Julkisen hallinnon yhteinen tuki- ja ylläpitotehtävien eams-malli Hankesuunnitelma 1(10)
Sisällysluettelo 1. Hankkeen lähtökohdat... 3 1.1 Hankkeen perustamisen tausta... 3 1.2 Hankkeen tavoitteet... 3 1.3 Hankkeen sidosryhmät... 3 1.4 Hankkeen edellytykset... 4 2. Hankkeen kuvaus... 4 2.1 Suosituksen aihe... 4 2.2 Soveltamisala... 4 2.3 Suhde muihin suosituksiin... 4 2.4 Avoimuusperusteet... 4 2.5 Hankkeen sisältö ja rajaukset... 5 2.6 Hankkeen lopputulokset... 5 2.6.1 Dokumentit ja materiaalit... 5 2.6.2 Työvälineet ja -menetelmät... 5 3. Hankkeen organisaatio... 6 3.1 Hankkeen koordinointi... 6 3.2 JHS-työryhmä... 6 4. Työsuunnitelma ja työmäärät... 7 5. Hankemenettely ja hankkeessa noudatettavat käytännöt... 10 6. Hyväksymismenettely... 10 Versionhallinta Versio Laatimispäivä Muutokset Tekijä Tila Hyväksymispäivä 0.1 19.10.2012 Asiakirja luotu Christian Jämsen luonnos 0.2 20.10.2012 Tekstiä lisätty ja muokattu Christian Jämsen luonnos 0.3 19.11.2012 Jäsenlista päivitetty Christian Jämsen luonnos 0.4 20.12.2012 Jäseniä lisätty ja aikataulu päivitetty Christian Jämsen luonnos 0.5 07.01.2013 Suunnitelmaa päivitetty ja jäseniä lisätty Christian Jämsen luonnos 0.6 29.01.2013 Aikataulun päivittäminen, jäsenlistan päivittäminen, otsikon päivitys 0.7 29.01.2013 JHS-hankekoordinaattorin tarkastus ja korjaukset. Hankesuunnitelma siirretty viralliselle JHS-hankesuunnitelmapohjalle. Christian Jämsen Anna Tuominen luonnos luonnos 1.0 29.01.2013 Hyväksytty JHS-jaostossa 8.2.2013 hyväksytty 8.2.2013 1.1 25.09.2013 Aikataulua päivitetty, jäsentiedot päivitetty Christian Jämsen 1.2 31.10.2013 Jäsentiedot päivitetty Christian Jämsen 2(10)
1. Hankkeen lähtökohdat JHS-suosituksen tavoitteena on tuottaa SÄHKE2-normin mukaiset julkisen hallinnon eamsmääritykset tuki- ja ylläpitotehtävien tehtävistä. Nämä prosessit käsittävät yleis-, henkilöstö-, taloussekä tietohallinnon tehtävät. 1.1 Hankkeen perustamisen tausta eams on organisaation tehtäväluokitukseen perustuva määritys, jossa kuvataan kunkin tehtävän käsittelyvaiheet ja sen yhteyteen liittyvät asiakirjatyypit, sekä näiden SÄHKE2-normin mukaiset oletusmetatietoarvot. eams sisältää tiedon hallintaa ja käyttöä ohjaavat metatiedot, joita tarvitaan operatiivisissa tietojärjestelmissä. eams ohjaa tietojärjestelmillä tuotettujen asiakirjatietojen sähköistä hallintaa, käsittelyä ja säilytystä tiedon koko elinkaaren ajan. Se toimii keskitettynä asiakirjallisten tietojen hallintavälineenä. Julkishallinnon organisaatiot tekevät paljon päällekkäistä työtä eamsien laadinnassa, koska jokainen organisaatio määrittelee oman eamsin verrattain itsenäisesti. eamsin laadinta on yleensä varsin työläs ja vie tavanomaisesti aikaa yli vuoden. Valmiita malleja on vähän ja organisaatioiden kesken harjoitetaan varsin niukasti yhteistyötä eamsien laatimisessa. Organisaatiot käyttävät eamsmäärityksissä myös toisistaan poikkeavia käsitteitä, mikä ei edistä tietojen semanttista yhteentoimivuutta. 1.2 Hankkeen tavoitteet Hankkeen tavoitteena on laatia julkishallinnolle yhteiskäyttöinen eams-malli yleisimpien tuki- ja ylläpitotehtävien osalta. Malliin kuvataan myös tiedon hallintaan tarvittavat metatiedot. 1.3 Hankkeen sidosryhmät JUHTA Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta. Neuvottelukunta toimii valtiovarainministeriön yhteydessä ja sen toimialana on valtion ja kuntien tietohallintoyhteistyön suunnittelu ja tietohallintoyhteistyöhön liittyvien periaatteellisesti tärkeiden kysymysten käsittely. JUHTA luo yhtenäisiä valtionhallinnon ja kunnallishallinnon tietotekniikan, tietohallinnon ja sähköisten asiointipalvelujen kehittämislinjoja. JUHTAn tehtäviin edelleen kuuluu julkisen hallinnon tietotekniikan edistäminen ja sen käyttöä koskevien standardien ja hallinnollisten periaatteiden määrittelyä. Tätä tarkoitusta varten on perustettu JHS-järjestelmä. JUHTA vahvistaa JHS-suositukset. JHS-jaosto JUHTAn alaisuudessa toimiva, JHS-työtä ohjaava ryhmä. Jaosto käsittelee aloitteet JHS-työn käynnistämiseksi, varmistaa, että kaikki intressitahot tulevat kuulluiksi JHS-työn aikana ja tekee aloitteita sekä asettaa työryhmiä myös itse. JHS-jaosto käsittelee kaikki JHS-suositukset ennen kuin ne viedään JUHTAn hyväksyttäväksi. Lisäksi jaosto ohjaa JHS-valmistelutyötä ja seuraa hankkeiden etenemistä. Jaoston sihteeri ja jäsenet voivat myös osallistua suositustyöryhmiin. JHS-työryhmä JHS-työryhmän jäsenet yhteystietoineen on kuvattu kappaleessa 3.2 JHS-työryhmä. 3(10)
Muut sidosryhmät Arkistolaitos, valtionhallinnon organisaatiot, kunnat, järjestelmätoimittajat. 1.4 Hankkeen edellytykset Hankkeen onnistumisen edellytyksenä on, että kaikki projektiorganisaation jäsenet ovat käytettävissä projektin ajan ja osallistuvat aktiivisesti työskentelyyn. 2. Hankkeen kuvaus 2.1 Suosituksen aihe Suosituksessa tunnistetaan ja kuvataan tuki- ja ylläpitotehtävien prosessit sekä määritellään kunkin prosessin osalta eamsin oletusmetatietoarvot. Lisäksi määritellään tunnistettujen ja kuvattavien prosessien suhde yhteisiin tehtäväluokituksiin. eamsissa käytettävät arvojoukot määritellään yhdessä julkisen hallinnon ydinsanastotyöryhmän (YSR) kanssa. Työn tulokset sidotaan myös kokonaisarkkitehtuurimalliin (JHS 179). Malli toimii viitekehyksenä, jonka pohjalta on helpompi hahmottaa tulevan JHS-suosituksen sijoittuminen kokonaisuuteen. Hankkeen aikana selvitetään myös laadittavan tuki- ja ylläpitotehtävien eamsin ylläpitovastuu ja suhde julkisen hallinnon metatietopalveluun. 2.2 Soveltamisala Suosituksen kohderyhmiä ovat: Julkisen hallinnon toiminnan ja prosessien kehittäjät Julkisen hallinnon arkistonhoitajat ja eams-vastaavat Julkisen hallinnon tietojärjestelmien kehittäjät Järjestelmäkehityshankkeiden vetäjät ja asiantuntijat 2.3 Suhde muihin suosituksiin Arkistolaitoksen SÄHKE2-määräys (Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen, 9815/07.01.01.00/2008) edellyttää organisaatiolta eamsin kuvaamista niiden asiakirjatietojen osalta, joita halutaan säilyttää yksinomaan sähköisessä muodossa. Yhteinen tuki- ja ylläpitotehtävien eams edesauttaa organisaatiota huomattavasti eamsin kuvaamisessa ja siten SÄHKE2-normin vaatimusten täyttämisessä. JHS 179 ICT-palvelujen kehittäminen: Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen JHS XXX Kuntien tehtäväluokitus 2.4 Avoimuusperusteet Työ on julkista ja siitä tiedotetaan aktiivisesti JHS-järjestelmän viestintäkanavia käyttäen. 4(10)
2.5 Hankkeen sisältö ja rajaukset Suosituksessa tunnistetaan ja kuvataan tuki- ja ylläpitotehtävien prosessit sekä määritellään kunkin prosessin osalta eamsin oletusmetatietoarvot. Lisäksi määritellään tunnistettujen ja kuvattavien prosessien suhde yhteisiin tehtäväluokituksiin. Kuvauksia ei tehdä substanssitehtävien osalta. 2.6 Hankkeen lopputulokset Hankkeen lopputuloksena tuki- ja ylläpitotehtävien prosessit on määritelty, tunnistettu ja kuvattu. Kuvattujen tehtävien osalta myös tiedon hallinnan edellytyksenä olevat metatiedot on määritelty. 2.6.1 Dokumentit ja materiaalit Hankkeen tuotoksena syntyvät seuraavat dokumentit: Hankesuunnitelma o sisältää JHS-suositushankkeen työsuunnitelman, resurssit ja aikataulun JHS-suositus Käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelma o kuvaus suosituksesta o esitys käyttöönottoon ja ylläpitoon liittyvistä toimenpiteistä o kuvaus valmistelusta (palautekierros, jäsenet, mahdolliset keskustelutilaisuudet) Palautelomake Palauteyhteenveto Työryhmän muistiot Lisäksi kullekin JHS-suositukselle luodaan oma internet-sivu, jonka ylläpidosta vastaa JHS-hankekoordinaattori. 2.6.2 Työvälineet ja -menetelmät JHS-työryhmän käyttöön avataan tarvittaessa oma työtila. Kaikki JHS-suositusluonnosta varten kerätty materiaali ja dokumentin eri versiot säilytetään ja jaetaan kyseisen työtilan kautta. JHS-suosituksen valmistelun aikana luonnoksen tilasta ja aikatauluista kerrotaan hankkeen omilla sivuilla (www.jhs-suositukset.fi). Prosessien kuvaamisessa hyödynnetään jo valmiiksi tehtyjä kuvauksia, joita on laadittu mm. VALDAhankkeessa sekä eams-malleja tehneissä valtionhallinnon ja kuntien organisaatioissa. Taloushallinnon prosessien kuvaamisessa noudatetaan Valtiokonttorin ohjeita taloushallinnon asiakirjatietojen käsittelystä. Suositustyössä otetaan huomioon Kuntien yhtenäisen tehtäväluokitus -luonnosvalmistelu. 5(10)
Mallit työstetään erillisessä eams/toj työkalussa. Hankkeen työstä järjestetään kaksivaiheinen sähköinen palautekierros. Kootut palautteet käsitellään työryhmässä. 3. Hankkeen organisaatio 3.1 Hankkeen koordinointi JHS-sihteeri: JHS-hankekoordinaattori: Pekka Niemi, pekka.niemi(at)vm.fi Anna Tuominen, anna.tuominen(at)netum.fi 3.2 JHS-työryhmä Työryhmän vetäjä: Työryhmän editori: Työryhmän jäsenet: Christian Jämsen, christian.jamsen@thl.fi Heli Salmi, heli.salmi@netum.fi Jaana Pohjonen, jaana.pohjonen@fimea.fi Raili Oittinen, raili.oittinen@narc.fi Päivi Rossi, paivi.rossi@narc.fi Tuomas Riihivaara, tuomas.riihivaara@hel.fi Selja Luostarinen, selja.luostarinen@om.fi Päivi Laakso, paivi.laakso@valtiokonttori.fi Raija Pyykkö, raija.pyykko@vm.fi Helena Mattsson, helena.mattsson@palkeet.fi Maaret Botska, maaret.botska.kuntaliitto.fi (Kuntaliiton edustaja) Helena Laisi, helena.laisi@trafi.fi Anne Hurmalainen, anne.hurmalainen@tem.fi 6(10)
4. Työsuunnitelma ja työmäärät Alla olevassa taulukossa on kuvattu hankkeen vaiheet, arvioitu aikataulu ja vaiheiden vastuuhenkilöt. Vaihe Tehtävät Alkaa Päättyy Vastuu 1.1 Työryhmän koonti ja hankesuunnitelman laatiminen. 1.11.2012 31.12.2012 Työryhmän vetäjä 1. Hankesuunnitelman laadinta ja työryhmän kokoaminen 1.2 Hankesuunnitelman tarkastaminen ja työryhmän kokoamisen hyväksyminen. 1/2013 1/2013 JHS-sihteeri, JHShankekoordinaattori 1/2013 1/2013 1.3 Hankesuunnitelman julkaiseminen verkkosivuilla ja tiedottaminen. JHS-hankekoordinaattori, JHS-sihteeri 2. Hankkeen käynnistämisen hyväksyminen 2.1 Hankesuunnitelman esittely ja hyväksyminen JHS-jaostossa. 1/2013 2/2013 Työryhmän vetäjä ja editori 3.1 JHS-suositusluonnoksen laatiminen työryhmätyöskentelynä. 3/2013 11/2013 Työryhmä 3.2 Työryhmän kokousmuistioiden julkaiseminen verkkosivuilla. JHS-hankekoordinaattori 3. Luonnoksen valmistelu 3.3 Keskustelutilaisuuden järjestäminen (tarvittaessa). 5/2013 5/2013 Työryhmän vetäjä, editori, JHS-sihteeri ja JHS-hankekoordinaattori 3.4 Työn tarkastuspiste Kuntien tehtäväluokituksen JHS-työryhmän työhön. 5/2013 5/2013 Työryhmän vetäjä 3.5 Työn tarkastuspiste Kuntien tehtäväluokituksen JHS-työryhmän työhön. 10/2013 10/2013 Työryhmän vetäjä 4. Palautekierros 4.1 Julkisen palautekierroksen järjestäminen. 3/2014 3/2014 Työryhmän vetäjä, editori, JHS-sihteeri ja JHS-hankekoordinaattori 4.2 Palauteyhteenvedon ja ensimmäisen vaiheen vastineen 4/2014 4/2014 Työryhmä 7(10)
laatiminen. 4.3 Palauteyhteenvedon julkaiseminen ja palautekierroksen toisen vaiheen järjestäminen. 5/2014 5/2014 JHS-hankekoordinaattori, JHS-sihteeri 4.4 Palauteyhteenvedon päivittäminen ja luonnoksen viimeistely. 5/2014 5/2014 Työryhmä 4.5 Käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelman laatiminen. 5/2014 5/2014 Työryhmän vetäjä ja editori 4.6 Luonnoksen viimeistely (oikoluku, tyylipohja yms.) JHSjaoston käsittelyä varten ja palauteyhteenvedon julkaiseminen verkkosivuilla. 6/2014 9/2014 JHS-hankekoordinaattori, JHS-sihteeri 5. Luonnoksen käsittely JHSjaostossa 5.1 Suositusluonnoksen, palauteyhteenvedon ja käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelman käsittely JHSjaoston kokouksessa. 10/2014 10/2014 Työryhmän vetäjä tai editori 6. Luonnoksen käsittely JUHTAssa 6.1 Lopullisen luonnosversion, palauteyhteenvedon ja käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelman esittely JUHTAn kokouksessa. 10/2014 10/2014 JHS-sihteeri valmistelee, JHSjaosto päättää esittelijästä 7. Suosituksen julkaiseminen ja tiedottaminen 7.1 Hyväksytyn suosituksen oikoluku ja tarkastaminen (tarvittaessa), julkaiseminen verkkosivuilla sekä käännättäminen. 7.2 Tiedottaminen verkkosivuilla. JHS-uutiskirjeen lähettäminen. Palautteenantajille tieto julkaisemisesta. 10/2014 11/2014 11/2014 11/2014 JHS-hankekoordinaattori, JHS-sihteeri JHS-sihteeri ja JHS-hankekoordinaattori Yhteensä Työryhmän jäsenten työmääräarvio: 50 htp (yhteensä koko työryhmältä) Alla olevassa taulukossa on kuvattu suosituksen laatimisen arvioitu työmäärä konsulttityön osalta. Työryhmän jäsenten ja asiantuntijoiden työmääriä ei erikseen ole arvioitu. Vaihe Tehtävät Työmääräarvio (Netum konsultointi Oy) 8(10)
1.1 Työryhmän koonti ja hankesuunnitelman laatiminen. Työryhmän editori 1 htp 1. Hankesuunnitelman laadinta ja työryhmän kokoaminen 1.2 Hankesuunnitelman tarkastaminen ja työryhmän kokoamisen hyväksyminen. 1.3 Hankesuunnitelman julkaiseminen verkkosivuilla ja tiedottaminen. 2. Hankkeen käynnistämisen hyväksyminen 2.1 Hankesuunnitelman esittely ja hyväksyminen JHS-jaostossa. Työryhmän editori 0,5 htp 3.1 JHS-suositusluonnoksen laatiminen työryhmätyöskentelynä. Työryhmän editori 10 htp 3. Luonnoksen valmistelu 3.2 Työryhmän kokousmuistioiden julkaiseminen verkkosivuilla. Työryhmän editori 1 htp JHS-hankekoordinaattori 2 htp 3.3 Keskustelutilaisuuden järjestäminen (tarvittaessa). Työryhmän editori 1 htp 4.1 Julkisen palautekierroksen järjestäminen. JHS-hankekoordinaattori 2 htp Työryhmän editori 1 htp 4.2 Palauteyhteenvedon ja ensimmäisen vaiheen vastineen laatiminen. Työryhmän editori 2 htp 4. Palautekierros 4.3 Palauteyhteenvedon julkaiseminen, palautekierroksen toisen vaiheen käynnistäminen. JHS-hankekoordinaattori 0,1 htp Työryhmän editori 2 htp 4.4 Palauteyhteenvedon päivittäminen ja luonnoksen viimeistely. Työryhmän editori 1,5 htp JHS-hankekoordinaattori 0,1 htp 4.5 Käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelman laatiminen. Työryhmän editori 1 htp JHS-hankekoordinaattori 0,1 htp 4.6 Luonnoksen viimeistely (oikoluku, tyylipohja yms.) JHS-jaoston käsittelyä varten ja 9(10)
palauteyhteenvedon julkaiseminen verkkosivuilla. 5. Luonnoksen käsittely JHS-jaostossa 5.1 Suositusluonnoksen, palauteyhteenvedon ja käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelman käsittely JHS-jaoston kokouksessa. - 6. Luonnoksen käsittely JUHTAssa 6.1 Lopullisen luonnosversion, palauteyhteenvedon ja käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelman esittely JUHTAn kokouksessa. - 7. Suosituksen julkaiseminen ja tiedottaminen 7.1 Hyväksytyn suosituksen oikoluku ja tarkastaminen (tarvittaessa), julkaiseminen verkkosivuilla sekä käännättäminen. 7.2 Tiedottaminen verkkosivuilla. JHSuutiskirjeen lähettäminen. Palautteenantajille tieto julkaisemisesta. YHTEENSÄ 28,8 htp 5. Hankemenettely ja hankkeessa noudatettavat käytännöt Hankkeessa noudatettavat käytännöt on kuvattu JHS-suosituksen valmisteluoppaassa. 6. Hyväksymismenettely JHS-suosituksen hyväksymismenettely (palautekierros, suositusluonnoksen käsittely) on kuvattu suosituksessa JHS 136 Menettelytavat JHS-työssä. Tiivis työohje löytyy myös JHS-suosituksen valmisteluoppaasta. 10(10)