PÄÄTÖS 1 (9) LÄÄNINHALLITUSTEN PYSYVÄSTI SÄILYTETTÄVÄT ASIAKIRJAT Aluehallintoviranomaisten asiakirjojen järjestämishankkeessa (ALKU) on järjestetty keväällä 2012 Uudenmaan, Turun ja Porin ja ten sekä Länsi-Suomen lääninhallituksen asiakirjoja. Arkistolaitos on antanut aiemmin useita lääninhallitusten asiakirjoja koskevia seulontapäätöksiä, mutta vuoden 2012 aikana tehtyjen järjestelytöiden yhteydessä on selvinnyt, etteivät nämä päätökset ole kaikilta osin riittävän kattavia. Tässä seulontapäätöksessä määrätään näiden säilytysaikaa vailla olevien asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä. Lisäksi tällä päätöksellä määrätään ajoneuvojen luovutustodistuksien pysyvästi säilyttämisestä. Ajoneuvojen luovutustodistusten osalta nyt annettava päätös perustuu Itä- Suomen aluehallintoviraston 17.4.2012 arkistolaitokselle tekemään seulontaesitykseen. Päätös täydentää arkistolaitoksen 4.11.2009 antamaa ajoneuvorekisterikortteja koskevaa seulontapäätöstä (AL/15168/ 07.01.01.03.01/2009). Arkistolaitoksen/Valtionarkiston aiemmat seulontapäätökset Arkistolaitos/Valtionarkisto on aiemmin tehnyt seuraavat lääninhallitusten koskevat seulontapäätökset: Valtionarkiston päätös 9.3.1961 (VA 2/61) lääninhallitusten ja niiden alitilittäjien asiakirjoista. Päätös on julkaistu asetuskokoelmassa 18.7.1963/381. Valtionarkiston päätös 27.4.1963 (VA 1214/21/1962) lääninhallitusten ja niiden alaisten viranomaisten asiakirjoista. Päätös on julkaistu asetuskokoelmassa 18.7.1963/382. Valtionarkiston päätös 7.12.1977 (VA 171/33/77) lääninhallitusten sosiaali- ja terveysosastojen asiakirjoista. Valtionarkiston päätös 9.6.1978 (VA 13/33/77) lääninhallitusten kouluosastojen asiakirjoista. Valtionarkiston päätös 23.10.1987 (VA 145/33/86) lääninhallitusten ja lääninhallitusten yhteydessä toimivien lautakuntien asiakirjojen säilytysajoista. Tämä päätös koskee 1.1.1987 jälkeen muodostuneeseen arkistoon kuuluvia asiakirjoja. Valtionarkiston päätös 26.4.1993 (VA S 18/04/93) Uudenmaan lääninhallituksen ja lääninoikeuden asiakirjojen säilytysajoista. Tämä päätös antaa luvan soveltaa edellistä Valtionarkiston päätöstä (VA 145/33/86) takautuvasti kirjattujen asiakirjojen osalta.
PÄÄTÖS 2 (9) Arkistolaitoksen päätös 18.11.1996 (KA S 3/1996) Uudenmaan lääninhallituksen eräiden asiakirjojen uusista säilytysajoista ja eräistä muista asiaan liittyvistä kysymyksistä. Tämä päätös vahvistaa säilytysajat eräille uusille ja aiemmista päätöksistä puuttuville asiakirjoille. Arkistolaitoksen päätös 25.2.2008 (AL/1604/07.01.01.03.01/2008) anniskelulupaasiakirjojen otantapäätöksen kumoamisesta. Arkistolaitoksen määräys 3.10.2010 (AL/19273/07.01.01.00/2008) valtionhallinnon asiakirjojen hävittämisestä. Arkistolaitoksen päätös 2.9.2011 (AL/15258/07.01.01.03.01/2009) lääninhallitusten pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Kansallisarkiston päätös Kansallisarkisto määrää arkistolain (831/1994) 8 :n perusteella seuraavat asiakirjaryhmät pysyvästi säilytettäviksi: Yhteisarkistojen (I) asiakirjat Turun ja Porin lääninhallitus Lääninhallituksen Akatemiatalon ja Valtion virastotalon hankintaluettelo vuosilta 1954 1972 ja Valtion virastotalon kalustoluettelot vuosilta 1967 1977 (noin 0,08 hm). Lääninoikeuksien (II) arkistot Lääninoikeuden puheenjohtajan antamat pysyväismääräykset vuosilta 1975 1989 (noin 0,06 hm). Lääninoikeuden A-kirjetoisteet vuosilta 1974 1988 (noin 0,06 hm). Korkeimmalle hallinto-oikeudelle sekä Tilastokeskukselle laadittujen tilastojen toisteet (noin 0,03 hm). Lääninoikeuden II jaoksen kirjetoisteet vuosilta 1983 1987 (noin 0,19 hm).
PÄÄTÖS 3 (9) Yleisten osastojen (III) arkistot Passikirjat ja jatkopassiluettelot vuosilta 1939 1960 (yhteensä noin 1,02 hm). Matkalupakirjat vuosilta 1942 1948 (noin 0,26 hm). Ulkomaanpassianomukset (matkalupa-anomukset) liitteineen vuodelta 1947 (yhteensä noin 12,4 hm). Luettelot ulkomaalaisista, jotka on otettu Suomen kansalaisiksi vuosilta 1941 1968 (noin 0,07 hm). Luettelot moottoriveneistä vuosilta 1938 1993 (noin 0,08 hm). Moottorivenerekisterikortit 1960 1990-luvulta (noin 17,00 hm). Moottorivenerekisterikortit ennen vuotta 1969 vapautuneista rekisterinumeroista vuosilta 1950 1968 (noin 1,68 hm). Moottorivenerekisterikortit ennen vuotta 1973 vapautuneista rekisterinumeroista vuosilta 1950 1972 (noin 2,02 hm). Yksityisetsiväkortisto sekä yksityisetsivätoimintaa koskevien lupapäätöstaltioiden kaksoiskappaleet ja toiminnan muutoksia koskevat ilmoitukset vuosilta 1944 1997 (yhteensä noin 0,08 hm). Vartioimisliikekortisto vuosilta 1944 1994 (yhteensä n. 0,04 hm). Kortisto ulkomaan kansallisuuden omaavista elinkeinonharjoittajista 1930 1990-luvulta (yhteensä n. 0,28 hm). Kiertomyymälälupakortisto (myymäläautot) 1950-luvulta vuoteen 1995, kiertokauppalupakortistot (kulkukauppa) 1960 1970-luvulta ja kortisto hylätyistä kiertokauppahakemuksista 1950 1970-luvulta (yhteensä noin 0,06 hm). Luettelot hyväksytyistä kiinteistö- ja osakekaupoista vuosilta 1942 1950 (noin 0,48 hm). Luettelot myönnetyistä rakennus- ja lohkomisluvista vuosilta 1948 1967 (noin 0,08 hm). Maan pakkolunastusasioiden käsittelyä koskeva kortisto vuosilta 1954 1983 (noin 0,08 hm). Luettelo lainajyvästöistä ja siemenrahastoista vuosilta 1938? (noin 0,03).
PÄÄTÖS 4 (9) Turun ja Porin lääninhallitus Moottorivenerekisterikortistot ja -luettelot 1930 1990-luvulta (noin 3,70 hm). Mikkelin lääninhallitus Mikkelin lääninhallituksen moottoriajoneuvojen luovutustodistukset vuosilta 1952 1965 (noin 45 hm). Lääninkonttorien (IV) arkistot Lääninkonttorin toimesta lääninrahastonhoitajan, alitilittäjien ja henkikirjoittajien luona toimitetuissa tarkastuksissa laaditut pöytäkirjat vuosilta 1938 1950 (noin 0,68 hm). S-toisteet eli ns. sakkotoimiston kirje- ja päätöskonseptit vuosilta 1945 1948 (noin 0,6 hm). T-toisteet eli apulaiskamreerin kirje- ja päätöskonseptit vuosilta 1938 1948 (noin 1,3 hm). X- ja U-toisteet eli verotusneuvojan kirje- ja päätöskonseptit vuosilta 1939 1940 (Z), veronkantotoimiston kirjekonseptit vuosilta 1944 1948 (X) ja ylimääräisen reviisorin kirjeja päätöskonseptit vuosilta 1942 1948 (yhteensä noin 1,0 hm). Vapausrangaistuksen täytäntöönpanoasioiden päiväkirjat vuosilta 1938 1976 (yhteensä noin 8 hm). Turun ja Porin lääninhallitus Lääninkonttorin toimituskirjaluettelot vuosilta 1913 1919 (määrä ei tiedossa). Veronkantokirjat (A-kantokirjat ja tilit) Turun ja Porin läänin alueelta vuodelta 1943 (noin 0,16 hm). Vapausrangaistusten päiväkirjat (sarjat IVAda vangitut ja IVAdb ei-vangitut) vuosilta 1960 1976 (noin 0,80 hm). Siirtokustannuksia (talonmuuttoapurahoja) koskevat asiakirjat (IV Eec:12) vuosilta 1932 1941 ja 1944, (noin 0,08 hm).
PÄÄTÖS 5 (9) Joenperkaus- ja järvenlaskuhankkeita varten otettujen valtionvelkojen sekä metsänparannuslainojen takaisinmaksamista koskevia asiakirjoja (arkistoyksikkö IVEef:5) Halikon ja Mynämäen kihlakuntien alueelta vuosilta 1904 1943 (noin 0,08). Kouluosastojen (V) arkistot Kouluhallituksen hyväksymän kirjasto- ja kirjallisuuskurssin suorittaneille annetut todistukset vuosilta 1971 1990 ellei arkistolaitoksen 2.9.2011 antaman päätöksen mukaan pysyvästi säilytettäviä osanottaja- ja arvosanaluetteloita ole laadittu (määrä ei tiedossa). Maaherrojen arkistot Maaherrojen vieraskirjat vuosilta 1964 1986 (yhteensä noin 0,30 hm). Maaherran kuntavierailujen vierailuluettelot ja -ohjelmat sekä muistiot vuosilta 1981 1982 (noin 0,1 hm). Liikunta- ja urheilulautakuntien arkistot Liikuntapaikkojen perustamissuunnitelmat, rakennuspiirustukset ja rakennusselitykset vuosilta 1984 1991 (päätöksentekijänä lääninhallitus). Viranomaisten tehtävänä on arkistolain 8 :n perusteella määritellä seuraavien hallussaan olevien määräajan säilytettävien asiakirjaryhmien säilytysajat: Lääninoikeuksien (II) arkistot Ulosoton kielto- ja keskeytyspäätökset, kd-kyselyt ja päätösten taltiot vuosilta 1973 1987 (noin 4,76 hm). Verovalitusasiain toimistopäällikön kirje- ja välipäätöskonseptit vuosilta 1964 1972 (noin 1,69 hm).
PÄÄTÖS 6 (9) Lääninoikeuden (jaostot II, III, IV, V, VI) verovalitusasiain kirje- ja välipäätöskonseptit vuosilta 1960 1968 (yhteensä 1,87 hm). Verovalitustoimiston kirjekonseptit vuosilta 1960 1963 (yhteensä noin 0,75 hm). Etsintäkuulutuslomakkeet vuosilta 1974 1986 (yhteensä noin 0,24 hm). Lääninoikeuden I-osaston tiedoksisaanteja, irtolaisia ja PAV-huollettavia koskevat tiedoksiantotodistukset vuosilta 1978 1983 (yhteensä noin 0,12 hm). Lääninoikeuden V²-jaoston välipäätöstoisteet vuosilta 1983 1987 (yhteensä 0,04 hm). Lääninoikeuden B-kirjetoisteet vuosilta 1969 1987 (noin 0,24 hm). Yleisten osastojen (III) arkistot Ajoneuvojen tilapäisiä rekisterikilpiä koskevat anomukset vuosilta 1967 1983 (noin 0,5 hm). Moottorivenerekisterikortit (veneiden omistajien nimien mukainen apukortisto), rekisteröintiluettelot ja ilmoitukset moottorivenerekisteriin 1960 1990-luvulta (noin 27,08 hm). Omistajan sukunimen mukaan järjestetyt majoitus- sekä ravintola- ja kahvilaliikekortit 1970 1990-luvulta (noin 2,46 hm). Luvanvaraista toimintaa koskevat pöytäkirjat vuosilta 1980 1986 (yhteensä noin 0,04 hm). Lääninkonttorien (IV) arkistot Ra-toisteet eli leimaveroasiain esittelijän kirje- ja päätöskonseptit vuosilta 1955 1981 (yhteensä 4,40 hm). S-toisteet eli sakkotoimiston kirje- ja päätöskonseptit 1949 1955 sekä rangaistusten täytäntöönpanotoimiston kirje- ja päätöskonseptit vuosilta 1956 1983 (yhteensä noin 7,4 hm).
PÄÄTÖS 7 (9) Sp-toisteet eli ulosottoteitse perittäväksi päätyneitä sakkoja ja korvauksia koskevat sekä ulosoton toimittaville viranomaisille lähetettyjen kirjeiden toisteet vuosilta 1961 1982 (noin 1,2 hm). Sr-toisteet eli vapausrangaistuksena kärsittäväksi muunnetun sakkorangaistuksen saaneita koskevien, poliisiviranomaisille henkilön rangaistuslaitokseen passittamista varten lähetettyjen kirjeiden toisteet vuosilta 1956 1983 (yhteensä noin 2,8 hm). T-toisteet eli apulaiskamreerin kirje- ja päätöskonseptit vuosilta 1949 1960, kamreerin kirje- ja päätöskonseptit vuosilta 1961 1978 sekä tilitoimiston kirje- ja päätöskonseptit vuosilta 1979 1987 (yhteensä noin 7,1 hm). X- ja U-toisteet eli veronkantotoimiston kirjekonseptit vuosilta 1949 1955 (X), veronkantotoimiston apulaiskamreerin kirje- ja päätöskonseptit vuosilta 1949 1955 (U), perimistoimiston kirje- ja päätöskonseptit vuosilta 1956 1979 (X, U) sekä täytäntöönpanotoimiston perimisasiain kirjekonseptit vuosilta 1980 1983 (X) (yhteensä noin 20,7 hm). Ä-toisteet eli lääninkamreerin kirjetoisteet vuosilta 1949 1959 ja kamreerin kirjetoisteet vuosilta 1960 1978 (yhteensä noin 2,8 hm). Turun ja Porin lääninhallitus Oikeuskanslerille neljännesvuosittain lähetettävät luettelot (IVDca-sarja) niistä vapausrangaistukseen tuomituista, joita ei vielä ole toimitettu rangaistusta kärsimään vuosilta 1967 1992 (noin 0,6 hm). Maksumääräyskonseptit (IVDbb-sarja) vuosilta 1961 1978, I lääninkirjanpitäjän maksumääräyskonsepteihin liittyvät luettelot (IV Dbba) vuosilta 1961 1977, II lääninkirjanpitäjän maksumääräyskonsepteihin liittyvät luettelot (IV Dbb) vuosilta 1961 1974 ja ulosottomiesten lähettämät ulosottoluettelot (IV Dbbc) vuosilta 1962 1978 (yhteensä noin 24,3 hm). Lääninkonttorin toimituskirjaluettelot vuosilta 1920 1948 (määrä ei tiedossa). Tilojen kauppahinnan maksamista koskevia asiakirjoja ja henkikirjoittajilta saapuneita torppari- ja mäkitupalaislainain ym. vuosimaksujen kantokirjoja vuosilta 1932 1949 (IV Eef-sarjan arkistoyksiköt 1 4 ja 6 8, yhteensä noin 0,32 hm). I, II ja ylimääräisen lääninkirjanpitäjän memoriaalitositteet (IV Dbc-sarja) vuosilta 1961 1974 (noin 0,6 hm). Tasetililuetteloiden konseptit (IV Dbe-sarja) vuosilta 1961 1973 (noin 0,7 hm). Puolustuslaitoksen käyttöön otettuja autoja ym. kalustoa koskevia asiakirjoja (IV Ebg:4) vuosilta 1941 1945 (noin 0,16 hm).
PÄÄTÖS 8 (9) Kouluosastojen (V) arkistot Ammattikasvatushallitukselta Uudenmaan lääninhallituksen oppilasvalintalautakunnalle saapuneet yhteishakutilastot vuosilta 1979 1986 (noin 1,0 hm). Kouluhallituksen hyväksymän kirjasto- ja kirjallisuuskurssin järjestämiseen liittyvät asiakirjat vuosilta 1971 1990 lukuun ottamatta pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja (noin 0,16 hm). Maaherrojen arkistot Maaherran esittelylistat vuosilta 1986 1993 (yhteensä noin 0,77 hm). Liikunta- ja urheilulautakuntien arkistot Liikuntapaikkojen perustamissuunnitelmat, rakennuspiirustukset ja rakennusselitykset vuosilta 1984 1991, (päätöksentekijänä muu viranomainen kuin lääninhallitus, yhteensä noin 0,70 hm). Päätöksen soveltaminen Lääninhallitusten tehtävät olivat tarkasti määrättyjä lainsäädännössä, työjärjestyksissä ja muussa yksityiskohtaisemmassa lääninhallitusten toimintaa koskeneessa ohjeistuksessa. Tämän vuoksi lääninhallitusten tehtävät ja niiden myötä eri lääninhallituksiin kertyneet asiakirjalliset tiedot ovat keskenään hyvin samankaltaisia. Lääninhallitusten arkistonmuodostusprosesseissa on todennäköisesti havaittavissa virastokohtaisia eroavaisuuksia, mutta sillä ei ole ollut merkittävää vaikutusta näiden organisaatioiden toiminnan tuloksena kertyneiden asiakirjojen tietosisältöön. Tätä seulontapäätöstä sovellettaessa on silti muistettava ottaa huomioon mm. alueellisista erityispiirteistä johtuva virastokohtaisten tehtävien mahdollinen vaihtelevuus sekä toisistaan
PÄÄTÖS 9 (9) poikenneiden arkistonmuodostusprosessin ja asiakirjarutiinien mahdollinen vaikutus kertyneiden asiakirjojen tietosisältöön. Erityisesti tämä on huomioitava toisteita sisältävien sidosten seulonnassa. Mikäli samaan sidokseen on liitetty pysyvästi sekä määräajan säilytettäväksi määrättyjä kirje- ja päätöstoisteita, säilytetään pysyvästi koko sidos. Sidoksia ei ole syytä ryhtyä purkamaan ja ulottamaan seulontaa yksittäisten asiakirjojen tasolle. Kun muiden kuin tässä muistiossa mainittujen lääninhallitusten arkistoja järjestetään, tulee järjestettävien asiakirjojen tietosisältöjen vastaavuus lisäksi varmistaa tässä seulontaesityksessä, aiemmissa seulontapäätöksissä ja valtionhallinnon asiakirjoja koskevassa arkistolaitoksen yleisessä seulontapäätöksessä (3.8.2010, AL/19273/07.01.01.00/2008) mainittujen asiakirjatietojen kanssa. Edellä mainitun perusteella tätä Kansallisarkiston päätöstä noudatetaan soveltuvin osin taannehtivasti kaikkien lääninhallitusten toiminnan tuloksena kertyneisiin asiakirjoihin edellyttäen, että asiakirjojen tietosisältö on säilynyt muuttumattomana. Pääjohtajan sijainen Arkistoneuvos Jaana Kilkki Tutkimusjohtaja Päivi Happonen TIEDOKSI Aluehallintovirastojen tietohallintoyksikkö Etelä-Suomen aluehallintovirasto Lounais-Suomen aluehallintovirasto Itä-Suomen aluehallintovirasto