4/2005 FAILI Liikearkistoyhdistys ry Laadukasta asiakirjahallintoa yrityksille Arkistotiede ja -tutkimus Ensimmäinen asiakirjahallinnon alan väitöskirja Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ammattitutkinto
FAILI 4/2005 Toimitus Päätoimittaja Pentti Latva-Koivisto, Eläketurvakeskus, Helsinki pentti.latva-koivisto@etk.fi Julkaisutyöryhmä Tapio Bragge, Helsingin sosiaalivirasto, Helsinki Tuija Lax, Schering Oy, Turku Sari Mäkinen, Merivoimien Esikunta, Turku Leena Paananen, UPM-Kymmene Oyj, Valkeakoski Abstracts Pia Koivunen, opiskelija (HumK), Tampereen Yliopisto Kansi Katri Saarteinen Lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa. Vuosikerran hinta on 42 euroa. ISSN 1237-2196 Painosmäärä 550 kpl Julkaisijat Liikearkistoyhdistys ry PL 271 00101 HELSINKI www.liikearkistoyhdistys.fi Puh. 050 550 6093 Faksi (09) 325 6093 Talle ry www.talle.fi Tilaukset Carl-Magnus.Roos@ liikearkistoyhdistys.fi Ilmoitukset Ilmoitusmyynti, puhelin 040 543 4201 Ilmoitushinnat 1/1 takakansi, 4-väri 1050, mv 500 1/1 muut sivut, 4-väri 900, mv 400 1/2 4 väri 700, mv 200 Oman mainosmateriaalin postitus lehden mukana postituskulut (n. 200 ) 300 osoiterekisteristä. Ylimääräisistä töistä (esim. stiftaus) perimme käsittelykustannukset. Hintoihin lisätään alv 22 %. Hinnat sitoutumuksetta. Ilmoitusaineiston tekniset tiedot Painotuotteen koko B5 (176 X 250 mm). Väri mustavalkoinen, IV-kanteen lisävärimahdollisuus (sama väri kuin I kannessa). Kuvaresoluutio 300 dpi, tiedostomuodot painettava pdf, tiff, eps, FreeHand, QuarkXPress, fontit konvertoituina, järjestelmä Macintosh. Muista tiedostomuodoista ota yhteyttä Painotuote Roulamoon. Aineiston toimitusosoite Asemantie 4, 37630 Valkeakoski, puh. (03) 584 5583, faksi (03) 584 2444 material@roulamo.fi Ulkoasu ja paino Painotuote Roulamo Oy, Valkeakoski/Color-Offset Sisältö Pääkirjoitus 3 Pentti Latva-Koivisto Toiminnan dokumentointi 4 Marjo Rita Valtonen Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ammattitutkinto 6 Susanna Bäckman Tiede, tekeminen ja tieteen tekeminen 8 Pekka Henttonen Digitaalisten asiakirjojen säilyttäminen 10 Mirja Romppanen Kuinka asiakas kohdataan, vai kohdataanko? 12 Jarmo Luoma-aho Puheenjohtajan palsta 15 Ari Sirén DLM-foorumin konferenssi Budapestissä 16 Marja Piiroinen-Honkanen Kirja-arvostelu 21 Pentti Latva-Koivisto Enssi Proveni 22 Henkilöuutisia 23 Tuija Lax, Carl-Magnus Roos Mikrokuvauksen teemapäivä 17.11.2005 24 Heikki Unkari Tapahtumakalenteri 25 Tullaan tutuiksi 26 Tuija Lax Vuoden arkistoteko 2005 28 Tapio Bragge Kohti arkisto-yliopistoa 30 Ad Acta Abstracts 31 Pia Koivunen 2
P ä ä k i r j o i t u s Arkistoalan ammattiyhdistyksen 85-vuotisjuhlassa pohdittiin, onko arkistotiede tiedettä. Asiaa pohtivat Kansallisarkiston pääjohtaja Jussi Nuorteva ja Sotaarkiston tutkija, AAY:n puheenjohtaja Pekka Henttonen. Minulla heräsi kiinnostus arkistotieteen problematiikkaan. Sama problematiikka oli muistaakseni esillä Jyväskylän yliopistossa 70-luvun puolessavälissä, ainakin nuorten historianlukijoiden ajatuksissa. Onko kasvatustiede tiede? Vääräleuat muuttivat kysymyksen muotoon, onhan kasvatustiede tiede, onhan? Kasvatustieteellisen tenteissä käytettiin paljon monivalintatehtäviä, sillä tenttijöiden määrä oli niin suuri. Ensimmäisenä monivalintakysymyksenä oli muistaakseni, onko kasvatustiede tiede. Historianlaitoksella sen sijaan ainakin silloin vielä suosittiin esseevastauksia. Historianopiskelijat olivat tottuneet kirjoittamaan pitkiä vastauksia, usein ehkä asian vierestäkin. Esseevastaus antoi tähän hyvän mahdollisuuden. Monivalintatehtävässä sen sijaan piti eksaktisti tietää oikea vastaus. Jussi Nuorteva totesi, ettei arkistotiede ole oikein tiede, sillä tieteellä pitää olla oma metodi. Muistaakseni ei kasvatustieteelläkään ollut oikein omaa metodia, se käytti muiden tieteiden esim. kvantitatiivisia metodeja. Siihen aikaan behaviorismi oli huipussaan. Behaviorismi nousi oppimisen tutkimuksen valtasuuntaukseksi ensimmäisen maailmansodan jälkeen. Sen keskeisempänä ajatuksena oli tutkia oppimista luonnontieteellisen objektiivisuuden näkökulmasta. Ihmisen ja eläinten käyttäytymisen katsottiin olevan samankaltaista, osiin pilkottavissa. Mikä on sitten esim. historiantutkimuksen metodi? Suomalaisen historiantutkimuksen yksi merkittävä kehittäjä Pentti Renvall hyödynsi tutkimuksissaan kehityspsykologisia teorioita. Olen joskus kuullut myös väittämiä, ettei historia voi olla tiedettä kun sitä ei voi mitata eikä se käytä juurikaan kvantitatiivisiä menetelmiä. Historiatiede ei ole objektiivista. Historiatieteessä usein vain kuvaillaan asioita. Onko niin, että jokainen sukupolvi kirjoittaa oman historiansa. On myös väitetty, että varsinaisia tieteitä ovat kovat tieteet; luonnontieteet, lääketiede ja tekniset tieteet. Siis ne, joissa asioita pystytään mittaamaan ja mittaukset voidaan uusia. Näillekin aloille on vuosien kuluessa tullut pehmeämpiä metodeja. Tässä eräs määritelmä tieteestä: Tiede on järjestelmällistä toimintaa, jossa pyritään saavuttamaan uutta tietoa, joka selittää todellisuutta paremmin. Toisaalta tieteellä tarkoitetaan järjestelmällistä ja yhtenäistä tietojen kokonaisuutta, joka on hankittu tällä kriittisellä menetelmällä. Se, mikä erottaa tieteen esimerkiksi tavallisen arkikokemuksen avulla hankitusta tiedosta, ovat sen tehtävät. Tiede kuvaa miten asiat ovat, selittää miksi asiat ovat niin kuin ovat ja pyrkii myös ennustamaan tietojen pohjalta, miten asiat tulevat tulevaisuudessa olemaan. Selkeästi on tullut esiin, että suomalaisesta arkistotoiminnosta ja myös asiakirjahallinnosta puuttuu teoreettinen tieto. Suomalaiset ovat tunnetusti pyrkineet hoitamaan asiat vain käytännön tasolla. Oikeastaan ollaan välillä naureskeltu liian teoreettisille näkökulmille. Onko ajateltu, että arkistotiede kuulostaa vielä teoreettisemmalta kuin joku muu tiede. Erästä kulunutta sanontaa väärin lainatakseni, voidaan kysyä käytännössä kylläkin tuo toimii, mutta entä teoriassa. Jos arkistot toimivat kerran käytännössä niin entä teoriassa. Digitalisoinnin myötä on noussut yhä enemmän avoimia kysymyksiä. Miten esim. hoidetaan asiakirjojen pitkäaikaissäilytys? Tähänkin kysymykseen olisi hyvä saada teoreettista tietoa, ei vain heikkoja käytännön kokemuksia. Vai onko tämä enemmänkin teknistieteellinen kysymys? Tieteiden rajat ovat veteen piirrettyjä raja-aitoja. Tampereen yliopistossa ilmestyy marraskuussa Marjo Rita Valtosen arkistotieteellinen väitöskirja. Parhaat onnittelut -lehden entiselle julkaisutoimikunnan jäsenelle. Kannattaa tutustua myös Ad Actan lainaukseen Bulvanian yliopiston arkistotieteellisen tiedekunnan opinto-oppaasta. Ad Acta siirtyy tämän jälkeen arkiston hyllylle. Kiitos Ad Actalle. F Pentti Latva-Koivisto Päätoimittaja 3
P u h e e n j o h t a j a n p a l s t a Suomalainen arkistotutkimus harppaa aimo askeleen eteenpäin Marjo Rita Valtosen väitöskirjan myötä. Käytännön työ vaatii taakseen tieteellistä tutkimusta, asioiden teoreettista lähestymistä ja laajaalaista arviointia. Arkistototyön kehittymiselle tällaisella tutkimuksella on suunnaton arvo. Niin menneisyyden säilytyspaikkoja kuin arkistot ovatkin, on arkistoissa tehtävä työ nykyisin ennen kaikkea aktiiviaineiston hallintaa ja tiedonhallinnan suunnittelua. Näin ainakin yritysarkistoissa. Viime vuosituhannen taitteessa Tampereen yliopisto järjesti suppean keskustelutilaisuuden arkistoalan koulutustarpeesta. Yksimielisyys vallitsi siitä, että arkistotyötä tekevien koulutuspohjaa on vahvistettava. Toinen kysymys oli, tarvitaanko yliopistojen ulkopuolella arkistotohtoreita. Tuolloin vastasin ainoana yritysedustaja että emme tarvitse. Sama vastaus on nytkin. Mutta kuten silloinkin totesin, arkistojen kehittäminen vaatii kysymysten teoreettisempaakin lähestymistä ja siihen tarvitaan yliopistollista tutkimusta. Arkistoalan ajankohtaisia kysymyksiä ei auta historiantutkimuksen metodein laadittu tutkimus jonkun arkiston muodostumisesta, sillä on arvonsa historiantutkimuksena. Arkistoa pitää lähestyä myös teoreettisesti, sen käytännön kysymykset on muutettava tieteellisen tutkimuksen kohteiksi. Tässä Valtonen on tehnyt arvokasta työtä. Arkistoihin kohdistuvan tieteellisen tutkimuksen lisääntyessä pitää kysyä, onko määriteltävissä erityinen arkistotiede. Vuonna 1991 Helsingin yliopistossa järjestettiin erityinen uusien tieteiden foorum. Salissa esiteltiin joukko uusia tiede-ehdokkaita, osa on jo liki unohdettu. Näiden uusien tieteiden yhteisiä piirteitä olivat näkökulman kapea-alaisuus verrattuna vanhoihin tieteisiin ja poikkitieteisyys. Uudet tieteet eivät osanneet määritellä paikkaansa tiedekentällä, vaan niiden nähtiin kulkevan poikki useiden tieteiden. Samoin uudet tieteet nähtiin tapana nostaa käytännön tehtävien arvostusta tieteellistämällä ne. Uusien tieteiden tehtävänä pidettiin teoreettisten viitekehysten luomista empiiristen aiheiden pohjalta. Arkistoteoriaan kohdistuva tieteellinen tutkimus toivottavasti saa Suomessa nykyistä näkyvämmän ja arvostetumman aseman. Tampereen yliopiston valinta sisällyttää arkistoalan koulutus ja tutkimus informaatiotutkimuksen alle on hyvä ja toimiva. Arkistoalan teoreettisen tutkimuksen ja käytännön toimintaa varten luotavien uusien mallien rakentaminen edellyttää tiivistä yhteistyötä informaatiotutkimuksen kanssa. Arkistohistoriaa voidaan jatkossakin kirjoittaa historian laitoksissa. Nyt päättymässä oleva vuosi on ollut Liikearkistoyhdistykselle varsin aktiivinen. Päättyvä vuosi on ollut tutkintovuosi. Viimeiset vanhamuotoisen asiakirjahallinnon tutkinnon suorittajat saavat vuoden loppuun mennessä työnsä valmiiksi. Parhaimmat onnittelut heille. Ensi vuonna tutkinto uudistuu yhdessä Rastor Oy:n kanssa toteutettavaksi näyttötutkinnoksi, josta enemmän toisaalla lehdessä. Liikearkistoyhdistyksen puolesta toivotan kaikille lehden lukijoille ja tekijöille hyvää joulua ja menestyksekästä tulevaa vuotta. F Ari Sirén Liikearkistoyhdistyksen puheenjohtaja 15
Dokumenttien hallinnan palvelut uudenaikaisimmat ratkaisut dokumenttien koko elinkaaren hallintaan, käsittelyyn, saatavuuteen ja välitykseen. Menestyjä ei ole välttämättä se, joka keksii jotain uutta, vaan se joka ymmärtää yhdistellä olemassa olevaa uudella tavalla. Mieti voisiko sinun yrityksessäsi olla hyötyä siitä, että annat meidän hoitaa puolestasi asiakirjojen skannauksen ja arkistoinnin tai tutkimusten ja kyselyiden käsittelyn. Ostolaskujen skannauspalvelu säästää yrityksesi omaa työtä merkittävästi. Halutessasi voit arkistoida esimerkiksi laskut, palkkalaskelmat ja tiliotteet automaattisesti osana niiden lähetystä. Muutamme tarvittaessa myös nykyisen paperiarkistosi sähköiseen muotoon, ja varastoimme paperit puolestasi. Skannaus- ja arkistointipalvelumme avulla voit siirtyä yrityksessäsi sähköiseen dokumenttien käsittelyyn jo tänään. Tutustu ratkaisuihimme www.itella.fi tai kysy lisää myynti@itella.com.
H e n k i l ö u u t i s i a Nimitysuutisia Rauman kaupungin tietopalvelusihteeriksi on valittu Annu Harju Raumalta. Hän aloittaa tehtävässään 1.1.2006. Onnea ja menestystä! Tuija Lax kään syntyneet, vaan olivat osa laajempia, erityisesti ranskalaisia ja englantilaisia eurooppalaisia aatevirtauksia. Keskusteltu on myös siitä, kuinka merkittävä osuus juuri Chydeniuksella oli; eihän hän vastannut päätöksistä yksin. Professori Mannisen mukaan suomalaisten tulisi kuitenkin olla enemmän tietoisia ja ylpeitä tietämisen vapautta koskevasta historiastaan. Kyseinen perustuslakiasetus on ollut esimerkkinä monille valtioille, vaikkakin paljon myöhemmin. Mitä Chydenius ylipäänsä ajatteli tietämisen vapaudesta, kaksi- ja puolisataa vuotta sitten? Lyhyesti sanottuna, kaikkien kollegioiden, hovioikeuksien, virastojen, tuomioistuinten ja valtaneuvoston dokumentit tulisi olla julkaistavia, ja kuka tahansa voisi jäljentää niitä arkistoissa. Julkisuudesta tuli prioriteetti, salassapitotapaukset käsiteltäisiin yksittäisesti; valtion toiminta olisi siis läpinäkyvää. Selvää on, että oli poikkeuksellista sisällyttää painovapauskeskusteluun julkisuusperiaate, jonka Chydenius ajatteli kontrolloivan valtiopäivien kaikkivoipaisuutta, ja mahdollisesti myös edistävän poliittisisesti erimielisten hattujen ja myssyjen välistä keskustelua ja päätöksentekoa. Chydenius osui sopivaan saumaan kansliakollegiolla kun oli ollut ongelmia sensuuritoiminnan pyörittämisessä, ja poliittiset valtasuhteetkin olivat muuttumassa myssyjen eduksi, ja hänen tietämisen vapaus -toiveensa toteutui. Ehkäpä Chydeniuksen nimeä voisi ainakin muistella FOIA:n voittokulusta puhuttaessa. F Heikki Helasti kunniajäsen Liikearkistoyhdistys ry:n syyskokouksessa 28.11.2005 kutsuttiin kansaneläkelaitoksen toimistopalvelupäällikkö Heikki Helasti yhdistyksen kunniajäseneksi. Heikki Helasti on toiminut yhdistyksen hallituksessa 1980- luvun alusta asti ja sen puheenjohtajana 1994 1999. Liikearkistoyhdistyksen koulutustoimikunnassa hän on toiminut 1980-luvulla mm. suunnittelemassa ja toteuttamassa asiakirjahallinnon tutkintoa. Carl-Magnus Roos Lisälukemistoa Chydeniuksesta (Anders tai Antti) on julkaistu useampia kirjoja. Hyvä lähtökohta on tutustua Chydenius-instituutin verkkosivustoon www.chydenius.net. Lisäksi muun muassa professori Juha Manninen on kirjoittanut Chydeniuksesta ja tietämisen vapaudesta, ja on antanut tietoa tähän artikkeliin. 23
T a p a h t u m a k a l e n t e r i Liikearkistoyhdistys ry:n teemapäivä Helsinki helmikuu 2006 Teema on vielä avoin. Teema ja tarkempi ajankohta ilmoitetaan vuoden 2006 alussa jäsenkirjeellä ja kotisivulla. FAILI 1/2006 15.3.2006 Asiakirjahallinnon peruskurssi Helsinki maaliskuu 2006 Liikearkistoyhdistys ry:n kevätkokous Helsinki huhtikuu 2006 Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto 25 v. Mikkeli 4.5.2006 Elka viettää 25 v. juhlansa 4.5.2006 juhlaseminaarilla konsertti- ja kongressitalossa Mikaelissa, Mikkelissä. Suomen arkistopäivät Helsinki Finlandia-talo 23. 24.5.2006 Kansallinen kaikille tarkoitettu ammattikokous. Viimeisin pidettiin Mikkelissä 2002. Lähempiä tietoja tulee sivuille www.narc.fi Liikearkistoyhdistys ry:n kevätretki touko kesäkuu 2006 Puolipäiväinen retki Itä-Uudellemaalle. XXI pohjoismaiset arkistopäivät Uppsala 23. 25.8.2006 Pohjoismaiset arkistopäivät, lähinnä julkishallinnolle tarkoitettu kokous. Ohjelman teemoina ovat sähköinen pitkäaikaissäilytys, historiankäyttö, riskien hallinta ja turvallisuus sekä arkistojen ulkopuoliset suhteet. Edellinen kokous pidettiin Reykjavikissä 2003. Lähempiä tietoja tulee sivuille www.narc.fi ja www.ra.se Liikearkistoyhdistys ry:n syysmatka Pietariin syys lokakuu 2006 Suomen XII Liikearkistopäivät elo syyskuu 2007 Korkeatasoinen, kaksipäiväinen seminaari. Edelliset päivät pidettiin Turussa 2003. 25
Abstracts Marjo Rita Valtonen, working as an assistant professor at the department of Information Research of the University of Tampere, examines, in her PhD-research, the questions of documentation and records producing of action processes happening in an active organisational environment. According to Valtonen, documentation of action is understood as a wider operation than as a mere records production, including production of meta-data and data description and building an organisation and collective memories. The main sources for this research have been interviews of criminal investigators and their secretaries working in preliminary investigation, from 1999 to 2004, and observation of preliminary investigation, documents concerning preliminary investigation and research literature. In her contribution, Valtonen points out that results of her research will extend understanding of different available solutions for records management and will help to position Finnish practices and this enables to foresee and avoid possible conflict situations. Education manager of Rastor Oy, Susanna Bäckman writes about professional records management education training starting in 2006. Education will be carried out in co-operation with Business Archives Association. Education consists of two obligatory parts; the first one including planning and organising of records management and administration and the second one dealing with managing records and archives administration and information services. In addition, a student can have a business archive part in his or her education, if desired. Researcher of Finnish War Archives, Pekka Henttonen deals, in his article, with science and how to do it. The questions what archival science is, does it exist, and furthermore, is it possible to exist, have been under discussion in foreign press during the last years. According to Henttonen, archives and archival field, including records management, is absolutely significant, complex and wide enough area to earn its own specific field of research. No other research field can study the whole complex of problems concerning production, management, use and preservation of documents, Henttonen emphasises. In her contribution, Mirja Romppainen, working as researcher at the data management department of the headquarters of the Materiel Command of the Finnish Defence Forces, ponders the challenges connected to preserving digital documents. Most documents are produced digitally but long-term preservation is done with the help of traditional forms, that is, papers or microfilms. Digital documents should be archived digitally because it facilitates usability and availability of documents. When preserving digital information, at least the following requirements has to be taken into consideration: physical preservability, readability, usability and intelligibility, furthermore, one has to pay attention to maintain a document s weight as evidence and its invariability, Mirja Romppainen lists. Jarmo Luoma-aho of the Finnish Business Records analysis in his article the work of information services in the Finnish Business Records in 2004. He explains who are their customers, what they are asked, how information is searched and what are the results. The amount of visitors on the web cite of the Finnish Business Records database clearly show that customers are interested in the materials preserved at the Finnish Business Records. To a question, how a customer is met, Luoma-aho answers that records are examined in the future not only on Internet, but also in physical archives. However, he prefers directing and developing customer services on Internet. The three-day conference of DML-forum, in October in Budapest, represented a wide range of records management in different countries. According to Marja Piiroinen- Honkanen, records administration manager of the main headquarters of the Finnish Defence Forces, the main themes were connected to the problems of long-term preservation of electronic documents. DLM-forum was founded in 1996 assisted by the Council of the European Union. This conference was the fourth one in DML-forum s history. One of the Finnish speakers in this conference was Sari Mäkinen, working as a records administration manager in the headquarters of Finnish Naval Forces. The archival deed of the year 2005 named by the Archive Day committee was Rev. of Liperi congregation, Riitta Mäntylä s work she has done for archives. This recognition, second of its kind, was distributed in the House of Sciences in Helsinki, at the Autumn Seminar of Archive Association, in November. In addition, Tapio Bragge, archive manager of the Social Office in Helsinki and the author of this article, writes also about other events of the Archive Day organised in many cities and towns, in the 12th of November. F Pia Koivunen 31