PÖYTÄKIRJA 3/2013 1 (5) ARTIVA-OHJAUSRYHMÄN KOKOUS Aika: Keskiviikko klo 13.00-15.00 Paikka: Jäsenet: Varajäsenet: Poissa: Esittelijät: Sihteeri: Kansalliskirjasto, Vallilan toimipiste, Teollisuuskatu 23, B438 (Muumipeikko). Johanna Lilja, TSV (pj.) Olli Poropudas, OKM Hanna-Mari Puuska, CSC Pekka Rantanen (Tampereen yliopisto), Suomen tiedekustantajien liitto Jarmo Saarti (Itä-Suomen yliopiston kirjasto), SYN Nina Hyvönen, Kansalliskirjasto Kristiina Hormia-Poutanen, Kansalliskirjasto Tua Hindersson-Söderholm (Hankens bibliotek), SYN (varajäsen) Sari Lehtinen, TSV (varajäsen) Lassi Lager, Kansalliskirjasto Jyrki Ilva, Kansalliskirjasto Artturi Lehikoinen, Kansalliskirjasto Tiia Haapakoski, Kansalliskirjasto Pöytäkirja 1. Kokouksen avaus ja järjestäytyminen, osallistujien toteaminen ja esityslistan hyväksyminen Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 13.02. Esittely: Tiia Haapakoski aloitti Kansalliskirjaston kirjastoverkkopalveluissa tietojärjestelmäasiantuntijana 15.4.2013 päätehtävänään ARTO-tietokannan koordinointi. Esitys: Tiia Haapakoski toimii jatkossa ARTIVA-ohjausryhmän sihteerinä. Hyväksytään esityslista. Päätös: Esityksen mukainen. Lassi Lagerin sijaisena toimiva Tiia Haapakoski esittäytyi. 2. Edellisen kokouksen muistio Edellisen kokouksen (19.3.) muistio lähetettiin ohjausryhmän jäsenille sähköpostitse 28.3.2013 viikon kommentointiajalla. Muistio on hankkeen wiki-sivuilla: https://wiki.helsinki.fi/pages/viewpage.action?pageid=105163401 Esitys: Hyväksytään edellisen kokouksen muistio. Päätös: Esityksen mukainen.
PÖYTÄKIRJA 3/2013 2 (5) 3. Projektin yleinen tilannekatsaus Esittely: Edellisen ohjausryhmän kokouksen jälkeen on kehitetty syöttölomaketta, tehty artikkelien metadatamääritykset, lisätty ARTO-artikkeleihin Jufo-luokat ja järjestetty projektin käynnistämisseminaari (25.4.2013). Moni organisaatio on ilmoittanut kiinnostuksensa artikkelien syöttölomakkeen pilotoinnista. Terveystieteellisen Medic-viitetietokannan ylläpitäjän kanssa on alustavasti keskusteltu yhteistyöstä. Esitys: Lassi Lager antaa tilannekatsauksen. Projekti on tällä hetkellä hyvin aikataulussa ja eikä näkyvissä ole viivästymistä aiheuttavia tekijöitä. Tällä hetkellä keskitytään syöttöjärjestelmän kehittämiseen, ja syöttöjärjestelmän pilotointi aloitetaan syksyllä. Syöttölomakkeen metadatamäärityksiä on tarkennettu ja datasta generoitavat MARC-kentät on määritelty. Metadatavaatimukset löytyvät hankkeen wikistä. ARTOon on lisätty vuosina 2011-2013 julkaistujen artikkeleiden Jufo-luokat. Julkaisutietokannan ja ARTOn linkitys toisiinsa mahdollistaisi luokkien säännöllisen tarkistamisen. Jufo-luokkia on jouduttu jonkin verran korjaamaan, esimerkiksi tapauksissa joissa ISBN ja ISSN antavat eri luokan (mm. jotkut SKS:n julkaisut). ARTOssa on tietueita joista puuttuu ISSN, tämä aiheuttaa jonkin verran lisätyötä. Käytiin läpi jufo-luokiteltujen artikkelien määriä ARTOssa. Yhteistyökuvioita on viritelty Helsingin yliopiston terveystieteiden kirjaston Terkon suuntaan. Siellä kehitetään omaa syöttöjärjestelmää Terkon Medic-tietokannalle. Yhteistyötä Terkon kanssa voitaisiin tehdä liittyen syöttöjärjestelmän kehittämiseen, tallentamisen koordinointiin sekä julkaisutiedonkeruun taustajärjestelmää koskien. Seminaarin jälkeen löytyi useita pilotoinnista kiinnostuneita, sekä kustantajia että eri sektoreiden kirjastoja. Erityisesti erikoiskirjastoista löytyy kiinnostusta, koska niissä tallennusta tehdään vähän ja tällöin Voyager-tallentaminen saattaa olla haasteellista. Hankkeen wikiin on tehty alustavat ohjeet pilotoinnista kiinnostuneille. Myös muita kirjastoalan ammattilaisia on saatu mukaan mainostamaan pilotointimahdollisuutta. Kirjakustantajia ei vielä ole mukana. Keskustelua: Keskusteltiin Medic-tietokannan maksullisuuden vaikutuksesta mahdolliseen yhteistyöhön. Keskusteltiin pilotoinnin aloittamisen ajankohdasta ja pilotoijien määrästä. Pilotointi voitaneen aloittaa aikaisintaan alkusyksystä, elokuu on tiedekustantajien näkökulmasta liian aikaisin. Pilotoijille järjestetään koulutusta. Tuotiin esille, että olisi hyvä saada pilotoijaksi myös sellainen organisaatio joka sekä julkaisee että tallentaa, esimerkiksi Suomalaisen Kirjallisuuden Seura. 4. ARTIVA-syöttölomakkeen tilannekatsaus Esittely: Artikkelien syöttölomakkeen kehittäminen on sujunut hyvin aikataulussa. Lomakkeesta avataan kiinnostuneita varten julkinen testinäkymä. Esitys: Artturi Lehikoinen esittelee syöttölomakkeen tämänhetkistä versiota ja uusia toimintoja. Artturi esitteli syöttölomaketta. Tällä hetkellä lomakkeessa on vain syöttöosio, hakuosio on tulossa. Lomakkeeseen on lisätty uusia kenttiä sekä infokohdat, johon kursorin viemällä saa lisätietoa kyseisestä kentästä. Osa kentistä on määrämuotoisia, jolloin virheellisessä muodossa olevaa tietoa ei voi tallentaa. Otsikko-kenttään voi syöttää tietoa myös muilla aakkosilla kuin latinalaisilla. Otsikko-kenttiä tulee olemaan vain yksi, johon syötetään myös alaotsikot. MARCkentät voi generoida välimerkeillä. Tekijä-kenttä on toiveiden mukaisesti muutettu kahdeksi eri kentäksi, etu- ja sukunimi syötetään erikseen. Tulossa on myös kenttä johon tallennetaan
PÖYTÄKIRJA 3/2013 3 (5) tiivistelmän kieli. Kirja-arvosteluissa arvosteltavat teokset haetaan Melindasta. Tunniste-kenttään voi lisätä linkin julkaisuun, kentän täyttäminen ei ole pakollista. Kenttä on määrämuotoinen, jolloin linkin tulee olla muodollisesti oikein mutta sen ei ole pakko toimia. Tämä siksi, että tallennusta voidaan tehdä myös ennen sähköisen kokotekstin olemassaoloa. Uutena kenttänä myös metodologia, kenttä on vapaasti täytettävä. Asiasana-kentän sisältö tulee sanastoista. Lomakkeen ulkoasu on vielä keskeneräinen. Keskustelua: Keskusteltiin eri kenttien käyttötarkoituksesta, tarpeellisuudesta sekä selkeän ohjeistuksen tarpeesta. Voisi olla hyvä jos julkaisuvuosi- ja volyymi-kenttiin saataisiin haku taustajärjestelmästä/taulukosta, jolloin näihin tietoihin ei voisi tulla virheitä. Nimikenttiin voi tällä hetkellä syöttää myös pelkät nimikirjaimet. Tässä on mahdollisuus tiedon muuttumiseen virheelliseen muotoon haravoitaessa tietoja muihin järjestelmiin, esimerkiksi julkaisutietoja kerättäessä. Mietittiin tulisiko nimet kirjoittaa tämän vuoksi aina auki. Tavoitteena kuitenkin on, että tekijätiedot haettaisiin auktoriteettitietokannasta, jolloin tietojen syöttäjän ei tarvitse miettiä tiedon oikeellisuutta ja muotoa. Keskusteltiin mitä tekijäauktorisoinnin lähdettä (auktoriteettikanta, mahdollinen tutkijarekisteri, ISNI- ja ORCID-tunnisteet) olisi tulevaisuudessa järkevintä käyttää, ja kannattaisiko käyttää useampaa tekijäauktorisoinnin lähdettä. Keskusteltiin tallennettavien linkkien muodosta ja miten toimitaan siinä tapauksessa, jos aineistolla on käyttörajoituksia. Linkit voi lisätä sekä avoimiin että rajoitettuihin aineistoihin, koska artikkeleiden emotietueissa näkyvät käyttörajoitustiedot, ja ne voidaan generoida asiakkaalle tästä. Linkkien lisääminen on joka tapauksessa vapaaehtoista. Keskusteltiin linkkien joissain tapauksissa hyvinkin nopeasta vanhentumisesta, minkä vuoksi tiedon tallentaminen ei voi olla pakollista. Metodologiakenttä on hyödyllinen esimerkiksi julkaisun itsensä tuottaessa hakemistoja, myös tutkimuksentekijät hyötyvät kentän tiedosta. Kentän tieto menee osittain asiasanojen kanssa päällekkäin, ja tieto voisi olla järkevää hakea jostain auktorisoidusta lähteestä (esimerkiksi kehitteillä oleva Tieteen termipankki). Kenttä todettiin hyödylliseksi myös siinä tapauksessa, että tutkimukseen joskus tulevaisuudessa linkitettäisiin tutkimusaineisto. Uuteen ARTOon on toivottu myös mahdollisuutta rss-syötteiden tilaamiseen, mikäli toteutuu, on metodologiatieto käyttökelpoinen myös tässä. Keskusteltiin myös importoinnin ja eri järjestelmien yhteensopivuuden testaamisen tärkeydestä sekä mahdollisuudesta saada mukaan tiettyä järjestelmää käyttäviä yliopistoja. Integrointi tulee suunnitella hyvin etukäteen, ettei eri paikoissa tehtäisi päällekkäistä työtä ja tuloksena olisi useita erilaisia järjestelmiä joita ei saada keskustelemaan keskenään. Keskusteltiin julkaisurekisterien tarvitsemasta datasta. Tuotiin esille, että olisi järkevää jos lomakkeelle syötettävät tiedot menisivät samalla sekä Artoon että julkaisurekistereihin. Käsiteltiin myös tarvetta tuplien kontrolloimiseen. Todettiin, että ohjeet tulee tehdä mahdollisimman selkeiksi ja tarkoiksi. Tällä minimoidaan virheiden määrä ja saadaan mahdollisimman tasalaatuista sisältöä tietovarantoon. 5. Kotimaiset tieteelliset artikkelit näkyviksi! seminaari 25.4.2013 (LIITE 1: seminaarin palautekooste) Esittely: Projektin käynnistämisseminaari (Kotimaiset tieteelliset artikkelit näkyviksi! 25.4.2013) keräsi 202 ilmoittautunutta, joista 68 paikan päälle. Seminaarin ohjelma, esitykset ja tallenteet: https://wiki.helsinki.fi/pages/viewpage.action?pageid=112436273 Esitys: Lassi Lager esittelee seminaarin palautetta ja pitää yhteenvedon seminaarista. Keskustellaan seminaarista, saadusta palautteesta ja mahdollisen seuraavan tilaisuuden ajankohdasta.
PÖYTÄKIRJA 3/2013 4 (5) Seminaarin osallistujat suurimmaksi osaksi kirjastoista, kaikki kirjastosektorit olivat mukana. Jotkut osallistujat edustivat sekä kirjastoa, että kustantajaa. Palaute oli keskiarvoiltaan Kansalliskirjaston seminaarien tyypillistä tasoa. Seminaaria pidettiin yleisesti mielenkiintoisena ja antoisana, kritiikki koski suurelta osin seminaarin aikataulutusta. Palautetta ei eritelty vastaajien sektoreiden mukaan. Keskustelua: Todettiin seminaarin täyttäneen tarkoituksensa, kirjastot ja kustantajat kohtasivat. Tiiviin aikataulun haasteellisuus tiedettiin etukäteen, mutta kritiikistä otetaan opiksi. Käytiin läpi pilotoinnin etenemistä ja seuraavaan seminaariin liittyviä asioita. Keskusteltiin muiden toimijoiden järjestämistä tilaisuuksista ja hankkeen mainostamisesta niissä. Pilotoinnin etenemistä ei vielä suunniteltu tarkasti, aikataulu riippuu mukaan lähtevistä tahoista ja esimerkiksi lehtien ilmestymisaikatauluista. Olisi hyvä, että tallennettavaa olisi kustantajapilotoijilla enemmän kuin yksi lehti. Keskusteltiin kirjastoista pilotoijina, näillä enemmän massaa ja pääsisivät nopeammin mukaan. Seuraavaa seminaaria hankala järjestää syksyllä pilotoinnin aikataulutuksen vuoksi, ja syksyllä muutenkin paljon alan tapahtumia. Mietittiin mahdollisuutta siirtää oma seminaari vuoden 2014 alkuun. Oman seminaarin sijasta syksyn aikana jalkauduttaisiin laajemmin alan tapahtumiin kertomaan hankkeesta. Muiden toimijoiden tapahtumissa voisi pitää esimerkiksi lyhyitä tietoiskuja. Syksyn aikana järjestettäisiin tapaaminen pilotoijien kanssa. Seminaarin sisältöä ei vielä suunniteltu tarkemmin. Päätös: Päätettiin siirtää laajemmalle yleisölle järjestettävä seminaari tammikuulle 2014. Syksyllä järjestetään pienimuotoisempi tapaaminen pilotoijille ja tiedotetaan hankkeesta muiden toimijoiden tapahtumissa. 6. Selvitys tieteellisen julkaisemisen nykytilasta 7. Tiedotusasiat Esittely: 25.4.2013 seminaarissa esitelty, TSV:n koordinoima kysely tiedekustantajille on viivästymässä. HY:n kirjasto on toteuttamassa samalle kohderyhmälle mutta nopeammalla aikataululla erillistä kyselyä rinnakkaistallentamisesta. Jompaankumpaan kyselyyn lisätään myös ARTIVA-hankkeeseen liittyviä kysymyksiä (artikkelien löytyvyys hakemistoista ja tietokannoista). Esitys: Lassi Lager esittelee lyhyesti ARTIVA-hankkeen kannalta keskeisten kysymysten luonnokset. Keskustelua: Puheenjohtaja kertoi että tällä hetkellä varoja TSV:n koordinoiman kyselyn tekoon ei ole. Rahoitusta on mahdollista hakea OKM:stä, mutta rahoituksen saaminen on epävarmaa, ja vaikka sitä myönnettäisiin, ei kyselyä kevään aikana ehditä toteuttaa. Kysely siirtyy siis ainakin ensi syksylle. Keskusteltiin mahdollisuudesta teettää kysely jollain oppilaitoksella, koska kysymyspatteri on jo valmis. Päätös: ARTIVA-kysely liitetään HY:n kirjaston kyselyyn. 7.1 Julkaisuportaalin julkistaminen Jyrki Ilva kertoo julkaisuportaalin nimeämisestä ja julkistamisesta.
PÖYTÄKIRJA 3/2013 5 (5) 8. Muut asiat Julkaisuportaali on valmistumassa. Sen nimeksi on päätetty Juuli julkaisutietoportaali, ja se julkaistaan 5.6. Portaalissa on nyt vuoden 2011 julkaisujen tiedot, vuoden 2012 tiedot saataneen alkusyksystä. Syksyllä mukaan on mahdollisesti tulossa myös ammattikorkeakoulujen julkaisujen tiedot. 7.2 Julkaisufoorumin julkaisukanavatietokanta Julkaisufoorumin julkaisukanavatietokanta on siirtymässä TSV:ltä CSC:n ylläpidettäväksi. Tavoitteena on luoda keskitetty, auktorisoitu julkaisukanavatietokanta, johon yhdistetään muista järjestelmistä tunnistamista helpottavia bibliografisia tietoja ja joka kattaa kaikki yliopistojen tutkijoiden käyttämät lehdet, sarjat, konferenssit ja kirjakustantajat. Julkaisukanavatietokannan tiedot tarkistetaan elo-syyskuussa kansainvälisestä ISSN-keskuksesta. Julkaisukanavatietokanta voisi tulevaisuudessa kattaa sekä Julkaisufoorumissa luokitellut että muut yliopistojen käyttämät julkaisukanavat. Kaikki ISSN-tiedot täydennettäisiin vastaamaan kansainvälisen ISSN-keskuksen tietoja. Melindasta saataisiin täydentävä tietolähde. Julkaisukanavalistaan voitaisiin liittää Open Access-tiedot. 7.3 Artikkeleita ARTIVA-hankkeesta Hankkeesta on tulossa esittely Kansalliskirjaston Tietolinja-lehteen ja 25.4. pidetystä seminaarista raportti HY:n kirjaston Verkkari-verkkolehteen. Molemmat artikkelit linkitetään hankkeen wikisivuille. Tietolinja ilmestyy viikolla 21. Verkkarin artikkelin on kirjoittanut Maria Forsman. Ei muita asioita. 9. Seuraavan kokouksen ajankohta ja asialista Seuraava kokous pidetään alustavasti keskiviikkona 28.8.2013 klo 14.00-16.00 Kansalliskirjaston Vallilan toimipisteessä. 10. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 14.45.