JHS-TOIMINTA- JA KEHITTÄMISSUUNNITELMA SEURAAVALLE KAUDELLE Toiminnan kehittämiskohteita Alla on listattu tunnistettuja kehittämiskohteita, sekä ehdotus toiminnan kehittämiseksi: Suositusten ajantasaisuuden varmistaminen Virastojen tms. resurssipula ja henkilöiden parempi sitouttaminen JHS-työhön myös työryhmien ulkopuolella Suositusten käytön tukeminen VAHTI-ohjeiden ja JHS-suositusten päällekkäisyys Kieliversiot Palautekäsittelyn parantaminen JHS-suositukset: nykytilanne Tällä hetkellä voimassaolevia suosituksia on 47. Osa näistä on erilaisia luokituksia, joihin saattaa tulla muutoksia esimerkiksi EU-lainsäädännön myötä, osa taas on erilaisia menetelmäohjeistuksia. Suosituskanta on kasvussa: vuonna 2007 hankkeita päättyi 5 2008 samoin 5 2009 lokakuuhun mennessä 6, odotettavissa vielä 6 Ajantasaisuus ja resurssit Suositusten ylläpidosta vastaa, pois lukien paikkatietosuositukset, lähinnä JHSsihteeri - ja tämäkin pääasiallisesti joko saatujen kommenttien tai voimassaolopäivämäärien perusteella. Aikavälillä toukokuu - lokakuu 2009 kyselyitä tai kommentteja on tullut kuutisen kappaletta. Kommenteista yksi on johtanut konkreettisiin toimiin. Suosituskannan laajentuessa ja ajan kuluessa (suositusten voimassaolon päättyminen) tilanne alkaa muuttua kestämättömäksi. Toisaalta resurssipula vaivaa monia virastoja, jo nyt on nähtävissä, ettei työryhmiin aina saada välttämättä riittävän kattavaa osaamista. Vaarassa ovat siis suositusten yleiskäyttöisyys - johon ei edes palautekierros välttämättä vastaa - sekä suosituskannan ylläpito. Selkeästi vanhentuneiden suositusten pitäminen suosituskannassa ei ole omiaan edistämään
suositusten käytön kasvua tai arvostusta. Suositusten tukeminen Tällä hetkellä pelkästään vuosien 2007-2009 työryhmäläisten lista sisältää noin 200 henkilöä. JHS-sihteeri vastaa suosituksista tulleisiin kyselyihin ja kommentteihin ja tarvittaessa ottaa yhteyttä kunkin työryhmän vetäjään ja editoriin. Koska työryhmät hajoavat suosituksen laatimisen jälkeen, eikä ole mitään virallista tapaa pitää yhteystietoja ajan tasalla, on vaarana, että tarvittavia henkilöitä ei tavoiteta esimerkiksi työpaikanvaihdosten vuoksi. Ratkaisumalli Eräänä ratkaisumallina on ajateltu kohdealueiden asiantuntijaryhmiä. Kukin ryhmä seuraisi osa-alueensa suosituksia (ajantasaisuustarkistukset) sekä tuottaisi JHSjaostolle hanke-ehdotuksia. Valitsemalla ryhmien jäsenet oikein olisi mahdollista saada riittävästi näkemyksiä jo kunkin hankkeen esiselvitysvaiheessa, jolloin saataisiin parempia ja tarkempia hankesuunnitelmia. Lisäksi ryhmä voisi esittää työryhmän vetäjän, tai koko työryhmän. Asiantuntijaryhmä tai sen osa toimisi myös suositusluonnosten viimeisen version tarkastajana. Tätä kautta parannettaisiin luonnosten laatua. Ryhmien jäsenet olisivat oman alueensa asiantuntijoita, jotka seuraavat jo työnsäkin puolesta alueensa kehitystä. JUHTA nimeäisi jäsenet, joka takaisi sen, että ryhmäläisillä on virallinen mahdollisuus käyttää työaikaansa myös JHS-työhön. Ryhmät kokoontuisivat tarvittaessa, 3-4 kertaa vuodessa. Tiedonkulun tehostamiseksi on tarpeen, että kunkin ryhmän puheenjohtaja on myös JHS-jaoston asiantuntijajäsen. Hahmotelma kohdealueista JHS-jaosto vastaa kaikkien suositusten ajantasaisseurannasta ja kehittämisestä. Lisäksi jaosto käsittelee kaikki hanke-ehdotukset sekä vastaa luonnosten käsittelystä ja arvioinnista ennen JUHTAn käsittelyä. Seuraavilla osa-alueilla seurantaa ja kehittämistä tukevat lisäksi omat asiantuntijaryhmät: Luokitusryhmä (n. 20 suositusta) Menetelmäryhmä (arkkitehtuuri ja ICT-palvelu -suositukset, sähköinen asiointi) Tiedonhallintaryhmä (asiakirjahallinto, tietosuoja ja tietoturva, tunnistaminen, sanastosuositukset) Paikkatietoryhmä
VAHTI-ohjeiden ja JHS-suositusten päällekkäisyys Tällä hetkellä kaksi rinnakkaista ryhmää tekee osin päällekkäistä työtä tietoturvallisuuden osalta. VAHTI-ohjeet ovat erittäin laadukkaita, mutta ne on suunnattu valtiohallinnon tarpeisiin, jotka ovat vaatimuksiltaan kunnallishallintoa kovemmat. Joitain VAHTI-ohjeita on sovitettu JHS-suosituksiksi, mutta tämänkaltainen toimintatapa ei ole järkevä. Jatkon kannalta olisi mielekkäämpää, että sekä kunnallis- että valtionhallinnolle yhteiset tietoturvaohjeet julkaistaisiin JHS-suosituksina, jolloin niitä voitaisiin hyödyntää koko julkisessa hallinnossa. Kieliversiot 47:stä JHS-suosituksesta vain yhdeksästä on olemassa versio molemmilla kansallisilla kielillä, englanninkielisiä käännöksiä on vielä vähemmän. Molemmat kansalliset kielet on syytä huomioida, EU-yhteistyön vuoksi joissain tapauksissa myös englanti. Lisäksi kilpailutustilanteissa on hyvinkin mahdollista, että tarjousta valmistelee lähinnä englantia puhuva henkilö. Siksi joidenkin suositusten osalta on syytä harkita myös englanninkielistä käännöstä. Jatkossa toimintamallina voisi olla: Työryhmä suosittelee tehtävät kieliversiot jo hankesuunnitelman tekovaiheessa Palautekierroksella kysytään käännöstarpeesta Viime kädessä päätöksen kääntämisestä tekee JHS-sihteeri Käännöksiin merkitään, että alkuperäinen (suomenkielinen) suositus on virallinen versio Pääpaino olisi tuottaa käännökset ruotsiksi Tämän perusteella pitää muuttaa JHS 136 Kieliversioiden tarkistusmenettely vaatii erillisen tarkastelun. Lopullisen linjauksen käännöspolitiikasta tekee seuraava JHS-jaosto. Palautekäsittelyn parantaminen JHS-suosituksista tulee erittäin vähän palautetta niin laadun, hyödyllisyyden kuin käytön laajuuden osalta. Tällä hetkellä palautekanavina toimivat palautekierroksen ohella JHS-sivuston keskustelupalstat ja JHS-sihteerin sähköpostiosoite. Jatkossa palautetta voitaisiin antaa myös JHS-sivustoon liitettävän palauteosion avulla, jolloin saadut kommentit voitaisiin kerätä keskitetysti JHS-jaoston käsittelyyn. Mikäli palautteenantaja on jättänyt sähköpostiosoitteensa, voitaisiin hänelle toimittaa myös tieto siitä, miten asiaan on reagoitu. Tämä voisi kannustaa palautteen antamiseen myös varsinaisen palautekierroksen ulkopuolella ja osaltaan parantaa JHS-suositusten
laatua. Vuoden 2010 toimintasuunnitelma Hanke-aihiot Hankelista on pitkä, joten käynnistettävät hankkeet pitää priorisoida toimikauden alussa. On otettava huomioon, että samat henkilöt ovat osallistuneet jo pitkään tietyntyyppisten suositusten laadintaan. Samoin SADe-ohjelma vaikuttaa käytettävissä oleviin resursseihin. JHS-termistö (kooste JHS-suosituksissa käytettävistä termeistä selityksineen) o Tämä ei ole välttämättä suositus, vaan nopeammin päivitettävä erillinen liite, joka joko liitetään kuhunkin suositukseen tai johon suosituksissa viitataan. Hanke on jo käynnissä julkaistujen sanastojen kartoittamisen osalta. Julkishallinnon luokitukset (lista-suositusten yhdistäminen) o Yksittäiset luokitussuositukset kootaan yhdeksi koontisuositukseksi Jatkoa ICT-palvelujen kehittäminen -suositussarjaan o Laadunvarmistus (yhdenmukaisen laadunvarmistusprosessin käyttäminen) o Ketterät menetelmät (ketterien menetelmien hyödyntäminen ictpalvelujen kehittämisessä) o Projektisalkunhallinta o Systeemityömenetelmä (yhdenmukaisten lopputuotosten varmistaminen ja katselmointien pitäminen toimittajan menetelmästä huolimatta, ns. manuaalijärjestelmäkehitysprojektin tilaajalle) o Vaatimusten hallinta o Tietojärjestelmähankinnan elinkaari Julkishallinnon standardisalkku o Avoimesti käytettävien standardien ja normien listaus ja keinot niiden hyödyntämiseen Virtu- ja VirtuK-hankkeiden pohjalta on mahdollisesti tulossa suositus tai suosituksia virkamiesten tunnistamiseen liittyen. SOA:n hyödyntäminen o Pohjaksi Kunta-arkkitehtuuri, Tre Paikkatietosuositukset o 5 kpl, nimikkeet täsmentyvät myöhemmin Tunnistaminen ja maksaminen sähköisessä asioinnissa Tietotilinpäätöksen laatiminen julkisessa hallinnossa Julkisen hallinnon palvelujen määritys ja tuotteistaminen Käyttövaltuushallinnon kehittäminen (ohje)
Hyvän käyttövaltuushallinnan ja sitä tukevien ratkaisuiden vaatimukset (linjauksia) Muut suositukset, jotka pitää päivittää tai tuottaa esim. SADe ohjelman vaatimusten perustella Tarkasteltavia tai vanhenevia suosituksia JHS 129 Julkishallinnon verkkopalvelun suunnittelun ja toteuttamisen periaatteet JHS 136 JHS 143 Asiakirjojen kuvailun ja hallinnan metatiedot JHS 145 Palvelutietojen ryhmittely ja osoitteet asiointia varten monta toimialaa kattavissa julkisen sektorin portaaleissa o Suositus vanhenee 2009 JHS 147 Salassa pidettävien tietojen ja asiakirjojen turvaluokittelu JHS 157 Asiakaspäätteet julkishallinnossa o Ajantasaisuustarkistus JHS 161 Sähköpostiosoitteet julkishallinnossa o Voimassa vuoden 2009 loppuun. JHS 164 Tunnistautuminen ja maksaminen sähköisessä asioinnissa VETUMApalvelun avulla o Voimassaoloaika päättyy kesäkuussa 2010. Tilannetta on syytä tarkastella keväällä 2010. JHS 166 Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot (JIT 2007) Muu toiminta vuonna 2010 Vuonna 2010 järjestetään 2 seminaaria sekä palautekysely JHS-suosituksista.