EUROOPAN KOMISSIO Oikeus-, vapaus- ja turvallisuusasioiden pääosasto Directorate C: Civil justice, rights and citizenship Yksikkö C4: Financial support for justice, rights and citizenship DAPHNE II -OHJELMA 2004-2008 LAPSIIN, NUORIIN JA NAISIIN KOHDISTUVAN VÄKIVALLAN EHKÄISEMINEN JA TORJUNTA SEKÄ VÄKIVALLAN UHRIEN JA RISKIRYHMIEN SUOJELEMINEN DAPHNE II-OHJELMAN HANKKEIDEN TOIMINNAN, HALLINNON JA TALOUSHALLINNON OPAS 2006-1
TÄRKEÄÄ Tämän oppaan tarkoituksena on antaa Daphne II-ohjelman mukaisia hankkeita toteuttaville organisaatioille niiden toimintaan, hallintoon ja taloushallintoon liittyviä ohjeita. Mahdollisten lisäkysymysten osalta hankkeitten koordinaattorit voivat ensin tutustua Daphnen verkkosivuilta löytyvään osaan Usein kysyttyjä kysymyksiä (FAQ), ja jos vastausta ei löydy sieltäkään, ottamaan yhteyttä Daphnen HelpDeskiin osoitteessa: daphnehelpdesk@transtec.be. Tämän oppaan sisältö perustuu Euroopan yhteisöjen varainhoitoasetuksen1 avustuksia koskevaan osastoon ja varainhoitoasetuksen soveltamissääntöihin sekä muihin asiaan liittyviin asiakirjoihin. Oppaassa esitetyt ohjeet muodostavat joukon hyviä käytäntöjä, joita organisaatioiden toivotaan noudattavan. Muunlaiset hallintomenettelyt on perusteltava ja ne tulevat kysymykseen vain seuraavissa tapauksissa: ne ovat täysin yhteensopivia Daphne-ohjelman ja ehdotuspyyntöjen oikeusperustan eli Euroopan yhteisöjen varainhoitoasetuksen kanssa; ne ovat avoimia; ne eivät ole vastoin Daphne II -ohjelman yleisiä periaatteita tai hyvän hallinnon perussääntöjä; ne on selvitetty perusteellisesti hanke-ehdotusta jätettäessä. Jos olette aikeissa hakea yhteisöltä Daphne II -ohjelman rahoitusta, kehoitamme teitä tutustumaan myös Avustusten hakuoppaaseen 2006-1, joka on saatavilla Daphnen verkkosivuilta osoitteessa: http://europa.eu.int/comm/justice_home/funding/daphne/funding_daphne_en.htm 1 Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettava varainhoitoasetus (EYVL L 248, 16.9.2002) ja varainhoitoasetuksen soveltamissäännöt (EYVL L 357, 31.12.2002) muutoksineen (EYVL L 201, 2.8.2005), jotka ovat molemmat olleet voimassa 1. tammikuuta 2003 lähtien ja ovat saatavilla sähköisessä muodossa yhteisön lainsäädäntötietokannasta (EUR-Lex): http://europa.eu.int/eur-lex/en/search_oj.html. 1
SISÄLLYS 1. Keskeisten termien määrittely... 3 2. Daphne II-ohjelman lyhyt kuvaus... 3 3. Rahoituksen hakeminen Daphne II-ohjelmasta... 4 4. Hankkeen toiminnallinen johtaminen (osa aakkosjärjestyksessä)... 4 Muutokset sopimuksen allekirjoituksen jälkeen... 4 Eurooppalainen lisäarvo ja komission näkyvyys... 5 Arvioidut tulokset ja vaikutukset... 6 Loppuraportti (kuvaus, ei talousraportti):... 6 Tilinpäätös/Lopullinen menoselvitys... 6 Johtamistyyli... 7 Raportointi ja yhteydet komissioon... 7 Seuranta, arviointi ja tarkastukset... 7 5. Taloushallinto (osa aakkosjärjestyksessä)... 9 Kirjanpito/sisäinen valvontajärjestelmä... 9 Pankkitili... 9 Talousarvion laajuus... 10 Tullit, arvonlisävero sekä muut tavaroista ja palveluista perittävät verot... 10 Avustuksen maksaminen... 10 Loppumaksun suorittaminen... 10 5.1. Tukikelpoisuutta koskevat säännöt... 11 Tukikelpoiset välittömät kustannukset... 11 Ei-tukikelpoiset kustannukset... 18 5.2. Komission hyväksymät tositteet ja perusteet... 19 2
1. Keskeisten termien määrittely Hakija/koordinoiva organisaatio/johtava organisaatio/sopimusorganisaatio: organisaatio, joka kaikkien yhteistyöorganisaatioiden yhteisellä päätöksellä esittää avustushakemuksen komissiolle. Tämä organisaatio vastaa yleisesti hankkeen johtamisesta, tehtävien koordinoinnista, yhteyksistä komissioon ja taloudesta, mukaan lukien komission kyseiselle hankkeelle osoittamien varojen jakaminen yhteistyöorganisaatioille. Se hyväksyy hanketta koskevan sopimusvastuun. Hakijaorganisaatiosta tulee sopimusorganisaatio, jos ehdotus hyväksytään ja avustussopimus allekirjoitetaan. Yhteistyöorganisaatio: organisaatiot ja instituutiot, jotka yhteistyössä koordivoivan organisaation kanssa toteuttavat hanketta koskevat toimet sellaisina kuin ne on kuvattu avustussopimuksessa. Koordinoiva organisaatio ja yhteistyöorganisaatiot hoitavat yhdessä hankkeeseen kuuluvia tehtäviä ja rahoitusta. Sen vuoksi kaikkien yhteistyöorganisaatioiden on oltava avustussopimusta tekoajankohtana maista, joille voidaan myöntää rahoitusta Daphne II-ohjelmasta. Tukiorganisaatio: kaikki julkiset tai yksityiset organisaatiot valtiosta, jolla on osallistumisoikeus mutta ei oikeutta saada yhteisön rahoitusta Daphne II -ohjelmasta tällä hetkellä. Vuonna 2006 organisaatiot Bulgariasta, Romaniasta, Turkista, Albaniasta, Bosniasta ja Hertsegovinasta, Kroatiasta, entisestä Jugoslavian tasavallasta Makedoniasta ja Serbiasta sekä Montenegrosta voivat osallistua hankkeen toimiin tukiorganisaatioina (niiden ehtojen mukaisesti, jotka on esitetty niitä koskevissa unionin sopimuksissa ja/tai Euroopan yhteisön kanssa tehdyissä puitesopimuksissa ja jotka koskevat kyseisten maiden osallistumista yhteisön ohjelmiin). 2 Muut yhteistyöorganisaatiot: Tällaisia yhteistyöorganisaatioita ovat esimerkiksi palvelun tarjoajat kuten mediayritykset, web-suunnitteluyritykset tai tutkimuslaitokset ja sponsoroivat elimet, jotka eivät ole oikeutettuja osallistumaan hankkeeseen yhteistyö- tai tukiorganisaatioina, mukaan lukien kansalliset ministeriöt ja muut keskushallinnon viranomaiset, joilla voi olla jokin rooli kyseisessä hankkeessa. Hyödynsaajat: lapset, nuoret ja/tai naiset, jotka saavat lopullisen hyödyn hankkeen toiminnasta. Kohderyhmät tai välilliset kohderyhmät: henkilöryhmät, joihin hanke kohdistuu suoraan, jotta hyödynsaajat saisivat siitä hyötyä (esim. opettajat, poliisit, sosiaalityöntekijät, tiedostusvälineet, suuri yleisö jne.) 2. Daphne II-ohjelman lyhyt kuvaus Daphne-aloite käynnistyi vuoden 1997 alkupuolella osana Euroopan komission pyrkimystä vastata kasvavaan huoleen lapsiin, nuoriin ja naisiin kohdistuvasta väkivallasta Euroopassa. Aloitetta toteutettiin kolme vuotta, ja sen talousarvio oli 11 miljoonaa euroa. Tämän aloitteen menestyksen pohjalta Euroopan komissio hyväksyi ja käynnisti vuonna 2000 nelivuotisen 2 Jotta nämä maat olisivat oikeutettuja Euroopan komission rahoitukseen Daphne-ohjelman puitteissa, niillä on oltava erilliset sopimukset komission kanssa taloudellisesta osallistumisesta kyseiseen ohjelmaan. Tämän asiakirjan valmisteluhetkellä yhdelläkään näistä valtioista ei ollut sellaista sopimusta. Tämän seurauksena näiden maiden organisaatiot voivat osallistua ohjelmaan mutta ilman EY:n rahoitusta. 3
Daphne-ohjelman (2000 2003), jonka talousarvio vuosiksi 2000 2003 oli 20 miljoonaa euroa. Vuonna 2003 komissio ehdotti tämän hyödylliseksi osoittautuneen toimen jatkamista. Euroopan parlamentti ja neuvosto hyväksyivät uuden ohjelman (Daphne II) vuosiksi 2004 2008 ja sen talousarvioksi 50 miljoonaa euroa. Molempien Daphne-ohjelmien yleistavoitteena on lapsiin, nuoriin ja naisiin kohdistuvan väkivallan ehkäiseminen. Väkivalta joko fyysinen tai henkinen väkivalta ymmärretään laajimmassa mahdollisessa merkityksessä seksuaalisesta hyväksikäytöstä perheväkivaltaan, kaupallisessa tarkoituksessa tapahtuvasta seksuaalisesta hyväksikäytöstä koulukiusaamiseen, ihmiskaupasta vammaisten, vähemmistöjen, siirtolaisten ja muiden haavoittuvassa asemassa olevien ihmisryhmien syrjintään. Daphne II-ohjelman perusajatuksena on väkivallan tunnustaminen rikollisuuden muodoksi. Ohjelmassa puututaan tähän ilmiöön paitsi auttamalla uhreja myös suuntaamalla toimia väkivallan tekijöihin. Joka vuosi määritellään kyseiselle vuodelle painopistealueet. Ne löytyvät Daphnen verkkosivuilta sekä vuosittaisesta ehdotuspyynnöstä. Vuosien 1997 ja 2004 välillä Daphne-ohjelmasta myönnettiin rahoitusta 361 hankkeelle. Niistä saatuihin tuloksiin voi tutustua erityisillä verkkosivuilla, jotka on perustettu tietolähteeksi kaikille Daphne-ohjelman tavoitteiden savuttamiseksi ponnisteleville organisaatioille: www.daphne-toolkit.org 3. Rahoituksen hakeminen Daphne II-ohjelmasta Organisaatioita, jotka haluavat hakea rahoitusta Daphne II -ohjelmasta pyydetään lukemaan huolellisesti Avustuksen hakuopas siltä vuodelta, jona hakemus lähetetään (osa ohjeista muuttuu aika ajoin). Se sisältää kaikki tukikelpoisuutta, hakemusten jättämisen vuosittaisia määräaikoja, hakemuksen muotoa, talousarviota ja laillisia vakuutuksia koskevat säännöt sekä muuta hakijoille hyödyllistä tietoa. On syytä huomata, että hakemukset, jotka eivät ehdottomasti noudata ohjeita, hylätään. 4. Hankkeen toiminnallinen johtaminen Muutokset sopimuksen allekirjoituksen jälkeen Avustussopimukseen liitetään toiminnan kuvaus sekä talousarvio, joita on noudatettava. Tämä merkitsee sitä, että koordinoivaa organisaatiota, yhteistyöorganisaatioita, keskeisiä vastuuhenkilöitä, hankeen toteutuspaikka/paikkoja, hyödynsaajia, kohderyhmiä, talousarviota, aikataulua jne. ei voida muuttaa paitsi poikkeustapauksissa. e on perusteltava asianmukaisesti ja niihin on satava komissiolta etukäten kirjalinen lupa. Luvattomat muutokset mihin tahansa näistä keskeisistä kohdista antavat komissiolle oikeuden avustuksen peruuttamiseen ja jo suoritettujen maksujen takaisinperimiseen. 4
Sopimuksen muuttaminen: Jos koordinoiva organisaatio esittää sopimuksen muutospyynnön, muutospyyntö on toimitettava komissiolle hyvissä ajoin ennen sen voimaantuloa ja joka tapauksessa kaksi (2) kuukautta ennen hankkeen päättymispäivämäärää, paitsi jos sopimusorganisaatio on sen hyvin perustellut ja komissio on sen hyväksynyt. Kaikista avustuksen ehtoihin tehtävistä muutoksista on laadittava kirjallinen lisäsopimus sopimuspuolten kesken. Muutoksia koskevat suulliset sopimukset tai sähköpostiviestit eivät sido sopimuspuolia. Jo toteutettuja toimia koskevia muutospyyntöjä ei voida hyväksyä. Esimerkkejä tapauksista, joissa avustussopimusta on muutettava: hankkeen ja/tai sopimuksen keston muuttuminen odottamattomien viivästysten tai tilanteiden takia; yhden tai useamman hankkeeseen osallistuvan kumppanin vaihtuminen tai kokonaan uusi yhteistyöorganisaatio; avustussumman muuttuminen; talousarvioennusteen muuttaminen siten, että tehdään kustannuserien välisiä siirtoja, joissa erien välisen siirron osuus on yli 10 prosenttia; pankkitilin muuttuminen; laillisen edustajan vaihtuminen. Eurooppalainen lisäarvo ja komission näkyvyys Daphne II-ohjelmasta voidaan rahoittaa ainoastaan sellaisia hankkeita, joilla on eurooppalaista lisäarvoa. Tämä tarkoittaa paitsi sitä, että hankkeet on toteutettava yhteistyössä vähintään kahdesta Euroopan maasta lähtöisin olevien yhteistyöorganisaatioiden kanssa, myös sitä, että ne eivät saa rajoittua kansallisiin ja paikallisiin näkökohtiin, vaan niistä on tultava "eurooppalaisia hankkeita". Hankkeissa voidaan esimerkiksi kerätä tietoa ja tehdä tutkimusta, joka on merkityksellistä ja vertailukelpoista kaikkialla EU:n alueella. Lisäksi on pyrittävä löytämään keinoja, joilla niiden onnistuneet kokemukset voidaan toistaa muissa Euroopan maissa. Tietoa hankkeiden toiminnasta (materiaali, päätelmät, saadut opit jne.) on levitettävä ja vaihdettava Euroopan laajuisesti. Hankkeiden on annettava oma panoksensa EU:n politiikan määrittelyyn, ja vastaavasti on varmistettava, että toimet ovat nykyisen EU:n politiikan mukaisia. Daphne II-ohjelmasta avustusta saavien hankkeiden odotetaan myös tuovan Euroopan komissio/daphne II-ohjelma riittävän näkyvästi esille yleisesti kaikissa toimissa sekä erityisesti hanketta varten laaditussa materiaalissa. Helpoimmin tämä voidaan tehdä käyttämällä EY:n merkkiä ja/tai Daphne II -ohjelman logoa, joka voidaan ladata Daphneohjelman verkkosivuilta. Sitä on käytettävä sen käyttöä koskevien sääntöjen mukaisesti, jotka myös voidaan ladata mainitulta verkkosivustolta. Tällöin ei pelkästään tunnusteta komission osuutta hankkeeseen vaan myös lisätään muiden organisaatioiden mahdollisuutta saada tietoa Daphne II-ohjelmasta ja kannustetaan niitä osallistumaan siihen sekä hyötymään jo saavutetuista tuloksista 5
Arvioidut tulokset ja vaikutukset Velvollisuus pitäytyä hanke-ehdotuksessa koskee myös toteutettavia toimia, arvioituja tuloksia sekä hankkeen tavoitteita. Pelkän hankkeiden läpiviemisen sijaan on kuitenkin korostettava arvioitujen tulosten ja tavoitteiden saavuttamista (hankkeethan ovat keino saada aikaan tuloksia). Jos ehdotetulla hankkeella ei jostain syystä enää saada aikaan odotettuja tuloksia tai jos tulokset on jo saavutettu, hanketta ei pidä panna täytäntöön. Jos hankkeen muuttaminen parantaisi sen tuloksellisuutta tai tehokkuutta, muutoksia voidaan ehdottaa komissiolle. Tällaisissa tapauksissa asiasta on kuitenkin aina toimitettava komissiolle perusteltu pyyntö. Muutokset voidaan toteuttaa vasta kun komissio on antanut luvan. On tärkeää muistaa, että loppujen lopuksi hankkeen voidaan katsoa vaikuttaneen Daphne IIohjelman tavoitteiden saavuttamiseen, jos sillä on ollut todellisia, mitattavissa olevia vaikutuksia hyödynsaajien (ja kohderyhmien) kannalta. Loppuraportti (kuvaus, ei talousraportti): Loppuraportin tavoitteena ei ole pelkästään esittää tarkkaa kuvaa hankkeesta vaan tarjota myös tietoa tulevien hankkeiden suunnittelijoille ja itse komissiolle. Raportin pitäisi sisältää kaikki saadut opit sekä hankkeen toteutuksesta että sen tuloksista. On muistettava, että loppuraportti lisätään Daphne Toolkitiin levittämistä varten (www.daphne-toolkit.org). Tästä syystä se on kirjoitettava niin, että kenen tahansa on helppo lukea ja ymmärtää sitä ja että se sisältää hyödyllistä tietoa, joka auttaa ymmärtämään hanketta, sen päämääriä ja menetelmiä; sisältää tulokset, mukaan lukien saadun kokemuksen, menestykset ja kohdatut vaikeudet (ja kuinka vaikeudet voitettiin tai miksi niitä ei pystytty voittamaan); ohjaa tarvittaessa hyödyntämään hankkeesta saatuja oppeja, toisin sanoen se sisältää yhteystiedot, tiedot saatavana olevasta materiaalista jne. Komission on laatinut mallin ja tarvittavat ohjeet loppuraportin muotoilun helpottamiseksi. Koordinoivien organisaatioiden tulisi noudattaa sitä tarkoin, koska komissio käyttää raportteja monissa yhteyksissä ja siksi niiden tulisi olla keskenään vertailukelpoisia ja helposti saatavissa. Loppuraportin pituus saa olla korkeintaan 20 30 sivua. Hanketta ei kannata kuvailla monisanaisemmin kuin tarpeellista, sillä se ei välttämättä tee vaikutusta. Raportin sisällön kannalta epäolennaiset liitteet (esim. konferenssipuheiden jäljennökset) saattavat aiheuttaa sen, että muut eivät käytä raporttia. Tällainen muu materiaali tulisi liittää hankkeen verkkosivuille tai saattaa muussa muodossa sellaisten tahojen ulottuville, joilla niille on käyttöä. Tilinpäätös/Lopullinen menoselvitys Lopullinen rahoitusselvitys on komission edellyttämä ja se tulee laatia komission laatimien ohjeiden mukaisesti. Komissiolla on 45 päivää aikaa tarkastella loppuraporttia (kuvaavaa) ja lopullista talousarviota ja vasta kun molemmat raportit on hyväksytty, komissio etenee seuraavaan vaiheeseen eli loppumaksun suorittamiseen. 6
Komissio pidättää oikeuden peruuttaa loppumaksun tai alentaa sen määrää tai vaatia yhteisön rahoitusosuuden palauttamista, jos hankkeen toteutusta koskevan loppuraportin ja lopullisen menoselvityksen muoto ja/tai sisältö eivät noudata avustussopimuksen määräyksiä. Erityisesti hylätään ei-tukikelpoiset kustannukset tai perusteettomasti kustannuksiksi kirjatut arvonlisäverot tai muut verot. Ilman komission suostumusta tehtyjä yli 10 prosentin suuruisia kustannuserien välisiä siirtoja ei myöskään hyväksytä. Lisätietoja tukikelpoisista menoista on kohdassa 5.1. Lisäksi lopullisen menoselvityksen tarkastelua varten komissio saattaa tarvita osan tositteista/kaikki tositteet katso kohta 5.2. Tällaisia ovat laskut, maksukuitit, henkilöstön palkkalaskelmat jne., jotka normaalisti tulee säilyttää, mutta jotka tulee lähettää komissiolle vain pyydettäessä. On syytä huomata, että komission pyytäessä tällaisia lisäselvityksiä lopullisen menoselvityksen hyväksymiseen tavallisesti varattu 45 päivän määräaika keskeytyy. Samoin määräaika keskeytyy, jos toimitetut lopputilitykset tai asiakirjat ovat virheellisiä. Määräaika jatkuu komission saatua pyytämänsä tiedot. Kun loppuraportti hankkeen toteutuksesta sekä lopullinen menoselvitys on hyväksytty, komissio antaa seuraavien 45 päivän kuluessa lopullisen maksumääräyksen. Johtamistyyli Kullakin organisaatiolla on oma hallintokulttuurinsa, jota komissio kunnioittaa, kunhan se ei ole syrjivä tai muutoin vastoin Daphne II-ohjelman periaatteita ja arvoja. Tästä huolimatta komissio kannustaa voimakkaasti osallistuvien päätöksentekoprosessien käyttöön sekä hyödynsaajien ja muiden asianosaisten ottamiseen aktiivisesti mukaan hankkeen täytäntöönpanoon. Nämä lähestymistavat sekä lisäävät paikallista vastuuta hankkeesta että helpottavat sen tavoitteiden sisäistämistä, mikä puolestaan lisää merkittävästi hankkeen tulosten pysyvyyttä ja maksimoi sen vaikutukset. Raportointi ja yhteydet komissioon Daphne II-ohjelmaa tai meneillään olevia hankkeitanne koskevat tiedustelut: Sähköpostiosoite: Toimintaa koskevat/tekniset kysymykset: daphnehelpdesk@transtec.be Viralliset yhteydenotot komissioon: ingrid.bellander-todino@cec.eu.int Faksi: +32-2-298 88 12 Postiosoite: European Commission, DG Justice, Freedom and Security, Office LX46 2/155, B-1049 Brussels Seuranta, arviointi ja tarkastukset Hankkeen toteuttavan organisaation mahdollisesti suorittaman, hanke-ehdotuksessa kuvatun sisäisen ja ulkoisen arvioinnin lisäksi komissio voi toteuttaa(ja yleensä niin tekeekin) ulkopuolista seurantaa ja tehdä arviointikäyntejä tai tilintarkastuksia Daphne II-ohjelmasta rahoitetuille hankkeille: Seurantakäynnit: Hankkeen toteutusvaiheessa paikalle luultavasti saapuu yksi tai kaksi ulkopuolista, riippumatonta asiantuntijaa, joiden mukana saattaa olla komission virkailija. Seurantakäyntien tärkeimpänä tavoitteena on antaa apua ja neuvoja hankkeen toteuttamiseen 7
osallistuville organisaatioille toteutusvaiheen aikana (näin neuvot ja apu voidaan huomioida hankkeen onnistuneen täytäntöönpanon edistämiseksi). Käynnit toteutetaan yleensä hankkeen toteutuspaikassa ja ne kestävät tavallisesti noin puoli päivää. Käynnin jälkeen asiantuntija laatii komissiolle raportin, jota ennen sen luovuttamista käsitellään yhdessä koordinoivan organisaation kanssa. Hankkeiden seurannassa keskitytään seuraaviin asioihin: vastaamaan mahdollisiin Daphne II-ohjelmaa koskeviin kysymyksiin/ongelmiin, joita asianomaisilla organisaatioilla saattaa olla; hankkeen tavoitteiden senhetkiseen tarkoituksenmukaisuuteen kohteena olevan ongelman, hyödynsaajien, hankkeen taustan ja Daphne II-ohjelman tavoitteiden kannalta; hankkeen siihenastisiin tuloksiin mitattuna hankkeen tuloksellisuudella, tehokkuudella, pysyvyydellä ja odotettujen vaikutusten toteutumisella; hankkeen johtamisen laatuun. Asiantuntija pyrkii varmistamaan, että toiminta ja taloushallinto sujuvat sopimuksen mukaisella tavalla ja tekee tarvittaessa ehdotuksia tai jakaa ajatuksia. Asiantuntija voi esittää koordinoivalle organisaatiolle ja yhteistyöorganisaatioille sekä myös komissiolle suosituksia mahdollisista toimista tai muutoksista, jotka ovat välttämättömiä hankkeen tavoitteiden saavuttamisen varmistamiseksi. Arviointikäynnit: Arviointikäynnit toteutetaan yleensä jälkikäteen eli muutamia kuukausia hankkeen päättymisen jälkeen ja niiden yhteydessä pyritään tarkastelemaan hankkeen vaikutuksia ja tuloksia. Keskeisiä huomioon otettavia seikkoja kolme ovat: hankkeen tavoitteiden senhetkiseen tarkoituksenmukaisuuteen kohteena olevan ongelman, hyödynsaajien, hankkeen taustan ja Daphne II-ohjelman tavoitteiden kannalta; hankkeen tulokset mitattuna hankkeen tuloksellisuudella, tehokkuudella, ja mahdollisesti pysyvyydellä ja erityisesti sen vaikutuksilla; hankkeen johtamisen laatu; hankkeen vaikutus Daphne II-ohjelman tavoitteisiin ja saatuun oppiin sekä eurooppalaiseen politiikkaan ja toimintaan. Toisin kuin seurantakäynneillä, joiden päätarkoituksena on antaa suosituksia toteutusvaiheen aikana, jälkiarvioinneissa painopiste on hankkeen kokonaisvaikutuksissa, pysyvyydessä ja saaduissa opeissa. Tavoitteena on myös Daphne II-ohjelman kokonaisvaikutuksen arvioiminen eri vuosina sekä ohjelman jatkuva parantaminen. Ohjelman asiantuntijat tekevät tavallisesti (eivät aina) taannehtivan arviointikäynnin hankkeen toteutuspaikassa, ja myös pyytävät etukäteen tietoa projektista ja sen tuloksista. Tilintarkastus: Komissio päättää vuosittain tilintarkastuksen suorittamisesta satunnaisotannalla valituille avustamilleen hankkeille (tai hankkeille, joiden tarkastus katsotaan tarpeelliseksi). Ne sisältävät tarkastuskäynnin hankkeen toteutuspaikkaan. Tarkastuksia voidaan tehdä koska tahansa viiden vuoden kuluessa sopimuksen päättymisestä, minkä vuoksi kaikki kulutositteet täytyy säilyttää huolellisesti tämä määräaika. Tarkastusten pääasiallisena tavoitteena on saada riittävät todisteet siitä, että käytössä olleilla järjestelmillä on pystytty takaamaan menojen säännönmukaisuus sekä varmistamaan, että taloudelliset ja muut tiedot, joiden perusteella komissio on myöntänyt ja maksanut avustuksen, ovat paikkansapitäviä ja täydellisiä. Lisäksi tarkastuksilla varmistetaan, että 8
ilmoitetut menot ovat todella tukikelpoisia ja rahoitussuunnitelman mukaisia. Yleensä tähän liittyy järjestelmien dokumentointi haastattelemalla asiasta vastaavaa henkilöstöä, tarkastamalla asiakirjoja ja testaamalla järjestelmän toimintaa. Tilintarkastuksen keskeisimmät päätelmät, mahdollisesti havaitut puutteet sekä niiden korjaamista koskevat suositukset sisältyvät tilintarkastuskertomukseen. Isoista virheistä tai järjestelmän puutteista keskustellaan sopimusorganisaation edustajien kanssa tarkastuksen aikana. Tämän tarkoituksena on toisaalta varoittaa siitä, että asioiden korjaamiseksi tarvitaan pikaisia toimenpiteitä, ja toisaalta tarjota mahdollisuus keskusteluun tarvittavista toimista. Valvontaja tarkastuskäynnit saattavat paljastaa, että hanketta ei ole toteutettu lainkaan tai että sitä ei ole toteutettu avustussopimuksen mukaisesti, jolloin ainakin osa komission aiheettomasti maksamista avustuksista pitäisi periä takaisin. Tällaisessa tapauksessa komissio voi vaatia sopimusorganisaatiolle jo maksettujen avustussummien täydellistä tai osittaista palauttamista. 5. Taloushallinto HUOMAUTUS Tietoja talousarvion laatimisesta (hakemuksen suunnitteluvaiheessa) löytyy rinnakkaisasiakirjasta: Avustusten hakuopas 2006-1. Kirjanpito/sisäinen valvontajärjestelmä Sopimusorganisaation on perustettava analyyttinen kirjanpitojärjestelmä tai riittävä sisäinen valvontajärjestelmä, jonka avulla on mahdollista yksilöidä hankkeen rahoituslähteet ja sopimuskauden aikana syntyneet hankkeen kustannukset. Sopimuskauden aikana kaikki hankkeen todellisiin menoihin ja tuloihin liittyvät rahoitustapahtumat on kirjattava systemaattisesti käyttäen hankekohtaista numerointijärjestelmää. Sopimusorganisaation on säilytettävä kirjanpitoasiakirjat sekä kulutositteet (laskut, kuitit) vähintään viisi (5) vuotta sopimuksen päättymisen jälkeen. Sikäli kuin mahdollista, hankkeen johtamisesta ja hallinnoinnista vastaava henkilö ei saisi olla sama kuin taloushallinnosta vastaava henkilö. Pankkitili Sopimuksessa määritellyn pankkitilin, jolle avustus maksetaan, on oltava: sopimusorganisaation nimissä - henkilökohtaisia tilejä ei voida hyväksyä missään tapauksessa; hankekohtainen - jos käytetään yleistiliä, avustuksen saajan on otettava käyttöön kirjanpitojärjestelmä, jonka avulla voidaan yksilöidä hankkeeseen liittyvät menot ja tulot; 9
sopimuspuolen kansallisuuden tai hankkeen toteutuspaikan määräämässä maassa; rakenteeltaan sellainen, että komission maksamat varat voidaan yksilöidä. Jos kyseisille tileille maksetut varat tuottavat korkoa tai niiden perusteella koituu muuta vastaavaa etua sen maan lain mukaisesti, jossa tili on avattu, komissio perii takaisin tällaiset korot tai edut silloin, kun ne on saatu ennakkomaksun perusteella. Avustuksen saajan on ilmoitettava korkotulot lopullisessa menoselvityksessään. Talousarvion laajuus Daphne II-ohjelmasta rahoitettavan hankkeen taloushallinnon on katettava koko talousarvio ja kaikki kustannukset (eikä vain komission rahoittamaa osaa). Komission on tunnettava hankkeen koko laajuus ja se on julkista tietoa. Tullit, arvonlisävero sekä muut tavaroista ja palveluista perittävät verot Sopimusorganisaation on tarkistettava toimivaltaisilta kansallisilta viranomaisilta oman maansa verosäännökset. Arvonlisäveroa ei voida kirjata hankkeen kuluihin, ellei kysymys ole lopullisesta maksusta eli maksusta, jota sopimusorganisaatio tai yhteistyöorganisaatiot eivät voi vähentää omassa verotuksessaan tai josta ne eivät voi saada palautusta. Avustuksen maksaminen Maksujärjestelyistä ja päivämääristä määrätään sopimuksessa. Kuitenkin sopimusorganisaatioille tiedoksi ja helpottamaan heidän talousarvionsa suunnittelua voidaan kertoa, että tavallisen, vuoden kestävän hankkeen avustuksen maksaminen tapahtuu tavallisesti seuraavasti: ennakkomaksu (70 prosenttia) maksetaan 45 päivän kuluessa siitä, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen; loppumaksu maksetaan komission saatua (kolmen kuukauden kuluessa hankkeen päättymisestä) ja hyväksyttyä loppuraportin hankkeen toteutuksesta, lopullisen menoselvityksen sekä virallisen maksupyynnön. Loppumaksun suorittaminen Loppumaksua pyytäessään sopimusorganisaatioita pyydetään toimittamaan seuraavat asiakirjat, joiden kaikkien tulee olla allekirjoitettuja ja päivättyjä: loppuraportti (kuvaus) hankkeen toteuttamisesta (verkkosivuilta ladattavan mallin ja komission antamien ohjeiden mukainen); lopullinen menoselvitys kansallisessa valuutassa, joka on laadittava komission antaman mallin (Excel-tiedosto) ja ohjeiden mukaan; enintään kahden sivun pituinen englanniksi laadittu tiivistelmä, jossa selvitetään hankkeen tavoitteita, taustoja, kohderyhmiä ja saavutuksia (komission käyttöön tieto- ha tiedotusmateriaaliksi); virallinen maksupyyntö. Asiakirjoista, joista ei toimiteta alkuperäisiä kappaleita, on oltava oikeaksi todistetut jäljennökset. Ainoastaan avustussopimuksen I.2 artiklassa määriteltyyn sopimuskauteen 10
liittyvät laskut hyväksytään. Jos lasku on päivätty sopimuskauden jälkeen, avustuksen saajan on osoitettava, että (hankintaa tai palvelua koskeva) tilaus on tehty sopimuksen voimassaoloaikana. Tätä mahdollisuutta voidaan käyttää vain tiettyjen tarvike-, käännös- ja julkaisukustannusten kohdalla. Henkilöstökustannusten, matka- ja oleskelukulujen on täytynyt syntyä hankkeen toteuttamisen aikana. 5.1. Tukikelpoisuutta koskevat säännöt Kustannukset jaetaan kahteen pääluokkaan: tukikelpoiset välittömät kustannukset ja tukikelpoiset välilliset kustannukset (yleiskustannukset). Tukikelpoiset välittömät kustannukset Hankkeen toteuttamisesta suoraan aiheutuvat kustannukset. Näitä kustannuksia ei olisi syntynyt, ellei hanketta olisi toteutettu. Avustuksia myönnettäessä kustannukset katsotaan tukikelpoisiksi eli sellaisiksi, että niihin on oikeus saada yhteisön rahoitusta, jos ne täyttävät seuraavat edellytykset: ne liittyvät suoraan ehdotettuun hankkeeseen ja niistä määrätään avustussopimuksen liitteenä olevassa talousarviossa; ne ovat ehdotuksessa esitetyn hankkeen toteuttamisen kannalta välttämättömiä; ne ovat kohtuullisia ja perusteltuja ja niissä noudatetaan moitteettoman varainhoidon periaatteita erityisesti taloudellisuuden ja kustannusvaikuttavuuden osalta; ne ovat aiheutuneet hankkeen toteutusaikana, sellaisena kuin se on määritelty avustussopimuksen I.2 artiklassa. Ainoastaan hankkeen alkamisajankohdan jälkeen ja ennen sen päättymisajankohtaa syntyneet kustannukset ovat tukikelpoisia. Hankkeen päättymistä seuraavan kolmen kuukauden raportointijakson aikana syntyneet kustannukset eivät ole tukikelpoisia; ne ovat avustuksen saajan toteutuneita kustannuksia, ne on kirjattu saajan kirjanpitoon tai veroilmoituksiin ja ne ovat yksilöitävissä ja tarkastettavissa. Erityisesti tukikelpoisia ovat seuraavat välittömät kustannukset (kuten jäljempänä on selitetty): henkilöstökustannukset matka- ja oleskelukulut laitekustannukset kulutushyödykkeistä ja tarvikkeista aiheutuvat kustannukset hankkeen toteuttamiseksi tehtyjen hankintasopimusten kustannukset edellyttäen, että avustussopimuksen II.9 artiklassa määrättyjä ehtoja noudatetaan sopimusehdoista suoraan aiheutuvat kustannukset (tiedotus, hankkeen arviointi, tarkastukset, käännös- ja kopiointikulut jne.), tarvittaessa myös rahoituspalvelujen kustannukset (erityisesti vakuuksista aiheutuneet kustannukset). Avustussopimuksessa mainittu Euroopan yhteisön rahoitusosuus lasketaan tukikelpoisten kustannusten kokonaismäärän perusteella. 11
A. Henkilöstökustannukset Hankkeen toteuttamiseen osallistuvan henkilöstön aiheuttamat kustannukset eli todelliset palkkakustannukset, joihin on lisätty sosiaaliturvamaksut ja muut palkkioihin liittyvät lakisääteiset kustannukset, jos ne eivät ylitä avustuksen saajan tavanomaisen palkkauskäytännön mukaista keskitasoa. Henkilöstökustannukset on laskettava työntekijän todellisen päiväpalkan perusteella kerrottuna hankkeeseen käytettyjen työpäivien määrällä. Lukuun on sisällytettävä kaikki tavanomaiset työnantajamaksut, kuten sosiaaliturvamaksut, mutta sen sijaan siihen ei voida sisällyttää mahdollisia bonuksia, kannustimia tai voitonjako-ohjelmia. Näihin kustannuksiin voidaan sisällyttää myös muita henkilöresurssien käyttöön liittyviä kustannuksia, jos ne on eritelty ehdotuspyynnössä. Yleissääntönä on, että henkilökustannukset hyväksytään vain, jos ne eivät ylitä hakijan tavallisesti maksamia palkkoja ja muita palkkioita. Virkamiesten palkat ja julkisten viranomaisten palkkaaman muun henkilöstön palkkakustannukset eivät ole tukikelpoisia. Sama pätee myös pysyvästi hakijaorganisaation palveluksessa oleviin henkilöihin, jotka osallistuvat hankkeen täytäntöönpanoon osana tavanomaisia työtehtäviään. Tällaiset henkilöstökustannukset ovat yhteistyö- tai muiden organisaatioiden luontoissuorituksia eikä niitä sisällytetä talousarvioon tukikelpoisina suorina kustannuksina. Hankkeen tai sen osan täytäntöönpanosta vastaavien henkilöiden (joko valtion tai muiden julkisten viranomaisten) aiheuttamat henkilöstökustannukset voidaan katsoa tukikelpoisiksi ja niiden rahoitukseen voidaan käyttää EY:n avustusta, jos organisaatio on palkannut työntekijän vain hankkeen ajaksi (SCA-lomakkeen luokka 23); henkilö on hakijaorganisaation vakituinen työntekijä, joka suorittaa hankkeen toteuttamiseen liittyviä tehtäviä ylityökorvausta vastaan (SCA-lomakkeen luokka 3); henkilö on hakijaorganisaation vakituinen työntekijä, joka on virallisesti siirretty hoitamaan hankkeen toteuttamiseen liittyviä, työntekijän normaaliin työnkuvaan kuulumattomia tehtäviä, ja kyseisen työntekijän varsinaisia työtehtäviä hoitaa toinen organisaation työntekijä (SCA-lomakkeen luokka 4). On huomattava, että seuraavat henkilöstökustannukset ovat myös tukikelpoisia mutta niiden rahoitukseen on käytettävä muuta kuin EY:n avustusta: henkilö on hakija-/yhteistyöorganisaation vakituinen työntekijä, joka on virallisesti siirretty hoitamaan hankkeen toteuttamiseen liittyviä tehtäviä. Työntekijän työpanos hankkeen hyväksi voidaan tarkistaa yksinkertaisella ja todennettavissa olevalla menetelmällä (työaikalomakkeet) (SCA-lomakkeen luokka 5); henkilö on hankkeen toteuttamiseen osallistuvan organisaation vakituinen työntekijä, joka osallistuu hankkeen täytäntöönpanoon osana tavanomaisia työtehtäviään (SCAlomakkeen luokka 6). Kuitenkin jos kyseinen henkilö on kyseisen organisaation palkkaama valtion tai muu julkinen virkamies, hänen palkkaansa ei katsota tukikelpoiseksi hankkeen suoraksi kustannukseksi vaan luontoissuoritukseksi (katso edellä olevaa kohtaa). Hakijan on toimitettava nämä tiedot SCA-lomakkeella (joka sisältyy verkkosivustolta ladattavaan talousarviolomakkeeseen), joka on liitettävä hakemukseen. 3 Talousarviolomakkeessa erillisenä lehtenä oleva Staff Costs Analysis -lomake. 12
Komission osastojen on määritettävä yksiselitteiset säännöt tai ylärajat, joiden perusteella voidaan määritellä mitkä henkilöstökustannukset ovat hyväksyttäviä. Daphne II -ohjelmassa suurin sallittu määrä täydeltä työpäivältä kaikki kustannukset mukaan luettuina on periaatteessa 450 hankkeen koordinaattorille, 270 hankkeen avustajalle ja 150 sihteerille. Huomattavaa on myös, että henkilöstökustannuksiin ei voi sisällyttää käännöskustannuksia. Ne on merkittävä kohtaan "Muut välittömät kustannukset" (katso jäljempänä). B. Hankkeen henkilöstön matka- ja oleskelukustannukset Tämän nimikkeen alle kuuluvat vain hankkeen toteuttamiseen osallistuvan henkilöstön matka- ja oleskelukustannukset, lukuun ottamatta kokouksiin ja seminaareihin liittyviä kustannuksia, jotka merkittään oman nimikkeensä alle jäljempänä olevaan kohtaan Kokoukset ja seminaarit. Matkakustannukset: Ainoastaan suoraan hankkeeseen kohdistuviin, selkeästi eriteltyihin ja tunnistettavissa oleviin matkakuluihin voidaan myöntää yhteisön rahoitusta. Muualle kuin yhteistyökumppaneiden toimipaikkoihin suuntautuvien matkojen on osoitettava liittyvän hankkeeseen. On huomattava, että hanke voi kattaa yhteistyöorganisaatioidensa kanssa EU/EEA-maissa järjestettäviin kokouksiin, seminaareihin jne. osallistuvien tukiorganisaatioiden (jotka eivät periaatteessa ole oikeutettuja EY:n rahoitukseen) edustajien matkakustannukset ja päivärahat edellyttäen, että heidän osallistumisensa on välttämätöntä hankkeen toteutuksen kannalta. Kuitenkin matkakustannusten on täytynyt syntyä EU/EEA-maiden alueella (esimerkiksi belgialainen yhteistyöorganisaatio voi ostaa paluulipun turkkilaiselle tukiorganisaatiolle välille Istambul-Bryssel). Sopimuksen mukaan tukikelpoisia ovat ainoastaan matkasta aiheutuneet todelliset kustannukset. Matkat on tehtävä halvimmalla kulkuvälineellä ja käytettävä mahdollisuuksien mukaan edullisinta maksuluokkaa. Kaikki paikallisliikenteen maksut sisältyvät päivärahaan, paitsi kuljetuksia lentokentältä/rautatieasemalta ja takaisin. Oman auton käytöstä aiheutuneet kustannukset, joiden on oltava perusteltuja ja joiden hinta ei saa olla kohtuuton, voidaan hyvittää seuraavasti: Yksityisautot: ilmoituksen perusteella, kuitenkin enintään 1. luokan junalippua vastaava summa (korvaus maksetaan vain yhden lipun hinnasta, vaikka samalla autolla matkustaisi useampikin henkilö). Vuokra-auto (enintään B-luokka tai vastaava) tai taksi: todelliset kustannukset, elleivät ne ole kohtuuttomia jonkin muun liikennevälineen käyttöön verrattuna. Oleskelukustannukset: Oleskelukustannukset (joihin sisältyy majoitus, kaksi päivittäistä ateriaa sekä kaikki muut kustannukset, kuten taksit ja paikallisliikenteen maksut) voidaan maksaa hankkeen varoista, jos ne ovat kohtuulliset paikalliseen hintatasoon nähden 13
niiden laskentaperusteena käytetään yhteistyöorganisaation sisäisiä sääntöjä, jotka voivat perustua joko todellisiin kustannuksiin tai päivärahaan. Periaatteessa oleskelukustannukset eivät saa ylittää matkustavan henkilön omassa organisaatiossa määriteltyä ja sovellettavaa matkapäivärahaa tai tai asiakirjassa AVUSTUSTEN HAKUOPAS' kohdassa 4 esitettyjä enimmäispäivärahoja. Muiden kuin siinä esitettyjen maiden enimmäispäivärahat löytyvät verkko-osoitteesta: http://europa.eu.int/comm/europeaid/tender/gestion/pg/e03_en.htm (päivärahoja koskeva liite) C. Laitteet, maa ja kiinteä omaisuus Laitteet (uudet tai käytetyt): Laitteiden (uusien tai käytettyjen) hankintakustannukset ovat tukikelpoisia, jos kyseisistä laitteista tehdään avustuksen saajaan sovellettavien ja samanluonteisten hyödykkeiden osalta yleisesti sallitut vero- ja kirjanpitosääntöjen mukaiset poistot. Komissio voi ottaa huomioon ainoastaan sen osan hyödykkeen poistosta, joka vastaa hankkeen kestoa ja hyödykkeen todellista käyttöä hankkeen tarkoituksiin, ellei hyödykkeen luonne ja/tai käyttö oikeuta komissiota ottamaan sitä eri tavalla huomioon. Joissakin tapauksissa voidaan hyväksyä myös tietokoneiden ja audiovisuaalisten laitteiden hankinnasta, vuokrauksesta tai liisauksesta (pitkäaikaisvuokrauksesta) aiheutuvat kustannukset. Noudattaakseen sopimuksen ehtoja sopimusorganisaation on vertailtava eri toimittajien hintoja parhaan tarjouksen löytämiseksi (on otettava huomioon sekä hinta että laatu); kirjattava hankkeen kuluiksi ainoastaan sopimuksen voimassaoloaikana hankituista tai vuokratuista laitteista aiheutuneet kustannukset sellaisessa suhteessa, joka vastaa laitteen todellista käyttöastetta ja käyttöaikaa sopimuskauden aikana. Ostetuista laitteista sopimusorganisaation on tehtävä kansallisen lainsäädännön mukaiset vuotuiset poistot4. Organisaation, jonka tiloihin hankitut laitteet asennetaan, on yksilöitävä ja numeroitava laitteet. Sopimusorganisaation on noudatettava moitteettoman varainhoidon periaatteita tehdessään päätöksiä laitteiden vuokraamisesta, liisaamisesta tai ostamisesta sekä pystyttävä perustelemaan valintansa. Maa ja kiinteä omaisuus: Maaomaisuuden ja muun kiinteän omaisuuden aiheuttamat kustannukset (poistot tai vuokrakulut toiminnan luonteen mukaan) eivät ole tukikelpoisia. Kuitenkin 4 Esimerkki: Laitehankintojen kokonaisarvo: 1 000. Arvioitu käyttöikä: kolme vuotta. Sallittu kuukausipoisto 1 000 euroa/36 = 27,78 euroa. Sopimuksen voimassaoloaika: 1.9.2004 31.8.2006 eli 2 vuotta. Ostopäivä (= laskun päivämäärä): 30.3.2005. Käyttöaika voi siis olla enintään 17 kuukautta. Jos oletetaan, että laite on vain puolet ajasta hankkeen käytössä, käyttöaste on tuolloin 50 prosenttia. Avustuksen kattamat poistot ovat siis: (27,78 x 17) x 0,5 = 236,13 euroa. 14
poikkeustapauksissa komissio voi hyväksyä tilojen vuokrat hankkeelle, jos sellainen vuokra on hankkeen kannalta välttämätön ja liittyy siihen suoraan ja jos se on dokumentoitu vuokrasopimuksella yksiselitteisesti projektitiimin käyttöön ja hankkeen ajaksi. Tällaisten kustannusten hyväksyminen voi olla perusteltua toiminnan tavoitteiden perusteella. Omaisuuden poistokustannukset voidaan hyväksyä, jos hankkeen luonne ja/tai omaisuuden käyttö sitä edellyttää. Tällöin komissio määrittelee lopullisen kohteen. On huomattava, että kiinteän omaisuuden poistot sisältyvät tukikelpoisiin yleiskustannuksiin (ks. tukikelpoiset välilliset kustannukset). D. Kulutushyödykkeistä ja tarvikkeista aiheutuvat kustannukset Kulutushyödykkeistä ja tarvikkeista aiheutuvat kustannukset ovat tukikelpoisia, jos ne ovat yksilöitävissä ja jos ne on kohdennettu hankkeeseen. Kulutushyödykkeistä ja tarvikkeista aiheutuvat kustannukset ovat tulosten saavuttamiseksi toteutetuista toimista aiheutuneita todellisia kustannuksia ja liittyvät kiinteästi hankkeen toimintaan. Ainoastaan hankkeen täytäntöönpanon kannalta välttämättömiin kustannuksiin voidaan sopimuksen mukaan saada tukea, ja silloinkin ne on perusteltava asianmukaisesti. Esimerkiksi toimistotarvikkeet (kynät, paperi, kansiot, värikasetit, levykkeet jne.), sähkö-, puhelin- ja postimaksut, Internet-yhteys, tietokoneohjelmistot jne. katsotaan välillisiksi kustannuksiksi (ks. yleiskustannukset ). Kokouksiin ja seminaareihin liittyviä kulutushyödykkeitä ja tarvikkeita ei merkitä tämän otsakkeen alle; niille on oma kohtansa Kokoukset ja seminaarit (ks. alla). E. Kokoukset ja seminaarit Kaikki kokouksiin ja seminaareihin liittyvät kustannukset on niiden luonteesta riippumatta kirjattava tähän budjettikohtaan (matka- ja oleskelukulut, käännös- ja tulkkauskulut, painokulut ja kopiointi, kulutushyödykkeet ja tarvikkeet jne.). Kustannukset, joita syntyy oman henkilökunnan osallistumisesta kokoukseen, sisältyvät myös tähän. Näistä kustannuksista on esitettävä yksityiskohtainen erittely. F. Julkaisut ja tiedotus Jotta julkaisukustannukset olisivat tukikelpoisia, julkaisujen täytyy olla hankkeen puitteissa laadittuja ja hankkeen käyttöön tarkoitettuja. Julkaisutyyppi, sivumäärä, jäljennösten määrä ja käännökset sekä toimitus- ja painokulut on eriteltävä selkeästi G. Muut mahdolliset välittömät kustannukset Tarkastukset ja arviointi Komission hyväksymien tai pyytämien tarkastusten ja toiminnan erityisarviointien kustannukset voidaan merkitä G kohtaan. Tilintarkastuksia ei yleensä vaadita tehtäväksi Daphne-hankkeille. Tästä syystä ellei komissio nimenomaisesti vaadi tarkastuksen tekemistä hankkeelle, tällaiset kulut eivät ole tukikelpoisia. Komissio suosittelee hakijoita käyttämään ulkopuolista puolueetonta hankkeen arviointia ennen hankkeen päättymistä. Tällaisesta arvioinnista aiheutuvat kohtuulliset kustannukset ovat tukikelpoisia. 15
Alihankintakulut: Summat, joita maksetaan hankkeeseen liittyvän yksittäisen kertaluonteisen tehtävän suorittamisesta ulkopuoliselle osapuolelle, joka ei ole hankkeen yhteistyöorganisaatio, ovat alihankintakuluja. Sellaiset kustannukset on merkittävä asianomaiseen alihankintaa koskevaan talousarvion kohtaan (esimerkiksi kokouksen käännös- ja tulkkauskulut merkitään lehdelle E ja painatuskulut lehdelle F) tai muihin mahdollisia välittömiä kustannuksia koskeviin kohtiin. (On huomattava, että näitä tehtäviä suorittavat henkilöt tai organisaatiot on mainittava hakulomakkeen kohdassa Muut yhteistyöorganisaatiot, jos heidät/ne tiedetään hakemuksen jättöaikaan.) Nämä kustannukset ovat tukikelpoisia vain, jos hankkeen yhteistyöorganisaatioiden omalla henkilöstöllä ei ole tarvittavia taitoja. Joka tapauksessa ollakseen tukikelpoisia alihankintakulujen on perustuttava avustussopimukseen. Etusija tulee antaa Euroopan unionin jäsenvaltioon sijoittautuneille alihankkijoille. Koordinoiva organisaatio solmii alihankintasopimukset palvelun tarjoajien kanssa, ja alihankintasopimuksista on käytävä ilmi ainakin seuraavat tiedot: sopimuksen tarkoitus sopimuksen alkamis- ja päättymispäivämäärät maksettava summa yksityiskohtainen selvitys kustannuksista, joihin tämä luku perustuu työaikataulu/täytäntöönpanon vaiheet maksujärjestelyt (ennakkomaksu(t), maksujen porrastaminen jne.) sopimuksen täyttämättä jättämistä tai täytäntöönpanon myöhästymistä koskevat lausekkeet. On huomattava, että komissio EI ole osapuolena koordinoivan organisaation ja alihankkijan/palvelun tarjoajan välisessä alihankintasopimuksessa eikä ole minkäänlaisessa vastuussa sellaisen sopimuksen osapuolia kohtaan. Koordinoiva organisaatio on yksin vastuussa kyseisen sopimuksen toteuttamisesta ja sopimusmääräysten noudattamisesta ja sitoutuu toteuttamaan kaikki tarvittavat järjestelyt sen varmistamiseksi, että alihankkija/palvelun tarjoaja luopuu kaikista tästä sopimuksesta johtuvista oikeuksistaan suhteessa komissioon. Kaikkien hankkeen toimien siirtäminen alihankkijoiden suoritettavaksi ei ole sallittua, sillä se vääristäisi yhteistyöorganisaatioiden merkityksen. Tästä syystä sopimusorganisaatio ei voi tehdä alihankintasopimuksia hankkeen johtamisesta ja yleisestä hallinnoinnista eivätkä yhteistyöorganisaatiot voi siirtää alihankkijoille kaikkia tai suurinta osaa niistä tehtävistä, joista ne itse ovat vastuussa. Alihankintasopimusten osuus saa olla enintään 30 prosenttia hankkeen kokonaiskustannuksista. Yksittäisistä yli 10 000 euron arvoisista alihankintasopimuksista on järjestettävä tarjouskilpailu, ja kaikkien yhteistyöorganisaatioiden on hyväksyttävä sopimukset. Jos avustuksen saajan on tehtävä hankkeen toteuttamiseksi hankintasopimuksia, jotka sisältyvät johonkin hankkeen alustavassa talousarviossa esitetyistä välittömien avustuskelpoisten kustannusten eristä, saajan on kilpailutettava toimeksisaajaehdokkaat ja tehtävä hankinnat kokonaistaloudellisesti edullisimman eli sen tarjouksen perusteella, jolla on paras hinta-laatusuhde. Organisaation on noudatettava avoimuuden sekä toimeksisaajaehdokkaiden tasapuolisen kohtelun periaatteita ja huolehtien siitä, ettei eturistiriitoja synny. 16
Edellisessä kohdassa tarkoitettuja hankintasopimuksia voidaan tehdä vain seuraavien edellytysten täyttyessä: (a) ne kattavat ainoastaan osan hankkeen toteutuksesta; (b) alihankintasopimusten tekeminen voidaan perustella hankkeen luonteella ja sen toteuttamiseen liittyvillä tarpeilla; (c) kyseeseen tulevat tehtävät luetellaan liitteessä I ja niiden arvioidut kustannukset eritellään yksityiskohtaisesti liitteeseen II sisältyvässä talousarviossa; (d) hankkeen aikana tehtäville hankintasopimuksille on saatava komissiolta etukäteen kirjallinen hyväksyntä; (e) avustuksen saaja on yksin vastuussa hankkeen toteuttamisesta ja sopimusmääräysten noudattamisesta. Avustuksen saaja sitoutuu toteuttamaan tarvittavat järjestelyt sen varmistamiseksi, että tarjouskilpailun voittaja luopuu kaikista tästä sopimuksesta johtuvista oikeuksistaan suhteessa komissioon. Muut välittömät kustannukset Muihin lisäkustannuksiin, jotka eivät kuulu mihinkään edellä luetelluista kustannuseristä, voidaan komission suostumuksella hakea avustusta edellyttäen, että niiden katsotaan olevan välttämättömiä sopimuksessa määritellyn työn toteuttamisen kannalta. Tähän budjettikohtaan sisällytettävien kustannusten on näin ollen täytettävä seuraavat ehdot: Ne eivät saa sisältyä mihinkään muuhun budjettikohtaan. Niiden on oltava välttämättömiä työn toteuttamisen kannalta. Työn soveltamisala tai sisältö eivät saa niiden vuoksi muuttua merkittävästi. Niiden on oltava sopimuksen mukaan tukikelpoisia. Niiden on oltava selkeästi tunnistettavissa ja ne eritelty yksityiskohtaisesti talousarviossa. Tyypillisiä tähän kohtaan sisällytettäviä kuluja ovat: rahoituspalvelujen kustannukset tietyissä tapauksissa (paitsi pankkikulut ja kurssitappioriski); kustannukset tukikelpoisiin kustannuksiin liittyvistä palveluista; muut avustussopimuksen ehdoista aiheutuvat kustannukset, joita ei ole merkitty mihinkään muuhun talousarvion kohtaan (raportit, käännökset, todistukset, talletukset, pankkitakuut jne.); ulkopuolinen arviointi (ja komission vaatima tilintarkastus). L. Yleiskustannukset (käyttökustannukset) Välilliset kustannukset/ Yleiskustannukset Välittömistä kustannuksista poiketen välilliset kustannukset (yleiskustannukset) ovat erilaisia kustannuksia, joita ei voida määritellä hankkeeseen suoraan liittyviksi ja sen toteuttamisen kannalta välttämättömiksi. Jos välillisten kustannusten kiinteämääräisestä korvaamisesta määrätään avustussopimuksen I.3 artiklan 2 kohdassa (enintään 7 % tukikelpoisista välittömistä kustannuksista), niitä ei tarvitse erikseen perustella kirjanpitotosittein. 17
Yleiskustannuksiin sisältyy esimerkiksi seuraavanlaisia kustannuksia: hallintokulut, rakennuksista ja laitteista tehtävät poistot (avustuksen saajan kansallisessa lainsäädännössä määritellyn laskentamenetelmän mukaisesti), vuokrat, ylläpitokustannukset, televiestintä ja postikulut, lämmitys, vesi, sähkö ja muut energiakustannukset, toimistokalusteet, toimistotarvikkeet, muun kuin hanketta varten palkatun henkilökunnan palkkakustannukset sekä vakuutukset. EU:n talousarviosta toiminta-avustusta saavat organisaatiot eivät voi sisällyttää välillisiä kustannuksia talousarvioonsa. N/V. Luontoissuoritukset Luontoissuoritukset eivät ole avustuksen saajalle koituneita todellisia kustannuksia eivätkä näin ollen tukikelpoisia kustannuksia. Jos ne kuitenkin on mainittu hankkeen talousarviossa ja ne vaikuttavat hankkeen asianmukaiseen täytäntöönpanoon, avustuksen saaja on velvollinen hankkimaan ne. Luontoissuoritukset ovat muita kuin rahallisia panoksia, joista ei synny tukikelpoisia kustannuksia. Esimerkiksi materiaalilahjoitukset (esim. paperi ja muste julkaisutarkoituksiin); konsultin ajan lahjoitus hankkeelle; yksityishenkilö tai yhteisö tekee palkatonta hyväntekeväisyystyötä. valtion virkamies työskentelee projektin parissa osana normaalia työtään. Komissio voi kuitenkin ottaa huomioon luontoissuoritukset arvioidessaan hankkeen kustannusvaikuttavuutta. Ei-tukikelpoiset kustannukset Seuraavat kustannukset eivät ole tukikelpoisia: sijoitetun pääoman tuotto lainoihin ja lainanhoitoon liittyvät kustannukset varaukset tulevien tappioiden tai velkojen osalta korkokustannukset epävarmat saamiset kurssitappiot arvonlisävero, paitsi jos avustuksen saaja voi todistaa, ettei saa siitä palautusta kustannukset, jotka on ilmoitettu ja korvattu jonkin toisen yhteisön avustusta saavan hankkeen tai toimintasuunnitelman yhteydessä kohtuuttomat tai perusteettomat kustannukset luontoissuoritukset lahjat matkailuun liittyvä oheisohjelma. 18
5.2. Komission hyväksymät tositteet ja perusteet Henkilöstö: Jotta henkilöstökustannukset olisivat tukikelpoisia, niiden osalta on noudatettava annettuja ehtoja. Virkamiesten palkat ja julkisten viranomaisten palkkaaman muun henkilöstön palkkakustannukset eivät ole tukikelpoisia, muutoin kuin tietyin ehdoin, esimerkiksi jos kyseinen henkilö on siirretty hankkeeseen ja hänen normaalit työtehtävänsä korvataan sijaisella tai jos hänen hankkeeseen liittyvät tehtävänsä maksetaan yliaikakorvauksina. Toimitettavat asiakirjat: jäljennös erityisesti hanketta varten palkatun henkilön kanssa tehdystä sopimuksesta, josta käyvät ilmi työtehtävät, työaika ja palkka; työntekijän sekä työnantajan allekirjoittamat ja päiväämät työaikalomakkeet, joista käyvät ilmi työajat ja suoritetut tehtävät; jäljennös palkkalaskelmista niiltä kuukausilta, joina henkilö on ollut hankkeen palveluksessa, sekä tositteet palkanmaksusta pankkitilille; Virkamiesten/hakijaorganisaation vakituisten työntekijöiden osalta: - todistus henkilön siirtämisestä hoitamaan hankkeen toteuttamiseen liittyviä tehtäviä; todistuksesta on käytävä ilmi työajat ja työtehtävät; Virkamiesten/julkisten viranomaisten vakituisten työntekijöiden osalta: kopio sen henkilön sopimuksesta, joka toimii hankkeen käyttöön nimetyn virkamiehen/henkilön sijaisena; Virkamiesten/hakijaorganisaatioiden vakituisten työntekijöiden osalta, lukuunottamatta julkisia viranomaisia, osalta: jäljennös sijaisena toimivan henkilön palkkalaskelmasta; Virkamiesten/vakituisten työntekijöiden osalta: tarvittaessa tositteet ylityökorvausten maksamisesta (maksu pankkitilille); Ulkopuolisen henkilöstön kuten konsulttien ja tulkkien osalta: kopio sopimuksesta tai laskusta, josta käy ilmi tehtävät, päivämäärä ja kellonaika, hinta, ja maksutosite/pankkisiirto. Matkakulut: Seuraavat kulutositteet ovat välttämättömiä: jäljennös lento- tai junalippulaskusta; jäljennös lento- tai junalipuista, tarkastuskortit mukaan luettuna; yksityisauton käytöstä aiheutuneiden matkakulujen osalta: jäljennös hakijaorganisaatiolle tehdystä korvaushakemuksesta, jossa korvaussumma ei saa ylittää 1. luokan junalipun hintaa. Hakijaa pyydetään ilmoittamaan yksityisautolla tekemäänsä matkaa vastaavan junalipun hinta; jos osanottaja on maksanut matkansa itse, tosite matkakulujen korvaamisesta (maksu pankkitilille paitsi jos komissio on antanut luvan muun maksutavan käyttöön); Jos osanottaja on maksanut matkansa itse ja hakija/yhteistyöorganisaatio korvaa ne hänelle myöhemmin (esimerkiksi jos osanottaja osallistuu hankkeeseen liittyvään kokoukseen): kopio lipuista, joissa on nimi, päivämäärä ja hinta tai kopio laskusta (joihinkin lippuihin ei ole merkitty koko hintaa, mukaan lukien verot jne.), SEKÄ kopio kokoukseen osallistujien listasta/läsnäolotodistuksesta. 19