ISER Tietohallintoryhmän esiselvitys jatkosuunnittelua varten

ISER Tietohallintoryhmän esiselvitys jatkosuunnittelua varten 28.9.2011 Ari Pätsi, ISSHP Antti Kaipainen, ISSHP Tanja Matikainen ISSHP Martti Kansanen, PSSHP Vesa Lötjönen PSSHP Jukka Simola PSSHP Pasi Markkanen ISTEKKI Merja Ikäheimonen, ESSHP Jarmo Tiainen, ESSHP Jouni Sivonen, PKSSK Seppo Soininen PTTK Matti Hakomäki, PTTK

Sisällysluettelo 1. JOHDANTO... 2 2. PERUSTIETOTEKNIIKKA... 2 2.1 TOIMIKORTTI... 3 2.2 KÄYTTÄJÄHAKEMISTO ELI AD (ACTIVE DIRECTORY)... 4 2.3 KERTAKIRJAUTUMINEN ELI SSO (SINGLE SIGN ON)... 5 2.4 PALVELIMET JA TIETOVARASTOT... 6 2.5 TYÖASEMAYMPÄRISTÖT... 7 2.6 ALUETIETOVERKOT... 10 2.7 LÄHIVERKKO (LAN)... 11 2.8 LANGATON LÄHIVERKKO (WLAN)... 11 2.9 KÄYTTÖTUKI JA LÄHITUKIPALVELUT... 12 2.10 UNIFIED COMMUNICATIONS YHDISTETTY VIESTINTÄ... 13 2.11 TIETOTURVA... 14 2.12 MOBIILIKÄYTTÖ... 15 2.13 PALVELUVÄYLÄRATKAISU... 16 3. SÄHKÖPOSTI...17 4. POTILASTIETOJÄRJESTELMÄT...18 4.1 SIIRTYMÄVAIHE... 19 4.2 RADIOLOGIA... 20 4.2.1 Muu kuvantaminen ja biosignaalit... 22 4.3 ENSIHOIDON TIETOJÄRJESTELMÄT... 22 5. KLIINISET JÄRJESTELMÄT...23 5.1 DOKUMENTOIVAT SOVELLUKSET... 24 5.2 VALVONTASOVELLUKSET... 26 5.3 DIALYYSI... 27 6. HENKILÖSTÖHALLINTO...27 6.1 REKRYTOINTI... 28 7. TALOUSHALLINTO...29 8. ASIA- JA DOKUMENTTIENHALLINTA...29 8.1 ASIANHALLINTAJÄRJESTELMÄ... 30 8.2 DOKUMENTTIENHALLINTAJÄRJESTELMÄ... 31 9. MATERIAALIHALLINTO...32 10. APTEEKKI...33 11. JOHTAMIS- JA SEURANTAJÄRJESTELMÄ...33 11.1 SIIRTYMÄVAIHEEN RATKAISU... 35 12. INTRANET JA INTERNET...35 13. SÄHKÖISET PALVELUT...36 14. ICT- LAADUNHALLINTA...38 15. HANKEHALLINTA...39

16. TIETOHALLINNON ORGANISOINTI...39 17. TIETOJOHTAMINEN...40 18. JOHTOPÄÄTÖKSET...40 19. LIITTEET...42

Itä-Suomen Sairaanhoito- piiri (ISER) KUVAILULEHTI Julkaisun päivämäärä 28.9.2011 Tekijät (kuntatoimija, puheenjohtaja, sihteeri) Ari Pätsi, ISSHP Antti Kaipainen, ISSHP Tanja Matikainen ISSHP Martti Kansanen, PSSHP Vesa Lötjönen PSSHP Jukka Simola PSSHP Pasi Markkanen ISTEKKI Merja Ikäheimonen, ESSHP Jarmo Tiainen, ESSHP Jouni Sivonen, PKSSK Seppo Soininen PTTK Matti Hakomäki, PTTK Toimeksiantaja ISER ohjausryhmä Julkaisun laji Esiselvitys Julkaisun ISER Tietohallintoryhmän esiselvitys jatkosuunnittelua varten Julkaisun osat Tämä dokumentti, ISER Tietohallintoryhmän järjestelmäkartoituksen yhteenveto 24.8.2011 Tiivistelmä Tietohallintoryhmä hyväksyi 24.8.2011 tietojärjestelmäkartoituksen pohjatyöksi ohjausryhmälle toimitettavaan esiselvitykseen, jossa kartoitetaan perusperiaatteita, kuinka ISER:n alueella tulisi tietojärjestelmät olla organisoitu toiminnan aloittamista varten. Samalla tulee selvittää aikatauluja ja siirtymävaiheen ratkaisuja kaikista keskeisistä järjestelmistä. Tässä selvityksessä on kuvattu em. asiat osajärjestelmäkohtaisesti, kuitenkaan menemättä syvällisiin teknisiin ratkaisuihin, jotka on tarkoitus suunnitella seuraavassa vaiheessa. Selvityksen perusteena on ollut huomioida ne palvelukokonaisuudet, jotka tällä hetkellä kussakin piirissä on olemassa, olettaen, että tuleva organisaatiomalli perustuu jonkinlaiseen liikelaitosmallin. Esiselvityksessä ei ole myöskään menty syvällisemmin sairaanhoitopiirien käytössä oleviin yksittäisiin satoihin järjestelmiin. Lisäksi tässä selvityksessä on lähdetty toimeksiannon mukaisesti kartoittamaan vain nykyisten sairaanhoitopiirien toimintaan liittyvien tietojärjestelmien perusteita sekä olemassa olevien sidosryhmien integraatiotarpeita ja niiden perusteita. Sidosryhmien järjestelmien määritys ei sisälly tähän selvitykseen. Avainsanat (asiasanat) ISER, Tietohallinto, tietotekniikka, strategia, esiselvitys Kokonaissivumäärä Kansilehti + kuvailulehti + sisällysluettelo + 42 sivua Jakaja ISER tietohallintoryhmä Kieli suomi Luottamuksellisuus julkinen

2 1. Johdanto Itä-Suomen kunnissa on nähty tarpeelliseksi selvittää neljän sairaanhoitopiirin yhdistäminen yhdeksi liikelaitospohjaiseksi organisaatioksi. Yhdistymistä on suunniteltu Pohjois-Savon sairaanhoitopiirin (PSSHP), Etelä-Savon sairaanhoitopiirin (ESSHP), Itä-Savon sairaanhoitopiirin (ISSHP) ja Pohjois-Karjalan sairaanhoito- ja sosiaalipalvelujen kuntayhtymän (PKSSK) kanssa. Osana tätä yhdistymistä tulee yhteen sovittaa ja yhdistää eri sairaanhoitopiirien tietojärjestelmät sekä niihin liittyvät toiminnalliset prosessit, joiden tulee perustua ISER:n yhteiseen strategiaan. Tietohallinnon osalta tehtävää suorittamaan perustettiin erillinen tietohallintoryhmä, jolle annettiin tehtäväksi ensivaiheessa kartoittaa eri sairaanhoitopiirien käytössä olevat tietojärjestelmät ja - verkkoratkaisut ja eri tietojärjestelmien välisen tiedonsiirron toteuttamiseen sekä mahdollisuudet yhdistää tietojärjestelmät. Tietohallintoryhmä hyväksyi 24.8.2011 tietojärjestelmäkartoituksen pohjatyöksi ohjausryhmälle toimitettavaan esiselvitykseen, jossa kartoitetaan perusperiaatteita, kuinka ISER:n alueella tulisi tietojärjestelmät olla organisoitu toiminnan aloittamista varten. Samalla tulee selvittää aikatauluja ja siirtymävaiheen ratkaisuja kaikista keskeisistä järjestelmistä. Tässä selvityksessä on kuvattu em. asiat osajärjestelmäkohtaisesti, kuitenkaan menemättä syvällisiin teknisiin ratkaisuihin, jotka on tarkoitus suunnitella seuraavassa vaiheessa. Selvityksen perusteena on ollut huomioida ne palvelukokonaisuudet, jotka tällä hetkellä kussakin piirissä on olemassa, olettaen, että tuleva organisaatiomalli perustuu jonkinlaiseen liikelaitosmallin. Esiselvityksessä ei ole myöskään menty syvällisemmin sairaanhoitopiirien käytössä oleviin yksittäisiin satoihin järjestelmiin. Lisäksi tässä selvityksessä on lähdetty toimeksiannon mukaisesti kartoittamaan vain nykyisten sairaanhoitopiirien toimintaan liittyvien tietojärjestelmien perusteita sekä olemassa olevien sidosryhmien integraatiotarpeita ja niiden perusteita. Sidosryhmien järjestelmien määritys ei sisälly tähän selvitykseen. 2. Perustietotekniikka ISER:n toiminnan alkaessa tulee työasemien toiminta olla vakioitu siten, että työntekijällä on mahdollisuus käyttää roolinsa mukaisesti samoja palveluja toimipisteestä riippumatta. Lisäksi VRK toimikortin käyttö kertakirjautumisessa ja henkilön vahvan tunnistamisen suorittamiseksi ovat asioita, jotka tulee olla käytössä heti ISER:n käynnistysvaiheessa. Itä-Suomen sairaanhoitopiirin perustietotekniikan toimivuus on erittäin keskeinen asia koko sairaanhoitopiirin toiminnan kannalta. Ilman toimivaa ja tietoturvallista perustietotekniikkaa ei voi ajatella toimivaa potilashuoltojärjestelmää, talous- ja henkilöstöhallintoa, ateriahuoltoa, kotihoitoa,

3 tukipalveluja, jne. Perustietotekniikan toimivuudella varmistetaan myös tietojen säilyminen ja saatavuus maantieteellisesti kaukana sijaitsevista toimipisteistä huolimatta. Perustietotekniikka on tällä hetkellä eri sairaanhoitopiireillä eritasoista vaikkakin suurimmat perusasiat ovat kaikilla hoidettu kiitettävästi. Eroa on esimerkiksi käyttäjien kirjautumiskäytännöissä ja työasemien toimintamallissa. ISER:n toiminnan alkaessa tulee perustietotekniikan kehittämisen periaatteena olla mahdollisimman pitkälle yhtenäistetty ja vakioitu toimintamalli. Ennen tätä on alueella suoritettava huomattava määrä itse tekniikan hankintaa, dokumentointia, tietojen siirtoa ja konvertointia. Hankintoja joudutaan tekemään mm. palvelimien, tietovarastojen, käyttäjän päätteiden ja tietoverkkojen osalta. Käytännössä siirtymäjakso monessa asiassa on 1-3 vuotta, mutta on asioita, jotka on syytä saattaa valmiiksi jo vuonna 2013 ennen ISER:n toiminnan aloittamista. Perustietotekniikan yhtenäistämisessä hyvänä lähtökohtana on käyttäjien toimenkuvien ja roolien mukaisten tietoteknisten palveluiden yhtenäistäminen. Tällöin kyseeseen tulevat seuraavat ratkaisut: 1. Vahva tunnistautuminen, toimikortit 2. Käyttäjähakemisto AD (Active Directory) 3. Kertakirjautuminen SSO (Single Sign On) 4. Roolitukset 2.1 Toimikortti Koko ISER -organisaatiossa tulee Väestörekisterikeskuksen (VRK) toimikortit olla käytössä viimeistään 1.1.2014. Yhteisellä toimikortilla saavutetaan heti huomattavia etuja henkilökunnan tietojärjestelmien käytössä, käytettävyydessä, tunnistautumisessa ja kulunvalvonnassa. Jokaisen sairaanhoitopiirin tulisi huolehtia siitä, että korttien jako suoritetaan vuoden 2013 aikana. Terveydenhuollon ammattilaisille sekä terveydenhuollon piirissä työskenteleville muille henkilöille ollaan sähköisen reseptin (e-resepti) käyttöönoton myötä ottamassa käyttöön Väestörekisterikeskuksen (VRK) toimittamia ja varmentamia toimikortteja. Kortit tulevat ensimmäisenä käyttöön valtakunnallisesti niille henkilöille, jotka ovat tekemisessä sähköisen reseptin kanssa. Korttien jako ulottuu kuitenkin lähivuosina yhtenäisen käytännön luomiseksi myös muihin terveydenhuollon henkilöihin ja ISER:iä perustettaessa tulee ottaa heti tavoitteeksi, että VRK:n toimikortit ovat kaikilla, myös hallinnolla ja tukipalveluilla, käytössä 1.1.2014, jolloin ISER aloittaa toiminnan. Yhteisellä toimikortilla saavutetaan heti huomattavia etuja henkilökunnan tietojärjestelmien käytössä, käytettävyydessä, tunnistautumisessa ja kulunvalvonnassa. VRK:n kortit tulevat joka tapauksessa käyttöön koko valtakunnassa lähivuosina ja ISER:n osalta tulee

4 huolehtia siitä, että korttien jako suoritetaan vuoden 2013 aikana ja siihen varataan joka sairaanhoitopiirissä riittävät resurssit. Käytännössä jokaiseen sairaanhoitopiiriin tulee perustaa oma RA-piste, jossa tunnistautuminen tapahtuu ja kortit tilataan ja luovutetaan (RA Registration Authority). 2.2 Käyttäjähakemisto eli AD (Active Directory) Yhteinen AD (verkkoalue) tulee ottaa käyttöön heti 1.1.2014. Se mahdollistaa keskitetyn resurssien jakamisen käyttäjille ja sovelluksille sekä tarjoaa tavan nimetä, kuvata, paikallistaa, hallita ja suojata käytössä olevia verkon resursseja. Käytännössä AD on käyttäjätietokanta ja hakemistopalvelu, jonka perusteella jokainen saa oman roolinsa mukaiset käyttöoikeudet eri sovelluksiin ja ohjelmistoihin Kun kaikilla sairaanhoitopiireillä on yhtenäinen toimikorttikäytäntö käytössä, on mahdollista tämän pohjalta myös määritellä käyttäjien työtehtävien mukaiset käyttöoikeudet eri järjestelmiin. Tällöin kyseeseen tulee ns. AD käyttö, joka sisältää tietoa käyttäjistä, tietokoneista ja verkon resursseista. Se mahdollistaa keskitetyn resurssien jakamisen käyttäjille ja sovelluksille sekä tarjoaa tavan nimetä, kuvata, paikallistaa, hallita ja suojata käytössä olevia verkon resursseja. Käytännössä AD on käyttäjätietokanta ja hakemistopalvelu, jonka perusteella jokainen saa oman roolinsa mukaiset käyttöoikeudet eri sovelluksiin ja ohjelmistoihin. ISER:n yhteiseen AD:n perustamiseen on ryhdyttävä mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, koska käyttäjien ja AD yhteensopivien koneiden luominen vie aikaa. Koska AD:n käyttö vaikuttaa moniin mm. ohjelmien käyttöoikeuksiin, tulevat kaikki ISER:n piirissä olevat koneet liittää kerralla AD hakemistopalveluun. AD:n toiminnan kannalta tässä vaiheessa nähdään parhaaksi hajautettu palvelinratkaisu. Tällä saavutetaan nopeampi ja vikasietoisempi toiminnallisuus joka näkyy käyttäjälle parempana käytettävyytenä. Kuten toimikortit niin myös yhteinen AD tulee ottaa käyttöön heti 1.1.2014 alkaen, jotta henkilökunnalla on samat mahdollisuudet käyttää ISER:n laitteita ja järjestelmiä paikkakunnasta riippumatta. Erityisesti tämä koskee liikkuvaa henkilökuntaa.

5 2.3 Kertakirjautuminen eli SSO (Single Sign On) Kertakirjautuminen on menetelmä, jossa pääsy useisiin sovelluksiin yms. toteutetaan yhdellä käyttäjän PIN numerolla. Kertakirjautumisella vältetään toistuvat tunnistamiset ja näin ollen sujuvoitetaan käyttäjien liikkumista eri sovellusten välillä ja käytössä. Toimikortin, AD:n ja kertakirjautumisen yhteiskäytöllä saadaan heti toiminnan alussa kustannustehokas, tietoturvallinen ja käyttäjäystävällinen toimintaympäristö koko ISER:n henkilöstölle, josta syystä kertakirjautuminen tulee ottaa käyttöön vaiheittain ensimmäisten kahden vuoden kuluessa. Kertakirjautuminen on menetelmä, jossa pääsy useisiin palveluihin toteutetaan yhdellä käyttäjän tunnistamisella. Kertakirjautumisella vältetään toistuvat tunnistamiset ja näin ollen sujuvoitetaan useiden, samaa käyttäjätunnuskantaa hyödyntävien palveluiden käyttöä. Käytännössä toimikortin, AD:n ja kertakirjautumisen avulla vahvasti todennetaan henkilön oikeus päästä järjestelmiin. SSO tulee integroida käyttöoikeuksien hallinnan osalta IDM järjestelmään sen tuotanto käyttöönoton yhteydessä (Kuva 1). SSO- ratkaisulla saavutetaan mm. seuraavia etuja: Toiminnan tehostuminen Vakioitu työpöytänäkymä missä tahansa työasemalla, Työntekijällä samat palvelut olipa missä päin aluetta tahansa Nopea käyttäjänvaihto yhteiskäyttökoneilla Järjestelmien käyttömukavuus kasvaa Tietoturva Mahdollistaa vahvan tunnistautumisen toimikortin avulla Tietoturvapolitiikan mukaiset salasanakäytännöt Kirjautumistapahtumien lokitietojen kerääminen Roolipohjainen käyttöoikeushallinta sekä integraatio IDM järjestelmään Kustannussäästöt Ohjelmien avaaminen nopeampaa jolloin säästyy työaikaa Vähemmän salasanoja unohdettavana, jolloin salasanojen uusimiseen kohdistuvat Helpdesk kulut laskevat Vakioidun työaseman / työpöytäympäristön ylläpito helpompaa

6 Käyttäjätunnusten ja kirjautumisen hallinnan prosessi 4 Ohjelmistot 1 Loppukäyttäjä Käyttäjän ohjelmavalikossa näkyvät vain ne ohjelmistot joihin hänellä on käyttöoikeus ADkäyttöoikeusryhmien mukaisesti. Kirjautuminen ko. ohjelmistoihin tapahtuu automaattisesti SSOjärjestelmän kautta ilman erillisiä käyttäjätunnus/salasanakyselyjä 2 Liikenne kryptattu Identity Management (IDM) 3 Tarkistetaan että käyttäjä löytyy Ad:sta sekä käyttäjälle määritetyt käyttäjäryhmät Single Sign On (SSO) Kirjautuminen toimikortilla työasemalle tai virtuaalipäätteelle Revokointilistat ajastetusti VRK -hakemistoista Active Directory (AD) LDAP / X500 VRK Kuva 1. Kertakirjautuminen SSO järjestelmä tulee nähdä yhtenä osana uusia ISER -työasemapalveluita jonka takia järjestelmän suunnittelu on tehtävä ennen vuotta 2014 ja käyttöönotto vaiheittain vuosien 2014-2015 aikana. Suunnittelussa tulee käyttää tarpeellisen substanssin omaavia asiantuntijoita eri sairaanhoitopiireistä ja tukeutua tarvittaessa hyväksi todettuihin ratkaisuihin. 2.4 Palvelimet ja tietovarastot Palvelimet ja niihin liittyvien palveluiden ylläpito tulisi jakaa eri sairaanhoitopiireihin hyödyntäen ko. paikkakuntien erikoisosaamista. Kriittiset palvelimet ja tietovarastot tulee olla vähintään kahdennettuja ja olla sijoitettuna eri paikkakunnille. Palvelimien toiminnasta tulee saada myös säännöllinen käytettävyysraportti. Palvelinten uudelleen ryhmittely ISRER alueelle tehdään yhdessä uusien järjestelmäkäytötönottojen kanssa toimintavuosien kuluessa Palvelimet ovat käytännössä tehokkaita tietokoneita, joilla suoritetaan pääosa sairaanhoitopiirien tietojenkäsittelystä. Palvelimiin läheisesti liittyvät tietovarastot ja sähköiset arkistot ovat korkean tietoturvan kohteita terveydenhuollossa ja nämä kaksi yhdessä luovat edellytykset toiminnalle koko ISER:n alueella. Palvelimet ja niihin liittyvien palveluiden ylläpito tulisi jakaa eri sairaanhoitopiireihin hyödyntäen ko. paikkakuntien erikoisosaamista. Kriittiset palvelimet ja tietovarastot tulee olla vähintään kahdennettuja ja olla sijoitettuna eri paikkakunnille.

7 Palvelinteknologiassa tulee hyödyntää viimeisintä tekniikkaa ja korkeaa automaatiota. Palvelinympäristön toteutuksessa tulee myös kiinnittää huomiota korkeaan käytettävyyteen, virtuaalisointiteknologioiden tuomiin säästöihin ja etuihin, yleisiin tietosuojavaatimuksiin ja standardinmukaisuuteen. Palvelimiin ja tietovarastoihin liittyvien konesalien tulisi täyttää ISO- 27001 vaatimukset. Palvelimien ja tietovarastojen ylläpito ja valvonta on toteutettava 24/7/365 periaatteella ja varmuuskopiointeihin tiedon suojaamiseen ja tietojen nopeaan palauttamiseen tulee kiinnittää erityistä huomiota. Toiminnan jatkuvuuden turvaamiseksi tulee huomioida erilaiset poikkeustilanteet sekä olosuhteet ja niistä aiheutuvien haittojen ennaltaehkäisy. Lisäksi palvelinjärjestelmientoiminnasta ja käytettävyydestä tulee luoda ISER:n tietohallinnolle säännöllisin väliajoin SLA (Service Level Agreement) käytettävyysraportti, jolla mahdolliset poikkeamat voidaan havaita ja nähdä toiminnan trendi. Myös elinkaaren hallintaan sekä muutoshallintaan on luotava erillinen prosessi. Valmisteluvaiheessa tulee linjata myös organisaatioiden nykyisten palvelinympäristöjen elinkaari ja niiden siirto ISER:n mukaiseen ylläpitoon, joka riippuu mm. niistä kustannuksista, jotka järjestelmän siirto aiheuttaisi ja siitä kuinka pitkä on vanhojen järjestelmien elinkaari. 2.5 Työasemaympäristöt Työasemat tulee vakioida koko ISER organisaatiossa. Vakioinnilla saavutetaan päätelaiteriippumaton käyttäjäympäristö, jolloin käyttäjällä on aina roolinsa mukainen käyttöympäristö toimipisteestä riippumatta. Lisäksi tuhansien työasemien ylläpito helpottuu huomattavasti, kun kaikki työasemat on vakioitu. Työasemien vakioinnissa tulee hyödyntää mahdollisimman laajasti virtuaalisointimahdollisuuksia ja jokaisen työaseman vaihdon yhteydessä tulee erikseen tutkia mahdollisuus sen korvaamisesta virtuaalipäätteellä. Työasemainfrastruktuuri koostuu käyttäjän päätelaitteesta sekä siihen liittyvistä ohjelmistoista. Yhteisen työasemainfrastruktuurin rakentamisessa tulee käyttää vakioitua toimintaympäristöä, joissa työaseman tai päätteen toiminnallisuus, tietoturvataso ja elinkaari ovat samanlaiset olinpaikasta riippumatta. Vakioinnista saatavia hyötyjä: - Helpottaa työntekijöiden liikkumista koska käyttöympäristö on samanlainen kaikkialla - Mahdollistaa yhteisten palveluiden käyttöönoton - Helpottaa yhteisten palveluiden ylläpitoa - Mahdollistaa roolikohtaiset palvelut ja kertakirjautumisen

8 - Parantaa tietoturvatasoa - Työasemien elinkaaren hallinta, vikaantuneen laitteen nopea vaihto - Lisää kustannustehokkuutta - Vähentää käyttäjien ongelmatilanteita Vakioinnin on ulotuttava kaikkiin työasemaympäristön vaiheisiin, kuten hankintaan, ylläpitoon, päivityksiin, korjauksiin ja elinkaareen. Vakiointiprosessi tulee ulottaa myös palvelinympäristöön soveltuvilta osin. Nykyisten työasemien arvioidut määrät ISER:n alueella on esitetty alla olevassa taulukossa: Organisaatio Työasemat / päätteet ESSHP ~1200 ISSHP ~1300 PKSSK ~2000 PSSHP ~3000 Yhteensä ~7500 Taulukko 1. Työasemamäärät organisaatioittain Työasemien käyttöympäristö on melko yhtenäinen eri sairaanhoitopiireissä. Käyttöjärjestelmänä työasemissa on tyypillisesti Windows XP tai Windows 7, mutta käytössä on pieni määrä myös muita käyttöjärjestelmiä erityisesti tutkimuslaitteistokäytössä. Työasemaympäristöön kuuluu myös huomattava määrä erilaisia lisälaitteita kuten oheis- ja verkkotulostimet, monitoimilaitteet, digitaaliset sanelinlaitteet, skannerit jne. Työasemien sovellusvalikoima on laaja sekä työasemien elinkaari vaihtelee organisaatioittain. Työasemien virtuaalisointiratkaisuja on käytetty jokaisessa sairaanhoitopiirissä, mutta laajamittaisinta käyttö on ISSHP:ssa. Yhtenäisen työasemainfrastruktuurin luominen vaatii huomattavan varusohjelmiston harmonisointija vakiointiprosessin. Luontevin tapa tähän olisi vaihtaa heti alussa kaikki työasemat uuden työasemainfrastruktuurin mukaisiin työasemiin. Tämä ei kuitenkaan ole mahdollista kustannustekijöistä ja sopimusteknisistä syistä sekä lyhyestä siirtymäajasta johtuen, joten työasemien päivittämisen tulee edetä niiden elinkaaren mukaan.

9 Kustannustehokkaan, tietoturvallisen, joustavan ja käyttäjäystävällisen tietotekniikan hyödyntämisen tulee ISER:ssä perustua myös mahdollisimman pitkälle työasemien virtuaalisointiratkaisuihin. Virtuaalisointiratkaisut tulee ottaa käyttöön niin palvelin- kuin työasemaympäristössä mahdollisimman laajasti heti alussa. Työasemien vaihdon yhteydessä lähtökohtana tulee olla, että työasemakohtaisesti arvioidaan mahdollisuus korvata työasema virtuaalipäätteellä. Yleisiä työasema virtuaalisoinnin etuja: - Saadaan työasemaympäristö vakioitua. - Työasemaan liittyvät ongelmat vähenevät ja käyttäjien sekä ylläpitohenkilöstön ajankäyttö tehostuu - Vikaantumiset vähentyvät koska virtuaali-päätteissä on vähemmän rikkoutuvia osia - Työaseman vaihto helpompaa - Hankintahinta on halvempi - Ylläpitokustannukset vähenevät - Lisenssikustannukset vähenevät - Asennus, päivitys ja konfiguraatio -ongelmat häviävät -> Säästyy työaikaa ja rahaa - Vähentää energiakustannuksia - Parantaa saatavuutta ja luotettavuutta mahdollistaen korkeantason käytettävyyden Kustannusvaikutuksiltaan työasemien virtuaalisointi on erittäin tehokas tapa hallita ICT kustannuksia. Virtuaalisoitu työasema on hankintahinnaltaan noin 35% edullisempi ja ylläpidoltaan jopa noin 95% edullisempi ratkaisu kuin perinteinen työasema. Käytännössä ratkaisun käyttöönottamiseksi tulee perustamisvaiheessa luoda tarvittavat resurssit ja prosessit virtuaalisoidun työasemaympäristön käyttöönotolle, jotta järjestelmän käytöstä saatavia hyötyjä voitaisiin hyödyntää jo heti vuoden 2014 alusta alkaen siirtymävaiheen edetessä ISER - työasemapalveluissa. Siirtymävaiheen arvioidaan kestävän noin 3 vuotta. Järjestelmän valinnassa, tulee tukeutua testattuihin ja terveydenhuollossa hyväksi havaittuihin ratkaisuihin. Aikataulu tulee tarkentaa myöhemmin tehtävissä määrittelyissä.

10 2.6 Aluetietoverkot Hajautettu palvelinympäristö sekä palvelinten kahdentaminen, ohjelmien suorittaminen maantieteellisesti kaukana, jne. vaativat nopeita ja tietoturvallisia alueyhteyksiä. Tietoverkkojen hallintaa suunniteltaessa on erityisesti huolehdittava tietoturvasta ja reitityksen hallinnasta. ISER:n eri toimipisteitä yhdistävä alueverkko on kilpailutettava jo vuoden 2013 alussa ja oltava käytössä 1.1.2014, jotta mahdollistetaan kustannustehokas ja turvallinen tietojärjestelmien käyttö. Uutta alueverkkoa perustettaessa tulee huomioida eri paikkakuntien nykyiset alueverkkoratkaisut mm. eri toimipisteiden välillä. Tietoverkot ovat ISER:n toiminnassa erittäin tärkeä osa-alue. Hajautettu palvelinympäristö sekä palvelinten kahdentaminen, ohjelmien suorittaminen maantieteellisesti kaukana, jne. vaativat nopeita ja tietoturvallisia alueyhteyksiä. Tehokkaan ja tietoturvallisen alueverkon toteuttaminen vaatii paljon suunnittelua. Lisäksi tulee huomioida yliopistollisen sairaalan tarpeet esim. Funetverkon jatkon osalta sekä lähiverkkojen (LAN), langattomien lähiverkkojen (WLAN) ja mobiiliverkkojen (WWAN) tarpeet. Tietoverkkojen hallintaa suunniteltaessa on erityisesti huolehdittava tietoturvasta ja reitityksen hallinnasta. ISER:n tietohallinnon tulee olla selvillä jatkuvasti siitä mitä kautta tietoliikenne reitittyy ja ketkä voivat päästä siellä tapahtuvaan liikenteeseen käsiksi. Uutta alueverkkoa perustettaessa tulee huomioida eri paikkakuntien nykyiset alueverkkoratkaisut mm. eri toimipisteiden välillä. Lisäksi jokaisella sairaanhoitopiirillä on myös ulkoisia yhteyksiä esim. järjestelmätoimittajiin, jotka ovat myös huomioitava. Yhteistä tietoverkkoa hankittaessa tulee myös määritellä kahdentamisen tekniset vaatimukset, jossa pitää ottaa kantaa mm. kaapelireitteihin ja latensseihin sekä varayhteyksien rakentamiseen. Tietoverkkojen liikenteen seuranta ja hallinta tulee olla 24/7 periaatteella ja mm. virus ja haittaohjelmien leviämistä on voitava ehkäistä jo hyvissä ajoin mahdollisimman pitkälle automaattisesti. Alueverkon toiminnasta tulee ISER:n tietohallinnolle toimittaa säännöllisin väliajoin raportti SLA (Service Level Agreement) käytettävyysraportti, jolla mahdolliset poikkeamat voidaan havaita ja nähdä toiminnan trendi. Myös elinkaaren hallintaan sekä muutoshallintaan on luotava erillinen prosessi. Alueverkko on perusasia eri sairaanhoitopiirien yhdistymiselle ja se tulee olla valmiina 1.1.2014.

11 2.7 Lähiverkko (LAN) Eri tietotekniset laitteet liitetään fyysisesti lähiverkkoon. Lähiverkon aktiivilaitteet tulee liittää yhteiseen verkonvalvonta järjestelmään, jolla laitteiden tila, vikojen laajuus sekä ulkopuolisten pääsynhallinta valvotaan. ISER:in toimintavuosien alussa tulee vaiheittain samankaltaistaa lähiverkkojen rungot, jotta yhtäläinen tietoturva ja käytettävyys sekä valvonta ja hallinta saataisiin aikaiseksi. Lähiverkon avulla laitteet saavat suoran liitynnän yrityksen sisäverkkoon. Koska lähiverkkopisteitä on hankala täysin fyysisesti suojata ulkopuolisilta, niin verkossa pitää olla käytössä erittäin korkeatasoinen pääsynhallinta. ISER:in lähiverkossa tulee ottaa käyttöön käyttäjän identiteettiin perustuva pääsynhallinta ja reititys, joka voi olla yhteneväinen järjestelmä langattoman verkon ja etäyhteyksien kanssa. Tämä pääsynhallinnan ratkaisu mahdollistaa myös lähiverkkopisteiden tuomisen yleisiin tiloihin, kuten neuvotteluhuoneisiin ja vastaaviin. Samalla ratkaisulla saadaan lähiverkon avulla tuotettua myös vierasverkon palvelut esimerkiksi ulkopuolisille esittelijöille ja konsulteille sekä potilaille ja muille asiakkaille. Lähiverkon aktiivilaitteet tulee liittää yhteiseen verkonvalvonta järjestelmään, jolla laitteiden tila ja vikojen laajuus on helppo havaita. Samalla järjestelmällä voidaan mitata myös verkkooperaattoreiden liittymien palvelutasoja. Aikataulullisesti ratkaisunvalvonta ja pääsynhallinta pitäisi olla käyttöönotettavissa heti ISER organisaation käynnistyttyä. Laitteiden päivitys yhteneväiseksi ja täysin samoja palveluja tukevaksi on järkevin tehdä laitteiden elinkaaren mukaan, eli siirtymäaika tässä asiassa olisi noin neljä vuotta. 2.8 Langaton lähiverkko (WLAN) Langattomat tietoverkot tulisi vakioida 1.1.2014 alkaen vaiheittain, jotta henkilökunnan ja laitteiden liikkuvuudelle ei tule rajoituksia. Suunnittelussa on huomioitava myös pienten langattomien laitteiden liikkuvuus jolloin erityistä huomiota on kiinnitettävä korkealaatuiseen tietoturvaan ja radioympäristöön. Tämä tarkoittaa langattoman verkkojen uudistamista vastaamaan toiminnan vaatimuksia, uusiminen tehdään kuitenkin vaiheittain seuraavien viiden vuoden kuluessa. Langaton lähiverkko, WLAN, mahdollistaa liikkuvan työn sekä mobiilipalvelujen käytön sairaaloiden sisällä. Langatonta lähiverkkoa käytetään kannettavien tietokoneiden langattoman käytön lisäksi mm. hälytys- ja paikannusjärjestelmiin sekä potilaslogistiikan ohjaukseen, henkilökunnan työn helpottamiseen ja automaattisiin tilastointi- ja raportointitoimintoihin.

12 Langattoman tietoliikenneverkon tulee olla samojen verkkonimien (SSID) ja salausjärjestelmän piirissä koko ISER:n alueella. Langattoman verkon laadun tulee olla sellainen, että pienetkin langattomassa verkossa operoivat laitteet, kuten paikannus- ja hälytyslaitteet sekä kämmentietokoneet (PDA) voivat operoida siinä sujuvasti. Tämä vaatii langattomalta verkolta korkeaa laatutasoa, koska juuri pienimät laitteet eivät ole niin herkkiä kuuluvuudeltaan kuin suuremmat laitteet. Lisäksi langattoman verkon laadun tarkkailuun, tietoturvan valvontaan ja kehittämiseen tulee hankkia järjestelmä, joka mahdollistaa verkkovikojen havainnoinnin, murtautumisyritykset yms. häiriöt jo ennen kuin käyttäjät huomaavat toimintatasossa muutosta. Kaikilla sairaanhoitopiireillä on tällä hetkellä käytössään langatonverkko ja verkot tulisi vakioida 1.1.2014 alkaen, jotta henkilökunnan ja laitteiden liikkuvuudelle ei tule rajoituksia. Kokonaisvaltainen laadunkehittäminen ja verkkojen uusiminen tai parantaminen laajempia mobiilipalveluja varten on vuosien työ ja siirtymäaika tulisi olemaan 3-5 vuotta. Työ tulisi kuitenkin aloittaa jo nopeammin kriittisistä kohteista, joissa tarvitaan esimerkiksi henkilökunnan työturvallisuuteen liittyviä hälytysjärjestelmiä. 2.9 Käyttötuki ja lähitukipalvelut Käyttötuki ja lähitukipalvelut tunnetaan paremmin ns. Help Desk-, tai Service Desk toimintana. ISER:n henkilökunta koostuu tuhansista ihmisistä, joilla jokaisella on omat tietotekniset tarpeensa ja yksilölliset tiedot ja taidot käyttää tietotekniikkaa. Vaikka vakioitukäyttöympäristö, vähentää osaltaan käyttäjätuen tarvetta, on oltava myös asiantunteva ja nopea käyttötukipalvelu, josta löytyy apua erilaisiin käyttäjän tietoteknisiin ongelmiin. Lisäksi käyttötuki vastaanottaa ja välittää mm. työpyyntöjä lähituelle. ISER:ssä tulee olla mahdollisuuksien mukaan vain yksi käyttötuki ja yksi helposti muistettava puhelinnumero, josta käyttäjät saavat apua mahdollisimman monipuolisesti tietoteknisiin ongelmiin. Yhteydenotoista yli 90 % pitää pystyä ratkaisemaan samalla puhelulla, ilman, että käyttäjää ohjataan soittamaan johonkin toiseen numeroon. Kontaktit tulee voida hoitaa myös sähköpostitse, intranet portaalissa ja esim. ns. pikaviestimillä, joita käyttäjät käyttävät joka päivittäisessä työssään. Portaalissa tulisi olla myös omien työpyyntöjen etenemisen seuranta. Yhteydenoton jälkeen käyttötuki eskaloi asian eteenpäin asiantuntijoille riippuen siitä mitä asia koskee ja näin käyttäjä saa aina asiantuntija-apua nopeasti, jolloin työn teko ei keskeydy. ISER:n tietohallinnon tulee saada säännöllisin ajoin SLA raportit koskien käyttötuen toimintakykyä ja ongelmanratkaisukykyä. Samaan yhteen käyttötukinumeron kautta tulee sijoittaa myös talous ja henkilöstöhallinnon sekä potilastietojärjestelmien käyttötuki. Lähituki hoitaa käytännön tasolla työasemien, tietoteknisten laitteiden, virtuaalipäätteiden yms. sellaisien asennukset ja huollot sekä pitää yllä laiterekisteriä. Lisäksi lähituen tehtävänä on tietyiltä osin eri tietojärjestelmäongelmien työasemakohtainen hoito.työ on liikkuvaa ja toiminnassa

13 nopeus on erittäin tärkeää, josta syystä lähituen tulee toimia jokaisella paikkakunnilla erikseen kuitenkin siten, että alueellisesti lähikuntia voidaan hoitaa samasta toimipisteestä. Käytännössä keskeisiä lähitukipisteitä tulisi olemaan vähintään 4 kappaletta. Potilastietojärjestelmien yms. käyttötuki voi olla keskitetty maantieteellisesti yhteen paikkaan, koska sitä koskevat tukipyynnöt tulevat useimmiten hoidettua puhelimitse ja etäyhteydellä. ISER:ssä on lukuisa määrä myös kriittisiä järjestelmiä ja palveluja. Näiden järjestelmien osalta tuki tulee mahdollisuuksien mukaan olla samaan tapaan toteutettu yhdestä numerosta sekä palvelun saatavuus olisi oltava 24/7/365 periaatteella. 2.10 Unified Communications Yhdistetty viestintä ISER:n alueella pidetään yhteyttä eri asioihin liittyen lukuisia kertoja päivittäin eri toimipisteiden kesken. Matkustamisen ja siitä aiheutuvien kustannusten ja ajankäytön minimoimiseksi tulee ISER:ssä käyttää tehokkaasti eri sähköisiä viestintämenetelmiä, kuten videoneuvottelua. Sähköisten viestintävälineiden tulee olla päätelaiteriippumattomia, jolloin myös liikkuva henkilöstö voi hyödyntää samoja viestintäpalveluja aikaan ja paikkaan sitoutumatta. Käyttöönotto tulisi suorittaa sitä mukaa kun työasemaympäristöä uudistetaan. Unified Communications- termiä käytetään yhdistetyn viestinnän ratkaisuista, joissa samaan käyttöliittymään yhdistetään puheluiden, videoneuvottelujen, pikaviestinnän, sähköpostin ja tekstiviestien palveluita. Ratkaisuissa pyritään yleensä päätelaite riippumattomuutteen ja mediatyypistä riippumattomaan käyttökokemukseen. Ratkaisuilla pyritään vähentämään työntekijöiden matkustuksen tarvetta ja yhdenmukaistamaan työntekijöiden käytössä olevia viestinnän ratkaisuja. ISER:ssä tulisi yhteisen työasemainfrastruktuurin käyttöönoton yhteydessä käyttöönottaa monipuolinen ja tehokas, puheeseen, pikaviestintään ja videoneuvotteluihin keskittyvä järjestelmä. Järjestelmän tulee olla päätelaiteriippumaton, joka tarkoittaa, että sen piiriin voidaan liittää niin älypuhelimia, tietokoneita ja videoneuvottelulaitteistoja. Kun tähän järjestelmään liitetään myös nykyaikainen videoneuvottelujen palvelualusta, niin käyttäjät voivat omalta päätelaitteeltaan osallistua niin osastokokouksiin kuin valtakunnallisiin videoneuvotteluhinkin olinpaikastaan riippumatta. Käyttöönotto tulisi tehdä siirrettäessä olemassa olevia päätelaitteita ISER:n perustietotekniikkaratkaisun piiriin tai käyttöönotettaessa uusia laitteita. Siirtymäaikana tulisi käyttää nykyisiä käytössä olevia viestintäratkaisuja.

14 2.11 Tietoturva ISER:ssä tulee ennen toiminnan aloittamista luoda yhteinen tietoturvapolitiikka sekä laatia käytännöt sen toteuttamiseksi. Tietoturvaan ja sen valvontaan tulee hankkia riittävät resurssit myös järjestelmätasolla tietovarastojen- ja tietolähteiden käytön, sekä lokitietojen seurantaan, säilytykseen sekä poikkeamien havainnointiin liittyen. Yhteinen tietoturvapolitiikka tulee olla käytössä viimeistään 1.1.2014. Tietoturvataso on kaikilla sairaanhoitopiireillä jo nykyisin korkealla tasolla. Tietoturvatason suunnittelun tulee käsittää ainakin seuraavat perusasiat: 1. Hallinnollinen turvallisuus 2. Ohjelmistoturvallisuus 3. Tietoaineistoturvallisuus 4. Käyttöturvallisuus 5. Laitteistoturvallisuus 6. Fyysinen turvallisuus 7. Tietoliikenneturvallisuus 8. Henkilöstöturvallisuus ISER:ssä tulee ennen toiminnan aloittamista luoda yhteinen tietoturvapolitiikka sekä laatia käytännöt sen toteuttamiseksi. Henkilökunnalle tulee koulutuksen lisäksi järjestää keskitetty tietoturvaportaali, josta tietoturva-asiat löytyvät helposti ja mahdolliset tietoturvariskit tai rikkeet voi raportoida tarvittaessa. Tietoturvaryhmän tulee kokoontua säännöllisesti käsittelemään tietoturva-asioita ja kehittämään järjestelmiä siten, että tietoturva on jatkuvasti ajan tasalla ja erittäin korkealla tasolla. Henkilökunnan tulee myös osallistua säännöllisin väliajoin tietoturvakoulutuksiin, joissa henkilökunnan tietoturvavalmiuksia pyritään kehittämään. ISER:n käytössä olevien järjestelmien, tietovarastojen ja tietolähteiden tuottamaan lokitietojen seulontaan, säilytykseen sekä poikkeamien havainnointiin täytyy käyttöönottaa lain vaatimukset täyttävä keskitetty lokienhallintajärjestelmä ja luoda prosessi järjestelmän säännönmukaiseen seuraamiseen. Järjestelmän määrittelyssä tulee huomioida erityisesti Kanta-palveluihin liittyvät toiminnalliset, laatu ja tietoturvavaatimukset. Yhteinen tietoturvaympäristö on otettava käyttöön jo ennen kuin itse järjestelmät otetaan käyttöön edes osittain. Lokitietojärjestelmän käyttöönotto tulisi tehdä vuosien 2014 2015 aikana siten että Kanta-palveluihin liittyvät erityisvaatimukset tulee priorisoida toteuttavaksi ensimmäisenä.

15 2.12 Mobiilikäyttö ISER:n toiminta tulee olemaan laajalla maantieteellisellä alueella, josta johtuen tulee huolehtia siitä, että ihmisten liikkuminen paikasta toiseen ei aiheuta työn tekemiselle esteitä. Mobiilitoimintoja voivat hyödyntää hoitotyössä esimerkiksi lääkärien takapäivystäjät, kotihoito, yms. liikkuvat toimijat, jolloin yhteisen ISER:n kautta on mahdollista saada aina paras asiantuntemus käyttöön riippumatta siitä millä paikkakunnalla esim. takapäivystäjän konsultaatiota tarvitaan. Mobiilikäyttö tulee ottaa käyttöön sitä mukaa kun tarvetta ilmenee ja perusinfrastruktuuri on saatu vaiheittain luotua käyttäjille. ISER:n toiminta tulee olemaan laajalla maantieteellisellä alueella jolloin tulee huolehtia siitä, että ihmisten liikkuminen paikasta toiseen ei aiheuta työn tekemiselle esteitä. Ratkaisuna tulee olla mahdollisimman tehokas mobiilikäyttö, joka tarjoaa todellisen vaihtoehdon 1.1.2014, jolloin Suomessa on saatu laajasti jo käyttöön nopeat ns. 3G-datayhteydet. ISER:n käytössä olevat kriittiset dataliittymät tulee olla ns. priorisoitujaliittymiä, joka tarkoittaa käytännössä aina korkeinta mahdollista tiedonsiirtonopeutta ohi normaalikäyttäjien dataliikenteen. Mobiililiittymissä tulee ottaa käyttöön myös liittymäkohtaiset VPN (Virtual Private Network) yhteydet, jotka mahdollistavat jopa puhelimien liittämisen osaksi ISER:n sisäverkkoa, mikäli tällaiseen nähdään tarvetta. Tietoturvataso on kuitenkin käsiteltävä erikseen ja käytettävä asiantuntijoita sen korkean tason takaamiseksi. Mobiilitoimintoja voivat hyödyntää hoitotyössä esimerkiksi lääkärien takapäivystäjät, kotihoito, yms. liikkuvat toimijat, jolloin yhteisen ISER:n kautta on mahdollista saada aina paras asiantuntemus käyttöön riippumatta siitä millä paikkakunnalla esim. takapäivystäjän konsultaatiota tarvitaan. Lisäksi videoiden ja videopuheluiden käyttöä voidaan lisätä huomattavasti nopeiden dataliittymien kautta ja puhelinneuvottelut ja videokonsultaatio saadaan lähes paikasta ja ajasta riippumattomaksi. Tehokkaalla mobiilikäytöllä tulisi säästää kustannusten lisäksi myös työntekijöiden matkustamista, aikaa ja henkisiä resursseja. Mobiilipalvelut ja dataliittymät tulisi kilpailuttaa mahdollisuuksien mukaan muun verkkokilpailutuksen yhteydessä. Mobiilikäyttö tulee huomioida myös suuronnettomuus ja häiriötilanteiden varalta hätäyhteytenä, joka voidaan viedä myös kenttäolosuhteisiin helposti. Mobiilikäyttö voidaan ottaa joustavasti käyttöön sitä mukaa kun tarvetta ilmenee ja tietotekninen perusinfrastruktuuri on luotu käyttäjille. Mobiilipalveluita tulisi hyödyntää myös kotihoidossa. Väestöstä yhä suurempi osa on tulevina vuosina vanhusväestöä, josta syystä kotihoitoratkaisuihin tulisi tuoda yhä enemmän myös tietotekniikkaan luokiteltavia järjestelmiä, mikäli päätetään, että ISER:ssä tuotetaan kotihoitopalveluja. Edellä mainittujen mobiiliratkaisujen lisäksi tulee ISER:ssä järjestää mobiiliympäristöä hyödyntäen erilaisista mittauslaitteista, kuten INR-mittarista, vastausten

16 tiedonsiirto suoraan potilastietojärjestelmään langattomien verkkojen yli. Koteihin asennettavilla turvalaitteilla, kuten esimerkiksi lääkekello, lieden ja oven hälytysanturit, luodaan kotona asuville vanhuksille turvallinen asumisympäristö ja vähennetään kotihoidon työntekijöiden tarvetta tehdä lyhyitä, aikaa vieviä tarkastuskäyntejä. Jotta ISER:ssä pystytään hoitamaan kasvavaa kotihoidon asiakasmäärää, tulee miettiä työtä helpottavia ratkaisuja myös päivittäiseen tilastointiin ja laskutukseen liittyviin kirjaamisiin. Tällöin ratkaisuna voisivat olla koteihin asennettavat asiakaskohtaiset lähitunnisteet ja henkilöstön mukana kulkevat lukijalaitteet. 2.13 Palveluväyläratkaisu Tällä hetkellä kaikissa KYS erva:n sairaanhoitopiireissä on käytössään integraatioalusta, jonka tehtävänä on välittää viestejä eri tietojärjestelmien välillä järjestelmäriippumattomasti. Tämä integraatioalusta muodostaa ns. palveluväylän, jonka avulla organisaatioiden erilaiset tietojärjestelmät voivat välittää sanomia (tietoa). Samalla sanomat muutetaan sellaiseen muotoon, että järjestelmät ymmärtävät niitä keskenään. Näin päästään pois sovelluskohtaisista integraatioista ja säästetään huomattavasti kustannuksissa sekä tehostetaan toimintaa. ISER organisaatiossa tulee olemaan käytössä runsaasti erilaisia tietojärjestelmiä. Järjestelmien välille joudutaan toteuttamaan tiedonsiirtoja erilaisten toimintavaatimusten toteuttamiseksi. Olemassa olevan toimintamallin mukaisesti tiedonsiirrot toteutettaisiin erilaisilla integraatioilla ko. sovellusten välille. Tämä toimintamalli on raskas ja hyvin kallis malli toteuttaa integraatioyhteydet. Tällä hetkellä jokaisessa sairaanhoitopiirissä on käytössä sama integraatioalusta, jonka päätehtävä on välittää viestejä eri tietojärjestelmien välillä. Tähän nojautuen, onkin syytä lähteä ratkaisemaan tietojärjestelmien välisen tiedonsiirtoyhteyden toteuttamistapa ns. palveluväyläperiaatteen pohjalta. Palveluväyläperiaatteessa on tavoitteena ratkaista eri tietojärjestelmien välinen tiedonsiirtotarve siten, että integraatiota ei tehdä tietojärjestelmien tasolle vaan palveluväylätoimintaa ylläpitävään järjestelmään. Näin päästään eroon toimittaja- ja tietojärjestelmäkohtaisesta integraatiotoiminnasta ja saavutetaan huomattavasti kevyempi ja halvempi toimintamalli. Palveluväylät ovat standardeja hyödyntäviä ohjelmistoja, jotka tukevat älykästä ohjelmistojen välistä kommunikaatiota. Palveluväylä muodostaa integraatiokerroksen, joka mm. välittää sanomia ja tekee sanomiin tarvittavat muunnokset. Palveluväylät tuovat hyötyjä erityisesti ISER:n alkuvaiheessa, joissa toiminta edellyttää kykyä mukautua nopeisiin muutoksiin tai olemassa olevan kirjavan sovelluskannan hallintaan, jonka integrointi on muuten työlästä ja kallista (Kuva 2).

17 Kuva 2. Palveluväylän periaate 3. Sähköposti Sähköposti on tärkein sisäinen ja ulkoinen viestintäväline. Siitä on myös liitännät muihin sisäisiin viestintäsovelluksiin, kuten mm pikaviestimiin. ISER:n alueella tulee olla yhteinen sähköposti ja kalenteri 1.1.2014 alkaen. Sähköpostipalvelut tulisi yhtenäistää 1.1.2014 mennessä. Kaikilla sairaanhoitopiireillä on käytössään yhtenäinen Exchange järjestelmä, joka mahdollistaa käyttöönoton jo ISER:n alussa. Sähköpostin käyttöönotossa tulee kuitenkin huomioida sidonnaisuus AD:n käyttöönottoaikataulun osalta. Palvelussa nykyiset sähköpostiosoitteet uudelleen ohjataan edelleen ISER:n omaan sähköpostipalvelimeen ja henkilön uuteen ISER-päätteiseen sähköpostiin. Sähköpostiosoitteiden määrä tulee olemaan suuri ja samalla on päätettävä sähköpostilaatikoiden koko ja puhdistuskäytännöt, jotta tietomäärä ei kasva sähköpostipalvelimilla loputtomasti. Sähköpostipalvelimen kokoon vaikuttaa myös tuleva dokumenttien hallintamalli, jonka puitteissa sähköpostiasiakirjojen ja liitteiden arkistointi tulisi suorittaa muualle levyjärjestelmään. ISER:ssä tarvitaan myös vain sisäisessä käytössä oleva viestintä mahdollisuus, esim. turvasähköposti, jolla voidaan lähettää luotettavasti arkaluonteista tietoa yksiköiden välillä, esim. henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja.

18 4. Potilastietojärjestelmät Koska potilastietojärjestelmät eivät ole yhteensopivia keskenään ei niiden yhteiskäyttö sellaisenaan onnistu vaan ISER:lle tulee hankkia yksi yhteinen potilastietojärjestelmä. Siirtymäajan ratkaisuna tulisi toimimaan erillinen ns. CDA-R2 muotoinen arkisto, johon eri potilastietojärjestelmistä voidaan toimittaa potilastietoa, niiden potilaiden osalta, joiden hoitoa jatketaan toisen organisaation puitteissa. Potilaan liikkuminen perustuu ISER:n alueella lakiin, jolloin potilastietojen käyttö on myös oltava toimipiste riippumatonta. Potilastietojärjestelmä tukee ISER:ssä toimintaprosessia lähetteen tai potilaan / asiakkaan saapumisesta potilaan / asiakkaan poistumiseen ja jatkohoidon järjestämiseen. Tallennetut tiedot ovat käytettävissä hoidon eri vaiheissa sekä tilastoinnissa. Potilaan hoitojaksoon kuuluvien asiakirjojen ja asioiden linkittäminen tulee muodostaa potilaskertomuskokonaisuudeksi siten, että irrallisia asiakirjoja ei saisi muodostua. Potilaan / asiakkaan hoitotiedot tulee siirtyä palveluketjun eri osiin ajantasaisena ja alkuperäisenä. Potilastietojärjestelmästä on yhteydet organisaation ulkopuolisiin (eri sidosryhmät) ja sisäisiin erillisjärjestelmiin. Kaikissa järjestelmissä oleviin potilaan / asiakkaan hoitotietoihin tulee päästä käsiksi sujuvasti. Potilastietojärjestelmään kirjattu potilaan / asiakkaan tieto tulee kirjata järjestelmään Kansallisen terveyshankkeen edellyttämällä rakenteisella tavalla. Rakenteisesti kirjattu tieto on myöhemmin paremmin hyödynnettävissä suurista tietomassoista. Erikoissairaanhoidossa, terveydenhuollossa ja sosiaalihuollossa syntyvä potilas / asiakastieto tulee säilyttää STM:n laatiman asetuksen mukaisesti. Tietojen tulee säilyä muuttumattomina ja käytettävyys tulee turvata tietojen säilytysaikana. Tietojen tallennusmuodossa sitoudutaan Suomessa hyväksyttyihin standardeihin, jotta tietojen myöhempi käyttö eri tietojärjestelmien kautta on mahdollista. Potilastietojen sähköisen arkistoinnin tulee täyttää pitkäaikaisarkistoinnin vaatimukset tietoturva ja lainsäädäntö huomioiden. ISER:ssä kaikilla erikoissairaanhoidon, perusterveydenhuollon ja sosiaalihuollon toimintayksiköillä saman potilastietojärjestelmän käyttäminen parantaa potilas/asiakasturvallisuutta, koska potilaan / asiakkaan hoidossa tarvittava tieto on käytettävissä kaikissa toimipisteissä. Yhteinen järjestelmä tukee potilaan / asiakkaan hoitoa myös erilaisissa vastuualuerajat ylittävissä hoito- ja palveluketjuissa. 1.5.2011 voimaan tulleen terveydenhuoltolain mukaan potilasta hoitava terveydenhuollon toimintayksikkö saa suoraan lain nojalla ja ilman potilaan nimenomaista

19 suostumusta käyttää yhteisessä potilastietorekisterissä olevia toisen toimintayksikön tietoja potilaan hoidon edellyttämässä laajuudessa. Potilaalla on niin halutessaan kuitenkin oikeus kieltää toisen toimintayksikön tietojen käyttö. Lisäksi yhden potilastietojärjestelmän käyttäminen helpottaa aikanaan liittymistä kansallisiin palveluihin, Kanta-palvelut. Yhden potilastietojärjestelmän käyttäminen on myös ylläpidon ja kehittämisen suhteen kustannustehokasta. ISER:n alueella on tällä hetkellä käytössä useampia erilaisia potilastietojärjestelmiä, joten edellä mainitut yhteisen tietojärjestelmän vaatimukset eivät kuitenkaan ole mahdollisia kaikilta osin ISER:n aloitusvaiheessa. Tietojärjestelmien käytettävyydessä, toiminnallisuuksissa ja erillisjärjestelmien integraatioissa pääjärjestelmään on myös eroavaisuuksia. Näiden eroavaisuuksien toteaminen vaatii tarkastelua ja yhteisen hyvin toimivan teknisen ratkaisun, jotta kaikissa järjestelmissä oleva potilas/asiakastietoa on käytettävissä kaikissa ISER:n toimintayksiköissä potilasta/asiakasta hoidettaessa. Erilaisista potilastietojärjestelmistä tuotettavien potilas/asiakastietojen käyttö toisessa järjestelmässä on haasteellista ja vaatii järjestelmältä tiettyjä ominaisuuksia ennen kuin se mahdollista. Potilastietojen tallennusmuoto tulee noudattaa jokaisessa ISER:n alueella käytössä olevissa järjestelmissä samaa kansallisesti hyväksyttyä tallennusformaattia (CDA-R2), jotta potilastietojen yhteiskäyttö mahdollistuu. 4.1 Siirtymävaihe Siirtymävaiheen ratkaisuksi esitetään toteutusta potilastietojärjestelmissä olevan CDA-R2 arkistointitiedostomuodon kautta (Kuva 3). Potilastiedot tallennetaan tarvittavilta osin CDA-R2 muotoon ja siirretään ISER:n yhteiseen CDA -arkistoon, jonka jälkeen niitä voidaan hakea katseltavaksi kulloisenkin potilastietojärjestelmän kautta. Em. ratkaisu on teknisesti helpompi rakentaa ja kustannustehokas, koska KanTa palvelujen takia jokaiseen potilastietojärjestelmään on jo nyt lähes valmiiksi rakennettu CDA-R2 tietojen muodostus ja katseluominaisuudet. CDA - arkistoon tallennetaan vähintään ne potilastiedot, joita tarvitaan kulloinkin potilaan hoidon yhteydessä eri toimipisteissä. CDA R2 formaattiin tallennettu potilas/asiakastietojen hakuun liittyvät kielto-, suostumus ja käyttöoikeustiedot noudetaan kansallisesta yhteisrekisteristä, jota THL on aloittanut suunnittelemaan ja jonka käyttöönotto ajoittuu vuosien 2013 2014 paikkeille. Tällä tavoin toimien, ei tarvitse investoida jokaiseen potilastietojärjestelmään ko. toimintaa erikseen. Tämä kuitenkin riippuu siitä, mikä on ko. yhteisrekisterin lopullinen toimintamalli sekä toteutusaikataulu.

20 Kuvantaminen Röntgenkuvien arkisto Terveyskeskukset n-kpl PSSHP ja ISSHP CDA R2 CDA R2 KanTa yhteisrekisteri? Kiellot / suostumukset ISER CDA R2 kanta CDA R2 Liikelaitokset (PSSHP, ISSHP, ESSHP, PKSSK) CDA R2 ERVA yhteistyö KSSHP 3. osapuolen ulkoiset toimijat Esim. IsLab Kuva 3. Periaatekuva CDA dokumenttien välityksestä potilastietojärjestelmässä ja kansallisen yhteisrekisterin käytöstä. Yhteisen potilastietojärjestelmän hankinta on pitkäaikainen ja monivaiheinen prosessi, johon kuuluu toimintaprosessien suunnittelua, kilpailutus, henkilökunnan koulutusta, järjestelmäintegraatioiden tekemistä yms. Lyhimmilläänkin prosessi kestänee käyttöönottoineen 3-5 vuotta ISER:n kokoisessa organisaatiossa. Nykyisten, käytössä olevien järjestelmien käyttöönottojen tilanne ja järjestelmistä puuttuvien toiminnallisuuksien kehittäminen sekä kokonaisinvestoinnin suuri kustannusvaikutus aiheuttaa sen, että siirtymävaiheen tulee olla 5 8 vuotta siihen, kun uusi yhteinen potilastietojärjestelmä on ISER:ssä käytössä/käyttöönotossa. Tähän vaikuttaa kuitenkin markkinoilla hankinta-ajankohtana olevien järjestelmien tilanne sekä uuden organisaation resursointimahdollisuudet. 4.2 Radiologia Kuvantamisessa tavoitteena on yksi yhteinen kuva-arkisto (PACS) ja yhteinen radiologian ohjausjärjestelmä (RIS) toiminnan sujuvuuden ja tehokkuuden aikaansaamiseksi. Siirtymäaikana voidaan hyödyntää olemassa olevien kuva-arkistojen kykyä välittää kuvia arkistosta toiseen. Tällä hetkellä neljän sairaanhoitopiirin ryhmässä on radiologian yksiköissä käytössä kolmella sama RIS- ja PACS- järjestelmä, yhdellä sairaanhoitopiirillä on käytössä eri RIS- ja PACS järjestelmät. RIS (Radiology Information System) on ohjelmistokokonaisuus joka sisältää kaikki tarpeelliset toiminnot radiologian osaston tuotannonohjaukseen. Tällä järjestelmällä hoidetaan yksiköissä

21 potilaan / asiakkaan kuvantamisketju joka sisältää esim. lähete- ja ajanvaraustiedot ja lausunnot. Näiden PACS- järjestelmien välillä on jo tällä hetkellä mahdollista tehdä eritasoisia kuvansiirtoja joidenkin sairaanhoitopiirien välillä. PACS (Picture Archiving and Communications System) on sähköinen kuva-arkisto johon tallennetaan radiologiset tutkimukset ja joka toimii myös radiologin työkaluna tutkimuksien käsittelyssä ja lausuntojen antamisessa. Tavoitetilaa suunniteltaessa tulee huomioida Terveydenhuoltolain ja Säteilylain määräämät vaatimukset. Säteilylain periaatteiden mukaisesti radiologisesta toiminnasta potilaalle aiheutuva, terveydelle haitallinen säteilyaltistus, on pidettävä niin alhaisena kuin käytännöllisin toimenpitein on mahdollista. Tämä tarkoittaa esimerkiksi turhien ja päällekkäisten tutkimusten välttämistä. Terveydenhuoltolain mukaisesti yhteisessä potilastietorekisterissä olevia eri toimintayksiköiden potilastietoja saa luovuttaa hoitosuhteen perusteella, jos potilas ei ole kieltänyt tietojensa luovutusta. Tietojärjestelmien tulee tallentaa tietojen luovutuksista lokimerkintöjä. Lisäksi järjestelmälle esitettäviin vaatimuksiin kuuluu mahdollisuus rajata tietojen näkyminen, jos potilas näin haluaa. Tavoitteena on yksi yhteinen PACS - kuva-arkisto ja sama RIS -järjestelmä. Tämä mahdollistaa potilaan tietojen hakemisen nopeasti ja helposti. Lisäksi se mahdollistaa resurssien jakamisen useamman radiologian yksikön välillä. Kokonaissuunnittelussa on huomioitava myös perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon väliset kuvantamis- ja integraatio ratkaisut. Uuden Terveydenhuoltolain myötä tuleva muutos on myös huomioitava, jossa potilaalla on mahdollisuus valita hoitava yksikkö perusterveydenhuollossa tai erikoissairaanhoidossa. Tällöin tarvittavan tiedon siirto helposti ja nopeasti toiseen organisaatioon on ratkaistava. Yhteinen kuva-arkisto on jo askel valtakunnallista kuva-arkistoa kohti (KanTa-arkisto). Uusi Tietohallintolaki astui voimaan 1.9.2011 ja tämän ohjaamana tulee huomioida järjestelmien yhteensopivuus. Yhteisestä kuva-arkistosta yhteys KanTa-arkistoon yksinkertaistaa integraation rakentamista verrattuna siihen, että jokaisella sairaanhoitopiirillä olisi omat yhteydet Kantaarkistoon. Yhteisen kuva-arkiston suunnittelussa on myös huomioitava kansalliset vaatimukset niin standardien kuin toiminnallisuuden suhteen. Siirtymäajan ratkaisuna on sähköisten valmiiden tutkimusten kuvansiirtojen mahdollistaminen kaikkien nykyisten järjestelmien välillä, jossa liikkuu lähete-, lausunto- ja kuvatiedot. Ongelmana tulee olemaan tiedonsiirto RIS-järjestelmien välillä niissä tapauksissa jossa potilaalle/asiakkaalle ei ole vielä tehty tutkimusta. Nykyisin neljällä sairaanhoitopiirillä ei ole käytössä ns. aluerisjärjestelmää, joten lähetteiden siirtyminen sairaanhoitopiirien välillä ei onnistu sähköisesti. Kuvantamisjärjestelyihin ei voida tehdä suuria muutoksia ennen kuin yhteinen RIS-järjestelmä on käytössä. Siirtymäajan tavoitetilana tulisi olla myös potilastietojärjestelmään integroitu alueratkaisu

22 jonka kautta toisen organisaation kuva-arkiston tiedot olisivat katseltavissa.ajallisesti siirtymäaika tarkoittaa noin viiden vuoden ajanjaksoa. Kuvantamisen kokonaisratkaisussa tulee huomioida myös potilastietojärjestelmän siirtymäaika. 4.2.1 Muu kuvantaminen ja biosignaalit Muulla kuvantamisella tarkoitetaan kuvantamista, joka tuotetaan muualla kuin radiologiassa. Tämä pitää sisällään mm. valokuvauksen, silmänpohjakuvauksen, tähystyksissä suoritettavan kuvauksen (endoskopia), intraoraalikuvaukset jne. Muun kuvantamisen toteutuksessa on huomioitava radiologian kuvantamisesta poikkeavat prosessit sekä tiedonsiirto HIS -järjestelmään. Biosignaaleista esim. sydänsähkökäyrät (EKG) ja hermoratatutkimukset (ENMG) ovat nykyisin myös tallennettavissa sähköiseen arkistoon ja näihin on olemassa jo sairaanhoitopiireittäin vaihtelevia ratkaisuja. Muun kuvantamisen ja biosignaalien arkistoinnin suunnittelu- ja toteutusaikataulu tulee kytkeä osaksi potilastietojärjestelmien siirtymäprosessia. PACS, röntgenkuvien arkistointijärjestelmän rooli tulisi koskea yleisemmin kaikkea kuvantamista, jossa talletusmuoto on DICOM,RIS, EKG, Endobase, tms. kuvatyyppejä. 4.3 Ensihoidon tietojärjestelmät Sosiaali- ja terveysministeriön ohjeistuksen mukaisesti ensihoito siirtyy sairaanhoitopiirien vastuulle 1.1.2013 alkaen. ISER:n alueella ei tällä hetkellä ole käytössä ensihoidon kenttäjärjestelmiä, joten yhteisen tietojärjestelmän vaatimukset on määriteltävä ISER:n aloitusvaiheessa sosiaali- ja terveysministeriön ohjeistuksen mukaisesti. Ensihoidon kenttäjärjestelmällä voidaan kirjata ensihoitotilanteessa syntyneitä potilastietoja, joita tarvitaan hoitoprosessissa myöhemmin hoitovastuun siirtyessä sairaalaan. Tähän kenttäjärjestelmään on mahdollista kirjata potilaan hoitoon liittyviä toimenpiteitä sähköiseen ensihoitokertomukseen, Sosiaali- ja terveysministeriön vaatimat tiedot tilastoinnista sekä laskutustapahtumat. Potilaan / asiakkaan hoitotiedot siirtyvät ensihoidon kenttäjärjestelmään ajantasaisena ja alkuperäisenä. Ensihoidon kenttäjärjestelmän lisäksi ensihoitoon liittyy tiiviisti viranomaistoiminnassa käytettävät kenttäjohtojärjestelmä sekä hätäkeskusjärjestelmä. Kenttäjohtojärjestelmä mahdollistaa ensihoitoyksikön paikantamisen sekä yksiköiden resursoinnin tarpeen mukaan sairaanhoitopiirin kenttäjohtajan toimesta. Hätäkeskusjärjestelmä toimii hätäkeskuksien tietojärjestelmänä tilannekuvan hallinnassa. Tällä hetkellä ensihoidossa käytettävät kenttäjärjestelmät toimivat pääosin omana, itsenäisenä järjestelmänä erillään sairaalahoidossa käytetystä potilastietojärjestelmästä. Ensihoidon

23 kenttäjärjestelmään kirjataan osa tiedoista Kansallisen terveyshankkeen edellyttämällä rakenteisella tavalla soveltuvin osin, mutta näitä tietoja ei toistaiseksi ole mahdollista tuoda suoraan sairaaloiden potilastietojärjestelmään. Tietojen tallennusmuodossa sitoudutaan Suomessa hyväksyttyihin standardeihin, jotta tietojen myöhempi käyttö ja hyödyntäminen olisivat mahdollista. Ensihoidon potilastietojärjestelmiin syntyvien tietojen säilytystä koskevat samat lait ja asetukset kuin myös muita potilastietojärjestelmiä. Tietoliikenneyhteydet ovat olemassa hätäkeskusjärjestelmästä kenttäjohtojärjestelmiin jo nyt. Tällä hetkellä markkinoilla olevista ensihoitojärjestelmistä ei voi siirtää sairaalan potilastietojärjestelmään tietoa, mutta ensihoitotilanteessa syntynyt tieto on käytettävissä sairaalassa omana sovelluksena. Yhtenäisestä ensihoidon potilastietojärjestelmästä tulisi olla mahdollisuus siirtää ajantasaisesti potilaan monitoroidut tiedot ydinpotilasjärjestelmään. Myös yhteys hätäkeskusjärjestelmään olisi oltava, sillä näin tilannekuva päivittyisi automaattisesti hätäkeskusjärjestelmän tiedoista. ISER:n alueella ei tällä hetkellä ole käytössä eri ensihoidon kenttäjärjestelmiä, joten edellä mainitut yhteisen tietojärjestelmän vaatimukset ovat määriteltävissä ja kehitettävissä ISER:n aloitusvaiheessa sosiaali- ja terveysministeriön ohjeistuksen mukaisesti. Ohjeistuksessa määrätään ensihoidon siirtymisestä 1.1.2013 mennessä sairaanhoitopiireille. Yksi yhtenäinen potilastietojärjestelmä helpottaisi tietojen siirtämistä järjestelmien välillä ja yhtenäistäisi toimintatapoja ISER:n alueella. ISER:n alueella on käynnissä KYS - ERVA:n laajuinen kehitystyö liittyen yhteiseen ensihoidon kenttäjärjestelmän hankintaan ja kehittämiseen. Tässä kehitystyössä olisi hyvä huomioida mahdollisuus tilanteeseen, jossa ISER:n alueella olisi käytössä yksi yhtenäinen sairaaloissa käytettävä potilastietojärjestelmä. Tässä kehitystyössä olisi mahdollista vaikuttaa juuri ensihoitoa tukevien ratkaisujen löytymiseen suunnitelmaa tehtäessä. Kehitystyössä on ollut mukana eri sairaanhoitopiirien ensihoidon vastuulääkärit sekä KYS -ERVA -alueen Ensihoitokeskus. 5. Kliiniset järjestelmät Kliiniset järjestelmät tulisi yhtenäistää siirtymävaiheen aikana koko ISER:n alueella. Yhtenäistämisvaiheessa tulisi huolehtia myös siitä, että kliinisten tarpeiden lisäksi myös järjestelmien perusrakenne soveltuu ISER:n yleiseen järjestelmärakenteeseen (arkkitehtuuriin). Siirtymävaiheessa järjestelmiä tulisi uusia erikoisalakohtaisesti, kuten esim. sydänvalvonta, tehohoito, dialyysi, tms. Kliinistenjärjestelmien siirtymäaika on pitkä, johtuen eri tutkimuslaitteiden elinkaarien pituudesta.

24 Kliiniset järjestelmät ovat potilaan akuuttia seurantaa varten rakennetut sovellukset. Niihin merkitään potilaan valvontaparametritietoa, kuten verenpaine, pulssi, ja kelloaika. Järjestelmät poimivat tietoja automaattisesti potilasmonitoreilta. Sovelluksiin merkittäviä asioita ovat myös esim. lääkkeet ja niiden antamiskellonajat, kanyylin tai katetrin laitto kellonaikoineen, virtsan eritys tunnin tarkkuudella yms. hoitotoimenpiteet. Kliiniset tietojärjestelmät poikkeavat eri sairaaloissa lähinnä järjestelmä toimittajien mukaan. Yhteinen piirre kaikilla tuotteilla on järjestelmien säätäminen sopivaksi asiakkaan toimesta. Näistä poikkeuksena ovat niin sanotut on-line tietoa välittävät järjestelmät, joilla on tarkoitus katsoa suoraan monitoritietoa potilaan terveydentilasta. Kliinisistä järjestelmistä puhuttaessa on erikseen huomioitava dokumentaatio sovellukset ja valvonta sovellukset. 5.1 Dokumentoivat sovellukset Dokumentoivat sovellukset pitävät sisällään asiakasraportointitietokannan, josta voi tehdä erilaisia kyselyjä. Kyselyt ovat pääasiassa vertausarviointi kyselyjä jotka lähetetään eteenpäin, ja niistä muodostetaan raportteja valtakunnalliseen vertailuun eri sairaaloiden välillä. Esimerkkinä voi mainita mm. kuolleisuus tehopotilaiden hoidossa yms. raportit. Raportointi tietokannan tulisi mahdollistaa tietojen yhteen sovittamisen ISER:ssä erillisellä yhteisellä tietokannalla, joka olisi laadittu yhteisten sovittujen periaatteiden mukaan. Tällaisen tietokannan luominen tulisi mahdollistaa myös tiedon muuttamiseen CDA-R2 arkistomuotoon, jota myös potilassovellukset pystyvät lukemaan. Kliiniset dokumentaatiojärjestelmät ohjaavat sairaanhoitoa ja toimintatapoja enemmän kuin mitkään muut järjestelmät, joten pikainen sovellusten yhtenäistäminen ei ole mahdollista ja niissä tarvitaan siirtymäajan ratkaisu. Dokumentoivissa sovelluksissa, kuten Clinisoft / Centricity (GE) ja ICIP (Philips) sekä Prosessium (Tieto), on tuotanto tietokantojen lisäksi myös asiakasraportointi tietokanta, jota asiakas voi hyödyntää tietokanta kyselyinä sekä integraatio alustana. Pääsääntöiset kyselyt ovat vertausarviointi kyselyjä jotka lähetetään eteenpäin, ja niistä muodostetaan raportteja valtakunnalliseen vertailuun eri sairaaloiden välillä. Esimerkkinä voi mainita mm. kuolleisuus tehopotilaiden hoidossa yms. raportit. Integraatiot ovat pääasiallisesti suunnitteluohjelmien tietojen täydentämiseksi, esim. leikkauksen alku ja -loppuajat jne. Tiedot siirretään integraatioiden kautta anestesiajärjestelmästä mm. potilastietojärjestelmään. Raportointi tietokannan tulisi mahdollistaa tietojen yhteen sovittamisen ISER:ssä erillisellä yhteisellä tietokannalla, joka olisi laadittu yhteisten sovittujen periaatteiden mukaan. Tällaisen tietokannan luominen tulisi mahdollistaa myös tiedon muuttamiseen CDA-R2 arkistomuotoon, jota

25 myös muut potilassovellukset pystyvät lukemaan, kuten potilastietojärjestelmät. Todennäköisin tapa tallettaa tiedot tietokantaan, olisi laatia tietokantataulut valmiiksi sellaiseen muotoon, josta voisi suoraan tehdä xml-siirron lukujärjestelmiin tai arkistokantaan. ISER:n kliinisten sairaalajärjestelmien tietokannan luomisessa tulisi huomioida ainakin seuraavat asiat: - Yhteiset periaatteet tietojen sisällöstä, mitä ja millaista dataa talletetaan. - Lakisääteiset tiedon keräyksestä ja arkistoinnista koskevat säädökset. - Järjestelmätoimittaja, joka huolehtii tietokannan rakentamisesta yhdessä sairaalan asiantuntijoiden kanssa. - Sairaalan tuottaman raportointikannan kenttä- ja taulukuvaukset. - Mahdolliset konfiguraatiomuutokset nykyisiin järjestelmiin. - Siirtymäaika - Järjestelmät tulisi uusia mahdollisuuksien mukaan erikoisalakohtaisesti kokonaisuuksina esim. dialyysi, sydänvalvonta, tehohoito, jne. Ongelmana kliinisten järjestelmien tietokantoja perustettaessa ISER:n kannalta on se, että tällä hetkellä ei ole luotu minkäänlaista esitysmallia siitä miten esim. anestesiakaavake tulisi esittää CDA-R2 muodossa. Kliiniset järjestelmät tulisi yhtenäistää siirtymävaiheen aikana koko ISER:n alueella. Yhtenäistämisvaiheessa tulisi huolehtia myös siitä, että kliinisten tarpeiden lisäksi myös järjestelmäarkkitehtuuri soveltuu ISER:n yleiseen järjestelmäarkkitehtuuriin. Huomioitava on myös pitkät välimatkat, henkilöstön liikkuvuus sekä integraatiotarpeet muihin potilastietojärjestelmiin. Siirtymävaiheessa eri järjestelmien tuottaman tiedon kokoaminen yhteiseen tietokantaan tulisi olla ratkaisu sille, että tietoja olisi luettavissa oman sairaalan ulkopuolisista sairaaloista. Tietokannan heikkoutena on tiedon päivitysnopeus, koska voi olla, että osa lähdesovelluksista ei pysty tai ei voi siirtää tietoa kuin kerran vuorokaudessa. Tämä tarkoittaa sitä, että jos esim. konsultoiva lääkäri Kuopiossa haluaa nähdä Savonlinnalaisen potilaan teholla kerättyä dataa, on dokumentaatio sovelluksen tuottama tieto jo auttamatta vanhaa. Näissä tapauksissa tulisi tuottaa pääasiassa tietoa On-line tietoa tuottavilla järjestelmillä. Siirtymäaika tulisi olemaan kaksiosainen. Ensimmäisessä vaiheessa tulisi päästä yhtenäiseen tietokantaan jonka aika on arviolta 1-2 vuotta. Toinen vaihe, jolloin kaikki sairaalat käyttäisivät samoja kliinisiä dokumentoitavia järjestelmiä, vie aikaa jopa 5-10 vuotta riippuen siitä minkä ikäisiä laitteita ja järjestelmiä sairaanhoitopiireillä on nyt käytössään.

26 5.2 Valvontasovellukset Valvontasovelluksilla seurataan potilaan reaaliaikaista vointia. Esimerkkinä voi mainita keskusvalvonnat, kuten sydänvalvonnat, jotka ovat aina yhdistäneet potilasmonitorit yhden keskuksen alle. Koska valvontasovellukset ovat jo nyt melko yhtenäiset, tulisi ISER:n alueella potilasmonitorointi eri paikkakunnilla suorittaa etävalvontana, esimerkiksi tavallisen web-selaimen kautta. Laitteiston yhdenmukaistaminen tulisi tapahtua sitä mukaan kun vanhoja laitteita täytyy uusia. Sydän yksiköiden suhteen tulisi saada yhteinen valvonta jo 2014 alussa. Potilaan valvontaan kehitetyillä On-line järjestelmillä on tarkoitus seurata potilaan reaaliaikaista vointia, eli potilasmonitorointia. Tällaisesta järjestelmästä esimerkkinä voi mainita keskusvalvonnat, kuten sydänvalvonnat, jotka ovat aina yhdistäneet potilasmonitorit yhden keskuksen alle. Tällä hetkellä kaikki sairaalat ISER:n alueella käyttävät samaa keskusmonitorointijärjestelmää sydänvalvomoissa. Samoja keskusvalvomoja on myös tehohoidon osastoilla ja leikkausosastoilla. Potilasmonitorointi eri paikkakunnilla tulisi suorittaa etävalvontana esimerkiksi tavallisen webselaimen kautta. Jotta lokiseurantajärjestelmät, joilla valvotaan käyttäjä kirjautumisia, olisivat helposti yhdisteltävissä, olisi suositeltavaa yhdistää keskusvalvomojen tietokannat palvelimeen, jolloin järjestelmään kirjautuminen tapahtuisi AD -palvelimen kautta. Tärkeimmät osastot yhdenmukaisissa on-line tietoa välittävissä järjestelmissä tulisivat olemaan sydän- ja tehovalvontaosastot. Näissä tapauksissa tarve konsultointiin sairaaloiden välillä on suurin. On-line järjestelmissä on mahdoton rakentaa siirtymävaiheen väliaikaisia ratkaisuja, vaan niissä on yhdenmukaistettava laitteisto, potilasmonitorit ja keskusvalvonnat. Laitteiston yhdenmukaistaminen tulisi tapahtua sitä mukaan kun vanhoja laitteita täytyy uusia. Sydän yksiköiden suhteen tulisi saada yhteinen valvonta jo 2014 alussa. Sekä dokumentoivissa että On-line järjestelmissä olisi hyvä selvittää kaikkien sairaaloiden mahdollisuutta käyttää web- ja terminaali yhteyksiä, joilla saadaan helposti luotua etäyhteys. Yhteyksien luomisessa tulisikin ottaa huomioon käyttötapojen yhdenmukaisuus. Tällä taattaisiin liikkuvan henkilökunnan käytönoppiminen järjestelmien suhteen, jolloin käyttötavat olisivat yhtenäiset paikkakunnasta riippumatta.

27 5.3 Dialyysi Dialyysin eli keinomunuaishoitoyksikön tietojärjestelmän tarkoituksena on kerätä ja siirtää hoitotapahtumanaikaista dataa reaaliaikaisesti dialyysikoneen ja tietokoneen välillä. ISER:n kaikissa dialyysiyksiköissä tulee olla käytössä sama tietojärjestelmä, joka olisi integroitu sairaalan tietojärjestelmiin (HIS) yhteisesti sovittujen parametrien osalta. Dialyysintietojärjestelmän tarkoituksena on kerätä ja siirtää hoitotapahtumanaikaista dataa reaaliaikaisesti dialyysikoneen ja tietokoneen välillä. Vanhemmat järjestelmät olivat konesidonnaisia (hd-kone), mutta nykyaikaisiin järjestelmiin voidaan kytkeä eri valmistajien koneita. Tulevaisuuden kannalta olisi suotavaa että ISER:n kaikissa dialyysiyksiköissä olisi käytössä sama tietojärjestelmä, joka olisi integroitu sairaalan tietojärjestelmiin (HIS) yhteisesti sovittujen parametrien osalta (potilaan perustiedot, laboratorio jne.). Yhteinen tietojärjestelmä helpottaisi dialyysipotilaan, lääkäreiden sekä hoitohenkilökunnan liikkumista sairaalasta toiseen. Tiedot kerättäisiin yhteiseen tietokantaan, jonka valmistuminen myös määrää aloitusajankohdan. (ks. edellä). 6. Henkilöstöhallinto Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmät tulee yhtenäistää 1.1.2014 alkuun mennessä. Yhdistäminen tulee tehdä siten, että järjestelmät muodostaisivat kokonaisuuden, jossa on yhdenmukaiset henkilöstöhallintoon ja palkanmaksuun kiinteästi liittyvät toiminnallisuudet, kuten työntekijän ja esimiehen sähköinen asiointi, työajanseuranta, työvuorosuunnittelu- ja toteuma, jotka tuottavat runsaasti palkanmaksun perusteena olevaa aineistoa. Siirtymävaiheen aikana v. 2012 2013 ISER:n alueelle tulee laatia yhteinen henkilöstöpolitiikka ja yhtenäinen toimintamalli. Tällä hetkellä ISER:n alueella on käytössä useampia ja erilaisia henkilöstö- ja taloushallinnon tietojärjestelmiä, jotka hankaloittavat tiedon käytettävyyttä. Tämän takia ISER:n alueella tulisi olla käytössä uudet ISER:n yhteiset henkilöstö- ja taloushallinnon tietojärjestelmät integraatioineen. Henkilöstöhallinnontietojärjestelmät tukevat henkilöstöön ja palkanmaksuun liittyviä toimintaprosesseja, jolloin tallennetut ajantasaiset tiedot ovat käytettävissä henkilöstöhallinnon palveluketjun eri osissa. Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmästä on myös yhteydet organisaation ulkopuolisiin sidosryhmiin ja organisaation muihin sisäisiin tietojärjestelmiin (Liite 1). ISER:n alueella tulee olla käytössä yhteinen henkilöstöhallinnontietojärjestelmä ja yhteinen tietokanta, jossa eri liikelaitokset voisivat olla, niin päätettäessä, itsenäisiä toimintayksiköitä. Yhteisen henkilöstöhallinnontietojärjestelmän suunnittelu ja toteutus tulisi aloittaa mahdollisimman

28 varhaisessa vaiheessa jo ISER:ä valmisteltaessa. Nykyiset henkilöstöhallinnon tietojärjestelmät tulisivat olemaan käytössä vuoden 2013 loppuun saakka, jonka jälkeen siirrytään uuteen yhteiseen järjestelmään ja vanhat tiedot arkistoidaan. Siirtymävaiheen aikana v. 2012 2013 ISER:n alueelle tulisi laatia yhteinen henkilöstöpolitiikka ja yhtenäinen toimintamalli. Uuden tietojärjestelmän taustatietojen määritys ja tietojen siirto uuteen tietojärjestelmään tulisi tehdä v. 2013 aikana. 1.1.2014 alkaen, tulisi käyttöönottaa yhdenmukaiset henkilöstöhallintoon ja palkanmaksuun kiinteästi liittyvät toiminnallisuudet, kuten työntekijän ja esimiehen sähköinen asiointi, työajanseuranta, työvuorosuunnittelu- ja toteuma, jotka tuottavat runsaasti palkanmaksun perusteena olevaa aineistoa. Rekrytointi, matkustuksen hallinta, sähköinen päätearkisto ja tietovarasto tulisi olla yhteensopivia henkilöstöhallinnontietojärjestelmän kanssa, koska ne takaavat toimivan, tietoturvallisen, käyttäjäystävällisen ja kustannustehokkaan toimintaympäristön. Näiden järjestelmien osalta kehitystyö ja käyttöönotto voinee tapahtua 1-3 vuoden kuluessa sovelluksesta riippuen. 6.1 Rekrytointi ISER:n käynnistyessä tavoitteena tulisi olla myös rekrytoinnin yhteinen tietojärjestelmä ja tietokanta, joka mahdollistaa tiedon käytettävyyden koko ISER:n alueella. Työnhakijoilla tulisi olla oma sähköinen asiointiympäristö, jossa he voisivat vahvan tunnistautumisen jälkeen tehdä sähköisen avoimen tai kohdennetun hakemuksen suoraan ISER:n rekrytoinnin tietojärjestelmään tai suoraan liikelaitokseen. Työnhakijalla tulisi olla mahdollisuus täydentää, päivittää tai poistaa tekemänsä sähköinen hakemus. Tämä tulisi kyseeseen esim. silloin kun työnhakija täydentää pätevyyttään tms. tietoja, jotka vaikuttavat olennaisesti työn saamiseen. Yhteisen rekrytointitietojärjestelmän hankintaan liittyvä selvitystyö tulisi aloittaa mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Nykyiset rekrytoinnintietojärjestelmät olisivat käytössä vähintään vuoden 2013 loppuun saakka.

29 7. Taloushallinto Sairaanhoitopiirien kirjanpito ja siihen liittyvät prosessit ovat kohtuullisen hyvin standardisoitua toimintaa. Taloushallintojärjestelmän ei toiminnan kannalta välttämättä tarvitse olla vielä valmiina 1.1.2014 alkaen, mutta vähintään taloussuunnittelun (TALSU) osalta tulee järjestelmä ottaa käyttöön jo keväällä 2014. Siirtymäkaudella jokainen toiminnallinen yksikkö toimii nykyisillä järjestelmillään. Tässä on kutienkin huomioitava, että vuoden 2014 aikana yhteisten seurantatietojen ja tilinpäätöksen aikaansaaminen vaatii runsaasti manuaalista työtä. Taloushallinnontietojärjestelmät tukevat talouteen, kuten kirjanpitoon, osto- ja myyntireskontraan, sähköiseen laskunkiertoon, taloussuunnitteluun, käyttöomaisuuteen, maksuliikenteeseen ja tilinpäätökseen liittyviä toimintaprosesseja, jossa tallennetut ajantasaiset tiedot ovat käytettävissä taloushallinnon palveluketjun eri osissa. ISER:n alueella tulee olla käytössä yhteinen taloushallinnontietojärjestelmä ja yhteinen tietokanta, jossa eri liikelaitokset voisivat olla, niin päätettäessä, itsenäisiä toimintayksiköitä. Taloushallinnon tietojärjestelmästä on yhteydet organisaation ulkopuolisiin sidosryhmiin ja organisaation sisäisiin muihin tietojärjestelmiin (Liite 2). Tulevaisuudessa sähköisen arkiston tulee täyttää pitkäaikaissäilytyksen, tietoturvan ja lainsäädännön vaatimukset niin henkilöstö- kuin taloushallintojärjestelmien osalta. Taloushallinnon käyttöönotto tulisi tehdä viimeistään vuoden 2015 alusta lukien niin, että ensimmäinen ISER:n toimintavuosi olisi siirtymäkautta. Siirtymäkaudella jokainen liikelaitos toimii nykyisillä järjestelmillään. 8. Asia- ja dokumenttienhallinta Kaikilla neljällä sairaanhoitopiirillä on käytössä Dynasty asianhallintajärjestelmä, dokumenttienhallinnanjärjestelmää ei ole käytössä yhdelläkään sairaanhoitopiireistä, kahdella sairaanhoitopiirillä on suunnitteilla dokumenttienhallintajärjestelmä.

30 8.1 Asianhallintajärjestelmä Asiahallinnan osalta on tällä hetkellä kaikilla ISER -alueen sairaanhoitopiireillä käytössä Dynasty for SQL- niminen ohjelmisto, joka helpottaa asiahallinnan käyttöönottoa ISER -alueella. Asianhallinta tulee ottaa käyttöön 1.1.2014, koska ISER:iä koskevia virallisia päätöksiä tehdään ja kokouksia pidetään heti toiminnan käynnistyessä. Asianhallintajärjestelmä vastaa hallinnollisten asiakirjojen tuottamisesta, jakamisesta ja säilyttämisestä. Asianhallintajärjestelmää apuna käyttäen tuotetaan kaikki hallinnolliset ns. viralliset asiakirjat ja kokousmenettelyt. Asianhallintajärjestelmä vastaa valmisteilla olevien asioiden hallinnasta sekä asian elinkaaresta vastaanottaen tiedon asian käsittelyvaiheisiin valmistuneista asiakirjoista. Asianhallintajärjestelmä tallentaa asian yhteyteen viittauksen asiakirjoihin niin, että asiakirjan avaaminen asianhallintajärjestelmässä on mahdollista. Asianhallintaan liittyen on toimisto-ohjelmistoista myös integraatioita, jotka tulee huomioida. Dynasty for SQL -järjestelmä on yleisin ja laajin julkishallinnossa käytössä olevista asianhallintakokonaisuuksista. Ko. järjestelmä on käytössä kaikissa neljässä sairaanhoitopiirissä. Järjestelmä koostuu itsenäisistä moduuleista, joista asiakas ottaa käyttöön vain haluamansa. Järjestelmän moduuleita ovat mm. asianhallinta / diaari, kokoushallinta, viranhaltijapäätökset ja asiakirjojen sekä kokouspöytäkirjojen julkaisu. Koska kaikilla neljällä sairaanhoitopiirillä on käytössä Dynasty for SQL järjestelmä, on luontevaa ja kustannustehokasta ISER:in käynnistysvaiheessa jatkaa Dynastyn käyttöä ja kehittää sitä vastaamaan tulevat tarpeet ja vaatimukset. Jotta yhteiskäyttö onnistuu, tulee eri ohjelmaversiot päivittää ennen käyttöönottoa samaksi ohjelmaversioksi sekä ottaa käyttöön samat järjestelmän moduulit, joita minimissään olisivat: asianhallinta/diaari, kokoushallinta, viranhaltijapäätösten hallinta, arkistonhallinta sekä sopimushallinta sekä asiakirjojen ja/tai kokouspöytäkirjojen julkaisu. Aikataulullisesti asian tekee haasteelliseksi se, että ISER:in käynnistyessä tulisi asianhallintajärjestelmä olla valmis käytettäväksi ainakin asiahallinnan, kokoushallinnan ja viranhaltijapäätösten hallinnan osalta. Näin kaikki hallinnolliset päätökset pystytään tekemään ko. järjestelmällä ja ovat julkaistavissa tarvittavassa laajuudessa. Siirtymäaikana voidaan muut järjestelmän moduulit ottaa käyttöön.

31 8.2 Dokumenttienhallintajärjestelmä Asia- ja dokumenttienhallinta tulee liittää yhteen ja järjestelmän tulee ohjata asiakirjat sähköiseen arkistoon. Dokumenttienhallintajärjestelmän suunnittelua aloittaneiden sairaanhoitopiirien tuleekin tehdä keskenään yhteistyötä ja ottaa huomioon ISER:in tuomat haasteet. Dokumenttienhallinnan suunnittelu ja toteutus tulee aloittaa ISER organisaation käynnistyessä. Tänä päivänä tuotetaan yhä enemmän ja enemmän dokumentteja. Edelleen syntyy paljon perinteisiä paperidokumentteja, mutta ennen kaikkea lukematon määrä sähköisiä dokumentteja, sähköpostiviestejä, www-sivuja sekä piirustuksia työasemien ja palvelinten kiintolevyille. Niitä tuotetaan pääasiassa toimisto-ohjelmilla. Toimisto-ohjelmien käyttö edellyttää jatkossa yhteistä ohjelmistoa ja versiointia ISER:ssä. Hallittavan tietomäärän kasvu on ollut niin valtava, että on jo alettu puhua ihmisiä koettelevasta informaatioähkystä. Dokumenttienhallintaan on tarjolla nykypäivinä useita erilaisia ratkaisuja organisaation koosta ja tarpeista riippuen. Käyttöjärjestelmien resurssienhallinnat eivät vielä kata dokumenttienhallinnalle asetettavia vaatimuksia kuten siihen kehitetyt järjestelmät. Dokumenttienhallinnan tunnistettuja ongelmia tällä hetkellä ja joihin uuden järjestelmän toivotaan tuovan ratkaisuja: - syntyvä tietomäärä on suuri, tiedon tuottamistapoja on monia, tekijät päättävät itse omista henkilökohtaisista tavoista aineistojen tuottamiseksi ja säilyttämiseksi - asiakirjojen haku on ongelmallista, resursseja tarvitaan tiedon etsimiseen - yhteisiä arkistointisääntöjä ei ole, asiakirjoja säilytetään henkilökohtaisilla verkkolevyillä - samaa dokumenttia kopioidaan ja monistetaan sähköpostin liitetiedostona, välitetty asiakirja ei ole luotettavasti viimeisin versio, sähköposti mahdollistaa liian helpon jatkolähettämisen - toisen tuottamaa tietoa ei käytetä asianmukaisesti (mm. tulostus, jatkolähetys): asiakirjalle tehtävät toimenpiteet ovat asiakirjan saajan valittavissa, jolloin hän voi esimerkiksi välittää asiakirjan sähköpostilla toiselle käyttäjälle, vaikka jakelu ei ole sallittua - määräysten mukainen arkistointi ei ole kunnossa - versioiden hallintamallia ei ole - yhteiset periaatteet puuttuvat asiakirjojen käsittelystä - projekteissa syntyvä aineisto ei löydy nopeasti ja helposti yhdestä paikasta - kokousaineiston hallinta ei ole yhdenmukaista: käyttöoikeudet eivät pysy ajan tasalla kokousaineiston tarvitsijoihin nähden Edellä luetellut ongelmat ovat samat jokaisella sairaanhoitopiirillä ja kun käyttäjämäärät kasvavat ISER:in myötä, em. ongelmat moninkertaistuvat.

32 Tavoitteena pidetään, että asia- ja dokumenttienhallinta liittyvät yhteen ja järjestelmä ohjaa asiakirjat oikeaan järjestelmään. Tarkoituksena on saada aikaiseksi yhdenmukainen, järjestelmällinen ja käyttäjää ohjaava toimintakokonaisuus, johon yhdistyvät tulevaisuudessa myös Intra- ja Extranet -palveluiden uudelleenorganisointi sekä sosiaalisen median ja sähköisen asioinnin liitäntämahdollisuus. Uutta järjestelmää kuvaa toimintamalli, jossa järjestelmä ns. pakottaa hellästi käyttäjät toimimaan yhdenmukaisella tavalla. Järjestelmä ei anna mahdollisuuksia ohittaa organisaation hallinto-/ johtosääntöjä, mutta antaa mahdollisuuden käyttää tietoa selkeällä, yhdenmukaisella ja käyttäjän henkilökohtaiset tarpeet huomioivalla tavalla. Tuotettavien asiakirjojen pohjana käytetään valmiita asiakirjapohjia, näin asiakirjoista tulee yhdenmukaisia ulkoasultaan kuten myös mahdollisimman pitkälle sisällöltään samanlaisia (tuloksena laadukkaat asiakirjat). Tarkoitus on siirtyä tilanteeseen, jossa käyttäjä itse etsii aktiivisesti tarvitsemaansa tietoa käytäntöön ja tieto tarjotaan käyttäjälle valmiiksi. Organisaation sisällä tiedontuottajat voivat turvallisesti päättää, mitä heidän tuottamille/julkaisemille asiakirjoille saa tehdä. Dokumenttien säilytyksessä siirrytään sähköiseen arkistointiin. Jo dokumenttienhallintajärjestelmän suunnittelua aloittaneiden sairaanhoitopiirien tulee tehdä keskenään yhteistyötä ja ottaa huomioon ISER:in tuomat haasteet niin, että järjestelmä on kloonattavissa koko ISER:iin. 9. Materiaalihallinto Koko organisaation tulisi siirtyä uuteen yhteiseen tilausjärjestelmään 1.1.2014 alkaen. Yhtenäistäminen mahdollistaa yhtenäisen nimikkeistön käytön, tuotteiden käytön sekä kasvavan volyymin hallinnan sekä tuotteiden hankinnan. ISER:n syntyessä materiaalihallinnon tietojärjestelmät tulisivat yhtenäistää. Käytännössä tämä tarkoittaisi saman tilaus- ja hankintaohjelmiston käyttöä jokaisessa liikelaitoksessa, toimipisteessä sekä ISER:n mahdollisessa hankintatoimessa. Yhtenäistäminen mahdollistaisi yhtenäisen nimikkeistön käytön, tuotteiden käytön sekä kasvavan volyymin hallinnan. Yhteinen materiaalihallinto-ohjelmisto mahdollistaisi tehokkaasti yhteisen hankintatoimen ja kilpailuttamisen sekä sopimushallinnan. Vastaavasti sairaanhoitopiirit saisivat käyttöönsä reaaliaikaiset hintojen, toimittajien sekä toimitusehtojen tiedot. Materiaalihallinnossa käytetään jo nykyisin useita eri lähitunnistustekniikoita, kuten viivakoodia, 2D-koodia (UpCode) ja RFID (Radio Frequency Identification). Materiaalihallinnon osalta

33 käytettävien lähitunnistustekniikoiden tulee integroitua yhteiseen tietojärjestelmään, jolloin toimittajat voivat joustavasti varustaa pakkauksensa parhaaksi näkemällään tekniikalla. Toisaalta suuret tilausmäärät antavat ISER:lle tilaajana mahdollisuuden vaikuttaa käytettäviin lähitunnistustekniikoihin, jolloin hyötyä saadaan automatisoitaessa toimintoja myös tässä. 10. Apteekki Koko organisaation tulisi siirtyä uuteen yhteiseen järjestelmään 1.1.2014 alkaen. Yhteinen apteekkijärjestelmä mahdollistaa myös yhteiset nimikkeet ja tuoteryhmät kuten materiaalihallinnossa ja tilaukset voitaisiin hoitaa myös samoin kuin materiaalihallinnossa, yhteisen hankintatoimen kautta ISER:n toimintaan liittyy myös apteekkitoiminta eri paikkakunnilla ja liikelaitosyksiköissä. Apteekit valmistavat sairaaloissa käytetyt lääkkeet sekä pitävät kirjaa käytetyistä lääkemääristä. Apteekkien toiminta liittyy läheisesti materiaalihallinnon toimintoihin ja tilauksissa tulisi käyttää samoja järjestelmiä kuin materiaalihallinto. Yhteinen apteekin tilausjärjestelmä mahdollistaisi myös yhteiset nimikkeet ja tuoteryhmät kuten materiaalihallinnossa ja tilaukset voitaisiin hoitaa myös samoin kuin materiaalihallinnossa, yhteisen hankintatoimen kautta. Ennen kuin yhteisen tilausjärjestelmän voi ottaa ISER:ssä käyttöön apteekin osalta, tulee lääkkeen varastointi- ja valmistusprosessi yhtenäistää ISER:n alueella eri liikelaitosyksiköissä. Apteekin dokumentointi tulisi saattaa mahdollisimman pitkälle sähköiseen muotoon esimerkiksi toimituslistojen, huumekulutuskorttien yms. osalta. 11. Johtamis- ja seurantajärjestelmä ISER:ssä tulee toteuttaa kohdeympäristöön soveltuva raportointijärjestelmä, johon on integroitu toiminnan ja talouden kannalta keskeiset tietojärjestelmät, jotka tuottavat tarvittavaa seurantatietoa. Siirtymävaiheen aikana johtamisessa tarvittava tieto kerätään paikallisesti organisaatioissa ja jaetaan intra / extranetin kautta. Siirtymävaiheessa joudutaan yhteinen tieto kasaamaan manuaalisesti. Sairaanhoitopiirien operatiiviset järjestelmät on suunniteltu tukemaan jokapäiväistä tapahtumankäsittelyä ja järjestelmissä on joukko valmiita vakioraportteja joita joudutaan usein jalostamaan edelleen taulukkolaskentaohjelmalla tai muilla välineillä. Näillä ei pystytä täyttämään eri toimijoiden tarpeita. Operatiivisiin järjestelmiin ei myöskään varastoida kovin kattavia

34 historiatieoja, mikä mahdollistaisi aikasarjan muodostamisen. Lisäksi tällaisen tiedon käyttäminen sellaisenaan päätöksenteon ja suunnittelun pohjana ei useimmiten onnistu. KYS-Erva alueella ei tällä hetkellä ole yhtenäistä raportointijärjestelmää, vaan sairaanhoitopiirit tuottavat tarvitsemansa raportit omista järjestelmistään / tietovarastoistaan. Tietojen kopiointi erilliseen tietovarastoon mahdollistaa eri tietojärjestelmistä kerätyn tiedon yhdistämisen ja erilaisten raporttien mallintamisen johdon ja päätöksenteon tarpeisiin. Johtamisessa tarvittavat ja käytettävät keskeiset, olennaiset tiedot kerätään, käsitellään, muokataan ja jaetaan niitä hyödyntäville selkeässä ja visuaalisessa muodossa. Seurantatiedot ovat ajantasaisia ja eri tietojärjestelmiin tallennettu tieto on tietovaraston avulla hyödynnettävissä organisaation ohjausta ja päätöksentekoa varten. ISER:n johdon käytössä on selkeä ja visuaalinen koko ISER aluetta koskeva johdon raportointi strategisen johtamisen ja tulevaisuuden suunnittelun apuvälineenä. ISER:iin kuuluvien organisaatioiden käytössä on omaa piiriä koskevat vastaavanlaiset ja vertailukelpoiset seurantatiedot johdon ja yksiköiden käyttöön. ISER:ssä toteutetaan kohdeympäristöön soveltuva järjestelmä, joka pystyy tarjoamaan sisällöltään oikeanlaisen, toimintavarman, laadukkaan ja kehittyvän tietovarastojärjestelmän, jonka raportit ovat sähköisesti tuotettavissa eikä paperisia tulosteita enää tarvita. Tietovarastoraporttien toimintaperiaate on esimerkiksi että tiedot poimitaan operatiivisista järjestelmistä tietovarastoon kerran vuorokaudessa. Yhteisesti sovittujen mallien mukaiset raportit tuotetaan tietovarastossa olevista tiedoista. Tietovarastoraportointi mahdollistaa myös eri järjestelmistä tuotettujen tietojen yhdistelyn. Järjestelmän toiminnallisuus mahdollistaa kuutiomallin käyttöönoton, moniulotteisen raportoinnin ja analysoinnin sekä porautumismahdollisuuden raporteilla tarkemmalle tasolle (Kuva 4). Kuva 4. Tietovarasto-arkkitehtuuri