TIETOSUOJASELOSTE yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 Laatimispvm: 24.1.2014 Päivitetty: 6.3.2015 / SR Laatija: Sini Rantaeskola 1. Rekisterinpitäjä Nimi Liperin kunta / Yhteystiedot (osoite, puhelin ) Liperin kunta / Keskustie 10, 83100 LIPERI puh. 013 6865 11 s-posti: kirjaamo@liperi.fi 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö Nimi: Hallintotoimisto, toimistosihteeri Virva Surakka Yhteystiedot (osoite, puhelin ) Keskustie 10, 83100 LIPERI puh. 040 630 0763 / virva.surakka@liperi.fi 3. Rekisterin nimi (nimen tulee kuvata rekisterin tietosisältöä) LUOTTAMUSHENKILÖLUETTELO
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus Valtuustoon, hallitukseen, kuntayhtymien valtuustoihin ja muiden yhteisöjen toimielimiin valittujen edustajien, toimikuntien jäsenten ja eri lautakuntiin valittujen henkilöiden yhteystiedot esityslistojen postitusta ja muuta tiedottamista varten. (Jos henkilötietojen käsittely on ulkoistettu, tästä voidaan sisällyttää maininta tähän kohtaan.) 5. Rekisterin tietosisältö (Esim. rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero jne.) Luottamustehtävään valittujen jäsenten ja heidän varajäsentensä, sekä edustajien nimi-, ammatti-, osoite-, puhelin/sähköposti- ja puoluetiedot 6. Säännönmukaiset tietolähteet (Mitä tietoja saadaan, keneltä ja millä perusteella, esim. suostumus tai lainsäännös) Kunnallisvaaleissa valituksi tulleiden listat ja valtuuston sekä kunnanhallituksen pöytäkirjat. Luottamushenkilöiden oma ilmoitus perustiedoista ja suostumus yhteystietojen laittamisesta Liperin kunnan verkkosivuille. 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Ei ole. 2
8. Rekisterin suojauksen periaatteet A. Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen) Luottamushenkilöluettelo sisältää ei-julkisia yhteystietoja, joita henkilö itse ei halua ilmoittaa julkisuuteen B. ATK:lle talletetut tiedot (rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus) Luetteloa päivitetään jatkuvasti hallintotoimistossa. Käyttöliittymä on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Tekstinkäsittelyohjelmalla (Word) oleva luettelo on vain hallintotoimiston toimistosihteerin ja hänen sijaisensa päivitettävissä. Kunnan sisäisestä verkosta luottamushenkilöluettelo on niiden henkilöiden luet-tavissa, joilla on verkkoyhteys ja käyttöoikeudet ko. hakemistoon. Ei-julkiset henkilötiedot on merkitty luottamushenkilöluetteloon selkeästi erottuvilla väritun-nisteilla. Liperin kunnan verkkosivuilla luottamushenkilöluettelo on luettavissa valtuuston, kunnanhallituksen ja lautakuntien varsinaisten ja varajäsenten osalta, siltä osin kuin henkilöt ovat antaneet luvan tietojensa julkaisemiseen verkossa 3
9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen (Kuvataan tarkastusoikeuden sisältö HetiL 26-28 :n mukaisesti. Merkitään kenelle tarkastuspyynnöt osoitetaan) Henkilötietolain 26 :n mukaan jokaisella on oikeus saada tietää, mitä tietoja hänestä on henkilörekisteriin tallennettu, tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Tarkastusoikeuden rajoituksista säädetään henkilötietolain 27 :ssä. Sen, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot henkilötietorekisteristä, on suositeltavaa esittää kirjallinen omakätisesti allekirjoitettu pyyntö rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjän on varattava rekisteröidylle tilaisuus tutustua henkilöä koskeviin yhteystietorekisterin tietoihin tai annettava tiedot pyydettäessä kirjallisesti. Luottamushenkilö voi pyytää tietojensa tarkastamista luottamushenkilöluettelosta hallintotoimistossa. 10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen (Kuvataan tiedonkorjaamisoikeuden sisältö HetiL 29 :n mukaisesti. Merkitään kenelle tiedonkorjaamispyynnöt osoitetaan) Rekisterinpitäjän on oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Rekisteröity voi esittää tietojenkorjaamispyynnön rekisterin yhteyshenkilölle. Tietojen korjaamispyyntö on esitettävä joko kirjallisesti tai suullisesti ja riittävän yksilöidysti siten, että pyynnöstä käy ilmi mitä tietoja korjataan ja mitkä ovat oikeat tiedot. Puutteellinen tai virheellinen tieto korjataan asianosaisen pyynnöstä luottamushenkilöluetteloon. 11. Muut mahdolliset oikeudet (Esim. HetiL 30 :ssä säädetty rekisteröidyn oikeus kieltää itseään koskevien hlötietojen käsittely. Merkitään kenelle kielto osoitetaan) Rekisteröidyllä on henkilötietolain 30 :n mukainen oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä rekisteröityä koskevia tietoja 30 :ssä mainittuihin käyttötarkoituksiin (suoramainonta, etämyynti, markkinaja mielipidetutkimus, henkilömatrikkeli ja sukututkimus). Liperin kunta ei luovuta henkilötietoja henkilötietolain 30 :ssä mainittuihin käyttötarkoituksiin (mm. suoramarkkinointi). 4
5