Kokousta taidolla! 28.2.2012 Maritta Stoor-Lehtonen
Kokoustaito ja -tekniikka Osanottajien toiveiden ja kysymysten mukainen eteneminen
Käsitellään siis Asiakirjan rakennetta Kokouskutsu-esityslistaa Asioiden ottamista esityslistalle Esityslistan muuttamista kesken kokouksen Kokouksen palkkirakennetta Asian käsittelyn kaavaa
Kokoustaito Pelisilmää vaativaa = tilannetajua Tilannesidonnaista Tavoitteellista, tietoista; strategista toimintaa Vuorovaikutusosaamista vaativaa Kokoustekniikka hallinnassa
Materiaaleja Puheviestinnän sivusto Yleistä puheviestinnästä Kokous- ja neuvottelutaitosivut Kokoustekniikka osana kokoustaitoa (Stoor, Maritta & al.) Kielijelppi http://www.kielijelppi.fi/puheviestinta
Kokoustaito I Valmistautuminen II Itse kokoustilanne III Jälkihoito
I Valmistautuminen
Valmistautumisen merkitys Etulyöntiasema Tietää mitä tavoittelee ja mitä tekee ja miten Ennakoiminen vapauttaa toimimaan tavoitteellisesti ja tilanteenmukaisesti. Oman valmistelun välttämättömyys
Valmisteluasiakirjat (a) Pelkkä kokouskutsu ennalta (b) Kokouskutsu, jossa mukana esityslista (c) a >Erillinen esityslista vasta kokouksessa Valtakirja, jos edustaminen mahdollista Läsnäololista, ellei merkitä pöytäkirjaan Päätösasioihin liittyvät asiakirjat (sopimusluonnokset tms.)
Prosessiasiakirjat Kaikki, mitä kokouksen kulun aikana syntyy/tarvitaan Esim. välimuistiot (pj:n ja ääntenlaskijoiden muistio) Hahmotelmat äänestysjärjestyksiksi (tms.) vain käyttöön, ei arkistoida
Päätösasiakirjat Päätöspöytäkirja (kirjataan tehty päätös, ja mikäli on jouduttu äänestämään, äänestyksen tulos ääntenjakaumineen) Selostuspöytäkirja (sekamuotoinen, hybridi (harrastusyhdistykset tms. kerrotaan myös ehdotukset tärkeimpine perusteluineen) Keskustelupöytäkirja (sanatarkka kuvaus kokouksen kulusta; mm. Kirkolliskokous; eduskunta)
Asiakirjan rakenne Tunnistetiedot-osa Asiaosa Vakuudeksi-osa Kun näkee kokouskutsu-esityslistan, osaa laatia pöytäkirjan.
II Kokoustilanne
Puheenvuorot Tavanomaiset Myönnetään pyytämisjärjestyksessä Etuoikeutetut ohittavat tavanomaiset Työjärjestykseen! Repliikki! Päätökseen!
Palkit, joista kokous koostuu 1. Alkutoimet 2. Ilmoitusasiat 3. Päätösasiat 4. Muut asiat 5. Lopputoimet
1. Alkutoimet Kokouksen avaus (X= nuija) Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen X Järjestäytyminen eli kokousvirkailijoiden valinta X Puheenjohtaja X, sihteeri X, 2 ääntenlaskijaa X, 2 pöytäkirjantarkastajaa X - koko kohta X Esityslistan hyväksyminen X (Edell. kokouksen pöytäkirjan tarkistaminen)x
Laillisuus ja päätösvaltaisuus Esitellään ehdot (molemmille) Verrataan tilanteeseen (molempia) Todetaan laillisuus ja päätösvaltaisuus tai niiden puuttuminen X Koko kohta lopuksi X
Vaali - henkilövalinta Kannattamissääntö: Vaaleissa ei tarvitse, mutta saa kannattaa (, elleivät omat säännöt tai mahd. työjärjestys toisin määrää). Huom! Sen sijaan, kun päätetään asiakysymyksistä kaikkia muita paitsi pääehdotusta tulee kannattaa. Kun äänestetään, mikä äänestystapa (avoin/suljettu)? - Avoin, mikäli sitä ehdotetaan, mutta jos yksikin vaatii vaaleissa suljettua lippuäänestystä, se on suoritettava Huom. mikäli asiakysymyksessä ehdotetaan kannatetusti molempia äänestystapoja, äänestystavasta äänestetään aina avoimesti kättä nostamalla.
Asiaäänestys Ehdotuksia tulee kannattaa, jotta ne pääsisivät käsittelyyn. Poikkeus on pää- eli pohjaehdotus, jota ei tarvitse kannattaa. Vastustaminen on vain psykologista vaikuttamista, vastaehdotus eli muutosehdotus sen sijaan on eräs ehdotuslajeista.
Ehdotuslajit P = pää- eli pohjaehdotus M1 Mn = muutosehdotuksia eli vastaehdotuksia H = hylkäysehdotus L = lykkäysehdotus Ks. tark. Kokoustekniikka osana kokoustaitoa materiaalista.
Avoin/ suljettu äänestystapa Avoimessa tavassa ääni ja äänestäjä voidaan yhdistää. Suljetussa sitä ei voida tehdä.
Järjestäytyminen l. kokousvirkailijoiden valinta Yhdistyksen (tavallisessa) kokouksessa Koollekutsuja avaa, järjestäytyminen-kohdassa valitaan kokouksen pj., s., 2 ptk.-tark. ja 2 äl. Vuosikokouksessa Koollekutsuja avaa, järjestäytyminen-kohdassa valitaan kokouksen pj., s., 2 ptk.-tark. ja 2 äl. Hallituksen kokouksessa Pj. ja s. on valittu toimikaudeksi, joten tarvitaan vain ptk.- tark. ja äl. (, joilla voi olla myös kiertävä vuoro).
Esityslista Hyväksytään sellaisenaan muutettuna (lisäys: rajoitus YhL 23-24 ) Muuttaminen myöhemmin eli kesken kokouksen on mahdollista kokouksen tekemällä päätöksellä, ts. yksinkertaisella ääntenenemmistöllä vuoden 1990 jälkeen (aik. laki: yksimielisellä päätöksellä). Ehdotus tehdään tällöin työjärjestyspuheenvuorossa ja sitä pitää kannattaa.
Mahd. muita alkutoimia Jos valittu pöytäkirjantarkastamisen tapa on seuraava kokous tarkastaa, niin se voi olla tässä kohtaa alkutoimia eli esityslistan hyväksymisen jälkeen, ennen ilmoitusasioita. Tavat tarkastaa pöytäkirja ovat (1) kaksi pöytäkirjantarkastajaa, (2) seuraava kokous tarkastaa ja (3) sama kokous tarkastaa viimeisenä toimenaan.
2. Ilmoitusasiat Merkitään tiedoksi Jos syntyy keskustelua, niin se siirretään kohtaan Muut asiat. Joskus myös raportointia tässä kohdassa Ei koskaan päätöksiä!
3. Päätösasiat Esityslistan osoittamassa järjestyksessä Tärkeys- /loogisuusjärjestyksessä Taktinen järjestys
Asian käsittelyn kaava Systemaattisuus varmistaa päätöksenteon oikeellisuuden Ks. malli kokousmateriaalista
Kaava 1 5, kun yksimielisyys 1 15, kun äänestetään tai järjestetään vaali
Äänestäminen Äänestysehdotus: tapa ja järjestys; pj. voi tehdä Pj. ilmoittaa, milloin äänestys voi alkaa, on käynnissä, päättyy Tulos: äänenlaskijat ilmoittavat Pj. ilmoittaa päätöksen X, vahvistaa sen X Mahdollisuuden moittimiseen (EMP, VL) X Päättää asian käsittelyn X
Nuijan käyttö kaavassa Opettele asian käsittelyn kaavasta, milloin nuijan kopautus vaaditaan! Pääsääntö: aina kopautus kun tehdään päätös X kun siirrytään kaavan kohdasta toiseen X (keskustelun saa avata ilman kopautusta) kun päätetään esityslistan kohta X Hyväksyttäneen? Hyväksytty! X
Enemmistöt 1. Yksinkertainen enemmistö = Ehdotus saa taakseen yli puolet annetuista äänistä. 2. Suhteellinen enemmistö = Ehdotus saa taakseen suhteellisesti eniten ääniä verrattuna muihin ehdotuksiin. 3. Määräenemmistö = Voittava ehdotus saa tietyn suuruisen enemmistön (esim. ¾). HUOM! Samoin määritellään vähemmistöt!
Äänestysjärjestykset A Kollegiaalinen äj. B Parlamentaariset äj:t 1. Lyhyt 2. Yksityiskohtainen 3. Ryhmittäinen
A Kollegiaalinen äj. A = 2 B = 1 C = 3 D = 2 N = 8; voittaja C, kuit. Ei-C = 5 Perusperiaate: kaikista ehdotuksista äänestetään yhtä aikaa.
B Parlamentaariset äj:t Perusperiaate: Aina kaksi ehdotusta asetetaan vastakkain. A B Ed. v. C Ed.v. D Viimeisessä äänestyksessä voittanut tulee kokouksen päätökseksi.
Lyhyt äj. Miten niin lyhyt? Äänestys voi katketa heti lykkäämiseen (, jos L eli lykkäysehdotus on tehty) tai seuraavassa vaiheessa hylkäämiseen (, jos H tehty).
Yksityiskohtainen äj. Miten niin? Miksi suositellaan? Hylkäyksestä äänestetään viimeiseksi. On nimensä mukaisesti parlamentaarinen juuri yksityiskohtaisuudessaan.
4. Muut asiat Vähämerkityksiset Sellaiset, jotka syntyvät kokouksen kuluessa Ilmoitusasioista siirretyt Jos on epäilystä, voidaanko asiasta päättää, kannattaa siirtää asia seuraavan kokouksen esityslistalle. Huom. muista tässäkin myös yhdistyslain 23. ja 24..
5. Kokouksen lopputoimet Kokouksen päättäminen Rituaalit tms. Muista myös small-talk ennen kokouksen päättämistä (kiitokset vastuullisille, osanottajille, sidosryhmille jne.)!
Tekemällä oppii! Mukaan vain! Learning by doing.