KOKOUSKUTSU 1/2013 Kirkkoneuvosto Kokousaika tiistaina 22.1.2013 klo 18.30 Kokouspaikka Simeon-talon kokoushuone Käsiteltävät asiat Asia nro Liite nro 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 2 Pöytäkirjan tarkastus 3 Käyttösuunnitelmat 2013 4 Valmiussuunnitelma 5 Kolehtisuunnitelma ajalle 1.1.-4.8.2013 6 Kirkkovaltuuston päätösten täytäntöönpano 7 Marja-Liisa Pesosen palkkaaminen 8 Jaana Tillin irtisanoutuminen 9 Valaisimien hankinta Marian kirkkoon 10 3 Marian kirkon peruskorjaus 11 4 Lainan ottaminen Marian kirkon uusien urkujen rakentamiseen ja peruskorjaukseen 12 1 Yhteistyösopimus Klamilan Kirkon Tuki ry:n kanssa 13 2 Hinnastot vuodelle 2013 14 Tellervo Tulkin irtisanoutuminen 15 Viranhaltijoiden päätöspöytäkirjat tiedoksi 16 Tulevat kokousajat 17 5 Muutoksenhaku puheenjohtaja
PÖYTÄKIRJA 1/2013 Kirkkoneuvosto 22.01.2013 Sivu 1 Aika tiistaina 22.1.2013 klo 18.30-21.10 Paikka Osanottajat Simeon-talon kokoushuone jäsenet varajäsenet Jari Pennanen, kirkkoherra läsnä Vesa Aurén poissa Esko Kiri läsnä Liisa Hanski läsnä Heidi Suurnäkki Nina Janes läsnä Anne Urpalainen Arto Kivelä läsnä Tuula Joenpolvi Osmo Näkki läsnä Simo Suutari Outi Silander läsnä Jaana Suikkanen Muut läsnäolijat Seppo Kiri, kirkkovaltuuston puheenjohtaja. Reijo Hietala, kirkkovaltuuston varapuheenjohtaja Tarja Partanen, pöytäkirjanpitäjä. Yrjö Saarelainen, asiantuntija, rakennuttaja, 1,2,10 Allekirjoitukset puheenjohtaja pöytäkirjanpitäjä Käsitellyt asiat 1-17 Pöytäkirjan tarkastus Paikka ja aika Hamina 23.1.2013 Hamina 23.1.2013 Allekirjoitukset Osmo Näkki Liisa Hanski Pöytäkirjan nähtävänä pito Pöytäkirja on asetettu nähtäville 25.1.2013 ja on ollut nähtävänä kirkkoherranvirastossa 28.1.-10.2.2013. Nähtävänä pidosta on ilmoitettu kirkkoherranviraston ilmoitustaululla 24.1.2013. Pöytäkirjanpitäjä Pöytäkirjan otteet oikeaksi todistaa
Kirkkoneuvosto 22.1.2013 Sivu 2 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS 1 Asialista on lähetetty 17.1.2013. Kokous on päätösvaltainen kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Todetaan laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin laillisesti koollekutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS 2 Pöytäkirjan tarkastaa kaksi kokouksen valitsemaa tarkastajaa tai, jos kokous niin päättää, kirkkoneuvosto kokouksessaan. Päätetään valita pöytäkirjan tarkastajiksi Osmo Näkki ja Outi Silander. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Osmo Näkki ja Liisa Hanski. vedettiin kohta pois kohta 9.
Kirkkoneuvosto 22.1.2013 Sivu 3 KÄYTTÖSUUNNITELMAT 2013 3 Taloussääntö 5 Talousarvion täytäntöönpano Kirkkoneuvoston on huolehdittava siitä, että kaikki asianomaiset saavat tarpeelliset tiedot kirkkovaltuuston hyväksymästä talousarviosta ja toiminta- ja taloussuunnitelmasta sekä talousarviota koskevista mahdollisista lisäohjeista. Käyttösuunnitelmat ovat lisäohjeita siitä, mihin tehtäväalalle myönnetyt määrärahat käytetään. Käyttösuunnitelmat 2013 jaetaan esityslistan mukana. Hyväksytään käyttösuunnitelmat vuodelle 2013. hyväksyttiin. VALMIUSSUUNNITELMA 4 Kirkkohallitus on antanut seurakunnan valmiussuunnitelman laatimisohjeen, joka on hyväksytty kirkkohallituksen täysistunnossa 20.12.2005. Valmiussuunnittelun tarkoituksena on turvata organisaation toiminta ja erityisesti sen perustehtävän hoitaminen kaikissa oloissa. Valmiussuunnittelu käsittää organisaation toiminnan suunnittelun häiriötilanteissa ja poikkeusoloissa sekä tarpeelliset ennakkotoimenpiteet tämän toiminnan varmistamiseksi. Kirkon tehtävänä on hengellisen elämän hoito ja hengellisen toiminnan turvaaminen. Kirkon tehtävä yhteiskunnan elintärkeiden toimintojen turvaamisessa poikkeustilanteissa liittyy kansakunnan kriisinsietokyvyn ylläpitämiseen. Valmiussuunnitelma koostuu varsinaisesta valmiussuunnitelmasta ja sen liitteistä, jotka koskevat henkilövarauksia, tilavarauksia, ajoneuvovarauksia, materiaalivarauksia sekä tietoturvaa ja arkistointia. Osa varauksista on riippuvaisia muista viranomaisista, kuten kaupunki ja sotilasviranomaiset.
Kirkkoneuvosto 22.1.2013 Sivu 4 Valmiussuunnitelma ja sen liitteet ovat salassa pidettäviä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 24 :n 1 momentin 8 kohdan nojalla. Valmiussuunnitelma ja siihen liittyvät muut ohjeet lähetetään esityslistan mukana. Päätetään hyväksyä valmissuunnitelma, johon liitetään myöhemmin tarpeelliset liitteet niiden valmistuttua yhteistoiminnassa muiden viranomaisten kanssa. hyväksyttiin. KOLEHTISUUNNITELMA AJALLE 1.1.-4.8.2013 5 Kolehtilista ajalle 1.1.-4.8.2013 jaetaan esityslistan mukana. Hyväksytään kolehtilista hyväksyttiin. KIRKKOVALTUUSTON PÄÄTÖSTEN TÄYTÄNTÖÖNPANO 6 Kirkkoneuvoston asiana on, jollei toisin ole säädetty tai määrätty, huolehtia kirkkovaltuuston päätösten täytäntöönpanosta. (KL 10:1,5) Jos kirkkoneuvosto katsoo, että kirkkovaltuuston päätös on tehty virheellisessä järjestyksessä tai menee valtuuston toimivaltaa ulommaksi taikka muutoin on lainvastainen, kirkkoneuvoston tulee jättää päätös
Kirkkoneuvosto 22.1.2013 Sivu 5 täytäntöön panematta ja syyn tähän ilmoittaen viipymättä saattaa asia valtuuston uudelleen käsiteltäväksi. (KL 10:6,1) Todetaan, että kirkkovaltuuston kokouksessaan 19.12.2012 tekemät päätökset on tehty oikeassa järjestyksessä, eivät mene valtuuston toimivaltaa ulommaksi eivätkä ole muutoinkaan lainvastaisia, ja päätetään panna ne täytäntöön. hyväksyttiin. MARJA-LIISA PESOSEN PALKKAAMINEN 7 Lypsyniemen leirikeskuksen keittiötoimi oli ulkoistettu ja sopimus oli tehty Pihlajan Kestityksen kanssa 31.12.2012 asti. Seurakunta ei kilpailuta keittiötoimea, vaan palkkaamme emännän, joka hoitaa Lypsyniemen keittiötä sekä hoitaa myös Virojoen seurakuntatalon siivouksen. Emäntä hoitaa Lypsyniemessä myös osittain ovien avaamisen sekä muita tällä hetkellä ulkoistettuja palveluita kuten mm. paloilmoittimien kuukausikokeet. Hän työskentelee myös tarvittaessa Haminan alueen kiinteistöissä lomien ym. poissaolojen aikana siivoojavahtimestarina sekä keittiötyössä. Hän pystyy myös sijaistamaan seurakunnan emäntää, mm. laatimaan työvuorolistoja sekä hoitamaan aterioiden suunnittelut ja tavaroiden tilaukset. Kesän ajaksi palkkaamme leirikeskukseen tarvittaessa töihin tulevan apulaisen. Marja-Liisa Pesonen on ollut seurakunnan palveluksessa marraskuusta lähtien tarvittaessa töihin tulevana työntekijänä. Päätetään 1. palkata Marja-Liisa Pesonen työsopimussuhteiseen emännän tehtävään 1.2.2013 alkaen toistaiseksi 2. hänen palkkansa on vaativuusryhmä 402 mukaan, peruspalkka 1.873,83 euroa 3. hänen virkapaikkansa on Lypsyniemi hyväksyttiin.
Kirkkoneuvosto 22.1.2013 Sivu 6 JAANA TILLIN IRTISANOUTUMINEN 8 Jaana Tilli on toimittanut seurakunnalle seuraavan ilmoituksen: IRTISANOUTUMISILMOITUS 3.12.2012 Minä Jaana Tilli irtisanoudun työsuhteesta lastenohjaajana Haminan seurakunnalla niin, että työsuhteeni päättyy 17.12.2012. JAANA TILLI Jaana Tilli Kirkkoneuvosto valitsi kokouksessaan 28.8.2012 Jaana Tillin lastenohjaajan sijaiseksi ajalle. 20.8.2012-31.5.2013. Hänen tilalleen on palkattu 7.1.-31.5.2013 väliseksi ajaksi työllistämistuella Satu Hiltunen. Merkitään irtisanoutuminen tiedoksi. hyväksyttiin. VALAISIMIEN HANKINTA MARIAN KIRKKOON 9 Jukka Korpihete on suunnitellut Marian kirkon valaistusta. Suunnitelmista on tällä hetkellä valmiina keskikäytävän, sekä parven ala- ja yläpuoliset valaisimet sekä alttarin kohdevalaisimet. Valaisinten prototyypit teki KJM-tuote Oy Jokioisilta, jolta suunnittelija ne tilasi. Koevalaistus tehtiin 27.11.2012, jonka perusteella päätettiin tarvittavien valaisinten määrä. Samalta yritykseltä on pyydetty tarjous varsinaisista valaisimista. Saimme kaksi vaihtoehtoa. Halvemmassa tarjouksessa 36.650,36 euroa sis alv 24 % alttarin pallomaiset kohdevalaisimet ovat alumiinia ja ne voidaan kiillottaa ja lakata tai maalata. Kalliimpi tarjous on 42.114,07 euroa sis alv 24 % ja valaisimet ovat messinkiä, jotka lakataan.
Kirkkoneuvosto 22.1.2013 Sivu 7 Alustavasti on sovittu, että valaisimet asennetaan paikolleen elokuussa. Valaisinten hankinta eriytetään rakennusurakasta. Asennuksen hoitaa valaistussuunnittelija, valmistaja ja seurakunnan edustaja. Päätetään hankkia Marian kirkon valaiset KJM-Tuote Oy:lta hintaan 42.114,07 euroa hyväksyttiin. MARIAN KIRKON PERUSKORJAUS 10 Marian kirkon peruskorjauksen viimeiset suunnitelmat valmistuvat 22.1.2013, jolloin pidetään myös viimeinen suunnittelukokous. Tähän mennessä on tiedossa seuraavaa: - valaistuksesta on suunniteltu kirkkosalin yleisvalaistus sekä alttarin kohdevalaisimet, asennukset tehdään elokuussa - alttarialueella olevat lämmityspatterit jäävät paikoilleen, lattialämmitys uusitaan - lattialämmitys on teknisesti iän mukaan tullut tiensä päähän, mutta koska putket ovat olleet kuivassa tilassa, ei ruostumista ole havaittavissa ulkopuolelta, mikäli jossain kohtaa ilmenisi vuoto, voidaan osa putkistoista sulkea pois käytöstä, lvi-asiantuntijan lausunto jaetaan kokouksessa - talkoolaiset ovat purkaneet parven alapuolisen harvalaudoituksen katosta, alttarialueen, yläkerran penkit ja kokolattiamaton, sekä avanneet parven lattian - urut on purettu Tämän hetkisten tietojen, (liite 3) mukaan kustannukset ovat seuraavat suunnittelu 108.100 euroa (päätökset on tehty) rakennuttajakulut 24.800 euroa (päätös tehty rakennuttajan osalta) rakentaminen 221.340 sähkötyöt 21.400 valaisimet 41.000 äänentoisto 21.000 LVIA-työt 12.400 paloilmoitin (uusiminen) 16.120 keskikäytävämatto 2.100 urut 577.840 kopiot 7.440
Kirkkoneuvosto 22.1.2013 Sivu 8 kirkkotekstiilit 29 388 arvaamattomat kulut lisätyö ym 37.200 yht. 1.120.128 Lisää materiaalia nähtävillä kokouksessa. Päätetään esittää kirkkovaltuustolle Marian kirkon muutostyöt edellä esitettyjen kustannusten mukaan. hyväksyttiin. LAINAN OTTAMINEN MARIAN KIRKON UUSIEN URKUJEN RAKENTAMISEEN JA PERUSKORJAUKSEEN 11 Marian kirkon uusien urkujen hankintaan ja peruskorjaukseen tarvitaan ulkopuolista rahoitusta 700.000 euroa. Tarvittavasta lainasta on pyydetty tarjoukset seurakunnan kanssa asiakassuhteessa olevilta pankeilta. Lainojen korot ovat olleet useamman vuoden ajan alhaisia. Jopa alle inflaation eli taloudellisesti tilanne on kannattamaton, eikä näin voi jatkua kauan. On odotettavissa ja nyt jo havaittavissa, että korot ovat nousemassa. Tätä taustaa vasten on järkevää valita laina kiinteä korkoinen laina. Korko hieman suurempi kuin vaihtuvakorkoinen laina, mutta se kiinteäkorkoisen lainan kulut ovat tarkkaan etukäteen tiedossa ja voimme suunnitella taloutta ja maksuvalmiutta paremmin etukäteen. Kiinteäkorkoista lainaa ei pystytä sopimusaikana muuttamaan ja se on siksi joustamaton. Täten paras ratkaisu tilanteeseen on se, että osa lainasta on vaihtuvakorkoista ja joustavaa ja osa kiinteäkorkoista ja etukäteen tiedossa olevaa joustamatonta. Laina-aika tämän hetken maksuvalmiudella olisi 10 vuotta. Yhteenveto lainatarjouksista liitteenä 4. Pankkien lainatarjoukset ovat nähtävillä talousjohtajan työhuoneessa virka-aikana ja kokouksessa. Päätetään esittää kirkkoneuvostolle, että Marian kirkon urkujen rakentamista ja peruskorjausta varten otetaan seitsemänsadantuhannen (700.000,00) euroa suuruinen lainan Kymenlaakson Osuuspankista seuraavin ehdoin. laina-aika 10 vuotta korko 200.000 euron vaihtuvakorkoiselle lainalle 12 kuukauden euribor +1,39 p.a.
Kirkkoneuvosto 22.1.2013 Sivu 9 korko 500.000 euron kiinteäkorkoisella lainalle 5 vuoden viitekorko +1,39 lyhennykset ja koronmaksu neljä kertaa vuodessa alkaen 5.4.2014 hyväksyttiin yksimielisesti. Jari Pennanen ei osallistunut asian käsittelyyn, jääviyseste. Puhetta johti varapuheenjohtaja Nina Janes. YHTEISTYÖSOPIMUS KLAMILAN KIRKON TUKI RY:N KANSSA 12 Virolahden seurakunnan tekemä yhteystyösopimus Klamilan kirkon vapaaehtoistyöstä päättyi 31.12.2012. Sopimus oli tehty Klamilan Seutu ry:n kanssa. Klamilan kirkon vapaaehtoiset ovat perustaneet uuden yhdistyksen, Klamilan Kirkon Tuki ry:n, jonka kanssa seurakunta on neuvotellut uuden sopimuksen. Sopimusehdotus jaetaan esityslistan liitteenä (LIITE 1). Virolahden kappelineuvosto on kokouksessaan 4.12.2012 53 käsitellyt asiaa ja päättänyt lausunnossaan suositella kirkkoneuvolle sopimuksen hyväksymistä. Hyväksytään yhteistyösopimus Klamilan Kirkon Tuki ry:n kanssa. hyväksyttiin. HINNASTO VUODELLE 2013 13 Kirkkoneuvosto hyväksyi kokouksessaan 13.11.2012 hinnastot vuodelle 2013 bruttohinnoin eli hinta sisältää arvonlisäveron. Arvolisäverot ovat muuttuneet vuoden 2013 alusta lukien, nousseet yhden prosenttiyksikön verran. Mikäli emme muuta hintoja, seurakunnalle jäävä osuus maksuista pienenee. Arvonlisäverokannat ovat säännöllisin väliajoin muuttuneet. Täten on tarpeen hyväksyä hinnat nettona ja päälle lasketaan kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero. Liitteenä 2 on uusi hinnasto, joka sisältää myös arvonlisäveron osuuden. Hinnasto sisältää hautakivien hinnat, nimenkaiverrykset, ateriahinnat sekä tilavuokrat ja muut maksut.
Kirkkoneuvosto 22.1.2013 Sivu 10 Päätetään hyväksyä uusi hinnasto nettohinnoilla lisättynä kulloinkin voimassaoleva arvonlisävero. hyväksyttiin. TELLERVO TULKIN IRTISANOUTUMINEN 14 Seurakuntamestari Tellervo Tulkki on jättänyt seuraavanlaisen kirjelmän 14.1.2013. Haminan seurakunnan kirkkoneuvosto Jään vanhuuseläkkeelle 1.4.2013 alkaen. Tellervo Tulkki Päätetään 1. merkitä irtisanoutuminen tiedoksi 2. päivittää tehtäväkuvaus 3. laittaa virka hakuun 22.2.2013 päättyvällä hakuajalla, tehtävän vaativuusryhmä 402, peruspalkka 1885,06 euroa hyväksyttiin. VIRANHALTIJOIDEN PÄÄTÖSPÖYTÄKIRJAT TIEDOKSI 15 pöytäkirjat ovat nähtävillä kokouksessa Merkitään päätöspöytäkirjat tiedoksi ajalta 27.11.2012-16.1.2013. hyväksyttiin.
Kirkkoneuvosto 22.1.2013 Sivu 11 TULEVAT KOKOUSAJAT 16 Kirkkoneuvoston seuraavat kokoukset: ti 26.2.2013 klo 18.30 Simeon-talo ti 19.3.2013 klo 16.30 Simeon-talo ti 16.4.2013 klo 18.30 Simeon-talo ti 21.5.2013 klo 16.30 Simeon-talo Kirkkovaltuuston seuraava kokous ke 5.6.2013 klo 18 Miehikkkälän seurakuntakodilla MUUTOKSENHAKU 17 Liite 5, 17.