Menetelmäohje Internet-pohjainen ryhmätyöympäristö Riku Hurmalainen, 24.3.2002
Sisällysluettelo 1. Johdanto...3 2. Termit...4 3. Toteutus...5 3.1. Yleiskuvaus...5 3.2. Tekninen ratkaisu...5 3.3. Tietoturva...6 4. Päätelmät...7 Menetelmäohje: Internet-pohjainen ryhmätyöympäristö 2
1. Johdanto Nykyään ohjelmistoprojekteissa joudutaan usein tilanteeseen, jossa projektin jäsenet eivät työskentele samassa paikassa tai matkustavat paljon. Tilanne luo paineita ottaa käyttöön järjestelmiä, joiden avulla projektin jäsenet voivat kommunikoida keskenään ajasta ja paikasta riippumatta. Jotta kommunikaatio etäisyyksien päästä onnistuisi, tarvitaan siirtotie, joka on tavoitettavissa mahdollisimman monesta paikasta. Internet tarjoaa ehkä parhaan tavan siirtää dataa suhteellisen edullisesti miltei mistä mihin tahansa jopa globaalilla skaalalla. Siirtotien lisäksi tarvitaan keskitetty sijainti, johon sijoitetaan projektityön vaatimia palveluita. Internetin tapauksessa tarvitaan siis web-sivusto, joka sisältää palvelut web-sovellusten muodossa. Menetelmäohje: Internet-pohjainen ryhmätyöympäristö 3
2. Termit Ryhmätyöympäristö PHP3 PHPNuke Projektin edistymistä edesauttamaan suunniteltu järjestelmä, joka sisältää yhden tai useamman projektityössä tarvittavan työkalun, joita projektiryhmän jäsenet voivat käyttää mahdollisimman useasta paikasta juuri heille sopivaan aikaan. Ohjelmointikieli, jonka pääkäyttökohde on web-sovellusten toteuttaminen. Lisätietoja: http://www.php.net PHP3-ohjelmointikielellä ja MySql tietokantapalvelimella toteutettu ilmainen ja vapaasti muokattavissa oleva web-portaaliympäristö. Lisätietoja: http://www.phpnuke.org. Menetelmäohje: Internet-pohjainen ryhmätyöympäristö 4
3. Toteutus 3.1. Yleiskuvaus Kun ryhmätyöympäristöä lähdettiin suunnittelemaan, sovittiin projektiryhmän kesken mitä palveluita ryhmätyöympäristön tulisi tarjota. Tämän projektin puitteissa tarpeet olivat varsin vähäiset ja päädyttiin kahteen palveluun: Keskustelufoorumi Sähköpostilista Keskustelufoorumin oli perinteisen ominaisuuksien lisäksi tuettava myös tiedostoliitteitä, jotta voitaisiin järjestää keskitetty dokumenttien ja ohjelmistopakettien jakelupiste. 3.2. Tekninen ratkaisu Vaatimusten selvittämisen jälkeen vuorossa oli valmiin mahdollisimman sopivan web-sovellusratkaisun löytäminen. Lisäehtona oli se, että sovelluksen tulisi olla ilmainen. Tuotevertailun jälkeen päädyttiin PHP3-ohjelmointikielellä toteutettuun, GPL-lisensoituun PHPNuke-portaaliympäristöön, joka vaatii toimiakseen ainoastaan PHP3-tulkilla varustetun web-palvelimen ja erillisen tietokannan. PHPNuken foorumitoteutus todettiin riittäväksi, mutta se ei tukenut tiedostoliitteitä, joten projektin tuntibudjetista lohkaistiin muutama tunti tämän ominaisuuden toteuttamiseen. Kun ryhmätyöympäristön toiminnalisuus todettiin riittäväksi, sovittiin Asiakkaan kanssa sovelluksen web-hostingin rahoittamisesta. Hosting palvelut tilattiin tunnetulta palveluntarjoajalta, millä pyrittiin välttymään Menetelmäohje: Internet-pohjainen ryhmätyöympäristö 5
mahdollisten palveluntarjoajan teknisten-/talousvaikeuksien aiheuttamilta palvelukatkoksilta. Ryhmätyöympäriston toinen vaadittu palvelu: sähköpostilista, tuli kylkiäisinä web-hostingsopimuksen mukana. Sähköpostilistalle lisättiin kaikkien projektiryhmäläisten osoitteet, mutta ei asiakkaiden tai mentorin. 3.3. Tietoturva Projektin julkisen luonteen takia mitään varsinaista tietoturvaratkaisua ei toteutettu. Ryhmätyöympäristön web-sovellus suojattiin yksinkertaisella salasanalla, joka lähetetään selkokielisenä sivupyynnön yhteydessä. Tämä ominaisuus on toteutettu käytännössä kaikkiin web-selaimiin. Jotta mitään Asiakkaan luottamuksellista tietoa ei joutuisi vääriin käsiin tietoturvan puutten takia, sovittiin ettei mitään tämänkaltaista tietoa julkistettaisi ryhmätyöympäristössä. Menetelmäohje: Internet-pohjainen ryhmätyöympäristö 6
4. Päätelmät Projektin alkuvaiheessa ryhmätyöympäristö sai projektin jäseniltä suhteellisen runsaasti huomiota osakseen. Tämä johtui todennäköisesti siitä, että tämänkaltainen ratkaisu on ideana kohtalaisen uusi, joten tämä oli suurimman osan projektin jäsenistä kohdalla uutta ja mielenkiintoista. Projektiryhmän kesken sovittiin säännöistä, jotka säätelevät foorumin käyttöä. Säännöt koskivat mm. Uusien keskustelusäikeiden nimeämistä, kokouskutsujen merkitsemistä, kokouspöytäkirjojen julkistamista ja säikeiden käyttämistä dokumenttien versionhallintaan. Vaikka ryhmätyöympäristö ei sinällään sovellu versionhallintaan, on sinne mahdollista tallentaa dokumenttien eri versiot siten, että halutun dokumentin ja version löytäminen on helppoa. Esimerkkejä nimeämisistä: Kokouskutsu: Projektipalaveri 30.11. T-talon kahvila, tähän säikeeseen kokouspöytäkirja vastauksena. Dokumentti: Editori Tekninen määritelmä, tähän säikeeseen uudet versiot vastauksina. Projektin edetessä ja alkuinnostuksen laantuessa ryhmätyöympäristön käyttö väheni, eikä keskustelua käyty enää kovin vilkkaaseen tahtiin. Vaikutti siltä, että perinteisempi kommunikointiväline, sähköposti, valtasi projektin jäsenten tietokoneruudut. Ryhmä kuitenkin noteerasi ryhmätyöympäristön edelleen, eikä varsinaisesta käytön loppumisesta voi puhua. Kuitenkin ryhmätyöympäristön tarjoamien palveluiden käyttökelpoisuuden takia olisi toivonut niitä käytettävän hiukan enemmän. Menetelmäohje: Internet-pohjainen ryhmätyöympäristö 7
Kaikesta huolimatta projektiryhmä sai nähdä kuinka tämänkaltainen työkalu toimii käytännössä ja useat jäsenet varmasti voivat hyödyntää kokemuksiaan tulevaisuudessa. Mikäli oltaisiin todella haluttu tehokas työkalu, oltaisiin siihen tietysti sijoitettu hiukan enemmän rahaa ja aikaa, mutta kuitenkin tuli todistetuksi, että minimibudjetillakin on mahdollista saada aikaan toimiva ratkaisu. Menetelmäohje: Internet-pohjainen ryhmätyöympäristö 8