1 VIEREMÄ -KONSERNIN KONSERNIOHJEET VIEREMÄ -KONSERNIN KONSERNIOHJEET 1. Konserniohjeen tarkoitus ja tavoite Konserniohjeilla määritellään konsernitason toimintaohjeet ja -periaatteet sekä määritellään kunnan toimielinten asema ja tehtävät konsernin johtajana, ohjaajana, toiminnan valvojana tai toiminnasta ja toiminnan valvonnasta raportoivana. Kunnan toimielinten asema ja tehtävät ohjeistetaan mm. seuraavien konsernin toimintaan kuuluvien alueiden osalta: - konsernin toimintaa ohjaavat suunnitelmat ja niiden toteutumisen seuranta - konserniyhteisön varat, velat ja vastuut - konserniyhteisöjen laskentaperiaatteiden ja kirjanpidon tarkastelu - kunnan omistamien kiinteistöosakeyhtiöiden osalta asukasvalintojen ja vuokrien valvonta - tilintarkastus. Määräämisvalta merkitsee kunnan mahdollisuutta ohjata tytäryhteisöjen toimintaa niin, että koko konsernin tavoitteet ja edut tulevat otetuiksi huomioon. 2. Vieremä -konsernin määritelmä Kuntakonserni on taloudellinen kokonaisuus, jonka muodostavat kunta (emoyhteisö) sekä ne juridisesti itsenäiset yhtiöt, joissa kunnalla yksin tai yhdessä muiden kuntakonserniin kuuluvien yhteisöjen kanssa on määräämisvalta (tytäryhteisö). Määräysvaltasuhde voi perustua myös siihen, että tytäryhteisöllä yksin tai yhdessä muiden tytäryhteisöjen kanssa on määräämisvalta toisessa yhteisössä. Kuntayhtymä kuuluu kuntakonserniin riippumatta siitä, mikä on kunnan osuus yhtymän varoista ja velvoitteista ja siitä, miten kunnan äänivaltaa on sopimuksilla rajoitettu. Kuntakonsernin taloudelliseen asemaan saattaa olennaisesti vaikuttaa myös osakeyhtiö, yhdistys, muu yhteisö tai säätiö, jossa konserniyhteisöllä yksin tai yhdessä muiden samaan konserniin kuuluvien konserniyhteisöjen kanssa on merkittävä omistusosuus ja huomattava vaikutusvalta (osakkuusyhteisö) (KpA 19 ). Yhdistys ja säätiö ovat tytäryhteisöjä, jos kunnalla on sääntöjen, säädekirjan tai erillisen sopimuksen mukaan oikeus suoraan tai välillisesti nimittää enemmistö yhdistyksen tai säätiön hallituksen tai vastaavan toimielimen jäsenistä. Vieremä -konserniin kuuluvat - liitteessä 1 mainitut tytäryhteisöt, kuntayhtymät ja osakkuusyhteisöt, joiden ohjaus, toiminnan valvonta ja raportointi vastuutetaan tehtäviensä perusteella - liitteen 2 mukaisesti Vieremän kunnan toimielimille.
2 VIEREMÄ -KONSERNIN KONSERNIOHJEET 3. Kunnan toimivalta ja vastuu Vieremä -konsernissa 3.1. Valtuusto Vieremä -konsernin toiminnan ylin valvoja Kuntakonsernin toiminta-ajatus on ylläpitää ja järjestää kunnan alueella lakisääteiset ja kunnan vapaaehtoisesti itselleen ottamat yhteiskunnalliset tehtävät ja palvelut, edistää kohtuuhintaista asumista ja asuntotuotantoa sekä tukea kuntalaisia palvelevaa pienyritystoimintaa. Hyvän hallinnon periaatteiden mukaisten käytännöt kuuluvat toimintaan. Valtuusto hyväksyy kunnan konsernijohtamista koskevat tavoitteet ja toimintaperiaatteet. Ilman selkeää ohjausta erilaiset intressit, poliittisten taustatahojen ohjeet, asukkaiden tai asiakkaiden vaatimukset ja muut kytkökset saattavat luoda ristiriitaisia tavoitteita. Tytäryhteisöjen ja osakkuusyhteisöjen perustamisvaiheessa tai liittyessä yhteisöön, valtuusto - päättää pääomasijoituksesta - hyväksyy yhteisön toiminta-ajatuksen, jonka tulee liittyä kunnan toimialaan ja - päättää omistajapolitiikasta. Kunnan omistajapolitiikan tarkoituksena ja tavoitteena on - laadukkaiden ja edullisten palvelujen tuottaminen kannattavasti kunnalle tai kuntalaisille - organisoida yhteistyö ulkopuolisten tahojen kanssa. Kunnan omistajapolitiikka ei kuitenkaan voi sivuuttaa osakeyhtiölakia ja yhtiöjärjestystä. Lisäksi valtuusto - hyväksyy lisäpääomasijoituksen tytär- tai osakkuusyhteisöön - myöntää takauksen tai lainan tytäryhteisön pitkäaikaisen vieraan pääoman hankintaan - hyväksyy vuosittain tytäryhtiöiden toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet talousarviossa ja taloussuunnitelmassa (tavoitteet voidaan ilmaista esim. palvelutuotannon tavoite- ja suoritemäärinä tai tuottavuutta tai vaikuttavuutta kuvaavina tunnuslukuina tai toiminnan kehittämissuuntaa ohjaavina) (tavoitteiden tulee olla sellaisia, että niiden toteutumista voidaan seurata ja että konserniyhteisöllä on mahdollisuudet vaikuttaa niiden toteutumiseen sekä edellytykset niiden saavuttamiseen) - seuraa tytär- ja osakkuusyhteisöjen toimintaa konsernitaseen ja sen liitetietojen kautta tilinpäätöksen yhteydessä sekä tarvittaessa erillisselvityksinä mm. tarkastuslautakunnan tai kunnanhallituksen pyynnöstä sekä - valitsee kunnan edustajat valtuutetuista, muista luottamushenkilöistä ja johtavista tai itsenäisessä asemassa olevista viranhaltijoista kuntayhtymien yhtymävaltuustoihin ellei päätösvaltaa ole delegoitu tai ellei se kuulu toiselle toimielimelle. 3.2. Kunnanhallitus Vieremä -konsernin ohjaaja Kunnanhallitus - koordinoi ja seuraa yhteisöjen toimintaa ja taloutta sekä tekee tarvittavat toimenpide-ehdotukset havaitsemiensa epäkohtien hoitamiseksi ja antaa kunnan toimintakertomuksen yhteydessä tiedot valtuustolle yhteisöjen toiminnasta - vastaa, että yhteisöjen valvonta on järjestetty - hyväksyy konserniohjeet ja antaa tarvittaessa konserniohjeita yksityiskohtaisemmat ohjeet
3 VIEREMÄ -KONSERNIN KONSERNIOHJEET - ohjeistaa tarvittaessa kunnan edustajia eri yhteisöjen hallintoelimissä käsiteltävistä asioista (Ohjeet voidaan yksilöidä valtakirjalla tai pöytäkirjanotteella, jolloin niistä poikkeamiseen on oltava painavat perusteet) - nimeää ehdokkaat kunnan edustajiksi yhteisöjen hallintoelimiin ja yhtymä- ja yhtiökokouksiin. Tytäryhteisön hallituksen jäseniä valittaessa edellytetään, että - jäsenillä on liiketaloudellista ja yhteisön toimialueen erityistuntemusta sekä kompetenssia arvioida tytäryhteisön johdon toimintaa strategioiden, toiminta-ajatusten ja asetettujen tavoitteiden saavuttamisen näkökulmasta - edustajien pitää myös kyetä hankkimaan jatkuvasti tietoa alan kehityksestä. - tytäryhteisön hallituksen jäsenistä ainakin yhden tulisi olla kunnan sen osaston johtavassa asemassa olevista viranhaltija, jota yhteisö edustaa - yhteisön muiden omistajien ja myös keskeisten yhteistyökumppanien intressit ja asiantuntemus otetaan huomioon - kunnan edustaja (viranhaltija tai luottamushenkilö) toimii yhtiön hallituksessa virkavastuulla. 3.3. Kunnan viranhaltijajohto operatiivinen johtaminen Kunnanjohtaja vastaa Vieremä-konsernin operatiivisesta johtamisesta ja seurannasta. Häntä avustavat liitteen 2 mukaan osastopäälliköt. Tytäryhtiön toimitusjohtaja raportoi kunnanjohtajalle ja osastopäälliköille yhteisön toiminnasta ja tuloksesta puolivuosittain, elokuussa sekä toimintakauden päätyttyä ennen varsinaista yhtiökokousta ja lisäksi aina kun yhteisön toimintaan liittyy merkittäviä muutoksia tai ilmenee epäkohtia. 4. Talouden hoito ja riskien hallinta Kuntakonsernin taloutta tulee suunnitella ja hoitaa kokonaisvaltaisesti. Tytäryhteisöjen on neuvoteltava etukäteen kunnanjohtajan kanssa toimialamuutoksista, toimialan laajentamisesta, merkittävistä investoinneista ja niiden rahoitussuunnitelmista, merkittävistä omaisuuden muutoksista sekä muuhun yhteisön toimintaedellytyksiin ja palvelukykyyn olennaisesti vaikuttavista toimista. Sijoitustoiminnassa tytäryhteisöjen tulee noudattaa valtuuston hyväksymiä kunnan rahoitus- ja sijoitustoimintojen periaatteita. Konsernin rahoitushuollossa hyödynnetään kunnan hyvä luottokelpoisuus ja pyritään saamaan volyymietuja. Pitkäaikaisen vieraan pääoman järjestelyistä, omaisuuden kiinnittämisestä tai muun vakuuden antamisesta Vieremän kunnan tytäryhtiöiden on neuvoteltava kunnansihteerin kanssa. Yhteisön vakuutuspolitiikasta on neuvoteltava kunnan rakennusmestarin kanssa. Kunta voi antaa lisäksi muita ohjeita kuntakonserniin kuuluville yhteisöille sisäisen valvonnan järjestämisestä, riskien hallinnasta, rahatoimen periaatteista, vaihto- ja käyttöomaisuuden sekä vakuuksien valvonnasta.
4 VIEREMÄ -KONSERNIN KONSERNIOHJEET 5. Henkilöstö 6. Yhteiset palvelut 7. Tiedottaminen Tytäryhtiöissä ja kunnassa noudatetaan kunta-alan palvelussuhteen ehtoja. Kunnan kokonaan omistamissa yhteisöissä noudatetaan tarvittaessa kunnan antamia ohjeita sisäisistä henkilöstösiirroista. Kuntakonsernin sisällä voidaan sopia koulutus- ja muiden henkilöstöpalvelujen järjestämisestä siten, kuin kulloinkin kunnan hallinnon toimintasäännössä, talousarvion täytäntöönpano-ohjeissa tai muuten on määrätty. Mahdollisista yhteisistä tukipalveluiden (kiinteistöjen ylläpito, tilinpito, atk-palvelut, painatus, hankinnat) keskitetystä järjestämisestä sovitaan erikseen. Tytäryhteisö ottaa huomioon myös kunnan tarjoamat palvelut ja niiden kilpailukykyisyyden muihin käytettävissä oleviin vaihtoehtoihin nähden. Vieremä konsernin toiminnasta ja taloudesta annetaan tiedot kuntalaisille kunnan toimintakertomuksen yhteydessä. Kuntalain 29 :n 2 mom. mukaan kunta voi myös muilla sopivilla tavoilla hoitaa tiedottamisen. Kunnanhallitus, kunnanjohtaja sekä osastopäälliköt toimialojensa mukaisesti vastaavat tiedottamisesta. Näillä on toimivalta tätä varten saada tarvittavat tiedot tytäryhteisöiltä. 8. Tytäryhteisöjen tilintarkastus Vieremä konserniin kuuluvan tytäryhteisön tilintarkastajaksi valitaan valtuuston valitseman tarkastusyhteisön palveluksessa oleva JHTT-tilintarkastaja. Tytäryhteisö voi tämän lisäksi valita myös muun JHTT-, KHT- tai HTM-tilintarkastajan tai yhteisön. 9. Konserniyhteisöjen toiminnan valvonta, raportoinnin osa-alueet ja raportoinnin dokumentointi Konserniyhteisöjen toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden saavuttamista arvioidaan ja seurataan osana kunnan toiminnan ja talouden vakiintunutta seurantaprosessia tilikauden aikana. 9.1. Konsernitilinpäätös Kunnan konsernitilinpäätöksen tarkoituksena on selvittää ne varat, velat ja vastuut, joihin kunnalla on omistajuuteen tai sopimukseen perustuvaa määräysvaltaa, velvoitteita ja vastuuta. Täydellisen konsernitilinpäätöksen (sisältää tuloslaskelman ja taseen) asemasta kunta laatii konsernitaseen.
5 VIEREMÄ -KONSERNIN KONSERNIOHJEET Konsernitilinpäätöksen yleisten edellytysten varmistamiseksi kunta edellyttää tytäryhteisöiltä seuraavaa - yhtenäinen tilikausi, joka kunnilla on kuntalain 68 :n mukaan kalenterivuosi - mahdollisimman yhdenmukaiset tilipuitteet, jotta taseiden nimikkeiden sisältö olisi yhdistelykelpoinen - yhdenmukaiset arvostus- ja jaksotusperiaatteet - tarkastettujen, virallisten tilinpäätösten tiedot lähetetään emoyhteisölle. Konserniin kuuluvien tytär- ja osakkuusyhteisöjen sekä kuntayhtymien on annettava konsernitilinpäätöstä varten vuosittain helmikuun loppuun mennessä kunnan pyytämässä muodossa kirjanpitolain ja kirjanpitolautakunnan säännösten ja ohjeiden mukaiset - tilinpäätöstiedot liitteineen - talouden kehitystä kuvaavat tunnusluvut. Talouden kehityksen tunnuslukuina käytetään ainakin omavaraisuusastetta ja lainamäärää asukasta kohden. Lisäksi kunta mittaa kunnan tehtävien ja vastuiden siirtoa tytäryhtiöihin kertoimella = konsernitase/kunnan tase. 9.2. Osavuosikatsaus, toimintakertomus ja muu raportointi Tytäryhteisöt lähettävät osavuosikatsauksen elokuun puoliväliin ja toimintakertomuksen helmikuun loppuun mennessä kunnanjohtajalle ja sille osastopäällikölle, joka on tässä konserniohjeessa velvoitettu seuraamaan ao. yhteisön toimintaa. Osavuosikatsauksessa ja toimintakertomuksessa tarkastellaan konserniyhteisön toiminta- ja taloussuunnitelman toteutumista, poikkeamia ja korjaavia toimenpiteitä. Kunnan toimintakertomuksessa tulee konsernisuhteet huomioon ottaen - arvioida omistajapolitiikan toteutumista ja mahdollisesti havaittujen epäkohtien korjaamiseksi aiottuja toimenpiteitä - raportoida niistä muutoksista, mitä tilikauden aikana on tapahtunut konsernin toiminnassa, konsernirakenteessa tai konsernitilinpäätöksen laadintaperiaatteissa - arvioida konsernirakenteen muutosten vaikutusta konsernitilinpäätökseen, riskeihin, kunnan velvoitteisiin tai vastuisiin - arvioida analyyttisesti konsernilaskelmia toimintaan verrattuna sekä kunnan ja sen konserniyhteisöjen keskinäisiä tapahtumia edelliseen vuoteen verrattuna. Tytäryhteisöjen toimialamuutoksista, toimialan laajentamisesta, merkittävistä investoinneista ja niiden rahoitussuunnitelmista, merkittävistä omaisuuden muutoksista sekä muuhun yhteisön toimintaedellytyksiin ja palvelukykyyn olennaisesti vaikuttavista toimista kunnanjohtajan on raportoitava kunnanhallitukselle ennen järjestelyjen toteuttamista. Pitkäaikaisen vieraan pääoman järjestelyistä, omaisuuden kiinnittämisestä tai muun vakuuden antamisesta sekä yhteisön vakuutuspolitiikassa tapahtuvista muutoksista on kunnansihteerin ja kunnanrakennusmestarin raportoitava kunnanhallitukselle ennen järjestelyjen toteuttamista.
6 VIEREMÄ -KONSERNIN KONSERNIOHJEET 9.3. Konserniyhteisöjen toimintaa ohjaavat suunnitelmat Tytäryhteisöjen on laadittava ja annettava kunnanjohtajalle ja sille osastopäällikölle, joka tässä konserniohjeessa on velvoitettu seuraamaan ao. yhteisön toimintaa vuosittain lokakuun puoliväliin mennessä tiedot talousarviosta ja tulevasta suunnitelmakaudesta sisältäen seuraavat tiedot - tytäryhteisön liiketoiminta- ja investointisuunnitelma seuraavalle 3-vuotiskaudelle - tulos- ja rahoitusbudjetti seuraavalle vuodelle - lainanotto. 9.4. Asukasvalintojen ja vuokrien valvonta Kunnan omistamien kiinteistöosakeyhtiöiden osalta toimintaa valvotaan asukasvalintojen ja vuokrien osalta edellä selostetun lisäksi seuraavin toimin - asuntojen hakuilmoituskäytännöt ohjeistetaan - asukkaiden valintaa valvotaan valtioneuvoston vahvistamien asukasvalintaperusteiden edellytysten täyttymisen (tarve, tulot, varallisuus) osalta - vuokranmääritystä valvotaan. Asukkaiden valinnan valvonta tapahtuu kuukausittain kunnansihteerille annettavan raportin/yhteenvedon kautta. Vuokranmäärityksen valvonta suoritetaan kerran vuodessa ja valvonnasta vastaa kunnan rakennusmestari. Asukkaiden valintamenettelyyn ja vuokranmäärityksen valvontaan liittyvistä havainnoista raportoidaan osavuosikatsauksen ja toimintakertomuksen yhteydessä. 9.5. Dokumenttien säilyttäminen ja arkistointi Konserniyhteisöille annetut ohjeet ja yhteisöjen toiminnasta annetut raportit laaditaan aina kirjalliseen muotoon. Ohjeiden ja raporttien säilyttämistä ohjaa kunnan arkistosääntö. Vieremä konserniin kuuluvien tytär- ja osakkuusyhteisöjen sekä kuntayhtymien on tehtävä päätös siitä, mihin pysyvästi säilytettävä asiakirja-aineisto sijoitetaan sen jälkeen kun yhtiö tai yhteisö ei niitä enää toiminnassa tarvitse. Mikäli asiakirjat päätetään sijoittaan kunnan arkistoon, on yhtiön tai yhteisön noudatettava soveltuvin osin arkistotoimensa hoidossa kunnan arkiston ohjeita. 10. Kuntayhtymät ja osakkuusyhteisöt Kuntayhtymien ja osakkuusyhteisöjen osalta noudatetaan edellä olevia ohjeita soveltuvin osin. 11. Ylä-Savon kehitys Oy ja Ylä-Savon vesi Oy Ylä-Savon kehitys Oy:tä ja Ylä-Savon vesi Oy:tä koskevat tiedot annetaan konsernitaseen liitetiedoissa, vaikka ko. yhteisöjen osalta osakkuusyhteisö -kriteerit eivät täyty. Muutoinkin näiden yhtiöiden osalta noudatetaan soveltuvin osin edellä olevia ohjeita.
7 VIEREMÄ -KONSERNIN KONSERNIOHJEET Liitteet Vieremän kuntakonsernin rakennekaavio Liite 1 Konsernin ohjauksen, toiminnan valvonnan ja valvonnan raportoinnin vastuuttaminen Liite 2
8 VIEREMÄ -KONSERNIN KONSERNIOHJEET Vieremän kuntakonserni LIITE 1 (Konsernitaseen loppusumma 25,8 milj. per 31.12.2003 ) Kunnan osuus yhteisöissä VIEREMÄN KUNTA 17,1 milj. Iisalmen seudun kansanterveystyön ky 19,09 % 1,1 milj. Kiinteistö Oy Vieremän Hakatalot 100 % 7,2 milj. As Oy Vieremän Riihikoto 36,1 % - ei yhd. Ylä-Savon terveyden-huollon ky Pohjois-Savon sairaanhoitopiirin ky 1,68 % 2,6 milj. Ylä-Savon ammatillisen koulutuksen ky 6,32 % 1,0 milj. Vaalijalan ky 1,32 % 0,1 milj. Vieremän Yrittäjätalo Oy 53,3 % 0,2 milj. Pohjois-Savon Liitto 1,46 % 0,08 milj. Itä-Suomen päihdehuollon ky 0,45 % 0,008 milj.
9 VIEREMÄ -KONSERNIN KONSERNIOHJEET Vieremä konserni: konsernin ohjauksen, toiminnan valvonnan ja valvonnan raportoinnin vastuuttaminen Liite 2 VALTUUSTO TARKASTUSLAUTAKUN TA KUNNANHALLITUS Kunnanjohtaja Pohjois-Savon Liitto SOSIAALI- LAUTAKUNTA SIVISTYS- LAUTAKUNTA TEKNINEN LAUTAKUNTA HALLINTO SOSIAALI- JA TERVEYSPALVELUT OPETUS- JA KULTTUURIPALVELUT TEKNISET PALVELUT Kunnansihteeri Sosiaalijohtaja Kirkonkylän koulun rehtori Kunnan rakennusmestari Kiinteistö Oy Vieremän Hakatalot Ylä-Savon terveydenhuollon ky Iisalmen seudun kansanteveystyön ky Ylä-Savon ammatillisen koulutuksen ky Kiinteistö Oy Vieremän Hakatalot Vieremän Yrittäjätalo Oy Pohjois-Savon sairaanhoitopiirin ky Vieremän Yrittäjätalo Oy As Oy Vieremän Riihikoto Vaalijalan ky As Oy Vieremän Riihikoto Itä-Suomen päihdehuollon ky