajan allekirjoittama maksupyyntö konsernipalvelujen palkanlaskentaan. Matkaennakko lomake löytyy toimintakäsikirjasta kohdasta 2.5.7. Henkilöstöpalvelut matkustus. Mikäli matkalaskua ei ole esitetty kahden kuukauden kuluessa matkan päättymisestä, matkaennakko peritään takaisin henkilön palkasta. Matkalasku tehdään Populus ohjelmaan matkasuunnitelman pohjalta. Matkalaskun tulee sisältää seuraavat selvitykset: matkan tarkoitus matkustustapa matkareitti saapumis- ja lähtemispäivämäärät kellonaikoineen kunkin paikkakunnan osalta virkamatkamääräyksen tekijä/matkasuunnitelman hyväksyjä ja numero Matkalaskun liitteenä on oltava alkuperäiset tositteet kaikista syntyneistä kustannuksista. Tositteet (esim. taksi- ja linja-autoliput) ja matkan ohjelma (esim. kurssiohjelma) skannataan Populukseen matkalaskun liitteeksi. Ulkopuolista rahoitusta saavan projektin toimintaan liittyvän matkan alkuperäiset kuitit tulee toimittaa projektin vastuuhenkilölle. Matkalasku on KVTES:n mukaan tehtävä 2 kuukauden kuluessa matkasta. Koulutusyhtymä ei ole velvollinen maksamaan tätä vanhempia matkalaskuja (KVTES liite 16 24). Ajopäiväkirjat tulee laskuttaa vähintään kolmannesvuosittain. Jos määräajat ylittyvät, laskujen hyväksyntä siirtyy palkka-asiamiehen ratkaistavaksi. Ulkomaan matkalaskuihin tulee aina liittää mukaan myös matkaraportti. Matkalasku laitetaan ensiksi tarkastettavaksi toimipaikan matkalaskuasioita hoitavalle henkilölle ja vasta tämän jälkeen hyväksyttäväksi esimiehelle. Lisätietoja löytyy toimintakäsikirjasta kohdasta 2.5.7. Henkilöstöpalvelut matkustus. 6
Oman auton käyttö ja ajopäiväkirjat Koulutusyhtymän omistuksessa on autoja, joita henkilöstön tulisi käyttää työhön liittyviin matkoihin. Mikäli koulutusyhtymän/toimipaikan autot eivät ole vapaana käytettävissä, voidaan käyttää omaa autoa. Auton ajopäiväkirjaan on merkittävä ajopäiväkirjassa pyydettävät tiedot. Oman auton käytöstä täytetään Populukseen ajopäiväkirjaa. 7