tulostuspvm 09.12.2010 1/249 Versio Hakuehto Arkistonmuodostaja Suunnitelman tila Versio 1 Raportin otsikko Näytetään otsikot 1 Arvo KIIMINGIN KUNTA Luonnos ARKISTONMUODOSTUSSUUNNITE LMA
2/249 0 YLEISHALLINTO 00 Toiminnan suunnittelu ja kehittäminen 000 Kunnan, kuntayhtymän perustaminen ja lakkauttaminen 000.4 Perustamiseen, yhdistämiseen ja lakkauttamiseen liittyvät valmistelu Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01 Säilytysmuoto Paperi Säilytystapa Asiajärjestys Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä Arkistosihteeri 1. Toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät Kunnan ja kuntayhtymän perustamiseen, yhdistämiseen ja lakkauttamiseen liittyvät keskeiset omat valmistelu (esitykset, perustelut, kirjeenvaihto, ilmoitukset, anomukset) ovat pysyvästi säilytettäviä. Vähämerkitykselliset valmistelu oman tarpeen mukaan. Kunnan ja kuntayhtymän perustamis (perussopimus) Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Hallintojohtajan 3 vuotta Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä Toimistosihteeri, arkistosihteeri 1. Toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät
3/249 Perussopimus on kunnanvaltuuston pöytäkirjan liitteenä. Kuntien ja kuntayhtymien lakkauttamis Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Hallintojohtajan 3 vuotta Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä Toimistosihteeri, arkistosihteeri 1. Toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät Lakkauttamis ovat kunnanvaltuuston pöytäkirjan liitteenä. Kuntien ja kuntayhtymien yhdistymissopimus Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Hallintojohtajan 3 vuotta Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä Toimistosihteeri, arkistosihteeri
4/249 1. Toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät Yhdistymissopimus on kunnanvaltuuston pöytäkirjan liitteenä. 001 Strategiat, visiot, toiminnan ohjaus, laatukäsikirjat Strategiat Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001 KA158/43/01 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Hallintojohtajan 1 vuosi Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä Toimistosihteeri, arkistosihteeri 1. Toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät Strategiat ovat pöytäkirjojen liitteinä. 002 Johtosäännöt, jatkodelegoinnit Toimintasääntö Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Hallintojohtajan 1 vuosi Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä
5/249 Toimistosihteeri, arkistosihteeri 1. Toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät Toimintasääntö on pöytäkirjan liitteenä. 003 Vaakunat, logot, tunnusmerkit 003.1 Vaakuna ja logo Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01 Säilytysmuoto Paperi Säilytystapa Asiajärjestys Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä Arkistosihteeri 1. Toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät Saapunut/laadittu Vaakunasta ja logosta on sisäasiainministeriön päätös ja mallipiirros. 004 Taksat ja tariffit Taksat Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Arkistovastuuhenkilöt 1 vuosi
6/249 Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä Toimistosihteeri/ltk:n sihteeri, arkistosihteeri 1. Toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät Päätökset taksoista sisältyvät toimielinten pöytäkirjoihin. 01 Kuntalaisaloitteet 010 Kuntalaisaloitteet Kuntalaisaloitteet Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Hallintojohtajan 1 vuosi Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä Toimistosihteeri/ltk:n sihteeri, arkistosihteeri 1. Toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät Kuntalaisaloitteet ovat pöytäkirjojen liitteenä. Saapunut 014 Toimikunnat, työryhmät, projektit, hankkeet Työryhmien muistiot Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001 158/43/01 Säilytysmuoto Sähköinen Säilytystapa Aika- ja asiajärjestys Kok.säilytysaika 3 vuotta Alkuvuosi 2010 Säilytyspaikat ja -ajat Rakennukset 3 vuotta Työryhmän sihteeri
7/249 3. Muut 02 Päätöksenteko 020 Valtuustoaloitteet Valtuustoaloite Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Hallintojohtajan 1 vuosi Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä Toimistosihteeri, arkistosihteeri 1. Toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät Valtuustoaloitteet ovat pöytäkirjan liitteenä. Saapunut 021 Luottamushenkilöt, toimielimet, lautakunnat, toimikunnat 021.1 Kunnanvaltuuston pöytäkirjat Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01
8/249 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Hallintojohtajan 1 vuosi Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä 0,10 Arkistosihteeri 1. Toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät 021.2 Kunnanhallituksen pöytäkirjat Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Hallintojohtajan 1 vuosi Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä 0,20 Arkistosihteeri 1. Toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät 021.3 Tarkastuslautakunnan pöytäkirjat
9/249 Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Toimistosihteerin 1 vuosi Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä 0,05 Arkistosihteeri 1. Toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät 021.4 Keskusvaalilautakunnnan pöytäkirjat Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Hallintojohtajan 3 vuotta Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä 0,05 Arkistosihteeri 1. Toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät
10/249 021.5 Hyvinvointilautakunnan pöytäkirjat Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Toimistosihteerin 1 vuosi Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä 0,10 Lautakunnan sihteeri / arkistosihteeri 1. Toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät 021.6 Yhdyskuntalautakunnan pöytäkirjat Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Lupasihteerin 1 vuosi Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä 0,10 Lautakunnan sihteeri / arkistosihteeri 1. Toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät
11/249 021.7 Kaavoitus- ja rakennusjaoston pöytäkirjat Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Lupasihteerin 1 vuosi Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä Jaoston sihteeri / arkistosihteeri 0,05 1. Toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät 021.8 Sivistysjaoston pöytäkirjat Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Toimistosihteerin 1 vuosi Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä Jaoston sihteeri / arkistosihteeri 0,05 1. Toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät
12/249 021.9 Sosiaali- ja terveysjaoston pöytäkirjat Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Toimistosihteerin 1 vuosi Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä Osittain salainen Peruste Henkilötietolaki Dynasty asianhallintajärjestelmä Jaoston sihteeri / arkistosihteeri 0,05 1. Toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät Kyllä 50 Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 21.5.1999/621 Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 22.9.2000/812 Yksityiselämän suojaamiseksi julkisuuslain 24 :n 1 momentin 24-32 kohdassa salassa pidettäväksi säädetyn asiakirjan tai niitä vastaavan muussa laissa salassa pidettäväksi säädetyn tai muun lain nojalla salassa pidettäväksi määrätyn asiakirjan salassapitoaika on 50 vuotta sen henkilön kuolemasta, jota asiakirja koskee tai, jollei tästä ole tietoa, 100 vuotta. Muita kuin henkilöasioita koskevat pykälät ovat julkisia. 021.10 Teknisen jaoston pöytäkirjat Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Toimistosihteerin 1 vuosi Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä
13/249 0,05 Jaoston sihteeri / arkistosihteeri 1. Toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät 021.11 Palvelujohtokunnan pöytäkirjat Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Toimistosihteerin 1 vuosi Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä 0,05 Johtokunnan sihteeri / arkistosihteeri 1. Toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät 021.13 Lautakuntarekisteri Säilytysmuoto Sähköinen/Paperi Säilytystapa Aakkosjärjestys
14/249 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Toimistosihteerin Oma tarve Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä Lautakuntarekisteri Lautakuntakortisto Toimistosihteeri, arkistosihteeri Lautakuntakortisto on ATK-pohjainen, tulostetaan myös paperiversio. 021.14 Luottamushenkilörekisteri Säilytysmuoto Paperi Säilytystapa Aakkosjärjestys Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Toimistosihteerin Oma tarve Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä Luottamushenkilörekisteri Luottamushenkilökortisto Toimistosihteeri, arkistosihteeri 0,005 Osittain salainen Peruste Henkilötietolaki 1. Toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät Kyllä Henkilötietolaki (523/1999) (henkilötunnukset)
15/249 021.12 Toimikuntien pöytäkirjat Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä Arkistosihteeri 1. Toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät Otto-oikeusohje Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Hallintojohtajan Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä Voimassaoloaika Toimistosihteeri, arkistosihteeri 1. Toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät Säilytetään pysyvästi pöytäkirjan liitteenä
16/249 022 Viranhaltijat (päätökset) 022.1 Viranhaltijapäätösluettelot Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001 KA158/43/01 Säilytyspaikat ja -ajat Rakennukset 1 vuosi Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä Arkistosihteeri Viranhaltija tulostaa vuosittain luettelon päätöksistään. Viranhaltijapäätösten säilytysaika määräytyy päätöksen sisällön mukaan ks. ao tehtävä. Viranhaltijapäätös Säilytysmuoto Sähköinen/Paperi Säilytystapa Aikajärjestys Kok.säilytysaika Alkuvuosi 2010
17/249 Viranhaltijapäätökset säilytetään 2v - pysyvästi, riippuen päätöksen luonteesta. 03 Tiedottaminen 030 Sisäinen tiedottaminen 030.1 Otos intranetistä Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Toimistosihteerin 10 vuotta Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä Toimistosihteeri, arkistosihteeri 3. Muut Tiedotusohje ja -strategia Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01 Säilytysmuoto Sähköinen Säilytystapa Aikajärjestys Kok.säilytysaika Voimassaoloaika Alkuvuosi 2010 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Dynasty asianhallinta Voimassaoloaika Toimistosihteeri
18/249 031 Ulkoinen tiedottaminen Kuulutusdiaari Säilytysmuoto Sähköinen/Paperi Säilytystapa Aikajärjestys Kok.säilytysaika 10 vuotta Alkuvuosi 2010 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Väliarkisto(kv) 10 vuotta 0,03 Toimistosihteeri Säilytysaika: Päätöksiin liittyvät 10 v Valmisteluun liittyvät 2 v siitä kun asia on lopullisesti ratkaistu. Kuulutusdiaari (vieraiden kuulutukset) Kok.säilytysaika 2 vuotta Alkuvuosi 2010 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Väliarkisto(kv) 2 vuotta Toimistosihteeri 0,03 3. Muut Saapunut
19/249 Kuntatiedote Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01 Kok.säilytysaika 2 vuotta Alkuvuosi 2010 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Toimistosihteerin 2 vuotta Toimistosihteeri 0,01 Säilytetään tiedotuskansiossa 031.1 Otos kotivuilta Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Toimistosihteerin 10 vuotta Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä Toimistosihteeri, arkistosihteeri
20/249 3. Muut Kunnan on dokumentoitava kotisivunsa kehitystä ottamalla siitä pysyvään säilytykseen yksittäisiä tulosteita harkintansa mukaan. Säilytetään yhdessä kuntatiedotteen kanssa. 031.2 Toimintakertomukset Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Toimistosihteerin 3 vuotta Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä Toimistosihteeri, arkistosihteeri 3. Muut Ei tarkoita tilinpäätökseen sisältyvää toimintakertomusta 031.3 Valokuva- ja diakokoelmat Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01 Säilytysmuoto Paperi Säilytystapa Asiajärjestys Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä Arkistosihteeri
21/249 3. Muut 031.4 Historiikit Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01 Säilytysmuoto Paperi Säilytystapa Asiajärjestys Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä Arkistosihteeri 3. Muut 031.5 Kuntaesitteet Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01 Säilytysmuoto Paperi Säilytystapa Asiajärjestys Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä Palvelusihteeri, arkistosihteeri 3. Muut
22/249 Keskeiset säilytetään pysyvästi, muut oma tarve. 04 Yleiset hallintopalvelut, tukipalvelut, riskien hallinta 040, asiakirjahallinto, arkistotoimi 040.1 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ohjeet Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Arkistosihteerin 1 vuosi Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä 0,05 Arkistosihteeri 1. Toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät 040.2 Tiedonhallintasuunnitelmat Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Dynasty arkistonhallinta 1 vuosi Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä Arkistosihteeri 0,10
23/249 040.3 Arkistoluettelot, -kaavat ja kuvailut Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Arkistosihteerin 1 vuosi Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä 0,5 Arkistosihteeri 040.3 Asianhallintajärjestelmän arkistotulosteet Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01 Kok.säilytysaika Pysyvä Alkuvuosi 2007 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä
24/249 0,08 Arkistosihteeri Asianhallintajärjestelmä (Dynasty) Kyllä Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti asiankäsittelyjärjestelmissä tai asiakirjarekistereissä. Määräys ja ohje 10.6.2003 (KA 195/40/2003). 040.5 Hävitysluettelot Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Arkistosihteerin 1 vuosi Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä Arkistosihteeri 0,20 040.6 Hävittämisluvat Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01
25/249 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Arkistosihteerin 1 vuosi Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä 0,05 Arkistosihteeri 041 t, tietohallinto, tietosuoja 041.1 - ja henkilörekisteriselosteet Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001 KA158/43/01 Säilytysmuoto Paperi Säilytystapa Aika- ja asiajärjestys Kok.säilytysaika Voimassaoloaika Alkuvuosi Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä 0,02 Dynasty asianhallintajärjestelmä Arkistosihteeri
26/249 Selosteet säilytetään pysyvästi, mikäli rekisterin tai tietojärjestelmän tiedot on määrätty kokonaan tai osittain pysyvään säilytykseen. Säilytysmuoto Paperi Säilytystapa Asiajärjestys Kok.säilytysaika Voimassaoloaika Alkuvuosi Tietoturvallisuussuunnitelmat - ja ohjeet Atk-vastuuhenkilö Dynasty asianhallintajärjestelmä 1. Toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999 ja asetus 1030/1999 ja Laki sähköisestä asioinnista hallinnossa. Henkilökunnan tietoturvaohje, tietoturvapolitiikka, tietoturvapoikkeaman käsittely. 05 Yhteistyö ja suhdetoiminta 050 Seudullinen ja kansainvälinen yhteistyö Edustaminen, menettelytapaohjeet Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Hallintojohtajan 3 vuotta Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä Toimistosihteeri, arkistosihteeri 1. Toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät
27/249 Asiakirjat ovat pöytäkirjojen liitteenä 051 Edustus, vieraanvaraisuus Edustus, vieraanvaraisuus Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä 0,01 m Arkistosihteeri 06 Vaalit 060 Valtiolliset vaalit, eduskuntavaalit 060.1 Vaaliluettelot ja äänestysluettelot Valtionarkiston päätös 13.5.1994 VA S 41/94 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä Arkistosihteeri Kotiäänestyslomakkeet
28/249 Valtionarkiston päätös 41/94 ja Oikeusministeriön määräys 989/610/94 Säilytysmuoto Paperi Säilytystapa Aakkosjärjestys Kok.säilytysaika 3. Muut Hävitetään seuraavien vaalien jälkeen Hallintojohtaja Alkuvuosi 061 Presidentin vaalit 061.1 Vaaliluettelot ja äänestysluettelot Valtionarkiston päätös 13.5.1994 VA S 41/94 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Dynasty asianhallinta Pysyvä Arkistosihteeri Kotiäänestyslomakkeet Valtionarkiston päätös 41/94 ja Oikeusministeriön määräys 989/610/94 Säilytysmuoto Paperi Säilytystapa Aakkosjärjestys
29/249 Kok.säilytysaika Hävitetään seuraavien vaalien jälkeen Hallintojohtaja Alkuvuosi 062 Kunnallisvaalit 062.1 Vaaliluettelot ja äänestysluettelot Valtionarkiston päätös 13.5.1994 VA S 41/94 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä Arkistosihteeri Kok.säilytysaika Kotiäänestyslomakkeet Valtionarkiston päätös 41/94 ja Oikeusministeriön määräys 989/610/94 Säilytysmuoto Paperi Säilytystapa Aakkosjärjestys Hävitetään seuraavien vaalien jälkeen Hallintojohtaja Alkuvuosi
30/249 064 EU-vaalit 064.1 Vaaliluettelot ja äänestysluettelot Valtionarkiston päätös 13.5.1994 VA S 41/94 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä Arkistosihteeri Kok.säilytysaika Kotiäänestyslomakkeet Valtionarkiston päätös 41/94 ja Oikeusministeriön määräys 989/610/94 Säilytysmuoto Paperi Säilytystapa Aakkosjärjestys Hävitetään seuraavien vaalien jälkeen Hallintojohtaja Alkuvuosi
31/249 07 Hallinnon ja talouden tarkastus 070 Ulkoinen valvonta 070.1 Tarkastusilmoitukset Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001 KA 158/43/01 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Taloussihteerin 1 vuosi Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä Taloussihteeri / Arkistosihteeri Tilintarkastuskertomus Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001 KA 158/43/01 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Keskusarkisto Kunnanvirasto A Taloussihteerin
32/249 Taloussihteeri / Arkistosihteeri 070 Arviointi kertomus Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Taloussihteerin 1 vuosi Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä Taloussihteeri / Arkistosihteeri Tasekirjan liitteenä Saapunut 071 Sisäinen valvonta Sisäisen valvonnan ohjeet Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01 Kok.säilytysaika Voimassaoloaika+10 vuotta Alkuvuosi 2010
33/249 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Hallintojohtajan Voimassaoloaika Hallintojohtaja, arkistosihteeri 3. Muut 08 Oikeustoimiasiat 082 Muutoksenhaku, kantelut, muistutukset Kunnan vastineet Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Hallintojohtajan 3 vuotta Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä Toimistoshteeri, arkistosihteeri Kunnan antamat vastineet ja selvitykset kunnallisvalitus- ja hallintovalitusasioissa sisältyvät pöytäkirjoihin.
34/249 Oikaisuvaatimus Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Hallintojohtajan 3 vuotta Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä Toimistosihteeri, arkistosihteeri 1. Toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät Sisältyy pöytäkirjoihin Saapunut Valitusviranomaisen päätös Säilytysmuoto Sähköinen Säilytystapa Asiajärjestys Kok.säilytysaika 10 vuotta päätöksen lainvoimasta Alkuvuosi 2010 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Dynasty asianhallinta 10 vuotta päätöksen lainvoimasta Toimistosihteeri, arkistosihteeri Saapunut
35/249 083 Sopimukset Sopimukset Kok.säilytysaika Voimassaoloaika Alkuvuosi 2010 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Väliarkisto(kv) Voimassaoloaika Toimistosihteeri / Arkistovastuuhenkilö 09 Elinkeinot ja kansainvälisyys 090 EU-hankkeet 090.1 EU-hankkeen väli- ja loppuraportit Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001 KA158/43/01 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Väliarkisto(kv) 2 vuotta Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä Arkistosihteeri 090.2 Projekti-/ hanke arviointiraportit
36/249 Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001 KA158/43/01 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Väliarkisto(kv) 2 vuotta Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä Arkistosihteeri Kyllä Kok.säilytysaika Aiesopimukset Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001 KA158/43/01 10 vuotta viimeisestä maksatuksesta ohjelmakauden päättymisestä laskien Palvelujohtaja Alkuvuosi 2010 Annetut projekti-/hankeohjeet
37/249 Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001 KA158/43/01 Säilytysmuoto Paperi Säilytystapa Kok.säilytysaika 10 vuotta viimeisestä maksatuksesta ohjelmakauden päättymisestä laskien Alkuvuosi 2010 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Väliarkisto(kv) 10 vuotta viimeisestä maksatuksesta ohjelmakauden päättymisestä laskien Palvelujohtaja Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001 KA158/43/01 Säilytysmuoto Paperi Säilytystapa Asiajärjestys Kok.säilytysaika Esiselvitykset 10 vuotta viimeisestä maksatuksesta ohjelmakauden päättymisestä laskien Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Väliarkisto(kv) Alkuvuosi 2010 Palvelujohtaja
38/249 Kok.säilytysaika Esisopimukset Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001 KA158/43/01 Säilytysmuoto Paperi Säilytystapa Asiajärjestys 10 vuotta viimeisestä maksatuksesta ohjelmakauden päättymisestä laskien Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Väliarkisto(kv) Alkuvuosi 2010 Palvelujohtaja Kok.säilytysaika EU-hakemuksen projektisuunnitelma Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001 KA158/43/01 10 vuotta viimeisestä maksatuksesta ohjelmakauden päättymisestä laskien Alkuvuosi 2010 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Väliarkisto(kv) 10 vuotta viimeisestä maksatuksesta ohjelmakauden päättymisestä laskien Palvelujohtaja
39/249 Kok.säilytysaika Hakulomakkeet liitteineen Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001 KA158/43/01 10 vuotta viimeisestä maksatuksesta ohjelmakauden päättymisestä laskien Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Väliarkisto(kv) Alkuvuosi 2010 Palvelujohtaja Hylätyt hakemukset Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001 KA158/43/01 Kok.säilytysaika 10 vuotta viimeisestä maksatuksesta ohjelmakauden päättymisestä laskien Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Väliarkisto(kv) Alkuvuosi 2010 Palvelujohtaja
40/249 Kok.säilytysaika Jatkohakemus liitteineen Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001 KA158/43/01 10 vuotta viimeisestä maksatuksesta ohjelmakauden päättymisestä laskien Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Väliarkisto(kv) Alkuvuosi 2010 Palvelujohtaja Kok.säilytysaika Muiden osallistujien osallistumis- ja rahoituspäätökset Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001 KA158/43/01 Säilytysmuoto Paperi Säilytystapa Asiajärjestys 10 vuotta viimeisestä maksatuksesta ohjelmakauden päättymisestä laskien Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Väliarkisto(kv) Alkuvuosi 2010
41/249 Palvelujohtaja Kok.säilytysaika Ohjausryhmän Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001 KA158/43/01 Säilytysmuoto Paperi Säilytystapa Aika- ja asiajärjestys 10 vuotta viimeisestä maksatuksesta ohjelmakauden päättymisestä laskien Alkuvuosi 2010 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Väliarkisto(kv) 10 vuotta viimeisestä maksatuksesta ohjelmakauden päättymisestä laskien Palvelujohtaja Ohjelmat
42/249 Säilytysmuoto Paperi Säilytystapa Asiajärjestys Kok.säilytysaika Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001 KA158/43/01 10 vuotta viimeisestä maksatuksesta ohjelmakauden päättymisestä laskien Alkuvuosi 2010 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Väliarkisto(kv) 10 vuotta viimeisestä maksatuksesta ohjelmakauden päättymisestä laskien Palvelujohtaja Kok.säilytysaika Projekti-/hankesopimukset Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001 KA158/43/01 10 vuotta viimeisestä maksatuksesta ohjelmakauden päättymisestä laskien Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Väliarkisto(kv) Alkuvuosi 2010 Palvelujohtaja
43/249 Kok.säilytysaika Rahoittajan päätökset ja ohjeistukset Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001 KA158/43/01 10 vuotta viimeisestä maksatuksesta ohjelmakauden päättymisestä laskien Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Väliarkisto(kv) Alkuvuosi 2010 Palvelujohtaja Kok.säilytysaika Seuranta-, välitilitys- ja lopputilitys Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001 KA158/43/01 10 vuotta viimeisestä maksatuksesta ohjelmakauden päättymisestä laskien Alkuvuosi 2010 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Väliarkisto(kv) 10 vuotta viimeisestä maksatuksesta ohjelmakauden päättymisestä laskien Palvelujohtaja
44/249 Tarkastuslausunnot Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001 KA158/43/01 Säilytysmuoto Paperi Säilytystapa Aika- ja asiajärjestys Kok.säilytysaika 10 vuotta viimeisestä maksatuksesta ohjelmakauden päättymisestä laskien Alkuvuosi 2010 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Väliarkisto(kv) 10 vuotta viimeisestä maksatuksesta Palvelujohtaja Projektipäällikkö (tai vastaava) vastaa projektin määräajan säilytettävän aineiston arkistoimisesta ja siirrosta kunnanviraston väliarkistoon sekä pysyvästi säilytettävien asiakirjojen luovuttamisesta keskusarkistoon. Projektin päätyttyä määräajan säilytettävistä asiakirjoista vastaa ko. palvelujohtaja. Kok.säilytysaika Tarkistettu projekti- / hankesuunnitelma Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001 KA158/43/01 10 vuotta viimeisestä maksatuksesta ohjelmakauden päättymisestä laskien Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Väliarkisto(kv) Alkuvuosi 2010
45/249 094 Muut yrityspalvelut Muut yrityspalvelut Kok.säilytysaika voimassaoloaika + 5 vuotta Alkuvuosi 2010 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Väliarkisto(kv) voimassaoloaika + 5 vuotta 0,03 Palvelusihteeri Kyllä Saapunut/laadittu 013 Lähidemokratia, asukastuvat, asukasyhdistykset Avustushakemukset liitteineen Säilytysmuoto Sähköinen Säilytystapa Aika- ja asiajärjestys Kok.säilytysaika 10 vuotta Alkuvuosi 2010 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A eoffice Kunnanvirasto A Dynasty asianhallinta 10 vuotta Kirjanpitäjä Dynasty asianhallintajärjestelmä 3. Muut Saapunut
46/249 Avustushakemukset kirjataan asianhallintajärjestelmään ja ovat skannattuina sähköisen laskun liitteenä. 1 HENKILÖSTÖASIAT 10 Henkilöstöpolitiikka ja henkilöstöhallinnon ohjeistot 100 Suunnittelu ja kehittäminen 100.1 Henkilöstöstrategia Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Henkilöstösihteerin Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä Voimassaoloaika 0,01 Arkistovastaava / arkistosihteeri 1. Toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät 11 Rekrytointi 110 Vakanssin perustaminen, lakkauttaminen ja muuttaminen Vakanssin perustamispäätös Pysyvästi säilytettävät kunnalliset tuki- ja ylläpitotehtävien 3.9.2001 (KA 158/43/01). Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Hallintojohtajan 3 vuotta
47/249 Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä Toimistosihteeri/ltk:n sihteeri, arkistosihteeri 1. Toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät Vakanssien perustamispäätökset sisältyvät pöytäkirjoihin Vakanssin lakkauttaminen Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Hallintojohtajan 3 vuotta Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä Toimistosihteeri/ltk:n sihteeri, arkistosihteeri 1. Toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät Vakanssien perustamispäätökset sisältyvät pöytäkirjoihin 111 Vakanssin täyttäminen Hakuilmoitus Pysyvästi säilytettävät kunnalliset tuki- ja ylläpitotehtävien 3.9.2001 (KA 158/43/01).
48/249 Säilytysmuoto Sähköinen Säilytystapa Sähköinen Kok.säilytysaika 2 vuotta Alkuvuosi 2010 Arkistovastuuhenkilöt 3. Muut Säilytetään asianhallintajärjestelmässä. 111.1 Hakemukset Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01 Säilytysmuoto Paperi Säilytystapa Aakkosjärjestys Säilytyspaikat ja -ajat Rakennukset Arkistovastuuhenkilön Kunnanvirasto A Henkilöstöasioiden toimisto 2 vuotta Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä Virka/työsuhteen ajan 0,10 50 Arkistovastuuhenkilö, henkilöstöpalvelut, arkistosihteeri Osittain salainen Peruste Henkilötietolaki Kyllä Saapunut Valitun henkilön hakemus pysyvästi henkilöaktissa. Ei valitut 2 vuotta. Asiantuntijalausunnot
49/249 Pysyvästi säilytettävät kunnalliset tuki- ja ylläpitotehtävien 3.9.2001 (KA 158/43/01). Säilytysmuoto Sähköinen/Paperi Säilytystapa Asiajärjestys Kok.säilytysaika 10 vuotta Alkuvuosi 2010 Säilytyspaikat ja -ajat Rakennukset Arkistovastuuhenkilön 10 vuotta Arkistovastuuhenkilöt Salainen Peruste Henkilötietolaki 3. Muut Kyllä Testitulokset/lausunnot yms. 111.2 Valintapäätökset Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01 Säilytysmuoto Sähköinen/Paperi Säilytystapa Aakkosjärjestys Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Henkilöstöasioiden toimisto Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä Virka/työsuhteen ajan 0,05 Palkkasihteerit 1. Toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät Valintapäätös pysyvästi henkilöaktissa ja valinnan suorittaneen toimielimen/viranhaltijanpäätöksessä.
50/249 Oikaisuvaatimukset Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01 Säilytysmuoto Paperi Säilytystapa Aakkosjärjestys Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Hallintojohtajan 1 vuosi Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä Toimistosihteeri, arkistosihteeri 0,05 1. Toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät Saapunut Pysyvästi henkilöaktissa ja valinnan suorittaneen toimielimen pöytäkirjassa. Päätös oikaisuvaatimuksesta Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Hallintojohtajan 3 vuotta Kunnanvirasto A Keskusarkisto Pysyvä 0,05 Henkilöstöpalvelut, arkistosihteeri 1. Toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät
51/249 Päätös oikaisuvaatimuksesta säilytetään pysyvästi valinnan suorittaneen toimielimen pöytäkirjassa. 112 Palvelusuhteen alkaminen ja jatkuminen Viran vastaanottoilmoitus Säilytysmuoto Sähköinen Säilytystapa Aakkosjärjestys Kok.säilytysaika 2 vuotta Alkuvuosi 2010 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Dynasty asianhallinta 2 vuotta 0,05 3. Muut Kok.säilytysaika Lääkärintodistus / rikosrekisteriote Säilytysmuoto Paperi Säilytystapa Aakkosjärjestys Hävitetään päätöksen tultua lainvoimaiseksi Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Henkilöstöasioiden toimisto Alkuvuosi 2010 Hävitetään päätöksen tultua lainvoimaiseksi Arkistosihteeri 0,05 Salainen Peruste Henkilötietolaki 3. Muut Kyllä
52/249 Määräyskirja / työsopimus Säilytysmuoto Sähköinen/Paperi Säilytystapa Aakkosjärjestys Kok.säilytysaika 2 vuotta Alkuvuosi 2010 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Henkilöstöasioiden toimisto 10 vuotta palvelussuhteen päättymisestä Henkilöstöpalvelut 0,05 Osittain salainen Peruste Henkilötietolaki Henkilöstöhallinnon järjestelmä (Pegasos) Kyllä Henkilöstöhallinnon järjestelmä (Pegasos) Säilytetään pysyvästi henkilöaktissa, mikäli palvelussuhteen alkamisesta ei ole muuta päätöstä. 113 Palvelusuhteen päättyminen ja irtisanoutuminen/irtisanominen Kok.säilytysaika Eroanomus/irtisanoutumisilmoitus Säilytysmuoto Sähköinen Säilytystapa Aakkosjärjestys Hävitetään päätöksen tultua lainvoimaiseksi Alkuvuosi 2010 Säilytyspaikat ja -ajat Kunnanvirasto A Dynasty asianhallinta Hävitetään päätöksen tultua lainvoimaiseksi 0,05 3. Muut Saapunut