Henkilötietolomake Henkilötiedot Tutkintotodistus annetaan tähän lomakkeeseen kirjoitetulla nimellä, ellei opiskelija vaihda virallisesti nimeään opintojen aikana. Sukunimi Henkilötunnus Etunimet (alleviivaa kutsumanimi) Pohjakoulutus: ylioppilas / pk-merkonomi / yo-merkonomi / datanomi / HSO-sihteeri / tradenomi / amktutkinto / alempi korkeakoulututkinto / ylempi korkeakoulututkinto / muu, mikä: Tietoja saa luovuttaa: suoramarkkinointiin koulutusmarkkinointiin muuhun markkinointiin Haaga-Helian kirjastojärjestelmän asiakasrekisteriin opiskelijakunta Helgalle opiskelijakortin hankkimista ja jäsenrekisterin ylläpitoa varten Haaga-Helian alumnijärjestelmän rekisteriin Koulutusohjelmatiedot Ryhmätunnus Koulutusohjelma Asuinosoite Lähiosoite Postinumero ja postitoimipaikka Maa Sähköpostiosoite Puhelin koti Puhelin työ Kotikunta Kotiosoite (jos eri kuin asuinosoite) Lähiosoite Postinumero ja postitoimipaikka Maa Syntyperä Äidinkieli: suomi / ruotsi / englanti / muu, mikä: Kansalaisuus: suomi / muu, mikä: Lähin omainen / yhdyshenkilö Nimi Puhelinnumero Nämä nimi- ja yhteystiedot sekä opintoja koskevat tiedot rekisteröidään Haaga-Helian opiskelija- ja WinhaProopintohallintojärjestelmään. Olen perehtynyt Haaga-Helian verkko-opiskelusopimukseen sekä IT-palvelujen laatimiin käyttösääntöihin ja sitoudun niiden noudattamiseen. Laadin kaikki opintoihini liittyvät tekstit Haaga- Helian käytäntöjen mukaisesti. Kirjoittamani tekstit voidaan tarvittaessa tarkistaa plagioinnin esto-ohjelmalla. Opintohallintojärjestelmän rekisteriseloste on nähtävillä Haaga-Helian verkkosivuilla. Paikka ja aika Allekirjoitus
1(4) Opintohallintojärjestelmän rekisteriseloste Henkilötietolain (532/1999) 10 :n mukainen rekisteriseloste. Rekisteriselosteeseen sisältyvät henkilötietolain 24 :n perusteella informoitavat tiedot. Päivitetty 1.2.2016 1. Rekisterin nimi ja rekisterinpitäjä Opintohallintojärjestelmä Haaga-Helia ammattikorkeakoulu oy ( Haaga-Helia ) Ratapihantie 13 00520 Helsinki Puhelin +358 9 229 611 (keskus) 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö Hanna Kosteila koulutuksen järjestämistalveluiden päällikkö Puhelin +358 40 488 7406 hanna.kosteila@haaga-helia.fi Rekisteriasioista vastaava henkilö toimii opintohallintojärjestelmän pääkäyttäjänä ja antaa rekisteröidylle tarkempia tietoja rekisteristä. Rekisteröity voi osoittaa hänelle esim. virheenoikaisua ja tarkastusoikeuden käyttämistä koskevat pyynnöt. 3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on opiskelijoiden ja heidän opinto- ja suoritustietojaan koskevien tietojen ylläpito, hallinointi sekä erilaisten opintoihin liittyvien otteiden, todistusten ja raporttien tuottaminen sekä tiedonsiirrot- ja luovutukset viranomaisille tai muille rekisteriselosteessa mainituille tahoille. Käyttötarkoituksia ovat myös tilastointi ja tieteellinen tutkimustoiminta. Rekisterin käyttö perustuu mm. seuraavaan ammattikorkeakoulua koskevaan lainsäädäntöön: Ammattikorkeakoululaki 2014/932 Valtioneuvoston asetus ammattikorkeakouluista 2014/1129 Opintotukilaki 1994/65 Hallintolaki 2003/434 Henkilötietolaki 1999/523 Haaga-Helia ammattikorkeakoulun tutkintosääntö 4. Rekisterin tietosisältö Opiskelija- ja opintotietojärjestelmä koostuu seuraavista tietojoukoista: - opiskelijatiedot (4.1) - hakijatiedot (4.2) - opintotiedot (4.3) - opintosuoritustiedot (4.4)
2(4) - henkilöstötiedot (4.5) 4.1. Opiskelijatiedot - opiskelijanumero - sukunimi, etunimet, kutsumanimi, aikaisemmat nimet - henkilötunnus, syntymäpäivä, sukupuoli - yhteystiedot (asuinosoite, puhelin, sähköposti) - kotikunta, asuinkunta, kieli, koulusivistyskieli, kansalaisuus - opiskelijatyyppi (pääopiskelija, sivuopiskelija) - pohjakoulutus - koulutusala, koulutusohjelma, saapumisryhmä - organisaatio, toimipiste - tutkinto, tutkintonimike, tutkinnon laajuus, suoritettava laajuus - koulutustyyppi (nuoret, aikuiset, ylempi amk, erikoistumisopinnot, avoin amk, kv-vaihto, maksullinen palvelutoiminta) - läsnäolotiedot, valmistumispäivä, eropäivä, eronsyy - opinto-oikeusaika, kausimaksimit, käytetyt kaudet - opintosuunnitelma ja HOPS - opintosuoritukset ja arviointi - opintojen edistyminen - todistusmerkinnät - merkintä opiskelijalle annetusta varoituksesta - opiskelijaan ja opiskeluoikeuteen (rooliin) liittyvät lisätiedot - tietojen luovutuslupa internettiin, suoramarkkinointiin, koulutusmarkkinointiin 4.2. Hakijatiedot - hakuerä ja hakijatunnus - sukunimi, etunimet, kutsumanimi, aikaisemmat nimet - henkilötunnus, syntymäpäivä, sukupuoli - yhteystiedot (asuinosoite, puhelin, sähköposti) - kotikunta, asuinkunta, kieli, koulusivistyskieli, kansalaisuus - hakukohde- ja valintatiedot 4.3. Opintotiedot - opetussuunnitelmat - opinnot (teemat, opintokokonaisuudet, opintojaksot) - opintotarjonta, opintototeutukset - henkilökohtainen opintosuunnitelma (HOPS) 4.4. Opintosuoritustiedot - suoritetut opinnot - opintojen arvioinnit - opintojen arvioijat - suorituspäivämäärät - suoritetut laajuudet - opintojen edistyminen - valmistumistilanne
3(4) 4.5. Henkilöstötiedot Opintohallintojärjestelmää käyttävän henkilöstön perustiedot. 5. Säännönmukaiset tietolähteet Hakija- ja opiskelijatiedot (4.1. ja 4.2.) - Valtakunnallisesta rekisteristä (mm. hakijatiedot, opiskelijan läsnä/poissaolotiedot) - Opiskelijan antaman ilmoituksen perusteella Opinto- ja opintosuoritustiedot (4.3.) - Haaga-Helian opiskelijapalveluista ja/tai koulutuyksiköiltä (mm. HOPS, opintosuoritustiedot) Henkilöstötiedot (4.5.) - Henkilöstopalveluiden järjestelmästä 6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset Opintohallintojärjestelmään sovelletaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (ns. julkisuuslaki 621/1999). Haaga-Helia noudattaa hyvää rekisteröintitapaa ja edellyttää, että tietojen luovutusta hakevalla on asiallinen yhteys siihen kohderyhmään, jonka tietoja pyydetää. Henkilörekisterilain mukaan tietoja saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, jota varten ne on luovutettu. Nimi- ja osoitetietojen käyttäjän tulee ilmoittaa, mistä tiedot on saatu. Rekisterin tietoja ei luovuteta EUtai ETA alueen ulkopuolelle. 6.1. Laissa määrätyissä tapauksissa opintohallintoärjestelmästä luovutetaan tietoja: - Opiskelija- ja opintosuoritus- ja tutkinnonsuoritustietoja Tilastokeskukselle (TilastoL 62/1994) - Opetusministeriön palautejärjestelmään - Opiskelija- ja opintosuoritustietoja Kansaneläkelaitokselle (OpintotukiL 65/1994 41 ). - Kansaneläkelaitokselle pyynnöstä sosiaalisten etuisuuksien myöntämisen arviointia varten - Työvoimaviranomaiselle (TyöttömyysturvaL 1290/2002) viranomaisen pyynnöstä yksittäisenä paperitulosteena. - Työttömyyskassoille kassan pyynnöstä tukea saavan opiskelijan opintojen edistymisestä ja päättymisestä. - Ulkomaalaisviranomaiselle ja poliisiviranomaiselle pyynnöstä maassa oleskeluluvan tarkistamiseen (opiskelijaksi hyväksymisilmoitus, opiskelupaikan vastaanottoilmoitus, opiskelutodistus ja opintosuoritusote). - Muussa laissa olevan perusteen nojalla - Tieteellistä tutkimusta varten. Pyytäjän on esitettävä rekisterinpitäjälle tietojen käyttötarkoitus ja tutkimuslupa sekä muut tietojen luovuttamisen edellytyksiin vaikuttavat seikat. Tarvittaessa on annettava selvitys siitä, miten tietojen suojaus on tarkoitus järjestää. 6.2. Rekisteröidyn antamalla suostumuksella opintohallintojärjestelmästä luovutetaan tietoja: - Haaga-Helian opiskelijakunnan HELGAn opiskelijakortin hankkimista ja jäsenrekisterin ylläpitoa varten (mm. opiskelijanumero, sukunimi, etunimi, saapumisryhmä, koulutusohjelma, toimipiste, yhteystiedot, läsnäolotiedot). - Haaga-Helian kirjastojärjestelmän asiakasrekisteriin. - suoramarkkinointiin, koulutusmarkkinointiin tai muuhun markkinointiin (opiskelijan nimi- ja osoitetiedot)
4(4) - Haaga-Helian alumnijärjestelmän rekisteriin Opiskelija voi muuttaa antamansa tietojenluovutusluvan ilmoittamalla siitä henkilökohtaisesti tai sähköpostitse opiskelijapalveluihin. 7. Luovutuskielto Opintohallintojärjestelmään voidaan opiskelijan pyynnöstä tallentaa tieto väestörekisterissä jo olemassa olevasta opiskelijan osoitetietojen luovutuskiellosta (ns. turvakielto). Opiskelijan tulee itse ilmoittaa kiellon olemassaolosta opiskelijapalveluihin. 8. Rekisterin suojauksen periaatteet 8.1. Tietokantaan tallennettu aineisto Opintohallintojärjestelmää käytetään verkkoympäristössä. Palvelinlaitteet on keskitetty lukittuun tilaan, johon vain ylläpitäjällä on pääsy. Verkko on suojattu ulkoapäin palomuurilla. Päästäkseen käyttämään opiskelija- ja opintotietojärjestelmää käyttäjän on ensin kirjauduttava lähiverkkoon henkilökohtaisella tunnuksella ja salasanalla ja vasta tämän jälkeen hän pääsee kirjautumaan opintohallintojärjestelmään sen käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeus järjestelmään annetaan henkilölle työtehtävissä tarvittavilla laajuuksin. 8.2. Manuaalinen aineisto Säilytetään ja suojataan siten, etteivät ulkopuoliset niitä näe ja siten, ettei niitä voida vahingossa tai laittomasti hävittää, muuttaa, luovuttaa, siirtää tai muutoin laittomasti käsitellä. Rekisteriä käyttävällä työntekijällä on oikeus nähdä vain sellaisia opiskelijaa koskevia tietoja, joita hän tarvitsee työtehtävän hoitamiseen. Henkilötietoja sisältävät asiakirjat hävitetään silppuamalla tai tietosuojajätteenä 9. Tarkastusoikeus (Henkilötietolaki 26-28 ) Opintohallintojärjestelmän rekisteriseloste on nähtävillä Haaga-Helian internet sivuilla ja Opiskelijan Mynet -sivuilla. Uudelle opiskelijalle ilmoitetaan lukukauden alussa opiskelijaksi ilmoittautumisen yhteydessä kirjallisesti (opiskelijan henkilötietolomake), että häntä koskevat nimi- ja yhteystiedot sekä hänen opintojaan koskevat tiedot on rekisteröity opintohallintojärjestelmään. Tarkastusoikeuden toteuttaminen Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat henkilötiedot rekisteristä. Pyyntö tulee tehdä henkilökohtaisesti tai omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä ja se osoitetaan rekisteriasoista vastaavalla henkilölle. Tiedot annetaan pyydettäessä kirjallisesti ja tarkastusoikeus pyritään toteutttamaan viivytyksettä, kuitenkin viimeistään kohtuullisen ajan kuluessa. Edellä manittua menettelyä noudatetaan myös, mikäli rekisteröidyn tiedoissa on virhe, joka vaatii selvittämistä ja/tai korjaamista.