YLITORNION KUNTA OHJE TYÖAIKA, TYÖAIKAKIRJANPITO JA LIUKUVAN TYÖAJAN KÄYTTÖ 1. Työaika 15.6.2012 Työajasta on säädetty työaikalaissa (605/96). Lisäksi työaikaa koskevia määräyksiä ja ohjeita sisältyy yleiseen virka- ja työehtosopimukseen. Henkilöstön työaika määräytyy työtehtävän ja palvelussuhteen laadun mukaan. KVTES luku III 6 Työaikamuodot: Viranhaltijan/työntekijän työaika määräytyy häneen sovellettavan työaikamuodon mukaan siten kuin tässä työaikaluvussa tai liitteiden erityismääräyksissä on tarkemmin määrätty. Yleiset työaikamuodot ovat: 1. yleistyöaika (7 ) Säännöllinen työaika on enintään 9 tuntia vuorokaudessa ja enintään 38 tuntia 15 minuuttia viikossa (täysi työaika). Säännöllinen viikkotyöaika voidaan järjestää myös siten, että se on keskimäärin 38 tuntia 15 minuuttia enintään 6 viikon ajanjaksossa. 2. toimistotyöaika (8 ) Pääasiallisesti virasto- ja toimistotyössä toimivan säännöllinen työaika on enintään 9 tuntia vuorokaudessa ja enintään 36 tuntia 15 minuuttia viikossa (täysi työaika). Säännöllinen viikkotyöaika voidaan järjestää myös siten, että se on keskimäärin 36 tuntia 15 minuuttia enintään 6 viikon ajanjaksossa. 3. jaksotyöaika (9 ) Työaikalain 7 :ssä tarkoitetussa työssä, jossa työaika on järjestetty jaksotyöksi, säännöllinen työaika on 3 viikon pituisena työaikajaksona enintään 114 tuntia 45 minuuttia (täysi työaika). Vastaavasti 2 viikon työaikajakson täysi säännöllinen työaika on enintään 76 tuntia 30 minuuttia. Säännöllinen työaika voidaan järjestää myös siten, että se on kahden peräkkäisen 2 tai 3 viikon tai kolmen peräkkäisen 2 viikon työaikajakson aikana keskimäärin edellä mainittu. Säännöllinen työaika ei saa kummankaan 3 viikon ajanjaksona ylittää 128 tuntia eikä yhdenkään 2 viikon ajanjaksona 88 tuntia. 4. säännöllinen työaika 37 tuntia viikossa (10 ). 1(5) Seuraavien viranhaltija- ja työntekijäryhmien työajasta on erityismääräyksiä: 1. talonmiehet (liite 11) 2. viranhaltijat/työntekijät, joiden säännöllinen työaika on järjestetty työaikalain nojalla annetun erityisen luvan perusteella (11 ) 3. viranhaltijat/työntekijät, joiden säännöllinen työaika on järjestetty tämän työaikaluvun määräyksistä poikkeavasti (3 ) 4. päivähoidon kasvatushenkilöstö (liite 5) Työntekijät 5. perhepäivähoitajat (liite 12) 6. maatalouslomittajat (liite 13)
2(5) 2. Työaikakirjanpito 3. Työaika 4. Liukuva työaika 5. Lepotauot Työaikalain (605/1996) 37 :n mukaan työnantajan on pidettävä työaikakirjanpitoa, johon merkitään henkilöittäin kaikki tehdyt työtunnit. Työaikakirjanpitoa on säilytettävä kolmen vuoden ajan. Työnantajan tehtävänä on seurata henkilöstön työaikaa ja työaikakertymiä. Työsuojeluviranomaiselle on pyydettäessä toimitettava jäljennös työaikakirjanpidosta. Kaikkien säännöllistä työaikaa noudattavien tulee käyttää työajanseurantapäätettä työajankirjaukseen. Esimies ei voi antaa tästä vapautusta. Järjestelmästä tulostetut työajanseurantaraportit muodostavat työaikakirjanpidon, josta ilmenevät tehdyt työtunnit henkilöittäin. Yksikön esimiehen tulee seurata henkilöstön työajan käyttöä. Työaikalain 2 luvun 4 :n ja KVTES luku III mukaan työajaksi luetaan työhön käytetty aika sekä aika, jonka työntekijä on velvollinen olemaan työpaikalla työnantajan käytettävissä. Päivittäisiä lepoaikoja ei lueta työaikaan, jos työntekijä saa näinä aikoina esteettömästi poistua työpaikalta. Matkaan käytettyä aikaa ei lueta työaikaan, ellei sitä samalla ole pidettävä työsuorituksena. Säännöllinen työaika määritellään yleensä työajan pituuden eikä sen sijoittumisajankohdan mukaisesti, joten esimerkiksi työskentely aukioloajan ulkopuolella voi olla säännöllistä työaikaa. Yleisen virka- ja työehtosopimuksen liite 15:ssa on sopimusmääräykset liukuvasta työajasta. Liukuvaa työaikaa voidaan käyttää vain, jos toimipaikkaan on asennettu kunnan työajanseurantapääte ja tällöin työajanseurantapäätettä on käytettävä. Liukuvan työajan seurannassa käytetään kellokorttilaitetta tai muuta työajan seurantalaitetta. Työntekijät huolehtivat itse työtuntiensa tasoittamisesta järjestelmän liukumarajojen puitteissa. Mikäli työntekijä ei tätä noudata, työnantaja voi tapauskohtaisesti henkilöä asiasta kuultuaan rajoittaa tai poistaa kyseiseltä henkilöltä liukuvan työajan ja määrätä hänet kiinteän työajan piiriin. Säännöllinen työaika ei muutu noudatettaessa liukuvaa työaikaa. Työntekijän työskentely omasta aloitteestaan normaalin työajan ulkopuolella tai päivittäistä lepoaikaa lyhentäen ei oikeuta lisä- ja ylityökorvauksiin. Yleisen virka- ja työehtosopimuksen mukaan työntekijälle on annettava työaikalain 28 :n mukaisesti työvuoron aikana säännöllinen vähintään tunnin kestävä lepoaika, jonka aikana työntekijä saa esteettömästi poistua työpaikaltaan. Työnantaja ja työntekijä voivat sopia lyhyemmästä, kuitenkin vähintään puolen tunnin pituisesta lepoajasta. Liukuvan työajan seurantajärjestelmässä päivittäiseen työssäoloaikaan lisätään 30 minuutin lepotauko. Lepotauko on varattu ruokailuun ja aikaa ei lueta työaikaan. Lepo-/lounastauon voi pitää 11:00 13:00 välisenä aikana ja se kestää vähintään 30 minuuttia ja se voi kestää enintään 1 tunti 30 minuuttia.
3(5) 6. Työajanseurantapäätteet 7. Liukuma-ajat Työajanseurantaa ja kulunvalvontaa varten kunnassa on käytössä ESMIKKOtyöajanseurantajärjestelmä. Kaikille työntekijöille annetaan avainkortti, joka toimii avaimena kiinteistöjen ulko-oviin ja työajan leimauskorttina. Työaikapääte ilmoittaa leimattaessa työaikasaldon. Päätteet on liitetty yhteiseen palvelinkoneeseen, jonka vuoksi työhön tulo, työstä poistuminen ja lepotauot sekä muut yli 30 minuutin tauot päivän aikana voidaan rekisteröidä tarpeen mukaan lähimmällä päätteellä (esim. matka ulos). Työaikapäätteellä tehdyt leimaukset välittyvät myös neuvonnan infojärjestelmään. Mahdollisten leimausvirheiden korjauksesta ilmoitetaan kirjallisesti esimiehen allekirjoittamalla erillisellä lomakkeella. Esimiesten tulee seurata henkilöstön työajan käyttöä ja huolehtia siitä, että palvelut ovat käytettävissä sovittuina aukioloaikoina. Liukuvan työajan hyödyntäminen edellyttää, että se on työtehtävien hoitamisen kannalta mahdollista. Liukuvan työajan estämättä henkilöstöllä on velvollisuus osallistua työtehtäviin liittyviin kokouksiin ja koulutuksiin ym., jotka on sijoitettu klo 8:00 17:00 väliseen aikaan. Esimiehellä on oikeus määrätä työajan jaksotuksesta, päivystyksestä tai työvuorojen käyttämisestä. Kaikki Ylitornion kunnan yksiköt noudattavat seuraavia liukuma-aikoja: Työhön tulo: klo 07:00-09:00 välisenä aikana, kiinteän työajan tuloaika klo 8.00. Työstä poistuminen: klo 15:00 18:00 välisenä aikana, kiinteän työajan lähtöaika klo 15.45. Eri yksiköiden toimistojen, palvelupisteiden ja kanslioiden palvelukyky on turvattava yleisenä aukioloaikana 9:00 15:00. Joidenkin työpisteiden kuten kirjaston työajat poikkeavat normaalista. Kaikissa yksiköissä liukuvan työajan järjestelmässä säännöllinen työaika saa ylittyä enintään 20 tuntia (+) ja alittua enintään 6 tuntia (-). Työaikasaldoa ei kerry enempää kuin sallitun enimmäismäärän. Leikkaantuneita tunteja ei palauteta työaikasaldoon eikä niistä makseta erillistä korvausta. Tarvittaessa enimmäisrajan ylittävä negatiivinen työaikasaldo voidaan vähentää palkasta. Päivittäistä 30 minuutin lepotaukoa ei tarvitse rekisteröidä, mikäli ruokailu tapahtuu työpisteen läheisyydessä siten, että työntekijä on saatavilla eli valmis hoitamaan työasioita ja vastaamaan puhelimeen myös lounastauolla. Kun henkilö poistuu työpaikalta 30 minuuttia pidemmäksi ajaksi, hänen tulee rekisteröidä lähtönsä ja tulonsa asianmukaista koodia käyttäen (lounas, työasia, terveydenhuolto, koulutus, matka, oma asia, ulos). Muu kuin työtehtävien edellyttämä poistuminen työpaikalta ei ole työaikaa ja tulee tehdä takaisin. Palvelussuhteen päättyessä työaikasaldo tulee aina tasata. Mahdollisesti jäljelle jäävää positiivista liukumasaldoa ei korvata ja negatiivinen saldo vähennetään palkasta viimeisen palkanmaksun yhteydessä. Esimiehen tulee huolehtia siitä, että työntekijällä on mahdollisuus tasoittaa työaikasaldo ennen työsuhteen päättymistä.
4(5) 8. Työstä vapautukset ja niiden lukeminen työajaksi 9. Liukumien ylitysten antaminen vapaa-aikana 10. Työaikajärjestelyjen seuranta Tapaukset, joissa on järjestettävä vapautus työstä ja joissa vapautus luetaan työajaksi, on lueteltu KVTES:n 3 luvussa. Lääkärissä käyntien ja lääkärintarkastusten vaikutus työaikaan on sovittu yleisessä virka- ja työehtosopimuksessa. Lääkärin lähetteellä määräämiin tutkimuksiin, kuten erikoislääkärin, laboratorio- tai röntgentutkimukseen kulunutta aikaa ei lueta työajaksi, mutta mikäli viranhaltija/työntekijä todellisen tarpeen vaatiessa joutuu työaikanaan em. tutkimuksiin, järjestetään niitä varten vapautus työstä. Lääkärissäkäynnit tulee suorittaa tarpeetonta työajan menetystä välttäen. Työnantajan määräämiin tarkastuksiin ja tutkimuksiin käytetty aika luetaan työajaksi. Kuntoutus on työehtosopimuksen 3 luvun 13 :n mukaisesti tietyissä tilanteissa palkallista eikä silloin vähennä työaikaa. Liukuvan työajan järjestelmässä käytetään näissä tapauksissa terveydenhoito-koodia. Ylitornion kunta ei edellytä työskentelyä vuosiloman aikana eikä loman aikana tehtyä omaehtoista työskentelyä korvata. Työtunteja ei saa omaehtoisesti kerätä vapaapäiviksi. Jos liukuma-aikojen enimmäismäärien tasoittaminen ei ole mahdollista liukumaaikojen puitteissa ja työtuntien kertymä johtuu työnantajan etukäteen hyväksymistä työtehtäviin liittyvistä syistä, kertymää voidaan vähentää asianomaiselle työnantajan määräyksestä annettavalla vapaa-ajalla. Vapaa-ajan määrän osalta työnantajalla on oikeus käyttää harkintaa. Aloitteen vapaa-ajan antamisesta voi tehdä työntekijä tai esimies. Työjärjestelyjen helpottamiseksi suositus on, että vapaata myönnetään enintään viisi (5) työpäivää kalenterivuodessa. Vapaa-aika annetaan lyhentämällä päivittäistä työaikaa tai, jos yksikön työtilanne huomioon ottaen on mahdollista, kokonaisena päivänä. Vapaapäivistä on aina sovittava esimiehen kanssa kirjallisesti hyvissä ajoin etukäteen. Esimiehen tulee seurata liukuvan työajan käyttöä siitä huolehtimiseksi, että päivittäisiä liukumarajoja ja työtuntien enimmäiskertymiä ei toistuvasti ylitetä. Annettaessa työntekijälle uusia tehtäväkokonaisuuksia tai lisätöitä on selvitettävä niiden vaikutukset hänen mahdollisuuksiinsa olla ylittämättä liukuvan työajan järjestelmän rajoja ja enimmäiskertymiä. Työaikatietoja tulee käyttää myös arvioitaessa työmäärän vaihteluja, suunniteltaessa töiden organisointia, resurssien kohdentamista, työtehtävien jakautumista ja kehitettäessä töitä ja työprosesseja. Työajanseurantajärjestelmän vastaava lähettää ilman eri pyyntöä osastopäälliköille ja tulosalueista vastaaville kuukausittain raportit ko. alueen henkilökunnan työajan käytöstä. 11. Työaikamääräykset, kun käytössä ei ole työajanseurantapäätettä Niiden säännöllistä työaikaa tekevien työntekijöiden, joiden työskentelypaikassa ei ole työajanseurantapäätettä, tulee noudattaa kiinteää työaikaa. Työajan al-
5(5) 12. Ylityö 13. Etätyö ja liikkuva työ 14. Matka-aika ja viikonlopputyö 15. Osa-aikatyö 16. Voimaantulo kamis- ja päättymisajankohdat sekä lepotauon sijoitus ja pituus sovitaan esimiehen kanssa. Ylityön tekemiseen tulee aina olla esimiehen etukäteinen kirjallinen määräys. Etätyöjärjestelyistä ja sen ehdoista on aina tehtävä kirjallinen, määräaikainen sopimus esimiehen ja ao. henkilön välillä. Liikkuvien työntekijöiden työajan sisään- ja ulosleimaukset voidaan tehdä millä tahansa matkapuhelimella SMS viestillä numeroon 040 760 0384 Yleisen virka- ja työehtosopimuksen mukaan työmatkaan käytetystä ajasta luetaan työajaksi työtehtävien suorittamiseen käytetty työaika. Matkustamiseen käytettyä aikaa ei lueta työajaksi. Vain työnantajan erillisestä määräyksestä matkustamisen aikana tehtävään työhön käytetty aika luetaan työajaksi. Työtehtävien tulee olla välttämättömiä kyseisen matkan suorittamisen kannalta. Omaaloitteisesti matkan aikana tehtyä työtä ei lasketa työajaksi. Jos työntekijä on työmatkaan käytettynä vuorokautena ollut työssä, mutta vähemmän kuin säännöllisen työaikansa, lasketaan matkustamiseen kulunut aika työajan lisäykseksi siten, että se yhdessä työajan kanssa on enintään vuorokautinen säännöllinen työaika. Osa-aikatyössä työaika määräytyy tehtävän hoito-osuuden mukaisesti, jolloin myös liukuma-ajat voivat olla pienempiä. Osa-aikatyötä tekevillä enimmäis- ja vähimmäistyöaikasaldo suhteutetaan tehtävän hoito-osuuteen. Osa-aikatyötä tekevät henkilöt sopivat esimiehensä kanssa työaikansa järjestämisestä (esim. 4 tuntia päivässä). Työajanseurantajärjestelmään ei määritellä osa-aikatyötä tekeville henkilöille päivittäistä osa-aikaista työaikaa ja päivittäisiä liukumarajoja, mutta suositeltavaa on, että työntekijä ja esimies sopivat näistä. Osa-aikatyötä tekevän työajan toteutumista seurataan tasoitusjaksoittain (esim. kalenterikuukausittain) ns. tuntikeräilynä. Tällöin työajanseurantajärjestelmän kautta tarkastellaan koko tasoitusjakson sovitun työajan täyttymistä eikä päivittäistä työaikaa. Työntekijä laskee kuukausittain tehtävät työtunnit kertomalla päivittäisen työajan kunkin kuukauden työpäivien lukumäärällä (esim. toukokuussa 2012 työpäiviä on 22, työaika 4h/pv, 22pv x 4h = 88 h elin kuukauden lopussa oltava tunteja kerättynä 88). Osa-aikaeläkkeellä olevia työntekijöitä koskevat saldovapaita lukuun ottamatta samat liukuvaa työaikaa koskevat säännöt kuin kokoaikaisia työntekijöitä (liukuma-ajat jne.). Huomattavan plus-saldon kertymistä tulee osa-aikaeläkkeen tarkoitus huomioon ottaen pyrkiä välttämään. Tämä ohje on käsitelty YT-ryhmässä xx.xx.2012. Tämä ohje tulee voimaan xx.xx.2012 ja korvaa aikaisemmin annetut ohjeet. Ohje on voimassa toistaiseksi.