KOUVOLAN SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2008 1 (13) YHTEISEN KIRKKONEUVOSTON KOKOUS Aika Torstaina 16. päivänä lokakuuta 2008 klo 17.00 18.53 Paikka Kouvolan Seurakuntakeskus,, kirkkovaltuuston kokoushuone Mikäli tämän kokouskutsun saanut henkilö on estynyt saapumasta yllämainittuun kokoukseen, siitä pyydetään ilmoittamaan viimeistään 14.10.2008 klo 12.00 mennessä hallintosihteeri Asta Saikkoselle, puh. 0207 596 321, tai sähköpostitse asta.saikkonen@evl.fi. Kirkkohallitus päätti kokouksessaan 13.8.2008, 159 ja 160, että Anjalankosken, Elimäen, Kouvolan, Kuusankosken ja Valkealan seurakunnat muodostavat 1.1.2009 lukien Kouvolan seurakuntayhtymän, ja että Jaalan seurakunta liitetään Kuusankosken seurakuntaan. Päätöksen vaatimiin hallinnollisiin toimiin on ryhdyttävä viipymättä. Mikkelin hiippakunnan tuomiokapituli määräsi 29.8.2008 Kouvolan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajaksi Anjalankosken seurakunnan kirkkoherran Juhani Huovilan. Saamansa tehtävän mukaisesti hän kutsui koolle yhteisen kirkkovaltuuston, joka kirkkohallituksen päätöksellä muodostettiin kulumassa olevan vaalikauden ajaksi vuoden 2010 loppuun asti ylimääräisiä seurakuntavaaleja toimittamatta edellisten vaalien tulosten perusteella kirkkolain 8 luvun 5 pykälän 2 momentin 3 kohdan mukaisesti. Yhteinen kirkkovaltuusto kokoontui 24.9.2008. Tässä kokouksessa se hyväksyi yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännön, joka on liitteenä 1. Ohjesääntö on vielä vahvistettava tuomiokapitulissa, mutta sitä on soveltuvin osin noudatettava heti hyväksymisen jälkeen. Yhteiseen kirkkoneuvostoon kuuluu ohjesäännön 1 mukaan tuomiokapitulin seurakuntayhtymän seurakuntien kirkkoherroista määräämä puheenjohtaja, varapuheenjohtaja sekä 10 muuta jäsentä. Yhteinen kirkkovaltuusto valitsi kokouksessaan seuraavat henkilöt yhteisen kirkkoneuvoston jäseniksi ja henkilökohtaisiksi varajäseniksi: Varsinaiset jäsenet Henk.koht. varajäsenet Seurakunta Rasimus Risto, varapj. Koskela Birgit Valkeala Anttila Maire Ruotsalainen Arto Elimäki Janhunen Ritva Sorsa Mirja Kuusankoski Mänttäri Leena Kujala Anton Valkeala Niemelä Esko Laukala Hannu Elimäki Ratasvuori Irma Poteri Marjatta Kuusankoski Sahamies Arto Soininen Kari Kouvola Smeds Pentti Eloranta Maria Valkeala Suutari Olavi Raukko Jussi Anjalankoski Takkinen Päivi Toikka Raija Kouvola Viljakainen Hannele Patjas Teija Anjalankoski
KOUVOLAN SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2008 2 (13) Läsnä Huovila Juhani, puheenjohtaja; Anjalankosken seurakunnan kirkkoherra Rasimus Risto varapj. Anttila Maire jäsen Janhunen Ritva Mänttäri Leena Niemelä Esko Ratasvuori Irma Sahamies Arto Smeds Pentti Takkinen Päivi Viljakainen Hannele Gärdström Keijo Honkanen Niilo Ylikangas Kimmo Johansson Olli Lonka Riitta Harjula Jari Reijo Jukka Junkkari Laura Kouvolan seurakunnan kirkkoherra, poistui :n 13 käsittelyn aikana klo 18.08 Valkealan seurakunnan kirkkoherra Kuusankosken seurakunnan kirkkoherra va. hallintojohtaja, Kouvolan seurakunnan talousjohtaja Anjalankosken seurakunnan talousjohtaja ATK-suunnittelija Kouvolan seurakunnan kiinteistöpäällikkö tiedotuspäällikkö Saikkonen Asta pöytäkirjan pitäjä :t 1 2, sihteeri :t 3-18 Poissa Suutari Olavi jäsen Viinikainen Sakari yht. kirkkovalt. pj Rikala Tuula yht. kirkkovalt. varapj. Puhakka Osmo Elimäen seurakunnan kirkkoherra Paavola Markku Kuusankosken seurakunnan talousjohtaja 1 Kokouksen avaus Mikkelin hiippakunnan tuomiokapituli on 29.8.2008 määrännyt Kouvolan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajaksi Anjalankosken seurakunnan kirkkoherran, lääninrovasti Juhani Huovilan. Alkuhartauden jälkeen puheenjohtaja avasi kokouksen. 2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Yhteiseen kirkkoneuvostoon kuuluu puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan lisäksi kymmenen jäsentä. KL 7:4,1 mukaan seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla.
KOUVOLAN SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2008 3 (13) Jäsenten lisäksi kokouskutsu on lähetettävä niille henkilöille, joilla KJ 9:3 ja KJ 10:11 sekä ohjesäännön 3 nojalla on oikeus olla läsnä kokouksessa ja ottaa osaa keskusteluun, mutta ei päätöksen tekemiseen. Koska seurakuntayhtymän johtavia virkoja ei vielä ole virallisesti perustettu eikä niihin näin ollen ole viranhaltijoita määrätty, puheenjohtaja on kutsunut yhteisen kirkkoneuvoston kokousten asioiden valmistelu- ja esittelytehtäviin väliaikaiseksi hallintojohtajaksi Kouvolan seurakunnan talousjohtajan Olli Johanssonin. Toimitetaan nimenhuuto ja todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Käsitteleminen Hallintosihteeri Asta Saikkonen pyydettiin suorittamaan nimenhuuto. Puheenjohtaja totesi kokouksen laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 3 Sihteerin valinta Ohjesäännön 7 mukaan kokouksen pöytäkirjaa pitää yhteisen kirkkoneuvoston tähän tehtävään valitsema sihteeri, joka voi olla seurakuntayhtymän tai seurakunnan viranhaltija. Yhteinen kirkkoneuvosto valitsee sihteerikseen hallintosihteeri Asta Saikkosen. Hyväksyttiin puheenjohtajan tekemä päätösesitys. 4 Pöytäkirjan tarkastajien valitseminen Ohjesäännön 7 mukaan pöytäkirjan tarkastaa kaksi kokouksen valitsemaa tarkastajaa tai yhteinen kirkkoneuvosto kokouksessaan. Yhteinen kirkkoneuvosto valitsee keskuudestaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa ja pöytäkirjan tarkastusajankohdaksi esitetään maanantaina 20.10.2008 klo 9.00 15.00, Kouvolan Seurakuntakeskus, kiinteistötoimisto, II krs. Sovittiin käytännöstä, jonka mukaan tarkastusvuorot ovat aakkosjärjestyksen mukaan. Valittiin Maire Anttila ja Ritva Janhunen.
KOUVOLAN SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2008 4 (13) 5 Työjärjestyksen hyväksyminen Ohjesäännön 5 mukaan yhteinen kirkkoneuvosto päättää asioiden käsittelyjärjestyksen. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy esityslistan mukaisen asioiden käsittelyjärjestyksen. Hyväksyttiin. 6 Yhteisen kirkkoneuvoston ohjesääntö Kirkkoneuvoston asemasta ja tehtävistä säädetään kirkkolain 10. luvussa sekä 11. luvun 8 ja 11 :ssä sekä kirkkojärjestyksen 9. luvussa ja 10. luvun 10 ja 11 :ssä. Lisäksi kirkkoneuvoston toimintaa ohjaa kirkkovaltuuston hyväksymä ja tuomiokapitulin vahvistama ohjesääntö. Kouvolan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston ohjesääntö on hyväksytty yhteisessä kirkkovaltuustossa 24.9.2008, ja se on KL 10:3 mukaan lähetettävä tuomiokapitulin vahvistettavaksi (liite 1). Yhteisen kirkkoneuvoston asema seurakuntayhtymässä on hyvin keskeinen. Ohjesäännön 5 määrää, että kirkkoneuvosto päättää asiat esittelystä. Asiat esittelee viranhaltija, jonka tehtäväksi esittely on annettu seurakuntayhtymän asianomaisessa johtosäännössä tai erillisellä määräyksellä. Esittelijä tekee asiasta kirjallisen esittelyn ja päätösesityksen, joka on ajoissa ennen kokousta toimitettava yhteisen kirkkoneuvoston jäsenille. Yhteinen kirkkoneuvosto voi kuitenkin kokouksessa ottaa käsiteltäväksi kiireellisen asian. Yhteinen kirkkoneuvosto toimii läheisessä yhteistyössä yhtymään kuuluvien seurakuntien seurakuntaneuvostojen kanssa. Seurakunnan hengellistä elämää ja toimintaa koskevat asiat käsitellään pääsääntöisesti seurakuntaneuvostoissa. Ohjesäännön 6 mukaan yhteisen kirkkoneuvoston on valmisteltava seurakuntaneuvoston yhteiselle kirkkovaltuustolle lähettämät esitykset ja aloitteet. Jos tällainen esitys tai aloite koskee myös seurakuntayhtymän muita seurakuntia, niiden seurakuntaneuvostoille on varattava tilaisuus antaa lausunto asiasta. Jos seurakuntaneuvoston aloite tai esitys kuuluu yhteisen kirkkoneuvoston päätettäviin asioihin, ratkaisusta tai toimenpiteestä on ilmoitettava seurakuntaneuvostolle. Yhteinen kirkkoneuvosto valmistelee asiat yhteiselle kirkkovaltuustolle, valvoo tämän päätösten laillisuutta ja panee ne täytäntöön. Sille voidaan kirkkovaltuuston päätöksellä siirtää valtuustolle kuuluvaa päätösvaltaa ja se voi ohjesäännössä määrätyllä tavalla siirtää itselleen ratkaisuvaltaa alemmalta organisaatiotasolta. Yhteisen kirkkoneuvoston pääasiallinen vastuu on huolehtia seurakuntayhtymän perussäännössä lueteltujen toimintojen ohjauksesta. Tässä ominaisuudessa se omalla paikallaan edistää hengellistä elämää ja toimii seurakunnan tehtävän toteuttamiseksi.
KOUVOLAN SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2008 5 (13) : Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee tiedokseen saatetuksi yhteisen kirkkovaltuuston 24.9.2008 hyväksymän yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännön ja lähettää sen Mikkelin hiippakunnan tuomiokapitulin vahvistettavaksi. Hyväksyttiin puheenjohtajan tekemä päätösesitys. 7 Seurakuntayhtymän viraston johtosäännön hyväksyminen Seurakuntayhtymän hallinnon perustamistehtäviä hoitanut laajapohjainen seurakuntien yhteinen ohjausryhmä perusti yhtymän organisaatiota suunnittelemaan ja sääntöjä valmistelemaan erityisen hallinto-organisaatiotyöryhmän. Kunkin palveluyksikön valmistelutyön osalta ohjausryhmä perusti muita työryhmiä, joiden tekemän työn tulokset olivat käytettävissä johtosääntöä valmisteltaessa. Ohjausryhmä on kokouksissaan 14.5. ja 12.8.2008 käsitellyt ja hyväksynyt hallinto-organisaatiotyöryhmän valmisteleman ehdotuksen seurakuntayhtymän viraston johtosäännöksi (liite 2). Johtosäännön hyväksyminen on yhteisen kirkkovaltuuston asia. Johtosääntöluonnosta valmisteltaessa on ollut käytettävissä malleja mm. Tampereelta, Espoosta sekä Kuopiosta. Kouvolan seurakuntayhtymä muodostaa omaleimaisen, suuren kokonaisuuden, jonka vuoksi sille laadittavan johtosäännön ei tule olla kopio olemassa olevasta mallista. Hyväksytty ehdotus perustuu kaksijakoiseen osastomalliin. Seurakuntayhtymämme virasto muodostuu hallinto-osastosta ja yhteisen seurakuntatyön osastosta, joilla kummallakin on selkeä palvelutehtäväkokonaisuutensa. Yhtymän viraston organisaation kaaviokuva on liitteenä 3. Ohjenuorana on ollut, että paikallisseurakunnat kirkkoherroineen ovat näkyvä ja toimiva osapuoli ja yhtymän viraston tehtävänä on palvella ja tukea seurakuntia niiden kristillisessä julistus- ja palvelutehtävässä. Viraston johtavien viranhaltijoiden viroista ja viranhaltijoista ohjausryhmä on niinikään tehnyt ehdotukset, jotka tulevat käsittelyyn myöhemmissä kokouksissa, kun virkojen tehtävien vaativuudet ja palkkausperusteet on valmisteltu kirkon virka- ja työehtosopimuksen edellyttämällä tavalla. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy ohjausryhmän ehdotuksen Kouvolan seurakuntayhtymän viraston johtosäännöksi ja lähettää sen edelleen yhteisen kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi. Käsitteleminen Risto Rasimus teki Arto Sahamiehen kannattamana seurakuntayhtymän viraston johtosääntöön pohjaesityksestä poikkeavan esityksen, että henkilöstöjohtaja-nimike muutetaan henkilöstöpäälliköksi ( 6), talousjohtaja-nimike muutetaan talouspäälliköksi ( 7) ja kiinteistöjohtaja-nimike muutetaan kiinteistöpäälliköksi ( 8).
KOUVOLAN SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2008 6 (13) Suoritettiin äänestys: Ne, jotka kannattivat pohjaesitystä äänestivät JAA ja Risto Rasimuksen tekemää esitystä kannattaneet äänestivät EI. JAA-ääniä annettiin 1 ja EI-ääniä 10, TYHJIÄ 0. Risto Rasimuksen esitys tuli hyväksyttyä. Arto Sahamies esitti seurakuntayhtymän viraston johtosääntöön pohjaesityksestä poikkeavan esityksen, että :iin 20 ja 22 lisätään viran pätevyysvaatimuksiin ammattikorkeakoulussa suoritettu virkaan soveltuva tutkinto. Sahamiehen esitystä ei kannatettu. Olli Johansson esitti, että Rasimuksen esityksen tultua hyväksytyksi, kyseiset virkanimikemuutokset korjataan aiemmin hyväksyttyyn yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännön :iin 17 ja 18 sekä myöhemmin tässä kokouksessa hyväksyttäviin asiakirjoihin. Kirkkoneuvosto hyväksyi yksimielisesti Johanssonin esityksen. Hyväksyttiin puheenjohtajan tekemä päätösesitys muilta osin, paitsi henkilöstöjohtajanimike muutetaan henkilöstöpäälliköksi ( 6), talousjohtaja-nimike muutetaan talouspäälliköksi ( 7) ja kiinteistöjohtaja-nimike muutetaan kiinteistöpäälliköksi ( 8). 8 Henkilöstöpalvelun johtokunnan johtosäännön hyväksyminen Seurakuntayhtymän hallinnon perustamistehtäviä hoitanut laajapohjainen seurakuntien yhteinen ohjausryhmä perusti yhtymän organisaatiota suunnittelemaan ja sääntöjä valmistelemaan erityisen hallinto-organisaatiotyöryhmän. Kunkin palveluyksikön valmistelutyön osalta ohjausryhmä perusti muita työryhmiä, joiden tekemän työn tulokset olivat käytettävissä johtosääntöä valmisteltaessa. Hallinto-organisaatiotyöryhmän laatima ja ohjausryhmässä 11.6. ja 12.8.2008 käsitelty ja hyväksytty ehdotus seurakuntayhtymän henkilöstöpalvelun johtokunnan johtosäännöksi on liitteenä 4. Henkilöstöpalvelun johtokunnan pääasiallisena tehtävänä on suunnitella, kehittää ja valvoa henkilöstöpalveluja ja strategiaa kirkon virka- ja työehtosopimuksen sekä muiden määräysten mukaisesti ja käydä tarvittavia palkka- ym. neuvotteluja. Jäseniä valittaessa tulisi siksi painottaa palvelussuhde- ja työmarkkina-asioiden tuntemusta. Ohjausryhmä esittää periaatteena jäsenten määrästä, että johtokuntiin valitaan yksi (1) jäsen kustakin seurakunnasta ja tälle henkilökohtainen varajäsen. Va. hallintojohtajan esitys Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy ohjausryhmän ehdotuksen Kouvolan seurakuntayhtymän henkilöstöpalvelun johtokunnan johtosäännöksi ja esittää sen edelleen yhteisen kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi.
KOUVOLAN SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2008 7 (13) Hyväksyttiin va. hallintojohtajan tekemä päätösesitys ottaen huomioon :ssä 7 päätetyt virkanimikemuutokset. 9 Jäsenten valinta henkilöstöpalvelun johtokuntaan Henkilöstöpalvelun johtokunnan johtosäännön 1 :n mukaan yhteinen kirkkovaltuusto valitsee johtokuntaan toimikaudekseen viisi jäsentä ja näille henkilökohtaiset varajäsenet. Kustakin seurakunnasta valitaan yksi jäsen ja tälle varajäsen. Va. hallintojohtajan esitys Yhteinen kirkkoneuvosto esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että tämä toimittaa henkilöstöpalvelun johtokunnan jäsenten ja henkilökohtaisten varajäsenten vaalin. Hyväksyttiin va. hallintojohtajan tekemä päätösesitys. 10 Kiinteistö- ja hautauspalvelun johtokunnan johtosäännön hyväksyminen Seurakuntayhtymän hallinnon perustamistehtäviä hoitanut laajapohjainen seurakuntien yhteinen ohjausryhmä perusti yhtymän organisaatiota suunnittelemaan ja sääntöjä valmistelemaan erityisen hallinto-organisaatiotyöryhmän. Kunkin palveluyksikön valmistelutyön osalta ohjausryhmä perusti muita työryhmiä, joiden tekemän työn tulokset olivat käytettävissä johtosääntöä valmisteltaessa. Hallinto-organisaatiotyöryhmän laatima ja ohjausryhmässä 11.6. ja 12.8.2008 hyväksytty ehdotus seurakuntayhtymän kiinteistö- ja hautauspalvelun johtokunnan johtosäännöksi on liitteenä 5. Kiinteistö- ja hautauspalvelun johtokunnan pääasiallisena tehtävänä on valmistella ja hoitaa rakennus-, kiinteistö- ja hautausmaa-asioita yhteisen kirkkoneuvoston alaisena. Jäseniä valittaessa tulisi siksi painottaa rakennus- ja puutarha-alan tuntemusta. Ohjausryhmä esittää periaatteena jäsenten määrästä, että johtokuntiin valitaan yksi (1) jäsen kustakin seurakunnasta ja tälle henkilökohtainen varajäsen. Va. hallintojohtajan esitys Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy ohjausryhmän ehdotuksen Kouvolan seurakuntayhtymän kiinteistö- ja hautauspalvelun johtokunnan johtosäännöksi ja esittää sen edelleen yhteisen kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi. Hyväksyttiin va. hallintojohtajan tekemä päätösesitys ottaen huomioon :ssä 7 päätetyt virkanimikemuutokset.
KOUVOLAN SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2008 8 (13) 11 Jäsenten valinta kiinteistö- ja hautauspalvelun johtokuntaan Kiinteistö- ja hautauspalvelun johtokunnan johtosäännön 1 :n mukaan yhteinen kirkkovaltuusto valitsee johtokuntaan toimikaudekseen viisi jäsentä ja näille henkilökohtaiset varajäsenet. Kustakin seurakunnasta valitaan yksi jäsen ja tälle varajäsen. Va. hallintojohtajan esitys Yhteinen kirkkoneuvosto esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että tämä toimittaa kiinteistöja hautauspalvelun johtokunnan jäsenten ja henkilökohtaisten varajäsenten vaalin. Hyväksyttiin va. hallintojohtajan tekemä päätösesitys. 12 Taloussäännön hyväksyminen KJ 15:8 mukaan seurakunnalla tai seurakuntayhtymällä tulee olla taloussääntö, joka sisältää määräykset seurakunnan taloudenhoidosta kuten rahatoimesta, tilinpidosta, talousarviosta, omaisuuden hoidosta ja tilintarkastuksesta. Taloussäännön hyväksyy kirkkovaltuusto. Taloussääntö ohjaa kirkkoneuvoston ohjesäännön ohella olennaisesti seurakunnan toimintaa ja taloutta. Kirkkohallitus on viimeksi antanut taloussääntömallin yleiskirjeessään nro 18/2004. Sääntö sisältää kirkkolakia ja järjestystä yksityiskohtaisemmat määräykset taloushallintoon liittyvistä tehtävistä. Taloussäännön tavoitteena on edistää hyviä hallintotapoja ja hyvän kirjanpitotavan mukaista kirjanpitoa. Seurakuntayhtymään liittyvien seurakuntien taloudesta vastaavat viranhaltijat ovat valmistelleet yhteisen ehdotuksen taloussäännöksi (liite 6). Ehdotus noudattaa pääosin kirkkohallituksen mallia, ja sitä on osittain muokattu suuren seurakuntayhtymän sujuvan taloushallinnon edellyttämien erityispiirteiden mukaiseksi. Va. hallintojohtajan esitys Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy liitteenä 7 olevan taloussääntöehdotuksen ja lähettää sen edelleen yhteisen kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi. Hyväksyttiin va. hallintojohtajan tekemä päätösesitys ottaen huomioon :ssä 7 päätetyt virkanimikemuutokset. 13 Seurakuntayhtymän viraston toimistotilojen korjaus, alustavia tietoja Seurakuntayhtymän perustamista valmistellut ohjausryhmä on kokouksissaan 7.3., 9.4. ja 14.5.2008 käsitellyt yhtymän hallinnon ja yhteisten toimintojen välttämättä tarvitsemien
KOUVOLAN SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2008 9 (13) toimistotilojen järjestämistä. Vaihtoehtoja tutkittiin seurakuntien olemassa olevista tiloista, ja todettiin, että vaikka tiloja on, ne on joka tapauksessa remontoitava. Jotta suunnittelussa päästiin etenemään, ohjausryhmän alaiset työryhmät esittivät ehdotuksensa tarvittavista toimistotiloista henkilömäärineen 31.3.2008 mennessä. Myös neuvottelu- ja arkistotilatarpeet tuli ottaa huomioon. Kouvolan seurakunnan kiinteistöpäällikkö Jukka Reijo ja Anjalankosken seurakunnan kiinteistökonsultti Anssi Arola valmistelivat yksityiskohtaisen toimitilakartoituksen, jonka perusteella suunnittelua päätettiin jatkaa. Yhtymän toimistotilat on suunniteltu Kouvolan seurakuntakeskukseen sekä Kuusankosken seurakuntakeskukseen. Ulkopuolisten vuokratilojen hankkimista ei pidetty järkevänä. Kuusankosken seurakuntakeskuksen kolmannesta kerroksesta puolet on vuokrattu ulkopuoliselle, ja nämä tilat päätettiin ottaa nyt omaan käyttöön. Tämä ratkaisu olisi myös edullinen ja käytännöllisin. Ohjausryhmä hyväksyi hankkeen pääsuunnittelijaksi Arkkitehtisuunnittelu Pentti Hellén Oy:n Kouvolasta. Arkkitehti Pentti Hellén on tehnyt aikaisemminkin suunnitelmia Kouvolan rovastikunnan seurakunnille ja hän tuntee seurakuntien kiinteistöjä. Lisäksi tarvitaan LVI- ja sähkösuunnittelijat, joiksi myöhemmin valittiin Insinööritoimisto LV-Ilma Oy ja K&O Insinöörit Oy. Rakennuttajakonsultiksi valittiin Insinööritoimisto Vi-Ra Oy. Toimistotilojen korjaushanketta varten nimettiin työryhmä, johon kuuluvat seuraavat henkilöt: Esko Niemelä, Elimäen seurakunta, puheenjohtaja Anssi Arola, Anjalankosken seurakunta, kiinteistökonsultti Jukka Reijo, Kouvolan seurakunta, kiinteistöpäällikkö Markku Lehtinen, Kouvolan seurakunta Olli Johansson, Kouvolan seurakunta, talousjohtaja Ari Salminen, Kouvolan seurakunta, laitosmestari Markku Paavola, Kuusankosken seurakunta, talousjohtaja Matti Mustikkamaa, Kuusankosken seurakunta, talonmies-vahtimestari Reino Niveri, Valkealan seurakunta, talouspäällikkö Maija Taavila, Jaalan seurakunta, talouspäällikkö Suunnittelutoimikunta sai tehtäväkseen valita muut tarvittavat suunnittelijat, ohjata ja organisoida suunnittelua, hyväksyttää suunnitelmat eri hallintoelimissä ja viranomaisilla sekä valmistella urakkalaskentaan liittyvät asiakirjat (ohjausryhmän muistio 14.5.2008). Hanke on edennyt varsin ripeästi. Uusittaviin toimistotiloihin tulevia työntekijöitä on kuultu ja heiltä saadut lausunnot on otettu huomioon suunnittelussa. Suunnittelutoimikunta päätti kokouksessaan 24.9.2008 lähettää seurakuntayhtymän yhteiselle kirkkoneuvostolle tiedoksi hankkeen alustavan kustannusarvion (liitteet 7 ja 8, luottamuksellisia). Suunnitelmat tulevat hyväksyttäväksi viimeistelyn jälkeen vasta seuraavassa kokouksessa ja tarkoitus on saada ne yhteisen kirkkovaltuuston käsittelyyn 12.11.2008 pidettävään kokoukseen.
KOUVOLAN SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2008 10 (13) Suunnitellut muutostyöt ovat pääpiirteissään seuraavat: 1. Kouvolan Seurakuntakeskus Suunnitelmissa on osoitettu muutoksia vanhan osan kellarikerrokseen, 1. kerrokseen sekä 2. kerroksen kiinteistötoimistoon. Tilojen suunnittelussa on pyritty hyödyntämään mahdollisimman paljon olemassa olevia rakenteita ja tekniikkaa. Hautaustoimelle on osoitettu tilat nykyisestä taloustoimistosta. Hautaustoimen päällikölle ja toimistosihteerille on varattu omat väliseinillä erotetut toimistotilat ja muut työpisteet on sijoitettu avotoimistoon. Keskusrekisterille on osoitettu tilat nykyisen kirkkoherranviraston tiloista. Johtavalle toimistosihteerille ja arkistosihteerille on varattu omat väliseinillä erotetut toimistotilat ja toimistosihteerien työpisteet on sijoitettu avotoimistoon. Tilasta on erotettu pieni sukututkijan huone. Seurakuntatoimistolle on osoitettu tilat kirkkoherranviraston etuosasta. Seurakuntatoimisto on erotettu keskusrekisteristä väliseinällä, liukuovilla ja käyntiovella. Seurakuntatoimiston työpisteet on erotettu toisistaan väliseinällä ja liukuovella. Kulku seurakuntatoimistoon tapahtuu aulasta omalla sisäänkäynnillä kumpaankin palvelupaikkaan. Toimituskeskusteluhuone ja virastopapin huone on suunniteltu nykyiseen taloustoimistoon. Kiinteistöpalvelujen toimistoon on lisätty kiinteistöjohtajalle oma toimistohuone. 2. Kuusankosken Seurakuntakeskus Tilojen suunnittelussa on pyritty hyödyntämään mahdollisimman paljon olemassa olevia väliseiniä ja tekniikkaa. Kuitenkin vaaditun henkilömäärän sovittaminen tiloihin erillisiin huoneisiin vaatii jonkin verran väliseinien purkua ja uusia väliseiniä sekä mm. ilmanvaihdon uusimisen. Tilojen suunnittelussa on pyritty myös tilojen muunneltavuuteen vastaisen varalle. Sisääntuloaulaan tuulikaapin vasemmalle puolelle on sijoitettu infotiski ja toimistosihteerin huone. Seurakuntatoimiston palvelutoimisto säilyy ennallaan lukuun ottamatta kalusteiden järjestyksen muutoksia. Hankinta-asiamiehelle on suunniteltu toimistohuone ja varasto. Viestintätoimistossa viestintäpäällikölle on suunniteltu oma erillinen toimistohuone ja viestintätoimiston kahdelle muulle työntekijälle avotoimisto, joka samalla toimii neuvottelutilana. Kirkkoneuvoston kokoushuone on suunniteltu nykyisen kahvion ja kokoustilan paikalle. Henkilöstöhallinnolle on suunniteltu 2. kerrokseen 6 työtilaa, joista henkilöstöjohtajalle ja henkilöstösihteerille on varattu omat toimistohuoneet ja neljälle toimistosihteerille kaksi erillistä toimistohuonetta. Näissä kahden hengen huoneissa työparien työpisteet on erotettu toisistaan työpöydän kohdalla kattoon ulottuvalla kiinteällä väliseinällä. Henkilöstöhallinnolle on lisäksi suunniteltu kopiointi- ja varastotila sekä holvi. Henkilöstötoimiston tilojen väliin jää huone yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajalle. 2. kerrokseen on näiden lisäksi suunniteltu kokoushuone, kaikkien työntekijöiden sosiaalitilat erikseen naisille ja miehille sekä tietohallinnon toimisto. Taloushallinnolle on suunniteltu 3. kerrokseen 7 työtilaa, joista talousjohtajalle, taloussihteerille ja kirjanpitäjälle on varattu omat toimistohuoneet ja neljälle
KOUVOLAN SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2008 11 (13) toimistosihteerille kaksi erillistä toimistohuonetta. Näissä kahden hengen huoneissa työparien työpisteet on erotettu toisistaan työpöydän kohdalla kattoon ulottuvalla kiinteällä väliseinällä. Taloushallinnolle on lisäksi suunniteltu kopiointi- ja varastotila. Hallintotoimistolle on suunniteltu 3. kerrokseen 3 työtilaa. Kullekin työntekijälle on omat erilliset työhuoneet (hallintojohtaja, hallintosihteeri ja toimistosihteeri). Lisäksi on suunniteltu yhteinen taukotila, arkisto ja hallinnon sekä taloushallinnon yhteinen neuvotteluhuone, jota voidaan käyttää myös rippikoululuokkana. Nykyinen iv-kone on vanhentunut ja teholtaan riittämätön. Ilmastoinnin konehuone joudutaan n. 10 m 2 :n verran laajentamaan uuden ilmanvaihtokoneen tilavaatimuksen takia nuorisotyön käytössä olevaan kokoontumistilaan. Nuorisotilaa avarretaan vastaavasti purkamalla väliseiniä. Pihalle on suunniteltu uusi pysäköintialue työntekijöille ja nykyisen yleisöpysäköintialueen järjestäminen tehokkaammaksi. Va. hallintojohtajan esitys Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee asian tiedokseen saatetuksi. Merkittiin tiedoksi. Merkittiin, että kirkkoherra Keijo Gärdström poistui kokouksesta asian käsittelyn aikana klo 18.08. 14 Kokouskäytäntöön liittyviä asioita Kirkkoneuvoston ohjesäännössä ei ole annettu sitovia määräyksiä kokousten ajasta, paikasta ja kutsumistavasta, koska KJ 9:1 jättää ne kirkkoneuvoston itsensä päätettäviksi. Sen sijaan kirkkoneuvosto voi päättää ohjeenluontoisesta kokousaikataulusta, kokouskutsujen lähettämiskäytännöstä yms, josta tarpeen mukaan poiketaan. Kirkkoneuvoston pikainen kokoontuminen voi joskus olla seurakunnan edun valvomisen tai muun vastaavan syyn takia välttämätöntä. Kirkkoneuvoston ei tule sitoa itseään jäykkään kokousrytmiin. Sähköpostia ja muuta nykytekniikkaa voitaneen soveltaa kokouskutsuissa. Yhteisen kirkkoneuvoston kokouskäytännössä ehdotetaan noudatettavaksi seuraavia ohjeita: 1) Kutsu kokoukseen lähetetään viimeistään viikkoa ennen kokousta ja siihen liitetään luettelo käsiteltävistä asioista sekä mahdollisuuksien mukaan valmisteltu esityslista päätösehdotuksineen. 2) Kokouskutsu lähetetään yleensä sähköpostitse. Mikäli esityslista sisältää suurehkoja liitteitä, ne lähetetään kirjeitse viimeistään viisi päivää ennen kokousta. Jos jäsenellä ei ole sähköpostiosoitetta, kutsu lähetetään kirjeitse. 3) Esityslista lähetetään aina myös varajäsenille, mutta heillä ei ole oikeutta osallistua kokoukseen, ellei heille erikseen toimiteta kutsua.
KOUVOLAN SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2008 12 (13) 4) Kokoukset pidetään pääsääntöisesti kerran kuukaudessa, torstaisin alkaen kello 17. 5) Kokouksen tarkempi aika ja paikka ilmoitetaan kokouskutsussa. 6) Esteet tulee ilmoittaa sihteerille viimeistään kaksi päivää ennen kokousta kello 12:een mennessä, jotta varajäsen ehditään kutsua. Kirkkoneuvosto voi poiketa edellä mainitusta ohjeista, kun siihen on perusteltu syy. Yhteinen kirkkoneuvosto päättää hyväksyä edellä mainitut ohjeet. Hyväksyttiin puheenjohtajan tekemä päätösesitys seuraavin tarkennuksin: Kokouskutsu, esityslista ja liitteet lähetetään yleensä sähköpostitse. Kokoukset pidetään pääsääntöisesti kerran kuukaudessa, kuukauden joka toinen torstai alkaen kello 17. Kokouspaikka on toistaiseksi, ellei toisin ilmoiteta, Kouvolan Seurakuntakeskus. Toimintojen siirryttyä Kuusankoskelle tullaan kokoukset pitämään siellä. 15 Yhteisen kirkkoneuvoston syyskauden kokouspäivät 16 Ilmoitusasioita Esitän yhteisen kirkkoneuvoston hyväksyttäväksi seuraavat kokouspäivät 30.10., 20.11. 4.12. sekä 18.12.2008. Kokouspaikaksi esitän Kouvolan Seurakuntakeskusta. Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee tiedoksi yhteisen kirkkovaltuuston seuraavan kokouksen, joka pidetään Kuusankosken Seurakuntakeskuksessa keskiviikkona 12.11.2008 alkaen klo 17. Hyväksyttiin puheenjohtajan esitys syyskauden kokouspäivistä ja merkittiin tiedoksi yhteisen kirkkovaltuuston seuraava kokouspäivä. 4.12.2008 kokous pidetään Anjalankoskella. Tarkempi paikka ilmoitetaan kokouskutsussa. Puheenjohtaja kertoi lyhyesti yhteisen seurakuntatyönjohtajan valintaprosessista. Risto Rasimus muistutti, että tehtyjen tarkennusten vuoksi yhteisen kirkkoneuvoston ohjesääntö tulisi viedä kirkkovaltuustolle tiedoksi. Merkittiin tiedoksi.
KOUVOLAN SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2008 13 (13) 17 Oikaisuvaatimusohjeiden ja valitusosoituksen antaminen Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus liitettiin pöytäkirjaan, liite 9. 18 Kokouksen päätös Kokouksen lopuksi veisattiin iltavirsi 552. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 18.53. Juhani Huovila Asta Saikkonen puheenjohtaja pöytäkirjan pitäjä :t 1 2, sihteeri :t 3-18 Pöytäkirjan tarkastus Kouvola..2008 Kouvola..2008 Maire Anttila Ritva Janhunen Pöytäkirja on yleisesti nähtävänä Kouvolan seurakunnan kirkkoherranvirastossa 21.10. 4.11.2008. Kuulutus on julkipantuna Anjalankosken, Elimäen, Kouvolan, Kuusankosken ja Valkealan seurakuntien ilmoitustaululla 8.10. 4.11.2008. Juhani Huovila lääninrovasti, yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja