KOKOUSMUISTIO 3.12.2001 Irma Reijonen YLIOPISTOKIRJASTOJEN JOHTAJIEN KOKOUS Aika: 19.11.2001 kello 10-16.15 Paikka: Helsingin yliopiston kirjasto, auditorio (Yliopistonkatu 1) Osallistujat: Osallistujalista liitteenä 1. Kokouksen avaus Esko Häkli avasi kokouksen. Samalla hän ilmoitti, että joutuu iltapäivällä poistumaan kokouksesta neuvotteluun ja että sen jälkeen puhetta johtaa neuvoston varapuheenjohtaja Eeva-Liisa Lehtonen. 2. Tiedotusasiat 2.1. Esko Häkli ja Sinikka Koskiala ovat viimeistä kertaa ennen eläkkeelle jäämistään mukana yliopistokirjastojen johtajien kokouksessa. Eeva-Liisa Lehtonen ja Anja Ukkola ojensivat heille kukkakimput kiitokseksi pitkästä ja ansiokkaasta työstä yliopistokirjastojen yhteistyön edistämiseksi. 2.2. Kulttuuriperinnön digitointityöryhmän tekemä kysely ja suunnittelukokous 15.11. Opetusministeriön asettama kulttuuriperinnön digitointityöryhmä kokosi lokakuun aikana tieteellisiltä kirjastoilta tietoja käynnissä olevista digitointihankkeista ja ehdotuksia digitointikohteiksi. Sama kysely on tehty myös maakuntakirjastoille. Kyselyyn vastanneet kirjastot kutsuttiin Mikkelissä 15.11. pidettyyn suunnittelukokoukseen, jossa kartoitettiin jo digitoituja aineistoja ja ryhmiteltiin suuremmiksi kokonaisuuksiksi kirjastojen ehdottamia digitointikohteita (liite). Tavoitteena on laatia kirjastojen digitointiohjelma ja kytkeä se osaksi museoiden ja arkistojen vastaavia ohjelmia. Seuraavaksi kartoitetaan yhteisiä rahoituskanavia ja priorisoidaan digitointikohteita. Seuraava suunnittelukokous on tammikuun lopulla Jyväskylässä. Opetusministeriössä Anne Luoto-Halvari kokoaa e-europe-ohjelmaa varten tietoja kirjastojen digitointiohjelmista ja -hankkeista. Tiedot tarvitaan 15.12. mennessä 2.3. Opetusministeriön hanke tulosohjausjärjestelmän ja toimintamenorahoituksen perusteiden kehittämiseksi sopimuskaudelle 2004-2006
Merkittiin tiedoksi, että opetusministeriö on käynnistänyt hankkeen, jonka tehtävänä on kerätä kokemuksia ministeriön ja yliopistojen välisestä tulosohjausjärjestelmästä, tarkistaa toimintamenojen rahoitusjärjestelmän perusteet ja tehdä ehdotuksia tulosohjausjärjestelmän kehittämiseksi. Hanke tulee saada valmiiksi 30.9.2002 mennessä. (Liite ) 2.4. Opetusministeriön työryhmä opetukseen soveltuvien digitaalisten tietovarantojen kehittämishankkeiden ja hakupalveluiden koordinoimiseksi Merkittiin tiedoksi, että opetusministeriö on asettanut työryhmän koordinoimaan eri tahoilla käynnistymässä olevia opetukseen soveltuvien digitaalisten tietovarantojen kehittämishankkeita ja erityisesti niiden hakupalveluita. (Liite) 2.5. Opetusministeriön avustukset ja hankerahoitus Anne Luoto-Halvari kertoi, että opetusministeriön tietohuollon avustukset ja tietoyhteiskuntarahat tulevat hakuun normaalin aikataulun mukaan. Rahaa tietohuollon avustuksiin on jaossa saman verran kuin viime vuonna. Tietoyhteiskuntaohjelman rahoituksesta ei ole vielä tehty päätöstä ministeriön sisäisestä rahanjaosta. 3. Voyager-asiat 3.1. Universal borrowing -toiminnon käyttöpolitiikka Annu Jauhiainen esitteli Voyager-järjestelmän universal borrowing -toimintoa ja sen käyttöpolitiikkaa (liite). Sen käyttö edellyttää kirjastojen keskinäisiä sopimuksia ja yhteisiä käytäntöjä. Toiminnolla ei vielä ole vakiintunutta suomenkielistä nimeä, mutta käännökseksi on ehdotettu yhteislainausta. Toiminto sijoittuu paikallislainauksen ja kaukolainauksen väliin. Sen yksi perusidea on, että asiakas voi oman kirjastonsa kortilla lainata muiden Voyagerkirjastojen kokoelmista. Asiakas voi myös itse tilata aineistoa lainaksi toisesta kirjastosta, jos kirjastot ovat siitä sopineet. Toiminto ei kuitenkaan anna varata lainassa olevaa aineistoa tai tilata kopioita. Se ei korvaa kaukopalvelua vaan täydentää sitä ja nopeuttaa siten aineiston saantia. Tavoitteena on kokoelmien yhteiskäytön lisääminen ja yhteisten asiakastietojen käyttö. Ennen toiminnon käyttöönottoa on kirjastojen kesken sovittava seuraavista asioista: mitkä kirjastot ottavat toiminnon käyttöön, mitkä kokoelmat rajataan yhteislainauksen ulkopuolelle, mille asiakasryhmille lainaus sallitaan, sakko- ja lainakieltomäärittelyt, kulujen kattaminen ja maksujen kerääminen. Keskustelussa kiinnitettiin huomiota seuraaviin seikkoihin, jotka kaipaavat lisäselvityksiä: - Tilastoinnissa olisi koottava tietoa siitä, kuinka paljon kokoelmista annetaan lainoja oman organisaation ulkopuolelle.
- Maksupolitiikkaan ja kirjastojen väliseen laskutukseen on löydettävä ratkaisut ennen kuin toimintoa voidaan laajasti ottaa käyttöön. Ehdotettiin, että otetaan huomioon lainojen vastavuoroisuus, jolloin kirjaston tulisi saada korvaus vain antamastaan nettolainauksesta. - Lainojen lähettäminen postitse kirjastosta toiseen lisää kuluja ja työtä. Tämä koskee sekä asiakkaiden toiseen kirjastoon jättämiä palautuksia että muista kirjastoista tilaamia lainoja. Ehdotettiin selvitettäväksi, voiko lainoja lähettää asiakkaalle suoraan esimerkiksi postiennakolla. Ehdotettiin myös, että asiakkaalta tulisi voida periä maksu toisen kirjaston lainojen palauttamisesta. - Asiakasrekisterien yhteiskäytön juridiset puolet on selvitettävä. - Kysytään tanskalaisten kirjastojen kokemuksia bibliotek.dk -palvelun käytöstä. Keskustelussa todettiin, että yhteislainaus tarjoaa mahdollisuuksia parempaan palveluun. Se, että asiakas voi lainata yhdellä kortilla kaikista kirjastoista, on parannusta nykyiseen käytäntöön. Omatoiminen kaukolainaus nopeuttaa aineiston saantia ja vähentää kaukopalveluun tulevien yksinkertaisten lainapyyntöjen määrää. Palvelun toteuttamisessa pyritään mahdollisimman yksinkertaisiin ratkaisuihin. Tässä vaiheessa yhteislainausta suunnitellaan otettavaksi käyttöön yliopistokirjastojen kesken. Kustannusten kattaminen ja maksupolitiikka ovat suurimpia ratkaistavia ongelmia. Maksupalvelupolitiikkaa on pohdittava laajemminkin. Strategian toimenpidesuosituksia tehtäessä harkitaan, millä tavoin voidaan saada keskitettyä rahoitusta osana palvelujen kehittämisen suunnitelmaa. Päätettiin edetä yhteislainauksen käyttöönotossa vaiheittain ja kerätä ensin kokemuksia riittävän laajasti. Varastokirjasto ja Oulun yliopiston kirjasto ovat halukkaita kokeiluun. Myös Vaasan tiedekirjasto, Åbo Akademis bibliotek ja Svenska handelshögskolans bibliotek kokeilevat toimintoa keskinäisessä lainauksessaan. Voyager-kaukopalvelutyöryhmä jatkaa käytännön valmisteluja käydyn keskustelun pohjalta. Voyager-tilastointiryhmä selvittää tilastointiin liittyvät kysymykset. 3.2. Voyager-työryhmien kokoaminen uudelle toimikaudelle Annu Jauhiainen kertoi, että Voyager-järjestelmän käyttöönoton ajaksi perustettujen työryhmien toimikausi on päättymässä ja uusia toimintokohtaisia ryhmiä aletaan koota seuraaviin toimintoihin: hankinta ja kausijulkaisujen saapumisvalvonta, kaukopalvelu, lainaus, luettelointi, OPAC, tilastointi. Systeemiryhmän tarpeellisuutta vielä selvitetään. Annu Jauhiainen ehdotti, että uusiin ryhmiin tulisi kuhunkin noin kymmenen jäsentä erityyppisistä ja erilaisia käytäntöjä edustavista kirjastoista. Lisäksi tiedotusta varten avataan laajat toimintokohtaiset sähköpostilistat. Koottavat työryhmät ovat Linnea2-konsortion sisäisiä ryhmiä ja niiden toimikausi on kaksi vuotta.
Keskustelussa todettiin, että ehdotus työryhmien ja postituslistojen kokoamisesta on hyvä. Koska kirjastot vastaavat osallistumiskuluista, ryhmiin osallistuvilla on oltava kirjaston johdon suostumus jo ryhmiin ilmoittautumisvaiheessa. 3.3. Laitteiston toiminta Helsingin yliopiston kirjasto ja CSC raportoivat säännöllisesti yhteisen laitteiston toiminnasta. Uusin seurantaraportti on juuri valmistunut. Annu Jauhiaisen mukaan ilmenneet resurssiongelmat eivät johdu laitteistosta vaan käyttöönottovaiheeseen kuuluvista ohjelmiston optimointivaikeuksista. 3.4. Maksut järjestelmätoimittajille Loppusumma ohjelmistosta maksetaan Endeavorille vasta, kun ohjelmisto on hyväksytty. Muutamilla kirjastoilla on tarve maksaa oma osuutensa tämän vuoden puolella. Annu Jauhiainen selvittää, minkälainen maksujärjestely näiden kirjastojen kohdalla olisi mahdollinen. VTLS-ohjelmiston käytön lopettaneet kirjastot eivät ole vielä saaneet palautuksina loppuvuoden maksuosuuksiaan. Annu Jauhiainen muistuttaa asiasta VTLS:ää. 4. FinELibin aineistojen hinnoitteluperiaatteet ja kustannusten jako Kristiina Hormia-Poutanen esitteli FinELibin aineistokustannusten rahoitusmallin ja kustannusten sisäisen jaon periaatteita (liite). Tähän saakka aineistokustannukset on jaettu konsortion sisällä aineiston kustantajan käyttämän hinnoitteluperiaatteen mukaan. Nyt on syntynyt tarve kehittää kustannusten jakoon muita malleja. Niitä tarvitaan ensinnäkin kansallisten lisenssien kustannusten jakamiseksi ja toiseksi niissä tapauksissa, joissa kustantajan käyttämä hinnoitteluperiaate johtaa epäoikeudenmukaiselta tuntuvaan tulokseen verrattuna esimerkiksi käyttötilastoihin. Sisäisen jaon periaatteet sovitaan koko sopimuskaudeksi ja niitä voidaan muuttaa, kun lisenssisopimus uusitaan. Ensi vuoden aikana on tarvetta tarkistaa seuraavien aineistojen kustannusten jakoa: IEL-online, ACS, Academic Press, Springer ja MCB. Kustannustenjakomalleja valmistellaan ensi kevään aikana, jotta ne ovat käytettävissä syksyllä, kun sopimuksia uusitaan. Kristiina Hormia-Poutanen esitteli jaon perusteina käytettäviä kriteereitä. Niitä voivat olla organisaation koko, joka ilmaistaan FTE-käyttäjien määränä, aineiston painoarvo organisaatiolle, jota kuvaa tieteenalalle vuosittain otettujen opiskelijoiden määrä ja käyttötilastoista saatavat käyttöluvut. Kriteereitä voidaan painottaa eri tavoin. Kristiina Hormia-Poutanen esitteli ehdotuksia malleiksi kahdeneri aineiston kustannusten jakoon. IEL-online -aineistosta on solmittu kansallinen lisenssi.
Ehdotuksessa kustannusten jakomalliksi v:lle 2002 kirjastot on jaettu neljään maksuluokkaan edellä mainittujen kriteerien perusteella. Kaikkien maksuosuudet pienenevät nykyisestä. Keskustelussa ehdotukseen ei esitetty huomautuksia. ACS:n maksuosuuksien jako nykyisellä sopimuskaudella perustuu painettujen lehtien tilauksiin. Maksuosuudet ja aineiston käyttö jakautuvat kirjastojen kesken kovin eri tavoin, ja sen vuoksi on syntynyt tarve kustannusten jakomallin kehittämiseen. Ehdotettuihin malleihin sisältyy minimimaksu, jonka ylimenevä osuus jaetaan organisaation koon ja aineiston käytön perusteella. Keskustelussa nostettiin esiin se, että suurten monitieteisten yliopistojen kannalta yliopiston koko opiskelijamäärän käyttäminen organisaation koon kuvaajana on ongelmallista. Olisi mieluummin käytettävä lukua, joka kuvaisi eri pääalojen opiskelijamääriä. Ongelmana kuitenkin on, ettei tällaisia yksiselitteisiä lukuja ole helposti saatavissa. Hyväksyttävissä olevaan tulokseen saatetaan päästä myös, jos käytön määrä ja organisaation koko pystytään suhteuttamaan oikein. Käytön voimakas painottaminen laskentamallissa on ongelmallista, koska se saattaa johtaa siihen, että käyttöä pyritään hillitsemään sen sijaan että sitä edistettäisiin. Keskustelussa kiinnitettiin huomiota myös siihen, että on syytä ottaa huomioon myös opetusministeriön ja yliopistojen välisen rahoitusmallin vaikutukset. Sen mukaan yliopistot maksavat aineistojen hinnoista joko 50 % (tieteenalakohtaiset) tai 20 % (monitieteiset) ja opetusministeriö maksaa loput. Todettiin, että on pyrittävä kaikkien kannalta hyväksyttäviin ja oikeudenmukaisiin kustannusten jaon periaatteisiin. Annettiin neuvostolle tehtäväksi koota 3-4 hengen työryhmä valmistelemaan ehdotusta kustannusten jakomalleiksi. Ryhmässä toivottiin olevan Helsingin yliopiston ja jonkin tutkimuslaitoksen edustus. 5. Yliopistokirjastojen strategia Lokakuussa Tampereella pidetyssä strategiaseminaarissa nimettiin työryhmä kirjoittamaan luonnosta strategiaksi kertyneen materiaalin pohjalta. Työryhmään kuuluvat Riitta Huuhtanen, Mirja Iivonen, Päivi Kytömäki, Vuokko Palonen ja Irma Pasanen, sihteerinä on Irma Reijonen. Työryhmä on laatinut tulevaisuusskenaarioita ja muokannut ehdotusta yliopistokirjastojen verkoston visioksi. Irma Reijonen esitteli skenaario-osuutta ja ehdotukset visioksi jaettiin pöydälle. Kaikki aineisto kootaan strategiatyötä varten perustettuun Telsiympäristöön. Tulevaisuuden skenaariot ovat tarpeen vision hahmottamiseksi. Visiossa ilmaistaan tahtotila, mihin halutaan ja sen perusteella kirjataan toimintasuositukset, joilla pyritään vision saavuttamiseen. Keskustelussa korostettiin, että visiosta pitäisi näkyä verkoston keskeiset toiminta-alueet. On valittava ne alueet, joihin halutaan panostaa ja määriteltävä, millainen on
verkoston ja yksittäisten kirjastojen suhde tavoitteiden toteuttamisessa. Toimintaalueiksi ehdotettiin kansallista kokoelmapolitiikkaa, jonka avulla turvataan tiedeyhteisölle tarpeellisen aineiston saanti, digitaalisten aineistojen ja palveluiden kehittämistä ja opettavan kirjaston toimintamallin rakentamista informaatiolukutaidon käsitteen pohjalta. Virtuaaliyliopisto ja tieteellisen julkaisutoiminnan muutos nähtiin kehittämisen kannalta olennaisiksi viitekehyksiksi. Uusien verkoston toimintaa tukevien rahoitusratkaisujen esittäminen on yksi strategian keskeisistä tavoitteista. Työryhmä jatkaa strategian kirjoittamista. Päätettiin pitää johtajien strategiakokous 25.1. Tampereella. Silloin käsitellään työryhmän ehdotusta strategiaksi. 6. Kirjastot virtuaaliyliopiston palvelujen tuottajina 6.1. Kirjasto- ja tietopalvelut virtuaaliyliopiston portaalissa Päivi Kytömäki kertoi virtuaaliyliopiston portaalihankkeen etenemisestä. Portaalin ensimmäinen vaihe, jossa on määritelty päätasolla olevat osiot, avattiin käyttöön 8.11. Kirjasto- ja tietopalvelut -osion sisältö määritellään tarkemmin seuraavassa vaiheessa. Palvelun sisällön suunnitteluun tarvitaan työryhmä, joka toimisi virtuaaliyliopiston portaalihankkeessa.. Päivi Kytömäki esitteli Tekniikka virtuaaliyliopistossa -muistioon sisältyviä ehdotuksista virtuaaliyliopiston teknisiksi ratkaisuiksi. Tietotekniikan ohella muistiossa käsitellään myös monia kirjastojen toimintaan liittyviä kysymyksiä. Muistiossa ehdotetaan mm. oppimateriaalien hankintaan, hakuun ja hallintaan ratkaisuja, jotka edellyttävät kirjastoilta toimenpiteitä ja päätöksiä. Lisäksi muistiossa ehdotetaan opetuksen ja oppimisen teknologian käyttäjätuen järjestämistä siten, että perustetaan erillisiä tukipalveluyksiköitä. Muistion laatineessa työryhmässä ei ole ollut kirjastojen edustusta, eivätkä kirjastot ole olleet mukana ehdotusten teossa. Keskustelussa todettiin, että kirjastojen on yhteisesti otettava kantaa muistion ehdotuksiin. Kirjastoissa olevaa osaamista on tuotava esiin ja hyödynnettävä. Vuorovaikutus kirjastojen ja virtuaaliyliopistohankkeen kesken tulisi olla kiinteämpää. Päätettiin koota yliopistokirjastojen virtuaaliyliopistotyöryhmä, joka toimisi Päivi Kytömäen tukena asiantuntijaryhmänä virtuaaliyliopiston kirjasto- ja tietopalveluja suunniteltaessa. Päivi Kytömäki ja Irma Reijonen kokoavat tiedot halukkaista osallistujista. 6.2 Verkkokurssien ja -oppimateriaalien metadata ja hallinnointi
Neuvosto järjesti 9.11. keskustelutilaisuuden verkkokurssien ja -oppimateriaalien metadatasta ja hallinnoinnista. Arja-Riitta Haarala esitteli tilaisuuden pohjalta syntyneitä ajatuksia kirjastojen tehtävistä verkko-oppimateriaalien hallinnassa. Verkko-oppimateriaali voi olla sekä opettajien itse tekemää että muualta hankittua valmista aineistoa. Lisensoidun aineiston hallinta voi olla samalla tavalla kirjastojen tehtävä kuin painetun kurssikirjallisuuden käyttöön asettaminenkin. Itse tehdyn verkko-oppimateriaalin hallintaan tarvitaan malli, joka kattaa metatiedon tuottamisen, aineiston tunnisteet ja erilaiset hakujärjestelmät, joiden kautta aineisto on löydettävissä. Oppimateriaalien hallintajärjestelmä on osa laajempaa kokonaisuutta, joka muodostuu opiskeluun, julkaisemiseen ja tekijänoikeuksiin liittyvistä tieto- ja tuotantojärjestelmistä. Arja-Riitta Haarala esitteli keskustelutilaisuudessa esillä ollutta Antti Auerin hahmottelemaa mallia. Sen mukaan metadatan tallentaa pääasiassa tekijä, ja muut täydentävät metatietoa esim. teknistä ympäristöä ja tekijänoikeussopimuksia koskevalla tiedolla. Tuotetuista oppimateriaaleista valitaan aineisto, joka asetetaan haettavaksi paikalliseen viitetietokantaan. Viitetietokannasta metatieto konvertoidaan marc-muotoon, jolloin se voidaan asettaa haettavaksi myös kirjastotietokannan ja valtakunnallisen yhteisluettelon kautta. Keskusteltiin kirjastojen roolista verkko-oppimateriaalien hallinnassa. Lisensoidun aineiston hankinta ja hallinta kuluu luontevasti kirjastoille, ja siitä on jo jonkin verran kokemuksia. Opettajien itse tuottaman materiaalin osalta todettiin, että sen hallintajärjestelmän luominen vaatii monenlaista asiantuntemusta ja yhteistyötä kaikkien osallistuvien tahojen kesken. Kirjastoissa on tietokantaosaamista ja myös pedagogista asiantuntemusta. Pidettiin tärkeänä sitä, että kirjastot ovat mukana oppimateriaalin hallinnassa ja tuovat siihen omaa osaamistaan. Kirjastojen tehtäviä yliopistoissa voisivat olla metatiedon tallennusmallin luominen, metatiedon laadun valvonta ja konvertointi kirjastojärjestelmään. Kirjastot haluavat omalta osaltaan olla mukana virtuaaliyliopistohankkeessa suunnittelemassa verkkokurssien ja - oppimateriaalien hallintajärjestelmää ja osallistua mahdollisesti perustettavan työryhmän työskentelyyn. 6.3. Tiedonhallinnan verkko-opetuksen kattohankkeen kokoaminen Irma Reijonen kertoi, että Tampereella syyskuun lopulla järjestetyssä tiedonhankinnan verkko-opetushankkeisiin osallistuvien kirjastojen tapaamisessa ehdotettiin kirjastojen tiedonhankinnan ja -hallinnan verkko-opetushankkeiden kokoamista yhteisen kattohankkeen alle. Valtakunnallisen hankkeen kautta voitaisiin järjestää yhteistä koulutusta, hankkia rahoitusta ja koordinoida paremmin erillisten hankkeiden suunnitelmia ja tuloksia toisiaan tukeviksi kokonaisuuksiksi. Neuvosto käsittelee hanke-esityksen kokoamista ja hankkeen koordinointia seuraavassa kokouksessaan. Asiasta kiinnostuneille kirjastoille järjestetään suunnittelukokous joulukuun puolivälissä.
Tuula Ruhanen tiedusteli, voiko musiikin tiedonhankinnan verkkooppimateriaalihanke, jossa on mukana sekä ammattikorkeakouluja että yliopistoja, tulla mukaan yhteisen kattohankkeen suunnitteluun. Keskustelussa pidettiin hyvänä sitä, että yhteisen hankkeen pohja tällä tavoin laajenee. Hankkeen mahdollisia rahoittajia ovat opetusministeriön tietoyhteiskuntaohjelma ja virtuaaliyliopistohanke. 7. Yliopistokirjastojen neuvoston täydentäminen 1.12. eläkkeelle jäävän Esko Häklin tilalle neuvostoon valittiin Kai Ekholm. 8. Kokouksen päättäminen Eeva-Liisa Lehtonen päätti kokouksen 16.15.