Gartner TCO-tutkimus Tiivistelmä - Tammikuu 2002 Lappeenrannan kaupungin tietotekniikkaympäristö koostuu nykytilassaan noin 1500:sta kaupungin työntekijöiden käytössä olevasta tietokoneesta, joilla hoidetaan kaupungin päivittäisiä työtehtäviä. Näihin kuuluvat asiakirjojen käsittely, sähköposti sekä useiden kaupungin toiminnan kannalta kriittisten tietojärjestelmien käyttäminen. Tietokonekanta on laadultaan ja ajantasaisuudeltaan erittäin hyvää ja sillä voidaan suorittaa myös uusia ohjelmistoja ja käyttöjärjestelmiä. Laitekantaa on uusittu suunnitelmallisesti vuosittain ja näin vältetty suuret kertainvestoinnit. Työasematietokoneet on vakioitu, eli tietokoneiden sisältämät ohjelmistot, niiden asennustapa sekä asetukset ovat yhtenäiset. Käyttäjien tietokoneissa käytössä olevien ohjelmistojen ja tietojärjestelmien määrä on oikeaoppisesti pidetty kohtuullisena ja hankittuja välineitä on käytetty tehokkaasti. Useissa muissa kaupungeissa sovellusten määrä saattaa olla huomattavasti suurempi, mikä nostaa kustannuksia merkittävästi. Laitteet on yhdistetty toisiinsa tietoliikenneverkolla, joka on laadultaan, nopeudeltaan ja kattavuudeltaan erittäin hyvä. Tietoliikenneverkkoon tehdyt investoinnit mahdollistavat tietotekniikkapalveluiden tuotannon keskittämisen pienelle määrälle laadukkaita ja vikasietoisia palvelinlaitteita (server). Palvelutuotannon keskittäminen on mahdollistanut myös niiden ylläpidon osaamisen keskittämisen. Käyttäjätuki on tuotettu jo pitkään keskitetysti yhdestä paikasta. Tuen tarjoamiseen on käytetty moderneja ja oikeaoppisia välineitä, kuten käyttäjätuen tietojärjestelmää sekä etäkäyttövälineitä, joilla käyttäjän tietokonetta voidaan tietoverkon kautta korjata tai käyttäjää opastaa aivan kuin tukihenkilö olisi paikan päällä. Tukihenkilön tai asiantuntijan ei tarvitse enää matkustaa. Keskitetty tuki sekä nopeuttaa palvelua että alentaa kustannuksia ja toivottu tuen vasteaika saavutetaan pienemmällä määrällä tukihenkilöitä. Keskitetty tuki säästää koko kaupungin tasolla 1 tietokonetta käyttävien työaikaa sekä ATK-menoja 3,1 mmk arvosta vuosittain. Lappeenrannan kaupungin tällä hetkellä käytössä olevan tietotekniikkaympäristön voidaan sanoa olevan varsin erinomainen esimerkki hyvin suunnitellusta, toteutetusta ja operoidusta kokonaisuudesta. Kaupungin laitekanta on kokonaisuutena varsin uutta ja ajantasaista, työasemat on vakioitu, tietoliikenneverkko on erinomainen nopeudeltaan ja hyvä myös kattavuudeltaan. Palvelut on jo nyt 1 Koko kaupungin tasolla tarkoittaa tässä dokumentissa sekä ATK-yksikön että kaikkien hallintokuntien yhteisiä kustannuksia. Nämä ovat joko suoria kustannuksia (eritelty kirjanpidossa ATK:n alle) tai epäsuoria kustannuksia, jotka maksetaan muista kirjanpidon kohdista, mutta kustannukset muodostuvat ATKtyöskentelystä. (Laskennassa käytetty kaupungin kokonaisbudjetti: 1,114 miljardia markkaa.) 2001 Microsoft Services Finland. All rights reserved.
keskitetty ja palvelinten määrä on alhainen. Tukipalvelut on keskitetty kaupungin keskitettyyn tukipalveluun (help desk) ja käytössä on vain kohtuullinen määrä työasemasovelluksia. Voidaan todeta, että Lappeenrannan kaupungin tietohallinto on rakentanut niin hyvän tietotekniikkaympäristön kuin se 1994-1996 suunnitelluilla ohjelmistoilla on mahdollista. Ohjelmistojen ominaisuudet on hyödynnetty järkevästi ja tehokkaasti. Lisäksi on oikeaoppisesti investoitu tietoliikenneverkkoon, jotta palvelut voidaan keskittää, sekä jo pitkään tarjottu keskitettyä tukea tietokoneen käyttäjille. Kaikki nämä ovat vaikuttaneet jo vuosien ajan kaupungin ATKkustannuksiin. Suoraan laskettavina kustannuksina (budjetoitavat) kaupunki on säästänyt joka vuosi 9,8 mmk verrattuna Vaasan kaupunkiin. Vaasan kaupunki on jo käynnistänyt vastaavien ratkaisujen toteuttamisen, jotka mahdollistavat huomattavien kustannussäästöjen toteuttamisen, Lappeenrannan tutkimus osoittaa että lasketut säästöt on mahdollista myös saavuttaa. Kuvaavaa on, että Lappeenrannan ATK-yksikössä on näiden oikeiden ratkaisujen avulla voitu palvelu toteuttaa 10 henkilöä pienemmällä työntekijämäärällä kuin vertailukaupungissamme. ATK yksikön suorien kustannusten sijaan on kokonaiskustannusten kannalta vielä oleellisempaa, miten 1500 ihmisen saama palvelu toimii. Mikäli ohjelmistot eivät toimi, tai niiden käytössä on ongelmia, laitteet tai verkko aiheuttavat käyttökatkoja tai tuen saaminen kestää pitkään, kuluu käyttäjien aikaa hukkaan työt jäävät tekemättä ongelmien vuoksi. Tämän osalta voidaan todeta Lappeenrannan ympäristön olleen erittäin toimiva ja hyvin operoitu. Tämä on koko kaupungin tasolla mahdollistanut 4% alhaisemmat kustannukset kuin vertailukaupungissa. Luku tuntuu pieneltä, mutta tarkoittaa 48,6 mmk vuotuista säästöä (vuosibudjetti 1,140 miljardia). Voidaan siis todeta Lappeenrannan kaupungin ATK yksikön onnistuneen sille annetussa tehtävässään erittäin hyvin. Ratkaisut on tehty osaavasti ja oikeaoppisesti. On aivan oikein havaittu, että suurimmat kustannukset syntyvät järjestelmien ja tietokoneiden käytön ja ylläpidon aikana asiakasorganisaatioihin eli hallintokuntiin. Näihin kustannuksiin on paneuduttu huolella, mikä näkyy lopputuloksessa. Lisäksi on havaittu, että investoimalla laadukkaisiin rakenneosiin ja ennen kaikkea käyttämällä niitä oikeaoppisesti saadaan aikaan kustannustehokas ympäristö. 2001 Microsoft Services Finland. All rights reserved. 2
Hallintokunnat ovat kuitenkin jatkuvasti luoneet uusia paineita ATKyksikölle. Uudet tietojärjestelmähankkeet, kuten terveydenhuollon uuden järjestelmän käyttöönottaminen, kasvattavat sekä tietokoneiden että niiden käyttäjien määrää useilla sadoilla. Samaan aikaan tulisi kuitenkin välttää kustannusten nouseminen ja pystyä tuottamaan palvelut samalla talousarviolla kuin edellisinäkin vuosina. Mikäli pysytään nykyisessä ympäristössä, jokainen uusi kone kasvattaa kustannuksia samalla määrällä kuin nyt käytössä oleva kone niitä aiheuttaa. Koska ympäristö ei muutu, mutta tietokoneiden määrä kasvaa konekohtaisen kustannuksen muuttumatta, nousee myös kokonaiskustannus 14,2 mmk vuodessa. Tämä on pakottanut Lappeenrannan kaupungin ATK yksikön etsimään uusia ratkaisuja. Suurin kustannuserä, johon aiempi 1994-1996 vuosien perusteknologiaan perustuva ympäristö ei tarjonnut ratkaisua, liittyy työasemien automatisoidun hallinnan puuttumiseen. Käyttäjien tietokoneiden ohjelmistojen asennus ja ylläpito on tästä syystä jouduttu pitkälti tekemään kullekin koneelle erikseen käsityönä, mistä aiheutuu runsaasti kustannuksia. Tästä syystä tavoitteeksi asetettiin rakentaa ympäristö, jossa käyttäjien tietokoneiden ohjelmistot sekä käyttöjärjestelmä tukevat mahdollisimman hyvin keskitetysti tehtävää sekä automatisoitua ylläpitoa, jotta konekohtaista kustannusta voidaan alentaa. Tämä myös Lappeenrannan ATK yksikön havaitsema tarve havaittiin tutkimusten kautta jo 90-luvulla NT4 -ympäristössä (joka Lappeenrannallakin on ollut käytössä). Vuosien 1996-2001 aikana on uusien versioiden kehityksessä erityisesti panostettu keskitetyn hallinnan parantamiseen ja tätä kautta käytönaikaisien suorien ja välillisien kustannusten alentamiseen Windows 2000 ja XP - ympäristössä. Asennuksen ja hallinnan automatisointi ulotettiin myös käyttäjien tietokoneissa käytettäviin sovelluksiin, kuten Officeen (2000 ja XP - versiot). Näistä syistä Lappeenrannan päätyi tutkimaan mahdollistaisiko tämä hallintatyön automatisoinnin kautta ympäristön, johon voidaan siirtyä mahdollisimman vähäisin yhteensopivuusriskein. 2001 Microsoft Services Finland. All rights reserved. 3
Yhteensopivuusriskit muodostuvat dokumenttien ja olemassa olevien sovellusten toimivuudesta uudessa ympäristössä. Toisaalta riskinä on käyttäjien kynnys alkaa käyttää uutta ympäristöä. Mikäli yhteensopivuus jää heikoksi tai käyttöönottokynnys on korkea, johtaa se erittäin korkeisiin kustannuksiin käyttöönoton ja käytön aikana vaarantaen keskeisen kriteerin hankkeelle hankkeen kokonaisedullisuuden. Yleisesti voidaan todeta, että merkittävin kustannus kaupungille muodostuu sen henkilöstön kustannuksista heidän työskennellessään ATK-tehtävien kanssa. Teknisiin ratkaisuihin, jotka vaikuttavat tämän alueen kustannuksiin alentavasti kannattaa panostaa ja investoida, koska ne maksavat itsensä nopeasti takaisin. Jo 0,5% alennus tarkoittaa Lappeenrannan kaupungin kustannuksiin 5,7 mmk vuotuista alenemista. Täytyy siis löytää välineet ja ratkaisut, joiden avulla käyttäjien työskentely on mahdollisimman sujuvaa ja vaivatonta mikäli halutaan saavuttaa todellista kokonaistaloudellisuutta. Nämä näkökulmat huomioiden Lappeenrannan ATK-keskus arvioi eri vaihtoehtoja ja päätyi käynnistämään Windows 2000 -työasema- ja palvelinympäristön sekä Office 2000 -toimistosovellusten sekä Exchange 2000 -sähköpostin käyttöönoton. Tähän sisältyy myös hakemistopohjainen hallinnan automatisointi sekä kaikki aiemman ympäristön piirteet. Palvelinympäristö on jo siirretty NT4 -ympäristöstä Windows 2000 - ympäristöön kattaen hakemisto-, hallinta-, tiedosto-, tulostus- sekä sähköpostipalvelut. Työasemien käyttöönotto on jaksotettu kattamaan 60% käyttäjien koneista vuonna 2002, 90% vuonna 2003 ja 100% vuonna 2004. Työn on toteuttanut Lappeenrannan ATK-keskus yhdessä ICL:n konsultoinnin (LPR) kanssa. Syksyllä 2001 todettiin julkisuudessa käydyn keskustelun kautta tarve analysoida kustannuslaskentamallin avulla, pitääkö Lappeenrannan ATK-keskuksen oma arvio ratkaisun kokonaisedullisuudesta paikkansa. Lisäksi haluttiin tutkia myös muiden vaihtoehtojen kokonaisedullisuutta. Tietoteknisten ympäristöjen kokonaiskustannuksia voidaan analysoida riippumattomien tutkimuslaitosten (mm. IDC, Gartner) tuottamien laskentamallien ja -työkalujen avulla. Tässä tutkimuksessa käytettiin Gartnerin TCO-mallia (Total Cost of Ownership = kokonaiskustannus). Analysointi ja laskenta suoritettiin käyttäen Gartner TCO Analyst 4.7.0 laskentatyökalua: 2001 Microsoft Services Finland. All rights reserved. 4
Kaikki tässä tutkimuksessa esitetyt luvut on laskettu ko. työkalun avulla Lappeenrannan kaupungin edustajien tarkistamien / antamien lukujen ja tietojen perusteella. Työkalun laskentamalli on käännetty ohjelmistoon sisään ja on näin sama kaikissa TCO-tutkimuksissa. Sovelluksen laskentatapaan ei voi tutkimuksen tekijä vaikuttaa. Lopputuloksen tarkistuspisteet ovat prosentin tarkkuudella samat kaupungin kirjanpidon kanssa. Mallin soveltuvuus Lappeenrannan ympäristöön osoittautui hyväksi. Tulokset Nykyinen NT4 / Office 97 -ympäristö, jossa toteutetaan hallintokuntien edellyttämä kasvu työasemakohtainen kustannus pysyy samana, mutta laitemäärä kasvaa koska laitemäärä kasvaa, mutta työasemakohtainen kustannus pysyy samana, vuotuinen kokonaiskustannus nousee 14,3 mmk 2001 Microsoft Services Finland. All rights reserved. 5
Windows 2000 / Office 2000 ympäristö ATK-keskuksen suunnittelemassa muodossa konekohtainen kustannus alenee hallittavuuden paranemisen kautta 23,3% vaikka laitekanta kasvaa 300 koneella ja käyttäjämäärä 400-500 työntekijällä, kompensoi työasemakohtaisen kustannuksen aleneminen tämän siten, että: kokonaiskustannusten osalta uuden ympäristön käyttöönotto alentaa tietotekniikan kokonaiskustannuksia 9% (5,7 mmk kustannusten säästö kaupungille vuodessa) laite- ja käyttäjäkantaa voidaan kasvattaa ja silti vielä säästää 9% kokonaiskustannuksissa, mikä on erittäin hyvä tulos investointikulu kolmen vuoden aikana on 4,4 mmk ja investoinnin mahdollistamat kustannussäästöt Lappeenrannalle ovat 19,9 mmk vuodessa verrattuna 1. vaihtoehtoon projektin takaisinmaksuprosentti on 161% siirtymän riskitaso on alhainen Linux ja Open Office -ympäristö käytönaikaiset kustannukset ovat siirtymäinvestointien jälkeen parhaimmillaan vastaavat kuin nykyisessä NT4 -ympäristössä Linux ja OpenOffice -vaihtoehdon kokonaiskustannus kaupungille on noin 76.3 mmk, ATK-keskuksen valitseman vaihtoehdon vastaava kustannus on 55.9 mmk Linux ja OpenOffice -vaihtoehdossa kaupunki säästää ohjelmistoissa vuositasolla 0,96 mmk, mutta kaupungin kokonaiskustannukset ovat jokaista vuotta, jonka Linux ja OpenOffice ympäristö on käytössä, 20,4 mmk korkeammat yllä olevassa ei ole vielä huomioitu lainkaan o sovellusten siirto- ja uushankintakustannuksia uudelle alustalle (40-60 sovellusta) kustannus oletettu nollaksi, mitä se ei ole! o koulutus- ja käyttöönottokustannusten eroa on oletettu, että siirtymäkustannusten ero on 0 mk, mitä se ei ole. o em. kustannuksen suuruudella ei spekuloitu, vaan on pitäydytty vain siinä, mikä voidaan mallin avulla laskea o koska kyseiset luvut on nyt oletettu nollaksi ja kustannuksen voidaan olettaa olevan positiivinen reaaliluku, niiden todelliset arvot edelleen kasvattavat Linux ja OpenOffice -vaihtoehdon kokonaiskustannusta. 2001 Microsoft Services Finland. All rights reserved. 6
vaikka käyttöönoton kustannusero ja käytettävyys on tässä oletettukin 0 mk suuruiseksi, lienee syytä muistuttaa, että esimerkiksi Turun kaupungin Linux- ja OpenOffice -raportissa todetaan, että käyttöönottokustannukset ovat huomattavat yhteenvetona voidaan todeta, että tällä vaihtoehdolla voidaan säästää ohjelmistojen hankinnassa 0,96 mmk vuodessa, mikäli hyväksytään, että toisaalla kaupungin hallintokuntien kokonaiskustannukset nousevat tästä johtuen vuositasolla 20,4 mmk, tämän lisäksi tulee sijoittaa xx mmk käyttöönottoon, käyttäjien koulutukseen ja sovellusten siirtoon tai uusintaan. siirtymän riskitaso on korkea Tulosten tarkistamiseen on käytetty Vaasan kaupungille tehtyä vastaavaa tutkimusta, sekä Gartnerin Tanskan julkishallinnolle tekemää tutkimusta Linux / Open source -vaihtoehdosta. Lisäksi laskennassa käytetyt tiedot sekä lopputuloksien oikeellisuuden on tarkastanut Lappeenrannan kaupungin ATK-keskus. Täten vaikutus kokonaiskustannuksiin: - W2000 + O2000 = -5,7 mmk / v, - nykyinen = +14,2 mmk / v - Linux + OpenOffice = +20,4 mmk / v + nn mmk kertainvestointi sovelluksiin ja koulutukseen Yllä olevan perusteella voidaan todeta, että Lappeenrannan ATK yksikön käynnistämä hanke toteuttaa sille asetetut kustannustavoitteet myös Gartnerin kustannusanalysointimallin perusteella ja on tarjolla olevista vaihtoehdoista Lappeenrannan kaupungille kokonaistaloudellisesti edullisin vaihtoehto. Tämä on yhtäpitävä kaupungin ATK-osaston laskelman kanssa. Lisäksi haluaa muistuttaa, ettei näitä teknisiä ratkaisuja vertailtaessa tulisi unohtaa erästä oleellista tekijää, jonka avulla Lappeenranta on päässyt hyviin tuloksiin jo vuosien ajan: nimittäin tietokoneen käyttäjien ja ympäristön suunnittelijoiden osaamista. Osaamisen turvaaminen ja nostaminen kouluttautumisen kautta on keskeinen työväline kokonaistaloudellisen ympäristön luomisessa. Paraskaan tietokone ei osaa työskennellä tehokkaasti yksin, vaan kaipaa osaavaa käskijää. 2001 Microsoft Services Finland. All rights reserved. 7
Liitteet: Lähdeluettelo Lappeenrannan kaupungin Gartner TCO tutkimus, joulukuu 2001 1 Tietohallintoyksikön toimenkuva ja organisaatio 2 Tietohallintoyksikön tehtävät 3 Nykyisen ympäristön kuvausdokumentti 4 Sovellusluettelo 5 Hankeluettelo 6 Tietotekniikkabudjetti 1998-2000 7 ICL Invia, Lappeenrannan kaupunki - Windows 2000 ympäristön tekninen määritysdokumentti Ilkka Salomaa 8 ICL Invia, Lappeenrannan kaupunki - Exchange 2000 viestintäjärjestelmä Ilkka Salomaa 9 TCO -haastattelut Juha Willberg, Ulla Marttinen, Minna Kivistö, Tommi Uski, Mika Pokela 2001 Microsoft Services Finland. All rights reserved. 8