Kansallinen elektroninen kirjasto ESITYSLISTA 2/2007 1 (5) OHJAUSRYHMÄN KOKOUS 2/2007 Aika 1.6.2007 klo 13.00 16.00 Paikka Läsnä Esittelijä Kansalliskirjasto, Vallilan kiinteistö, Teollisuuskatu 23 A, 4. krs, huone B453 Mauri Ylä-Kotola, rehtori, Lapin yliopisto, puheenjohtaja Kristiina Hormia-Poutanen, kirjastoverkkopalveluiden johtaja, Kansalliskirjasto Päivi Keränen, hallituksen puheenjohtaja, SAMOK/HAMOK Päivi Kytömäki, ylikirjastonhoitaja, Oulun yliopisto Hannele Hermunen, opetusneuvos, OPM Timo Luopajärvi, pääsihteeri, ARENE ry Marja Malminen, kirjastotoimenjohtaja, Lahden kaupunginkirjasto Pirkko Nuolijärvi, johtaja, Kotimaisten kielten tutkimuskeskus Hannele Niemi, vararehtori, Helsingin yliopisto Pirjo Sutela, kehityspäällikkö, Tietopalvelu VTT Iiris Tahvanainen, tietopalvelupäällikkö, EVTEK ammattikorkeakoulu Tapio Varis, professori, Tampereen yliopisto Barbro Wigell-Ryynänen, kirjastotoimentarkastaja, OPM Arja Tuuliniemi, erikoissuunnittelija, Kansalliskirjasto Asiantuntijat Poissa Päivi Jokitalo, suunnittelija, Kansalliskirjasto Paula Mikkonen, suunnittelija, Kansalliskirjasto Ari Rouvari, pääsuunnittelija, Kansalliskirjasto Kaisa Tamminen, taloussuunnittelija, Kansalliskirjasto Esityslista 1 Kokouksen avaus 2 Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Kokouksen 30.3.2007 pöytäkirja lähetettiin sähköpostitse ohjausryhmän jäsenille ja varajäsenille. Kokouksessa sovittiin, että pöytäkirja hyväksytään sähköpostimenettelynä. Pöytäkirjaan ei tullut korjausehdotuksia. 3 FinELibin toiminnan puolivuotiskatsaus FinELib-konsortion toimintasuunnitelman projekteista valtaosa on käynnistetty. (Liitteet 1,2, 3). Toimintaympäristön muutosten ja tietoympäristön prosessien tunteminen Kustannustoimialamuutoksiin perehdytään järjestämällä konsortion jäsenille kansainvälinen kustannustoimialaseminaari syyskuussa 2007. Muut toimintaympäristömuutoksien seuraamiseen liittyvät toimenpiteet käynnistetään syksyllä.
Kansallinen elektroninen kirjasto ESITYSLISTA 2/2007 2 (5) Asiakkaiden tarpeiden tunnistaminen Elektronisten aineistojen käyttöä selvittävä verkkokysely toteutettiin huhtikuussa 2007. Uutta kyselyssä oli mm. se, että kysely suunnattiin ensimmäistä kertaa myös yleisten kirjastojen asiakkaille. Kyselyä on muokattu yhteistyössä Tampereen yliopiston informaatiotutkimuksen laitoksen professoreiden, Tennesseen yliopiston professori Carol Tenopirin ja kirjastojen edustajista koostuneen työryhmän kanssa. Kyselyyn vastanneista erittäin/melko tyytyväisiä käytössään oleviin elektronisiin aineistoihin oli valtaosa yliopistojen ja tutkimuslaitosten vastaajista (85/88 %), ammattikorkeakoulujen vastaajistakin yli 60 % ja yleisten kirjastojen vastaajista noin puolet. Kustannushyödyt yhteiskunnassa Elektronisten artikkelien käyttökerran hinta lasketaan vuodelta 2007 vuoden 2008 alussa. Tieteellisten kirjastojen yhteistilastossa (KITT) julkaistaan vuoden 2006 luvut alkukesästä 2007. Kirjastoverkko on määritellyt perustietoaineistot tutkimuksen ja kansalaisen tarpeisiin ja tehnyt opetusministeriölle esityksen keskitetystä aineistohankinnasta. FinELibkonsortion jäsenorganisaatioiden kirjastoasiantuntijat tekemistä hankintaesityksistä valittiin neuvotteluun 15 aineistoa. Aineistojen käyttöä edistettiin järjestämällä keväällä kirjastojen henkilökunnalle 10 aineistokoulutusta kuudella eri paikkakunnalla. Käyttäjäkyselyyn vastanneista tutkijoista 50-60 % on sitä mieltä, että elektronisten aineistojen käyttö on säästänyt heidän työaikaansa. Toimiva palveluyksikkö Palveluyksikkö on osallistunut Helsingin yliopiston laatutyöhön laatimalla prosessikuvauksen verkkoaineistojen keskitetystä hankinnasta. Palveluyksikkö hyödyntää laatuprojektin välineitä hankintaprosessin kehittämisessä. Aineistojen tilaus- ja asiakastietojen hallintatietokannan (Halti) kehitystyö on jatkunut koko kevään ajan. Haltin kehittämistä varten on perustettu työryhmä, jossa on asiakkaiden edustus. Työryhmän tehtävänä on tuoda esiin asiakkaiden tarpeet, kun Haltin asiakaskäyttöliittymää kehitetään. Kevään aikana tietokantaa on muutettu niin, että kunnankirjastot voidaan lisätä yksittäisinä tilaajina. Aineistoilmoittautumiset, jotka tähän saakka on pitkälti tehty manuaalisesti, on jatkossa tarkoitus toteuttaa Halti-tietokannan avulla. Aineistoilmoittautuminen on nyt testikäytössä. Palveluyksikkö selvittää asiakasorganisaatioiden toimintaympäristöjen muutosten vaikutukset konsortion toimintaan. Suurimmat vaikutukset tulevat olemaan aineistohankinnassa. Selvitettäviä asioita ovat mm. kuinka muutokset vaikuttavat lisensiointiprosessiin, palvelurakenteisiin ja aineistosopimuksiin ja onko muutoksilla vaikutusta portaaleihin tai tunnistautumistapoihin. Palveluyksikössä on laadittu suunnitelma siitä, miten selvitystyö etenee. Yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen FTE-lukujen laskentaperusteiden muutos sekä avoimen yliopiston ja avoimen ammattikorkeakoulujen mukaantulo edellyttävät palveluyksiköltä valmisteluja aineistoneuvotteluja varten. Myös yliopistokirjastojen keskitetyn rahoituksen kohdentamisen muutoksen valmistelu on aloitettu. Kohdennettu viestintä Kirjastoverkon määrittelemistä perusaineistoista on tiedotettu rahoittajille ja muille keskeisille sidosryhmille sekä julkisuuteen. Tutkijoille, opettajille ja opiskelijoille suunnattu viestintä on konsortioryhmän syksyn kokouksen keskeinen aihe. Kansalliskirjaston verkkosivu-uudistus on viivästynyt ja tästä johtuen FinELibin uusia verkkosivuja ei ole vielä voitu julkaista. FinELib-esite on uusittu ja FinELibin strategiasta on tehty esite. Kokeilut ja pilotit Nellin integrointi Moodle-, WebCT- ja Opitma- oppimisalustoihin on aloitettu. Nellin asentaminen Oodiin siirtyy seuraavaan Oodi-versioon, joka julkaistaneen keväällä 2008. Etäkäyttö ja etätunnistaminen yleisillä kirjastoilla on toteutettu. Tällä hetkellä etäkäyttöä testataan Pohjanportti-portaalissa.
Kansallinen elektroninen kirjasto ESITYSLISTA 2/2007 3 (5) Virtuaali-Mandan teko käynnistyy toukokuussa ja hankkeella on yleisten kirjastojen neuvoston tuki. Työ kestää 1-2 kuukautta riippuen järjestelmätoimittajien aikatauluista (Axiell ja ATP). Tuotantoon siirrytään todennäköisesti elokuussa. Digitaalisten palvelujen osaaminen kirjastoissa Yliopistokirjastoissa tehdään parhaillaan osaamistarvekartoituksia. Osaamistarvekartoitukset ovat mukana myös AMKIT-konsortion strategiassa. Nellin kirjasto 2.0 -sovellukset etenevät hyvin ja osa on jo testikäytössä. Tuotantoon siirryttäneen joidenkin palveluiden osalta kesän aikana. Arja Tuuliniemi esittelee katsauksen vuoden 2007 toimintaan. Keskustellaan toiminnan puolivuotiskatsauksesta. 4 Yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen FTE-lukujen laskentatavan muutos 5 Perusaineistot FinELibissä on toiminnan alusta lähtien ollut käytössä FTE-lukujen laskennassa opetusministeriön kanssa sovitut laskentakaavat sekä yliopistoille että ammattikorkeakouluille. Opetusministeriö on ottanut käyttöön FTE-lukujen käytön osana korkeakoulujen tilastointia ja yliopistojen KOTA-tietokannassa luvut on julkaistu ensimmäisen kerran syksyllä 2005. FinELibin käyttämät FTE-luvut on yhdenmukaistettava opetusministeriön uusien lukujen kanssa. Tämä tarkoittaa FTE-lukujen kasvua ja todennäköisesti aineistojen hinnankorotuksia. (Liite 4) Arja Tuuliniemi esittelee uudet FTE-luvut ja niiden laskennan perusteet. Otettaneen käyttöön opetusministeriön FTE-lukujen kanssa linjassa olevat uudet FTE-luvut vuoden 2008 alusta lukien. Perusaineistojen määrittelytyön taustalla oli tarve saada kokonaiskuva FinELib-konsortion jäsenten elektronisen aineistojen tarpeista tavoitteena palvelujen kehittäminen. Perusaineistokartoitusta voidaan jatkossa käyttää apuna pyrittäessä lisäämään keskitettyä rahoitusta eri sektoreille sekä kohdennettaessa nykyistä keskitettyä rahoitusta aineistoille. Vuonna 2006 konsortion jäsenorganisaatioiden edustajista koottu työryhmä määritteli yhdessä kirjastosektoreiden kanssa kirjastojen asiakkaiden tarvitsemat perusaineistot. Työn tuloksena syntyi kaksi erilaista perusaineistokonseptia: kansainvälistä korkeatasoista tutkimusta tukevat aineistot ja perustietopaketti kansalaisten ja työelämän tarpeisiin. Kansainvälisesti korkeatasoisen tutkimuksen tukeminen on linjassa EU:n 7. puiteohjelman tavoitteiden ja Suomen kansallisten huippututkimustavoitteiden kanssa. H Kansainvälisesti korkeatasoisen tutkimuksen aineistojen valinnassa on huomioitu mm. valtioneuvoston periaatepäätös (2005) julkisen tutkimusjärjestelmän rakenteellisesta kehittämisestä sekä tiedeja teknologianeuvoston strategia (2006). Kansalaisen perustietopaketti varmistaa kansalaisen tasa-arvoista tiedonsaantia ja mahdollistaa sen, että esimerkiksi opetuksessa käytettäisiin laadukasta verkkotietoa. Peruspakettiin on koottu suomalaista yhteiskuntaa ja kieltä kuvastavaa tietoa (mm. juridisia ja terveystiedon lähteitä), yleishyödyllistä tietoa (sanakirjoja, tietosanakirjoja) sekä kansallisia viitetietokantoja(liite 5).
Kansallinen elektroninen kirjasto ESITYSLISTA 2/2007 4 (5) Perusaineistotyöryhmän puheenjohtaja Kristiina Hormia esittelee perusaineistotyön taustan ja tavoitteet sekä tahot joille perusaineistoista on tähän mennessä viestitty. Keskustellaan kirjastoverkon perusaineistoesityksestä ja siihen liittyvästä tiedotuksesta. 6 FinELib-konsortion toimintaan liittyviä ajankohtaisia asioita 6.1 FinELib-konsortion jäsenorganisaatioiden yhdistymiset/tiivistynyt yhteistyö Konsortion jäsenorganisaatioissa on lähivuosina tapahtumassa uudelleenorganisoitumista. Syntyy organisaatioiden yhteenliittymiä ja uusia yhteistyömuotoja. Tästä aiheutuu myös muutoksia FinELibin aineistohankintaan. (Liite 6) Päivi Jokitalo esittelee tiedossa olevat lähivuosien yhteenliittymät. Keskustellaan muutosten vaikutuksista konsortion toimintaan ja valitaan pilotoitavat hankkeet. 7 Tiedotusasiat 7.1 Neuvoteltavat aineistot vuodelle 2008 FinELibin konsortioryhmä on valinnut uudet neuvoteltavat aineistot vuodelle 2008. Neuvottelut aloitetaan seuraavista uusista aineistoista: Taylor & Francis Online Journals, Integrum, RTkortisto / KHNet, Lippincott, PressDisplay ja Antrosource. Lisäksi selvitetään onko seuraavista aineistoista edellytyksiä solmia FinELib-sopimus: ArtStor, Agu journals, CSA Geoscience World, Talentumin lehtiarkisto ja Terveysportti. Edellisten lisäksi neuvotellaan uusintaneuvottelujen yhteydessä seuraavista aineistoista: Tilastokeskuksen maaseutuindikaattorit, Elsevier books, Edilexin lisäaineistona lehdet Oikeus ja JFT ja CABI Global Health (vuodelle 2009). Uusien aineistojen lisäksi neuvoteltavina vuonna 2007 on noin 30 jatkosopimusta. 7.2 Avoin yliopisto ja ammattikorkeakoulu FinELibin aineistotarjonnan piiriin Opetusministeriö on myöntänyt avoimen yliopiston aineistohankintaan vuodesta 2008 lähtien 200 000 euroa ja avoimen ammattikorkeakoulun aineistohankintaan 10 000 euroa. Palveluyksikössä valmistellaan esitys tuen kohdentamisesta yliopistoissa, ammattikorkeakoulujen osalta kohdennuksen tekee AMKIT-konsortio. 7.3 Käyttäjäkyselyt Suunnittelija Paula Mikkonen esittelee alustavia tuloksia huhtikuussa toteutetusta elektronisten aineistojen käyttöä selvittävästä verkkokyselystä. (Liite 7). 7.4 Stanford Encyclopedia of Philosophy Stanford Encyclopedia of Philosophy on vapaasti verkossa käytössä oleva korkeatasoinen hakuteos, jonka kustannuksiin FinELib-konsortio on osallistunut 12 000 dollarilla. Arja Tuuliniemi antaa tilannekatsauksen hankkeeseen.
Kansallinen elektroninen kirjasto ESITYSLISTA 2/2007 5 (5) 7.5 Triangelipäivät Tampereella 22. 24.5.2007 7.6 OPMn rakenteellisen kehittämisen hanke Kristiina Hormia-Poutanen kertoo hankkeen tämänhetkisestä tilanteesta. 7.7 Elsevier-neuvottelut FinELib-konsortion kolmivuotinen sopimus Elsevier-aineistoista päättyy tänä vuonna ja ensimmäinen neuvottelu uudesta sopimuskaudesta pidetään 30.5. Arja Tuuliniemi kertoo neuvotteluista. 7.8 Tulevia tilaisuuksia The Conference of European National Librarians (CENL) 27.-29.9.07 Kv. kustannustoimialaseminaari 7.9.2007 European ICOLC 1.10-3.10.2007 IGeLU: The International Group of Ex Libris Users.3.-5.9.2007 8 Ohjausryhmän syksyn kokoukset 9 Muut asiat 10 Kokouksen päättäminen LIITTEET Liite 1: FinELibin toimintasuunnitelma vuodelle 2007 Liite 2: FinELibin puolivuotisraportti kaudelta 1-5/2007 Liite 3: FinELibin budjetin toteuma (tilanne 30.4.2007) Liite 4: Uudet FTE-luvut 2008 Liite 5: Perusaineistot (http://www.lib.helsinki.fi/finelib/aineistot/perusaineistot_main.html) Liite 6: Yhdistymishankkeet Liite 7: Elektronisten aineistojen käyttäjäkysely (http://www.lib.helsinki.fi/finelib/arviointi/index.html)