PÖYTÄKIRJA 2/2004 Kansallinen elektroninen kirjasto Ohjausryhmän kokous 2/ 2004 Aika: 4.6.2004 klo 9-11.30 Paikka: Helsingin yliopiston kirjasto, Auditorio. Yliopistonkatu 1, 2 krs. Läsnä Rehtori Matti Uusitupa, Kuopion yliopisto, pj. Kirjastonjohtaja Maija Berndtson, yleisten kirjastojen neuvoston pj. Professori Bo-Christer Björk, Svenska Handelshögskolan Tietopalvelujohtaja Sirkku Blinnikka, AMKIT-konsortion johtoryhmän pj. Ylikirjastonhoitaja Kai Ekholm, Helsingin yliopiston kirjasto Opetusneuvos Hannele Hermunen, OPM Ylikirjastonhoitaja Päivi Kytömäki, yliopistokirjaston neuvoston pj. Rehtori Timo Luopajärvi, Helsingin ammattikorkeakoulu Stadia, läsnä asiat 1 6, osaksi asia 7 Informaatikko Maija Miettinen, Suomen Akatemia (uusi jäsen) Vararehtori Hannele Niemi, Helsingin yliopisto, läsnä asiat 1-7 Ylikirjastonhoitaja Hellevi Yrjölä, erikoiskirjastojen neuvoston pj. Kulttuuriasiainneuvos Anneli Äyräs, OPM Asiantuntijat Pääsuunnittelija Ari Rouvari, Helsingin yliopiston kirjasto Atk-suunnittelija Henri Ryhänen, Helsingin yliopiston kirjasto Sovellusasiantuntija Mikael Linden, CSC Esittelijä Palvelupäällikkö Kristiina Hormia-Poutanen, Helsingin yliopiston kirjasto Sihteeri Taloussihteeri Pirkko Airola, Helsingin yliopiston kirjasto Estynyt Koulutuspoliittinen sihteeri Aleksi Henttonen, SYL Korkeakouluneuvos Seppo Kiiskinen, OPM Teollisuusneuvos Paula Nybergh, KTM ESITYSLISTA 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen ja toivotti jäsenet ja kokouksen asiantuntijat tervetulleiksi. 2. Esityslistan hyväksyminen Esitys: Hyväksyttäneen Päätös: Hyväksyttiin esityslista. Postiosoite: PL 26 (Teollisuuskatu 23) 00014 Helsingin yliopisto Käyntiosoite: Teollisuuskatu 23 Puhelin: (09) 1911 Faksi: tietokantapalvelut (09) 753 9514 vapaakappalepalvelut (09) 191 44341 Suomen ISBN- ja ISSN-keskukset (09) 191 44341 Kansallinen elektroninen kirjasto (09) 753 9514
3. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Edellisen kokouksen pöytäkirja on lähetetty ohjausryhmän jäsenille kokouskutsun yhteydessä (Liite 1.). Esitys: Hyväksyttäneen Päätös: Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja siten, että kohdan 5 päätöstä Kansallisen elektronisen kirjaston strategiasta vuosille 2004 2006 muutetaan siten, että kauden aikana perehdytään mahdollisuuksiin laajentaa konsortiota koskemaan myös toisen asteen koulutusta (lukiot). Mutta tätä laajennusta ei ole tarkoitus toteuttaa vielä suunnittelukautena. Lisäksi todettiin, että kokouksessa käsitellyn Kansallisen elektronisen kirjaston raportin vuodesta 2003 sisältämä taulukko euromääräisistä kustannuksista konsortion sektoreiden välillä on tarkistettu eikä lukuihin ole tullut tarkistuksen perusteella muutoksia. 4. Nelli-portaali Kansallisen tiedonhakuportaalin käyttöönotto on edennyt yliopistokirjastoissa hyvin. Nelli-portaalin käyttöönottovaiheen keskeinen suunnittelutehtävä on ollut määritellä, mitä palveluja tuotetaan keskitetysti kansalliskirjastossa ja mitkä palvelut on järkevää toteuttaa paikallisella tasolla. Yliopistot ja kansalliskirjasto allekirjoittavat Nelli-portaalia koskevan palvelusopimuksen alkukesän aikana. Sopimuksessa määritellään osapuolten tehtävät ja vastuut. Portaalin markkinointisuunnitelma on työn alla. Portaali avataan virallisesti käyttöön 15.9. 2004 ja portaalipalvelun näkyvä markkinointi käynnistyy tuolloin. Ammattikorkeakoulut ja yleiset kirjastot asettivat keväällä 2004 työryhmät selvittämään valitun portaaliohjelmiston soveltumista näille sektoreille. Työryhmät ovat saaneet työnsä päätökseen ja molemmat työryhmät suosittivat MetaLib-ohjelmiston valintaa omille sektoreilleen. Neuvotteluja portaaliohjelmiston rahoituksesta yleisille kirjastoille on käyty opetusministeriön kulttuuriosaston kanssa. Opetusministeriö on päättänyt rahoittaa portaaliohjelmistosta koituvat keskitetyt kulut kaudella 2004-2006. Neuvotteluja ammattikorkeakoulujen liittymisestä portaalipalvelun piiriin on käyty AMKIT-konsortion edustajien ja opetusministeriön ammattikorkeakouluyksikön kanssa. 4.1 Nelli-portaalin esittely Suomessa kehitetään digitaalisen kirjaston palvelukokonaisuutta, jotka muodostavat kirjastopalveluiden ytimen. Palvelukokonaisuus muodostuu kirjastojärjestelmästä, tiedonhakuportaalista ja dokumenttiarkistosta. Tiedonhakuportaali tarjoaa tiedontarvitsijalle yhden portin pääsyn erilaisiin tietovarantoihin. Esitys: Pääsuunnittelija Ari Rouvari ja atk-suunnittelija Henri Ryhänen esittelevät Nelli-portaalin toiminnallisuutta. Keskustellaan esittelyn pohjalta. Päätös: Ari Rouvarin ja Henri Ryhäsen esityksen pohjalta keskusteltiin Nelli-portaalin käyttöönotosta. Todettiin, että portaalin käyttöönotto on valtakunnallisesti erittäin merkittävä asia. Laadun takaamisen todettiin olevan Nelli-portaalin tärkein ominaisuus. Samoin todettiin, että portaalin käyttäjäkoulutus on suunniteltava ja toteutettava kattavasti kaikki konsortion sektorit ja niiden erityisominaisuudet huomioiden. 4.2 Nelli-portaalin logo 2
Nelli-portaalin markkinoinnin edistämiseksi portaalille on suunniteltu logo. Logovaihtoehdot esitellään kokouksessa. Portaaliohjelmisto tarjoaa jäsenorganisaatioille varsin suuren liikkumavaran ulkonäön räätälöinnissä. Mikäli tätä mahdollisuutta käytettään hyväksi, eri organisaatioiden portaalit voivat olla hyvinkin eri näköisiä. Kyseessä on kuitenkin kansallinen ratkaisu, jota rahoitetaan keskitetysti. On tärkeää luoda paikallisille portaaleille niitä yhdistävä tekijä joka voisi olla logo. Esitys: Keskustellaan logovaihtoehdoista. Päätetään mikä vaihtoehdoista valitaan logoksi. Portaalin jäsenille suositellaan logon liittämistä organisaation omaan Nelli-näkymään. Päätös: Päätettiin, että esitellyistä logoista otetaan käyttöön nro 1 (kuva alla). Todettiin, että Nelli-portaali on osa kansallisen elektronisen kirjaston, FinELibin palvelukokonaisuutta. Tämän asian on hyvä tulla esiin myös portaalin logossa. Valittu logo on myös laatuleima/ laatutakuu Nellin tietosisältöpalveluille ja erottaa Nellin esim. Google-tyyppisistä verkon yleisistä hakupalveluista. Logo on välttämätön elementti palvelun markkinoinnissa. Markkinointiaineistoissa on syytä selkeästi kuvata minkälaisesta palvelusta Nelli-portaalissa on kyse. Lisäksi päätettiin, että portaalin jäsenille suositellaan logon liittämistä organisaation omaan Nellinäkymään. Päätettiin anoa logolle tuotesuoja. 4.3. Käyttäjän tunnistus Nelli-portaalissa Käyttäjän tunnistus ja käyttäjän auktorisointi on edellytys monien verkkopalvelujen käytölle. FinELib-lisensioi aineistoja määritellyille käyttäjille ja käyttäjät on voitava tunnistaa. Nellitiedonhakuportaali on ollut HAKA-hankkeen pilottina tutkittaessa käyttäjän tunnistuksen uusia mahdollisuuksia. Esitys: Mikael Linden esittelee HAKA-projektin valitsemaa käyttäjäntunnistusratkaisua sekä HAKA-infrastruktuurifederaatiota. Keskustellaan esittelyn pohjalta. Päätös: Mikael Lindenin esityksen pohjalta keskusteltiin HAKA-projektista ja todettiin, että eri sektoreiden asiakasrekisterit eivät ole ajantasalla. Päätettiin tehdä aloite rekisterien ajantasaistamisesta yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen rehtorien neuvostoille. Ajantasaiset rekisterit mahdollistavat personoidut palvelut Nelli-portaalissa. 4.4. Kustannustenjaon kohdennus eri sektoreiden kesken Kansallisen tiedonhakuportaalin kustannusten kohdennusperusteita eri sektoreiden kesken on valmisteltu FinELibin konsortioryhmässä (kokous 2/2003) ja käsitelty ohjausryhmässä (kokous 3/2003) vuoden 2003 aikana. Kustannusten jako perustuu FinELib- lisenssien määrään ja organisaation kokoon. Lisenssien määrä heijastaa kansalliskirjastossa tehtävän keskitetyn työpanoksen määrää. Organisaation koko 3
puolestaan heijastaa organisaation saamaa potentiaalista hyötyä ja osaltaan myös maksukykyä. Verkkoaineiston hankinnan palvelumaksut tutkimuslaitossektorille määräytyvät tällä tavalla. Organisaation kokoa kuvaavat luvut ovat vuodelta 2001 (neuvotteluissa käytetyt luvut) sekä vertailun vuoksi uusimmat luvut vuodelta 2003 (Taulukko 1). Taulukko 1. Nelli-portaalin kustannusten jakoperusteet Yliopistot Amk tutkimus yleinen Sitoumukset vuodelta 2003 919 423 312 115 69 100 % 46 % 33,90 % 12,50 % 7,50 % FinELibin FTE-lout 2001 61979 36050 5913 59,60 % 34,70 % 5,70 % FinELib FTE luvut 2003 66 980 38 228 10222 58% 33% 9% Esitetyt kohdentamisprosentit: yliopistot 45% (perustuu aineistojen määrään ja organisaation kokoon) Amkit 30% (perustuu aineistojen määrään ja organisaation kokoon) Tutkimuslaitokset 5 % (perustuu aineistojen määrään ja organisaation kokoon ) yleiset kirjastot 20 % (perustuu aineistojen määrään ja arvioon potentiaalisista käyttäjistä) Yliopistojen ja yleisten kirjastojen osalta esitetyt luvut on hyväksytty. Ammattikorkeakoulut toivoivat, että päätös kirjataan ohjausryhmän pöytäkirjaan. Ammattikorkeakoulujen Nelli-kulujen laskelma liitteenä (Liite 2). Esitys: Keskustellaan portaalikustannusten kohdentamisesta. Hyväksytään esitetyt kohdennusprosentit kustannusten jakoperusteiksi kaudelle 2004-2006. Kaudesta 2007-2009 sovitaan erikseen. Päätös: Todettiin, että ohjausryhmä ei ole tehnyt kustannusten jaosta aikaisemmin virallista päätöstä, vaikka asiasta on keskusteltu päätöksenomaisesti. Hyväksyttiin kustannusten jakoperusteet kaudelle 2004-2006 esityksen mukaan. Kyseessä on merkittävä kansallinen ratkaisu, jonka kehittäminen on kaikkien etu. Päätös pohjautuu opetusministeriön kanssa tähän mennessä käytyihin neuvotteluihin. Palvelun laajentaminen tutkimuslaitosten piiriin edellyttää neuvotteluja useiden ministeriöiden kanssa. 5. Strategisten päämäärien toteutumisen seurannan mittarit Edellisessä kokouksessa keskusteltiin tarpeesta määritellä strategisten päämäärien seurannan mittarit. Strategiaprosessissa tuotettiin Balanced Score Card-metodilla luettelo kriittisistä menestystekijöistä, niiden mittareista ja tavoitetasoista. Luettelo on verraten laaja ja joiltakin osin epätasainen. Seuranta tämän mittariston avulla on melko hankalaa. Konsortioryhmä käsitteli asiaa toukokuun kokouksessa ja työsti melko tiiviin seurannan mittariston (Liite 3). 4
Esitys: Keskustellaan strategisten päämäärien seurannan mittareista ja valitusta lähestymistavasta. Tehdään tarvittavat lisäykset mittaristoon. Päätös: Keskusteltiin strategisten päämäärien seurannan mittareista ja päätettiin, että asia otetaan tämän vuoden loppupuolella uudelleen käsittelyyn ja pyritään saamaan siihen mennessä kvantitatiivisia lukuja tunnuslukujen perusteella. 6. Toiminnan puolivuotisraportti Alkuvuosi on sujunut pääpiirteissään suunnitelmien mukaisesti. Yksikön toiminnan ja henkilöstön kehittäminen tiimityön pohjalta on edennyt hyvin. Tiimit vastaavat itsenäisesti toiminnasta tiimien toimintasuunnitelmien puitteissa. Osaamisen kehittäminen on käynnistynyt tiimipohjalta. Erityisesti voi mainita sopimuksiin ja sopimusjuridiikkaan liittyvän osaamisen syvenemisen koko lisensiointitiimissä. Laajempi osaamisen kehittämishanke toteutetaan hyödyntäen yliopistokirjastojen osaamisen kehittämishankkeen metodeja. Yhteistyölle kirjastojen kanssa on luotu uusia mahdollisuuksia nimeämällä kullekin asiakassektorille oma yhteyshenkilönsä. Yhteyshenkilö perehtyy oman sektorinsa toimintakulttuuriin mahdollisimman hyvin. Kansallisen elektronisen kirjaston kehittäminen on edennyt FinELib-strategian toimenpideohjelman mukaisesti. Taloushallintoon ja kustannuslaskentaan liittyvä kehittäminen on viivästynyt taloussuunnittelijan rekrytointiongelmien vuoksi. Tutkimusyhteistyö informaatiotutkimusten laitosten etenee hyvin. Yksityiskohtainen seurantaraportti jaetaan pöydälle kokouksessa. Esitys: Keskustellaan vuoden 2004 ensimmäisen puolivuotiskauden tuloksista. Päätös: Kristiina Hormia-Poutasen esityksen pohjalta todettiin vuoden 2004 alkupuoliskon toiminnan tärkeimmiksi asioiksi mm. toimintatapojen kehittäminen FinELib-palveluyksikössä, palveluedellytysten kehittäminen nimeämällä kullekin sektorille oma yhteyshenkilö, osaamisen kehittäminen, strategian toteutus toimenpideohjelman mukaisesti sekä tutkimusyhteistyön edistäminen. 7. FinELib-konsortion sisäinen kustannustenjakomalli Konsortion sisäinen kustannustenjakomalli hyväksyttiin vuonna 2002. Kevään 2004 aikana mallin piiriiin on otettu uusia aineistoja ja laskelmat on esitelty kirjastosektoreille. Yhden aineiston osalta (IEL-online, tietotekniikan aineisto) perusmallia on modifioitu, jotta lopputulos olisi kaikkien organisaatioiden kannalta mahdollisimman oikeudenmukainen. AMKIT-konsortio on kyseenalaistanut perusmallin modifioinnin ja esittää pitäytymistä perusmalliin. FinELib päätyi modifioimaan mallia, koska kahden suuren organisaation, Helsingin yliopiston ja VTT:n maksuosuus nousi perusmallia käyttäen kohtuuttoman paljon. Mallin modifiointi tasoitti HY:n hinnannousua, muttei vaikuttanut VTT:n kustannuksiin (Taulukko 2). 5
Taulukko 2. IEL-tietokannan hinnat eri käytön kertoimella Hinnat USD käyttö 0,6 korotus ed. vuoteen käyttö 0,7 korotus ed. vuoteen Helsingin yliopisto 33500 7250 (+28%) 28000 1750 (+7%) VTT 36500 10250 (+40%) 36500 10250 (+40%) ammattikorkeakoulut 123500 8450 (+7%) 123500 8450 (+7%) Esitys: Keskustellaan kustannustenjakomallista. Päätös: Hyväksyttiin IEL-tietokannan kustannustenjakomalli esityksen mukaisena. Todettiin, että tämä on yksittäinen päätös eikä ennakkotapaus tulevien yksittäisten kustannustenjakomallien muutoksille. Toisaalta todettiin, että jakomallien kehittäminen on jatkossa tarpeen. Myös kustannusten nousuun tulee jatkossa kiinnittää erityistä huomiota. 8. Verkkoaineiston hankinta yliopistollisille sairaaloille Kevään aikana on selvitetty yliopistojen FinELibin kautta hankkimien verkkoaineistojen käyttöä yliopistollisissa sairaaloissa ja sairaanhoitopiireissä. Työryhmä koostui yliopistokirjastojen ja yliopistollisten sairaaloiden edustajista sekä kansalliskirjaston edustajista. Selvittäminen oli tarpeen, koska aineistojen käyttö on sallittua vain sopimuksessa mukana olevan organisaation eli yliopiston henkilökunnalle, tutkijoille, opiskelijoille ja paikalliskäyttäjille. Yliopistollinen sairaala (ja sairaanhoitopiirin muut yksiköt) eivät juridisesti kuulu yliopistoon, eivätkä lähtökohtaisesti ole oikeutettuja käyttämään yliopiston lisensioimia aineistoja. Koska näin kuitenkin on tapahtunut, on lisenssisopimuksia rikottu ja altistuttu palveluntarjoajien vaatimuksille. Selvityksessä ilmeni, että yliopistot ja yliopistolliset sairaalat haluavat aineistojen olevan käytettävissä myös yliopistollisessa sairaalassa. Yliopistollisen sairaalan voidaan perustella katsottavan osaksi yliopistoa (osaksi sama henkilökunta, ltdk toimii hajautettuna sairaalassa jne.), joten päätettiin, että jatkossa pyritään lisensioimaan aineisto myös yliopistolliselle sairaalalle osana yliopistoa ilman lisämaksua. Kansalliskirjaston ja yliopiston välistä verkkoaineiston hankinnan palvelusopimusta muutetaan siten, että yliopistoon luetaan kuuluvaksi myös yliopistollinen sairaala ja aineistoa hankitaan myös sairaalalle, mikäli palveluntarjoaja hyväksyy sen osaksi yliopistoa. Myös lisenssisopimuksissa mainitaan jatkossa sairaala osana yliopistoa. Koska yliopistollinen sairaala luetaan osaksi yliopistoa, yliopisto vastaa sairaalan aineiston käytöstä. Yliopisto ja sairaala puolestaan sopivat keskenään siitä, että sairaala noudattaa lisenssisopimusten ehtoja. Esitys: Hyväksytään sairaalatyöryhmän esitys etenemistavaksi. Päätös: Hyväksyttiin päätösesitys. 9. Muut asiat 9.1. Open Access FinnOA-työryhmä (Finnish Open Access) on tutkijoiden, julkaisijoiden ja kirjastojen asiantuntijoiden muodostama yhteistyöryhmä, jonka tavoitteena on tiedottaa Open Access- 6
julkaisemisesta ja herättää Suomessa keskustelua aiheesta. FinnOA-ryhmällä on useita alatyöryhmiä. Opetusministeriö on kiinnostunut aiheesta ja järjestää elokuussa korkean tason keskustelutilaisuuden aiheesta. Tilaisuuden tavoitteena on hahmotella sitä, miten Suomessa voitaisiin edetä. 9.2. Elsevier-neuvottelut Elsevier-neuvottelu on käynnistynyt. Elsevier on uudistanut hinnoittelumalliaan ja tämä aiheuttaa huomattavia hinnankorotuksia. Mikäli Suomessa haluttaisiin lisensioida sama tietosisältö kuin tällä hetkellä, hinnankorotus olisi noin 21%. Neuvottelut tulevat olemaan vaikeat ja kaikki mahdollinen tuki on tarpeen. FinELib tulee kääntymään rehtorien neuvoston puoleen, jotta rehtorien arvovalta saataisiin mukaan neuvottelupöytään. 9.3. Käyttäjäkyselyt 2004 Käyttäjäkysely oli avoinna yliopistoille, ammattikorkeakouluille ja tutkimuslaitoksille 19.4.-7.5. Vastauksia kyselyihin saatiin seuraavasti: - yliopistot 1311, amkit 323, tutkimuslaitokset 152 Yliopistoilla saatiin enemmän vastauksia kuin koskaan (Taulukko 3). Sen sijaan ammattikorkeakouluissa pidettiin kevään aikana kaksi muuta kyselyä ja ilmeisesti tästä syystä vastausprosentti jäi pieneksi. Myös tutkimuslaitosten vastausprosentti jäi hyvin pieneksi. Yliopistojen tuloksia voidaan hyödyntää tutkimuksen raaka-aineistona. Sen sijaan ammattikorkeakoulujen ja tutkimuslaitosten tuloksia ei voitane hyödyntää vastausten suuren hajonnan vuoksi. Taulukko 3. Käyttäjäkyselyiden vastaukset sektoreittain. Vuosi Yliopistot Ammattikorkeakoulut Tutkimuslaitokset Yhteensä/vuosi 1998 294 294 1999 918 918 2000+SA 1137 363 1500 S 2001 928 1186 2144 2002 1113 626 1739 2003 236 236 2004 1311 323 152 10. Seuraava kokous Esitys: Seuraava kokous on tarpeen pitää loka-marraskuussa ja asialistalla on tuolloin toimintasuunnitelma 2005. Päätös:.Päätettiin, että seuraavan kokouksen ajankohdasta lähetetään ohjausryhmän jäsenille muutama vaihtoehtoehdotus ja saatujen vastausten perusteella valitaan kokouksen 3/2004 ajankohta. 7
11. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 11.25. Matti Uusitupa Puheenjohtaja Kristiina Hormia-Poutanen Esittelijä Liitteet: Liite 1. Edellisen kokouksen pöytäkirja Liite 2. Ammattikorkeakoulujen portaalilaskelma Liite 3. Strategisten päämäärien seurannan mittarit Liite 4. FinELibin puolivuotisraportti. Jaetaan kokouksessa Liite 5. Konsortion sisäinen kustannustenjakomalli http://www.lib.helsinki.fi/finelib/toiminta/kustannustenjaon_periaatteet.html 8