LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 3/2015 1 Kulttuurilautakunta AIKA 24.09.2015 klo 18:00-21:10 PAIKKA Sivistyskeskuksen kokoushuone, Karlskronabulevardi 8 LÄSNÄ Schroderus Toini puheenjohtaja Rosenberg Thomas varapuheenjohtaja poistui klo 19:28 ( 26) Sirén Nina jäsen Svenskberg Veronica jäsen Äijö Raili jäsen Laiho Pasi jäsen Selander Leena jäsen poistui klo 19:34 ( 26) Karvonen Juha jäsen Väkevä Antti jäsen Lindfors Bo jäsen MUUT Eriksson Leif vt. kultt.- ja v-atoimen pääll. Heijnsbroek-Wirén Mia kh:n pj. Backström Danielle vt kirjastonjoht. Toivari-Viitala Jaana museointendentti Flinck Sirpa kulttuuriohjaaja Laukkanen Pinja Korhosen varajäsen POISSA Arlin-Kippola Anna-Kaarina jäsen Grönholm Thomas sivistysjohtaja Grönberg Merja kh:n edustaja Korhonen Ellinoora nuor.valt. edustaja ALLEKIRJOITUKSET Puheenjohtaja Sihteeri Toini Schroderus KÄSITELLYT ASIAT 20-28 Leif Eriksson PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS Loviisassa Nina Sirén Pasi Laiho PÖYTÄKIRJA YLEI- Sivistyskeskus, Karlskronab. 8, 1.10.2015, klo 9-12, 13-15.30 SESTI NÄHTÄVILLÄ Pöytäkirjanotteen oikeaksi todistaa Loviisa Leif Eriksson, vt. kulttuuri- ja vapaa-aikatoimen päällikkö Leif Eriksson, vt. kulttuuri- ja vapaa-aikatoimen päällikkö
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 3/2015 2 Kulttuurilautakunta LUETTELO KÄSITELLYISTÄ ASIOISTA Sivu 20 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 4 21 Pöytäkirjantarkistajat 5 22 Esityslistan hyväksyminen 6 23 Kulttuurilautakunnan osavuosikatsaus 01-08/2015 7 24 Almintalo 8 25 Uudenmaan kuntien yhteinen kirjastojärjestelmä ja asiakasliittymä 26 Kulttuurilautakunnan talousarvioehdotus 2016 ja taloussuunnitelma 2016-2018 10 13 27 Loviisan vuoden taiteilija 15 28 Muut asiat 16
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 3/2015 3 Kulttuurilautakunta 20 24.09.2015 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus KTL 20 Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 3/2015 4 Kulttuurilautakunta 21 24.09.2015 Pöytäkirjantarkistajat KTL 21 Pöytäkirjantarkistajiksi valittiin Nina Sirén ja Pasi Laiho.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 3/2015 5 Kulttuurilautakunta 22 24.09.2015 Esityslistan hyväksyminen KTL 22 Ehdotus: Kokouskutsun mukana jaettu asialista hyväksytään kokouksen esityslistaksi. Bo Lindfors ehdotti että asia seitsemän, Almin talo, käsiteltäisiin ennen asiaa viittä, kulttuurilautakunnan talousarvioehdotus 2016 ja taloussuunnitelma 2016-2018. Ehdotusta kannatettiin yksimielisesti. Kulttuurilautakunta päätti käsitellä asiaa seitsemän, Almin talo, asiana viisi ja kulttuurilautakunnan talousarvioehdotus 2016 ja taloussuunnitelma 2016-2018 asiana seitsemän. Muuten asialista hyväksyttiin esityslistaksi.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 3/2015 6 Kulttuurilautakunta 23 24.09.2015 Kulttuurilautakunnan osavuosikatsaus 01-08/2015 571/02.02.02/2015 KTL 23 Valmistelija ja esittelijä: vs. kulttuuri ja vapaa-aikatoimen päällikkö Leif Eriksson puh. 040 568 4138. Kulttuurilautakunnan vuoden 2015 talousarvion toteuma on tarkistettu tammi- elokuun tulojen ja kustannusten perusteella. Toteuma ennustetaan olevan talousarvion mukainen. Almintalon vuokraamisesta aiheutuvat kustannukset eivät sisälly budjettiin. Tämä huomioidaan loppuvuonna siten, että kulttuuritoimi säästää mahdollisuuksien mukaan muiden kulttuuripalveluiden ostoissa. Liitteenä on sivistyskeskuksen ja kulttuurilautakunnan vastuualueen avaintavoitteiden toteuma sekä kulttuurilautakunnan vastuualueen toteumaraportti joka sisältää sekä ulkoiset että sisäiset erät. Liitteet: 1-2. Ehdotus: Kulttuurilautakunta merkitsee osavuosiraportin 1-8/2015 tiedoksi. Kulttuurilautakunta merkitsee osavuosiraportin 1-8/2015 tiedoksi.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 3/2015 7 Kulttuurilautakunta 24 24.09.2015 Almintalo 522/10.04.02/2015 KTL 24 Valmistelija ja esittelijä: vs. kulttuuri- ja vapaa-aikatoimen päällikkö Leif Eriksson puh. 040 568 4138. Kaupunginvaltuusto on 9.9.2015 päättänyt vuokrata Almin talon viiden (5) vuoden määräaikaisella vuokrasopimuksella Kari Markkulalta, alkaen 1.10.2015. Almin talosta muodostetaan kaupungin ylläpitämä kulttuurikeskus jonka toiminnasta vastaa Loviisan kaupungin kulttuuri- ja vapaa-aikatoimi. Kaupunginvaltuusto antoi kulttuuri- ja vapaa-aikatoimelle tehtäväksi laatia ohjeet ja menettelytavat miten kulttuurialan toimijat voivat vuokrata talosta tiloja. Talo on kaksikerroksinen hirsitalo käsittäen kaikkiaan n. 580 m2. Talossa on järjestetty konsertteja, taidenäyttelyitä ja muita taiteellisia tapahtumia. Almintalon vuokraaminen on nähtävä kulttuuritoimintaan panostamisena. Se on kaupungin kannalta eräänlainen sijoitus ja linjaus siitä, miten monipuolisesti kaupunki voi olla edistämässä kulttuurialan kehittämistä. Monipuoliset kulttuuritapahtumat luovat kaupungista elinvoimaisen kuvan ja voivat omalta osaltaan houkutella uusia asukkaita paikkakunnalle. Virkamiestyöryhmä laatii ehdotuksen Almin talo käytön periaatteista, säännöistä sekä miten talo hoidetaan ja hallinnoidaan. Ehdotus: Käsittely: Kulttuurilautakunta käy keskustelun Almin talon käytön periaatteista, säännöistä, hallinnosta ja hoidosta. Kulttuurilautakunta ottaa kantaa virkamies ehdotukseen seuraavassa kokouksessaan. Kulttuurilautakunta kävi periaate keskustelun Almin talon käytöstä. Lautakunta katsoo, ettei vierasateljee sovi taloon ja että vierasateljee rajoittaa kulttuuritalon käyttöä. Raili Äijö ehdotti seuraavaa lisäystä päätökseen: Kulttuurilautakunta vastustaa vierasateljeen siirtämistä Almintaloon. Vierasateljeen sijoittaminen Almin taloon rajoittaa huomattavasti talon käyttöä kaupungin muuhun kulttuuritoimintaan. Lautakunta esittää, että johtoryhmä ottaa tämän huomioon ja käsittelee asian uudelleen. Ehdotus sai yhtenäisen kannatuksen lautakunnassa.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 3/2015 8 Talon nimestä käytiin keskustelu. Sekä Loviisan kulttuurikeskus että Almin talolla on kannatusta lautakunnassa. Kultturilautakunta kävi periaate keskustelun Almin talon käyttöperiaatteista.kulttuurilautakunta vastustaa vierasateljeen siirtämistä Almintaloon. Vierasateljeen sijoittaminen Almin taloon rajoittaa huomattavasti talon käyttöä kaupungin muuhun kulttuuritoimintaan. Lautakunta esittää, että johtoryhmä ottaa tämän huomioon ja käsittelee asian uudelleen.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 3/2015 9 Kulttuurilautakunta 25 24.09.2015 Uudenmaan kuntien yhteinen kirjastojärjestelmä ja asiakasliittymä 575/12.03.02/2015 KTL 25 Valmistelu: vs. kirjastojohtaja Danielle Backström puh. 040 778 6385. Valmistelija ja esittelijä: vs. kulttuuri- ja vapaa-aikapäällikkö Leif Eriksson puh. 040 5684138. Uudenmaan yleiset kirjastot ovat lokakuusta 2014 lähtien"uudenmaan kirjastojen yhteistyö" -hankerahoituksen tuella kartoittaneet yhteisiä kehittämisalueita, joista tärkein on yhteisen tietojärjestelmän aikaan saaminen. Kirjastot (pois lukien Helmet-kirjastot eli Helsingin, Espoon, Kauniaisten ja Vantaan kirjastot) päättivät 15.6.2015 yhteisen kirjastojärjestelmähankkeen valmistelusta. Tavoitteena on avoimeen lähdekoodin pohjautuvan Koha-kirjastojärjestelmän ja Finna-asiakasliittymän käyttöönotto vaiheittain vuosina 2016-2018. Päätös perustuu Uudenmaan yleisten kirjastojen ja muualla Suomessa käytössä olevien tietojärjestelmien käyttökokemuksiin, faktojen ja kustannusten vertailuun, vireillä oleviin hankkeisiin ja yleisten kirjastojen toiminnan ja talouden kehittämistarpeisiin. Uudenmaan kirjastojärjestelmähankkeessa on mukana 22 kuntaa: Askola, Hanko, Hyvinkää, Järvenpää, Karkkila, Kerava, Kirkkonummi, Lapinjärvi, Lohja, Loviisa, Myrskylä, Mäntsälä, Nurmijärvi, Pornainen, Porvoo, Pukkila, Sipoo, Siuntio, Tuusula ja Vihti. Lisäksi mukana ovat Hausjärvi ja Riihimäki. Uudenmaan kunnista hankkeen ulkopuolella ovat jättäytyneet toistaiseksi Raasepori ja Inkoo. Valmisteluvaiheeseen ilmoittautuneet kunnat/kaupungit tekevät päätökset varsinaiseen kirjastojärjestelmäyhteistyöhön liittymisestä syksyn 2015 aikana. Hanketta isännöi Porvoon kaupunginkirjasto - Uudenmaan maakuntakirjasto. Kohan ylläpitäjänä ja kehittäjänä tullee toimimaan mukana olevien kuntien omistama osakeyhtiö Koha-Suomi Oy. Yhtiötä valmistelee Kohti Kohaa -hanke, johon osallistuvat Mikkelin kaupunginkirjasto- Etelä-Savon maakuntakirjasto, Kouvolan kaupunginkirjasto - maakuntakirjasto/kyyti-kirjastot, Oulun kaupunginkirjasto - maakuntakirjasto/outi-kirjastot, Rovaniemen kaupunginkirjasto - Lapin maakuntakirjasto/lapin kirjastot ja Turun kaupunginkirjasto - Varsinais-Suomen maakuntakirjasto. Mikkelin kaupunginkirjasto - Etelä-Savon maakuntakirjasto toimii vastuuorganisaationa ja hankkeen on rahoittanut Itä-Suomen aluehallintovirasto. Asukkaita em. hankkeessa mukana olevissa kunnissa on yli 1,5 miljoonaa. Kun em. Uudenmaan kirjastot
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 3/2015 10 liittyvät Kohaan, asiakaspohja nousee kahteen (2) miljoonaan. Kohan käyttöönotto Uudellamaalla toteutetaan maakunnallisena hankkeena, jossa vastuukunta toimii Porvoo. Porvoon maakuntakirjasto vastaa käyttöönottoprojektista, konversiosta sekä koulutuksesta yhteistyössä Koha-Suomi OY:n ja Uudenmaan kirjastojen kanssa. Kohan kansallisesta ylläpidosta ja kehittämisestä tulee jatkossa vastaamaan Koha-Suomi OY, joka mahdollisesti neuvottelee yhteiset sopimukset palvelinten ylläpidosta. Kohan käyttöönoton investointina on kuntien yhtiöön sijoitettava osakepääoma. Käyttöönottokustannukset muodostuvat nykyisten järjestelmien datan ulosluvusta ja hankkeen henkilöstökuluista (n. 12,25 htv 3 vuoden aikana), matkakuluista, vuokrista, laitteista, koulutuksista sekä kirjastojen henkilöstökuluista (noin 1 htv/v/kunta) sisältäen työryhmiin osallistumisen ja paikallisen yhteyshenkilön. Osa palveluista ostetaan mahdollisesti ostopalveluna. Laskelmat ovat alustavia ja tarkentuvat suunnitelmien valmistuessa. Käyttökustannukset muodostuvat Koha-Suomi Oy:n vuosimaksuista sekä maakunnallisen yhteistietokannan ja Finnan ylläpidon kustannuksista (käyttöjaksolla maakunnallisesti 1-2 htv/v.) oheiskuluineen. Alustavat kuntakohtaiset laskelmat käyttöönotto- ja käyttökustannuksista kunnittain on lähetetty kirjastojen johtajille. Kuntakohtaiset laskelmat ovat liitteenä. Niitä päivitetään tarvittaessa, kun Koha-Suomen talousarviot ja maakunnallinen hallintomalli ja muut suunnitelmat ovat valmiina. Vertailtujen kirjastojärjestelmien toiminnallisuuksissa ei ole merkittäviä eroja lukuun ottamatta osakohteiden käsittelyä. Osa kirjastojärjestelmistä vaatii työasemalle asennettavan asiakasohjelman (client) ja osa toimii selainpohjaisesti, mikä on tärkeääsen yksinkertaisemman päivitettävyyden erilaisilla laiteilla sekä käyttöjärjestelmillä käytön takia. Tärkeimmät perusteet avoimen lähdekoodin valintaan ovat kirjastojen mahdollisuudet vaikuttaa järjestelmän kehittämiseen ja oman tietokannassa olevan datan hallintaan sekä julkisen hallinnon tiedon avoimuuteen ja yhteen toimivuuteen. Myös avoimet rajapinnat mahdollistavat laajemman liitettävyyden erilaisiin palveluihin, jolloin toiminta tehostuu ja tulee taloudellisesti edullisemmaksi. Kohan kehittäminen ja ylläpito tapahtuvat jatkossa kasallisesti Koha-Suomi OY:ssä, Valtiovarainministeriön tuotteenhallintamallin mukaisesti. Kirjastojärjestelmäyhteistyön vastuukunta hoitaa alueen kuntien ja Koha-Suomen välistä
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 3/2015 11 yhteistyötä ja tukipalveluja sekä osallistuu järjestelmän ja maakunnallisen toiminnan kehittämiseen. Paikalliset pääkäyttäjät osallistuvat järjestelmän ylläpitoon ja kehittämiseen yhteistyössä vastuukunnan kanssa. Lisäksi alueen kunnat osallistuvat kirjastojärjestelmäyhteistyöhön hallintoon, tietojen antoon ja sovittuihin kehittämisryhmiin. Tärkeimmät toimenpiteet ovat kuntien budjetointi kirjastojärjestelmää varten ja Koha-Suomi Oy:n osakkeiden ostaminen. Yhtiön perustamisen valmistelut ovat vireillä. Päätös maakunnalliseen kirjastojärjestelmähankkeeseen ja sen kustannuksiin sitoutumisesta tulee tehdä lokakuun 2015 aikana. Kustannukset jakautuvat osallistujakuntien kesken kuntien asukasluvun perusteella. Finnan käyttöönotosta laaditaan palvelusopimus Kansalliskirjaston kanssa alkuvuodesta 2016. Liite 3 Uudenmaan kirjastojärjestelmän hallintomalli (a) Kirjastojärjestelmä- ja asiakasliittymähankkeen alustava aikataulu (b) Finna-asiakasliittymän käyttöönottoprosessin luonnos (c) Uudenmaan kirjastojen kirjastojärjestelmä- ja asiakasliittymä (d) Kuntakohtaiset käyttöönotto- ja käyttökustannusarviot (e) Ehdotus: Loviisan kaupunki ostaa Koha-Suomi Oy:n osakkeita, osallistuu Koha-tietojärjestelmäyhteistyöhön ja sen kustannuksiin. Loviisan kaupunki ostaa Koha-Suomi Oy:n osakkeita, osallistuu Koha-tietojärjestelmäyhteistyöhön ja sen kustannuksiin.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 3/2015 12 Kulttuurilautakunta 26 24.09.2015 Kulttuurilautakunnan talousarvioehdotus 2016 ja taloussuunnitelma 2016-2018 572/02.02.00/2015 KTL 26 Valmistelijat: sivistysjohtaja Thomas Grönholm, taloussuunnittelija Siv Mårtens ja kulttuuri-ja vapaa-aikatoimen päällikkö Leif Eriksson. Loviisan kaupunginhallitus on kokouksessaan 15.6.2015 170 hyväksynyt talousarvio- ja taloussuunnitelmaehdotuksen suunnitteluohjeen vuosille 2016-2018. Talousarviovuonna 2016 tavoitteen on tuottavuusohjelmien jatkojalostaminen sekä hyvän tuottavuuskehityksen aikaansaaminen kaikissa keskuksissa ja vesiliikelaitoksessa. Keskusilta edellytetään tuottavuutta parantavien ja kustannusten kasvua hillitsevien tuottavuusohjelmien käytännön toteuttamista ja jatkojalostamista vuoden 2016 talousarvion yhteydessä siten, että uudet toimenpiteet voidaan osittain toimeenpanna jo talousarviossa 2016 ja kokonaan suunnitelmakauden loppuun mennessä. Talousarviovuosina 2016 ja 2017 tavoitellaan vuositasolla 1 miljoonan euron sopeutusta. Merkittävä osa sopeuttamisesta tulee saavuttaa organisaatiomuutoksen kautta. Ohjeissa todetaan edelleen että tavoitteena on, että tuottavuuden lisäämisen avulla Loviisan kaupungin kulut tulevat pienenemään asiakaspalvelun kuitenkaan suuremmin heikentymättä. Henkilöstösuunnittelussa keskeinen tavoite on, että kaupungin henkilöstömäärä supistuu hallitusti vuosille 2016-2018 asetettujen tuottavuustavoitteiden mukaisesti. Tämä edellyttää toimintojen uudelleenjärjestelyä, palvelumallien muuttamista sekä toimintojen kokoamista. Henkilöstön vähentäminen ei kuitenkaan saa lisätä ulkoisten palveluiden ostoa. Talousarvion suunnitteluohje sisältää keskuskohtaiset raamit sopeutussummineen. Raami on laskettu vuoden 2015 talousarvion ulkoisista määrärahoista. Sivistyskeskuksen raami on seuraava: TA 2015 Raami 2016 Ta-ehdotus Erotus raamiin Tulot, 2 415 621 2 818 000 2 639 665-178 335 Menot, 25 390 570-25 619 000
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 3/2015 13 Sopeutus, 300 000 Uusi menoraami, 25 319 000 25 510 355-191 355 Toimintakate, - 22 974 949-22 501 000-22 870 690-369 690 Kulttuurilautakunnan talousarvioehdotus on: TA 2015 Ta-ehdotus Erotus Tae 2016 ja Ta 2015 Tulot, 99 346 118 446 19 100 Menot, 1 391 249 1 419 712 28 463 Toimintakate, - 1 291 903-1 301 266-9 363 Kulttuurilautakunnan talousarvioehdotuksessa on määräraha Almin talon vuokraukseen. Kulttuurilautakunnan talousarvioehdotus huomioi Uudenmaan kuntien yhteisen kirjastojärjestelmän hankkimisen. Kulttuurilautakunnan talousarvioehdotuksessa on tehty sisäisiä muutoksia kustannuspaikkojen kesken. Talousarvioehdotus ei sisällä suurempaa vaikutusta asukkaisiin, palveluun ja talousarvioon. Almin talon vuokraaminen on parannus kulttuuritarjonnalle ja antaa uusia mahdollisuuksia kulttuuriyhdistyksille.almin talon vuokraaminen lisää kulttuurilautakunnan menoja. Vuonna 2016 keskusten toimintakate on valtuuston nähden sitova. Talousarvioesitys sisältää ainoastaan ulkoiset erät. Sisäiset erät budjetoidaan keskitetysti. Liite 4 - kulttuurilautakunnan talousarvioehdotus (a) - kulttuurilautakunnan henkilöstösuunnitelma (b) - sivistyskeskuksen investointisuunnitelma (c) Esittelijä vapaa-aikatoimen päällikkö Leif Eriksson puh. 040 568 4138. Ehdotus: Kulttuurilautakunta hyväksyy talousarvioehdotuksen 2016 ja taloussuunnitelman 2016-2018 liitteiden mukaisesti. Pykälän käsittelyn aikana kokouksesta poistui Thomas Rosenberg klo 19.28 ja Leena Selander klo 19.34. Kulttuurilautakunta hyväksyi talousarvioehdotuksen 2016 ja taloussuunnitelman 2016-2018. Pienempiä muutoksia tehtiin talousarvion tekstiosaan koskien Almin taloa.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 3/2015 14 Kulttuurilautakunta 27 24.09.2015 Loviisan vuoden taiteilija 578/12.03/2015 KTL 27 Valmistelija ja esittelijä: Kulttuuri- ja vapaa-aikatoimen päällikkö Leif Eriksson, puh. 040 568 4138. Loviisan kaupungin kulttuuripoliittisessa ohjelmassa sanotaan että ammattia harjoitettavien taiteilijoiden huomioimiseksi nimitetään vuosittain Loviisan vuoden taiteilijan. Kulttuurilautakunta keskustelee miten vuoden taitelija nimitys tehdään käytännössä. Ehdotus: Valmistelija ehdotti seuraavaa kokouksessa: Vuoden taiteilijaa ei valita tänä vuonna, koska kulttuuripoliittista ohjelmaa ei toistaiseksi ole käsitelty ja hyväksytty valtuustossa. Kun ohjelma on hyväksytty, lautakunta valitsee työryhmän joka tekee ehdotuksen miten vuoden taiteilija valitaan ja palkitaan. Vuoden taiteilijaa ei valita tänä vuonna, koska kulttuuripoliittista ohjelmaa ei toistaiseksi ole käsitelty ja hyväksytty valtuustossa. Kun ohjelma on hyväksytty, lautakunta valitsee työryhmän joka tekee ehdotuksen miten vuoden taiteilija valitaan ja palkitaan.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 3/2015 15 Kulttuurilautakunta 28 24.09.2015 Muut asiat KTL 28 Valmistelija ja esittelijä: vs. kulttuuri ja vapaa-aikatoimen päällikkö Leif Eriksson puh. 040 568 4138. Kirjasto- ja kulttuuripäällikön opintovapaa aikainen työnjako: Liljendalin kirjaston automatisointi. Ajankohtaista museosta. Sibeliuspäivät ja Loviisanpäivät. Toistaiseksi näyttely Almin talossa. Kulttuurilautakunnan seuraava kokous pidetään tiistaina 3.11.2015 Ehdotus: Kirjataan tiedoksi. Asiat kirjattiin tiedoksi.