1/08 Kokousaika: Tiistai klo 18.00 19.01 Kokouspaikka: Kaupunginvirasto, valtuustosali KÄSITELTÄVÄT ASIAT SIVU 1 KOKOUKSEN AVAUS JA LÄSNÄOLIJOIDEN TOTEAMINEN 3 2 PÖYTÄKIRJANTARKASTAJIEN VALINTA 4 3 OHJAUSRYHMÄN JÄRJESTÄYTYMINEN 5 4 OHJAUSRYHMÄN ASEMA JA PÄÄTÖSVALTA 7 5 KAARINAN-PIIKKIÖN TERVEYSKESKUSKUNTAYHTYMÄN PURKAUTUMINEN 31.12.2008 9 6 VALTIONEUVOSTOLLE ANNETTAVA LISÄSELVITYS KAARINAN JA PIIKKIÖN TOIMEENPANOSUUNNITELMIIN 10 7 LAAJENTUVAN KAARINAN ORGANISAATIOEHDOTUS JA TOIMIALAJOHTAJAT 12 8 LAAJENTUVAN KAUPUNGIN VALMISTELEVAN JOHTORYHMÄN ASETTAMINEN 15 9 HENKILÖSTÖTYÖRYHMÄN PERUSTAMINEN 16 10 PYSYVIEN PALVELUSSUHTEIDEN SOLMIMINEN 2008 19 11 OHJEISTUS TOIMIALAKOHTAISTEN ORGANISAATIOSUUNNITELMIEN LAADINNASTA 20 12 OHJAUSRYHMÄN VUOSISUUNNITELMA VUODELLE 2008 22 13 MUUT MAHDOLLISET ASIAT 24
1 Kokousaika klo 18.00 19.01 Kokouspaikka Kaupunginvirasto, valtuustosali Saapuvilla olleet jäsenet Kantalainen Merja pj, Kaarina Elo Arto vpj, Piikkiö Alander Matti jäsen, Kaarina Aso Janne jäsen, Piikkiö Friman Kari jäsen, Kaarina Gustafsson Irja jäsen, Kaarina Jalo Henrik jäsen, Kaarina Laaksonen Ilkka jäsen, Kaarina Laitinen Aila jäsen, Kaarina Langh-Lagerlöf Laura jäsen, Piikkiö Mäki Vesa jäsen, Piikkiö Rautanen Hannu jäsen, Kaarina Suominen Matti jäsen, Piikkiö Suutari Anneli jäsen, Kaarina Tuomarila Tiina jäsen, Piikkiö Tähkäpää Päivi jäsen, Piikkiö Virranheimo Niina jäsen, Kaarina Pihkanen Liisa varajäsen, Kaarina Poissa olleet jäsenet Ranne Matti jäsen, Kaarina Ossa Jaakko jäsen, Kaarina Muut saapuvilla olleet Virta Harri kaupunginjohtaja, Kaarina Mäkinen Jouko kunnanjohtaja, Piikkiö Teräväinen Marja-Liisa henkilöstön edustaja, Piikkiö Bergendahl Kirsti henkilöstön edustaja, Kaarina Antola Päivi pöytäkirjanpitäjä Laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Asiat :t 1-13 s. 1-24 Pöytäkirjan tarkastajat Valittiin pöytäkirjantarkastajiksi jäsenet Janne Aso ja Matti Alander. Pöytäkirjan allekirjoitus Merja Kantalainen puheenjohtaja Päivi Antola pöytäkirjanpitäjä
2 Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja on tarkastettu ja todettu kokouksen kulun mukaiseksi. Janne Aso pöytäkirjantarkastaja Matti Alander pöytäkirjantarkastaja
3 1 KOKOUKSEN AVAUS JA LÄSNÄOLIJOIDEN TOTEAMINEN Esittely: Ehdotus: Piikkiön kunnanhallitus on 14.1.2008 ja Kaarinan kaupunginhallitus 21.1.2008 valinnut jäsenet ja henkilökohtaiset varajäsenet Kaarinan ja Piikkiön kuntaliitoksen ohjausryhmään. Kaarinan kaupunginhallitus on nimennyt ohjausryhmään puheenjohtajan ja Piikkiön kunnanhallitus ohjausryhmään varapuheenjohtajan. Lisäksi henkilöstöjärjestöt ovat valinneet yhden yhteisen edustajan Kaarinasta ja yhden yhteisen edustajan Piikkiöstä. Kaupunginjohtaja Harri Virta: n puheenjohtaja avaa kokouksen ja toteaa läsnäolijat. Päätös 1: n puheenjohtaja avasi kokouksen ja totesi läsnäolijat. Läsnä oli 17 jäsentä ja 1 varajäsen, poissa 1 varsinainen jäsen.
4 2 PÖYTÄKIRJANTARKASTAJIEN VALINTA Ehdotus: Kaupunginjohtaja Harri Virta: valitsee pöytäkirjantarkastajiksi yhden kaarinalaisen jäsenen ja yhden piikkiöläisen jäsenen. Päätös 2: Ote: Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Janne Aso Piikkiöstä ja Matti Alander Kaarinasta. Janne Aso Matti Alander
5 3 OHJAUSRYHMÄN JÄRJESTÄYTYMINEN Esittely: n on päätettävä eräistä kokousmenettelyihin liittyvistä asioista, koska Kaarinan ja Piikkiön yhdistymissopimuksessa ei ole yksityiskohtaisia määräyksiä tähän liittyen. n on sovittava seuraavista käytännöistä ja toimintaperiaatteista: n asioiden esittelijän nimeäminen n sihteerin valinta n asioiden valmistelu n koollekutsuminen n esityslistojen julkisuus n pöytäkirjojen tarkastaminen n päätöksistä tiedottaminen Läsnäolo-oikeus ohjausryhmän kokouksissa Valmistelija: Hallintojohtaja Päivi Antola, p. 471 1202. Ehdotus: Kaupunginjohtaja Harri Virta: päättää seuraavista menettelytavoista: 1. Piikkiön kunnanjohtaja Jouko Mäkinen esittelee sosiaali-, terveys- sekä sivistyspalveluja koskevat asiat ja Kaarinan kaupunginjohtaja Harri Virta kaikki muut asiat. 2. n sihteeriksi kutsutaan hallintojohtaja Päivi Antola Piikkiöstä. 3. Asiat ohjausryhmän esityslistalle valmistelee laajentuvan kaupungin valmisteleva johtoryhmä. 4. Kokouskutsun antaa puheenjohtaja ja hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä, mikäli mahdollista, siinä käsiteltävät asiat. Esityslista lähetetään pääsääntöisesti kokouskutsun yhteydessä. Kokouskutsu ohjausryhmän kokoukseen toimitetaan pääsääntöisesti sähköisesti. Mikäli ohjausryhmän jäsen ei voi vastaanottaa sähköistä kokouskutsua, toimitetaan se hänelle postitse. Kokouskutsu lähetetään viimeistään neljä päivää ennen kokousta. n kokouskutsu toimitetaan jäsenille, varajäsenille sekä niille henkilöille, joilla on läsnäolo-oikeus ohjausryhmän kokouksissa.
6 5. n esityslistat ja pöytäkirjat julkaistaan Kaarinan kaupungin kotiilla. Piikkiön kunnan kotiilta on linkin välityksellä pääsy Kaarinan kaupungin kuntaliitosstoon. 6. n pöytäkirjat tarkastaa kaksi pöytäkirjantarkastajaa, joista toinen on Kaarinasta ja toinen Piikkiöstä. 7. n kokousten päätöksistä tiedottaa ohjausryhmän sihteeri. 8. Läsnäolo-oikeus ohjausryhmän kokouksissa on laajentuvan kunnan toimialajohtajilla. Päätös 3: Ote: Pohjaehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. ohjausryhmän puheenjohtaja ohjausryhmän varapuheenjohtaja laajentuvan kunnan toimialajohtajat
7 4 OHJAUSRYHMÄN ASEMA JA PÄÄTÖSVALTA Esittely: Kuntajaon muutoksesta säädetään kuntajakolaissa (1196/97). Kuntajakolakia on muutettu mm. vuosina 2005 ja 2007. Muutetun lain soveltamisesta on saatu vasta viime aikoina käytännön kokemusta, kun kuntaliitoksia on laajemmin vireillä. Kuntaliitosten valmistelun yhteydessä on käynyt ilmi, että eräistä kuntajakolain säädöksistä on viranomaisillakin erilaisia tulkintoja. (Mm. tästä syystä lakia tultaneen muuttamaan, mutta se ei ehdi vaikuttaa nyt päätettyjen kuntaliitosten toteutukseen). Kuntajakolain 29 :n mukaan niissä tapauksissa, jossa kuntaliitos toteutetaan lakkauttamalla nykyiset kunnat ja perustamalla uusi kunta, tulee uuden kunnan valmistelua varten asettaa järjestelytoimikunta. Sen asettaa lääninhallitus kuntien esityksestä kuukauden kuluessa siitä, kun valtioneuvosto on hyväksynyt kuntaliitoksen. Järjestelytoimikunta vastaa uuden kunnan hallinnon järjestämistä koskevista valmistelutehtävistä siihen saakka kun kunnanhallitus on valittu. Lain mukaan järjestelytoimikunnasta on soveltuvin osin voimassa, mitä kunnanhallituksesta säädetään. Useissa kuntaliitoksissa, joissa yksi tai useampia kuntia liitetään yhteen kuntaan ( fuusio ), on sovittu järjestelytoimikunnan tai vastaavan (esim. kuntaliitostoimikunta) asettamisesta, vaikka laki ei sitä näissä tapauksissa edellytä. Ainakin eräissä lääninhallituksissa on katsottu, että lääninhallituksella ei ole velvollisuutta/oikeutta asettaa tällaista vapaaehtoista järjestelytoimikuntaa. Ministeriön kanta on, että estettä järjestelytoimikunnan asettamiselle ei ole, mikäli kunnat esittävät sellaisen asettamista. Todettakoon muutoksenhaun osalta yleisesti, että ohjausryhmä, järjestelytoimikunta tai vastaava valmistelusta vastaava vapaaehtoinen toimielin on valmisteleva elin eikä sen päätöksiin voi hakea muutosta oikaisuvaatimuksella. Järjestelytoimikunta, jonka lääninhallitus on asettanut kuntajakolakiin perustuen, tekee jossain määrin myös lopullisia päätöksiä, joihin siten liittyy myös muutoksenhakumahdollisuus. Kaarina-Piikkiön kuntaliitosneuvotteluissa oli ja valtuustojen hyväksymässä hallinnon ja palvelujen järjestämissopimuksessa (kuntaliitossopimuksessa) on kuntien nimenomainen tarkoitus ja tahto, että sopimuksessa sovittu järjestelytoimikunta huolehtii uuden kunnan hallinnon järjestämistä koskevista valmistelutehtävistä ja käyttää siten kuntajakolain 29 :n mukaista toimivaltaa. Valtioneuvoston kuntaliitospäätöksen jälkeen järjestelytoimikunnan asettamisesta tullaan tekemään esitys Länsi-Suomen lääninhallitukselle. Kaarinan ja Piikkiön liitoksessa uuden kunnan järjestämistä koskevia valmistelutehtäviä eli ohjausryhmän tehtäviä ovat mm.:
8 Ehdotus vuoden 2009 alusta voimaantulevasta organisaatiosta ja sen vastuuhenkilöistä (toimialajohtajat) sekä muun henkilöstön sijoittumisen valmistelu Toimeksiannot toimialojen suunnitteluryhmille ja henkilöstötyöryhmälle sekä näiden ryhmien valvonta ja ohjaus Kuntajakolain mukaan järjestelytoimikunnalle kuuluvat kunnallisvaaleihin liittyvien tehtävien valmistelu Palvelustrategian valmistelu Strategiatyön valmistelu Vuoden 2009 talousarvion valmistelu Valmistelija: Kunnanjohtaja Jouko Mäkinen, puh. 471 1201 Kaupunginjohtaja Harri Virta, puh. 050-373 2400 Ehdotus: Kaupunginjohtaja Harri Virta: päättää 1. merkitä tiedokseen ohjausryhmän asemaa koskevan selvityksen, 2. todeta, että asiaan palataan sen jälkeen kun on uudelleen selvitetty, mikä tulee olemaan Länsi-Suomen lääninhallituksen kanta kuntajakolain mukaisen järjestelytoimikunnan asettamiseen. Päätös 4: Ote: Pohjaehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. ohjausryhmän sihteeri
9 5 KAARINAN-PIIKKIÖN TERVEYSKESKUSKUNTAYHTYMÄN PURKAUTUMINEN 31.12.2008 Esittely: Terveyskeskuskuntayhtymän purkautuminen on suora seuraus kuntaliitospäätöksestä, joten Kaarinan ja Piikkiön valtuustojen ei tarvitse erikseen päättää kuntayhtymän purkamisesta. Kuntayhtymän purkautuminen todetaan myös Kaarinan ja Piikkiön valtuustojen 17.12.2007 hyväksymässä yhdistymissopimuksessa. Kuntayhtymässä tehdään loppuselvitys niin kuin kuntayhtymän perussopimuksessa säädetään. Loppuselvityksessä selvitetään kuntayhtymän varat, velat, velvoitteet ja sopimukset, jotka siirtyvät laajentuvalle Kaarinan kaupungille. Laajentuvan Kaarinan kaupunginvaltuusto hyväksyy kuntayhtymän viimeisen tilinpäätöksen ja päättää vastuuvapaudesta (vuodelta 2008) keväällä 2009. Valmistelija: Kunnanjohtaja Jouko Mäkinen, puh. 471 1201 Ehdotus: Kaupunginjohtaja Harri Virta: merkitsee kuntayhtymän purkautumisen ilman erillistä päätöstä tiedoksi ja saattaa sen myös Kaarinan ja Piikkiön hallituksille sekä Kaarinan-Piikkiön terveyskeskuskuntayhtymän hallitukselle tiedoksi. Käsittely: Käydyn keskustelun jälkeen esittelijä muutti päätösesitystään seuraavasti: merkitsee kuntayhtymän purkautumisen ilman erillistä päätöstä tiedoksi ja saattaa sen myös Kaarinan ja Piikkiön hallituksille sekä Kaarinan-Piikkiön terveyskeskuskuntayhtymän hallitukselle tiedoksi. Lisäksi ohjausryhmä toteaa, että kuntien osuuksien loppulaskelmaa ei ole tarpeen tehdä erikseen. Päätös 5: Ote: Muutettu pohjaehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Kaarinan kaupunginhallitus Piikkiön kunnanhallitus Kaarinan-Piikkiön terveyskeskuskuntayhtymän hallitus
10 6 VALTIONEUVOSTOLLE ANNETTAVA LISÄSELVITYS KAARINAN JA PIIKKIÖN TOIMEENPANOSUUNNITELMIIN Esittely: Valtioneuvosto on toimittanut kunnille palautteen toimeenpanosuunnitelmasta ja selvityksestä. Jokaiselle kunnalle toimitetussa palautteessa kiinnitetään erityistä huomiota kunta- ja palvelurakenneuudistuksesta annetun lain 5 :n mukaiseen väestöpohjavaatimuksen täyttymiseen, järjestämisvastuun siirtymiseen riittävälle väestöpohjalle sekä sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden integraatioon. Valtioneuvosto on arvioinut puitelain 5 :n kriteerien täyttymisen lisäksi lain tavoitteiden toteutumista. Valtioneuvosto on pyytänyt lisäselvitystä 253 kunnalta, joiden selvityksistä ja toimeenpanosuunnitelmista ei vielä selviä, tulevatko ne täyttämään puitelain velvoitteet. Sosiaali- ja terveydenhuollon kannalta kunta- ja palvelurakenneuudistuksen tärkein tavoite on väestön terveyden ja hyvinvoinnin sekä laadukkaiden palveluiden turvaaminen asuinpaikasta riippumatta. Näin varmistetaan ja edistetään sosiaalisten perusoikeuksien toteutumista. Terveyden, toimintakyvyn ja hyvinvoinnin edistäminen, sosiaalisten ongelmien ehkäisy sekä kuntalaisten osallisuuden vahvistaminen on keskeinen näkökulma uudistamistyössä. Niillä pyritään väestön yleisen hyvinvoinnin parantamiseen ja sosiaali- ja terveydenhuollon palvelutarpeen ja kustannusten kasvun hallintaan. Sosiaali- ja terveydenhuolto on perusteltua järjestää eheänä toiminnallisena kokonaisuutena. Tehtävillä ratkaisuilla ei tule heikentää jo toimivaa sosiaali- ja terveydenhuollon yhteistyötä. Sosiaalihuolto on perusteltua säilyttää kokonaisuutena niin, että asiakas saa tarvitsemansa palvelut sujuvasti ja vastuusuhteet eri toimijoiden kesken ovat selkeät. Yhteistoiminta-alueen tulee järjestää palvelut alueen kaikkien kuntien asukkaille yhdenmukaisin perustein. Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelukokonaisuuksien eheys on perusteltua myös kuntatalouden kannalta. Yhteistoiminta-alueella on pyrittävä toiminnallisen kokonaisuuden muodostamisen lisäksi myös taloudellisen riskin aitoon jakamiseen. 24.1.2008 järjestetään Kuntaliitossa seminaaripäivä, jossa käsitellään muun muassa toimeenpanosuunnitelmia ja kuntien rakennemuutosten toteuttamista. Kaarinan kaupungin hallintojohtaja osallistuu seminaariin, minkä jälkeen hän viimeistelee kuntien vastaukset valtioneuvoston lisäselvityspyyntöön. Liitteenä on Kaarinan kaupungin ja Piikkiön kunnan saama palaute. Liite 1/2008 Molemmat kunnat ovat saaneet samat lisäselvityskysymykset. Kysymykset ovat liitteenä. Liite 2/2008
11 lle jaetaan viimeistään kokouksessa esitys valtioneuvostolle annettavista vastauksista. Valmistelija: Hallintojohtaja Päivi Mikkola, puh. 050 373 2401 Ehdotus: Kaupunginjohtaja Harri Virta: päättää esittää Kaarinan kaupunginhallitukselle ja edelleen kaupunginvaltuustolle sekä Piikkiön kunnanhallitukselle ja edelleen kunnanvaltuustolle, että 1. valtioneuvostolle annetaan liitteen 2/2008 mukaiset vastaukset lisäselvityskysymyksiin (liite jaetaan kokoukseen mennessä) 2. Kaarinan-Piikkiön terveyskeskuskuntayhtymän purkauduttua 1.1.2009 lukien sosiaali- ja terveyspalvelut yhdistetään yhdeksi toimialaksi Kaarinan kaupungin organisaatioon. Käsittely: Päätös 6: Ote: n jäsenille on toimitettu 29.1.2008 Kaarinan ja Piikkiön vastaukset Valtioneuvoston lisäselvityskysymyksiin. Vastaukset liitteenä. Liite 2a/2008 Pohjaehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Kaarinan kaupunginhallitus Piikkiön kunnanhallitus Kaarinan-Piikkiön terveyskeskuskuntayhtymän hallitus
12 7 LAAJENTUVAN KAARINAN ORGANISAATIOEHDOTUS JA TOIMIALAJOHTAJAT Esittely: Kaarinan ja Piikkiön yhdistymisen hallinnon ja palveluiden järjestämissopimus hyväksyttiin Kaarinan kaupunginvaltuustossa ja Piikkiön kunnanvaltuustossa 17.12.2007. Sopimuksessa sovittiin että: laajentuvan kunnan henkilöstöä koskeva yhteistoiminta järjestetään yhteistoiminnasta annetun lain sekä siihen perustuvan kuntien yhteisesti laadittavan paikallisen yhteistoimintasopimuksen mukaisin periaattein. laajentuvalle kunnalle valmistellaan henkilöstö- ja organisaatiosuunnitelma, jonka pohjalta valmistellaan laajentuvalle kunnalle tarkoituksenmukainen henkilöstörakenne ja henkilöstöpolitiikka. Suunnitelma ja päätökset muodostuvan laajentuvan kunnan henkilöstöjärjestelyistä tehdään viimeistään 30.9.2008 mennessä. Piikkiön kunnan kunnanjohtaja siirtyy Kaarinan kaupungin apulaiskaupunginjohtajaksi vastuualueenaan palvelutoiminta (sivistys-, sosiaali- ja terveystoimi). Kaupunginjohtaja ja tuleva apulaiskaupunginjohtaja valmistelevat ehdotuksen organisaatioksi ja sen vastuuhenkilöiksi (toimialajohtajat) 29.2.2008 mennessä. Kaarinan Piikkiön terveyskeskuskuntayhtymä purkautuu. Terveydenhuoltopalvelujen sulautumisesta laajentuvan kunnan sosiaali- ja terveystoimen kokonaisuuteen päätetään perusterveydenhuollon selvityksen tulokset huomioiden. Toimialajohtajat kokoavat organisaation suunnitteluryhmät, joissa on henkilöstön edustus. Suunnitteluryhmät valmistelevat organisaatiosuunnitelman toimialakohtaisesti 30.4.2008 mennessä. Henkilöstön kehittämistyöryhmä perustetaan 29.2.2008 mennessä. Kehittämistyöryhmässä ovat jäseninä nykyisten Piikkiön ja Kaarinan sekä Kaarinan Piikkiön terveyskeskuksen henkilöstön ja työnantajan edustajat. Kaarinan kaupunginjohtaja Harri Virta ja Piikkiön kunnanjohtaja Jouko Mäkinen ovat käyneet jokaisen nykyisen toimialajohtajan kanssa keskustelut, joiden tavoitteena oli selvittää kunkin toimialajohtajan näkemys: tulevasta organisaatiosta (erityiskysymyksinä, sosiaali- ja terveystoimen yhdistäminen, tilaaja tuottaja-malli sekä elämänkaarimalli), omasta roolista tulevassa organisaatiosta oman toimialansa kehittämistarpeista asioista, jotka tulee erityisesti ottaa huomioon liitosta suunniteltaessa ja toteutettaessa.
13 Keskustelut käytiin 7. 18.1.2008. Keskustelujen lisäksi valintoihin ovat vaikuttaneet toimialajohtajien aikaisempi työkokemus, koulutus ja heidän esimiestensä näkemys kyvystä johtaa laajentuvan kaupungin toimialoja. Organisaatioehdotus tuodaan ohjausryhmän päätettäväksi siinä aikataulussa kuin laki ja tehdyt sopimukset edellyttävät. Liitteenä olevaa organisaatioehdotusta (versio 1.5) käytetään pohjaehdotuksena keskusteluissa päätöksen tekijöiden, toimialajohtajien, suunnitteluryhmien ja henkilöstön kanssa. Toimialajohtajien valinta ei edellytä erillistä laajempaa yhteistoimintakäsittelyä. Ehdotettu organisaatiomalli edellyttää myös, että perusterveydenhuollon selvityksen pohjalta tehdään päätös terveydenhuoltopalvelujen sulautumisesta laajentuvan kunnan sosiaali- ja terveystoimen kokonaisuuteen. Jotta päätös toimialajohtajista saa lainvoiman, ohjausryhmän päätös täytyy hyväksyttää Piikkiön kunnanhallituksessa ja Kaarinan kaupunginhallituksessa. Liitteenä on organisaatioehdotus (versio 1.5), jota käytetään pohjaehdotuksena jatkovalmistelussa. Liite 3/2008 Valmistelija: Kaupunginjohtaja Harri Virta, puh. 050-373 2400 Ehdotus: Kaupunginjohtaja Harri Virta: esittää Kaarinan kaupunginhallitukselle ja Piikkiön kunnanhallitukselle, että: 1. Laajentuvan Kaarinan toimialajohtajiksi valitaan seuraavat henkilöt: Hallintopalvelujen toimialajohtajaksi ja hallintojohtajaksi valtiotieteen maisteri Päivi Antola Ympäristöpalvelujen toimialajohtajaksi ja tekniseksi johtajaksi diplomi-insinööri Jyrki Lappi Sivistyspalvelujen toimialajohtajaksi ja sivistysjohtajaksi filosofian maisteri Merja Lehtonen Perusturvapalvelujen toimialajohtajaksi ja perusturvajohtajaksi valtiotieteen maisteri Päivi Mikkola. 2. Mikäli ei tehdä päätöstä terveydenhuoltopalvelujen sulautumisesta laajentuvan kunnan sosiaali- ja terveystoimen kokonaisuuteen, laajentuvan Kaarinan toimialajohtajina jatkavat nykyiset Kaarinan toimialajohtajat.
14 päättää samalla hyväksyä liitteessä 3/2008 esitetyn organisaatiomallin pohjaesitykseksi organisaation jatkokäsittelyyn. Käsittely: Päivi Antola poistui esteellisenä asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi. Henrik Jalo ehdotti, että asia palautetaan uudelleen valmisteluun. Ilkka Laaksonen kannatti Henrik Jalon palautusesitystä. Puheenjohtaja tiedusteli ohjausryhmältä, onko ohjausryhmä yksimielinen siitä, että asia palautetaan uudelleen valmisteluun. Koska kukaan ei tätä vastustanut, puheenjohtaja totesi päätöksen. Päätös 7: Ote: päätti yksimielisesti palauttaa asian uudelleen valmisteluun ja asiaa uudelleen valmisteltaessa on tarkasteltava toimialanimikkeitä sekä organisaation madaltamismahdollisuuksia. Lisäksi edellytettiin, että ohjausryhmälle esitetään yhdistelmä luottamushenkilöorganisaatiosta ja virasto-organisaatiosta. Kaupunginjohtaja Harri Virta
15 8 LAAJENTUVAN KAUPUNGIN VALMISTELEVAN JOHTORYHMÄN ASETTAMINEN Esittely: Laajentuvan kaupungin valmistelevan johtoryhmän muodostavat laajentuvan kaupungin kaupunginviraston päällikkönä toimiva kaupunginjohtaja, apulaiskaupunginjohtaja, toimialajohtajat, henkilöstöpäällikkö, talousjohtaja, henkilöstön edustaja ja terveyskeskuksen johtava lääkäri sekä kaupunginjohtajan nimeämät asiantuntijat. Kaupunginjohtaja kutsuu johtoryhmän sihteerin. Kaarinan kaupungin henkilöstöpäällikkö ja talousjohtaja toimivat johtoryhmän jäseninä kunnes laajentuvan kaupungin organisaatio on tältä osin muodostettu. Johtoryhmä työskentelee kaupungin toiminta-ajatuksen ja päämäärien mukaisten tavoitteiden saavuttamiseksi yhteistyössä henkilökunnan kanssa. Johtoryhmä kokoontuu kaupunginjohtajan kutsusta ja hänen puheenjohdollaan. Tarvittaessa kaupunginjohtaja kutsuu johtoryhmän kokoukseen asiantuntijoita. Valmistelija: Hallintojohtaja Päivi Mikkola, puh. 050-373 2401 Ehdotus: Kaupunginjohtaja Harri Virta päättää asettaa laajentuvalle Kaarinalle esittelyosassa mainitun johtoryhmän, joka toimii siihen asti kunnes laajentuvalle kaupungille on hyväksytty uusi hallintosääntö, jossa on kaupungin johtoryhmää koskevat määräykset. Päätös 8: Pohjaehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.
16 9 HENKILÖSTÖTYÖRYHMÄN PERUSTAMINEN Esittely: Kaarinan ja Piikkiön yhdistymisen hallinnon ja palveluiden järjestämissopimuksessa mainitaan kohdassa 4.1, että ennen kuntajaon muutoksen toteutumista palkantarkistuksia ja paikallisia sopimuksia tehdään tai vakinaisia palvelussuhteita solmitaan vain järjestelytoimikunnan tai sen alaisen henkilöstötyöryhmän päätöksiä noudattaen. Koska ohjausryhmä johtaa Kaarinan ja Piikkiön liitosvalmistelutyötä, kunnes järjestelytoimikunta on asetettu, on tässä vaiheessa perusteltua, että ohjausryhmä perustaa alaisuuteensa henkilöstötyöryhmän. Henkilöstötyöryhmä hoitaa myös sopimuksen Liitteessä 2 mainitun 29.2.2008 mennessä perustettavan henkilöstön kehittämistyöryhmän tehtävät. Päätösehdotuksessa esitetään, että ohjausryhmä perustaa 6-jäsenisen henkilöstötyöryhmän. Henkilöstötyöryhmän toimeksiannoksi esitetään seuraavaa: - esimiesten ja henkilöstön muutosvalmennuksen suunnittelu ja järjestäminen - henkilöstön uudelleen sijoittumishalukkuuden selvittäminen - palkkojen harmonisoinnin valmistelu - palkkojen maksatuspäivien harmonisointi - eläköitymisennusteen laatiminen - yt-menettelyn suunnittelu ja organisointi (liikkeen luovutuksen periaatteita noudattaen) - paikallisten sopimusten kartoittaminen ja sopimusten mahdollinen irtisanomisvalmistelu - henkilöstöpalvelujen sisällön suunnittelu / uudistaminen - sisäisten toimintaohjeiden uudelleen arviointi - tarkistaa henkilöstöä koskevat sopimukset ja tekee tarvittavat esitykset mahdollisista muutos- tai irtisanomistarpeista - henkilöstösuunnitelman laatiminen 31.8.2008 mennessä - laatia aikataulu em. toimenpiteiden toteuttamisesta. Valmistelija: Henkilöstöpäällikkö Sinikka Valtonen, puh. 588 4140 Hallintojohtaja Päivi Mikkola, puh. 050-373 2401 Ehdotus: Kaupunginjohtaja Harri Virta: päättää 1. perustaa henkilöstöryhmän, jonka koostuu 3 työnantajan ja 3 työntekijöiden edustajasta, 2. valita työryhmään työnantajan edustajiksi Kaarinan henkilöstöpäällikkö Sinikka Valtosen, Piikkiön hallintojohtaja Päivi Antolan ja Kaarinan Piikkiön terveyskeskuskun-
17 tayhtymän talousjohtajan Pertti Koiviston 3. pyytää Kaarinan kaupungin henkilöstöjärjestöjä nimeämään yhden pääluottamusmiehen tai luottamusmiehen, 4. pyytää Piikkiön kunnan henkilöstöjärjestöjä nimeämään yhden pääluottamusmiehen tai luottamusmiehen, 5. pyytää Kaarinan Piikkiön terveyskeskuksen henkilöstöjärjestöjä nimeämään yhden pääluottamusmiehen tai luottamusmiehen, 6. hyväksyä henkilöstöryhmälle esittelyosassa esitetyn toimeksiannon, 7. todeta, että henkilöstötyöryhmän tulee laatia työstään väliraportti ohjausryhmälle 30.5. mennessä ja saada työnsä päätökseen 31.10.2008 mennessä. Käsittely: Kirsti Bergendahl esitti, että kohdassa 3. Kaarinan henkilöstöjärjestöjen edustajaksi valitaan Merja Kyynäräinen ja varaedustajaksi Marjatta Nenonen. Keskustelun kuluessa Henrik Jalo esitti, että pohjaehdotuksen kohta 4 muutetaan seuraavaan muotoon: pyytää Piikkiön kunnan henkilöstöjärjestöjä nimeämään edustajansa. Ilkka Laaksonen kannatti Henrik Jalon esitystä. Henrik Jalo esitti, että pohjaehdotuksen kohta 5 muutetaan seuraavaan muotoon: pyytää Kaarinan-Piikkiön terveyskeskuksen henkilöstöjärjestöjä nimeämään edustajansa. Ilkka Laaksonen kannatti Henrik Jalon esitystä. Puheenjohtaja tiedusteli, hyväksyykö ohjausryhmä yksimielisesti Henrik Jalon esitykset. Koska kukaan ei tätä vastustanut, puheenjohtaja totesi päätöksen. Päätös 9: päätti 1. perustaa henkilöstöryhmän, joka koostuu 3 työnantajan ja 3 työntekijöiden edustajasta, 2. valita työryhmään työnantajan edustajiksi Kaarinan henkilöstöpäällikkö Sinikka Valtosen, Piikkiön hallintojohtaja Päivi Antolan ja Kaarinan Piikkiön terveyskeskuskuntayhtymän talousjohtajan Pertti Koiviston 3. nimetä Kaarinan kaupungin henkilöstöjärjestöjen edustajaksi Merja Kyynäräisen ja varaedustajaksi Marjatta Nenosen henkilöstöjärjestöjen esityksen mukaisesti. 4. pyytää Piikkiön kunnan henkilöstöjärjestöjä nimeämään edustajansa 5. pyytää Kaarinan-Piikkiön terveyskeskuksen henkilöstöjärjestöjä nimeämään edustajansa. 6. hyväksyä henkilöstöryhmälle esittelyosassa esitetyn toimeksiannon,
18 7. todeta, että henkilöstötyöryhmän tulee laatia työstään väliraportti ohjausryhmälle 30.5. mennessä ja saada työnsä päätökseen 31.10.2008 mennessä. Ote: valitut henkilöt Piikkiön ja Kaarinan Piikkiön terveyskeskuksen henkilöstöjärjestöt
19 10 PYSYVIEN PALVELUSSUHTEIDEN SOLMIMINEN 2008 Esittely: Kaarinan ja Piikkiön yhdistymisen hallinnon ja palveluiden järjestämissopimuksessa kohdassa 4.1 on kirjoitettu: "Ennen kuntajaon muutoksen toteutumista palkantarkistuksia ja paikallisia sopimuksia tehdään tai vakinaisia palvelussuhteita solmitaan vain järjestelytoimikunnan tai sen alaisen henkilöstötyöryhmän päätöksiä noudattaen." Vakituisten palvelussuhteiden solmimisen osalta on perusteltua noudattaa käytäntöä, jossa Kaarinan, Piikkiön sekä Kaarinan Piikkiön terveyskeskuskuntayhtymän resurssien sisäinen hyödyntäminen ennen organisaatioiden yhdistymistä tullaan varmistamaan seuraavalla prosessilla: Esimies lähettää Kaarinan henkilöstöpäällikölle tiedon täyttöön tulevasta pysyvästä palvelussuhteesta. Kaarinan henkilöstöpäällikkö tekee koonnin ja tarvittaessa selvityksen yhteistyössä toimialajohtajien ja vastuualue-esimiesten kanssa täytettävistä tehtävistä ja lähettää ne tiedoksi Kaarinan, Piikkiön sekä KaaPiiTK:n johtoryhmille. Jos johonkin tehtävään on millään toimialalla tiedossa mahdollinen sisäinen kandidaatti, ilmoitetaan tästä välittömästi ao. esimiehelle sekä toimialajohtajalle ulkoisen haun siirtämiseksi / pysäyttämiseksi. Liitteenä on prosessikaavio Kaarinan, Piikkiön ja Kaarinan Piikkiön terveyskeskuksen vakinaisten palvelussuhteiden täyttämisestä vuonna 2008. Liite 4/2008 Valmistelija: Henkilöstöpäällikkö Sinikka Valtonen, puh. 588 4140 Ehdotus: Kaupunginjohtaja Harri Virta: hyväksyy vakinaisten palvelussuhteiden osalta prosessin, jossa tehtävät kierrätetään Kaarinan henkilöstöpäällikön koordinoimana johtoryhmien käsittelyyn sisäisten resurssien hyödyntämisen turvaamiseksi. Päätös 10: Ote: Pohjaesitys hyväksyttiin yksimielisesti. Kaarinan kaupunki / ote + liite toimitettavaksi kaikille esimiehille Piikkiön kunta / ote + liite toimitettavaksi kaikille esimiehille Kaarinan Piikkiön terveyskeskus / ote + liite toimitettavaksi kaikille esimiehille
20 11 OHJEISTUS TOIMIALAKOHTAISTEN ORGANISAATIOSUUNNITELMIEN LAADINNASTA Esittely: Hallinnon ja palveluiden järjestämissopimuksen liitteenä 2 on Suunnitelma kuntien palvelurakenteiden yhteensovittamiseksi. Tämän suunnitelman 3 kohdassa on sovittu laajentuvan kunnan toiminnan valmistelusta mm. seuraavaa: "Toimialajohtajat kokoavat organisaation suunnitteluryhmät, joissa on henkilöstön edustus. Suunnitteluryhmät valmistelevat organisaatiosuunnitelman toimialakohtaisesti 30.4.2008 mennessä." Suunnitteluryhmien työtä on tarpeen ohjeistaa, jotta suunnitelmat ja niiden laadinnan organisointi olisivat kaikilla toimialoilla yhdenmukaiset. Ohje toimialakohtaisen organisaatiosuunnitelman laadintaa varten: Suunnitteluryhmän kokoonpanossa on mahdollisuuksien mukaan huomioitava edustus toimialan eri vastuualueilta. Henkilöstöjärjestöjä on pyydettävä nimeämään suunnitteluryhmään henkilöstön edustus. Toimialajohtaja vastaa siitä, että suunnittelussa noudatetaan YT-lakia ja henkilöstötyöryhmässä sovittuja henkilöstöpolitiikan yhteisiä menettelytapoja. Toimialajohtaja esittelee organisaatiosuunnitelman mm. laajennetulle Kehry:lle. Toimialakohtainen organisaatiosuunnitelma on laadittava ohjausryhmän hyväksymän organisaatioesityksen (versio 1.5) pohjalta. Organisaatiosuunnitelmaan tulee sisältyä esitys toimialan organisaatiosta (vastuualue- ja yksikkötaso), vastuualue-esimiehistä ja yksiköiden esimiehistä. Organisaatiosuunnitelmaan tulee sisältyä esitys toimialan henkilöstöstä vastuu- alueittain. Henkilöstön sijoittelussa tulee hyödyntää mm. henkilöstölle tehtyjä kyselyjä eläköitymissuunnitelmista ja sijoittumistoiveista. Organisaatiosuunnitelmaan tulee sisältyä näkemys toimialatilatarpeesta sekä näkemys toimitilojen sijainnista. Toimialajohtaja raportoi suunnitteluryhmän työn etenemisestä ohjausryhmälle. Toimialan organisaatiosuunnitelma toimitetaan ohjausryhmälle 30.4. mennessä. Valmistelija: Hallintojohtaja Päivi Mikkola, puh. 050-373 2401 Ehdotus: Kaupunginjohtaja Harri Virta: päättää antaa toimialajohtajille esittelyosaan kirjatun ohjeen toimialakohtaisten organisaatiosuunnitelmien laadintaa varten. Päätös 11: Pohjaesitys hyväksyttiin yksimielisesti.
21 Ote: toimialajohtajat
22 12 OHJAUSRYHMÄN VUOSISUUNNITELMA VUODELLE 2008 Esittely: Kaarinan kaupungissa on ollut tapana laatia edellisen vuoden joulukuussa vuosisuunnitelma seuraavalle vuodelle. Vuosisuunnitelmaan merkitään mm. kaupunginhallituksen ja valtuuston kokoukset ja seminaarit. Päätösehdotukseen on merkitty ohjausryhmän kokous noin kerran kuukaudessa. Ajankohta on pääsääntöisesti kuukauden viimeinen torstai. Lisäksi on pyritty aikatauluttamaan mm. talousarviokokoukset sekä aikatauluttamaan alustavasti uuden valtuuston työskentelyn käynnistyminen. Päätösehdotus poikkeaa jonkin verran Kaarinan kaupunginhallituksen käsittelemästä vuosisuunnitelmasta, koska on havaittu, että vuosisuunnitelman aikataulu on joiltain osin liian tiukka. Valmistelija: Hallintojohtaja Päivi Mikkola, puh. 050-373 2401 Ehdotus: Kaupunginjohtaja Harri Virta päättää, että kokoukset pidetään pääsääntöisesti Kaarinan kaupunginviraston valtuustosalissa alkaen kello 18.00. Talousarvion raamikokouksen (26.6.) ja talousarvioseminaarin (3.11.) kokouspaikat ilmoitetaan myöhemmin päättää hyväksyä seuraavan ohjeellisen vuoden 2008 vuosisuunnitelman: 28.2. 27.3. 8.5. 29.5. 26.6.. V. 2009 talousarvion raami, taloussuunnitelma 2009-2011, talousarvion laadintaohjeet 30.6. Valtioneuvoston päätös kuntajaon muutoksesta (viimeistään) 28.8. 25.9.. V 2009 veroprosentit. 29.10. Kunnallisvaalien tulos vahvistetaan 30.10. 3.11. Kaupunginvaltuuston ja järjestelytoimikunta / ohjausryhmän talousarvioseminaari 12.11. Kaupunginjohtajan talousarvioesitys on valmis 24.11. Uuden valtuuston ensimmäinen kokous 1.12. Uuden kaupunginhallituksen ensimmäinen kokous 2.12. Kaupunginhallitus, talousarvion 1. käsittely, kokous klo 9.00 alkaen 8.12. Kaupunginhallitus, talousarvion 2. käsittely 9.12. Kaupunginjohtajan lehdistöinfo talousarviosta 15.12. Kaupunginvaltuusto klo 13.00 alkaen. Talousarvio 2009 ja
23 taloussuunnitelma 2009-2011. 1.1. Uusi laajentunut Kaarina. 7.1. Kaupunginhallitus (keskiviikko) 12.1. Kaupunginhallitus 19.1. Kaupunginhallitus 26.1. Kaupunginvaltuusto 30.1. Lautakuntien talousarvion käyttösuunnitelmat valmiit Käsittely: Päätös 12: Ote: Puheenjohtaja kutsui koolle seuraavan ohjausryhmän kokouksen 5.2.2008 kello 16. Kokous järjestetään Kaarinan kaupungin valtuustosalissa. Lisäksi ohjausryhmän 28.2.2008 kokous siirretään pidettäväksi 27.2.2008. hyväksyi pohjaesityksen puheenjohtajan esittämillä muutoksilla yksimielisesti. ohjausryhmän jäsenet hallinnon sihteeri Terhi Jerkku
24 13 MUUT MAHDOLLISET ASIAT Päätös 13: ei käsitellyt muita asioita.