Museo 2015 hankesuunnitelma 1.6.2012 Sisällysluettelo Sisällysluettelo... 1 1. Museo 2015 -hankkeen tausta... 1 2. Hankkeen tavoitteet, vaikutukset ja rajaukset... 2 3. Hankkeen organisointi... 4 4. Toimintaympäristö ja sidosryhmät... 4 5. Tehtävät... 5 Luettelointi... 6 Kokonaisarkkitehtuuri... 6 Uuteen kokoelmahallintajärjestelmään liittyvät tehtäväkokonaisuudet... 6 Museo 2015 ja KDK... 6 Viestintä... 7 6. Työmenetelmät... 7 1. Museo 2015 -hankkeen tausta Museovirasto tilasi vuonna 2010 Tieteen tietotekniikan keskus CSC:tä selvitystyön museoiden kokoelmahallintajärjestelmien nykytilasta ja vaihtoehtoisista kehitysmalleista. Selvitystyön loppuraportti valmistui 16.2.2011. (Museoiden kokoelmahallintajärjestelmät. Nykytila ja vaihtoehtoiset kehitysmallit. Selvitystyön loppuraportti. http://www.nba.fi/fi/museoalan_kehittaminen/museo_2015/raportit) Selvitys koettiin tarpeelliseksi, koska Kansallinen digitaalinen kirjasto hankkeen (KDK) asiakasliittymän koekäyttö osoitti, että museoaineistojen saavutettavuuteen liittyi ongelmia. Museoiden kirjavista luettelointikäytännöistä ja useista erilaisista kokoelmahallintajärjestelmistä johtuva aineistojen epäyhtenäisyys heikensi museotietojen laatua asiakasnäkökulmasta katsottuna. Selvityksessä perehdyttiin tärkeimpiin Suomessa käytössä oleviin kokoelmahallintajärjestelmiin sekä kirjallisen materiaalin että ohjelmistojen käyttäjien haastattelujen perusteella. Niiden lisäksi selvityksessä tutustuttiin tärkeimpiin kansainvälisiin kokoelmahallintajärjestelmiin.
CSC:n selvityksessä kuvattiin neljä vaihtoehtoista toimintamallia, joiden mukaisesti museoala jatkossa voisi kehittää kokoelmahallinnan käytäntöjä ja tietojärjestelmiä. Analyysissa arvioitiin kunkin mallin vahvuuksia, heikkouksia, mahdollisuuksia ja uhkia. Lisäksi mietittiin keinoja ennaltaehkäistä tunnistettuja uhkia ja lieventää niiden mahdollisen toteutumisen vaikutuksia. Tehtyjen havaintojen ja päätelmien perusteella laadittiin suosituksia jatkotoimenpiteiksi. CSC:n suositus järjestelmäratkaisuksi oli, että aluksi kehitetään järjestelmien rajapintoja siten, että niiden yhteentoimivuus paranee. Jatkotoimenpiteenä CSC suositteli museolle siirtymistä yhteiseen, uuteen järjestelmään muutaman vuoden tähtäimellä. Museovirasto ja Valtion taidemuseo ryhtyivät yhdessä edistämään CSC:n suosittelemia kehittämistoimia. CSC:n raportti esitettiin museoille huhtikuussa 2011. Esittelytilaisuudessa ja sen jälkeisessä yhteydenpidossa museoiden kanssa todettiin, että raportin mukaiset kehittämistoimet olivat monin tavoin tervetulleita museokentällä, vaikka yhteiseen järjestelmään suhtauduttiin vielä nykytilanteessa varauksella. Hankevalmistelujen käynnistyttyä Suomen museoliitto ry (jäljempänä Museoliitto) liittyi hankekumppaniksi, opetus- ja kulttuuriministeriö vahvisti rahoituksen hankkeen suunnitteluvaiheelle, ja hankkeelle rekrytoitiin projektitiimi. Museosektorille järjestettiin hankkeen aloitusseminaari 23.10.2011, ja Museovirasto nimitti hankkeen johtoryhmän 22.11.2011. 2. Hankkeen tavoitteet, vaikutukset ja rajaukset Museo 2015 on valtakunnallinen museoiden yhteishanke, joka tuottaa työkaluja museokokoelmien sähköisen kokoelmahallinnan käyttöön ja kehittämiseen. Tavoitteena on museoiden kokoelmien hallinta järkevällä, kestävällä ja taloudellisella tavalla. Tulokset mahdollistavat kokoelma-aineistojen saatavuuden, näkyvyyden, monipuolisen käytön ja niiden tuottaman lisäarvon kasvun. Museo 2015 -hankkeen tavoite on antaa museoille tukea aineistojensa viemisessä Opetus- ja kulttuuriministeriön johdolla toimivan Kansallinen digitaalinen kirjasto hankkeen tuottamaan asiakasliittymään. Hanke myös huolehtii KDK:n museosektorin omasta näkymän kehitystyöstä yhdessä laajapohjaisen museoiden edustajista koostuvan kehittämisryhmän kanssa. Hankkeen keskeiset päämäärät ovat museoiden kokoelmiin liittyvien tiedonhallinnan prosessien, välineiden ja tavoitteiden kartoitus sekä museoiden organisoituminen luomaan ja kehittämään niitä yhdessä museoiden kokoelmien käytettävyyden edistäminen laadukkaalla, muuttuvan toimintaympäristön tarpeita palvelevalla luetteloinnilla sekä ajanmukaisilla ja taloudellisilla teknisillä ratkaisuilla
Hankkeessa edetään CSC:n laatiman raportin suosittelemalla tavalla. Hankkeen keskeiset tuotokset ovat museoiden kokoelmahallinnan kokonaisarkkitehtuuri yhtenäiset luettelointiohjeet ja käytännöt museoille yhteinen kokoelmahallintajärjestelmä monen eri järjestelmän tilalle hyvät käytännöt museoiden aineistojen viemiseksi KDK:n asiakasliittymään Museo 2015 -hankkeen välittömänä vaikutuksena ovat hyödyt kokoelmatyössä ja siihen perehdyttämisessä. Selkeillä luettelointiohjeilla työ voidaan tehdä hyvin, erilaisia tarpeita ajatellen ja sähköisen pitkäaikaissäilytyksen kriteerit täyttävällä tavalla. Luettelointikoulutus helpottuu ja kokoelmatyön laatu paranee. Kokoelmatietojen siirto yhteisiin verkkopalveluihin sujuvoituu aineistojen metatietojen yhdenmukaistumisen seurauksena. Uuteen järjestelmään siirtyminen edellyttää tietokantojen konversioita, joiden kustannuksiin tulee varautua. Museo 2015-hankkeeseen kuuluu migraatiovaiheen suunnittelu, jossa tietokantojen siirtoprosessi voidaan suunnitella mahdollisimman taloudelliseksi ja tarkoituksenmukaiseksi. Yhteisen järjestelmän käyttöönotolla ja aineistojen yhdenmukaisuudella voidaan merkittävästi vähentää tulevia kustannuksia. Museot ovat tehneet viime vuosina entistä tiiviimmin yhteistyötä mm. KDK-hankkeen ja museoiden kokoelma- ja tallennusyhteistyön (TAKO) ansiosta. Museo 2015 kokoaa museoiden asiantuntijat luomaan yhteisiä tavoitteita aineistojen sähköisen käytettävyyden edistämiseksi ja tulevaisuuden tarpeiden ennakoimiseksi. Sähköinen kokoelmahallinta on museotoiminnan ydinprosessi, joka on yhteydessä kaikkeen museotoimintaan. Museo2015 on linjassa muiden museoalan kehittämishankkeiden kanssa ja se tekee yhteistyötä muistiorganisaatioiden kanssa. Hankkeen keskeisimpiä rajauksia tällä hetkellä ovat: Museo 2015 tekee yhteistyötä Kansallisen digitaalisen kirjaston asiakasliittymätoimiston kanssa museoiden tarkoituksenmukaisen näkyvyyden varmistamiseksi ja tarjoaa asiantuntijuuden museoiden kokoelmatietokantojen siirtämisessä KDK:oon, mutta hanke ei toimi museoiden edustajana asiakasliittymän tai KDK-hankkeen osalta. Museo 2015 kehittää kokoelmahallinnan välineitä ensisijaisesti ammatillisesti hoidetuille museoille, mutta ottaa huomioon paikallismuseoiden toimintatavat ja tarpeet osana ammatillisten museoiden ohjauksen piiriin kuuluvaa toimintakenttää.
3. Hankkeen organisointi Hankkeen omistaja on Museovirasto, joka vastaa hankkeen toimintabudjetista ja hankkeen käytännön toteuttamisesta. Museoliitto osallistuu hankkeen toteutukseen tarjoamalla projektitiimin työn hankkeeseen. Edellytyksenä hankkeen toteutukselle on opetus- ja kulttuuriministeriön Museovirastolle myöntämä toimintamenobudjetti ja Museoliitolle myöntämä projektihenkilöstön palkkarahoitus. Hankkeella on Museoviraston nimittämä johtoryhmä, johon kuuluvat edustajat Museovirastosta, Valtion taidemuseosta ja Museoliitosta. Johtoryhmän puheenjohtaja on Museoviraston osastonjohtaja. Johtoryhmä vastaa toteutuksen seurannasta sekä strategisen tason päätöksistä ja linjauksista. Johtoryhmä huolehtii osaltaan hankkeen raportoinnista osallistuvien organisaatioiden johdolle, opetus- ja kulttuuriministeriölle sekä sidosryhmille. Johtoryhmä 1.6.2012 Kehittämispäällikkö Pirjo Hamari, Museovirasto Osastonjohtaja Vesa Hongisto, Museovirasto Pääsihteeri Kimmo Levä, Suomen museoliitto Kehitysjohtaja Eija Liukkonen, Valtion taidemuseo Tietohallintopäällikkö Kari Peiponen, Valtion taidemuseo Projektipäällikkö Satu Savia, Museo 2015 -hanke (esittelijä) Projektisuunnittelija Katri Vuola, Museo 2015 -hanke (sihteeri) Projektiryhmän työntekijät ovat (1.6. 2012) Autere, Riitta, arkkitehtuurikoordinaattori Furu, Leena, luettelointikoordinaattori Heikkinen, Eero, IT-suunnittelija Savia, Satu, projektipäällikkö Vuola, Katri, projektisuunnittelija 4. Toimintaympäristö ja sidosryhmät Sähköinen toimintaympäristö ja loppukäyttäjien tarpeet muodostavat perustan kokoelmahallinnan kehittämiselle ja palveluiden mahdollistamiselle. Museo 2015:n keskeinen menestystekijä on museoiden asiakkuuksista muodostuvan toimintaympäristön ja sen muutosten tunnistaminen. Toimintaympäristössä tapahtuvat muutokset ovat museoilla samat kuin muillakin toimijoilla tämän hetkisessä taloustilanteessa. Se tarkoittaa muun muassa julkisen rahoituksen
vähentymistä ja kuntauudistuksen myötä tulevia kuntayhdistymisiä. Näiden muutosten kohtaamiseen voidaan keskittyä entistäkin paremmin kun museoiden ydintoimintoihin kuuluvan kokoelmahallinnan välineet ovat kunnossa. Museoiden aineistojen julkaiseminen ja loppukäyttäjien käyttöön saattaminen lisäävät museoiden vaikuttavuutta entisestään. Nämä tavoitteet ovat linjassa valtion Vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelman tavoitteiden kanssa. Edistäessään museokokoelmien saatavuutta ja käytettävyyttä Museo 2015 toteuttaa kansallisia kulttuuripoliittisia tavoitteita. Se palvelee hallitusohjelman linjauksista yhtäältä sähköisten aineistojen avaamista kansalaisten vapaaseen käyttöön ja kansallisen tutkimusinfrastruktuurin kehittämistä, toisaalta tietojärjestelmäpohjan kehittämistä yhteisen kokonaisarkkitehtuurin ja taloudellisten kokonaisratkaisujen näkökulmasta. Museo 2015 keskittyy museoiden kokoelmahallinnan prosesseihin ja teknisiin ratkaisuihin. Hankkeen välitön sidosryhmä on museoammattilaiset. Hankkeen keskeisenä sidosryhmänä ovat museoiden omistajatahot, jotka rahoittavat museotoimintaa ja sen ydinprosesseja. Museot ovat keskenään erilaisia toimijoita, joiden osallisuus ja aktiivisuus ovat hankkeen kannalta ensiarvoisen tärkeää. Museot tekevät yhteistyötä erilaisissa hankkeissa. Museo 2015 täydentää museosektorin yhteistyötä ja organisoitumista. Museot ovat mukana hankkeessa osallistumalla sen työ- ja kommenttiryhmiin sekä tiedotus- ja koulutustilaisuuksiin. Museoiden yhteistä etua ja näkökulmaa hankkeessa edustaa Museoliitto. Museo 2015 tuottaa kehittyneitä ja taloudellisia ratkaisuja kokoelmahallinnan rakenteisiin sekä metatiedon tallentamiseen ja käsittelyyn, niitä tarjoaviin palveluihin ja tietosisällön yhdenmukaistamiseen. Asiakaspinnan näihin rakenteisiin muodostavat Kansallinen digitaalinen kirjasto, Europeana, ja muut asiakkaiden käyttöön tulevat kokoelmatietoa välittävät ohjelmistot sekä museotoiminta, jota hankkeen tulokset palvelevat. KDK kuuluu hankkeen lähimpiin sidosryhmiin. 5. Tehtävät Museo 2015:n keskeiset tehtäväkokonaisuudet ovat kokoelmahallinnan kokonaisarkkitehtuurin laatiminen, luetteloinnin kehittäminen sekä yhteisen kokoelmahallintajärjestelmän vaatimusmäärittely, kilpailutus ja hankinta. Kokonaisarkkitehtuurityö nostaa esille museoiden kokoelmahallinnan prosessit, välineet ja tavoitteet, joihin hanke keskittyy. Luetteloinnin kehittäminen parantaa luetteloinnin laatua ja tarkoituksenmukaisuutta sekä kokoelmien monipuolista käytettävyyttä. Kokoelmahallintaan liittyvän yhteistyön organisoimista ja yhteisen
näkemyksen saavuttamista palvelevat sekä hankkeen toimintamallit että hankeviestintä. Luettelointi Luetteloinnin kehitystyö tehdään hankkeen luettelointityöryhmässä, jota johtaa koordinaattori. Luetteloinnin prosessikuvaus ja luettelointi digitointiprojekteille laaditaan vuoden 2012 aikana. Ohjelmistoriippumattomat luettelointiohjeet valmistuvat vuonna 2013. Vuosina 2014 2015 päivitetään luettelointiohjeet ja luetteloinnin prosessikuvaus yhteistä kokoelmahallintajärjestelmää varten ja annetaan koulutusta uusien ohjeiden käyttöön. Luettelointityöryhmän rinnalla työskentelee sanastoasiantuntijakokous, joka valmistaa suosituksen siitä, mitä sanastoja ja luokituksia museoissa tulee käyttää aineistojen sisällönkuvailussa. Asiantuntijat antavat myös suosituksen museoiden omien sanastojen ja luokitusten käytöstä sekä erikoismuseoiden erikoissanastoista. Asiantuntijat tuottavat lisäksi kannanoton ontologioiden käyttöönotosta. Kokonaisarkkitehtuuri Hankkeen kokonaisarkkitehtuurityö toteutetaan kokonaisarkkitehtuurityöryhmässä, jota johtaa koordinaattori. Työryhmä määrittelee ja kuvaa museosektorin kokoelmahallinnan kokonaisarkkitehtuurin perustason vuoden 2012 loppuun mennessä. Kokonaisarkkitehtuurityössä on mukana CSC:n konsultti ja arkkitehtuuri laaditaan Kartturi 2.0 mallilla. Uuden yhteisen järjestelmän edellyttämät prosessit päivitetään arkkitehtuurimalliin ylläpidon yhteydessä, jota jatketaan koko hankkeen ajan vuosina 2013 2015. Uuteen kokoelmahallintajärjestelmään liittyvät tehtäväkokonaisuudet Museo 2015 hankkeessa hankittavaksi ehdotettavan kokoelmahallintajärjestelmän tekninen ja toiminnallinen vaatimusmäärittely toteutetaan vaatimusmäärittelytyöryhmässä vuonna 2012. Työryhmää johtaa projektipäällikkö. Vaatimusmäärittelytyössä huomioidaan museosektorin nykyiset järjestelmät, eri museoiden tarpeet ja tulevaisuuden vaatimukset. Vaatimusmäärittelyn valmistuttua kilpailutus ja järjestelmän hankinta toteutetaan yhdessä konsulttien kanssa vuoden 2013 aikana. Hankintapäätös pyritään tekemään vuonna 2013. Hanke tekee migraatiosuunnitelman uuteen järjestelmään siirtyville museoille ja toimii tarvittaessa teknisenä asiantuntijana museoiden ja niiden järjestelmätoimittajien välisissä keskusteluissa. Uutta järjestelmää koekäytetään 4-5 museon kanssa vuoden 2014 aikana, ja pilotin tulokset hyödynnetään käyttöönotossa vuonna 2015. Käyttöönotto tapahtuu aalloittain alkaen vuonna 2015. Museo 2015 ja KDK Museo 2015:n it-suunnittelijat tarjoavat teknistä asiantuntemustaan museoille KDK:n asiakasliittymään liittymisessä. Hanke toimii tarvittaessa teknisenä asiantuntijana museoille heidän laatiessaan rajapintojaan KDK:n asiakasliittymään. Lisäksi itsuunnittelijat voivat antaa tukea teknisissä kysymyksissä liittyen KDK:n
siirtoformaattiin ja museoiden aineistojen sovittamisessa. Hanke myös huolehtii museosektorin näkymän tarkoituksenmukaisuudesta ja laadusta yhteistyössä Kansalliskirjaston asiakasliittymätoimiston kanssa. Viestintä Hankkeen viestinnästä vastaa projektisuunnittelija yhteistyössä hankkeen vastuuorganisaatioiden kanssa. Hankeviestinnän keskeinen tehtävä on tehdä tutuiksi hankkeen tavoitteet ja hankkeen myötä saavutetut tulokset museokentälle. Viestintä vahvistaa museokentän organisoitumista, lujittaa yhteisiä toimintatapoja ja luo osaltaan hyvät edellytykset vuorovaikutteiselle toiminnan kehittämiselle. Viestintästrategia ja -suunnitelmat laaditaan yhteistyössä Museoviraston, Valtion taidemuseon ja Museoliiton viestintävastaavien kanssa. Hankkeen viestintä tapahtuu Museo 2015 omilla verkkosivuilla, Museoliiton Museoposti-listalla, hankkeen uutiskirjeen muodossa ym. tavoilla. 6. Työmenetelmät Hankkeen tulokset tehdään asiantuntijoista koostuvissa työryhmissä ja hankkeen projektitiimissä. Museot ovat itse voineet ehdottaa jäseniä työryhmiin. Työryhmiin on pyritty samaan mukaan mahdollisimman laaja edustus erilaisista ammatillisista museoista eri puolilta maatamme. Työryhmien jäsenten matkat kokouksiin korvataan hankebudjetista. Työryhmissä on kokoelmahallinnan ammattilaisia kuten tutkijoita, amanuensseja, konservaattoreita, tietotekniikka-asiantuntijoita sekä museonjohtajia. Työryhmät kokoontuvat noin kerran kuukaudessa (ei loma-aikoina) Helsingissä. Muutoin työ tapahtuu Eduuni-työryhmäpalvelussa, jossa jaetaan työryhmien materiaalit kuten ennakkotehtävät kokouksiin. Museo 2015 -hankkeen työryhmätyöskentelyn yhteistyösivut löytyvät Eduuni-työryhmäpalvelusta linkistä Museo 2015 wiki. Kokonaisarkkitehtuurityöryhmässään kuuluu 1.6.2012 yhteensä 18 henkilöä, luettelointityöryhmään 15 henkilöä ja vaatimusmäärittelytyöryhmään 12 henkilöä. Työryhmien tukena toimivat kommenttiryhmät, joihin on vapaa pääsy kaikilla museoalan ammattilaisilla sekä sidosryhmiin kuuluvilla. Kommenttiryhmien avulla varmistetaan, että tuloksilla on laajapohjainen hyväksyntä, ja että tieto hankkeen tuloksista ja työn kulusta välittyy suoraan museoihin. Kommenttiryhmiin kuului 1.6.2012 96 henkilöä. Kommenttiryhmiin liittyminen on mahdollista koko hankkeen keston ajan. Liittyminen on tehty helpoksi: se tapahtuu ilmoittautumalla sähköpostitse hankkeen työryhmien koordinaattoreille