Luova & innostava toiminnansuunnittelu sekä budjetointi 1
Päivän ohjelma 10.00-10.30 Aamukahvi, esittelyt, päivän ohjelma 10.30-11.30 Toimintasuunnitelma ja budjetti. Ketä ja mitä varten 11.30-11.40 Ryhmäytyminen iltapäivän harjoitukseen 11.45 12.15 CASE: Toiminnan suunnittelu ja budjetin teko 12.15 12.45 lounas 12.45-13.45 CASE: Toiminnan suunnittelu ja budjetin teko 13.45-14.15 Kahvitauko 14.15 15.00 CASE-töiden purku 15.00 Koulutus päättyy 2
Vanha tarina kertoo keskiaikaisesta kulkurista joka tulee uuteen kaupunkiin itämailla. Siellä hän näkee suuren työmaan ja istahtaa katselemaan työn touhua. Hänen vieressään on mies, joka hakkaa kiveä tympääntyneen näköisenä verkkaiseen tahtiin. Muukalainen kysyy mieheltä, mitä tämä tekee. - Hakkaan tätä kiveä nelikulmaiseksi, työmies vastaa. Muukalaisen toisella puolella on myös mies kiven kimpussa. Työskennellessään hän hyräilee kiitoslaulua ja hänen silmänsä säihkyivät innosta. Työtahti on kova. Mitä sinä sitten teet, kysyy muukalainen. - Minä rakennan moskeijaa, kuuluu vastaus. 3
Toiminnan suunnittelu Tyypillinen tapa tehdä suunnitelma on vaihtaa päivämäärä edellisen vuoden suunnitelmaan Ei innosta hallitusta eikä jäseniä Yhdistys ei yllä minkäänlaisiin tuloksiin toiminnassaan Kunnollinen suunnitelma käsittää ainakin seuraavat vaiheet: perustehtävä lähtökohta-analyysi toiminnan lähiaikojen päämäärät Lisäksi vuositasolla tulisi miettiä: seuraavan vuoden keskeiset tavoitteet seuraavan vuoden keskeiset tekemiset TOIMINTASUUNNITELMA ON SISÄLTÖÄ JA MUOTOA, MITEN? KENELLE TOIMINTASUUNNITELMA TEHDÄÄN? 4
Toimintasuunnitelman sisältö 1. Yhdistyksen toiminnan tarkoitus, visio tulevasta 2. Tulevan toimintakauden haasteet ja mahdollisuudet 3. Yhdistyksen toiminnan tärkeimmät alueet Toiminta A: tavoitteet ja toimenpiteet Toiminta B: tavoitteet ja toimenpiteet Toiminta C: tavoitteet ja toimenpiteet Vuoden strategiset tavoitteet 4. Yhdistyksen muu sisäinen toiminta: Kokoukset Jäsenhankinta Opinto- ja harrastuspiirit 5. Tilaisuudet ja tapahtumat 6.Yhdistyksen muu ulkoinen toiminta: Yhdistyksen näkyvyyden lisääminen Yhteistyösuhteet Vaikuttaminen ja edunvalvonta 7. Projektit 8. Tiedottaminen 9. Toiminnan kehittäminen. 5
Yhdistyksen säännöt ohjaavat toiminnan suunnittelua MALLIYHDISTYS ry YHDISTYKSEN SÄÄNNÖT 1. Yhdistyksen nimi ja kotipaikka Yhdistyksen nimi on Malliyhdistys ry ja sen kotipaikka on Helsinki 2. Tarkoitus ja toiminnan laatu Yhdistyksen tarkoitus on toimia valtakunnallisena ulkomaalaisten ja suomalaisten kulttuuri-ja ystävyysseurana sekä edistää kulttuurien tuntemusta ja lisätä maiden ja kansojen kulttuuriyhteistyötä sekä kanssakäymistä. Yhdistys järjestää erilaisia tapahtumia, joiden tarkoituksena on vaalia ja ylläpitää ulkomaalaista kulttuuriperinnettä ja siihen liittyviä tapoja. Yhdistys toimii myös ulkomaalaisten maahanmuuttajien tukena ja neuvonantajana kotoutumisen liittyvissä asioissa. Toimintamuotoina ovat erilaiset retket, kurssit ja koulutustilaisuudet. Toimintansa tukemiseksi yhdistys järjestää arpajaisia ja myyjäisiä. Yhdistys hakee toimintansa tueksi rahoitusta niitä myöntäviltä tahoilta ja vastaanottaa lahjoituksia yksityisiltä ihmisiltä sekä erilaisilta yhteisöiltä. Yhdistys perii jäseniltään jäsenmaksua. 3. Jäsenet Yhdistykseen jäseneksi voi liittyä jokainen, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen ja säännöt. Jäsenet hyväksyy hakemuksesta yhdistyksen hallitus. 6
Talousarvio Yhdistys hankkii tuloja toiminta-ajatuksensa mukaisesti ja käyttää niitä toimintaajatuksensa toteuttamiseen Talousprosessin runkona on talousarvio ja siihen liittyvä toimintasuunnitelma Hyvä talousarvio on realistinen ja kattaa hyvin toimintasuunnitelmassa suunnitellun toiminnan Talousprosessi ja talousarvio eivät perustu edellisen vuoden tilinpäätökseen vaan tulevaan toimintasuunnitelmaan Tilinpäätöksestä saadaan kuitenkin joitakin talousarviossa tarvittavia tietoja, kuten varallisuus ja likviditeetti, 7
Talousarvio tuloslaskelma ja tilikartta 8
Talousarvio CASE: Malliyhdistys ry - Strategia Malliyhdistys ry Seuran strategiset tavoitteet 2013-2015 Tavoitteet Toimet Voimavarat Aikataulu Kuka vastaa? Näkyvyyden parantaminen, yhdistyksen toiminnasta tiedottaminen, ulkoisen sekä sisäisen tiedotuksen tehostaminen Toiminnan jatkuvuuden turvaaminen Resurssien takaaminen Oma toimitila Perustoiminnan tehokas ylläpito Nettisivujen ajankohtaistaminen Tiedotustyöryhmän perustaminen Aktiivinen Twitterin käyttö Aktiivinen Facebook-ryhmän käyttö Viestintästrategian laatiminen Toimittajasuhteiden luominen Aktiivinen jäsenhankinta (tapahtumat, kurssit, jäsenedut jne) Oman toimitilan hankinta Jäsenhankintatavoite / vuosi Varainhankintasuunnitelma Yhteistyön lisääminen sekä organisointi (jäsenyys muissa järjestöissä, yhteiset projektin muiden yhdistysten kanssa, yhteinen toimitila, yhteiset tapahtumat, yhteiset mahdollisuudet) Tiedotustyöryhmä Jäsenet Ray UM OKM Jäsenistö Ohjausryhmä Jatkuva Jatkuva Oma toimitila 2015 mennessä VH-suunnitelma kevät 2014 Jatkuva Oman toimitilan osalta 2015 Tiedotustyöryhmän pj. 9
Talousarvio CASE: Malliyhdistys ry CASE: Malliyhdistys ry Vuoden 2013 tilinpäätöksessä Malliyhdistys ry:n tase oli 3 000 euroa. Tästä summasta laitteita oli 500 euron ja käteistä rahaa 1 500 euron arvosta. Lisäksi määräaikaisella talletustilillä rahaa oli 1 000 euroa. Tuloslaskelman ylijäämä oli 500 euroa. Yhdistyksellä on 200 jäsentä, joista oletettavasti 70 % maksaa 20 euron jäsenmaksun. Vuodelle 2014 yhdistys on hakenut yleisavustusta 500 euroa, minkä se on yleensä saanut. Yhdistys on saanut tähän asti joka vuosi 200 euroa eräältä pitkäaikaiselta jäseneltään. Lisäksi yhdistys hakee projektiavustusta kahteen hankkeeseen. Opetus- ja kulttuuriministeriöltä haetaan 5 500 euroa projektirahaa, kaksivuotiselle projektille monikulttuurisuus-hankkeeseen, jolla on tasakustannukset. Hankkeesta on keskusteltu ministeriön edustajan kanssa, ja neuvottelut ovat olleet lupaavia. Nuorisoasiainkeskukselta haetaan 1 000 euroa urheilutapahtuman järjestämiseen. Vuonna 2014 yhdistyksellä pitäisi olla 3 päätoimintoa: 1. Vertaisryhmä kerran viikossa juuri maahan muuttaneille heidän kotoutumisen edistämiseksi. Ohjaaja, tila, tarjoilu- ja materiaalikulut yhteensä 1 200 euroa 2. Suomen kielen kurssi kerran viikossa Ohjaaja, tila, tarjoilu- ja materiaalikulut yhteensä 2 200 euroa 3. Nuorten ryhmä kerran viikossa. Ohjaaja, tila, tarjoilu- ja materiaalikulut yhteensä 1 300 euroa Kaiken kaikkiaan tuleva vuosi 2014 näyttää tiukalta. Yhdistys on muun muassa menettänyt paljon jäseniään viime aikoina. Hankalan tilanteen vuoksi yhdistys piti joulukuussa 2013 strategiapäivän, jossa määriteltiin kolme tavoitetta: 1. Yhdistyksen näkyvyyden parantaminen, toiminnasta tiedottaminen, ulkoisen sekä sisäisen tiedotuksen tehostaminen 2. Toiminnan jatkuvuuden turvaaminen, resurssien takaaminen, oman toimitilan hankinta 3. Perustoiminnan tehokas ylläpito 10
Esitys on päättynyt kiitos mielenkiinnostasi! www jarjestohautomo.fi jarjestohautomo@pakolaisapu.fi facebook.com/jarjestohautomo twitter.com/jarjestohautomo (@jarjestohautomo) 11