1(6) PÖYTÄKIRJA HÄMÄLÄIS OSAKUNNAN LOKAKUUN YLEISKOKOUKSESTA 2014 Aika 21.10.2014 klo 17.00 Paikka HO / Osakuntabaari Läsnä: Petri Pellikka, inspehtori Pekka Hassinen, kuraattori Jenni Rönkkö, sihteeri Teemu Laakso, toiminnanohjaaja sekä 16 osakuntalaista, säätiön hallituksen kaksi jäsentä ja ehdokkaat säätiön hallitukseen 1. Kokouksen avaus Inspehtori Pellikka avasi kokouksen kello 17:11. 2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Työjärjestys Esityslista (liite 1) hyväksyttiin työjärjestykseksi. 4. Kokousvirkailijoiden valinta Olga Penkkilä ja Iina Jokilaakso ilmoittautuivat ääntenlaskijaksi ja pöytäkirjantarkastajiksi. 5. Ilmoitusasiat Toiminnanohjaaja Laakso ilmoitti fuksitoiminnan päässeen vauhtiin koulutusvaliokunnan ansiosta. Viimeisimpiä juhlia olivat Fuksisitsit, ja Unionin rengastusbileet. Kirjautuneita oli kokoukseen mennessä 820, joista fukseja oli 258. Viime vuonna kirjautui noin tuhat jäsentä, mutta tänä vuonna on ilmoitettu paremmin kirjautumisesta. Vuosijuhlat ovat hyvällä mallilla, niihin on vielä neljä viikkoa. Inspehtori kertoi käyneensä fuksiaisissa maantieteen opiskelijoiden kanssa.
2(6) Juhani Takkunen sanoi, että hallitus alkaa valmistella budjettia. Hän sanoi, että ideoita ensi vuoden rahankäyttöön otetaan vastaan. 6. Osakunnan suositus säätiön hallitukseen Yleiskokouksessa tehdään suositus säätiön hallitukseen valittavista jäsenistä, jonka perusteella säätiön valtuuskunta valitsee jäsenet marraskuussa. Kuraattori kertoi kokoukselle, mitä säätiön hallitus tekee. HYS omistaa Hämäläisten talon, Koivuniemen ja asuntolat. Hämäläis Osakunta saa toimintaan rahaa säätiöltä. Säätiö myös jakaa osakuntalaisille stipendejä jne. Säätiön hallitukseen on tarkoitus valita nyt kaksi uutta jäsentä. Anna Kulju ja Mikko Kotola ovat poistumassa. Anna Kulju kertoi, että kummallakin on takana pitkät kaudet säätiön hallituksessa. Hän kertoi että säätiön hallituksessa tarvitaan kokemusta suurten rahamäärien hallinnassa. Hän myös sanoi, että yhtenä jäsenenä olisi hyvä olla juristi. Säätiön hallituksessa ovat edellisten lisäksi Susanna Heino, Joni Penkari ja Pekka Hassinen. Sihteerinä toimii säätiön asiamies Tiensuu. Inspehtori Pellikka kutsutaan aina kokouksiin. Säätiön hallitukseen oli ilmoittautunut viisi ehdokasta: Riina Paasikoski, Antti Pätiälä, Pauliina Lievonen, Viljo Lehtinen ja Ari Sihvola, joka ei ollut päässyt paikalle. Paikalla olevat ehdokkaat esittäytyivät. Ari Sihvolan kirjallinen hakemus luettiin ääneen. Osakuntalaiset esittivät kysymyksiä ehdokkaille. Jyrki Eriksson kysyi, minkälaisena ehdokkaat näkevät osakunnan ja säätiön nykytilan ja tulevaisuuden. Ehdokkaat vastasivat vuorollaan. Järjestettiin äänestys. Koska tarkoituksena oli valita kaksi jäsentä, puheenjohtaja ehdotti vaalitapaa, jossa kukin äänestäjä antaa kaksi täyttä ääntä. Ehdotusta kannatettiin. Siirryttiin seuraavaan kohtaan. Palattiin tähän kohtaan, kun äänestyksen tulokset olivat valmiit.
3(6) Paasikoski sai 5 ääntä, Pätiälä 11 ääntä, Lievonen 9 ääntä, Lehtinen 8 ääntä ja Sihvola 1 äänen, yhteensä 18 äänestänyttä. Osakunta suositti Säätiön hallituksen jäseniksi Antti Pätiälää ja Pauliina Lievosta. 7. Ympäristövastaavan viran lakkauttaminen ja virkailijaohjesäännön muuttaminen (1. käsittely) Sihteeri kertoi, että tarkoitus on tehdä päätös, että ympäristövastaavan virka lakkautetaan siten, että ympäristövastaavaa ei marraskuussa enää valita. Virkailijaohjesäännön muutosehdotukset eivät ehtineet valmistua hallituksen edellisessä kokouksessa. Muutosehdotukset ehtivät todennäköisesti ensimmäiseen käsittelyyn marraskuun yleiskokoukseen. Juhani Takkunen kertoi Yleisvaliokunnan keskustelleen syyskokouksessaan, että ympäristövastaavan virka on ollut viime vuosina tarpeeton. Hallitus on keskustellut asiasta. Huoneistomestari voisi tehdä ympäristövastaavalle kuuluvia asioita, kuten kierrättämistä ja osakunnan ympäristösuunnitelman. Muuttunut toimenkuva kirjattaisiin huoneistomestarin ohjesääntöön. Myös virkailijaohjesääntöön tehdään muutoksia. Jyrki Eriksson huomautti sanamuodosta, että virkaa ei pitäisi lakkauttaa, koska virassa on tällä hetkellä henkilö. Veikko Lähteenmäki huomautti, että tämä ei haittaa, koska muutokset eivät ehdi astua voimaan, ennen kun virkailijan toimikausi lakkaa koska sääntömuutokset käsitellään marras ja joulukuun yleiskokouksissa. Eriksson ehdotti päätöslauselmaksi: marraskuun yleiskokouksessa ei valita ympäristövastaavaa, mutta ei lakkauteta virkaa. Inspehtori ehdotti tätä kokoukselle. Ehdotusta kannatettiin. Päätös tulkitaan viran lakkauttamiseksi, vaikka virkaa ei vielä lakkauteta. Marraskuussa ei valita ympäristövastaavaa. 8. Asuntoloiden johtokunnan valinta Olga Penkkilä kertoi asuntoloiden johtokunnan olevan säätiön elin, johon valitaan opiskelijajäseniä siten, että eri tiedekuntia olisi edustettuina. Johtokuntaa tarvitaan esimerkiksi
4(6) silloin, kun esiintyy vaikeita tilanteita asumisluvan jatkamisesta. Kokouksia on noin 4 kertaa vuodessa. Seitsemän paikkaa on auki. Anna Valjakka oli ilmoittautunut halukkaaksi. Kokousväestä Antti Artjoki, Teemu Laakso, Jenni Rönkkö, Niko Molin, Veikko Lähteenmäki ja Väinö Katajisto ilmoittautuivat ehdokkaiksi. Kaikki ilmoittautuneet olivat ensikertalaisia johtokuntaan. Pohdittiin, pitäisikö valita ennenkin johtokunnassa ollut Olga Penkkilä jonkun toisen sijaan. Päätettiin kuitenkin valita ensin ilmoittautuneet seitsemän. 9. Toiminnanohjaajan, taloudenhoitajan, sihteerin ja huoneistomestarin virkojen avoimeksi julistaminen Inspehtori julisti toiminnanohjaajan, taloudenhoitajan, sihteerin ja huoneistomestarin virat avoimiksi. Marraskuun yleiskokous on tiistaina 25.11. Haku päättyy siihen mennessä. 10. AV ja ATK vastaavan valinta Niko Molin ja Henri Malkki olivat ilmoittaneet olevansa halukkaita virkaan. Inspehtori kysyi, voitaisiinko virkaan valita kaksi henkilöä. Juhani Takkunen kannatti, että valittaisiin kaksi ja sanoi, että he voisivat keskustella keskenään mahdollisesta halukkuudestaan virkaan ensi vuonna. Inspehtori ehdotti, että nyt valittaisiin kaksi AV ja ATK vastaavaa. Ehdotusta kannatettiin. Valittiin Henri Malkki ja Niko Molin AV ja ATK vastaaviksi. 11. Kulttuurisihteerin valinta Ketään ei ollut ilmoittautunut ehdokkaaksi. 12. Muut asiat Sihteeri alusti hallituksen esityksen. Koska Hälläpyörän toimitusneuvosto on lakkautettu, ehdotettiin, että Hälläpyörän päätoimittaja valittaisiin marraskuun yleiskokouksessa. Sääntömuutosehdotus virkailijaohjesääntöön laaditaan siten, että muutokset tehdään myös päätoimittajan valinnan suhteen.
5(6) Asiassa nähtiin ristiriitaisuuksia. Juhani Takkusen mielestä ei olisi ongelmallista, että yleiskokous ottaa toimitusneuvoston vastuun päätoimittajan valinnasta. Inspehtori ehdotti, että siirrtetään päätös asiasta marraskuun yleiskokoukselle. Samu Vuorinen näki, että yleiskokous voisi päättää näin. Jyrki Eriksson ehdotti, että perustetaan väliaikainen toimitusneuvosto. Näin ei kuitenkaan voisi sääntöjen puitteissa tehdä. Mikäli sääntömuutosehdotus päätoimittajaa koskevasta kohdasta virkalijaohjesääntöön tulisi valmiiksi joulukuun yleiskokouksen päätöksellä, voitaisiin päätoimittaja valita vasta joulukuussa. Keskusteltiin muiden toimittajien valinnasta marraskuun yleiskokouksessa ja pohdittiin, voisivatko toimittajat valita päätoimittajan keskuudestaan, mikä joulukuun yleiskokouksessa vahvistettaisiin. Lopulta päätettiin ottaa tämä ilmoitusasiana. Asiasta ei tehty päätöstä. 13. Seuraava kokous Marraskuun yleiskokouksen todettiin olevan tiistaina 25.11.2014 kello 17. 14. Kokouksen päättäminen Inspehtori päätti kokouksen kello 18:29. Tämän pöytäkirjan vakuudeksi Hämäläisten talossa Petri Pellikka Pekka Hassinen Jenni Rönkkö Inspehtori Kuraattori Sihteeri
6(6) Olemme kokouksen valitsemina pöytäkirjantarkastajina tarkastaneet kokouksen laaditun pöytäkirjan ja todenneet sen vastaavan kokouksen kulkua ja tehtyjä päätöksiä. Iina Jokilaakso Olga Penkkilä